用友总账系统初始化.ppt

用友总账系统初始化,财务管理教研室,教学内容,总账系统概述总账系统初始化日常会计业务处理出纳管理账簿管理期末处理,财务管理教研室,第一节 总账系统概述,总账系统的任务是通过输入和处理各种记账凭证或原始凭证，完成记账和结账以及银行对账工作，生成并查询和打印输出各种日记账、明细账和总分类账。,一、总账系统的功能,系统设置凭证出纳账表期末,P28实务,二、总账系统与其他系统的数据传递关系,三、操作流程,新用户,老用户,第二年,如有些单位上年的账还未结完,但又要继续录入新年的凭证,这时,也可先做第2、3、4、5、8步，填制新年度的凭证，但不能记账，等上年度的账结完后,再做第6、7步，然后继续制单或记账。,第二节 总账系统初始化,基础参数会计科目外币及汇率凭证类别结算方式分类定义编码档案期初余额操作员明细权限,首次启用总账系统，一般应由账套主管注册进入。启动企业门户，单击财务会计，双击总账。,1、总账系统的启动与注册,在“总账”窗口中，单击“设置”菜单中的“选项”，打开选项对话框，其中包含“凭证”、“账簿”、“会计日历”、“其他”四张选项卡。P68-70实务,2、设置账簿选项,总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前。已录入汇率后不能修改总账启用日期。总账中已录入期初余额(包括辅助期初)则不能修改总账启用日期。总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期，其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期。第二年进入系统，不能修改总账的启用日期。,本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。11种辅助核算：包括部门、个人、客户、供应商、项目五种辅助核算以及部门客户、部门供应商、客户项目、供应商项目、部门项目及个人项目六种组合辅助核算。一个科目设置了辅助核算后，它所发生的每一笔业务将会登记在辅助总账和辅助明细账上。P71-74实务,3、设置会计科目,在【总账系统】中，单击【设置】菜单下【会计科目】，打开“会计科目”对话框；单击增加按纽，进入“会计科目_新增”对话框，按照事先设置的科目编码方案，从上到下逐级输入科目编码，且不能重复。输入完成后，点击确认按纽，保存刚才的输入；点击取消按纽，取消刚才的输入。,新增会计科目,在“会计科目”对话框中，将光标移到要修改的科目上，用鼠标单击修改或用鼠标双击该科目，即可进入会计科目修改界面。用鼠标单击修改按钮，进入修改状态，用户可以在此对需要修改的项目进行调整，修改完毕后，用鼠标单击确认按钮，如果想放弃修改，用鼠标单击取消按钮即可。如果要继续修改，用鼠标单击，第一页前页后页最后页找到下一个需要修改的科目，重复上述步骤即可。,修改会计科目,在“会计科目”对话框中，将光标移到要删除的科目上，用鼠标单击删除，即可删除当前会计科目。已经使用的科目不能删除。非末级科目不能删除。,删除会计科目,没有会计科目设置权的用户只能在此浏览科目的具体定义，而不能进行修改。已使用的科目可以增加下级，新增第一个下级科目为原上级科目的全部属性。以下情况有一种成立，该科目即为已使用科目：已有授权系统；已录入科目期初余额；已在多栏定义中使用；已在支票登记簿中使用；已录入辅助账期初余额；已在凭证类别设置中使用；已在转账凭证定义中使用；已在常用摘要定义中使用；已制单、记账或录入待核银行账期初。除4、6、7、9项外，符合上面任何一种情况的科目增加下级科目时，自动将原科目的所有账全部转移到新增的下级第一个科目中，此操作不可逆。同时要求新增加的下级科目所有科目属性与原上级科目一致。,增删改会计科目的系统约定,在“会计科目”对话框中，用鼠标单击【编辑】菜单下的【复制】，打开“会计科目_新增”对话框；顺序输入会计科目的有关内容，输入完毕后，用鼠标单击确认按钮即可。,对下级科目或者同级性质相近科目的复制,在“会计科目”对话框中，用鼠标单击【编辑】菜单下的【成批复制】，打开“成批复制”对话框；输入要成批复制的会计科目代码后，用鼠标单击确认按钮即可。,将某一科目的下级成批复制到另一科目中作为下级,在查询现金、银行存款日记账前，必须指定现金、银行存款总账科目供出纳管理使用，以达到现金、银行存款的保密。在“会计科目”对话框中，用鼠标单击【编辑】菜单下的【指定科目】，用户在此用、选择现金、银行存款的总账科目，选择完毕后，用鼠标单击确认按钮即可。,指定现金银行科目,汇率管理是专为外币核算服务的。P75-76实务当汇率变化时，应预先在此进行定义，否则，制单时不能正确录入汇率；对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误；对于使用变动汇率(即使用当日汇率)作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。,4、设置外币和汇率,在【总账系统】中，单击【设置】菜单下【外币及汇率】，打开“外币设置”对话框；用鼠标单击增加，输入新的外币及相关栏目。输入完成后，用鼠标单击确认按钮即可。,增加外币,在“外币设置”对话框用鼠标单击要删除或修改的外币，用鼠标单击删除即可删除该外币，如果要修改外币，可在外币设置各栏目中直接进行改动。外币被使用后，不能被删除。,删除或修改外币,P74-75实务在【总账系统】中，单击【设置】菜单下【凭证类别】，打开“凭证类别预置”对话框；如果是第一进行凭证类别设置，系统提供了5种常用分类方式供用户选择。记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证类别。