（精品）某集团公司word和Excel内部初级培训教材.ppt

.,1,办公软件操作初级培训,二一一年七月,办公软件操作系列1,.,2,课程目录,计算机的基本知识组成设备键盘鼠标桌面Word的基本操作文档操作文本编辑表格操作Word操作示例Excel的基本操作单元格操作工作表操作工作簿操作Excel操作示例,.,3,计算机相关设备,输入设备,运行存储设备,输出设备,.,4,键盘布局,.,5,键 盘,Esc键：退出键。在电脑的应用中主要的作用是退出某个程序。例如，我们在玩游戏的时候想退出来，就按一下这个键。Tab键：表格键。在电脑中的应用主要是在文字处理软件里（如Word）起到等距离移动的作用。例如我们在处理表格时，我们不需要用空格键来一格一格地移动，只要按一下这个键就可以等距离地移动了，因此我们叫表格键。Caps Lock键：大写锁定键。用于输入较多的大写英文字符。它是一个循环键，再按一下就又恢复为小写。当启动到大写状态时，键盘上的Caps lock 指示灯会亮着。注意，当处于大写的状态时，中文输入法无效。Shift键：转换键。用以转换大小写或上符键，还可以配合其他的键共同起作用。例如，要输入电子邮件的，在英文状态下按Shift+2 就可以了。Ctrl键：控制键。需要配合其他键或鼠标使用。例如我们在Windows状态下配合鼠标使用可以选定多个不连续的对象。Alt键：可选键。它需要和其他键配合使用来达到某一操作目的。例如要将计算机热启动可以同时按住Ctrl+Alt+Del 完成。Enter键：回车键，主要作用是执行某一命令，在文字处理软件中是换行的作用。F1F12键：功能键。英文Function，中文为“功能”的意思。在不同的软件中，起为其定义的相应功能的作用，也可以配合其他的键起作用。例如在常用软件中按一下F1 是帮助功能。,.,6,键 盘,Print Screen/Sys Rq键：印屏键或打印屏幕键。是捕捉屏幕的，按了之后当前屏幕的显示内容就保存在剪贴板里面了。可以打印屏幕上的内容。Scroll Lock键：屏幕滚动锁定。可以将滚动条锁定。Pause break键：暂停键。将某一动作或程序暂停。例如将打印暂停。可中止某些程式的执行。Insert键：插入键。在文字编辑中主要用于插入字符。是一个循环键，再按一下就变成改写状态。Delete键：和Backspace键相同，删除键。主要在Windows中或文字编辑软件中删除选定的文件或内容。Home键：原位键。在文字编辑软件中，定位于本行的起始位置。和Ctrl键一起使用可以定位到文章的开头位置。End 键：结尾键。在文字编辑软件中，定位于本行的末尾位置。与Home键相呼应。和Ctrl键一起使用可以定位到文章的结尾位置。PageUp键：向上翻页键。PageDown键：向下翻页键。Num Lock键：数码（小键盘）锁定键 按下右上角第一个灯亮 表示可以使用小键盘 再按 灯熄灭 表示小键盘不可用。,.,7,鼠 标,左键：点击、选中或拖动目标。单击，轻轻击点鼠标左键按钮一下。双击：连续快速击点鼠标左键按扭两下。拖动：定位光标，按下鼠标左键不放拖动选框到指定位置，再放开鼠标左键。右键：拓展功能，打开属性等功能选项。右键，只有单击，没有双击。滚轮：上下翻页和缩放等功能。,左手用鼠标怎么办？开始控制面板双击鼠标鼠标键配置下的“切换主要和次要的按钮”前的方框打勾应用。鼠标双击间隔时间长短、鼠标移动速度快慢都可以在这里设置。,.,8,桌面示意图,各种图标,开始菜单栏,快速启动栏,任务栏,语言栏,通知区域,.,9,桌 面,我的电脑：一般分为C、D、E、F四个区。