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现代公文管理授课：刘小林,现代公文管理,授课提纲 一、公文的概念及其作用 二、公文的分类 三、公文的种类 四、公文格式 五、行文规则 六、公文办理,第一节 公文的概念及其作用,一、公文的概念（什么是公文？）公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的，具有法定效力和规范体式的公务文书，是进行公务活动的重要工具。,第一节 公文的概念及其作用,公文有广义与狭义之分 广义的公文，既包括2000年8月24日国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法中所规定的13种公文及1996年5月3日中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例中所明确的14种文件，又泛指机关常用的应用文。狭义的公文，专指党政机关正式规定的正式、主要文种（也称作法定文种），通常称作党的机关公文或行政机关公文，现在统称党政机关公文。,第一节 公文的概念及其作用,党政机关公文的含义（什么是党政机关公文？）党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。,二、公文的概念有哪些含义？（公文的特点）,（一）公文作者的法定性 公文不同于其他文书，它要由法定的作者制成和发布。所谓“法定的作者”，是指依法成立的并且能够以自己的名义行使权利与承担义务的机关、组织及其代表机关、组织的领导人。在我国，凡是依法审批建立的各级党政机关、社会团体企事业单位、都有独立对外行文的资格，因此都能充当公文的法定作者。只有具备法定作者资格的机关和组织才能制发公文。不具备法定作者资格的机关和组织不能制发公文。文件的作者是指发文的名义。公文一般以机关的名义进行制发，如国务院文件、某省人民政府文件等；有的是以机关的某一个部门的名义制发的，如中共中央办公厅文件、某县县委组织部文件等；也有的文件是以国家领导人和机关的首长、负责人的名义，如人大常委会委员长、部队的首长、大学校长等。如宪法中规定了国务院可以根据宪法和有关的法律，规定行政措施，制定行政法规，发布决定和命令。,（二）公文法定的权威性 公文的作者是法定的，就必然决定了公文的法定权威性和行政效力。这也是公文与其他文字材料的显著区别。公文是进行公务活动的重要工具，是党政机关、社会团体、企事业单位为了传达意图、办理公务、记载工作活动而制发的。因此，公文代表着制发机关的法定权威。公文的权威性体现在两个方面：对于公文制发机关来说，他是依据法律赋予的职权来制发公文，代表制发机关的意志，公文对于受文机关都有一定的约束力。对于受文者来说，必须尊重公文法定的权威性，把公文作为开展工作的依据和准则，认真遵照执行，否则要依法追究行政或法律责任。,公文概念的含义,公文概念的含义,（三）公文效用的现实性 公文在现实公务活动中发挥着实际效力，不同种类的公文，其作用不尽相同。有的公文发挥领导指导、明令执法的作用；有的公文起到宣传教育、联系沟通的效用。公文效用的现实性，要求在制发公文时，任何单位都应有明确的目的，讲究针对性。凡受文单位都应按公文要求执行，使公文实现其现实效用。另外，公文现实效用还表现为一定的时限，现行工作中，各种公文均在特定的时间内发生效力。,公文概念的含义,（四）公文体式和处理程序的规范性 公文的体式是指公文的文体与格式。公文体式的规范性是指公文的文体与格式必须符合国家规定的标准。公文撰制具有规范的格式，这是公文在科学化、制度化、规范化进程中逐步形成的，也是公文发挥其作用的重要保证。凡撰制公文的主体，必须遵守，不得各行其是。对于公文的制发和办理程序，党和国家颁发法规性文件，作了明确的规定。公文的文体、结构、用纸尺寸、文件标记等都有统一的规定，这是国家为了维护公文的严肃性、权威性，保证公文的效用，方便各机关的办理所作出的体式上的规定。公文都有严格的收发文程序，这也是与其他文字材料的不同之处。凡公文制发者和办理者都必须按照国家规定的程序执行。如公文的制发要经过起草、核稿、签发、印制、用印、传递等程序。,三.文书、公文、文件三个概念的异同,这三个名词概念很难严格区分，从内涵看，在许多情况下是通用的，具有同一性。比如：文书的核心和主题部分是公务文 书，而公务文书的就是公文；公文既包括党政机关所明确规定的15种法定公文，也包括机关常用应用文，而15种法定公文就是我们通常所说的“文件”。又行政机关一般习惯将公务文书称作“公文”，而党的机关却习惯叫“文件”，由此可见，文件、公文、文书在某种意义上是相同的，方向完全一致。但他们之间也有一定的区别，即文书的外延较大，公文的范围次之，文件的范围较窄。,文书、公文、文件三个概念的异同,除上述不同外，还有一点，不同外，还有一点，文书是一个集体性的名词概念，泛指在公务活动中产生的全部文字材料（私人文书除外），公文亦是如此，而文件却不然，他不仅是一个集体名词（指文件的全部），同时也是一个专有名词。,四、公文写作,（一）什么是公文写作 公文写作是指在写作活动一般规律的指下，按照公务活动的客观表现与需求，运用科学的原理、原则、技能与方法完成对公务活动文书的撰写。公文写作具有很强的实用性与综合性。,公文写作,（二）公文写作与文学创作有什么区别 公文写作与文学创作有一定的共通性，但区别也很明显。主要有以下几点：1、公文写作是受命性的写作。在很大程度上不取决于个人的意图，不是有感而发。2、公文写作是忠实性的写作。忠实于党和国家的方针、政策，忠实于制文机关的意图。3、公文写作是实际性的写作；从实际出发，情况属实，材料可靠，数字准确，做到“案皆可考，言必有证”。4、公文写作是现时性的写作。日常公文都受着十分严格的时间限制。,公文写作,（三）如何提高写作公文的能力 写公文是一种综合能力，要观点正确，又要选材得当，要具有一定的政治理论水平与专业知识，还要掌握一定的写作能力。