EXCEL培训教材.ppt

Excel2003 使用技巧集锦,EXCEL培训教材,作成:张群2011年4 月,目的与要求掌握Excel2003电子表格制作的基本过程和数据分析、管理的基本方法。重点与难点数据的输入、公式和函数的使用、用图表显示数据、数据的分析和管理授课内容：工作簿（工作表）的创建和编辑、工作表的格式化、公式和函数的使用、用图表显示数据、数据的分析和管理以及报表的打印,课程目录,1.Excel 2003简介,2.Excel 2003的基本操作,3.格式化工作表,4.公式和函数的使用,5.用图表显示数据,6.数据的分析和管理,7.打印,8.案例,9.附录快捷键大全,1、EXCEL的初步了解,EXCEL的名称：也称为电子表格.EXCEL的发展历史:由微软公司开发,在DOS时代就已有EXCEL,后发展为图形对象界面.EXCEL名称由比尔*盖茨命名的,意为”超越”.EXCEL的功能：制表、数据统计、图表显示,可作强大的数据计算能力.,Excel 2003简介,2、Excel2003功能与特点三大功能：电子表格中的数据处理在电子表格中允许输入多种类型的数据，可以对数据进行编辑、格式化，利用公式和函数对数据进行复杂的数学分析及报表统计。制作图表可以将表格中的数据以图形方式显示。Excel 2003提供了十几种图表类型，供用户选择使用，以便直观地分析和观察数据的变化及变化趋势。数据库管理方式Excel 2003能够以数据库管理方式管理表格数据，对表格中的数据进行排序、检索、筛选、汇总，并可以与其他数据库软件交换数据，如FoxPro等。,Excel 2003简介,3、启动 与退出Excel 2003 单击“开始”按钮，从“程序”菜单中选择“Microsoft Office”文件夹，从中选择“Microsoft Excel 2003”选项。如果在桌面上设置了 Excel 2003 快捷方式，单击其图标启动。打开资源管理器，访问“C:Program FilesMicrosoft OfficeOFFICE11”文件夹，双击 EXCEL.EXE 文件。选择任意 Excel 文件，双击后系统就会自动启动 Excel，同时自动加载该文件。选择“文件”|“退出”命令。单击 Excel 2003窗口右上角的关闭按钮。双击 Excel 2003窗口左上角的图标。按 AltF4 组合键。注：执行退出 Excel 的命令后，如果当前制作中的工作表没有存盘，则弹出一个保存文稿的提示对话框。单击“否”按钮，将忽略对工作表的修改，然后退出Excel。,Excel 2003简介,4、Excel 2003工作界面,常用工具栏,标题栏,菜单栏,活动单元格,列号,全选单元格按钮,标签滚动按钮,行号,符号栏,格式工具栏,状态栏,工作表标签,绘图工具栏,水平滚动条,垂直滚动条,工作表区,任务窗格,活动单元格名称,Excel 2003简介,Excel 2003简介,工作簿 工作簿即 Excel 中用来存储和处理数据的文件，扩展名为.xls。默认情况下，一个工作簿中有 3张工作表，并且最多可以包含 255 个工作表。工作表 工作表又称为电子表格。工作表是由单元格组成的，每一张工作表由 25665536个单元格组成的每张工作表都有一个相应的工作表标签，工作表标签上显示的就是该工作表的名称。单元格 单元格是工作表中的最基本单位，是行和列交叉处形成的白色长方格。纵向的称为列，列标用字母 A 到 IV 表示，共 256 列；横向的称为行，行号用数字1到65536表示，共65536 行。单元格位置用列标和行号来表示。,5、Excel 2003基本概念,Excel2003基本操作,新建工作簿打开工作簿保存工作簿关闭工作簿,数据的输入,Excel2003基本操作,输入字符型数据字符型数据是指首字符为字母、汉字或其他符号组成的字符串，字符数可达32000多个，在单元格中默认是左对齐。只要不被系统解释成数字、公式、日期、时间、逻辑值，则 Excel 一律将其视为文字。数字串作为字符型数据输入在输入项前面添加撇号或者是=”数字串”如 62574832、=”100872”,(2)输入数值型数据 有效的数字可以包含下列字符：0 1 2 3 4 5 6 7 8 9（）/$￥%.，E e 等允许使用科学记数法。负数可用一对圆括号代替负号。加$或￥货币符号，计算时不受影响。纯小数可省略点前的0。允许加分节符。分数输入：以零开头，空格键，再输入分数。只保留15位数字精度,数据的输入,Excel2003基本操作,Excel2003基本操作,数据的输入,(3)输入日期/时间型数据日期型数据的常用格式：年/月/日或年-月-日，可以省略年份插入当前系统日期：按Ctrl+分号。