存货内控流程.ppt
存货内控流程,浙江济民制药股份有限公司,2,存货内控流程说明,目标：加强公司存货管理，规范存货的验收入库、耗用、销售与核算等,范围：本程序适用于济民股份的存货管理本程序与公司财务管理制度相衔接本程序与公司采购管理程序相衔接本程序与公司销售管理程序相衔接,3,存货内控流程相关部门人员职责,4,存放暂存区，仓管人员督促采购部解决（2工作小时作出解释）,单证是否齐全,入库单及汇总信息,是,采购申请/采购计划,货物运到,审查单据,办理入库手续,更新库存台账,填写库存卡片,更新财务库存账，根据合同进行付款,入库单及汇总信息,仓库,财务部,采购部,入库单及汇总信息,将货物放入待检区,否,质检部,质量是否合格,进入采购流程退货程序,是,否,2工作日未解决的,2工作日已解决的,存货内控流程原材料入库的控制（1）,供应商送货单,登记货物存放信息,入库单签字确认后，一联留档，一联交还给采购部,5,存货内控流程原材料入库的控制（2）,关键控制点：原材料只能根据有效的订单才能验收及入库，数量少于订单数，则与供应商送货单上的数量为准，并据此要求对方开票原材料收到后应先由采购员集齐原始单据才送到财务部入账质量不合格的原材料要及时的退回供应商或上报管理人员应每月/星期查阅入库账单以保证账本的准确性,注释：.未检先用的,由生产部经理批准,仓库管理员审核发料,并办理出入库手续,待检后作相应处理仓库主管收到原材料到达通知，仓库管理员应根据购货订单接受原材料如收到的货与订单不符，仓库管理员应上报仓库主管，仓库主管应根据实际的情况来决定是否拒收。仓库管理员根据仓库主管的指示来接受原材料收到原材料时应通知检验人员来鉴定原材料是否合格，如属于购买原材料，不合格时由检验人员发出不合格单据，并立即退回原材料当检验人员发出合格单据后，仓库管理员应该把原材料放在适当的仓库及位置内仓库管理员应该记录实际收到原材料的信息，如：数量、质量及对原材料的描述仓库每月制作收货报告并及时上报财务部、采购部备查,管理目标：原材料入库时要保证达到质量标准入库的原材料应及时且准确无误入账,6,生产技术部,仓库,财务部,存货内控流程物料出库流程（包括材料、备件）（1）,生产车间,领料单,去仓库领料,审查单据是否合规,原辅料及包装材料,是,否，退回领料单,仓库人员查看库存台账确定发货的库位、库存量,库存能否满足,根据领料单，退料/换料单发货并与领用人核实数量,退料/换料单,备货，一般按照先进先出原则出货,仓管员先将库存已有货物发给使用部门，并将缺料情况在领料单，退料/换料单上注明,否,是,填写缺料表报采购部补货,仓库人员更新库存卡片,签收后的领料单、退料/换料单,审核领料单、退料/换料单是否合规及汇总信息，不合规的发回重新修改,月末汇总领料情况报财务部,更新仓库库存台账,更新财务库存账,进入紧急采购程序,业务部,根据月销售订单，预测月生产品种、数量每月23、24号完成,查询成品、待检原辅料库存，据此制定月生产计划至日、品种、数量每月25日完成,制定周计划，查询库存情况每周四完成,采购部,填写缺料表报采购部补货,外包装材料,否,7,存货内控流程物料出库流程（包括材料、配件）（2）,关键控制点：仓库只能在收到经批准的领用单据时才能发出物料领用单据须经适当的审核现有库存无法满足领用需求的，先发出现有库存，而后启动紧急采购所有发出物料的入账要及时和准确,注释：车间统计根据生产部下达的BOM单开具领料单或退料/换料单仓管员审查领用单据无误后，查看库存台账确定发货的库位、库存量；库存满足需求的，发货；库存无法满足需求，先发出现有库存，记录缺料情况，填写缺料表报采购部紧急采购补货发货时，仓管员与领用人核对领用数量，确保发出物料准确无误签收后的领料单、退料/换料单送交相关部门入账车间统计月末汇总领料情况报财务部,管理目标：只有根据公司核准的单据才能出货出库的物料及时、准确入账,8,仓库,财务部,存货内控流程生产计划变更导致的物料变更流程（包括材料、备件）（1）,生产车间领料员,生产部,通过系统，变更生产计划，重新生成BOM单，修改月计划,审查是否已领料,生产车间,采购部,审核红字领料单并交相关部门（车间、财务部）,更新账务,更新账务,开出待转移物料清单,总经理审批,去仓库领料,开出新的发料单,领料单,领料单,更新账务,月末汇总领料情况报财务部,外贸部,插单预测须生产的品种、数量,同意,不同意,制定周计划,采购订单,原辅料及包装材料,外包装材料,材料入库,退料/换料单,9,存货内控流程生产计划变更导致的物料变更流程（包括材料、配件）（2）,关键控制点：生产计划变更需经生产部经理审批；经批准后，生产部重新下达BOM单生产车间统计审查是否已经领料，并根据车间现存情况，填写补退料单。