一是要勤学习。二是要多积累。博观而约取，厚积而薄发。三是苦笔耕。反复写，多练习，熟能生巧。四、公文写作的要求：1、开门见山 2、文约事丰 2、屏弃套话 3、贵在直笔,四、公文的作用,公文属于应用文的范畴，在我国的实际应用可以追溯到春秋战国时期的文书汇编尚书，其中收集了虞、夏、商、周四个朝代的公文，并把文体划分为典、谟、诰、誓、训、命六种。包括甲骨文、秦简、汉简等绝大部分都具有古代公文的体式。在古文观止中就收录了很多古代公文的名篇佳作。如策、诏、表、檄、奏、谏、谕、敕等二十余种。刘勰在文心雕龙中有一句话很好地概括了公文的作用，是“经国之枢机”，即治理国家的关键。他还说：应用文“虽艺文之末品，而正事之先务也”。三国时期的曹丕也说过：“奏议、书论，明理尚实”。,现代公文的作用概括地说，公文的作用主要表现在它可以传达、贯彻执行党和国家的方针政策及管理机关各项事务，沟通机关、单位之间的联系，处理机关、单位的各种问题。主要有以下九个方面作用：（一）事务管理作用（二）行为规范作用（三）领导和指导作用（四）公务联系作用（五）宣传教育作用（六）凭证依据作用,第二节 公文的分类,党政机关公文，一般有以下分类方法：（一）从公文的来源上划分 一类是由本机关、单位制发的，用来表明本机关、单位的意图，发往外机关、单位的公文，简称“发文”。一类是由外机关、单位制发的，用来传达其意图，发送到本机关、单位的公文，简称“收文”。还有一类是在机关、单位内部使用的公文，我们称之为内部公文。,（二）从行文关系上划分 行文关系，是指发文机关单位和收文机关单位之间的关系，亦即由组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关单位之间的公文授受关系。1.上行文 是指下级机关向他所属的上级主管机关的行文，即自下而上的公文。如请示、报告、意见等。2.下行文 是指上级机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的公文。如，中共中央给各部、委和各省、自治区、直辖市党委的发文；省政府给各委、办、厅、局和各行政公署、所属市政府的发文。文种有命令、意见、决定、通知、通报、纪要、批复等。3.平行文 指平行机关或不相隶属的机关（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的行文，如函。,（三）从公文的制发机关和公文的性质来划分 1.法规文件由国家权利机关和行政机关制发的法律、法令和行政法规。如规定、条例等。2.行政文件由国家行政机关制发的为实施领导和指挥、处理日常工作所使用的文件。如命令、通知、通报、请示、报告、纪要、函等。3.党的文件由党的机关制成和发布的，用以体现党的领导活动和组织建设、思想建设的文件。如条例、规定、决定、指示、请示、报告、通知等。4.报请性文件指下级机关上报上级机关请求批准和答复事项的公文。如请示。5.知照性文件主要用于各机关单位告知事项、通报情况、进行联系的公文。如函。,（四）从公文的保密要求和阅读范围来划分 1.公布性公文 向国内外和广大群众公开发布的公文。如公告、通告、公报等。2.保密性公文（1）绝密文件，指涉及国家核心机密的文件，一旦泄密会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。（2）机密文件，是涉及国家重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受到较大损害。（3）秘密文件，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦内容泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。3.内部公文 内容不涉及什么重要机密，但主要在机关内部使用，不对外发布。,（五）从公文的使用范围划分 可划分为专用公文和通用公文 1.专用公文 在一定的工作部门和一定的业务范围内，根据工作的需要而专门使用的公文。如司法文书、外交公文、技术文书等。2.通用公文 是在党、政、军机关和企事业单位、人民团体等组织中普遍使用的公文。如通知、通报、请示、报告等。,第三节 公文的种类,一、党政机关公文种类建国初期，中央人民政府政务院于1951年9月29日颁布的公文处理暂行办法中，规定的公文种类有报告（签报)、命令、指示、批复、通报、通知、布告、公告、通告、公函、便函等11种。,公文的种类,1996年5月3日中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例中明确党的各级机关使用的14个文件种类有：决议、决定、指示、意见、通知通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。2000年8月24日国务院办公厅发布的国家行政机关公文处理办法中规定的13种公文文种有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。党政机关公文文种合计为27个。其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要；不同的也有9个，其中属于党的机关使用的5个，即：公报、指示、决议、条例、规定，属国家行政机关使用的4个，即：命令（令）、议案、通告、公告。党的机关和行政机关合计18个不同的法定文种，这18个文种一直使用到2012年6月底。,公文的种类,新的党政机关公文处理工作条例 为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作，2012年4月6日，中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理工作条例（中办发201214号）。该条例自2012年7月1日起施行。