时间型数据的常用格式：小时分：秒插入当前系统时间：按Ctrl+Shift+；(分号)Excel 支持 24 小时制与 12 小时制可以用“A、a、am、P、p、pm”时间与字母之间必须加上一个空格，否则系统将识别其为文本。如未加上字母后缀，系统将使用 24 小时制显示时间。,Excel2003基本操作,数据的输入,(4)输入逻辑值型数据 可以直接输入逻辑值TRUE(真)或FALSE(假)。数据之间进行比较运算时，Excel判断之后，在单元格中自动产生的运算结果TRUE或FALSE居中显示,Excel2003基本操作,数据的输入,Excel2003基本操作,数据的输入,(5)输入批注信息选定某单元格，单击“插入”菜单的“批注”命令，在系统弹出的批注编辑框中输入批注信息，然后单击编辑框外某一点表示确定。一旦单元格中存有批注信息，其右上角会出现一个红色的三角形标记，当鼠标指针指向该单元格时就会显示这些批注信息。如果单击鼠标右键，在出现的快捷菜单中可以选择“编辑批注”、“删除批注”、“隐藏批注”或“显示批注”。,Excel2003基本操作,数据的输入,记忆式输入 起始字符与该列已有的输入项相符，Excel 可以自动填写其余的字符。接受，请按 Enter 键；不想采用，则可以继续输入；要删除，按 BackSpace 键；从输入项列表中选择，右击单元格，“选择列表”命令。如果不需要这项功能也可以关闭它。选择“工具”|“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中切换至“编辑”选项卡，清除“记忆式键入”复选框。,Excel2003基本操作,数据的输入,(2)多单元格同时输入先按住 Ctrl 键选定任意不相邻单元格，输入数据后再按下 Ctrl+Enter。(3)同时在多张工作表中输入相同的数据 使用 Shift 键或 Ctrl 键选定一组工作表。在任意一张选定的工作表中选择需要输入数据的单元格或单元格区域，输入或编辑相应的数据。然后按 Enter 键或 Tab 键。,Excel2003基本操作,数据的输入,(4)自动设置小数点或尾随零的数字 在“工具”菜单上，单击“选项”命令，在弹出的“选项”对话框中再单击“编辑”选项卡。在“编辑”选项卡中选中“自动设置小数点”复选框。例如，如果在“位数”框中输入 2，然后在单元格中键入 2834，则其值为 28.34。如果在“位数”框中输入-3，然后在单元格中键入 283，则其值为 283000。但在开启“自动设置小数点”功能之前输入的数字不受此影响。,填充序列,Excel2003基本操作,为数值型数据建立等比、等差序列首先在相邻的两个单元格中输入数字或日期或时间并选定将鼠标指针移到所选区域的右下角填充柄位置鼠标指针变成黑色十字形状沿两个单元格排列方向拖动鼠标为日期型和时间型数据建立等差序列直接使用系统提供的文本序列，还允许自定义文字序列。Excel内置了一些常用的文本序列。如星期、月份等。可以添加或删除自定义的序列，但系统中已有的序列不能删除。详见“工具”菜单的“选项”命令，,Excel2003基本操作,工作表的基本操作,1.设置工作表数,1.设置工作表数,Excel2003基本操作,工作表的基本操作,(1)单个工作表的选定用鼠标左键单击标签栏中的工作表标签。可使用工作表标签滚动按钮进行前后翻页，或翻到第一页或最后一页被选定的工作表标签背景为白色，未被选定的工作表标签背景为灰色。,2.选定工作表,Excel2003基本操作,工作表的基本操作,(2)选定多个工作表按住Shift键不放，选定连续多个工作表。先按住Ctrl键不放，再用鼠标单击工作表标签，可选定非连续的多个工作表标签。取消多个工作表的选定可以用鼠标左键单击未被选定的工作表标签选定多个工作表之后，如果在被选定的任一工作表中的单元格输入或编辑数据，将在所有被选定的工作表的相应单元格中产生相同的结果。,2.选定工作表,Excel2003基本操作,Excel2003基本操作,工作表的基本操作,3.插入工作表4.删除工作表5.移动工作表(1)工作簿内部的移动(2)工作簿之间的移动6.复制工作表7.工作表更名用鼠标双击某工作表标签8.分割工作表拖动分割框到自己满意的位置，释放鼠标执行“窗口”菜单中的“拆分窗口”命令,Excel2003基本操作,单元格的基本操作,选定单元格(1)活动单元格的选定(2)单元格区域的选定选定单元格区域选中整行整列单元格选中工作表中所有的单元格。