车间统计根据生产计划变更情况以及物料移交、领用情况，及时、准确更新车间账务，月末汇总领料情况报财务部,注释：车间统计开具红字领料单并送交仓库；开具领料单补领材料。仓库审核红字领料单，送交财务部和相关车间，并开具新的领料单交财务部和相关车间入账,管理目标：生产计划变更经审批生产计划变更后，已领物料及时、准确转移接受生产任务车间物料移库入账及时、准确,10,仓库,业务部,仓库人员查看库存台账确定发货的库位、库存量,备货，一般按照先进先出原则出货，个别按照发货单要求发货,否,根据发货通知单核实数量并发货，填制出库单,仓管员对发货通知单填写完整性、合规性进行审核,是否同意,是否合格,是,是,上报主管领导对发货通知单进行审批,仓库人员将主管领导注明意见的发货通知单返回业务部重填,否,业务部经理将经部门相关负责人审核的发货通知单（退/换货单）、出库时间、销售订单等材料提交仓库，发货通知单上标注销售订单号,财务部,发货通知单,业务部复核监督发货数量,出库单,出库单,出库单,更新仓库库存台账,仓库人员更改库存卡片,更新财务产成品账,存货内控流程产成品出库流程,留档保存,11,存货内控流程产成品出库流程（2）,关键控制点：仓库只有受到经适当审批的发货通知单发能发货业务部复核发货数量无误后，仓库开具出库单所有发货的入账要及时、准确,注释：仓库主管收到货品到达通知，仓库管理员应根据购货订单及生产订单接受货品客户经理将经部门经理审核的发货通知单（退/换货单）、出库时间、销售订单等材料提交仓库，发货通知单上标注销售订单号仓管员、仓库主管对发货通知单的填写完备性、合规性进行审核仓管员根据经审核通过发货通知单备货，业务部复核发货数量无误后，仓库开具出库单、发货出库单移交相关部门及时、准确入账,管理目标：只有根据公司核准的单据才能发货出库货品及时、准确入账,12,生产人员填写退库单,经审核的退库单,是否合格,主管领导审核,退库单,是否同意,是,否,办理退库,签字完毕的退库单,签字完毕的退库单,签字完毕的退库单,将退库物料附退库单递交仓库,是否需要主管领导审核,是,否,核对物料是否相符,返还生产车间查明原因,查明原因,反馈仓库,是否同意,是,是,否,否,A,对单据的合规性与完备性进行审核,是,否,生产车间统计,仓库,财务部,统计收集,存货内控流程内部退库流程（1）-1,车间主任审批,否,生产车间领料员,是,退货,物料出库流程,留档保存,13,将物料存放于相应的库位,是,否,更新库存卡片和库存台账,是否属于质量有问题的物料,将物料存放于残次品库位,更新仓库库存台账,A,确定库位,闲置、报废物料处理流程,是否为供应商原因,是,否,仓库,存货内控流程内部退库流程（1）-2,更新财务库存账,财务部,质检部,质检,质检报告,采购退货程序,留档保存,14,存货内控流程内部退库流程（2）,关键控制点：车间主任审核退库/换物单；车间领料员将物料随同经批准的退库/换物单移交仓库仓库对退库/换物单的完备性、合规性进行审核，确保物料相符仓库将退回物料交质检部检验；对质检不合格物料，按其质量问题形成原因进行处理退回物料入账及时、准确,注释：生产人员开具退库/换物单，统计负责收集并叫车间主任审核物料与退库/换物单不符，发回车间查明原因经审核通过、签字完毕的退库/换物单送交相关部门留底供应商原因造成物料质量问题，予以退货；其他原因造成物料质量问题，将物料存放残次品库，按闲置、报废物料流程处理各部门根据经审批的单据及时、准确进行账务处理,管理目标：只有根据经批准的单据方可退库，杜绝不必要的退库确保退库时，物料与单据相符退库物料及时、准确入账,15,质检单,质检单,核对