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档案工作基本知识 江 国 富 2009.7.9,一、档案工作的基本概念,档案和档案的涵义 档案的定义：档案是指过去和现在的（显示时间历史性）国家机构、社会组织以及个人（产生档案主体的多元性）从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动（来源渠道的广泛性）直接形成的（本质属性原始性）对国家和社会有保存价值（价值性）的各种文字、图表、声像等不同形式（多样性）的历史记录（本质属性记录性）。,档案的涵义：档案的形成 档案是文件材料有条件地转化而来的 档案的形成是多种多样的 档案是人们社会实践的原始记录（是区别图书资料的特点之一）,案卷：是由互相联系的若干文件组合而成放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。立卷（组卷）：将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位。立卷要求：文件材料组合成卷的质量要求。归档：文书、业务部门将工作活动中处理完毕，将有保存价值的文件材料，按规定制度整理组卷后，定期向档案部门移交的过程。,归档范围（立卷范围）：归档制度的组成部分。指规定需要归档保存的文件材料的种类和成分。归档要求：归档制度的组成部分。对归档案卷的质量要求。文件：广义指组织或个人为处理事务而制作的记录有信息的一切材料。全宗：机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体(全部档案)。,全宗的构成条件：满足以下三个条件：可独立行使职权，能以自己名义对外行文。是一个预算会计单位或经济核算单位，可编制预决算或财务计划。设有管理人事的结构或人员，并有一定人事任免权。在档案学中称为“立档单位”，或称为“全宗构成者”）。来源原则：将档案按其来源和形成单位进行整理、分类的管理原则。档案与图书在整理和分类上有严格的界线。,档案整理：档案部门按文件在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、编目的工作。移交：把档案交给档案部门。档号：用数字、字母表示档案来源、类别、排列次序及其相互关系的一组符号。,高等学校现有档案门类：党群档案 行政档案 学生档案 教学档案 科研档案 设备档案 产品档案 出版档案 外事档案 财会档案 声像档案 电子档案 教工档案 实物档案 名人档案 教师业务档案,二、档案的归档范围和保管期限,1、机关文件材料归档范围是：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；本机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,2、机关文件材料不归档范围是：上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,3、档案的保管期限 学校文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。,永久保管的文书档案主要包括：本校制定的法规政策性文件材料；本校召开重要会议、举办重要活动等形成的主要文件材料；本校职能活动中形成的重要业务文件材料；本校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本校机构演变、人事任免等文件材料；本校房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本校主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、批复等文件材料。,定期保管的文书档案主要包括：本校职能活动中形成的一般性业务文件材料；本校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本校人事管理工作形成的一般性文件材料；本校一般性事务管理文件材料；本校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本校主管业务，但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本校的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。