用户可按需要进行选择，选择完后，仍可进行修改。若选自定义凭证类别则完全由用户自行设置。当选择了分类方式后，则进入“凭证类别”对话框，系统将按照所选的分类方式对凭证类别进行预置。,5、设置凭证类别,在“凭证类别”对话框中，单击增加按纽，在表格中新增的空白行中填写凭证类别字，凭证类别名称等栏目即可。将光标移到要修改的凭证类别上，用鼠标双击，即可进入修改状态。将光标移到要删除的凭证类别上，用鼠标单击删除，即可删除当前凭证类别。已经使用的凭证类别不能删除；也不能修改类别字。,增删改凭证类别,某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，系统有七种限制类型供选择。若选有科目限制（即限制类型不是无限制），则至少要输入一个限制科目。若限制类型选无限制，则不能输入限制科目。若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。,设置限制类型和限制科目,P77-80实务企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如在建工程、对外投资、技术改造项目、项目成本管理、合同等。因此本产品提供项目核算管理的功能。用户可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，可以将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类。,6、设置项目目录,使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案，项目档案设置包括：增加或修改项目大类，定义项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，并进行项目目录的维护。,6、设置项目目录,在“项目档案”主界面的增加、修改和删除按钮是针对项目大类的操作。点击增加按钮，根据新增向导新增一个项目大类。用鼠标单击修改按钮，进入项目大类修改向导，即可进行修改。可以修改项目大类名称，未定义项目分类的级次和项目栏目中可以修改项。点击删除按钮，可删除当前项目大类，请注意所有与该项目相关的项目信息也将被删除，所以请在删除项目档案时慎重。,增删改项目大类,在“项目档案”主界面的4个选项卡：核算科目：在总账系统【会计科目】功能中设置项目辅助核算，如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。项目分类定义：为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。项目结构：一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。项目目录：列出所选项目大类下的所有项目。,设置项目档案,P80-82实务如果是第一次使用账务处理系统，必须使用此功能输入科目余额。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”后，上年各账户余额将自动结转到本年。如果是年中建账，比如是9 月开始使用账务系统，建账月份为9月，可以录入9月初的期初余额以及1-9月的借、贷方累计发生额，系统自动计算年初余额；若是年初建账，可以直接录入年初余额。,7、期初余额的录入,在【总账系统】中，单击【设置】菜单下【期初余额】，打开“期初余额录入”对话框。将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。如果是年中启用，还可以录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。录完所有余额后，用鼠标单击试算按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击对账按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致。,总账期初余额的录入,无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。若年中启用，则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。,辅助核算科目必须按辅助项录入期初余额，往来科目（即含个人往来、客户往来、供应商往来账类的科目）应录入期初未达项，用鼠标双击辅助核算科目的期初余额(年中启用)或年初余额(年初启用)，屏幕显示辅助核算科目期初余额录入窗口。,辅助账期初余额的录入,在“期初余额录入”对话框中，按方向按钮可修改科目的余额方向（即科目性质）。只能调整一级科目的余额方向，且该科目及其下级科目尚未录入期初余额。当一级科目方向调整后，其下级科目也随一级科目相应调整方向。,调整科目余额的方向,在“期初余额录入”对话框中，按对账按钮，打开“期初对账”对话框。按开始按钮可对当前期初余额进行对账，核对方法为核对总账上下级、核对总账与部门账、核对总账与客户往来账、核对总账与供应商往来账、核对总账与个人往来账、核对总账与项目账。如果对账后发现有错误，可按显示对账错误按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。,期初余额对账,在“期初余额录入”对话框中，按试算按钮，打开“期初试算平衡表”对话框，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡。,期初试算平衡,期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。,