20050922－胜利印机人力资源管理咨询项目关键管理流程优化报告－lzn.ppt

北京胜利印刷机械有限公司“打造管理体系 规范管理运作”咨询项目流程诊断与关键管理流程优化方案,2023年1月30日,机密,说 明,1.本报告是新华信项目组在访谈、资料分析和讨论的基础上，提出的胜利印机集团的流程诊断与关键管理流程优化方案。2.本方案只是针对胜利印机集团的关键管理流程。4.本报告旨在分析问题，帮助提高胜利印机集团的管理水平，并不针对任何部门或个人。,目 录,一、阶段工作回顾与工作成果介绍二、流程诊断的核心问题四、关键管理流程诊断与解决思路,在胜利印机各级人员的大力配合下，北京胜利印机人力资源咨询项目关键管理流程优化阶段按计划顺利进行,项目启动,第一次汇报,第二次汇报,终期汇报,1,2,3,4,5,6,7,8,阶段一,阶段二,阶段三,9,项目启动,管理诊断与战略目标梳理,核心业务流程优化,岗位分析和编制岗位说明书,组织结构设计和职责界定,绩效考核制度体系设计,核心岗位人才规划和培训,薪酬激励制度体系设计,10,关键管理流程优化方案是通过是通过培训、中高层问卷调查、访谈、反复研讨论证等方法而得出的,主要成果：1、业务流程清单2、关键管理流程规范稿3、关键管理流程优化稿4、流程优化思路与方案,在关键管理流程优化的准备阶段，新华信首先举办了两场流程绘制与优化的培训，参加人数分别为25人和52人,参加人员统计,培训的主要内容,流程的定义及基本理论,流程图的绘制方法,流程优化的基本原则及技巧,资料来源：胜利印机培训统计,培训完成后进行了关键管理流程的问卷调查，从中初步梳理出关键的管理流程清单,关键管理流程问卷,然后根据初步掌握的情况，安排了相关部门有关人员绘制现实流程图及撰写流程说明共计44个,资料来源：胜利印机流程绘制统计,新华信针对绘制中出现的问题，进行了一对一的辅导，确保胜利印机有关人员掌握流程绘制的方法，并在三个分公司分别选定了一个流程规范化工作的把关人员，进行重点培训,资料来源：胜利印机流程绘制统计,为了确保流程规范稿的真实性，在绘制规范化工作辅导和规范化基本完成后，新华信对关键管理流程负责人进行了反复的访谈,资料来源：胜利印机流程绘制统计,在深入访谈和分析调研的基础上，新华信提出了关于关键管理流程系统的优化方案初稿,示 意,为了确保方案的可操作性与科学合理性，新华信与各级中高层管理人员对方案进行了深入的研讨和反复的修改，最终形成了优化方案与思路,示 意,综合起来，胜利印机关键管理流程优化阶段的工作成果集中体现为两大方面,新华信帮助胜利印机引入一套完整的流程管理体系，包括：1、全面系统地诊断胜利印机管理流程中存在得问题、可能带来的影响和初步的解决思路2、整理出胜利印机的业务流程清单，为下一步工作安排做好准备3、规范化了51个管理流程4、对其中的20个关键管理流程提出了优化解决方案5、新增战略层面关键管理流程2个，以及各职能模块关键业务流程若干,新华信帮助胜利印机培养了一批流程绘制与优化人才，包括：1、总部流程规范化与优化项目把关人一名2、各分公司流程绘制把关人各一名3、举办两次培训，使各级中高层管理人员具备流程基本理念和梳理优化技巧4、布置相关人员绘制流程，针对流程绘制人员进行了一对一的辅导，确保其掌握优化技巧5、反复与中高层人员访谈，讨论流程的问题，帮助胜利印机人员理顺管理的思路,首先，经过问卷调查和访谈，新华信整理出了胜利印机的主要业务流程清单，形成了进行流程管理的初步框架,示 意,链接“胜利印机流程清单（初稿）”,其次，通过广泛的问卷调查和深度访谈，新华信对胜利印机的管理流程进行了一个综合细致的诊断,流程诊断围绕以下六个方面展开,预算管理,战略规划管理,合同管理,资金管理,成本核算管理,生产计划制定,外协管理,采购管理,经营计划制定,库房管理,发货管理,客户管理,市场调研与预测,技术服务管理,图纸审核,产品改造管理,产品开发管理,费用报销管理,品质管理,工艺管理,招聘管理,培训管理,绩效管理,薪酬管理,应收账款管理,生产计划跟进,财务分析管理,经营计划跟进,人力资源规划,税收筹划,再次，新华信通过深入的调查和研究，反复论证，优化和增加了部分关键的核心管理流程,资料来源：胜利印机流程优化统计,再次，新华信通过深入的调查和研究，反复论证，优化和增加了部分关键的核心管理流程（续）,资料来源：胜利印机流程优化统计,最后，项目进行过程中强调了客户方的参与，培养了一批胜利印机流程绘制和优化的管理人员，为日后进行流程管理打下基础,资料来源：胜利印机流程培训与绘制统计,目 