超市门店商品收货流程培训.ppt
2023/1/31,1,门店商品收货流程,2023/1/31,2,第一部分：收货流程说明,2023/1/31,3,1.目的本流程用于规范门店收货部的商品收货操作，提高收货工作效率，降低收货差错。2.适用范围本流程适用于门店收货部的日常商品（不包括生鲜商品）收货工作。,收货流程说明,2023/1/31,4,3.1 门店收货区域必须设置收货黄线，在收货时遵守黄线原则，即所有商品应在验收区域（黄线外的指定区域）进行验收，任何货物不得随意出入收货黄线内。凡进入黄线以内的货物原则上即为公司商品；供应商必须服从收货部安全服务员安排，不得随意走动、进入卖场；如特殊业务要求需进入卖场，应在收货部安全服务员岗登记办理出入手续领取出入证。,3.流程规则,收货流程说明,2023/1/31,5,3.2 商品验收应优先验收生鲜熟食、冷冻冷藏、保鲜商品，优先办理门店之间的调拨、等公司内部业务。3.3 门店实施预收货制度：在预约时间内送货的供应商优先验收，其它未按预约时间内送货的供应商可视情况压后验收，但仍应安排在当天予以验收；对于非门店收货时间到货的供应商，不予验收，如属门店急需商品，应由部门主管（经理）同意签名确认,收货流程说明,2023/1/31,6,3.4 紧急验收，是对于门店急需但未下电脑订单的商品先行验收，再补电脑订单的操作。紧急验收操作必须经门店经理、店长同意并签字，且每家门店每天的紧急验收单不得多于5份。3.5 所有商品须由收货部收货员验收,安全服务员须按30%以上的比率进行抽检，且遵循“先退/换货后收货”的原则。3.6 收货员确保收货单相符、单货相符；收货部主管、安全服务部主管有随机抽检/监查的职责和权利。,收货流程说明,2023/1/31,7,3.7 商品验收按公司商品质量验收标准验收商品质量。验收后商品应尽快进入卖场或周转仓。3.8 门店有权拒收供应商超过订单有效期内送货、供应商送货资料不齐、单据不符、商品质量问题、送货数量差异等商品。3.9 门店不得拒收、调拨商品、DM商品（符合商品质量验收标准）;如特殊情况一定要拒收，则须由收货主管、相关部门经理、店长签字同意，若属DM、采购文员商品还需经采购部同意。,收货流程说明,2023/1/31,8,3.10 调拨商品验收中发现的质量、数量等差异情况，按照调拨流程中的差异处理操作。3.11 所有收货单据都应在当天及时性、准确地录入并确认，以确保系统库存与实物相符（特殊情况，如差异处理等，可在差异处理完再录入）。3.12 对于供应商免费赠送的商品（即零成本商品），也需按正常商品验收。,收货流程说明,2023/1/31,9,4 流程涉及部门的主要职能,4.1 收货部录入员：负责联系未送货供应商确定预收货时间；接收供应商送货单，安排收货顺序；处理收货单据（包括查询、登记、打印、录入、审核及传递等）。,4.2 收货部收货员：负责商品实物验收、商品入库；确保验收商品质量、数量。,收货流程说明,2023/1/31,10,4.流程涉及部门的主要职能,4.3 收货部主管：负责安排、监督、指导收货员日常收货工作；抽查商品验收情况；查看供应商送货差异情况及预收货情况，并跟踪处理。负责抽查录入员单据处理工作；汇总供应商整单未送货情况及送货量不足情况。审批收货部拒收商品；定期将供应商黑名单、收货差异报表向采购部门反馈供应商送货异常情况；,收货流程说明,2023/1/31,11,4.流程涉及部门的主要职能,4.4 部门员工：接收、核查收货员验收的商品，确保验收商品质量、数量。4.5 部门经理：审核签名供应商紧急送货的供应商送货清单；4.6 门店店长：审核供应商紧急送货的供应商送货清单；审核整单未送货清单及供应商知会单。,收货流程说明,2023/1/31,12,4.流程涉及部门的主要职能,4.7 收货部安全服务员：负责收货部外围秩序及安全，确保机动车通道畅通；监督商品进出收货部黄线；监督供应商进出收货部；协助收货部检查配送车辆封条情况。确保所验收商品的质量及数量然后签字,4.8 安全服务部主管：监督、抽查收货部收货秩序及验收情况。4.9 门店财务：复核商品验收单据.,收货流程说明,2023/1/31,13,流程输入输出输出：-验收单-收货差异报表-供应商黑名单(经常不按时送货/送货数量有差异.)-整单未送货清单,5流程输入输出,收货流程说明,2023/1/31,14,第二部分：流程描述,2023/1/31,15,子流程1：商品收货流程,2023/1/31,16,预收货安排1.1 供应商收到天和百货订货单后跟门店收货部联系预约送货时间和预约号，收货部负责供应商预约登记。收货部录入员每天查询昨日未按预约送货的直送供应商“订货通知单”，与未送货供应商电话联系、确认收货时间（早上5：00到下午20：30），并据此修改预收货时间，做好相关登记工作。