C盘一般是系统文件的默认存储位置。为了系统安全和存储文件安全，一般系统盘只存放系统文件和常规程序文件。回收站：普通删除的文件，系统会默认暂存在回收站中，如果误删除可以从这里找回。在回收站属性中可以调整是否直接删除。但如果是“Shift+Delet”删除的文件资料，在回收站里将找不到，而是直接彻底删除。回收站默认存储在系统盘，为了系统运行速度，建议回收站不要存储太多资料。我的文档：一些软件默认的存储位置，一般存储在C盘上。为安全起见，可以更改“我的文档”的存储位置（选中“我的文档”，右键，选择属性，修改目标夹位置）。任务栏：当前运行的所有程序都可以在任务栏里找到。快速启动栏：单击就可以启动程序，很方便的一种启动办法。但有的程序在这里找不到。语言栏：显示当前的语言种类通知区域：可以看到时间、网络连接状态、声音控制切换输入法：方法一：快捷键：shift+ctrl。方法二：单击语言栏图标选择输入法。英语输入法是系统自带的,最基本的输入法,一定是半角,一定是英语标点。在中文输入法时：太阳就是全角,月亮就是半角；实心圆点就是英语标点,空心圆圈就是中文标点。全角：一个字符占用两个标准字符位置；半角：一个字符占用两个标准字符位置。,.,10,桌 面,网上邻居：可以访问局域网内的其他电脑。双击打开网上邻居，在右手边列表上有“网络链接”，单击打开网络链接可以查看网络链接状态、右键可以查看和设置网络链接相关属性。当打不开网页时，可以打开网络链接，查看是否链接上。如果显示“已连接上”，则说明网络物理连接没问题。再“双击”属性选中Internet协议属性自动获取IP地址或输入IP地址。如果IP地址没有问题，那就是外部网络或网络欠费。反之如果显示“无法连接”，说明是网络物理连接存在问题，查看网线接口、交换器电源。开始菜单栏控制面板：调整计算机各种属性。程序：启动和运行计算机安装的所有程序。包括上网打开浏览器、启动办公软件word、Excel等等。启动计算机登入系统时设置访问密码：控制面板用户帐户选择帐户创建密码输入两次密码确认。删除程序：控制面板双击添加或删除程序从列表中选择要删除的程序删除。,桌面没有“我的电脑”、“我的文档”等内容怎么调？在桌面上右键属性桌面自定义桌面，这个时候你就能看到选项了，打勾就行,.,11,Word窗口介绍,标题栏,菜单栏,常用工具栏,格式栏,标尺,关闭程序,最大化,最小化,关闭文档,垂直滚动条,前一页,后一页,视图模式,绘图工具栏,状态栏,水平滚动条,编辑区域,.,12,word的文档操作,启动Word方法一：选择开始/程序/Microsoft Office/Microsoft Office Word2003。方法二：桌面空白处右键新建Microsoft Word文档。创建空白文档方法一：单击工具栏的新建空白文档按钮。方法二：单击文件/新建/空白文档。方法三：按快捷键：Ctrl+N。打开文档方法一：在Word中单击文件/打开，在打开对话框中选择文档位置和文档名，单击打开按钮。方法二：Word一般将最近使用的四个文档显示在文件菜单列表中，单击打开。方法三：打开文档所在文件夹，选中要打开的文档，双击或者右键然后选择打开。查看文档：Word窗口中可以打开多个文档，每个文档独占一个窗口。切换文档窗口：单击窗口菜单的文件名或单击任务栏的文档图标或按ALT+TAB。文档加密码保护单击工具菜单的选项命令，选择安全性选项卡，在打开文件时的密码 文本框中输入密码，单击确定按钮，再次输入密码，单击确定按钮。,.,13,word的文档操作,文档保存方法一：单击文件/保存或单击常用工具栏的保存按钮方法二：快捷键：Ctrl+S 以上方法不改变保存目录方法三：单击文件菜单的另存为，选择保存位置和文件名后确认。