齐心文具：内部控制自我评价报告.ppt

,、,深圳市齐心文具股份有限公司,2011 年内部控制自我评价报告,报告期内，深圳市齐心文具股份有限公司（以下简称深圳齐心、齐心、公司）董事会根据中,华人民共和国公司法中华人民共和国证券法深圳证券交易所股票上市规则等相关法律法,规的要求，依据企业内部控制基本规范及深圳证券交易所中小企业板上市公司规范运作指引,等规定，不断建立健全公司内部控制制度，提高公司治理水平，进一步规范公司运作。现对 2011,年度公司内控制度的执行情况报告如下：,一、公司基本情况,深圳市齐心文具股份有限公司系经深圳市工商行政管理局批准，于2000年1月12日成立的股份,有限公司，持深圳市工商行政管理局核发的注册号为440301501126060的企业法人营业执照。公司,注册地址：广东省深圳市福田区福虹路世贸广场A幢17楼05-06号；企业法定代表人：陈钦鹏；经中,国证券监督管理委员会证监许可2009965号文核准，公司于2009年9月21日首次向社会公众发,行人民币普通股3,120万股，经深圳证券交易所深证上2009109号文批准，公司股票于2009年,10月21日在深圳证券交易所上市交易；2010年6月24日，经股东大会决议通过，公司以2009年12,月31日总股本124,533,333股为基数，以资本公积金向全体股东每10股转增股本5股，转增后本公司,股本为186,799,999股，公司注册资本：人民币18,679.9999万元；2011年9月28日，公司限制性股,票激励计划标的股份已经完成授予登记并上市，公司股本、注册资本发生了变动，新增股本,4,890,000股，总股本增加至191,689,999股。2011年10月26日，经公司2011年第二次临时股东大,会审议并通过了关于修改公司章程的议案，同意对公司章程第六条、第十八条及第十九条,相关内容进行修改，并办理相关工商变更登记手续。2011年10月28日，公司完成了以上工商变更,登记手续，并取得了深圳市市场监督管理局换发的企业法人营业执照，本次变更的登记事项共两项，,变更后的注册资本：19168.9999万元，实收资本：19168.9999万元。,公司经营范围为：文具及办公用品、办公设备的研发、生产和销售；文具及办公用品、办公设,备的批发、零售及进出口业务。公司以文化办公用品及 OA 办公设备的生产与销售为主营业务，产,品销往一百多个国家和地区。,1,齐心文具集研发、生产、销售为一体，主要产品为：文件管理用品、办公设备、桌面文具、纸制品、学生用品及展示用品等，是中国最大的办公用品（文件夹）生产商及品牌商之一。现有产品,种类 1,000 余种。公司自有品牌“,”在国内外市场上享有较高声誉。在齐心成长,的这么多年里，公司一直致力于成为世界级办公用品集成服务商，奉行“卓越、创新、价值”的企业理念，采用最先进的技术和研发，以专业化、规范化的设计和生产出满足消费者需求不断更新的产品，为广大办公人士创造和提供高水准的现代轻松办公环境。公司自成立伊始就一直把产品品质当成企业的生命。通过了 ISO9001 国际质量管理体系认证和 ISO14001 国际环境管理体系认证。齐心在国内同行中率先建立了产品研发中心，齐心产品已获得 100 多项国家专利，是中国文具行业最有价值的品牌之一。深圳齐心多年不懈的努力受到了行业、市场和消费者的一致肯定和认可，先后荣获“中国最畅销文具品牌”、“中国文件夹第一品牌”、深圳市“杰出中小企业”、“产品质量免检证书”、“广东省著名商标”、“广东省名牌产品”、“中国十大文具品牌企业”“深圳市自主创新百强中小企业”多项荣誉。2008 年齐心品牌被认定为“中国驰名商标”。如今，齐心品牌已经成为优秀品质的象征，得到了国内外同行和客户的普遍赞誉。