单元格的移动和复制单元格删除和插入(1)删除单元格(2)清除单元格(3)插入单元格删除与插入行和列,-双横线.美化报表效果。,-姓名栏.姓名或列标号作数据索引，必须放前列。且报表效果美观。,-文件抬头.为使报表美观效果,可将抬头居中。,-姓名栏.姓名或列标号作数据索引，必须放前列。且报表效果美观。,-产能成绩.为使产能一目了然,可在数据统计完后进行数据排序。,表格制作示例,Excel2003基本操作,文字在单元格内居中,步骤1：选中单元格A1:C1,并单击右键，选择,弹出如右边对话框.,步骤2：选择,水平对齐选择:居中,垂直对齐选择:居中.并勾选上合并单元格。,步骤3：效果如图所示.,格式化工作表,设置单元格边框,步骤1：选中所要画边框的单元格(Cell或Range),并单击右键，选择,弹出右边对话框.,步骤2：选择,单击和,然后点确定按钮进行设置边框.,步骤3：效果如右图.PS:若要以虚线条作边框,可在第2步骤中的选项中选择所需要的线条.,格式化工作表,改变单元格字体颜色,说明:对于成绩优异或较差的分数加以颜色标注.,步骤1：选中所要标注字体颜色的单元格(Cell或Range),并单击右键，选择,弹出右边对话框.,步骤2：选择,单击选择所要标注的颜色,如:红色.然后点确定按钮进行设置单元格字体颜色.,格式化工作表,设置单元格背景颜色,步骤1：选中所要填充背景颜色的单元格(Cell或Range),单击右键,选择,弹出如下对话框.,步骤2：选择,在色卡中选择所要填充的颜色,如:蓝色.然后点确定按钮进行设置单元格背景颜色.,格式化工作表,设置单元格字体和字体大小,步骤1：选中所要设置字体和字体大小的单元格(Cell或Range),并单击右键,选择,弹出如下对话框.,步骤2：选择,单击选择”华文行楷”,单击选择”18”号字体,然后点确定按钮进行设置单元格字体和字体大小.,格式化工作表,插入空白行,步骤1：选中所要插入的单元格行列(单列或多列),并单击右键，选择即可.例如:若要在王五(第5列)和戊六(第6列)之间插入一空白行,先选中第6行.弹出如左边对话框.,格式化工作表,插入图片至单元格,步骤1：选中所要插入图片的单元格(Cell),并单击菜单栏插入，选择,继续选择,弹出右边对话框,选中所要插入图片,单击即可.,格式化工作表,设置单元格下拉框选项,说明:统计学生资料时,对性别此列设置下拉框选项.统计时直接选取性别.,步骤2：选择,单击选择”序列”,在来源文本框输入:男,女.并单击确定.,步骤1：选中要设置下拉框的一单元格(Cell,此处D3),单击菜单栏数据，选择,弹出如右图窗口.,格式化工作表,设置行高,说明:设置每行的行高.,步骤1：选中要设置行高的行,此处选择行(ROW 3:3),单击右键,选择(如图1).并弹出图2.,步骤2：在行高框中输入:57,并单击.,1,2,格式化工作表,设置列宽,说明:设置每列的列宽.,步骤1：选中要设置列宽的列,此处选择列(Column A:A),单击右键,选择(如图1).并弹出图2.,1,步骤2：在列宽框中输入:7.25,并单击.,2,格式化工作表,冻结窗格,说明:当数据量大于一页时,想浏览成绩单时,让姓名这行永远在数据最上端.,步骤1：选中所要实现冻结窗口行的下一行(即:要让姓名这一行(2:2)永远处于数据最上端,那么选中这行(2:2)的偏下一行(3:3).,步骤2：单击菜单栏窗口，选择即可.,格式化工作表,格式化工作表,自动套用格式,格式化工作表,条件格式,公式和函数的使用,公式的使用公式与运算符一个或多个运算符连接运算量而形成的式子叫公式。运算符：运算所用到的符号叫运算符，常用的运算符有算术运算符、比较运算符和字符串运算符。运算量：常量、单元格地址、单元格区域、函数等都可以作为运算量。公式中可以使用圆括号，并允许圆括号嵌套，计算顺序是先内层后外层。,公式和函数的使用,(1)算术运算符算术运算符包括：+加、-减、*乘、/除、乘幂、%百分比。其运算结果为数值型。如A1单元格中输入=48+7*3-36/2+42，确认后，在A1单元格中只显示67。,(2)字符串运算符字符串运算符也称字符串连接符，用&表示。它用于将2个及2个以上的字符型数据按顺序连接在一起组成一个字符串数据。如A1单元格输入的是“计算机”，A2单元格是“应用”，A3单元格是“基础”，若在A4单元格输入=A1&A2&A3，A4单元格中的结果就是“计算机应用基础”，其结果仍是字符型数据。,常用运算符,公式和函数的使用,(3)比较运算符比较运算符包括：=大于或等于、大于、不等于。