同时，1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和 2000年 8月 24 日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。,公文的种类,新的党政机关公文种类（15种）2012年4月6日，中央办公厅、国务院办公厅联合印发的党政机关公文处理工作条例规定的公文种类有15种，是在国家行政机关公文处理办法规定的13个文种基础上，增加了党的机关使用的“决议”和“公报”2个文种，同时将“会议纪要”改为“纪要”。原有13个文种的适用范围与办法的规定基本相同。,公文的种类,2012年新的党政机关公文处理工作条例规定的公文种类主要有以下15种：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。,公文的种类,（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。,公文的种类,二、其他常用公务文书 党政机关在日常工作中除法定的法定的公文以外，还使用一些其他文书，主要包括以下几种：1.规章制度类文书 规章制度类文书是机关、团体、企事业单位在管理活动中为规范工作、活动和行为而制定的，它包括条例、规定、办法、规则、守则等。2.计划类文书 计划类文书是机关、团体、企事业单位为完成某项工作任务或达到某一目标，对任务完成或目标达到所做的涉及和安排。如纲要、规划、计划、安排等,公文的种类,4.总结类文书 总结类文书是在实施计划或完成任务之后，对已做的工作进行回顾、检查及评估而形成的文书。如年度总结、生产总结、学习总结等。4.简报类文书 简报类文书是以简短、摘要的文字，用于沟通情况、反应问题、交流信息的工作报告或情况报告。简报名称很多，如简报、简讯、快讯、动态、信息、摘报、工作通讯、情况交流、情况反映、内部参考等。,公文的种类,5.合同类文书 合同类文书是单位与单位之间，或单位与个人之间，双方或几方对某一事项经过协商而签定的共同遵守的契约性文书。凡依法订立的合同，均受合同法保护。合同种类多样，如买卖合同、赠予合同、借款合同租赁合同、保管合同、委托合同、建筑工程合同等。6.记录类文书 记录类文书是记载会议情况、工作活动等内容而形成的文书。如会议记录、领导人讲话记录、电话记录、值班记录、来访接待记录、大事记等。,公文的种类,7.讲话类文书 讲话类文书是领导人在各种场合发言时所依据的各类文稿的总称。如会议讲话稿、开幕词、闭幕词、欢迎词、欢送词、答谢词等。除上述常用文书外，调查报告、建议在工作活动中也经常使用。此外，不同专业部门还有各自的专用文书，每一专业部门的专用文书又有不同种类。如经济文书、司法文书、科技文书、教育文书、外交文书等。,第四节 公文格式,公文与其他文字材料最明显的区别在于，公文具有统一、规范、稳定的格式。公文格式包括公文的构成要素、公文的排版形式和公文的印装要求。中华人民共和国国家标准党政机关公文格式（GB/T 97042012)一、公文的构成要素公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。,公文格式,公文的格式包括结构格式和外观形式两部分。所谓结构格式是指公文的各个组成部分；所谓公文的外观形式，是指公文的形式要求。如：发文机关标志字号必须大于正文字号，用红色印制，文头和正文中间必须用红线隔开等。公文格式包含三层意思：一是指公文的各个组成部分如：版头、正文、版记在公文中所占的位置，谁在先、谁在后是有明确规定的，不能相互颠倒、不能越位。二是指公文各个组成部分中间的相互关系也是有规定的，如公文的标题必须规范书写，并要简明扼要地反映正文的主题，不能标题说的是一回事，正文说的又是另一回事，文不对题。三是公文各个组成部分的排列也是有明确要求的，必需按照规定排列，不能各行其是，随意排列。,公文格式,版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。,公文格式,幅面尺寸 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm297 mm。版面 1.页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为37 mm1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm。2.字体和字号如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。3.行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。,公文格式,公文格式,以前的规定：,（一）文头 文头又叫眉首或版头，一般占公文首页的1/3到2/5，用红线与正文隔开。文头由以下六个部分构成：1.秘密等级和保密期限。涉及国家秘密的公文应当标明级和保密期限。公文的秘密等级分为绝密、机密和秘密。国家秘密等级期限的规定中要求“国家秘密的保管期限，除有特殊规定外，绝密级事项不超过三十年，机密级事项不超过二十年，秘密级事项不超过十年。”“保密期限在一年及以上的，以年计；保密期限在一年以内的，以月计。”标识秘密等级和秘密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。秘密等级和保密期限之间用隔开。,公文格式,现在的规定：,公文格式,（一）版头部分 置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。1.份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。,公文格式,3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。