1.2 供应商到收货部送货时，收货员应核对订单的预约时间，先安排在预约时间内送货的供应商，对于非预约时间送货的，可视情况压后验收。1.3 未按预约时间送货的供应商，都应在“供应商黑名单”上登记备注。,商品收货流程,2023/1/31,17,2 供应商送货2.1 供应商持“订货通知单”和“供应商送货清单”（须有供应商公司公章）送货至门店收货部，并在收货部窗口登记到达时间。2.2 收货部录入员查询“供应商预收货计划表”（“供应商预约送货登记表”），对未按预约时间送货的供应商在“供应商黑名单”上登记备注，若供应商超过订单有效期内送货，门店必须拒收（如特殊情况可通知各商品部门主管/经理重新补单）。2.3 收货员在验收之前查询供应商有无退货，如此供应商有退货，应先做退货（应先通知退货员退货）：，再安排验收。,商品收货流程,2023/1/31,18,商品验收收货部及部门员工收货员持自己的订单（天和百货订货单）、“供应商送货清单”，在收货黄线外，对供应商所送商品进行验收。,商品收货流程,2023/1/31,19,3.1.1验收点数、质量抽检的要求：-验收抽样，应从不同堆跺、方向、层面抽取。-小件、贵重商品100%开箱点数、查验质量。-非原包装或每箱数量不固定的商品：100%开箱点数，查验20%的商品质量。-原包装商品：20箱以下(含20箱)抽取3箱开箱点数、查验质量，20箱以上10%开箱点数、查验质量。-,商品收货流程,-质量检查，应严格按照司相关质量验收标准文件要求进行，对于不符合质量验收标准的商品应及时向收货主管或经理汇报，经主管或经理确认后方可予以拒收。-点数时，应按订货商品的最小销售单位进行清点，如单货数量不符，应在验收单上注明实收数，但实际验收数不能大于订货数。如实际送货数大于订货数，应及时向收货主管或经理汇报，经主管或经理确认后方可对多出部分予以拒收。,2023/1/31,21,3.1.2 验收单据核对要求：收货员应核对商品实物、”天和百货订货单”,“供应商送货清单”三者之间的商品名称、条码、编码、数量、规格、（价格）供应商编号等内容是否完全一致，确保单货相符、单单相符。3.2 点数、查验质量完成后，收货员在“天和百货订货单”上填写实收数（填写后不得随意改动，如需改动，应由验收的收货员签名），并据此修改“供应商送货清单”（并据此修改“天和百货订货单”“供应商送货清单”），由收货员和供应商双方在修改处签字确认。,商品收货流程,2023/1/31,22,3.3 收货员将抽查后的已验收商品拉入黄线区域内。3.4 供应商、收货员分别在“天和百货订货单”、“供应商送货清单”上签字确认并注明日期后，收货员将单据交安全服务员审核。3.5 安全服务员抽查已验收商品情况，每天抽查单数是，抽查后在“天和百货订货单”上签名确认。3.6 安全服务员抽查已验收商品后收货员在已验收商品上放置“货已验讫”标牌。3.7 收货员将已经 确定好的“天和百货订货单”）及“供应商送货清单”传录单员。,商品收货流程,2023/1/31,23,4 验收单检查、盖章4.1 收货部录入员审核然后打印出电脑机制验收单(一式四联),“天和百货订货单”及“供应商送货清单”，确认单单相符后，在“供应商送货清单”上加盖门店收货专用章。4.2 录入员将“供应商送货清单”的一联还给供应商送货人员,如此供应商有退货，须办理完退货手续后，方可给单.4.3 供应商走的时一定要拿结算单据走(收货员从录单员处拿然后传给厂商).,商品收货流程,2023/1/31,24,5 验收单录入、审核（验收单录入、审核应放在商品店内配送前面）5.1 所有验收单应在当天营业结束前录入、审核完毕。录单员应将“供应商送货清单”,“红色验收单”,“天和百货订货单”整理好（粘贴、折叠、排序），于次日上午10点前.5.2 传给门店财务审核防损部留底白联验收单。5.3 如因商品质量或数量或厂商没有送货，产生的商品收货缺货,每天早上制订表格然后发给相关部门.5.4 相关部门收到缺货报表之后,及时作出相应处理措施,并打电话给厂商催促尽快送货.,商品收货流程,2023/1/31,25,6 商品店内配送(商品店内配送应放在验收单录入、审核后面)6.1 录单员将“验收单”传给收货部收货员然后收货员持验收单把商品送到仓库.6.2 收货员与仓管员交接然后做二次验收.配送员在做好二次验收后确认无误后签字确认.然后把商品按照规定的位置摆放在仓库.然后按照正常的流程配入卖场销售.,商品收货流程,2023/1/31,26,7 收货差异处理7.1收货部主管对当天所有商品“入库验收单”单据进行审核整理完毕后,然后交驻店财务审核并签字确认。财务部如在审核过程中发现单据与之不符时，应立即知会收货部查清原因并处理。