职务分析与设计.ppt
人力资源管理,哈尔滨工程大学经济管理学院陈恒 副教授2011.2,引导案例新建厂点焊工职务分析,工作活动与其他工人关系监督程度记录和报告技能和反应速度要求工作条件,焊接零件流水线作业、无语言交流受主管很少监督无可有可无、简单劳动不理想,在此基础上填写工作说明书,职务分析,职务分析的概念职务分析的方法职务分析的典型步骤职务说明书的编写职务分析的直接用途职务设计,1 职务分析的概念,在人力资源开发管理各项职能中，职务分析处于核心位置。,概念：通过观察和研究，确定企业中各种工作的内容和特点，以及担任该种工作员工应具备的条件，并用书面文件表达出来。,职务分析的时机,新组织建立时新工作出现时新技术、新方法、新工艺或新系统出现而使工作发生变化时,职务分析的目的,企业合理设置部门和岗位；调整薪酬；减少开支部门分配任务；绩效考核基础；了解员工看法员工全面认识工作；设定自我计划、分配时间、与他人比较,2 职务分析的步骤,步骤1：职务分析准备步骤2：搜集背景信息步骤3：选择工作样本步骤4：搜集工作信息步骤5：与工作承担者共同审查工作信息步骤6：编写工作说明书和工作规范,步骤1：职务分析准备,1.获得管理层的核准 不论在任何公司，在进行职务分析之前一定要获得最高管理阶层的支持，而不应该完全由人事部门唱独脚戏。在和最高管理阶层沟通时，应该让他们了解职务分析将可以使他们更加清楚在做什么，而且让他们知道公司的人工费用的确是花得很恰当2.取得员工的认同 员工对职务分析的认同是相当重要的，如果公司的管理阶层没有做好沟通的工作，告诉员工什么是职务分析，它的目的为何，否则可能会导致负面影响,因为,很多员工会对为什么要做职务分析感到困惑,3.确认职务分析目的即确定的取得职务分析资料到底用来干什么？解决什么管理问题4.建立工作小组分配进行职务分析活动的责任和权限，以保证分析活动的顺利进行 由公司内部相关人员或外请人员组成工作小组委托人力资源管理顾问公司实施,步骤2：搜集背景信息,组织机构图工作流程图现有的工作说明书其他相关背景信息,步骤3：选择工作样本,典型的、有较好代表性的，不必所有职务都进行分析目的是提高职务分析的效率,步骤4：搜集工作信息,工作活动的内容工作对人的行为要求工作责任、复杂性、劳动强度、劳动时间工作的设备要求工作的绩效标准工作环境承担工作者的深层胜任特征与表层素质要求,步骤5：审查工作信息,审查者：HR专员、工作承担者、工作承担者的直接主管也可能包括：同部门人员、外部门人员、顾客审查重点：工作的性质、工作的功能,步骤6：工作说明和规范的编写,工作说明(Job Description)：也叫工作描述，written synopsis of the nature and requirements of a job.（概括说明一项工作的和要求）工作规范(Job Specification)：Description of the competency,educational,and experience qualifications the incumbent must possess to perform the job.描述能力、教育程度、经验等承担某项工作必须拥有的资格,确 定 目 标,搜 集 背 景 信 息,搜 集 工 作 分 析 信 息,共 同 审 查,编 写 工 作 说 明 书 与 规 范,选 择 代 表 性 职 位,职务分析的流程,3 职务分析的方法,面（访）谈法关键在于取得受访者的理解和支持观察法可以排除调查对象主观因素的影响；但应事先做好充分准备。问卷法（FJA法、PAQ法、核对清单法）关键事件记录法,访谈法的种类,个体访谈（Individual Interview）：结构化、半结构化、无结构；一般访谈、深度访谈群体访谈（Group Interview）：一般座谈、团体焦点访谈（Focus Group Interview）,访谈法的实施,对有代表性的工作承担者进行结构化访谈对部分工作承担者进行团体焦点访谈对了解被分析的工作的主管人员进行深度访谈,个体访谈的一般原则,与主管人员密切合作，找到最了解该工作的员工尽快与被访谈者建立融洽关系：叫出对方的名字、简要说明来意、用浅显的语言提问和交流使用结构化提纲（如方便可录音）注意工作的常规性和偶然性及时对访谈内容进行核实,个体访谈的提问举例,您所做的工作是一种什么样的工作？