,公文格式,4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。,公文格式,5.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。,公文格式,6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。版头中的分隔线 发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。（其粗细一般不小于0.5毫米1.5磅1.75磅，1磅约等于0.35毫米）,公文格式,公文格式,公文格式,公文格式,（二）主体部分 由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等部分组成。1.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。2.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。,公文格式,3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,公文格式,5.发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。6.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。7.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。,公文格式,第一种情况加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,公文格式,第二种情况不加盖印章的公文 单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。,公文格式,第三种情况加盖签发人签名章的公文 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。,公文格式,成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。特殊情况说明 当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。,公文格式,8.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。9.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。,公文格式,公文格式,（三）版记部分 版记部分由抄送机关、印发机关和印发日期组成。版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。,公文格式,1.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。,公文格式,1.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。,公文格式,2.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。,公文格式,页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。,公文格式,公文格式,公文格式,公文格式,公文格式,公文格式,公文格式,公文格式,公文格式,公文格式,公文格式,第五节 行文规则,行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。（一）向上级机关行文，应当遵循以下规则：1.原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2.党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3.下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。4.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5.除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。6.受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。,行文规则,（二）向下级机关行文，应当遵循以下规则：1.主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2.党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。3.党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。4.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。,行文规则,同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,第六节 公文拟制,公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。一、公文起草 公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。,公文拟制,三、公文审核 公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。,公文拟制,经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。