时间管理小强升职记.ppt.ppt

,时间管理,小强升职记,王运河,1、在职业生涯中，我们每一步都是被迫完成角色的转变；2、我们没有构建自己的职业规划与人生目标；3、我们不具备平衡工作和生活的能力；4、我们没有养成良好的工作习惯。,我们为什么会盲目,核心目标,成功的关键在于构建自己的核心目标,大海中游泳无方向不知道结果不清楚过程,为什么我会有压力？,了解自己的时间提高工作效率,7,我真的很忙吗,假装很忙没有集中自己的精力去做成某一件事，半途而废没有时间观念不关注结果重点不突出不具备时间管理技能,8,我浪费了多少时间,A、集中精力工作：心无杂念；进入忘我状态；效率很高。B、无意义浪费时间：打开浏览器漫无目的地乱逛；打游戏；办公室侃大山；无法集中精力；烦躁不安。C、真正的休息：打个小盹；到楼下散步。,9,我浪费了多少时间,1、连续5个工作日，每隔一个小时记录下自己究竟处于A、B、C哪种状态。从早上8点到晚上21点结束。2、周六上午统计一下在70个小时中“三种状态”所占的时间比例。,注：集中精力工作 无意义浪费时间 真正的休息,时间统计表,11,我浪费了多少时间,集中精力工作_小时 无意义浪费时间_小时 真正的休息_小时,数一数：,12,巨大的时间黑洞,13,巨大的时间黑洞,超市时间黑洞电视时间黑洞网络时间黑洞交际时间黑洞学习时间黑洞,做事不主动，目的性不强，没有计划，没有时间性限制,14,记录一天的工作情况,15,避开时间黑洞,衡量一件事情是不是有意义，主要是看我们投入时间之后是否有预期的产出。,总结一天工作情况找到高效时段,16,避开时间黑洞小策略,1、关掉QQ聊天工具。（最彻底关闭而不是隐身）。2、关掉Outlook等的“邮件到达提醒”功能。3、保持办公环境的干净整洁，并且保证所需要的办公用品触手可及。杂乱的办公桌会严重地分散注意力。4、给水杯里倒满水。这样就不会因为去倒水而打断注意力，饮水有助于健康。,17,5、准备一张当天的任务清单，你一整天的安排全在上面，完成一项就划掉一项，这会让你有责任感和成就感。6、选一张舒适的椅子，它可以缓解腰部和颈部的压力。没有健康的状态就没有良好的注意力。7、尽量的隔离自己，告诉你周围工作间的同事，最好不要在这1-2个小时内打扰你。,避开时间黑洞小策略,18,8、做事情要分清轻重缓急，先解决最重要、最迫切的事情，这样会让人变得轻松。9、当你觉得无法集中精力的时候，先休息一会儿，一般成年人保持精力高度精中的时间20分钟左右。10、设置任务的最后期限，一个适当的最后期限能很明显提高你的效率，挖掘你的潜力。,避开时间黑洞小策略,19,记录时间的日志的好处,每小时提醒你珍惜自己的时间充分地掌握自己的时间，避免轻易原谅自己分析自己时间的投入与产出找到你的最高效时间段,20,四步工作法,第一步：将所有的工作放入工作篮，不论是谁在什么时候交待给我的任务，统统放入工作篮。第二步：将可以置之不理的任务清除掉；将必须在某天处理或者必须转交给别人处理的任务拿出来；将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。,21,第三步：将需要在特定日期处理的事情写进日程表，将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒，将需要现在处理的事情摆在办公桌上。第四步：在自己最高效的时段做最重要的事情，其他的事情也做合理安排。,四步工作法,填写一周的时间日志,填写一周的时间日志,24,提高工作效率的小窍门,1、找出重要的事情在高效时段内完成。