第五章 纸质档案管理.ppt

第五章 纸质档案管理,第一节 机关文书档案管理,第二节 企事业单位档案工作,第三节 科技档案管理,第四节 会计档案管理,第一节 机关文书档案管理,一、档案收集,档案的收集工作，是指在档案人员的监督、指导下，将分散保存在各部门和个人手中有保存价值各种信息载体向档案室移交的工作。（一）档案收集工作的意义 1是档案业务工作的起点 2是实现档案集中统一管理的根本途径 3是积累历史文化财富的重要渠道,第一节 机关文书档案管理,一、档案收集,（二）档案收集工作的要求1确保档案的齐全与完整2符合档案业务规范和标准3注意收集和掌握重大活动信息,第一节 机关文书档案管理,一、档案收集,（三）档案收集工作内容 1收集范围 2归档规程（1）清点（2）填写交接文据（3）完成实体移交（接收）3收集方法（1）零散文件的收集（2）“账外”文件的收集（3）科技档案的收集（4）专业档案的收集 4具体措施,第一节 机关文书档案管理,本单位年度立卷归档的文件材料,第一节 机关文书档案管理,有关档案工作的各项规章制度,第一节 机关文书档案管理,二、档案的整理,（一）内容 1对归档的案卷进行整理（1）案卷的分类。（2）分配档号。（3）编制案卷目录。（4）填写案卷封面。2案卷的局部调整 3对零散文件的整理,第一节 机关文书档案管理,二、档案的整理,（二）整理的步骤1案卷归类2案卷排列3按照案卷的排列次序，逐卷分配案卷号4编制案卷目录5贴标签，并填写标签及案卷封面的其他项目,第一节 机关文书档案管理,案卷卷脊标签,第一节 机关文书档案管理,二、档案的整理,（三）整理标准（1）组卷文件齐全完整（2）分类科学（3）排列合理（4）标题确切,第一节 机关文书档案管理,二、档案的整理,（四）相关知识1制订档案保管期限表2编制案卷目录3编制全引目录,档案整理,第一节 机关文书档案管理,第一节 机关文书档案管理,第一节 机关文书档案管理,第一节 机关文书档案管理,三、档案的保管,档案保管工作就是采用专门的技术手段和科学的管理措施，维护档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命的一项业务工作。（一）保管工作的任务（1）掌握档案保管状况。（2）分析档案损坏的原因。（3）采取专门的技术手段和科学的管理措施，加强防范工作。,第一节 机关文书档案管理,三、档案的保管,（三）档案库房用房设置与柜架摆放1档案工作用房的设置2档案柜架的摆放（四）相关知识1档案装具的选择 2档案包装,档案专用库房,第一节 机关文书档案管理,档案专用库房,第一节 机关文书档案管理,第一节 机关文书档案管理,移动式密集架,第一节 机关文书档案管理,固定式密集架,第一节 机关文书档案管理,档案箱,第一节 机关文书档案管理,档案橱,第一节 机关文书档案管理,底图柜,第一节 机关文书档案管理,防磁柜,第一节 机关文书档案管理,实物柜,第一节 机关文书档案管理,软卷皮,第一节 机关文书档案管理,硬卷皮,第一节 机关文书档案管理,卷盒,第一节 机关文书档案管理,四、档案的统计,档案统计就是以表册、数字的形式，反映和揭示档案与档案工作情况的一种管理方法。（一）档案统计工作的作用和意义（1）档案统计工作是加强档案事业宏观管理的一项重要手段。（2）档案统计工作是对档案室工作实行监督管理的有效方法。（3）做好档案统计工作，是档案管理的客观需要。,第一节 机关文书档案管理,四、档案的统计,（二）档案统计工作基本任务及主要内容 档案统计工作的基本任务，一是为本单位档案的科学管理奠定基础，二是为上级主管部门进行统计调查和统计分析，进而实行统计监督提供准确数据。档案统计工作的内容主要是建立档案统计工作制度、进行档案文件基本情况的登记、建立档案统计台账及向上级档案行政管理部门填报档案统计年报。,第一节 机关文书档案管理,五、档案提供利用,（一）意义和目的 1意义（1）档案利用工作是档案工作的根本目的之一。（2）档案利用能够检验并促进档案基础工作的发展。（3）档案的大量利用是档案管理效益的实际产出。,第一节 机关文书档案管理,五、档案提供利用,（一）意义和目的 2目的（1）为领导决策和机关各项工作服务，实现档案价值的最大化。（2）促进各项档案业务基础工作的不断深化和档案工作整体水平的提高。（3）通过提高利用工作的质量，使档案工作人员的综合素质提高到新的、更高的层次。