,人事档案的主要归档范围：履历材料；自传及属于自传性质的材料；鉴定（含自我鉴定）、考核、考察材料；学历、学位、学籍、培训和专业技术情况的材料；政审材料；党团材料；奖励（包括科技和业务奖励）材料；违反党纪、政纪、国法等材料工资级别登记表、职务工资变动登记表、调资审批表、定级和解决待遇的审批材料；其他可供组织参考有保存价值的材料。,三、兼职档案员怎样做好档案工作,应熟悉本部门各类档案的归档范围和保管时间表和确定保管时间的原则；应熟悉本部门（含各科室）的工作职责和可能形成的文件材料；根据本部门（含各科室）的职责、本部门各类档案的归档范围和可能形成的文件材料进行预分类；平时做好收发文登记，待文件材料处理完毕，及时将处理完毕的文件材料按预分类归档；各类统计表填好后应先复印，再加盖公章，然后将复印件上报，原件按预分类归档；有的统计表是用软盘上报，则在统计表（软盘）完成后，先把统计表的内容打印出来，按预分类归档，然后再上报；对与外单位签订合同、协议时，让对方单位先签名、加盖公章，学校在加盖公章后，应把原件按预分类归档，复印件交给有关的职能部门使用。若由本单位先签名盖章的，学校办公室或有关职能部门一定要有记录，并及时催其归档；在签订合同、协议的仪式上签订合同、协议，则在举行仪式结束后，按预分类归档；要规范文件材料用纸的规格；归档材料用笔用墨要符合要求。,四、档案的收集、分类、整理,档案收集的基本准则：在各类档案的收集中，应以收集本校产生和形成、记录和反映本校教学、科研、党政管理等各项工作活动的文件材料为主；在上级文件材料的收集中，应以上级主管部门针对本校的指示性、指导性、批复或批示性文件为主；在主件与附件的收集中，主件与附件必须同时收集；在原件与复制件的收集中，以原件为主，尽量杜绝复制件；在定稿与草稿的收集中，以定稿为主，同时注意有领导批示的主要草稿的收集；在正件与定稿的收集中，正件与定稿必须同时收集。,档案整理程序：区分全宗分类立卷 分类：分年度；分类别；分级别；党政文件要分别组卷；绝密文件要单独立卷。组卷：按内容特征为主的六个特征进行组卷，按内容特征、作者特征、名称特征、通讯者特征、地区特征、时间特征，组卷中要尽量把永久、定期（30年、10年）保管期限分开立卷。卷内文件排列：达到系统反映卷内文件内容拟写案卷标题复查：案卷立好以后，对组卷、标题、保管期限划分等进行一次全面的复查编目：编页号，按页编号，卷筒页算一张，号编在左、右上角；填写卷内目录；填写备考表装订成册：装订的一边和下边取齐，纸张不能超出卷皮，用绵线三针法填写卷皮封面，要用毛笔或钢笔案卷排列，抄写案卷目录。,全宗内档案常用的分类方法：年度组织机构分类法：先把全宗内档案按年度分开，然后在每个年度下面再按内部组织机构进行分类。例如：2003年 学校办公室 组织部 宣传部 学生工作部 2004年 学校办公室 组织部 宣传部 学生工作部,组织机构年度分类法:全宗内的档案，先按组织机构分类，然后在组织结构下面再分年度。例如：学校办公室 2004年 2005年 2006年 组织部 2004年 2005年 2006年 宣传部,年度问题(范畴)分类法：全宗内的档案，先分开年度，然后在每一年档案中按问题分类。例如：2002年党群综合纪检组织宣传2003年 党群综合纪检组织宣传,案卷组卷方法及其应用：按照“文件特征”组卷法 在文书立卷中把问题、责任者、时间、名称、地区、通讯者被称为“六个特征”，运用六个特征组卷是组卷的基本方法。按问题特征立卷：即将反映同一事物、人物、事件、问题、同一工作性质的文件组合在一起。按责任者特征立卷：“责任者”是指制发文件的机关、团体或个人。按责任者特征立卷，就是把同一责任者形成的文件材料集中立卷。按时间特征立卷：时间特征是指文件内容针对的时间和文件材料形成的时间。按时间特征立卷，就是将属于同一时间或文件内容针对的某一时期的文件组成一卷 按名称特征立卷：名称是指文件名称，如，通知、命令、指示、报告、总结等。按名称特征立卷，就是把同一名称的文件组成一卷。按地区特征立卷：就是将其内容涉及同一地区的文件材料集中立卷。按通讯者特征立卷：就是将本机关与某一机关就某一问题或几个问题的来往文件集中立卷。