每天早晨别一上班就急着投入工作，先看看今天工作的重点是什么，哪些事情是重要并且紧迫的。将这些事情安排在你的高效时段内完成。2、回顾你要发布或者呈送给上司的资料。我们不可以第一次就把事情做到尽善尽美，自己编写的分析材料就是自己的名片，在这上面不要吝啬时间，或许它们能让别人对你刮目相看。,25,3、看新闻用 RSS，广告很少，没有铺天盖地的超链接，能够让你的注意力始终保持在你关心的内容上。不是在冲浪而是要航行。4、减少检查邮件的次数。每天两次足够了，我们往往在上网聊天或者无所事事的时候就会“习惯性”地检查邮件，因此应该找些事做来分散自己的注意力。5、能休息的时候尽量休息。休息时间设置一个闹铃，半个小时，脑子什么也不想，好好放松一下，有利于精力的恢复。,提高工作效率的小窍门,最高效的时段做最重要的事,27,什么是最重要的事,价值观 指一个人对周围的客观事物（包括人、事、物）的意义、重要性的总评价和总看法。它们值得我花费多少时间？我用什么为标准来评判事情对我是否重要？哪一个事情更为重要？,28,价值观没有对错,1、拿着地图走路，喜欢在一件事情之前做好详细的计划，然后按照计划去办事。2、看着路牌走路，喜欢走一步看一步，每到一个十字路口，都要选择一次方向，最终走到哪里，自己都不知道。3、顺着方向走路，只选择一个大方向，然后就朝着这个方向努力，一路披荆斩棘，靠一个信念坚定地走下去。,29,找到自己的职业价值观,例 1、管理：工作的目的和价值在于获得对他人或某事物的管理支配权，能指挥和调遣一定范围内的人或事物。2、成就感：工作的目的和价值在于不断创新、不断取得成就、不断得到领导和同事的赞扬，或不断实现自己想要做的事。3、社会交际：工作的目的和价值在于能和各种人交往，建立比较广泛的社会联系和关系，甚至能和知名人物结识。,价值观,价值观,价值观,33,四象限法则,重要性,紧迫程度,34,四象限法则关键点,如何评估一件事情的重要程度和紧迫程度,重要程度：职业价值观紧迫程度：任务的时间底线,35,四象限法则,重要性,紧迫程度,36,例：一周的事务清单,1、临时参加技术研讨会2、帮助同解决写程序时遇到的难题3、领导安排写一个项目说明文档4、对产品进行全面的测试5、看电视连续剧6、打若干用于沟通的电话,37,7、编写产品销售策略8、通过网络看NBA转播9、安抚愤怒的客户10、归档自己的所有重要文件11、和领导一起去参加产品推介会12、给办公室领A4打印纸13、解决产品出现的严重问题,例：一周的事务清单,改造后的一周的事务清单,改造后的一周的事务清单,40,把工作放入四象限,第一象限：没什么好说的，立即去做。第二象限：有计划去做。第三象限：交别人去做。第四象限：尽量别做。,41,应用“猴子法则”走出第三象限,42,猴子法则练习题,老板问：关于水利系统软件的那个项目，想和你谈一谈。你回答：_部属问：我们怎么解决项目预算超支的问题？你回答：_同事问：我什么时候能拿到这个软件的操作说明书？你回答：_老婆问：明天下午你能否和我一起逛街？你回答：_,43,修炼第二象限工作法,根据自己的职业价值观评估某件事务的重要程度。根据事务的截止日期判断事务的紧迫程度。应将自己所有的日常事务放到四象限中分析。对四个象限内的事务有不同的处理方法和原则。应该将主要精力集中在解决第二象限内的事务。制定的工作计划和工作目标都是相对于第二象限。,44,思维导图分解目标和任务,45,进行目标描述和任务分解的好处,迫使我们将精力花在第二象限，这在任务一开始非常重要。有利于将一项目做细，有计划地做，时刻知道下一步该做什么。明确任务完成的标准，当达到标准的时候你就可以放下心里的石头，减轻压力。