（该方法改变文件保存目录）插入页码和调整页码格式插入页码：单击插入/页码，在页码对话框中选择位置和对齐方式，再单击确定。页码格式：单击页码对话框中格式按钮，选择页码格式后确定。设置页码字体和字号：双击页眉和页脚区域，单击页码，出现有斜线纹理边框的图文框时选中图文框内的页码，进行字体或字号设置。删除页码：选中页码按删除键。文档打印单击文件菜单的打印命令，打开打印对话框，进行页码、份数等相应设置后，同时确认。单击工具栏的打印按钮。按快捷键：Ctrl+P页面设置单击文件/页面设置，可以对页面的页边距、纸张的横竖方向和纸张大小（A4、A3、B5）等进行设置。,.,14,Word文本编辑,输入文本：将光标插入要输入的位置（光标插入点的光标形状为“闪烁”的竖条形），切换好输入法输入或粘贴即可。移动文本方法一：选中要移动的文本，单击“剪切”或者CTRL+X；单击新位置；单击“粘贴”或者CTRL+V。方法二：选中要移动的文本，按住左键拖动到新位置。方法三：选中要移动的文本，按住右键拖动到新位置，出现快捷菜单中选择移动到此位置。删除文本：选定要删除的文本，按删除键或退格键或空格键。复制文本：选中要复制的对象，单击常用工具拦复制或者Ctrl+C，选择新位置，单击常用工具拦粘贴或者按快捷键Ctrl+V。选择性粘贴：单击编辑/选择性粘贴，在对话框的形式列表中选择需要的粘贴形式。撤销或恢复操作撤销最近的一次操作：单击编辑/撤销（CTRL+Z）或常用工具栏的撤销按钮。恢复最近的一次撤销：单击编辑/恢复命令(Ctrl+Y)，或常用工具栏的恢复按钮。撤销或恢复此前的所有操作：单击常用工具栏的撤销恢复按钮上的箭头，单击列表中的某次操作，可以撤销或恢复此前的所有操作。,.,15,Word文本编辑,字体格式选中要调整的文本，单击菜单栏格式/字体，在字体选项卡中设置字体、字形、字号、文本颜色、下划线、文字效果、字符间距，在预览下查看效果，单击确定。添加边框选中文本，单击格式/边框和底纹，在边框选项卡中选择边框类型、线条样式、颜色、宽度，在应用于列表中选择应用对象。段落格式选中文本，单击格式/段落，在段落选项卡中选择对齐方式、缩进、间距（段前段后、行间距）、特殊格式（一般首行缩进2个字符），换行和分页以及中文版式一般按默认格式就可以。插入符号插入常用符号：单击插入/符号，在符号对话框中选择符号或特殊字符选项卡，选择一种字符，再单击插入按钮。插入特殊符号：单击插入/特殊符号，选择要用的符号，再单击确定。插入图片：单击插入/图片/来自文件命令，选择图片单击插入。,.,16,Word表格操作,创建表格方法一：插入表格：定位插入点，单击表格/插入/表格，在弹出插入表格对话框中输入行数和列数，并选择表格性质，单击确定。方法二：绘制表格：打开表格和边框工具栏，单击视图/工具栏/表格和边框或单击常用工具栏的表格和边框按钮。选择线型、粗细、线条颜色。单击绘制表格按钮，拖动出一个矩形框，再拖动从边框到边框，画出横线和竖线。要删除框线，则单击表格和边框工具栏中的擦除按钮，单击要擦除的线条。选定单元格选定一个单元格：指向单元格左边框，当光标变成实心箭头时单击。选定一行：指向该项左外侧，当光标变成实心箭头时单击。选定一列：指向该列顶端的网格线，当光标变成实心箭头时单击。选定连续单元格：拖动或用SHIFT键配合使用。选定非连续单元格：选中第一个单元格，按下CTRL键不放，再选择其他单元格。选定整张表格：单击表格左上角带方框的黑色十字箭头或单击表格/选择/表格。添加或删除行、列、单元格添加：选定位置，单击表格/插入，再单击需要的选项。