,例如：以问题特征为主，结合其它特征立卷 卷内文件目录：中国地质大学（武汉）关于报送2003年普通高等教育分专业招生计划的函 教育部关于做好2003年普通高等学校招生工作的通知 教育部办公厅关于做好2003年全国普通高校招生网上录取工作的通知 教育部办公厅关于做好高等学校自主选拔录取改革试点工作的通知 中国地质大学（武汉）学生处2003年招生工作总结案卷标题：教育部、中国地大（武汉）关于 招生工作 的 函、通知、总结 责任者特征 介词 问题特征 助词 名称特征,例如：责任者结合问题立卷卷内文件目录：中国地质大学（武汉）档案馆2003年工作总结中国地质大学（武汉）档案馆2003年工作计划中国地质大学（武汉）档案馆2003年职员聘任工作总结中国地质大学（武汉）档案馆2003年学生人事档案工作总结中国地质大学（武汉）档案馆2003年档案信息化工作总结案卷标题：中国地大（武汉）档案馆 2003年聘任、人事档案、信息化等工作 计划、总结 责任者特征 问题特征 名称特征,例如：名称结合其它特征立卷卷内文件目录：中国地质大学（武汉）党委常委会2003年第八次会议记录中国地质大学（武汉）党委常委会2003年第九次会议记录中国地质大学（武汉）党委常委会2003年第十次会议记录中国地质大学（武汉）党委常委会2003年第十一次会议记录中国地质大学（武汉）党委常委会2003年第十二次会议记录案卷标题：中国地大（武汉）党委常委2003年第八至第十二次会议记录 责任者特征 时间特征名称特征,卷内文件目录：中国地质大学（武汉）档案馆2003年职员聘任工作总结中国地质大学（武汉）档案馆2003年职员聘任工作安排中国地质大学（武汉）档案馆职员岗位职责和任职条件中国地质大学（武汉）档案馆职员应聘申报表案卷标题：中国地大（武汉）档案馆 聘任工作 总结、安排、岗位职责、任职条件、申报表 责任者特征 问题特征 名称特征,“四分四注意”组卷法分年度注意文件内容针对时间；分级别注意上下级文件与本身文件之间的联系；分问题注意问题间的联系、准确，结合运用文件的其它特征；分保管期限注意保持问题的完整性。,卷内文件的排列卷内文件的排列以保持组合在一个案卷内的文件的历史联系为原则，排定文件次序，固定文件位置。是卷内文件系统化的过程。卷内文件可按时间、问题、责任者、地区、名称、重要程度等方法排列，但在实际工作中，一般按案卷组合情况，选用一中或运用几种方法进行排列。,卷内文件的排列按时间排列：有同一责任者、同一问题、同一名称组成的案卷，可按文件材料形成时间的先后顺序排列。按问题时间排列：由一个责任者、几个问题（或名称）组成的案卷，先按问题（或名称）的重要程度排列，然后按时间顺序排列。有来往文书组成的案卷，可按问题结合时间顺序排列，先问题，后时间。按责任者问题时间或按问题责任者时间排列：有几个责任者，一个问题或几个问题或几个责任者、几个问题组成的案卷，先按责任者后按问题，再按时间或先按问题后按责任者再按时间的次序排列，也就是把卷内文件先按责任者或问题分成几组，每组文件再按问题或责任者分开，最后按文件材料形成的时间先后排列。按地区时间排列：一个案卷的文件内容涉及几个地区的，可按地区结合时间排列，先排地区，后排时间。按重要程度排列：由同一问题性质、几个责任者、几个名称组成的案卷，可按卷内文件的重要程度排列。按姓氏笔划排列：一人物特征组成的案卷，如人头案卷，人民来信来访案卷等，一般可按姓氏笔划的顺序进行排列。,无论采用什么样的排列方法，都必须把有密切联系的文件材料排列在一起，不能分开。卷内文件在按照一定的方法进行排列时，一定要做到以下几点：一份文件的正本与定稿应排在一起。正本在前，定稿在后，以正本的形成时间排列卷内文件的顺序。请示与批复，问文与复文应排在一起。上级机关的批复在前，本机关的请示在后；同级机关的复文在前，本机关的问文在后；本机关的复文在前，下级机关的请示在后；本机关的复文在前，同级机关的问文在后。正件与附件应排在一起，正件在前，附件在后；转发件与原件应排在一起，转发件在前，原件在后；通知与补充通知应排在一起，通知在前，补充通知在后。重要法规性文件的修改稿应排在一起，定稿在前，历次修改稿依次排列在后；同一案件的材料应排在一起，结论性材料在前，依据性材料在后。本机关文件与上级机关对本机关文件的批转件（转发件）应排在一起，本机关文件在前，上级机关批转件（转发件）在后。案卷内文件的排列要与案卷标题的拟写结合起来，卷内文件排列的顺序要在案卷标题上得到反映。案卷标题中的责任者、反映文件内容的关键词、文件名称的排列次序要有一定的规律，要与卷内文件的排列次序相吻合。,卷内文件编号卷内文件经过系统排列之后，需按排列顺序依次编写页号或件号，固定位置，以便文件材料的保护、统计和查找利用。编号比较简单，但具体编号时应注意以下几点：编号单位。页号以面为单位，件号以件为单位。装订的案卷，凡是文件有文字或图表的，应一面编写一个页号，没有文字的空页不编页号；不装订的案卷，在每份文件的首页的右上角加盖档号章，并逐件填写年度号、分类号、案卷号和件号。编号位置。装订案卷内，在单面书写的文字材料在右上角编号，双面书写的文字材料，在正面的右上角、背面的左上角编号，图纸和声像材料在背面的右下角编号编号可用打号机或钢笔。