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,中华培训学会海纳百川企业研究发展中心,大纲,第一篇:档案学精要第二篇:档案管理八步法简介第三篇:办公室文档管理技巧第四篇:办公室信息管理技巧,第一篇:档案学精要,一.档案的起源,第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。,第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。,二.档案的沿革,1、载体沿革档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案等。,2、名称的沿革 A、“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍”；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍”B、“档案”一词，一般认为初见于清代。a、顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。b、康熙十九年（1680年）“起居注”：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。”,c、杨宾柳边纪略(成书于1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”d、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比柳边纪略早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。,三.档案的定义,档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。,四、档案来源,从形成者看来源，有三类：机构、组织、个人 1996年公布的中华人民共和国档案法规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。,五.档案形成,档案是由文书转化而来的。转化条件有三：（一）办理完毕的文件才能成为档案 所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种：1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。,2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕 从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”,（二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案.从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华”（三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案.从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。,六.档案的形式,档案信息的记注方式很多，载体也多种多样。从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。表达方式基本有三种：文字、图像、声音；从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。,从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。,七.档案的基本作用,档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗”档案具有参考作用，档案被称为“未掺水的史料”。,档案的主要作用,1、机关工作的查考凭据 2、生产建设的参考依据 3、政治斗争的必要工具 4、科学研究的可靠资料 5、宣传教育的生动素材,八.档案业务工作内容,1、六环节之说档案业务工作内容可分为：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作,2、档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节=收集;整理;鉴定;保管 统计;利用;检索;编研,九.归档制度,把档案向档案室移交，称为归档。在我国归档成为一种制度，称为归档制度。归档时间:第二年六月份以前。也可灵活处理。归档范围：机关文件材料归档与不归档的范围，这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。,十.归档案卷的质量要求,（）归档案卷的质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用,（）具体要求有：,A、归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整 B、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。