录,一、阶段工作回顾与工作成果介绍二、流程诊断的核心问题三、关键管理流程诊断与解决思路,在流程诊断阶段，通过深入访谈和系统的分析，我们发现胜利印机的流程系统存在六大核心问题,整个公司缺乏一个系统的战略规划与经营计划制定管理体系，经营计划制定流程不合理，只有分公司目标与计划没有部门目标与计划，使得战略目标和经营计划缺乏实现的保证，这是胜利印机目前的经营体管理系中存在的最严重的问题,公司的人力资源管理工作薄弱，人力资源专业人员配置不足，各种工作流程基本上处于真空状态，人力资源管理无法满足企业未来发展的需要,财务管理体系的关键管理流程缺乏，职能发挥不够，不能实现对生产经营进行有效的监控和预测，也无法为相关部门提供财务统计数据的支持,核心问题一,3,核心问题二,核心问题三,在流程诊断阶段，通过深入访谈和系统的分析，我们发现胜利印机的流程系统存在六大核心问题（续）,应收账款管理流程不够完善，财务部门在应收账款的管理中功能没有发挥，没有为预警环节，应收账款管理没有预见性，催收缺乏力度，加大了公司经营的资金压力和坏账风险,核心问题六,外协和采购管理不完善。外协和采购管理缺乏控制，存在管理上的漏洞；外协户和采购商的开发流程缺乏相关人员的参与，没有真正实施对外协户和供应商的定期评审，优胜劣汰外协户和供应商,核心问题五,研发管理流程不完善，项目立项存在风险；没有真正实施图纸标准化与工艺审核，历史遗留问题严重，产品工艺不完善，工艺性审核环节把关不严，没有进行有效的事前控制，导致图纸或工艺问题流入生产环节，造成大量资源的浪费,核心问题四,目 录,一、阶段工作回顾与工作成果介绍二、流程诊断的核心问题三、关键管理流程诊断与解决思路,关键管理流程诊断按照以下的管理模块展开，同时提出在流程方面的初步解决思路,预算管理,战略规划管理,合同管理,资金管理,成本核算管理,生产计划制定,外协管理,采购管理,经营计划制定,库房管理,发货管理,客户管理,市场调研与预测,技术服务管理,图纸审核,产品改造管理,产品开发管理,费用报销管理,品质管理,工艺管理,招聘管理,培训管理,绩效管理,薪酬管理,应收账款管理,生产计划跟进,财务分析管理,经营计划跟进,人力资源规划,税收筹划,一、战略管理与经营计划管理层面,存在的主要问题目前公司的战略和年度经营计划管理体系缺失，没有合理的战略规划流程和年度经营计划制定与跟进流程年度经营目标的制定缺乏市场与行业分析作为支撑各分公司的年度生产计划未作分解，只有分公司目标没有部门目标,有可能造成的影响朴素的战略思想只存在高层领导者的脑海中，无法进行系统的规划由于缺乏市场的研究与分析作为指导，制定的经营目标不合理、不科学，在实际生产中需不断大幅调整，以适应市场的不断变化有年度经营目标没有年度经营计划，只有分公司目标与计划没有部门目标与计划，战略目标和年度经营目标的实现缺乏保证,胜利印机现行的年度经营计划制定流程（唐山胜利印机）存在计划制定脱离市场，没有实施规划等问题,链接”02.jh.01生产计划制定”,针对胜利印机计划制定流程存在的问题，新华信重新设计了战略规划流程和与年度经营计划制定两个流程,链接“00.dsh.01战略规划流程”,链接“00.dsh.02年度经营计划制定流程”,以及为了保证年度经营计划的落实，设定了年度经营计划的跟进流程，确保年度经营目标的实现,链接年度经营计划跟进流程（示意）,示 