如=2487，其结果是逻辑值，TRUE或FALSE。(4)引用运算符引用运算符也称区域运算符，用冒号表示。它实际是两个地址之间的分隔符，表示地址的引用范围。如A1：B3，它表示以A1为左上角，B3为右下角所围城的矩形的单元格区域。,常用运算符,公式和函数的使用,公式的复制,(1)相对地址相对地址是用列号和行号直接表示的地址。如A1、B6、H30等。如果把某个单元格中的公式移到另一个单元格时，在原单元格内公式中的地址在新单元格中保持不变。如果复制单元格中的公式，在复制的新单元格中，公式中的地址将作相应的变化。如C1单元格的公式是=A1+B2，如果把C1单元格公式移到C2，C2单元格公式仍是=A1+B2。若把C1单元格公式复制到C2，C2单元格中的公式会变成=A2+B3。这是由于把C1单元格公式复制到C2单元格的过程中，行号加了1，由此引起公式中的行号也自动加1。若将C1单元格公式复制到E5单元格，E5单元格中的公式就是=C5+D6，列号与行号分别在原来的基础上加了C1至E5的差值。,公式和函数的使用,公式的复制,(2)绝对地址在列号或行号前加$符号的地址称绝对地址它的最大特点是在操作过程中公式中的地址始终保持不变(3)混合引用：如$A3，$A3:B$3。(4)跨工作表的地址表示被引用的工作表名和一个惊叹号，工作表的单元格地址。如当前工作表A3单元格输入公式=A1+Sheet2!A2,公式和函数的使用,输入公式,公式可直接在单元格中或在编辑栏中输入在公式中如需使用函数，可单击编辑栏左端框旁的向下箭头，从弹出的常用函数列表中选定所需要的函数。如果常用函数列表中没有所需要的函数，可单击“其他函数”项，屏幕弹出“插入函数”对话框，再从中选择所需要的函数。输入数组公式与输入单值公式方法基本相同。首先单击待输入公式的单元格，如要求给出多个结果需单击待输入公式的单元格区域；然后输入公式，系统将自动为公式加上大括号；最后按 Ctrl+Shift+Enter 组合键结束操作，计算结果即显示在选定的单元格内。,公式和函数的使用,公式插入时的出错提示,错误值的涵义#！输入或计算结果的数值太长，单元格容纳不下。#VALUE！使用了错误的参数，或运算对象的类型不对。#DIV/0！公式中除数为 0，或引用了空单元格，或引用了包含 0 值的单元格。#NAME?公式中使用了不能识别的单元格名称。#N/A 公式或函数中没有可用的数值。#REF！单元格引用无效。#NUM！公式或函数中某一数字有问题。#NULL！对两个不相交的单元格区域引用使用了交叉引用运算符（空格）。,公式和函数的使用,公式插入时的出错提示,常见的错误 圆括号（）未成对出现，二者缺一。引用单元格区域使用了不正确的运算符，应使用冒号（：）。缺少必选的参数，或输入了多余的参数。在函数中使用嵌套函数不符合要求。引用工作簿或工作表的名称中含有非字母字符，但未加单引号。外部引用缺少工作簿名称和路径。公式中输入数字不应加格式，如$1,000，应输入 1000，不应带货币符号和千分位点。,公式和函数的使用,函数的使用,Excel 函数即是预先定义，执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式数据库函数：用于对存储在列表或数据库中的数据进行分析。日期与时间函数：在公式中分析和处理日期值和时间值。工程函数：对数值进行各种工程上的运算和分析。财务函数：对数值进行各种财物的运算。信息函数：用于确定保存在单元格的输入类型。逻辑函数：用于进行真假值判断或者进行复核检查。查找和引用函数：对指定的单元格、单元格区域返回各项信息或运算结果。数学和三角函数：处理各种数学运算。统计函数：对数值进行统计和分析。文本和数据函数：对文字串和数字进行各种运算和操作。外部函数：使用加载项提供自定义命令或自定义功能的补充程序,公式和函数的使用,函数参数,常量 逻辑值数组 错误值单元格引用嵌套函数名称和标志,公式和函数的使用,函数的输入,（1）手工输入函数（2）使用“插入函数”输入（3）在公式中输入函数式“=B2-B5/(SUM(C4:D6)*24)+86”1）在编辑栏中键入“=B2-B5/(”。2）单击编辑栏中“插入函数”按钮，在弹出的对话框中选择函数SUM，然后在number1框中输入C4:D6或在工作表中选取该区域，最后单击“确定”按钮。这是我们会发现编辑栏中的公式已变成“=B2-B5/(SUM(C4:D6)”。3）在该公式后键入“*24)+86”,最后按下回车键即可。