中小企业上ERP 的目的及如何选择及实施ERP.ppt

中小企業上ERP 的目的及 如何選擇及實施 ERP,簡報大綱,中小企業的特性及面臨的管理問題如何使用 ERP 工具,落實優化企業內部管理如何以 ERP 為基礎,強化企業核心競爭力中小企業如何循序漸進,實施 ERP 系統 Q&A,中小企業的特性及 面臨的管理問題,中小型企業的特性,.彈性大,靈活度高,欠缺明確的營運模式.以較少數的管理者,涵蓋繁複的作業範圍.教育及社會背景差異,造成管理觀念分歧.較大型企業信息化程度低,有“數位落差”,中小型企業面臨的管理問題,人治代替法治,阻礙管理經驗的累積及繼承管理者忙於現況,用於提昇管理的時間有限經常有不成熟的管理者被迫提前粉墨登場管理者經常被迫以不完整的信息作出決策 幹部的培養,在時效及經驗累積上都有壓力能夠投入於信息化的各種資源均不夠充份,如何以 ERP 為工具 落實並優化企業內部管理,如何以 ERP 為工具落實並優化企業內部管理,建立 ERP 的同時,一併建立企業 的運作制度,以 ERP 為管理經驗 累積的工具,企業文化及經營理 念繼承的平台,人治代替法治,阻礙管理經驗的累積及繼承,如:信用額度檢查的制度,如何以 ERP 為工具落實並優化企業內部管理,日常管理工作交給電腦,以便管理 者能投身在中長期規劃及例外管理,管理者忙於現況,用於提昇管理的時間有限,如:車間一般領料交給電腦處理,缺料狀況由管理者處理,如何以 ERP 為工具落實並優化企業內部管理,運用電腦成熟的功能及運作機 制,協助管理者進行其尚未熟 悉的管理工作,並有效協助其 擴大管理幅度,不成熟的管理者被迫提前粉墨登場,如:對某些作業不熟悉的管理者,借助標準流程,仍能進行工作,如何以 ERP 為工具落實並優化企業內部管理,運用電腦信息及通訊技術,讓企業 內部信息能夠透明完整,使決策所 需信息可完整正確且及時取得,管理者經常被迫以不完整的信息作出決策,如:對材料需求的計算,可依據正確 完整的信息進行,或:各地分公司的信息可迅速正確 的傳回總公司,異地信息整合方式(一)集中式,通訊線路,總公司Server,各地分支機構Client,各地分支機構透過專線連上總公司 ERP系統進行數據回饋處理總公司ERP主機的多數據庫進行數據和相關單據的內部流轉,各地分支機構Server,總公司Server,各地分支機構數據獨立處理，提昇管理作業的效率提供即時或批次作業將兩端數據庫同步化採用Data Replication技術設定即時或定時批次將兩端數據庫同步化,異地信息整合方式(二)分散式 1,通訊線路,各地分支機構Server,總公司Server,各地分支機構數據獨立處理，提昇管理作業的效率以 ERP 中的數據傳輸功能,互傳基本及異動數據,設定定時批次將兩端數據庫同步化,異地信息整合方式(三)分散式 2,通訊線路,各地分支機構Server,總公司Server,各地分支機構當地數據獨立處理，提昇管理作業的效率以 ERP 的成品多角貿易功能,進行多公司間帳務單據交換,異地信息整合方式(四)分散式 3,通訊線路,如何以 ERP 為工具落實並優化企業內部管理,運用電腦成熟的功能及運作機制,協助幹部進行其未熟悉的管理工作,幹部的培養,在時效及經驗累積上都有壓力,如:對某些作業不熟悉的管理者,借助標準流程,仍能進行工作,如何以 ERP 為工具落實並優化企業內部管理,建議審慎評估後,選擇採用在全 國各地均能提供完善售後服務 的成熟軟件為導入 ERP 的方式,能夠投入於信息化的各種資源均不夠充份,如何以 ERP 為基礎 強化企業的核心競爭力,e-ERP的範疇(一),電子化企業 