有了时间的约束，你可以明确地知道该任务是否拖延，原因是什么，如何避免。,拖延犹豫不决目标不明确,47,四象限工作跟踪表（一个月强化训练）,48,时间投资,单位时间价值月薪水月总有效工作时间月总有效工作时间月工作天数（8小时休息时间休闲时间聊天时间）做一件事之前先问一下自己：值不值？,不被打扰时间：高效工作/个人成长时间,49,脑袋里只装一件事,1、专注2、成就感3、摆脱压力4、更好的结果,50,项目与下一步行动,1、动词开头2、内容清晰3、描述结果4、设定开始时间、周期、最后期限,51,提高执行力,1、设定目标或者设定奖励。2、如果不能全部完成就设定部分完成目标，建立信心更重要。3、找出最大的石头，搬走它。从下一步行动中找出最困难的一件事，尽最大努力去完成。,当执行这个流程的进程中有其他临时突发事件发生时：1、少于2分钟可以处理的，就立即处理。2、处理时间大于2分钟，并且不是重要且紧急的事情，暂且列入清单，稍后处理。3、处理时间大于2分钟，并且是重要且紧急的事，保存当前的工作为行动清单，立即去处理。,衣柜整理法,衣柜整理法,衣柜整理法,54,时间管理：衣柜整理法,收集：收集一切引起我们注意的事情；处理：加工处理后，确定它们的实质及解决办法；组织：组织整理，得出结论；回顾：把它们列为我们行动的选择方案；行动：行动产生结果。,55,收集工具,56,使用原则,1、收集工具越少越好2、保证5秒钟内拿出工具3、定期清空这些工具,57,处理收集篮的原则,一次只处理一件事情，处理完一件再处理下一件。永远不要再放回收集篮（被迫中断的事除外）。当第一次从收集篮中取出事情时，立刻判定它的性质及处理方法，争取一次就把它处理到最好。,可以执行不能执行,58,可以执行,1、2分钟之内能搞定的事立即去做；2、需要多个步骤搞定的项目分解之后执行；3、指派给别人完成的事指派并追踪；4、特定时间做的事明确完成时间；5、待办事项有空时再做。,59,“3+1”清单系统,焦虑是由于缺乏控制力，以及组织管理、准备和行动不足所造成的,61,回顾：做到心中有数,1、让灵感应运而生。2、站在3万米的高度去看待问题。3、孵化和修剪你的任务及目标。,62,回顾,1、每天工作第一眼。2、每周定期回顾。回顾你的“将来某时/也许清单”。回顾你的“项目清单”。回顾你的“待办事项清单。”重新审视自己的目标。,原则（五万米）,愿景（四万米）,目标（三万米）,责任范围（二万米）,任务（一万米）,下一步行动（跑道）,行动：选择最佳方案,材料,工作篮,是什么,需要行动,下一步行动是什么,工作任务计划安排,项目清单,立即去做,委派他人,延迟处理,待办事项越早越好,日程安排特定时间去做,等待委派别人去做,删除垃圾,备忘录将来某时/也许,参考资料以备查找,是,两分钟搞定,多步骤,否,任务处理程序,65,制定目标：让工作忙碌而不盲目,给人以明确的方向感，使人充分了解自己每个行为的目的。清晰地评估自己的行为，进而正面检讨自己的行为。让人从忙乱中转移自己的工作重点上。让人更关注结果，产生持久的动力。能激发出人的潜能。,66,达不成目标的原因,设定了不可达成的目标。没有将目标分解为计划。放任偶尔的失败。没有写下来。没有及时修正目标。没有坚持行动。,67,实现目标第一步,正确描述目标S.M.A.R.T SSpecific 具体的 MMeasurable 可测量的 AAttainable 可实现的 RRealistic 可实行的 TTime-based 时间线,68,Smart示例,69,正确描述目标,1、我的目标是在70岁以前成为世界首富，为达到目标我每年至少赚10亿美元，当福布斯杂志公布的时候，目标就实现了。