,C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。,D、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列,E、卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。,F、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。,G、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。H、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。,J、卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料的修裱。K、归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用,十一.归档中应注意的问题,（a）三种保管期限的案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录。（b）对于文件题名不要随意更改和简化，标题不符内容的，需要重写，如无标题，就应加上。（c）如果文件无责任者（文件撰稿者、承办者等）以及年月日的，要考证清楚并填入有关项目。,（d）会议纪录应当填写时间、主要内容。（e）声像材料应当用文字标明声像或录相的时间、对象、中心内容以及责任者（谁录制、拍摄的）。（f）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件要进行托裱。,另外需注意事项:,、电话答复重要问题、会议纪录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者（责任者）、时间、地点、办理情况等。、注意基层单位的收集工作，一般收集会议纪录、决议、请示 和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。、要求归档制度的标准化，即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。,第二篇:档案管理八步法简介,一、整理工作的意义,档案整理的质量直接关系到档案的利用。档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。,整理的内容和步骤,内容包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。,步骤可分为：,、了解情况，拟订方案 主要应了解立档单位的情况（其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记），还应了解全宗的数量，所属年代（形成时间），主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。、区分全宗和分类、细分和组卷、草拟案卷标题,、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。、全面审查修改标题。、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。,整理工作的原则,充分利用原有基础 1、充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。2、在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。,保持文件之间的历史联系 1、文件在来源方面的联系 2、文件在时间方面的联系 3、文件在内容方面的联系 4、文件在形式方面的联系,二.分类的要求,、分类方法要从档案的形成特点和规律出发，符合文件的历史状况，保持它们之间的历史联系。、分类应当具体科学性、思想性、统一性、排斥性、伸缩性（）科学性：分类时，要按档案本身的内在联系来进行，项目（类目）的设制力求合理，层次分明，层次一般分一层，大型机关可分到二层三层（层次不宜过多）（）思想性：分类时注意政治思想性，体现有关的方针、政策，反对纯客观主义倾向和忽视政治内容思想的倾向，对历史档案更要注意思想性、政治性和科学性。,分类的一般方法有:,、时间分类法、年度分类法、时期分类法、来源分类 A、组织机构分类法 B、作者分类法 C、通讯者分类法,3、内容分类法 A、问题分类法 B、实物分类法 C、地理分类法4、形式分类法 A、按文件种类分类 B、按载体形态分类 C、按形状规格分类,常用分类方法,分类方法很多，常用的主要有三种：（一）年度分类法（二）组织机构分类法（三）问题分类法,复式分类法的选择和分类方案的编制,（一）年度组织机构分类法 适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。（二）组织机构年度分类法 适用于撤销机关档案。（三）年度问题分类法 多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。