,公式和函数的使用,常用函数,求和函数SUM（）平均值函数AVERAGE（）最大值函数MAX（）、最小值函数MIN（）条件函数IF（）例如：IF（A1A3，10%，20%）如果A1A3，得到的是10%，如果A1A3得到的是20%。逻辑与函数AND（）逻辑或函数OR（）计数值函数COUNT（）在Excel中有300多个函数，这些函数的使用大家可以参阅Excel的帮助信息。利用帮助信息了解函数的详细用法。,函数-求和(Sum),步骤1：选中所要显示求和结果的一单元格(Cell),点击公式栏，输入函数公式:=SUM(B3:C3),并按回车键或单击公式栏左边绿色”号键,即可求和.如图:,说明:统计各同学两门功课的总成绩,用SUM函数进行求和,并显示结果.,输入函数公式如图:,公式和函数的使用,函数-平均值(AVERAGE),说明:统计各同学的两门功课的各单课、总成绩的平均值,并显示结果.,步骤1：选中所要显示求平均值结果的一单元格(Cell),点击公式栏，输入函数公式:=Average(B3:B10),并按回车键或单击公式栏左边绿色”号键,即可求值.如图:,输入函数公式如图:,公式和函数的使用,函数-逻辑计算真假值(IF),说明:判断各同学的两门功课的各单课的成绩是否及格,并显示结果.,步骤1：选中所要显示判断结果的一单元格(Cell,此处E3),点击公式栏，输入函数公式:=IF(AND(B3=60,C3=60),及格,不及格),并按回车键或单击公式栏左边绿色”号键,即可求和.如图:,输入函数公式如图:说明:因要同时判断两课成绩是否及格,所以要加入”AND”逻辑函数作关联.,公式和函数的使用,函数-统计个数(Count),说明:统计该班同学参加考试人数,并显示结果.,步骤1：选中要显示统计结果的一单元格(Cell,此处B11),点击公式栏，输入函数公式:=COUNT(B3:B10),并按回车键或单击公式栏左边绿色”号键,即可统计.如图:,输入函数公式如图:,公式和函数的使用,函数-查最大值(MAX),说明:查询该班考试各课目的最高分数,并显示结果.,步骤1：选中所要显示查最大值结果的一单元格(Cell),点击公式栏，输入函数公式:=MAX(B3:B9),并按回车键或单击公式栏左边绿色”号键,即可查询.如图:,输入函数公式如图:,公式和函数的使用,函数-查最小值(MIN),步骤1：选中所要显示查最大值结果的一单元格(Cell),点击公式栏，输入函数公式:=MIN(B3:B9),并按回车键或单击公式栏左边绿色”号键,即可查询.如图:,输入函数公式如图:,说明:查询该班考试各课目的最低分数,并显示结果.,公式和函数的使用,函数-统计名数(Sumproduct),说明:统计该班同学考试及格人数,并显示结果.,步骤1：选中要显示统计结果的一单元格(Cell,此处B10),点击公式栏，输入函数公式:=SUMPRODUCT(B3:B9=60)*(C3:C9=60),即可统计.如图:,输入函数公式如图:说明:B3:B9为语文,C3:C9为数学.语文:True1/T2/T3/T4/F5/T6/F7数学:True1/T2/T3/T4/T5/F6/F7*,为AND意思,F,为False.T,True.两组数据进行对比,只有4组数据相同且均为True.,说明:统计该班同学考试及格人数,并显示结果.,公式和函数的使用,用图表显示数据,图表的相关术语数据标志：图表中的条形、面积、圆点、扇面或其他符号，代表源于数据表单元格的单个数据点或值。图表中的相关数据标志构成了数据系列。数据系列：在图表中绘制的相关数据点，这些数据源自数据表的行或列。图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案并且在图表的图例中表示。可以在图表中绘制一个或多个数据系列。饼图只有一个数据系列。主要网格线：可添加到图表中以易于查看和计算数据的线条。网格线是坐标轴上刻度线的延伸，并穿过绘图区。它标出了轴上的主要间距。用户可在图表上显示次要网格线，用以标出主要间距之间的间隔。分类名称：Excel将工作表数据中的行或列标题作为分类轴的名称使用。图表数据系列名称：Excel将工作表数据中的行或列标题作为系列名称使用。系列名称会出现在图表的图例中。图例：是一个方框，用于标识为图表中的数据系列或分类指定的图案或颜色。图表提示：当您将指针停留在某个图表项上时，会出现包含图表项名称的图表提示。,图表的基本概念,用图表显示数据,柱形图条形图折线图饼图XY 散点图面积图圆环图,雷达图曲面图气泡图股价图圆锥图、圆柱图和棱锥图,图表类型,用图表显示数据,图表工具栏,用图表显示数据,图表的创建,1.准备工作2.