二、公司内部控制实现的目标和遵循原则在董事会、管理层及公司员工的共同努力下，公司已经建立起一套较为有效的内部控制体系，从公司治理层面到各业务流程层面均建立了内部控制制度及必要的内部监督机制，为公司经营管理的合法合规、资产安全、财务报告及相关信息的真实完整提供了合理、有效的保障。2011 年度，公司参照财政部企业内部控制基本规范及深交所上市公司内部控制指引等相关规定，以风险导向为原则，继续对公司的内控体系进行持续的改进及优化，以适应不断变化的外部环境及内部管理的要求，公司的内部控制基本达到以下目标：1、建立和完善符合现代管理要求的法人治理结构及内部组织结构，形成科学的决策机制、执行机制和监督机制，保证公司经营管理目标的实现；2、建立行之有效的多级风险控制系统，强化风险管理，保证公司各项业务活动的健康运行；3、堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时纠正可能出现的各种错误、舞弊行为，保护公司财产的安全、完整；4、规范公司会计行为，保证会计资料真实、准确、完整，提高会计信息质量；5、确保国家有关法律法规和公司内部控制制度的贯彻执行。2,三、内部控制环境,（一）公司治理,公司按照公司法、证券法等法律、法规、公司章程的要求，建立了规范的公司治理结,构和议事规则，明确决策、执行、监督等方面的职责权限，形成了科学有效的职责分工和制衡机制。,股东大会、董事会、监事会分别按其职责行使决策权、执行权和监督权。股东大会享有法律法规和,公司章程规定的合法权利，依法行使公司经营方针、筹资、投资、利润分配等重大事项的表决权。,董事会对股东大会负责，依法行使企业的经营决策权。董事会建立了战略、审计、提名、薪酬与考,核四个专业委员会，提高董事会运作效率。独立董事担任各个专业委员会的召集人，涉及专业的事,项，首先要经过专业委员会通过，然后才提交董事会审议，以利于独立董事更好地发挥作用。监事,会对股东大会负责，经理层负责组织实施股东大会、董事会决议事项，主持企业日常经营管理工作。,整个公司内部已建立起以科学管理为基础的“法治”体系，公司的治理体制步入一条良性循环的轨道。,公司与控股股东及其关联企业在业务、人员、资产、机构及财务等方面始终完全分开，保证了,公司具有独立完整的业务及自主经营能力。,公司制定了详细的内部管理与控制制度，涵盖了资金管理、营销管理、采购管理、生产及成本,管理、重大投资等整个生产经营过程，确保各项工作都有章可循，形成了较规范的管理体系。,（二）机构设置及职责,为实现企业专业化管理，公司建立了精简高效的职能部门（公司组织结构见附图）。为实现公,司组织管理的规范化，公司结合自身业务特点和内部控制要求设置内部机构，公司制定了部门各岗,位工作职责制度，明确了公司的组织机构、职务权限与责任，实行组织架构的扁平化管理，对简化,业务流程、提高管理效率起到积极作用。,董事会负责内部控制的建立健全和有效实施。董事会下设立审计委员会，审计委员会负责审查,企业内部控制，监督内部控制的有效实施和内部控制自我评价情况，指导及协调内部审计及其他相,关事宜等。监事会对董事会建立与实施内部控制进行监督。经理层负责组织领导企业内部控制的日,常运行。,（三）内部审计,公司按公司章程的规定设立了审计部，并制定了内部审计制度，向董事会负责并报告,工作，其负责人由董事会任命，保证了审计部机构设置、人员配备和工作的独立性。审计部负责审,3,核公司的经营、财务状况及对外披露的财务信息、审查内部控制的执行情况和外部审计的沟通、监,督和核查工作。,审计部通过执行综合审计或专项审计业务，对公司内部控制设计及运行的有效性进行监督检,查。对在审计中发现的内部控制缺陷，依据缺陷性质按照既定的汇报程序向管理层或审计委员会及,监事会报告。