您所从事的工作有哪些基本的职责？您工作好坏的标准是什么？您的工作环境有些什么特殊要求？,团体焦点访谈要点,选择同质的成员，邀请直接主管参加引导访谈的进程，促使全体成员在充分互动的基础上达成共识协调直接主管在团体中的作用,访谈法的优点,易于操作，能够广泛运用信息量大，便于发现潜在问题加深员工对工作本身的认识，加强组织内的管理沟通适合于以确定工作任务和责任为目的的职务分析,访谈法的缺点,访谈信息的真实性受被访谈者的主观因素的影响很大，工作职责常常被夸大为保证访谈过程的有效性，访谈者应具备一定的水平,观察法,观察法是职务分析人员在工作现场运用感觉器官或其他工具，观察 特定对象的实际工作动作和工作方式，并以文字或图表、图像等形式记录下来，来收集工作信息的方法。要点：取得调查对象的信任 不要影响到工作的进行 详细记录有关资料，如需要努力的程度、体力的消耗、噪音、高温等。观察完成向工作者表示感谢 和该职位的主管讨论观察的结果 将观察的结果汇总整理,观察法的利与弊,利：所分析的工作主要由身体的活动构成；适用于周期长、非标准化的工作；适用于各种户外工作；直观 弊：不适用于以智力活动为主的工作；不适用于高、中级管理人员的工作,问卷法,含义：由任职人员填写经过特别设计的调查问卷,来获取工作信息的方法.注意事项：调查问卷经过特别设计，任职人员填写问卷前，最好就填写要领进行必要的辅导，任职人员独立填写，调查问卷的内容要简明、扼要，不能过于复杂、繁琐。调查表示例,问卷法的优点,搜集的信息便于量化处理便于进行大规模的调查，省时高效可以随时安排调查,问卷法的缺点,问题事先已经设定,调查难以深入对问卷的质量有较高要求对任职人知识水平要求较高,问卷法最适用的职务分析种类,对工作进行量化排序，并与工作报酬相联系的职务分析一般是以问卷法为主,以访谈法和观察法为辅,开展工作调查,职位分析问卷法的优点,PAQ（Position Analysis Questionnaire）将工作按照五个基本领域进行排序并提供了一种量化的分数顺序或顺序轮廓。借助计算机，对32项工作规格的194个要素进行分析,PAQ工作描述的五个方面,是否负有决策/沟通/社会方面的责任是否执行熟练的技能性活动是否伴随有相应的身体活动是否操纵汽车/设备是否需要对信息进行加工,PAQ最适合的用途,工作评价，进而决定该工作的工资等级和奖金,功能性职务分析法,FJA（Functional Job Analysis）适用于描述工作的任务、目的、绩效标准以及工作对任职者的培训要求等通过data,people,and things（数据、人、事）所有工作或多或少运用此三种能力 将这些能力的困难度加以排序(0,1,2,3.),0代表最困难,FJA关注的要点,执行工作时需要得到指导的程度执行工作时需要运用推理和判断能力的程度完成工作所需要的数学能力的程度执行工作时所需要的言语表达能力的程度,工作日志法（Participant Diary/logs）,让每位员工按时间顺序，将工作中的每一项活动都记录下来，从而提供一幅非常完整的工作图景,关键事件法,由一组专家（主管，在职者等）写下能反映出某一工作绩效优或劣的行为事例,将所有行为事例归类到相似的行为组（如处理紧急情况）,命名和定义行为类别,根据对工作绩效的关键或重要程度，给各个行为类别打分,事件：机场服务台,晚上7时，飞机起降非常繁忙。一位顾客汗流满面地将2个大行李箱拖向办理登机手续的柜台。他向工作人员抱怨登机手续太复杂，而且效率低下。,工作人员看也不看这位顾客，便说道：如果你想轻松而快速地办理登机手续，你应该去乘头等舱。