建立图表第一步骤：选择图表类型第二步骤：选择图表源数据第三步骤：图表选项第四步骤：图表位置,数据管理与统计目录,数据的分析和管理,数据表即数据清单，它是包含相关数据的一系列工作表数据行，与通常使用的由若干行和列组成的二维表格相似，表中的第一行的各列的标题称为“字段名”，字段名以下的该列数据称为该字段的“字段值”，由各字段值组成的每一行数据称为一条“记录”。,避免在一个工作表中建立多个数据清单，如果实在不能避免，则数据清单与其他数据之间应用空行和空列隔开；在数据清单的第一行建立各列的标题，即字段名，并且它们的字体、对其方式等最好与字段值相区别；同一列数据（即字段值）的类型必须一致；数据清单内部不允许出现空行或空列。,1数据清单的建立,数据表即数据清单，它是包含相关数据的一系列工作表数据行，与通常使用的由若干行和列组成的二维表格相似，表中的第一行的各列的标题称为“字段名”，字段名以下的该列数据称为该字段的“字段值”，由各字段值组成的每一行数据称为一条“记录”。,数据表即数据清单，它是包含相关数据的一系列工作表数据行，与通常使用的由若干行和列组成的二维表格相似，表中的第一行的各列的标题称为“字段名”，字段名以下的该列数据称为该字段的“字段值”，由各字段值组成的每一行数据称为一条“记录”。,数据的分析和管理,2记录的添加、修改、删除与查找,单击数据清单中的任意单元格；然后执行【数据】菜单【记录单】命令。,单击【记录单】对话框中的【新建】按钮。或将滚动条移到底端直接输入个字段值。,直接单击【记录单】对话框中的删除按钮。,利用【记录单】对话框【条件】按钮。,添 加 新 记 录：,修 改 记 录：,删 除 记 录：,查 找 记 录：,可以在【记录单】对话框中的文本框中直接修改。,打开“记录单”对话框：,数据的分析和管理,A.排列顺序 B.按一列排序 C.按多列排序,3记录的排序,数据的分析和管理,A.排列顺序,Excel提供升序和降序两种方式排序,文本：按照09、空格、标点符号、az、AZ的顺序排列。,空格：空格始终排在最后,数字：从小到大进行排序。,逻辑值：假（FALSE）排在真（TRUE）之前。,错误值：所有错误值的优先级相同。,B.按一列排序,数据的分析和管理,4记录的筛选,A.自动筛选 B.高级筛选,数据的分析和管理,C.按多列排序,A.自动筛选,B.高级筛选,执行【数据】菜单【筛选】子菜单命令。,首先建立一个条件区域；,在【高级筛选】对话框中确定【数据区域】和【条件区域】以及结果所在的区域。,执行【数据】菜单【筛选】子菜单命令。,首先建立一个条件区域；,步骤：,执行【数据】菜单【筛选】子菜单【自动筛选】命令。,先单击数据清单中的任一单元格；,数据的分析和管理,5分类汇总,分类汇总是指先对数据进行分类，然后再给同类的数据进行统计计算。,分类汇总之前必须先对要分类的字段排序,单击清单中任一单元格；,确定【分类字段】,删除分类汇总 步骤：,执行【数据】菜单【分类汇总】命令；,确定【汇总方式】,确定是否勾选【汇总结果显示在数据下方】复选框,打开【分类汇总】对话框,然后单击【全部删除】按钮。,创建分类汇总 步骤：,数据的分析和管理,6数据透视表,数据的分析和管理,A.建立数据透视表,1.选择数据清单中的任一单元格；,3.指定数据源和创建的报表类型；,4.单击【下一步】按钮，打开【数据透视表和数据透视图 向导-3步骤之2】对话框，确定数据源区域；,5.单击【下一步】按钮，打开【数据透视表和数据透视图 向导-3步骤之3】对话框，确定数据透视表的显示位置；,2.执行【数据】菜单【数据透视表和图表报告】命令；,步骤：,6.可单击【版式】按钮确定版式，或者单击【完成】按钮，然后再确定版式。,数据的分析和管理,B.添加或删除数据透视表字段,首先单击数据透视表任一单元格；,将要添加的字段名称直接拖放到数据透视表的相应区域,可以在数据透视表中单击其字段名，直接将其拖出数据透视表之外。,然后单击【数据透视表】工具栏中的“显示域”按钮,添加数据透视表字段 步骤：,删除数据透视表字段 步骤：,数据的分析和管理,C.更新数据透视表布局,创建好的数据透视表，可能会发现版式的布局不太理想，或是想换一个角度观察数据，可以随时更改数据版式。,回到建立过程的步骤3，单击【版式】按钮即可进入【数据透视表和数据透视图向导版式】对话框中进行修改即可。,单击工具栏中的【数据透视表向导】按钮；,直接在数据透视表中拖动字段名到合适位置。,方法一：,方法二：,数据的分析和管理,D.更新数据透视表中的数据,如果在数据清单中更改了数据，数据透视表中的数据不会自动更新，需要人工更新。