,公文拟制,三、公文签发 公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。,第六节 公文办理,公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。一、收文办理 收文办理的主要程序是：1.签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。2.登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。3.初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。4.承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。5.传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。6.催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。7.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。,公文办理,二、发文办理 发文办理的主要程序是：1.复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。2.登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。3.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。4.核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。,公文办理,涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。,法律、法规、规章的区别,一、法律是拥有立法权的国家机关依照立法程序制定和颁布的规范性文件。在我国，法律由全国人民代表大会及其常委会依照立法程序制定和颁布。全国人民代表大会制定和修改刑事、民事、国家机构的和其他的基本法律。如中华人民共和国立法法是2000年3月15日由第九届全国人民代表大会第三次会议通过的。全国人民代表大会常务委员会则制定和修改除应当由全国人民代表大会制定的法律以外的其他法律；在全国人民代表大会闭会期间，还可以对全国人民代表大会制定的法律进行部分补充和修改，但是不得同该法律的基本原则相抵触。法律由国家主席签署主席令予以公布。法律的解释权属于全国人民代表大会常务委员会。如中华人民共和国档案法（以下简称档案法）是1987年9月5日由第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过并以中华人民共和国主席令第58号公布的，其解释权在全国人民代表大会常务委员会。法律的效力高于行政法规、地方性法规和规章。,法律、法规、规章的区别,二、法规包括行政法规和地方性法规。行政法规由国务院根据宪法和法律制定，并由总理签署国务院令公布。地方性法规由省、自治区、直辖市以及较大的市的人民代表大会及其常委会根据本行政区域的具体情况和实际需要制定，由大会主席团或常务委员会发布公告予以公布。行政法规的名称一般称“条例”，也可以称“规定”、“办法”等。如行政法规制定程序条例是2001年11月16日由总理签署国务院令第321号公布。北京市实施中华人民共和国档案法办法是1997年10月16日由北京市第十届人民代表大会常务委员会第四十次会议通过的。行政法规条文本身需要进一步明确界限或者作出补充规定的，由国务院解释。如中华人民共和国档案法实施办法、机关档案工作条例和科学技术档案工作条例的解释权即属于国务院。行政法规的效力高于地方性法规和规章。地方性法规的效力高于本级和下级地方政府规章。、,法律、法规、规章的区别,规章包括国务院部门规章和地方政府规章。国务院部门规章由国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构根据法律和国务院的行政法规、决定、命令在本部门的权限范围内制定。地方政府规章由省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府根据法律、行政法规和本地区的地方性法规制定。规章由本部门首长或者省长、自治区主席、市长签署命令予以公布。规章的名称一般称“规定”、“办法”，但不得称“条例”。如机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定是国家档案局制定并于2006年12月18日以国家档案局令第8号发布的。浙江省国家档案馆管理办法是2007年1月22日经浙江省人民政府第87次常务会议审议通过，以省政府令第229号公布的。规章的解释权属于规章制定机关。省、自治区的人民政府制定的规章的效力高于本行政区域内的较大的市的人民政府制定的规章。部门规章之间、部门规章与地方政府规章之间具有同等效力，在各自的权限范围内施行。部门规章之间、部门规章与地方政府规章之间对同一事项的规定不一致时，由国务院裁决。,监察部30号令,公文的文体,一般文章的表达方式有五种，即记叙、议论、说明、描写、抒情。公文的文体主要有议论、记叙、说明三种表达方式。这种文体的特点就在于：公文在表明意图、阐明观点、分析问题、提出要求时，有时需要作适当的议论，但它与议论文不同，不是以议论为主，不对问题作过多的议论；公文对有关情况需作必要的说明，但它又与说明文不同，不必要对细节作过多过细的说明；公文在反映问题时，需要对有关情况加以叙述，但它又与记叙文不同，不必要对过程展开来叙述，或做详细的描述。,议论，就是说理、评判。一段完整的议论包括论点、论据、论证三个要素。公文的议论，是作者通