意,二、人力资源管理,存在的主要问题公司的人力资源管理工作薄弱，各种工作流程基本上处于真空状态：招聘计划制定、培训计划制定、绩效管理、薪酬管理、员工前程规划等流程缺失，招聘实施流程、培训实施流程不合理，人力资源管理无法满足企业未来发展的需要人力资源专业人员配置不足,有可能造成的影响公司的人力资源配置跟不上企业发展的要求，影响企业战略目标的实现培训计划无法正常开展，使得培训缺乏体系，人才培养不力，影响员工绩效发挥薪酬调整、定级缺乏标准，内部无法保证公平，造成员工怨气,胜利印机现有的人力资源管理职能流程集中在招聘和培训计划的实施上，且各分公司独立进行人力资源管理工作,链接“01.bgs.01招聘管理流程”,链接”01.bgs.02培训计划制定流程”,通过第三阶段的努力，新华信为胜利印机的人力资源管理提供了如下的核心管理流程,1、人力资源规划与招聘,2、绩效管理,3、薪酬管理,4、培训管理,人力资源管理的重要职能,人力资源规划是人力资源管理中的重要的职能，新华信建议胜利印机的人力资源规划要遵从以下流程展开,链接“00.hr.01人力资源规划流程新增”,招聘管理与培训管理流程是企业的二级流程，分别由计划制定、执行与监督流程这些组成,链接“00.hr.02招聘管理流程新增”,链接”00.hr.03培训计划制定流程新增”,三、财务管理,存在的主要问题目前财务职能仅停留在报销管理、开票管理等方面，现代财务管理的基本职能审计与监控、预测、核算管理均未能正常发挥，具体表现为：经营预算和产品成本核算流程均缺失，资金计划管理功能刚刚开展，且只有月度资金计划而没有年度资金计划管理流程，财务的采购、外协价格审计功能没有发挥，销售的对账职能也不具备,有可能造成的影响财务职能无法发挥，失去监控、预测、核算和报告的职能，无法提供适当的财务报表，为高层领导的决策提供数据支持，无法准确核算产品的成本价格，为销售价格的制定提供参考无法起到对采购、外协等对外部门的价格审计和监控作用，存在舞弊的空间,胜利印机现阶段的管理流程主要集中在报销票据传递、开票管理、月度资金计划流程等,链接“00.cwb.01开票及票据流程”,链接“00.cwb.02报销票据传递流程”,链接“00.cwb.03月度资金计划流程”,其中月度资金计划流程需要进行优化，同时增加应急资金审批流程,链接“00.cwzx.03月度资金计划流程优化”,链接“00.cwzx.04应急资金审批流程增加”,财务管理的职能还包括如下组成部分,预算管理,1、编制公司年度费用预算、年度固定资产采购预算、预计的年度损益表、年度资金需求表2、检查各部门各项预算的执行情况3、定期编制费用预算和实际发生额的比较和分析报表,会计核算,1、各类财务报表编制；2、付款凭证审核；3、检查日常账务处理工作；4、日常会计核算工作,成本管理,1、成本核算报表编制；2、成本费用的分析工作，定期出具成本分析报告，提出公司成本控制的合理化建议,资金管理,1、拟定年度资金需求计划表2、编制每月现金流量表,财务分析,1、应收账款、存货周转、销售状况、公司盈利状况的分析，出具相应的分析报告2、为公司的一些重大经营决策，提供财务方面的分析意见,其他,1、公司存货和固定资产的盘点工作2、拟定公司的税务筹划方案，实现合法、合理避税，降低公司的税负水平及税务风险3、投融资管理,因此，新华信建议胜利印机从系统的角度出发，逐步建立适应于公司现状和未来发展的财务管理体系流程,链接“00.cwzx.01成本核算流程”,1、财务分析管理,2、投融资管理,3、固定资产管理,4、预算管理,5、资金管理,6、成本核算管理,7、,财务管理常用二级流程,链接“00.yxzx.03产品定价流程”,增加经营预算,四、技术管理,存在的主要问题研发和技术管理流程中最突出的问题是研发项目立项缺乏市场调研和投资分析作支持其次是工艺审核环节执行不力和工艺编制环节职责不全，只进行零部件工艺的编制而没有组装工艺的编制对质量管理工作重视不够，质量控制环节职责发挥不力，缺少质量统计与分析的环节,有可能造成的影响新产品立项存在风险，项目立项只凭高层领导的主观印象作判断，缺乏市场数据和投资分析报告作为支持，存在一定的决策风险作为生产制造环节的源头，图纸和工艺的把关不严将导致大量的技术问题流到生产现场形成典型的事后控制，大大加大了制造成本和交货延期的风险质量统计分析环节缺失将导致无法为产品改良、供应商或外协户的选择与评估提供数据支持,现有公司的组织结构图中没有设立市场部，相应的职能也没有划归，优化后的集团公司组织结构图中，在营销中心将增设市场部门，以加强对市场信息的动态收集,营销总监,器材销售部经理,技术服务部经理,机械区域销售经理