,执行【数据】菜单【刷新数据】命令。,单击【数据透视表】工具栏中的“刷新数据”按钮。,方法一：,方法二：,数据的分析和管理,E.删除数据透视表,然后选择【编辑】主菜单的【清除】子菜单中的【全部】命令。,选定整个“数据透视表”：,鼠标单击【数据透视表】工具栏【数据透视表】菜单，执行【选定】【整张表格】命令。,步骤：,数据的分析和管理,页面设置与打印目录,打印 工作表,1页面设置,A.设置打印区域与参数 B.设置打印格式 C.设置页边距 D.设置页眉/页脚,打印 工作表,A.设置打印区域与参数,执行【文件】菜单【页面设置】命令【工作表】标签,设置打印区域方法一：,打印 工作表,【打印标题】用来设置每页都打印的表头。,“先列后行”规定垂直方向先分页打印完，再考虑水平方向分页，设为默认的打印顺序。“先行后列”则是水平方向先分页打印。,【打印顺序】用来设置打印多页时的顺序。,【打印】用来设置打印时是否打印网格线、行号列标，是不是单色打印,首先在工作表中选定想要打印的单元格区域；然后执行【文件】菜单【打印区域】子菜单【设置打印区域】命令。,设置打印区域方法二：,打印 工作表,B.设置打印格式,单击【页面设置】对话框的【页面】选项卡进行设置,打印 工作表,C.设置页边距,单击【页面设置】对话框的【页边距】选项卡,打印 工作表,D.设置页眉/页脚,单击【页面设置】对话框的【页眉/页脚】选项卡,打印 工作表,打印预览,单击【常用】工具栏的“打印预览”按钮,执行【文件】菜单【打印预览】命令,2种预览打印效果途径：,3打印,执行【文件】菜单【打印】命令,单击【打印预览】窗口的【打印】按钮,2种打印途径：,执行【文件】菜单【打印】命令,单击【打印预览】窗口的【打印】按钮,打印 工作表,应用案例,制作产能达成报表 步骤一：编辑电子表格步骤二：输入函数及公式进行计算步骤三：使用分类排序和公式进行排名次步骤四：设置单元格的格式 步骤五：建立图表步骤六：预览和调整报表外观,试题,附录1excel快捷键,以下列表包含了 Ctrl 组合快捷键、功能键和某些其他常用快捷键，以及它们的功能说明。有关所有可用快捷键及它们的具体用途的更多参考信息，请参阅键盘快捷方式。注释 如果经常使用的操作没有快捷键，可以通过录制宏来创建快捷键。,Ctrl 组合快捷键,按键 说明 Ctrl+(取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。Ctrl+)取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。Ctrl+&将外框应用于选定单元格。Ctrl+_ 从选定单元格删除外框。Ctrl+应用“常规”数字格式。Ctrl+$应用带有两位小数的“货币”格式（负数放在括号中）。Ctrl+%应用不带小数位的“百分比”格式。Ctrl+应用带有两位小数的“指数”格式。Ctrl+#应用带有日、月和年的“日期”格式。Ctrl+应用带有小时和分钟以及 AM 或 PM 的“时间”格式。Ctrl+!应用带有两位小数、千位分隔符和减号(-)（用于负值）的“数值”格式.Ctrl+-显示用于删除选定单元格的“删除”对话框。Ctrl+*选择环绕活动单元格的当前区域（由空白行和空白列围起的数据区域）。在数据透视表中，它将选择整个数据透视表,Ctrl+:输入当前时间。Ctrl+;输入当前日期。Ctrl+在工作表中切换显示单元格值和公式。Ctrl+将公式从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中。Ctrl+“将值从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中。Ctrl+显示用于插入空白单元格的“插入”对话框。Ctrl+1 显示“单元格格式”对话框。Ctrl+2 应用或取消加粗格式设置。Ctrl+3 应用或取消倾斜格式设置。Ctrl+4 应用或取消下划线。Ctrl+5 应用或取消删除线。Ctrl+6 在隐藏对象、显示对象和显示对象占位符之间切换。Ctrl+7 显示或隐藏“常用”工具栏。Ctrl+8 显示或隐藏大纲符号。Ctrl+9 隐藏选定的行。Ctrl+0 隐藏选定的列。Ctrl+A 选择整个工作表。如果工作表包含数据，则按 Ctrl+A 将选择当前区域。再次按 Ctrl+A 将选择整个工作表。当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，则会显示“函数参数”对话框。