这位顾客，以及排在他后面的另两位顾客，都非常气愤。片刻之后，这些顾客便和工作人员就其工作态度争论起来，办理登机手续也由于这场争吵中断了3分钟。,怎样撰写关键事件？,将重点放在工作的行为，尽量多用行为动词，如检查、打开、回答、草拟、介绍等,避免非具体的描述，如采取适当行动,这些行为必须能区分出好的和坏的绩效,确定关键事件的目的是理解什么是好的和坏的行为，而不是确定谁是好的或坏的执行者,在描述行为时，最好讨论行为的原因和效果,例：销售工作中的关键行为,对用户、订货和市场信息善于探索善于提前作出工作计划善于与销售部门的管理人员交流信息对用户和上级都忠诚老实、讲信用能够说到做到坚持为用户服务，了解和满足用户的要求向用户宣传企业的其他产品不断掌握新的销售技术和方法在新的销售途径方面有创新精神保护公司的形象结清帐目工作态度积极主动,4 职务分析的书面结果：职务说明书的编写,工作说明(Job Description)：也叫工作描述，对有关工作职责、工作活动、工作条件以及工作安全等方面的书面描述文件。工作规范(Job Specification)：全面反映对工作承担者在个性特征、技能以及工作背景等方面的要求的书面文件。有时也合并成一份更加完整的职务说明书,工作描述（Job Description),又称工作岗位职责说明书，回答“这一工作是做什么的？”关于某一特定工作的内容、任务、职责、工作关系、工作条件及环境等的描述（WHC）What：work activities How:tools and equipment Condition:context of the work environment,工作说明书（Job Specification),又称任职资格说明书，回答“什么样的人适合此工作？”,说明从事某一工作的人员必须具备的个人特性,这里仅指必须具备，而非完美的要求,职务说明书的编写,将职务分析结果，以文件的形式表达出来，形成工作说明书 内容:1.工作概况2.工作说明3.资格条件编写要求:1.清晰2.具体3.简明扼要 举例:,编写工作说明书的一般内容,职别(专职或兼职；职等)职称工作摘要职责与绩效标准职权与所受监督主要接触人员必须参加的会议与提出的报告所需的资格、经验、体力、智力工作环境职业生涯流动性(平调或升迁等规定),编写工作说明书的准则,清楚明了（有区分度）指明范围（工作关系）专门化（标准化的词汇）简单化（易懂）,讨论与练习,请对某一特定职位进行职务分析，并请为此职位各写一份工作描述和工作说明书，或写一份职务说明书。具体方法如下：请你访问某一岗位的在职者，然后运用在访问中得到的信息描述他的工作。要求该在职者在现有岗位上已工作较长的时间，对此工作已有充分了解。在访问前请重温职务分析表及指导语，访问前请制定访问大纲。,5 职务设计(Job Design),企业组织为改善员工工作生活品质及提高生产力，所提出一套最适之工作内容、方法与型态的活动过程，以作为工作评价及任用的依据。,职务设计(Job Design)的三阶段,要做什么工作(What tasks must be performed)?每件工作要怎样去做(How will each task be performed)?如何把不同工作组成一份职务(How will the different tasks be grouped to form jobs)?,职务设计的途径,工作轮换在不同岗位间轮换工作丰富化充实工作内容工作扩大化扩大工作范围,职务设计的两大方面,工作广度(Job scope):任务的数目、种类工作深度(Job depth):自由度、决定权 例如:高校教师,工作时间的新做法,弹性上班时间(Flextime)记者和编辑通讯上班(Telecommuting)软件编写员工作分摊(Job sharing)团队浓缩工作周(Condensed workweek),职务设计的原则,沟通顺畅绩效回馈工作参与学习与训练情境原理(符合法令、文化、科技的各种因素),