（四）问题年度分类法 多适用于撤销机关档案和历史档案。,三.立卷工作内容包括：,组成案卷单位拟写案卷标题卷内文件的排列与编号填写卷内文件目录与备考表案卷封面的编目与案卷的装订(或“装盒”）,文件六特征立卷法：,按作者立卷 按时间立卷 按问题立卷 按地区立卷 按文件名称立卷 按收发文机关立卷,案卷标题的拟制及封面编目,（一）要求：1、历史观点和政治上的正确性。2、文字简练，表达准确。3、题名基本结构力求完整。题名的基本结构包括文件的责任者（作者）、内容（问题）和名称（文种）三部分。必要时须标明地区、收发文机关和时间。（二）历史档案案卷封面的要求 1、机关名称。历史上曾经存在的过的某一个机关，是历史事实的反映，不能随意改动，应保留原来的名称。2、人物职务、称号。不宜改成现代的称呼。3、历法和纪元。在案卷封面的编目中，应以公历和公元为标准。如果文件上使用的是其它历法年号，则在公历和公元年份日期之后用括号注明。,4、文种。历史上的文种，如奏、咨、指令、训令等应保留原貌。5、地名。应照原文标写地名，酌情在括号内注明现地名或相当于现在地理范围的地名。6、文件的内容和其他用语。对统治阶级诬蔑人民的一些内容和词语，不能机械地照搬。对非政治性的名词、术语，应照原文沿用。如将薪俸改为工资，地籍整理法改为土地法令，是不必要的。,四.保管工作的含义,1、库房管理 2、档案流动过程中的保护 3、保护档案的专门措施,意义,档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。,保管工作的任务有：,1、防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。2、延长档案的寿命；3、维护档案的政治安全，防止泄密。,基本要求,1、以防为主，防治结合 2、加强重点，照顾一般 3、自力更生，勤俭节约 4、立足长远，保证当前,一、档案库房二、档案装具有 1、档案箱 2、档案架 3、档案柜 等三、包装材料有 1、卷皮 2、卷盒 3、包装纸等,一、库房编号有两种方法：1、为所有库房编一总的顺序号 2、分区编号 二、排架和编号 1、整齐一致 2、避光通风 3、空间利用 4、统一编号，顺序是从左到右、从上到下。,五.检索工作的地位,1、检索是提供利用的先期工作 2、检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段 3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节,一、编制档案检索工具的基本要求是（一）全，指信息存储丰富。（二）准，指检索准确（三）快，指迅速（四）便，指检索要方便 二、应当注意的问题：要在重要的档案上下功夫，不要平均使用人力物力。1、一般的可著录到案卷级，重要档案则可著录到文件级。2、强调检索工具 按照一定的方法排列起来以供查找咨询。,排检方法,（一）分类法：以科学的分类为基础，结合档案的内容和特点，运用概念 划分的方法，把性质相同的档案线索汇集在一起，分门别 类地组成一个检索体系。优点：同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起，便于查找利用。,（二）按作者排检法：现又称责任者 把同一个作者形成的文件线索集中在一起。此法一般在机关档案室用得较多。,（三）按文号排检法：即按照文号的先后顺序进行排列，一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎，而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。,（四）按字序排检法 编制人名、地名之类的检索工具，一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。1、部首偏旁法：采用不多，因为它在排列上有相当难度，很多偏旁难以掌握。2、笔数、笔形法：其困难在于繁，简字的问题。3、四角号码法：全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。,4、音序法：按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便，但对于年纪较大的人却有不便之处。,（五）按地序排检法 按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档案、农业档案等。,（六）主题法 按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说，此法与第（四）种方法是一致 的，是按主题词的字序进行排检。对于外文档案，一般是按外文字母进行排检。目前在档案界，比较推崇的是分类法和主题法，两者各有优缺点。,档案检索工具的分类,1、按编制方式分为 目录、索引、指南 2、按载体形式分为 书本式检索工具 卡片式检索工具 缩微检索工具 机读式检索工具,3、按检索范围分为 全宗范围检索工具 档案馆范围检索工具 专题范围检索工具 馆际检索工具4、按功能分 馆藏性检索工具 查检性检索工具 介绍性检索工具,案卷目录是以案卷为单位，依据档案整理顺序编排的检索工具。案卷目录一般采用书本式，其目录表包括：顺序号（案卷号）、案卷标题、年度、卷内文件页数、保管期限、备注等。格式如图。