,第一节 机关文书档案管理,五、档案提供利用,（二）档案利用的方式 1提供利用（1）借阅（2）借出（3）函查和电话查询（4）档案网络查询服务 2开发利用（1）档案资料的编研（2）档案资料专题信息务（3）参与性研究利用,第一节 机关文书档案管理,档案利用,第一节 机关文书档案管理,提供利用阅览,第一节 机关文书档案管理,开发利用档案资料编研,第二节 企事业单位档案工作,一、企事业单位档案工作,（一）企事业单位档案业务工作（1）档案的收集工作。（2）档案的整理工作。（3）档案的保管工作。（4）档案的鉴定工作。（5）档案的检索工作。（6）档案的编研工作。（7）档案的利用工作。（8）档案的统计工作。,第二节 企事业单位档案工作,一、企事业单位档案工作,（二）企事业单位档案行政管理工作（1）规划工作。（2）管理工作。（3）指导工作。（4）监督工作。,第二节 企事业单位档案工作,二、企事业单位档案分类的基本方法,（一）企事业单位档案分类层次的确定（二）一级类目（三）二级及二级以下类目 1设置的基本方法 2二级及二级以下类目设置参考,第二节 企事业单位档案工作,三、企事业单位档案档号编制的具体方法,（1）按大类年度编制案卷流水号，在档号中标注出年度特征。（2）按照大类保管期限编制案卷流水号，在档号中标注出保管期限特征。（3）对于一般的小型企事业单位，管理档案的数量不多，在编制档号时可不标注年度特征和保管期限特征，按大类编制流水号。,一、科技档案的特点与种类,第三节 科技档案管理,科技档案是指在科学技术活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1术科研档案 2技档案 3基建档案 4设备档案,第三节 科技档案管理,科技档案,第三节 科技档案管理,二、科技档案的整理,（一）分类方法（1）按类型分类，主要用于对企事业单位产品档案或设备档案的实体分类。（2）按工程项目分类，主要适用于基本建设档案。（3）按课题分类，主要用于对科研档案的实体分类。,第三节 科技档案管理,二、科技档案的整理,（二）编号方法 1分类号的编制 2保管单位顺序号的编制（三）科技档案的编目 1科技档案总目录 2科技档案分类目录（四）科技档案的排架方法 科技档案的排列，一般是采用分类排列的方法，即按照科技档案保管单位的内容、知识体系进行排列，以适应科技档案在形成上的渐全性、成套性的特点。,第三节 科技档案管理,三、科技档案的鉴定,（一）鉴定程序 1准备工作。2鉴定工作。3处理工作。（1）编制档案销毁清册。（2）编制鉴定报告。（3）销毁工作。（4）扫尾工作。,三、科技档案的鉴定,（二）鉴定标准（1）技术因素。（2）功能因素。（3）典型因素。（4）时间因素。（5）人物因素。,第三节 科技档案管理,第三节 科技档案管理,档案鉴定,第四节 会计档案管理,一、会计档案的收集,（一）会计文件材料的归档范围 会计文件材料归档范围包括各种会计报表、会计账册、会计凭证和有关会计业务工作以及在会计档案管理中形成的文字性材料。（二）会计文件材料的归档要求,第四节 会计档案管理,会计档案,第四节 会计档案管理,二、会计档案的类别与整理,（一）类别（1）会计凭证类。（2）会计账簿类。（3）财务报告类。（4）其他类。,会计凭证,第四节 会计档案管理,会计账簿,第四节 会计档案管理,第四节 会计档案管理,二、会计档案的类别与整理,（二）分类方法（1）“年度名称”分类法。（2）“年度机构名称”分类法。（3）“年度会计类型名称”分类法。,第四节 会计档案管理,二、会计档案的类别与整理,（三）组卷（1）会计报表的组卷。（2）会计账簿的组卷。（3）会计凭证的组卷。（四）编目和编号,第四节 会计档案管理,三、会计档案的案卷格式,（一）会计档案案卷的装封格式 1会计档案卷盒格式 2硬卷皮格式（二）会计档案卷内备考表格式（三）会计档案标签格式（1）会计账簿封面标签格式（2）会计档案卷脊标签格式（3）会计凭证包角标签格式,第四节 会计档案管理,四、会计档案的鉴定和销毁,（一）会计档案的保管期限（二）会计档案销毁程序（三）鉴定和销毁会计档案应注意事项,第四节 会计档案管理,五、会计档案的保管和利用,（一）会计档案的保管（二）会计档案的利用 会计档案的利用和其他档案的利用没有多大的区别。各单位保存的会计档案一般不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。,