或者将光标定位到要查入行的最后一个单元格外侧，然后按回车键。删除：选定对象，单击表格/删除，再单击需要的选项。,.,17,Word表格操作,调整行高和列宽自动调整：选中表格，单击表格/自动调整，再选择相应的调整方式。使行或列的宽度相同：选中连续的行或列，单击表格/自动调整，再选择平均分布各行或平均分布各列。将光标移到调整行下边沿线上，当光标变成向上向下两箭头时，向下拖拽。合并或拆分单元格合并单元格：选择要合并的单元格，单击表格/合并单元格命令。拆分单元格：选择要拆分的一个或多个单元格，单击表格/拆分单元格命令，在拆分单元格对话框中选择拆分后的行数和列数，如果先合并再拆分，则选择拆分前合并单元格，单击确定。删除表格或表格内容删除表格：单击表格/删除/表格。删除表格内容：选定单元格，按Delete键或单击编辑/清除/内容。删除、移动或复制行、列或单元格：选定对象，选择剪切、复制及粘贴操作。排序选定要排序的行或列，如要选中整个表格，则将插入点放入表格。单击表格/排序，打开排序对话框。选择排序关键字及排序类型；选择升序或降序，再选择是否有标题行。单击确定按钮。,.,18,Word表格操作,设置表格的边框和底纹：选定整张表格或部分表格，单击格式/边框和底纹命令。在边框选项卡中设置边框样式、线型、颜色、宽度，再选择应用范围。在底纹选项卡中选择填充色、或填充图案，再选择应用范围。设置单元格内容的格式：选中一个或多个单元格中的文字。设置字体：单击格式/字体命令进行设置。设置文字方向：单击格式/文字方向，在文字方向对话框中选择排列方向后确定。设置对齐方式：选中调整区域，右键，在单元格对齐方式中选择需要的对齐方式。表格属性：选中表格，单击表格/表格属性，打开表格属性对话框。表格选项卡：设置表格大小、表格对齐方式、文字环绕效果及边框与底纹。行或列选项卡：精确设置行高或列宽。单元格选项卡：设置单元格的边距。,Word操作示例：起草通知文件,.,19,Excel窗口介绍,菜单栏,工作表格区,状态栏,工作表标签,水平滚动条,垂直滚动条,常用工具栏,格式工具栏,程序控制按钮,工作簿控制按钮,标题栏,求助框,编辑栏,PDF工具栏,.,20,Excel的基本操作,Excel的启动方法一：单击开始/程序/Microsoft Office 2003/单击Microsoft Office Excel 2003。方法二：双击桌面上的Excel图标方法三：桌面空白处右键新建单击Microsoft Office Excel 2003。Excel的基本元素单元格 工作表中行列交汇处的区域称为单元格，是Excel输入和操作的基本单位。单元格由它在工作表中的位置所标识，列用字母标识，行用数字标识，A2表示单元格位于第一列（A）第二行（2）。A2、B1、C3等也就是单元格的地址，称为单元格引用。工作表工作表是Excel完成一项工作的基本单位。工作表就象一个表格，由含有数据的行和列组成。纵向称为列，由列号区的字母分别加以命名（A、B、C）；横向称为行，由行号区的数字分别加以命名（1、2、3）。每一张工作表最多可以有65536行256列数据。每张工作表都由一个工作表标签（如Sheet1）与之对应。工作簿Excel的文件（扩展名为XLS）就是工作簿，即工作簿是一个Excel文件。一个工作簿由一个或多个工作表（最多255个）组成。默认情况下，一个新的工作簿由3个工作表组成，它们分别为Sheet1、Sheet2和Sheet3，但用户可以根据需要修改工作表的名称，工作表的个数也可以增减。,.,21,Excel单元格操作,选中单元格移动鼠标，把光标定位在要选定的单元格上。