表中的备注是用来记载案卷中某些需要特殊说明的问题，如移出、销毁、卷内文件的增减、霉烂、字迹模糊等。,案卷文件目录亦称“卷内文件目录汇集”或“全引目录”。它将一全宗内的案卷目录和卷内文件目录汇编成册，兼有案卷目录和卷内文件目录之功能。,全宗目录是一种介绍档案馆所有全宗状况的检索工具，它的内容包括全宗的名称、全宗号、全宗内案卷数量及起止年代。其编制目的是向利用者概要地揭示本馆所藏档案的范围，以及用于档案的统计和保管工作。全宗目录适合于档案数量较大，全宗较多的大中型档案馆。,分类目录是根据体系分类法的原理，以分类号为排检项，依据档案分类表的体系组织起来的一种检索工具。分类目录的主要特点是系统地揭示档案的主题内容，具有较强的族性检索功能。各档案馆的手工检索分类目录大多采用卡片式。,主题目录是根据主题法的原理，将档案的主题按字顺序排列的一种目录。主题目录的主要特点是能够集中地揭示有关同一事物的档案的内容，具有较好的特性检索功能。专题目录是集中、系统地揭示档案馆内有关某一专门事物、某一专门内容档案的检索工具。,文号索引是揭示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具，它提供了一条按文号检索档案的途径。文号索引一般采用表格形式，所以通常称之为文、档案对照表。也有的档案室以文号为检索项设置较为全面的项目，形成文号目录。,人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明出处的一种检索工具。在档案利用中检索人物占有相当的比重，由于在标题中很少反映人名，以所只有编制专门的人名索引才能解决这个问题。人名索引包括人名和档号两部分，即把人名引向所在档案的档号，利用者通过索引的指引，可以查到某一人物的材料。人名索引可以分为综合性和专题性两种。综合性人名索引是将馆藏档案中所涉及到的全部人名编成索引，专题性人名索引是根据所列专题范围，如任免、奖励、处分等对涉及该专题的人名编制索引。,地名索引是揭示档案中所涉及的地名并指明出处的一种检索工具。以编史修志为目的的利用者往往需要反映某一地区各方面情况的档案材料，地名索引可较好地满足这一类利用需求，从地区角度提供较为全面的档案线索。,六.编研工作的意义,档案馆（室）编研工作对整个档案工作具有重要的意义。1、积极提供利用服务的有效方式 2、提高工作水平的重要途径 3、有利用档案原件的保管和流传 编史修志，要利用大量的档案。自古以来的史书，无不如此。,特点 1、研究性 档案编研工作中“编”与“研”不是两个各自独立的概念，而是互相统一的，即编中有研，研中有编。2、思想性 档案编研不仅是对档案原件的简单照录，它必然反映编研人员的观点和认识，具有明显的思想性。3、政策性 档案编成果通常要在一定范围内公开使用，从而涉及到许多政策和法律方面的问题需要认真注意。,七.档案统计工作的内容和任务,、档案统计，就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。内容很多。包括档案的基本登记和综合统计两部分。从统计的对象来看，分为两方面：、对档案实体及其管理状况的统计；、对档案事业的组织与管理状况的统计；,目前，我国档案工作的基本情况统计，分为四个层次：其一，全国档案工作基本情况统计；其二，专业系统档案工作情况统计；其三，地方（包括省、市、地、县各级）档案工作基本情况统计；其四，档案馆、档案室档案工作情况统计。、任务是对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析，提供统计资料，实行统计监督,档案统计的意义、要求和步骤,、意义是、是认识档案工作的一种重要手段；、可以把定性分析和定量分析结合起来；、是档案事业建设的一项重要的基础工作；、可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供提供依据。,、要求为、准确性、客观性、科学性、遵循全国统计工作现代化的要求，须达到：统计指标体系完整化，统计分类标准化，统计调查工作科学化，统计基础工作规范化，统计计算和数据传输技术现代化，统计服务优质化。,、步骤包括、统计调查、统计整理、统计分析,档案统计调查,、统计表报、专门调查 档案统计资料的整理 统计分组：简单分组和复杂分组 统计表综合指标、绝对数、相对数,八.利用工作的地位,档案的提供利用是档案工作为社会主义事业服务的直接手段，它是兼承档案工作内外关系的一个重要环节，在档案工作中占有突出地位。它是档案工作联系社会的一个窗口，是衡量档案工作好坏的主要标志。它在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。总之，它是档案工作中最富有活力的一个环节。,1、服务思想 A、全面地为档案用户服务 B、及时地为档案用户服务 C、准确地为档案用户服务 D、有效地为档案用户服务 2、正确处理提供利用与保密之间的关系,一、基本途径有 1、提供档案原件 2、提供复制品提供档案信息加工品二、几种主要的方法有 1、档案阅览服务 2、外借服务 3、制发复本 4、展览与陈列服务 5、制发档案证明服务 6、档案目录信息服务 7、档案咨询,电子档案的定义,电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存贮于特定介质上的档案。