文秘基础课件第十一章日常事务.ppt

第十一章 日常事务,第一节 来客接待,第二节 拨打电话,第三节 信件处理,第四节 印信处理,第五节 合理安排领导公务活动,一、内宾接待工作,内宾指国内来宾，即国内其他地方来本单位参观、学习、访问的人员。内宾的接待工作应做到热情、周到；文明、礼貌；互相尊重，互相学习；注重实际，注重效果；不搞形式主义，不铺张浪费。,第一节 来客接待,二、外宾接待工作,主要指上级外事部门交办的外宾接待工作。外事接待工作要做到热情友好，互相尊重，文明礼貌，不卑不亢。要内外有别，坚决维护国家的主权和利益，维护民族尊严，严格按照党和国家的政策办事，严守国家机密。与外宾往来，要加强组织纪律性，如实反映情况，严格执行请示报告制度，不许背着组织和外国机构及人员私自交往。,第一节 来客接待,秘书人员应协助本单位领导做好对上级领导干部的接待工作。要严格执行中央关于简化各级领导外出活动接待工作的有关规定。迎送和陪同人员不能过多，招待标准不能过高，警卫工作不能影响群众的正常活动。,三、领导接待工作,第一节 来客接待,四、群众接待工作,1礼貌 秘书对任何来客都应一视同仁，做到以礼相待，而不问其职位高低或是否熟悉等情况。2负责 秘书在接待来客时要对本单位负责，对工作负责，也要对来客负责。3方便 秘书应尽可能地给来客提供方便。4时效 秘书接待来访要讲时效。既要节省对方的时间，又要节省自己的时间，更要节省领导的时间。,第一节 来客接待,1机关工作中电话的独特优点（1）方便（2）迅速 2机关工作中的电话事务（1）承办领导交办的属于事务的电话（2）秘书部门的工作电话,一、电话与机关工作,第二节 接打电话,1态度和蔼2头脑敏捷3语言简练4办事准确,二、打电话的基本原则,第二节 接打电话,第二节 接打电话,第二节 接打电话,1应当熟悉通话知识，熟记有关部门的电话号码。2通话时，不论发话或接听，必先问清对方所属部门和姓名，然后再谈话。3发话应当事先明确发话意图（办什么事），收话应当听清来话意图。4发话应当准确，不得含糊其辞、模棱两可。5一方提出问题，另一方回答时不得越权。6重要通话除做电话记录外，还要做记事登记，以便汇报、查考。7通话时要遵守保密规则，不得泄密。,三、打电话注意事项,第二节 接打电话,1分 拣2拆 封3分 送4阅 看5登 记6复 信7查 对8寄 发,第三节 信件处理,第四节 印信管理,1印章的内涵 印章是印和章的合称，我国古代叫印信，现代印章是指刻在固定质料上的代表机关、组织、单位和个人权力的图章。,一、印章及其管理,第四节 印信管理,第四节 印信管理,2印章的样式与种类 印章的样式由印章的形状、印文、印文的排列、印章的图案、印章的尺寸和印章的质料构成。我国党政机关、企事业单位通行的印章为圆形，其尺寸、图案有具体要求，不得随意改变或设计。印章的种类很多，按质料分，有钢印、铜印、木印、塑料印、胶皮印、万次印（又分原子印和渗透印）等；按性质分，有单位印章、领导签名章、业务专用章等。,一、印章及其管理,第四节 印信管理,一、印章及其管理,3印章的作用（1）标志作用（2）权威作用（3）法律作用（4）凭证作用,第四节 印信管理,一、印章及其管理,4印章的制发 印章的刻制，必须严格按照国家规定办理，不论刻制哪一级单位的印章，都要有上级单位批准的正式公文，到公安部门登记，由公安部门指定刻字单位刻制，不得私自刻制公章。,第四节 印信管理,一、印章及其管理,5印章的保管与使用 印章的保管通常由秘书担任，保管者就是使用者。印章存放的地方要装配牢固的锁。印章的使用要有完善的制度作保证，管印章者要认真审阅需要盖章的材料，看是否符合规定；盖印要领是：握法标准，印泥适度，用力均匀，落印平稳。,第四节 印信管理,二、来信及其管理,介绍信是用来介绍被派遣人员的姓名、年龄、身份、接洽事项等情况的一种专用书信，具有介绍和证明双重作用。介绍信的管理者就是印章的管理者，因为介绍信、印章是常放在一起的。开具介绍信有一定的审批手续。要填写清楚，且与存根一致，加盖骑缝章，并有时限要求。,第四节 印信管理,第四节 印信管理,1按照分工安排2需要为准，能少则少3安排活动，因人而异4自愿为主，商谈为辅，决不强请,第五节 合理安排领导公务活动,一、安排领导公务活动的一般原则,1制定详细的活动计划2搞好协调3查看现场,二、办公室安排领导公务活动的具体方法,第五节 合理安排领导公务活动,