商务秘书工作基础内容.ppt
商务秘书工作内容,目 录,1、秘书的概念2、秘书概念的发展变化3、秘书的类别4、秘书的各种称谓5、秘书的常见工作内容6、新时期的秘书工作,什么是秘书？,国际职业秘书组织：秘书是“具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。”前苏联：一项普通的职业，其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和信息性的服务。秘书国家职业标准（2006年版）：从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策和实施提供服务的人员。,秘书是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者（或雇主）实施管理的人员。三个角度来理解:秘书服务的根本对象是领导者（或雇主）秘书活动的基本方式是处理信息和事务 秘书活动的根本性质是辅助性,初级秘书以接电话、发传真、收发信件等服务为主。一般来说，初级秘书应包括公司前台接待、电话接线生、部门事务助理等。他们的职责比较单一，技术含量较低，薪金相对较低。中级秘书能够写一般信函，起草报告和准备会议等，多为大专或本科毕业。中级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者身边的秘书，处理各种事件的能力要求较高，薪酬也相对较高。高级秘书能起草重要的合同文本，懂法律、税务知识，有应急处理能力。高级秘书是随着市场环境下，企业横向联系的加强以及现代化办公手段对企业的渗透而出现的。现代高级秘书特别强调的素质有公关才能、外语水平和办公行政管理的能力等。高级秘书包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书以及总经理的高级行政助理等，目前属于人才市场上的稀有资源。,秘书概念的发展变化,“秘书”最早出现汉代，最初指物带有神秘色彩的图书。东汉后期“秘书”不仅指物，也指机构和人员。古代秘书工作者史官、御史大夫、尚书、长史、主簿、幕客、师爷等。清末 一：“秘书”摆脱了图书的含义，特指从事秘书工作的人或职位。二：对秘书人员旧式称谓退出了历史舞台，政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均称为“秘书”。英文Secretary，保守国家和私人秘密的人。,秘书的类别,从属和服务对象：公务秘书、私人秘书组织内部的分工：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、信访秘书、公关秘书等从事工作的行业：法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等秘书职位的高低：初级、中级、高级秘书。,秘书的各种称谓,打字员、文秘、文书、文员、办公室主任等。XX主管（行政主管、培训主管）XX助理（人事助理、执行助理）,秘书的常见工作内容,日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）接待事务（来访接待、安排服务等）会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）写作事务（各种文体的写作）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）其他任务,新时期的秘书工作,四个转变 四项工作 四项技能 六个强调 工作特征 工作职能,四个转变,1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋 划策；2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；3.从被动服务转变为主动服务；4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展。,四项工作,办文：写文、收文、发文办会：会前、会中、会后办事：常规、临时办商：策划、执行,四项技能,辅助决策技能 处理事务技能 协调关系技能 检查督办技能,强调调查研究工作强调信息工作 强调信访工作 强调协调工作 强调督察工作 强调党务、政务服务工作,六个强调,秘书的工作特征,根本性质：辅助性 辅助性是秘书部门天生的属性 辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位 所决定的,1.中介性“纽带”和“桥梁”，也决定了秘书工 作辅助性工作。2.直接性 在行政组织上，在岗位设置上，在工作 程序上。3.全面性 体现在职能辅助的全面性上 体现在过程辅助的全面性上,4.服务性“上管天文地理，下管鸡毛蒜皮。”“没大没小，没完没了。5.被动性秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动 性的工作中发挥创造性和主动性。6.潜隐性 活动名义的假借性 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性 7.机密性,1、辅助决策2、协调关系3、处理信息4、办理事务,秘书的职能,1.辅助决策,（1）辅助决策：在决策过程中，在知识（包括理 论）、能 力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体 全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。（2）辅助决策的特征 内容的综合性 时间的经常性 环节的全过程性（3）辅助决策的原则 超前原则 定位原则信息原则谏诤原则（4）辅助决策的过程 协助领导确定目标协助领导设计方案 协助领导评优选优协助领导实施反馈,2.协调关系,（1）协调：秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类 组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动 趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。（2）协调关系的特征 从属性广泛性间接性（3）协调关系的原则 政策指导客观公正平等协商 注重整体灵活适度（4）协调关系的过程 摸清情况找出症结恰当协调 督促落实检查反馈,3.处理信息,（1）处理信息的含义 信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内 容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。（2）处理信息的原则 及时性、保真性、适用性、预测性原则（3）处理信息的内容 历史、上级、内部、公众、社会信息（4）处理信息的过程 信息收集、加工、传递、反馈、储存,4.办理事务,（1）事务：一切同领导工作有关的日常具体工作（2）办理事务的特征 综合性服务性繁琐性突击性（3）办理事务的原则 被动中求主动 原则中求灵活 繁杂中求规范（4）办理事务的程序 自然程序理论程序指令程序 法定程序技术程序习惯程序,Thank You!,