（前提巴菲特资产不涨）2、我的目标是在2年之内成为项目主管，为达到目标我必须学习管理知识、提升技术水平并且改善与每个人的关系，当接到任命书的时候，目标就实现了。,70,学习目标分解,实现目标的关键是将目标转变成计划。例：把大象装进冰箱,71,把大象装进冰箱,1、测量大象体积；2、联系厂家制造一个足够大的冰箱；3、筹备足够的资金；4、找出方法让大象走入冰箱。,树根,树干,树枝,树杈,73,树根,树根1、写出你的目标树根2、为什么要达成此目标？树根3、我为什么可以达成此目标？树根4、哪些个人、团体、组织对我达成这个目标有 帮助？树根5、这个目标要在多长时间内完成？,74,树根1、写出你的目标,让目标形象化,达到目标的关键性因素：要增加对潜意识的刺激,记号笔写下来，配以图片，放到醒目的位置,75,树根2、为什么要达成此目标？,76,为什么要达成此目标？,最重要的理由写在最前面，遇到挫折想要放弃时：,理由还存在吗？,否,放弃,是,调整方法,修正目标,77,树根3、我为什么可以达成此目标？,78,树根4、哪些个人、团体、组织 对我达成这个目标有帮助？,79,树根5、这个目标要在多长时间内完成？,80,树干：写下实现目标的计划步骤,81,注意：,随时都应该做的事情随时注意做固定时间内完成的固定时间内做战略和规划性质的计划步骤细化到月计划中,82,树枝：在月目标计划表里写下打算如何完成计划步骤,83,树杈：将月目标计划中的内容细化到每一周,84,树枝：在月目标计划表里写下打算如何完成计划步骤,85,目标转化为计划的步骤,1、将“树根”写在一张质量比较好的卡片上，或者写在记事本的第一页。（保留到达成）2、将“树干”写在“树根”靠下的位置，完成一个步骤在后面“是否完成”内打“”。3、将“树枝”写在一张A4纸上，放在抽屉里，这张纸会比较频繁地被使用，最好在完成“树干”后的一周内，做好“树枝”计划。,86,目标转化为计划的步骤,4、在每个月的最后一天，对照下个月的计划，将“树杈”的内容写在一张纸片上，固定到你目光所及的位置。5、“树杈”的计划完成之后，打；“树杈”都完成之后，在“树枝”上打；“树枝”上所有内容完成之后，在“树干”上打。6、任何一个“树杈”上的计划没有完成，都应该重新审视整个计划。,87,如何完成目标,1、找到最大的石头。2、写下来。（1）“写到”才能“做到”。（2）大脑提供灵感，笔、纸细化行动。（3）白纸黑字才是“契约”。,88,3、拒绝第一次失败。（1）连锁反应。（2）麻木。4、正确面对失败。（1）重视失败，分析原因。（2）以变化应对变化。,如何完成目标,落地行动,自己认为最重要的开始,所有可能性,SMART,时间点/执行人/监督检视,让目标形成一种合力,规划自己的人生,93,思考问题的方式,1、在纸张的抬头写下这次思考的主题2、对这个问题进行提问，并且左对齐编号写在纸上。3、寻找这些问题的答案，将答案写在问题的后面。4、遇到新的问题时，将问题补充在后面，依次类推。,95,用六个高度规划人生,1、什么是“六个高度”？2、为什么要按照“六个高度”去设定目标？3、怎样按照“六个高度”设定一个系统的目标？,97,为什么要按照“六个高度”去设定目标？,要设定更加有层次、系统的目标使所有的目标可以形成一种合力，形成一条铁链保持完成每一个目标的兴奋度,98,怎样按照“六个高度”设定系统目标,自上而下地设定目标每个目标都从属于某个愿景某个愿景从属于某个原则目标层是设定目标和制定计划的分水岭,99,设定目标与制定计划的区别,做什么（What）如何去做（How）,