当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，按 Ctrl+Shift+A 将会插入参数名称和括号。,Ctrl+B 应用或取消加粗格式设置。Ctrl+C 复制选定的单元格。如果连续按两次 Ctrl+C，则会显示 Microsoft Office 剪贴板。Ctrl+D 使用“向下填充”命令将选定范围内最顶层单元格的内容和格式复制到下面的单元格中。Ctrl+F 显示“查找”对话框。按 Shift+F5 也会显示此对话框，而按 Shift+F4 则会重复上一次“查找”操作。Ctrl+G 显示“定位”对话框。按 F5 也会显示此对话框。Ctrl+H 显示“查找和替换”对话框。Ctrl+I 应用或取消倾斜格式设置。Ctrl+K 为新的超链接显示“插入超链接”对话框，或为选定的现有超链接显示“编辑超链接”对话框。Ctrl+L 显示“创建列表”对话框。Ctrl+N 创建一个新的空白文件。Ctrl+O 显示“打开”对话框以打开或查找文件。按 Ctrl+Shift+O 可选择所有包含批注的单元格。Ctrl+P 显示“打印”对话框。Ctrl+R 使用“向右填充”命令将选定范围最左边单元格的内容和格式复制到右边的单元格中。Ctrl+S 使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。Ctrl+U 应用或取消下划线。Ctrl+V 在插入点处插入剪贴板的内容，并替换任何选定内容。只有在剪切或复制了对象、文本或单元格内容后，才能使用此快捷键。Ctrl+W 关闭选定的工作簿窗口。Ctrl+X 剪切选定的单元格。Ctrl+Y 重复上一个命令或操作（如有可能）。Ctrl+Z 使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除最后键入的条目。显示了自动更正智能标记时，按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消”或“重复”命令撤消或恢复上一次自动更正操作。,按键 说明 F1 显示“帮助”任务窗格。按 Ctrl+F1 可关闭并重新打开当前任务窗格。按 Alt+F1 可创建当前范围中数据的图表。按 Alt+Shift+F1 可插入新的工作表。F2 编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。如果禁止在单元格中进行编辑，它也会将插入点移到编辑栏中。按 Shift+F2 可编辑单元格批注。F3 将定义的名称粘贴到公式中。按 Shift+F3 将显示“插入函数”对话框。F4 重复上一个命令或操作（如有可能）。按 Ctrl+F4 可关闭选定的工作簿窗口。F5 显示“定位”对话框。按 Ctrl+F5 可恢复选定工作簿窗口的窗口大小。F6 切换到已拆分（“窗口”菜单，“拆分”命令）的工作表中的下一个窗格。按 Shift+F6 可切换到已拆分的工作表中的上一个窗格。如果打开了多个工作簿窗口，则按 Ctrl+F6 可切换到下一个工作簿窗口。F7 显示“拼写检查”对话框，以检查活动工作表或选定范围中的拼写。如果工作簿窗口未最大化，则按 Ctrl+F7 可对该窗口执行“移动”命令。使用箭头键移动窗口，并在完成时按 Esc。F8 打开或关闭扩展模式。在扩展模式中，“EXT”将出现在状态行中，并且按箭头键可扩展选定范围。通过按 Shift+F8，您可以使用箭头键将非邻近单元格或范围添加到单元格的选定范围。当工作簿未最大化时，按 Ctrl+F8 可执行“大小”命令（在工作簿窗口的“控制”菜单上。按 Alt+F8 可显示用于运行、编辑或删除宏的“宏”对话框。,功能键,F9 计算所有打开的工作簿中的所有工作表。如果先按 F9 再按 Enter（对于数组公式则按 Ctrl+Shift+Enter），则会计算选定的公式部分，并将选定部分替换为计算出的值。按 Shift+F9 可计算活动工作表。按 Ctrl+Alt+F9 可计算所有打开的工作簿中的所有工作表，不管它们自上次计算以来是否已更改。如果按 Ctrl+Alt+Shift+F9，则会重新检查相关公式，然后计算所有打开的工作簿中的所有单元格，其中包括未标记为需要计算的单元格。按 Ctrl+F9 可将工作簿窗口最小化为图标。F10 选择菜单栏或同时关闭打开的菜单和子菜单。按 Shift+F10 可显示选定项目的快捷菜单。按 Alt+Shift+F10 可显示智能标记的菜单或消息。如果存在多个智能标记，按该组合键可切换到