,（四）人力资源政策,人才是公司的资本，公司制定和实施有利于企业可持续发展的人力资源政策，将职业道德修养,和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准，切实加强员工培训和继续教育，不断提升员工素,质。,公司在人才的引进、培养和激励等方面，均制定了较完善的标准和政策。在人力资源管理中引,入竞争和选择机制。各级管理人员均通过外部引进及内部提拔的方式产生。在人才培养方面，公司,拥有较为完善的培训体系以及丰富的培训资源。通过对各级人员的任职资格进行分析，开发了相应,的课程体系，并充分运用内、外部资源满足人员的培训需求，同时为各级人才的进一步提升和发展,提供更清晰的培训思路。在薪酬管理方面，完善了定岗定薪、能上能下的用人竞争机制和绩效考评,制度；分配形式上，采用富有竞争的分配激励制度，员工的薪酬和绩效挂钩，2011 年建立了股权,激励管理制度，实施限制性股票激励计划，充分调动了广大员工特别是公司骨干的积极性，为公,司的健康发展提供良好的保证。,（五）经营管理的观念,公司一直秉承成为“世界级办公用品集成服务商”的愿景，诚信经营，锐意进取，不断推陈出新。,坚持“轻松办公之道”的品牌理念，致力成为有价值的品牌，努力将公司打造成为国内文具行业具先,导理念的品牌企业。同时，公司专注于办公产品的研发与制造，坚持“以人为本、开拓创新、精益求,精、质量取胜”的经营理念，秉承“企业成功、员工幸福、回报社会”的企业宗旨，建立起以市场为导,向、以用户为中心的思想观念，持续为客户提供优质的产品和服务，将控制企业风险作为公司发展、,服务社会的根本保障。,（六）经营风险控制,为促进公司持续、健康、稳定发展，实现经营目标，面对国际、国内同业日趋激烈的竞争，以,及在生产经营活动中所面临的各种风险，公司根据制订的发展策略，结合公司现阶段经营目标和业,4,、,务拓展情况，坚持安全、稳健的经营方针，在积极发展新客户、拓展新市场和新业务。同时全面系,统持续地收集相关信息，及时进行风险评估，并相应调整风险应对策略，严格控制客户信用政策，,保证货款安全、快速回笼，同时量入为出，谨慎投资，严把采购、费用消耗关，最大限度地降低了,经营风险。,四、控制程序和控制措施,公司为了保证目标的实现而建立的政策和程序，在经营管理中起到至关重要的作用。公司在交,易授权审批、职责划分、凭证与记录控制、资产接触与记录使用以及独立稽核方面，均建立了规范,化工作程序和控制措施。,（一）不相容职务分离控制,公司在岗位设置前会对各业务流程中所涉及的不相容职务进行分析、梳理，考虑到不相容职务,分离的控制要求，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。,（二）授权审批控制,公司在交易授权上区分交易的不同性质，采用了不同的授权审批方式。,1、一般授权,公司制订了人事管理、行政管理、生产管理、物资管理、技术管理、质量管理、设备管理、成,本管理、研发管理、采购管理、营销管理等方面的规章制度、公司各项需审批业务有明确的审批权,限及流程，明确各岗位办理业务和事项的权限范围、审批程序和相应责任。公司日常审批业务通过,在 OA 信息化平台上进行自动控制以保证授权审批控制的效率和效果。,2、特别授权,对于公司经营方针、重大投资、融资、担保、关联交易等重大经营活动，根据公司法及相,关法律和公司章程的规定及投资管理制度对外担保管理规定等，由董事会审议决定；,超越董事会权限的，报股东大会批准。股东大会对董事会在公司投资、融资、担保等方面给予一定,的授权。,（三）会计系统控制,公司严格执行国家统一的会计准则制度，加强会计基础工作，制定了齐心文具财务管理制度、,齐心文具会计制度和财务负责人管理制度，明确了会计凭证、会计账薄和财务会计报告的,处理程序。