EB,電子商務 EC,知識管理 KM,供應鏈管理SCM,企業資源規畫ERP,顧客關係管理CRM,商業智能 BI,客戶,供應商,網絡與信息技術集成,e-ERP的範疇(二),結構化,非結構化,電子商務軟件BtoB E-commerceBusiness to BusinessElectronic Commerce,群組軟件系統Groupware電子表單流程WorkFlow,企業資源規畫系統ERPEnterprise ResourcePlanning,供應鏈管理SCMSupply Chain Management,知識管理系統KMKnowledgeManagement,顧客關係管理CRMCustomer RelationshipManagement,企業內,企業間,e-ERP的範疇(三),中小型企業應按部就班,循序漸進,以 ERP 為實施企業 化的基礎,先力求企業內部的結構化數據能夠正確及時,再視需要將信息化的效益,逐一延伸至其他領域,如何以 ERP 為基礎強化企業的核心競爭力,如何以 ERP 為基礎強化企業的核心競爭力,研發及生產技術能力製造能力 市場及銷售能力售後服務能力 信息傳遞及運用的能力,製造業的核心競爭能力,如何以 ERP 為基礎強化企業的核心競爭力,運用ERP中的工程 BOM、生產用 BOM、材料替代取代及選配件管 理、設計變更申請及設計變更通知 等功能,強化研發部門對 BOM 的 管理能力,確保買對材料,用對材料,研發能力,如何以 ERP 為基礎強化企業的核心競爭力,運用 ERP 中的生產工藝管理功能,強化研發部門對產品生產工藝的管 理能力,確保製造流程確實按照標 準作業的方式及順序進行,生產技術能力,如何以 ERP 為基礎強化企業的核心競爭力,運用ERP中的生產成本計算功能,確實掌握詳細的成本數據,以便能 進行追蹤及分析,瞭解成本起伏的 真正原因,使管理者能對症下藥,採取必要措施,有效降低製造成本,製造能力(成本控制),如何以 ERP 為基礎強化企業的核心競爭力,運用 ERP中的質量管理功能,確實 掌握各種質量數據,以便能進行追 蹤及分析,瞭解質量不良的真正因,使管理者能對症下藥,採取必要 措施,以有效確保產品質量,製造能力(質量管理),如何以 ERP 為基礎強化企業的核心競爭力,運用ERP中的材料需求計算、主生 產排程、批次需求計劃、採購、製 造命令、工藝管理等管理功能,以 協助確保客戶訂貨可準時交付,製造能力(準時交貨),如何以 ERP 為基礎強化企業的核心競爭力,製造能力(製造彈性),分析ERP中的有關材料需求計算、主生產排程、批次需求計劃、採 購、製造命令、工藝管理等模塊 中的信息,瞭解生產瓶頸及不平衡 的所在,以便能對症下藥,採取必 要措施,改善製造彈性,如何以 ERP 為基礎強化企業的核心競爭力,運用ERP中的銷售統計分析功能,掌握各種有意義的歷史銷售訊息,以協助瞭解市場/客戶/渠道/產品 等範疇的變化,間接協助市場人員 制定妥善的市場計畫,市場能力,如何以 ERP 為基礎強化企業的核心競爭力,銷售能力,運用ERP中的報價、接單、生產成 本計算、主生產排程、材料需求計 劃、批次需求計劃、製造命令、工 藝管理等功能,使銷售人員全盤掌握 產品成本、交貨期、應收帳款、信 用額度等與銷售有關的信息,以提升 其銷售能力,如何以 ERP 為基礎強化企業的核心競爭力,運用ERP中的售後服務管理功能,使售後服務部門掌握全盤售後服 務的各種信息,如例行保養、故障 送修等,使售後服務部門順利執行 其工作,提升客戶滿意度,售後服務能力,如何以 ERP 