,市场部经理,机械销售部经理,营销总监助理,市场宣传员,优化后的公司研发管理流程，增加了市场研究和投资分析的环节,链接“02.jsb.01新产品立项管理-新增”,而在新产品的设计和评审阶段，分为方案评审、样机试制与评审、小批量生产与评审、批量定型生产等阶段,链接“02.jsb.02新产品设计和评审-新增”,优化后的唐山胜利印机公司技术系统组织结构图如下,技术部经理,技术工艺主管,模切机机械设计主管,标准化审核员,资料员,装配工艺员,电气工程师,机械工程师,电气技术员,电气设计主管,技术标准化主管,装钉机机械设计主管,产品项目负责人,机械工程师,机械技术员,机械工程师,机械技术员,机械技术员,生产技术服务员,加工工艺员,加强了工艺技术人员的配置，确保能力配备，将工艺问题消灭在源头,流程要高效运行，需要多方面的保证，因此新华信建议在胜利印机的设计管理流程中，可考虑用考核来保证图纸审核与把关的效果,针对胜利印机目前的质量管理状况，新增的质量统计与分析职能或岗位（质量工程师）,6）组织建立质量信息档案，完成质量分析工作（1）定期监督下属（按月）汇总整个生产过程中的不合格报单，汇总检验记录（2）进行质量统计分析，在分析结果的基础上出具报告，提供原材料供应商和外协户的选择决策建议（3）组织完成整机质量分析，并定期出具质量分析报告（4）汇总技术服务部产品反馈信息，审核质量统计报表和报告,同时增加相应的质量统计与分析管理流程,链接“02.zjb.03质量统计与分析流程”,五、生产制造管理,存在的主要问题生产系统存在的最主要问题是生产计划的制定与市场脱节，计划制定缺乏科学性和合理性生产目标没有分解，只有分公司目标与计划，没有部门的目标与计划外协和采购管理有些流程不合理，流程缺失或存在经营风险，如缺乏供应商和外协户开发、定期评审的系统流程，零件工序间的周转不合理、价格制定流程不合理等,有可能造成的影响总目标与计划不合理，与市场脱节，在实际生产中需要不断进行调整目标的实现缺乏保障和支撑，各职能部门的工作缺乏系统性和计划性外协件在分公司内部的周转手续繁琐，库房负担加重；零件图纸中途丢失，造成金加工车间不必要的等待时间大大加长采购价格确定、采购执行和合同签订为同一个部门所为，存在错弊的空间和经营的风险,现阶段各分公司的生产计划制定流程存在问题，年度目标的制定不科学，生产部门缺乏与市场部门的沟通，目标的确定没有依据，同时缺少实施的规划作为目标的支撑,链接“02.jh.01生产计划制定流程”,优化后的年度经营计划制定流程由往年的经营检讨、战略目标和市场的变化三个方面来确定新的年度经营计划，确保计划的科学合理性，同时目标层层分解，级级支撑目标的实现,链接“00.dsh.02年度经营计划制定流程”,往年经营检讨,战略目标,市场动态变化,年度经营计划与目标,集团职能部门目标与计划,分公司各部门目标与计划,而年度经营计划的跟进流程，将会在绩效考核阶段与绩效管理流程一并提出,链接年度经营计划跟进流程（示意）,示 意,唐山胜利印机的零件金加工中转流程中，由于涉及到多道工序外协，零部件的频繁转运造成库房与质检任务的加重，成为流程瓶颈，导致效率的低下和转件过程中图纸容易丢失等问题，最终影响零件的交期,金加车间,外协户A,外协户B,外协户C,外协户D,外协工序一,外协工序二,外协工序三,外协工序四,库房,质检,质检,质检,质检,质检,出库保管,出库保管,入库保管,内部机加工工序,这个问题的解决思路是减少周转的次数，释放流程瓶颈,外协户A,外协户B,外协户C,外协户D,外协工序一,外协工序二,外协工序三,外协工序四,中转库房,内部机加工工序,零件周转,零件周转,零件周转,金加车间,外协部,金加车间,外协户A,外协户B,外协户C,外协工序一,外协工序二,外协工序三,零件周转,零件周转,零件周转,外协部外协员进行调度,计划调度员进行调度,零部件库房,外协热处理工序,热处理质检,质检,计划调度员分配任务，同时进行协调调度,金加工车间生产任务,外协部生产任务,2、质检人员不再检验零部件的每一道工序，只检验最后完工零部件，每一道工序的检验归外协户自行完成,1、生产制造部下设中转库房，负责热处理零部件的周转，零部件库房只负责