公司的核算工作基本实现了信息化处理，为会计信息及资料的真实完整提供了良好保证。,（四）财产保护控制,5,公司制订了货币资金管理、存货管理、固定资产管理等规章制度，对货币资金、应收票据、存,货、固定资产等建立了定期财产清查盘点制度，各项实物资产建立台账进行记录、保管，坚持进行,定期盘点及账实核对等措施，以保障公司财产安全。,（五）经营分析控制,公司建立了经营例会机制，并通过经营例会平台，实现了对公司经营信息的管理和沟通。公司,通过月度部门经理经营例会等形式，定期开展运营情况分析，发现存在问题，及时调整经营策略。,（六）绩效考评控制,在建立激励和约束机制方面：为完善公司治理结构，建立符合现代企业制度要求的公司管理人,员与公司利益相结合、责权利统一的激励机制，制定预算利润指标，按利润中心方法进行绩效考评；,职能部门采用费用预算控制，按费用中心方法进行绩效考评，研发人员采用目标管理与创效激励相,结合的办法，所有绩效考评指标均与相应管理人员工资、职务升迁直接挂钩，良好的约束激励机制,极大的调动了企业经营者的积极性和创造性，使企业经济效益得到显著提高。,（七）独立稽核,公司设立审计部对发生的经济业务及其产生的信息和数据进行稽核，包括通常在企业采用的凭,证审核、账目核对、实物盘点等，对各地销售分公司设独立的分公司稽核会计，对分公司的帐目、,销售价格、存货、应收帐款进行有效核查。,五、控制活动,公司将上述控制措施在下列主要业务活动中综合运用，对各种业务及事项实施有效控制，促进,内部控制有效运行。,（一）资金管理,公司制定了货币资金管理制度资金预算管理实施细则等，明确公司资金预算、结算的,要求，对资金业务进行管理和控制，从而降低资金使用成本并保证资金安全。由公司总部统筹资金,需求、集中融资业务，子公司、分公司没有对外融资权，公司对子分公司、分公司资金收支实行预,算管理，分公司要求严格执行收支两条线资金管理机制，公司总部财务部设立资金预算管理科，对,公司和各子公司资金需求计划、拨付、执行进行监控和执行跟踪分析。通过编制年度资金计划和月,度资金预算计划加强资金管理的计划性，并对子公司、分公司的资金计划执行情况进行跟踪，实时,调整资金安排。,（二）营销管理：,6,、,、,、,、,公司对营销业务管理制订了较为完善的管理制度和控制流程，明确了各业务模块的执行要求和,岗位职责，主要包括国际业务运营守则国内市场费用办法国内营销系统年度销售策略及,销售政策、分公司销售管理办法、分公司运营管理办法（包含仓库守则、订单管理制度、库,存管理制度、客诉及退换货管理制度、货车管理制度）、营销系统客户合同及信用管理制度（包,括信用管理制度、合同管理制度、发货单管理制度、应收账款管理制度、逾期帐款清理制度、对帐,单管理制度）业务人员销售提成管理办法合约评审及客户服务管理程序呆滞产品处理及,管理办法等规定，在管理制度中明确了业务执行、授权审批、不相容职务分离等控制要求，建立,了企业内部网与 ERP 集成的营销平台，实时控制遍及全国的二十家分公司的销售、回款、库存状,况，进一步提升企业市场营销水平和营销管理，降低销售风险。,（三）采购管理：,公司主要由采购部、客服部、品管部、财务部完成对采购业务的管控，公司已制定了供应商,开发定点流程供应商管理制度采购付款管理制度等相关采购管理制度，规范采购业务操,作，加强集中采购、推行战略合作等采购模式和竞争性谈判等多种采购方式，兼顾采购的效益、效,率和规范性，并使用采购管理平台提升采购的效率和透明度。通过集中采购，整合内部需求和外部,资源，最大限度发挥采购量的优势以实现规模效益；通过战略合作，在对关键产品/服务供应商进行,全面评估的基础上，与评价为最优的供应商建立长期、紧密、稳定的合作关系，以达到最优采购绩,效。