单击鼠标左键，该单元格就被选中了。被选中的单元格通常作为活动单元格，周围有黑色边框线，行号上的数字和列号上的字母也突出显示。选定区域方法一：用鼠标“拖动”来选定连续区域方法二：使用键盘帮助选定区域移动鼠标在将要选定区域的左上角单元格单击。按住键盘上的“Shift”键不放。在区域右下角单元格单击，放开“Shift”键。中间的单元格就都选中了。选定行或列用鼠标单击“行号”或“列标”就可以选中字符类型A：数值型：数字、科学计数法（如果输入数字位数比较多，Excel自动按科学计数法显示）、时间、会计专用等。B：文本型：汉字、字母等，数字也可以是文本字符型，C：逻辑型：True（真）和False（假）。D：公式：用于计算的各种函数或公式。E：出错值：在使用公式时，单元格可显示出错的结果，单元格中就会显示出错值#DIV/0!。选中单元格右键设置单元格格式数字分类，可以进行单元格数字类型设置。,.,22,Excel单元格操作,输入字符选中待输入的单元格，使之成为活动单元格，双击鼠标，将光标定位在要输入的位置输入相应的字符，输入的方法与Word中相同。按回车键确认。快速输入方法一：粘贴单元格内容：双击单元格选中要复制的内容Ctrl+C双击要粘贴的单元格Ctrl+V按回车键。方法二：利用填充功能 选中要填充的数据所在单元格，单元格右下角有个黑色实心的正方形，我们称为“填充柄”。将鼠标放在填充柄上，鼠标的指针将由空心十字变为实心十字。按住鼠标左键不放，拖动鼠标到需要的位置，行方向一列方向都可以，放开左键，最后一个单元格的右边有一个四方形小框，当光标移到小框上能看到一个黑色小三角，鼠标左键单击小三角，出现一个选择框，可以对填充的方式进行选择“复制单元格、以序列方式填充单元格、仅填充格式、不带格式填充”。修改内容重新输入：选中要输入的单元格，按Delete键删除然后输入或者直接输入新的内容。修改部分内容：方法一：选中要修改的单元格，双击，选中不需要的内容按Delete键或者Backspace键删除，然后输入，最后按回车键确认。方法二：选中需要修改的单元格，单击编辑栏，在编辑栏上修改内容。,.,23,Excel单元格操作,删除内容选中将要删除的单元格或多个单元格区域，按“Delete”键（不清除格式）或者单击菜单栏编辑/清除/选择相应的清除内容。无论是“Delete”键还是菜单中的“清除”命令，都不会删除单元格本身，如果要把单元格本身删除，应该使用“编辑”菜单中的“删除”命令。删除单元格或整行、整列方法一：选中要删除的单元格或整行、整列的某个单元格，右键，选择删除，选择要删除的相应内容。方法二：选中要删除的单元格或整行、整列的某个单元格，单击菜单栏编辑/删除选择相应的删除内容。插入单元格、行、列方法一：选中要插入位置的单元格、行、列，右键，选择插入，选择要插入的相应内容。方法二：选中要插入位置的单元格、行、列，单击菜单栏插入，选择相应的插入内容。合并单元格选中要合并的单元格区域，单击单元格式工具栏中的合并按钮。注意：显示的时候是整个合并单元格区域显示，但是Excel存储中，字符是存储在左上角第一个单元格。如果删除该单元格，合并区域内的内容就被删除。,.,24,Excel单元格操作,调整行高、列宽方法一：把鼠标放在要调整行高的行与其下一行之间，鼠标变成双箭头。按住鼠标左键不放，向下拖动到合适的位置。调整列宽的方法与调整行高步骤相同。方法二：选中需要设置的单元格区域，单击格式菜单，选择行中的“行高”命令。在“行高”的对话框中输入合适的行高数值，然后单击“确定”。调整列宽的方法与调整行高步骤相同。