退/换货单，正式办理退/换货,签字完毕的退/换货单,签字完毕的退/换货单，红字出库单,签字完毕的退/换货单,A,在退/换货单上签字并连同红字出库单交财务一联,接销售退/换货流程,经批准的客户退/换货单,接收客户退货，核实货物与退/换货单是否相符,是否合格,是,将退货存放于暂存区并登记退货暂存台账,是否相符,是,暂存区仓库人员通知质检部安排退货的质检,对单据的合规性与完备性进行审核,质检部,业务部,仓库,财务部,否,否,质检单,存货内控流程外部退库流程（1）1,审核单据是否合规，不合规的发回仓库重新修改,退货,换货,产成品出库流程,留档保存,16,将货物存放于相应的库位,是,否,更新卡片,是否属于质量有问题的退货,联合质检部、生产车间门决定是否报废,更新仓库库存台账,A,确定库位,闲置、报废物料处理流程,仓库,是,存货内控流程外部退库流程（1）2,更新财务库存账,财务部,留档保存,17,存货内控流程外部退库流程（2）,关键控制点：退货需经适当审批仓库对经审批的客户退/换货单的完备性、合规性进行审核，确保客户退回货物与退/换货单相符仓库退回货物存放暂存区，登记退货暂存台账，通知质检部门对退货货物进行质检；根据质检结果，进行相关操作退货入账及时、准确,注释：仓库根据质检单，核对退/换货单，正式办理退/换货相关经办人在退/换货单上签字，并随同红字出库单交财务部入账退回货物无质量问题，将货物存放相应库位；有质量问题的货物，存放于残次品库，由仓库联合质检部、生产车间共同讨论是否报废根据相关经审批单据，各部门及时、准确地进行账务处理,管理目标：只有经过审批方可退货，杜绝不合理退货，确保公司的经济利益确保退回货物为公司产品退货入账及时、准确,18,仓库,财务部,是否权限内,否,是否有超过储存期限、长期闲置的物料,填写超过储存期限和长期闲置物料报告报仓库主管,经审核的超过储存期限和长期闲置物料报告,是,每月定期对库存物料进行分析，尤其对于退库和残次品库中的物品进行审核,经审批后的闲置、报废物料处理报告,同意,更新资产明细账,仓库人员更新库存台账,财务部根据出售合同收款,会同有关的部门寻找合适的客户并询价出售,否,不同意,是,是否为退库残次品,是,否,会同相关部门专业人员对物料情况和处理方法提出意见,上报总经理审批,存货内控流程闲置、报废物料处理流程（1）,结束,19,存货内控流程闲置、报废物料处理流程（2）,关键控制点：仓库每月定期对库存物料进行分析，尤其对于退库和残次品库中的物品进行审核，确定是否为退库残次品对超过储存期限、长期闲置的物料报仓库主管及时进行处理处理措施经适当审批物料处理后，相关部门及时、准确进行账务处理,注释：仓库主管收到货品到达通知，仓库管理员应根据购货订单及生产订单接受货品仓管员填写超过储存期限和长期闲置物料报告报仓库主管审批物料处理先由仓库会同相关专业人员根据物料情况提出处理意见,总金额在5万元以下的物料处理，由生产副总审批,总金额在5万元以上的物料处理，由总经理审批处理意见经批准后，由仓库会同相关部门寻找合适客户询价出售相关部门根据物料处理情况，及时、准确地进行账务处理,管理目标：确保闲置、报废物料得到及时处理账务处理及时、准确,20,生产部,B 仓库,计划人员根据生产进度、销售情况下达调拨计划,内部调拨单,质检部门检验，出具检验报告,仓管人员审核调拨单的合规性,是否合规,两边仓管人员核对物品与单据是否相符，办理调拨手续,两边仓管人员在调拨单上签字一式两份,签字后的调拨单,否,是,A 仓库,内部调拨单,准备货品,仓管人员审核调拨单的合规性,是否合规,否,是,运送,是否相符,是,否,财务部更新账务,部分属于A 仓库的废弃物料附调拨单和质检报告,审核是否相符,是,否,签收,两边仓管人员在调拨单上签字一式两份,存货内控流程调拨流程的控制（1）,更新库存台账,更新库存台账,21,存货内控流程调拨流程的控制（2）,关键控制点：生产部根据生产进度、销售情况下达调拨计划仓管员审核调拨单的合规性物料调出前，由质检部门检验并出具质检报告物料交接时，两地仓管员共同核对物料与单据是否相符；核对无误，办理调拨手续调拨后，及时、准确进行账务处理,注释：办理调拨手续时，两地仓管员共同在调拨单上签字，各执一份留底两地仓库根据签字后的调拨单进行账务处理部分属于A 仓库的废弃物料附调拨单和质检报告,管理目标：物料合理、及时调拨到位，确保生产需要账务处理及时、准确,22,领导层,财务部会同仓库主管制定盘点计划,仓库主管,仓库管理员,仓库主管及财务部进行复盘抽查,起草存货盘点报告,存货内控流程盘点流程的控制（1）,财务部,起草复盘报告,制定盘点人员及盘点清表,仓库主管同意及签注盘点表,所有盘点结果记录在盘点表内,仓库管理人员进行盘点,同意,不同意,账实不符/复核不符？