,拟写案卷标题（题名）案卷标题的基本结构由卷内文件的责任者、问题、名称三部分组成。责任者、问题、名称是案卷标题的三个要素。拟制案卷标题要力求内容准确、概括全面、文字简明、合乎语法、标点正确，字数不超过50个汉字（100个字符）。案卷标题是案卷封面的主要项目。概括和揭示卷内文件和成分的案卷名称。是分类、编制检索工具和日常管理档案的主要依据，也是应用计算机存储和检索档案信息的必要条件。,结构：责任者问题名称 例如：中国地大（武汉）关于 总务、膳食工作 的 报告、通知、合同 责任者 介词 问题 助词 名称 中国地大（武汉）对 同志所犯错误 的 处理决定、调查报告 责任者 介词 问题 助词 名称,结构：责任者+时间+问题+名称例如：中国地大（武汉）二六年 学校办公会议 记录 责任者 时间 问题 名称中国地大（武汉）二六年 人事工作 计划、总结、报告 责任者 时间 问题 名称,结构：通讯者地区名称例如：中国地大（武汉）与单位 关于 处理土地纠纷 的 来往文书 责任者（通讯者）问题 名称 中国地大（武汉）关于 处理土地纠纷 与 单位 来往文书 责任者（通讯者）问题 通讯者 名称,结构：对象名称内容特征文件名称例如：某一个教学楼的名称 电气照明 竣工图 对象名称（工程项目）内容特征（专业）文件名称（图样）某一个产品的名称 产品的一个部件 零件图 对象名称（产品名称）内容特征（部件）文件名称（图样）太阳级硅的廉价提纯与晶化研究 计划、结题 任务书、通知、报告对象名称（课题名称）内容特征（阶段文件）名称（文字材料）课题名称 鉴定 大纲对象名称 内容特征（阶段）文件名称（文字材料）,填写备考表对案卷目录中的有些情况作必要的说明。例如，卷内文件的缺损、修改、补充、移出或销毁等情况；立卷人，检查人，立卷时间等。,档号的编制例如：22008DQ11n 党群综合 22006XZ1612 行政档案 12007CK1418 财会档案 12007JJ1112 基建档案 32000SB115 设备档案 32008KY121220 科研档案 32008JX1314155 教学档案,五、立卷分工,中共中央、国务院，省（市）党委、人民政府，教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，属综合性的，由学校办公室立卷归档；属专业性的或具体业务性的，由承办单位立卷归档。以党委、学校名义的发文，字号是校党、校发、校办的文件由学校办公室立卷归档；各部门以学校名义发文或以部门名义发文，由各部门立卷归档。学校或部门的发文均应保存三份。党委和学校召开代表大会、全委会、常委会及扩大会、校务会议等其它会议所形成的文件材料，由学校办公室立卷归档；各职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的文件材料，由主办单位立卷归档。,校内各单位向党委、学校的请示报告的原稿、正文以及相应的批复、批转的原件，由报文单位立卷归档。两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。学校成立的临时机构，该临时机构应确定兼职档案员，并报档案部门备案。若临时机构挂靠于某职能部门，该临时机构未向档案部门报兼职档案员，则由被挂靠部门的兼职档案员根据临时机构的职能，参照本校各门类档案归档范围和保管期限表，负责做好该临时机构工作中形成的文件材料的收集、积累、整理、立卷工作，并按归档时间向档案部门归档。,学校撤消机构时，撤消机构所形成的材料，应于机构撤消前做好整理、立卷工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位或擅自销毁。重要的人民来信来访材料，由学校来信来访接待室立卷归档。学校办公室应将每年在校园网上发布的文件材料制作成光盘（两套），并随同纸质文件材料一起归档。,总 结（一）立卷原则 对各门类档案案卷质量的总要求:组卷要遵循文件材料的形成规律,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。卷内文件材料必须准确反映教学、科研、生产、基建和管理等活动的真实内容；归档的文件材料要齐全、完整。,（二）立卷方法归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。,卷内文件材料应区别不同情况进行排列，管理性文件材料按问题、时间、或重要程度排列;密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。