為基礎強化企業的核心競爭力,運用ERP系統及通訊技術,讓企業 的各地分支單位的信息能正確及時 的傳遞,管理者並應養成習慣,運用 信息於相關的決策上,信息傳遞及運用能力,中小企業如何循序漸進 實施 ERP 系統,企業實施ERP系統的步驟,可行性分 析,系統需求分析報告,確定系統範圍及目標,建立項目組,系 統分 析,系 統設 計,程 序開 發,培訓,基礎數據準備,系 統測 試,業務流程設計與確認,系統試運行,系統維護與持續改善,系 統正 式上 線,確定解決方案,(雙軌),A,A,ERP 系統的可行性分析,從技術面考慮ERP系統的可行性從效益面考慮ERP系統的可行性從作業面考慮ERP系統的可行性確定ERP系統的範圍及目標將ERP系統區分階段與順序比較選擇ERP系統的取得方式設定ERP系統推動上線的時間表,建立管理信息系統的費用種類,初 期 費 用,硬體設備 系統軟件 客製修改 應用軟件 配線工程 上線輔導 數據庫 教育訓練,經 常 費 用,硬體維護 耗材費用 軟件維護 通訊費用 人事費用 教育訓練,ERP的實施成本分析,ERP軟件,38.5%,建立正確,庫存數據,19.2%,建立正確材料結,構表和製造途程,19.2%,人員教育訓練,15.4%,建立生產,規劃程序,3.8%,外聘顧問,3.8%,實施 ERP系統可獲得的無形效益,更快更正確的取得手工方式可產生報告或信息可獲得以手工方式無法產生的報告及信息提升企業的管理制度水準節省商務及一般事務人員的費用提升公司形象與員工士氣,65%,存貨水準,延遲交貨,採購交期,停工待料,製造成本,間接人工,20%,50%,30%,88%,88%,實施 ERP系統可獲得的有形效益,ERP上線的企業對獲得效益提出的看法可量化部份,數據來源:Deloitte Consulting,三分之一 的企業表示ERP降低了公司的庫存、三分之一 的企業表示ERP減少了作業的人力、四分之一 的企業表示ERP提昇了作業效率、五分之一 的企業表示ERP縮短了財務結算的時間、七分之一 的企業表示ERP使得訂單處理時效提高,不可量化部份,三分之一的企業表示ERP有助於流程的改善六分之一的企業表示ERP加強了作業的整體性 與作業的標準,員工對實施ERP系統抗拒或不積極的原因,擔心能力不足跟不上信息化腳步擔心權力重新分配而對自身不利擔心工作被電腦取代而遭到裁員擔心工作被公式化而降低重要性擔心工作上的無效率將無所遁形擔心信息化前期準備工作的繁重擔心信息化後作業比原來更麻煩不覺得信息化可以幫的上什麼忙,ERP 系統的階段劃分原則,模塊的前後關聯模塊的實施難度模塊帶來的效益使用者的急迫程度對行業競爭的影響,應用軟件的三種取得方式,自主開發設計委外開發設計採用成熟軟件,缺點,優點,較能符合實際需求,需要耗費漫長時間,自主開發設計的優缺點,較易進行維護修改,成本及風險均高,設計人員培養困難,需自行建立軟件開 發工程標準,需有足夠設計人員,缺點,優點,較能符合實際需求,需要耗費漫長時開,委外開發設計的優缺點,容易成為現狀信息化,成本及風險均高,軟件需求規範事前 不易溝通確認,軟件公司評估不易,缺點,優點,導入信息化時效快,無法滿足所有需求,採用成熟軟件的優缺點,系統修改較麻煩,成本及風險均較低,提昇改善管理制度,系統的可靠度較高,功能明確選擇容易,較能滿足長期需求,對中小企業而言,由於專業人力及信息化經驗的缺乏,應該優先考慮以採用成熟軟件為導入信息化的方式,如果找不到適用的成熟軟件,才退而求其次尋找有行業經驗的軟件廠商進行開發,最好避免採用自主開發的方式,以避免過高的風險及冗長的開發時間,一.