设置单元格内容字体、字号、颜色、边框等选中要设置的单元格区域，右键，单击设置单元格格式，从选项卡“数字、对齐、字体、边框、图案”可以对单元格的数字类型、对齐方式、字体、字符大小、字体颜色、边框线条、背景颜色等进行设置。,.,25,Excel工作表操作,插入新工作表方法一：选择“插入”菜单中的“工作表”命令。方法二：在当前工作表的下方，选中要插入工作表的位置，右键，选择插入，选择“工作表”，确认。工作表命名方法一：选择要改名的工作表，单击格式/工作表/重命名命令，这时工作表的标签上名字将被反白显示，然后在标签上输入新的表名即可。方法二：双击当前工作表下部的名称，如“Sheet1”，再输入新的名称。方法三：选中要重命名的工作表，右键，选择重命名，输入新的名称。移动和复制工作表方法一：鼠标单击工作表名称，按住左键不放，拖拽到相应位置，松开左键。如果按住左键的同时按住Ctrl键直到松开左键的时候再放开，则可以复制工作表并移动到指定位置。方法二：鼠标单击工作表名称，选中工作表，右键，选择移动或复制工作表，如果工作簿名称不选择其他名称或新工作簿，同时选择相应工作表的前后，则将工作表移动到本工作簿的指定工作表位置。如果选择其他工作簿名称，则将工作移动到其他工作簿或新建工作簿的指定位置。注意：如果单击最底下“建立副本”前的方框选中，则以上的操作都是复制工作表。,.,26,Excel工作表操作,保存工作表方法一：单击文件/保存方法二：单击常用工具栏的保存按钮方法三：快捷键：Ctrl+S注意：如果是第一次保存，以上方法需要选择文件保存的位置和文件名，反之以上方法不改变保存目录方法四：单击文件菜单的另存为，选择保存位置和文件名后确认。（该方法改变文件保存目录）关闭工作表方法一：左键单击右上角（与菜单栏同一行）黑色X。方法二：按快捷键Alt+F4,.,27,Excel工作簿操作,打开工作簿双击工作簿图标，或左键单击选中工作簿图标，右键，选择打开命令关闭工作簿左键单击右上角（与文件名称同一行）红色背景X的方框。注意：关闭工作表的操作是关闭本工作簿，单击标题栏上关闭的操作是关闭Ecxel程序，所有已打开的工作簿都将关闭。复制工作簿方法一：选中工作簿，右键，选择复制命令（如果选择剪切命令，则原文件夹将没有该文件），打开要存放工作簿的文件夹，在空白处右键，选择粘贴按钮。方法二：选中工作簿，同时按快捷键Ctrl+C，打开要存放工作簿的文件夹，同时按快捷键Ctrl+V。工作簿重命名鼠标单击选中要改名的工作簿，右键，选择重命名，切换输入法，输入新的文件名，按回车键确认。,.,28,Excel工作簿操作,页面设置：单击文件菜单中的页面设置命令：打开页面设置对话框，可进行打印方向、缩放比例、纸张大小等进行设置。单击页边距选项卡，可进行上、下、左、右、页眉、页脚设置页边距。单击页眉/页脚选项卡，可为打印页面添加页眉与页脚（选择Excel提供的或自定义的）。单击工作表选项卡，可对打印区域及标题等进行设置。其中：打印区域：选择打印的工作表范围，如不选择，默认为整个工作表。打印标题：当工作表过大而分成多页打印时，往往后面的页会看不到标题列或标题行，在顶端标题行和左端标题列中指定行标题和列标题的位置，这样打印时，标题行列会自动出现在后续页中。打印预览方法一：单击常用工具栏中的打印预览按钮。方法二：选择文件菜单中的打印预览命令。方法三：在页面设置对话框中，单击预览按钮。打印方法一：选择文件菜单中的打印命令。方法二：如果采用的是默认的打印配置，也可单击常用工具栏中的打印按钮直接打印。方法三：按快捷键Ctrl+P。,Excel操作示例：制定社保明细表,.,29,结 束,