科研、产品、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料，按其阶段、结构等分别组卷。产品技术负责人、课题组负责人填写的归档说明书应放在产品项目、研究课题首卷的卷内文件目录之前；案卷内科技材料排列，应文字材料在前，图样在后。,声像材料（包括录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、幻灯片等）要有文字说明。照片应用文字标出制作的事由（声像材料所反映的事件、事物的情由）、时间（事件发生或事物变化、产生的时间和制作时间）、地点（被摄物所在的具体地点）、人物（照片影像上主要人物的姓名、身份）、背景（对揭示照片摄像主题具有一定作用的背景）、制作者（制作者的单位和姓名）等六要素；其它载体的文字材料应包括内容简介、完成的时间、制作单位和制作人等。有关卷内文件材料的情况说明（包括组卷和案卷利用过程中需要说明的问题），都应逐项填写在备考表内，若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上，以示负责。科技档案在备考表中另需注明卷内科技文件材料的件数、页数。备考表应置卷尾。,案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名要简明，确切地反映卷内文件材料内容，文书类档案的案卷题名一般包括责任者、内容和名称等；成套性档案（例：科研课题、产品、基建项目、仪器设备、出版档案等）的案卷题名主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。题名不超过50个汉字或100个字符（两个字符作一个汉字计算）。体式一致，文字简练，使用简称通用易懂，字迹要清晰。直接针对具体项目的管理性科技文件材料，放入所针对的项目中组卷。与各门类档案配套的录音带、录像带、磁盘、光盘、照片、底片、电子材料等特殊载体档案材料应分别组卷，专柜保管，并应与相关档案有档案参见号。,对部分材料的归档要求：统计表的归档 各立卷单位以统计表形式上报上级机关的材料，本校归档存原件，上报的统计报表用复印件加盖公章后上报；各立卷单位用磁盘等形式上报的各类报表，必须打印一份完整的报表，加盖公章后归档；各立卷单位自制的各类统计表，统计项目应保持相对稳定，便于以后进行统计分析。凡以学校的名义发文或部门的名义发文，都必须加盖发文单位的公章。凡需归档的传真件，在接到传真件后，立即复印一份，复印件与传真件同时归档。,（三）案卷整理卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编号；图表、声像、电子等材料也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。不装订的案卷，要按照卷内目录的编排次序、图号顺序排列有序。,卷内文件目录必须按规定的格式逐件填写.对文件材料的原有题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名,有的虽有题名,但无实质内容的,亦应重新拟写,对重新拟写的题名应加上“”;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。对涉密的档案,各立卷单位在立卷时,应依据中华人民共和国保密法等法规确定档案的密级。,（四）案卷装订卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷;案卷应采用三孔一线的方法装订;不装订的案卷,卷中的文件应逐件用细线装订。案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面；蓝图以手风琴式折叠成4号图纸的规格。底图、宣纸严禁折叠。透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。,（五）装具、归档材料用纸、卡片的规格除有特殊要求外，档案的案卷格式和各种图表、卡片的外型尺寸和用纸应统一。案卷封面（硬卷皮）一般用250克以上较厚实的牛皮纸制成全封闭式。规格为：310mm220mm，厚度分别为：10mm、15mm、20mm。档案盒的规格为：310mm220mm，盒脊厚度分别为：30mm、40mm、50mm、60mm。人事档案材料用纸是16开；其余文件材料、表格、办公用纸的规格为：297mm210mm（即A4纸）。,谢 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