完工后零部件的入库，而不负责周转件的保管，减轻了库房的压力，中转库房关心的重心从保管待加工的零部件到关心生产进度及时把握进度,释放流程瓶颈的前提是外协户的成熟和数量的相对减少，因此，新华信建议增加部分的关键的外协管理流程以加强对外协户的管理,链接“02.wxb.01外协户开发流程”,链接“02.wxb.02外协件进度跟进流程”,链接“02.wxb.03外协户定期评估流程”,事前控制,事中控制,事后控制,外协结算流程繁琐，质检部经理和库房经理需两次确认数量并签名，影响了流程的效率,链接“02.wxb.06外协结算流程问题”,改进的思路是对账的职能划分在财务部，由财务人员进行对账即可，省去质检部经理和库房经理进行第二次数量签字确认的环节,链接“02.wxb.06外协结算流程优化”,胜利印机的采购管理状况,胜利印机现有各分公司的采购部门分别独立，采购管理包括计划制定、供应商选择、合同草签、合同签约、验收、储存等的管理内容，而在这些管理内容中，除了储存不划归采购部管理之外，其余都划归采购部管理,计划制定,供应商选择,合同草签,合同签约,储存,采购执行,计量与质检,企业需求,供应商,订单,物料,订单,物料,这种采购管理机制缺乏严肃的约束和制约机制，给胜利印机的采购管理带来了一系列的问题,1、采购计划制定、供应商选择、价格制定与审批、采购执行等重要环节均只由分公司采购部门参与，其他部门，如具有价格审计职能的财务部门也没有参与进来，使的采购管理存在较大的舞弊空间2、由于缺乏采购价格控制机制，采购价格制定失控，加大了生产的成本3、采购账、物不符4、财务无法确认库存的数量，无法控制成本5、采购计划不准确，多购、错购、数量不足6、缺乏采购的检验标准，大部分的采购货物无法检验，质量控制部门没有形成定期的质量反馈机制，因而无法对供货质量进行统计与分析,问题与表现,解决以上问题的思路,建立具有多边制衡作用的组织结构，以便企业针对采购环节的运行及采购决策的程序形成跨岗位、跨部门、跨企业的监督制约机制为避免灰色采购行为的出现，企业应该对采购信息、采购行为操作和验收保管机构实行分设制度，即：三分市场采购权、价格控制权、质量验收保管权相分离；三关合同签订关、验收保管关、支付货款关相分离,充分利用信息化管理的手段，提高采购管理的效率，同时利用适应现代市场环境的新型采购方法,比价采购,采购方法,集中采购,招标采购,专供,竞争机制货比三家监控机制三公开。全过程管理、全方位的监控机制压力机制建立采购责任追究责任制激励机制象重视营销人员一样重视采购人员,不同职能分离,革新采购方法,机制创新,因此，新华信建议胜利印机采用集中采购的方式逐步解决现有的问题，实行合同草签、合同审批权和采购执行权的分开,采购申请,各分公司采购员,招标、草签合同（在货比三家的基础上）,运营中心,定价、审签合同,各分公司采购员,执行合同（采购）,运营中心,不定期稽查,质检部,检验货物数量是否符合，质量是否合格,库房,验收入库,分类保管,数据入帐,财务入帐,拒收,降级验收,不合格,优化后的采购业务流程和权责划分为,招标、草签,定价、审核,采购执行,计量、检验,验收储存,付款/稽查,分公司采购员,库房,质检部,集团运营中心,财务中心,财务中心,优化后公司的组织结构简图,董事长（总裁）,营销中心,市场管理部,会计组,器材销售部,机械销售部,关键人才招聘,财务组,生产运营督导,物资采购,绩效及薪酬管理,人才规划及培训,技术服务部,唐山胜利实业公司,唐山胜利印机公司,北京胜利伟业公司,董事会,财务中心,运营中心,人力资源部,国贸部,制度及信息管理,基础建设,战略发展委员会,行政事务管理,优化后的部分采购流程,链接“00.yyzx.01新供应商开发流程”,链接“00.yyzx.02供应商定期评审流程”,六、销售管理,有可能造成的影响合同评审缺乏参考的依据，凭管理者的主观印象评审合同，存在一定的经营风险缺乏预警系统的应收款管理导致业务员无法及时与代理商沟通协商，计划还款，导致应收账款增多CRM系统没有及时为售后服务管理、应收账款提供信息上的支持销售回收账款没法进行统计，影响应收账款的管理,客户项目成员讲解,营销中心流程诊断与优化,欢迎讨论！,谢 谢！,