7.2 仓库员工对收货员所有已验收入库商品进行二次验收，如发现商品实际验收数量/名称与“入库验收单”标明的验收数量不相符或损坏时，必须第一时间通知该收货员当场确认属实。然后及时与供应商取得联系确认。如果无法挽回损失，将按公司处罚规定进行处理。,商品收货流程,7.2.1如果查实因供应商包装数量有误或送货原包装内破损，收货员应通知供应商持上次送货清单和“入库验收单”结算联前来处理。（备注：原包装内破损或来货原包装数量不足，将直接以退货形式处理解决）,2023/1/31,28,7.3 如门店实际验收数量/名称与“供应商送货清单”标明的送货数量/名称相等，但与“记账验收单”标明的验收数量/名称不一致，即门店的实物库存与系统记账不相符，则按“库存更正流程”处理：7.3.1 收货员/单据员、商品部门主管在“供应商送货清单”、“验收单”（“天和百货验收单”）上签字确认差异原因，收货主管审核签字确认。7.3.2 单据员待验收差异原因确认后，将“记账验收单”、“供应商送货清单”、预制“验收单”（“天和百货验收单”）传回门店财务，门店财务（电脑部）根据差异原因调整系统库存，具体按“库存更正流程”操作。,商品收货流程,2023/1/31,29,8 供应商送货情况跟踪8.1 录单员根据门店收货情况，每日汇总生成前一天的、“缺货报表”。8.2 收货部录单员每天早上10点前统计前一天的“缺货报表”，并整理“供应商黑名单”发邮件到相关部门负责人。8.3 收货部每天要整理缺货单（未送货商品明细单）然后传给采购部（营运相关部门）。8.3 采购或其他相关部门人员就要做后续的跟踪工作.,商品收货流程,2023/1/31,30,子流程2：紧急验收（急补商品）流程1.供应商送货供应商因其它原因（订单过期、卖场要求急送货、送货单数量有误差）需补订单收货时，收货员通知相关部门主管/经理进行补单审核后打印出来，交收货员做相关验收入库工作。,商品收货流程,2023/1/31,31,2.商品验收2.1 收货员持“补货申请单”、“供应商送货清单”，与相关商品部门主管共同对商品进行验收，验收商品质量、清点数量，验收要求同“子流程1：第3.1.1点”。2.2 收货员在“补货申请单”、“供应商送货清单”上填写“实收数”，然后收货员、安全服务员、供应商三方在“供应商送货清单”，“补货申请单”上签名并注明日期，收货员将“补货申请单”、“供应商送货清单”传至录单员入库验收。,商品收货流程,2023/1/31,32,3.单据审核、留存3.1 收货部录单员审核“补货申请单”、“供应商送货清单”，确保单单相符。在电脑入库“验收单”上加盖收货专用章。3.2 录入员将入库验收单蓝联交供应商送货人员，供应商即可离开门店。3.3 其他后续的程序按照正常收货程序走。,商品收货流程,2023/1/31,33,附录及表格1.收货区域管理要求1.1 收货遵守黄线原则：即在收货部划定黄线，货物不得随意出入，凡进入黄线以内的货物原则上即为公司商品。从黄线外进入的货物须为各种收货或换货，从黄线内出去的货物须为换货、退货、顾客送货或维修商品必须由全服务员签字。收货主管/主管（经理）、安全服务经理/主管有随机抽查的职责和权利。1.2 每次商品验收结束之后拉到黄线内然后安全服务人员重新抽查然后签字1.3 验收区域：黄线外的指定区域。所有商品应在验收区域进行验收，供应商不得随意走动。,商品收货流程,1.4 除生鲜熟食、冷冻冷藏的供应商可以在早上9：30之前凭出入证出入卖场，其他供应商不得从收货部进入卖场。1.5 供应商从收货部进入卖场须在收货部安全服务岗领取供应商出入证。安全服务员 1.6 登记时间、供应商公司名称，进入人员姓名；出卖场后须将出入证交还，安全服务（员）登记离开时间。,案例,案例一某门店收货部在对一家供应商商品验收完毕后，收货员拿着订货单到办公室打单，安全服务员刚好有单据要签名，也跟着进了收货部办公室，当时卷帘门没有放下来，商品也没有拉到黄线内，送货员在这个空档时间里，把刚收好的商品迅速往车里搬，当时收货员和安全服务员都没有发现，直到下午卖场调货时才发现小了好几个单品，价值5000多元，后来查了录像才清楚商品的去向。虽然商品找回来了，供应商货款也扣了，但收货员与安全服务员都有不可推卸的责任。,案例,案例二某店收货部，在验收一家供应商送来的几吨自采大米时，因当时没有订单，但卖场急需要货，门店也答应先收货再补单，当时把货收后，供应商/收货员/安全服务员都在一式两份的送货单上签名，过后供应商来补订单，只拿了其中的一份过来，卖场给补了订单，过了两天，又补了一张订单，同一商品只收了一次，可是却入了两次库，发现后当事人和负责人都受到了相应的处罚。（补单收货的单据一定要当事人签名跟进，很多供应商/管理员都是利用这些漏洞进行违反公司规定的业务。）,谢谢观赏,