時間效益,時間,第一家客戶,第二家客戶,第三家客戶,認識應用需 求,測試整合,發展軟件,100,75,50,25,測試整合,發展軟件,認識硬體,認識應用需 求,35%,20%,10%,35%,數據來源:1991/4 日本CICC年度報告,行業經驗對信息化的效益,家數,二.成本效益,五年總成本,同業家數,100%,1,40,25%,數據來源:1991/4 日本CICC年度報告,行業經驗對信息化的效益,成本降低,1,信息化總成本,快速上線,服務體系完善,改善經營體質,產品完整及可擴充性,軟件功能豐富,軟件,看不見的成本更大,服務,軟件使用成本其實很高,完善的使用介面,25%,質量滿意度,同業家數,100%,1,40,數據來源:1991/4 日本CICC年度報告,三.質量效益,質量提升,行業經驗對信息化的效益,1,成熟軟件的應用原則,應該盡量避免大幅度修改軟件雖現成成功仍需努力作業流程應重新設計模擬可維護性才是成功的保障應接受軟件廠商技術培訓,軟件廠商的評估要點,公司的商業信譽相關行業的經驗開發技術的能力服務能力與態度公司業務穩定度公司人員流動率成熟軟件的評估,成熟軟件的評估要點,功能的適用程度易於做二次開發完善的培訓機制系統平台開放性售後服務標準化,使用手冊完整性友好的操作介面異常情況的處理軟件價格與內容軟件的可擴充性,ERP 軟件的價格內涵,應用軟件使用版權工具軟件使用版權應用軟件教育培訓應用軟件導入實施,應用軟件功能優化應用軟件維護服務應用軟件源程序碼二次開發技術培訓系統平台使用版權,評估軟件廠商及產品的方法,瞭解本身需求才能客觀公正由廠商自行提供資料及講解電話查訪或參觀其既有客戶透過客觀的第三方協助判斷瞭解軟件廠商實際經營績效售後服務與軟件功能都重要價格不該是唯一的考慮因素,售後服務機制才能長期保障企業的使用成效,售後服務機制才能長期保障企業的使用成效,售後服務機制才能長期保障企業的使用成效,中小企業實施 ERP系統應俱備的觀念,推動信息化在本質上是屬於管理問題“一把手”的支持與實際參與是成功關鍵管理革新必須與建立管理信息系統同時進行購買電腦軟硬件僅是信息化改造的開始導入信息化後運用數據比錄入數據更為重要,不應該只將信息化視為技術問題來解決而應該將導入信息化視為推動管理革新來面對。信息化的導入階段一定會花費相關人員較多的時間。如果實在挪不出時間就不該急著開始信息化。企業“一把手”對於信息化的支持不應僅是口頭上說說而己而應該是實際的參與才對。除非找不到合適的成熟軟件否則不應該採用外包或自主開發的方式以避免過高的風險。,課程重點的匯總,功能複雜完備的軟件不見得是合適的軟件必須根據企業本身可以接受的程度來確定。成熟軟件不可能百分之百滿足需求但一定要有可維護修改的方案且最好能掌握一定的二次開發的技術。雖然採用現成的成熟軟件,但仍然必須要投入相當的努力才可能獲得信息化的成功。導入信息化一定要重新設計或明確各項業務的流程並擬定清晰的崗位規範。,課程重點的匯總,因為中小型企業專業人員的缺乏應該主要依託企業外部的專業人力資源。運用數據比錄入數據更為重要。也唯有運用數據才能使數據的正確性得以保證。信息化是為了解決管理問題但推動信息化的本身也要管理。因此詳盡可行的計劃按步就班的執行及階段性的總結是必須的。,課程重點的匯總,管理者於ERP系統導入後的感想,總覺得信息化成果還可以更好系統導入的進度延遲比提前多信息化的投入成本通常被低估顧問與使用人員溝通總有問題對信息化仍然深具信心與肯定,課後總結,根據客戶實際情況調整內容的側重如:客戶行業,管理上的主要問題資金管理不善,生產無序等,Q&A,