又称为机读档案或数字式档案。目前电子文件所采用的存储介质主要有硬盘（硬磁盘、软磁盘）、磁带和光盘。,（一）硬磁盘 硬磁盘是计算机的外存储器，一般装在计算机机内。容量一般从10.2GB、20GB、20.4GB到40GB、60GB，或者更大。它不宜作为归档介质。（二）软磁盘 软磁盘有两种规格，5.52英寸和3.5英寸。前一种目前已基本不用，后一种一般容量为1.44MB。不宜作为归档介质。,（三）磁带 磁带比软磁盘存储容量大，常见的容量为150MB8GB，或者更大。（四）光盘 光盘是继磁盘后出现的一种光学存储器，不同信息经激光束照射在光盘上形成不同的炕，从而被记录下来，阅读时，不同熔炕对激光束有不同有反射，从而还原出不同的信息。一张5寸光盘的容量从128M到2GB，或者更大。从记录性能上分，光盘分为：只读式光盘、一次写入式光盘、可擦式光盘3 种。一次性写入性光盘可作为电子档案的存储介质。,电子档案的特点,1、信息的非人工识读性 2、信息存储的高密度性 3、信息与特定载体之间的可分离性 4、多种信息媒体的集成性 5、系统依赖性,电子文件的种类 1、文本文件 2、命令文件 3、图像文件 4、数据文件,一、电子文件的管理原则包括 1、完整性原则 2、可读性原则 3、可靠性原则二、电子档案的管理体系 1、集中统一管理电子档案的问题 2、纸质文件和电子文件双套归档问题 3、文书档案管理一体化问题,第三篇:办公室档案管理,档案管理,计算机存档系统,档案的分类,文件的归档,存档设备,档案的检索,档案信息安全,档案保留政策,1 文件的归档,存储媒体 纸媒体 磁性媒体 光盘媒体,存档目的 将失去现时效用但对日后工作具有参考价值的文件归存为档案，按一定的顺序排列交进行妥善保管，以备利用查考,2存档设备,卡片式储存柜,开架储存,直式及模式文件柜,备忘录资料,显露式文件柜,3档案的分类,按字母排列的分类法 按主题分类 按地区分类按数字分类 按十进位制数码编排分类 按日期排列分类,字母法和数字法的综合运用,在字母顺利排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。案卷按字母顺利分组排列，而在分组内部按数字排列。,3档案的检索,编制索引的基本规则一致性编索引的常用方法 按个人姓名编制索引 按企事业单位名称编制索引 按政府和政治名称编制索引,4计算机存档系统,电子档案的优点 操作方便 传递快捷、实现资源共享 存储空间小 具有多种表现形式 复制时不容易丢失信息电子档案命名,5档案信息安全,控制纸质档案的使用控制缩微品档案的使用控制电子档案的使用 采取各种措施控制电子档案的使用 安全保管电子档案,6档案保留政策,制定保留计划 公务文件指南 需要永久保留的档案，包括公司文件、刊物、账簿和会议记录等;需要保留5年10年的档案，包括过期的合同、托收记录和保险索赔证据等;需要保留5年的档案，包括会议代表、客户贷款分类和普通信件等；需要保留大约1年的档案，包括通知、通函、复印件和银行存款凭据等。,档案保留政策,(2)个人资料指南(3)准备一份存放计划包括：存放盒上的档案号 存放地点 准备销毁的日期 销毁日期 批准销毁者 保护档案和重要文件,档案保留政策,档案的转移集中和分散系统（1）集中式 将所有类型的一切档案资料都保存在一个中心贮存。（2）分散式 规定所有的文件都由单位各个部门分别保管，从而方便查阅。,第四篇:办公室信息管理技巧,信息的含义 信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象，客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。信息的特征 客观性 共享性 开发性 传递性 时效性 存储性 可塑性 无限性,信息管理,办公室常备信息资料的筛选,办公室常备的信息资料有：（1）参考书 工作用参考书 手册 百科全书 字典,（2）报纸、期刊（3）统计资料（4）地图集（5）档案（6）内部文献（7）人名地址录（8）有关政府出版物、法规（9）广告材料和宣传品,办公室常备信息资料的筛选,阅读筛选信息资料的方法（1）留意标题（2）剪裁、复印（3）摘记（4）标记说明应获得多种形态的信息资料（1）文字形态的信息（2）声像形态的信息（3）记忆形态的信息,准确收集信息,信息惧收集的方法观察法阅读法询问法问卷法网络法交换法购置法,信息整理,信息分类方法字母分类法地区分类法主题分类法数字分类法时间分类法,信息整理,信息筛选方法看来源看标题看正文决定取舍,信息传递,基本形式信件备忘录通知或告示传阅单企业内部刊物,6.新闻稿7.新闻发布会8.声明9.直接邮件,信息传递,信息传递方法语言传递文字传递电讯传递信息传递的方向内向传递外向传递,信息传递的要素信源信道信宿,信息存储,步骤 登记编码存放排列保管,信息存储,步骤 登记编码存放排列保管,方式手工存储计算机存储电子化存储缩微胶片存储,信息开发工作,主要形式剪报索引目录编制文摘简讯调研报告,方法汇集法归纳法纵深法连横法浓缩法转换法图表法,信息利用工作,途径信息检索服务信息加工服务定题、查询利用服务信息咨询服务网络信息服务,信息开发工作,主要形式剪报索引目录编制文摘简讯调研报告,谢谢！如有侵权请及时联系！,本课件由互联网搜集经中华培训学会编辑整理。衷心感谢原创学者的辛勤劳动和无私奉献！知识在分享中创造价值,智慧在传播中展现意义！,