,相符,不相符,仓库了解差异原因，起草差异原因报告,审阅报告并考虑赏罚措施,由财务部主管审批并作月、年结,调整明细账及制定月、年结,23,存货内控流程盘点流程的控制（2）,关键控制点：公司应该制定一本书面的盘点流程指令，并且进行指令培训。由仓库管理员定期进行盘点，差异应与存货台账、卡和会计账调节盘点的时间应该统一，以免重复计算盘点如果发现残次冷背货品应该分开放在仓库里并加以处理盘点的结果应得到管理人员的复核及签字确认,管理目标：公司的存货盘点合规合法所有的存货应该是保存完好及适于销售仓库应能清楚确定存货的位置,24,存货内控流程盘点流程的控制（3）,注释：根据公司规定的盘点周期，财务部会同仓库主管制定盘点计划。计划包括参与人员，盘点时间，盘点范围等根据年末的存货盘点计划规定的时间，具体计划下发到参与盘点的各部门及制作盘点表，报财务部备案在规定的盘点日，盘点应由仓库管理员进行。仓库主管应进行盘点抽查。抽查时仓库主管应留意残次废旧品和货品是否放在合适的位置除了在年末审计时，财务应不定期进行复查或抽查，视公司具体情况决定进行全盘复查或抽查盘点完毕，由参与盘点的工作人员起草存货盘点报告，财务部及仓库管理员复核签名若有账实不符的情况，仓库主管分析差异原因，起草盘点差异原因报告管理层审阅报告，对差异的原因分析具体部门的责任，并考虑赏罚措施如需调整存货明细账或清单，须由财务部主管审批,25,质检部,仓库,将检查记录存档,仓库安全管理员定期检查,是否有异常,发现存放环境异常,发现违规存放,发现有安全隐患或事故,是否需立即处理,按照规定存放但发现异常,报仓库主管提出处理意见,对隐患或事故进行分析和调查提出处理意见,马上报仓库主管进行处理,按照仓库存放规则进行处理和改进,将异常情况报质检部,修正物品存放要求,查明原因提出处理意见,分析对库存物品的影响提出处理意见,分析原因，提交报告给质检部,按意见处理，编制处理报告,仓库主管查明内部责任人，按制度处理,报总经理处理,处理有关责任人,是否超越权限,每月末总结,完善仓库环境及安全管理制度与设施,物品的保质期 及环境技术要求,物品存放规则及环境管理制度,否,是,否,是,否,处理报告,处理报告,是,存货内控流程库存安全管理流程（1）,留档保存,留档保存,26,存货内控流程库存安全管理（2）,关键控制点：仓库应有实际的环境保护措施，包括：建造围栏，加锁，雇用保安员存货应该保存在安全的和管理完善的仓库里，只有经过授权的人才可以进入存货应按指定的仓位分类分品种对方，加上标签以便清查及取货设立明细账、卡的登记，准确记录存货的位置及存货的余额保管人员应随时检查存货的质量，有无残次废旧和包装破损客户退回的货品及残次冷背货品及时加以处理,管理目标：存货要有妥善的保安存货要放在适当的仓库里，不会因为天气和环境的变化，自然灾害。保管不善或堆装不好而造成经济上的损失仓库保管员应有岗位责任制度,27,存货内控流程库存安全管理（3）,注释：管理层应该制定存货保管的政策，该政策包括实际的环境保护措施：建造管理完善的仓库，加建围栏，上锁，雇用保安员仓库主管及财务部比较保险费率，保险范围，咨询财务部现金流量情况，并由总经理批准购买仓库主管定期符合保险纪录，决定是否需要更新存货保险合同，如需，报总经理审批，购买新一期保险公司保安负责存货的安全，对存货进出厂门进行盘查，有出门单方可出门定期盘点，保证账卡相符，若有保管不善造成的存货之损失，追究相关人员责任,28,图例,提供购货发票,一般流程,审批,选择流程,进入合同签订流程,进入另外程序,退料/换料单,单据、报告等,结束,流程结束,