在采购付款环节，加强了支付环节的核对、审查及品质客诉意见会签，以保证付款的准确性及,合理性。,（四）生产及成本管理,公司的主要产品生产由下属子公司负责，材料消耗定额由工程技术部制定，生产材料的存放,保管由子公司仓储部负责，生产部门只负责按规定的材料消耗定额领取、使用材料，子公司财务部,与仓储部进行账务核对。公司制定了生产计划排程管理制度生产材料控制办法仓库管理,手册等，规范了物资的领用、保管程序，规定了明确的消耗定额，有效地控制了制造过程材料成,成本，同时公司加强生产计划管理和生产制程管理控制，对生产车间实行责任成本核算管理，财务,部对责任成本进行跟踪分析，为公司成本控制提供了准确的成本管理数据和改善意见，各项生产成,本费用开支得到了有效的控制和降低。,（五）重大投资,7,、,、,公司制订了对外投资管理制度，公司严格按照管理制度规定，执行初步审核、专家评议、,集体决策、授权签批的管制程序，遵循“合法、适应、投资优化、控制风险”原则，公司进行对外投,资坚持实事求是，因地制宜，切实结合公司的实际生产经营与财务资产状况，科学、合理确定对外,投资项目与投资规模，确保各项主营业务的正常发展。公司进行对外投资，进行认真、详细的市场,调查与研究论证，充分合理评估对外投资项目的效益与风险，保证对外投资的合理效益。,（六）关联交易和对外担保,公司制定了关联交易决策制度，公司对关联交易采取公平、公正、自愿、诚信以及对公司,有利的原则，关联交易定价按照公平市场价格，充分保护各方投资者的利益。根据深圳证券交易,所股票上市规则和公司章程的相关规定，公司明确划分股东大会和董事会对关联交易的审批,权限。重大关联交易在经独立董事认可后，方提交董事会审议。披露关联交易时，同时披露独立董,事的意见。公司控股股东、关联方严格按照中小企业板控制股东、实际控制人行为指引，与上市公,司保持五分开，不存在控制股东、实际控制人及其关联方占用上市公司资金及其他资源的情况，2011,年公司没有发生除控股子公司以外的关联交易业务。,公司制定了对外担保制度，目前除接受关联方提供的担保外，截止报告期公司无其他对外,担保事项。,（七）募集资金使用,2011 年公司修订了募集资金管理制度，严格按照中华人民共和国公司法中华人民共,和国证券法、中小企业板上市公司规范运作指引等法律法规的相关规定对募集资金进行管理，,公司对募集资金采取了专户存储、专款专用的原则，由公司总部财务部进行统一管理，并聘请外部,审计师对募集资金存放和使用情况进行审计，审计结果和投资项目进展情况在定期报告中予以披,露。,（八）信息披露,依据中华人民共和国公司法中华人民共和国证券法、深圳证券交易所股票上市规则,和公司章程的规定，公司制定了信息披露管理制度，通过分级审批控制保证各类信息以适,当的方式及时准确完整地向外部信息使用者传递。公司董事会秘书负责对监管部门披露要求的及时,获取及实时跟踪。公司公开披露的信息文稿由董事会证券事务代表负责起草，由董事会秘书进行审,核，在履行法定审批程序后加以披露。公司选择证券时报、上海证券报、巨潮资讯网站等媒,8,、,。,、,、,体作为公司信息披露的指定媒体。公司董事会设专人负责回答投资者所提的各种的问题，相关人员,以公开披露的信息作为回答投资者提问的依据。同时通过公司外部网络中的投资者关系栏目及时公,布相关信息，与更广大的投资者进行广泛交流。,公司相关制度规定，信息披露相关当事人对所披露的信息负有保密义务，在未对外公开披露前,不得以任何方式向外界透露相关内容。公司对所披露信息的解释由董事会秘书执行，其它当事人在,得到董事会授权后方可对所披露信息的实际情况进行说明。董事会办公室根据信息披露需要在全公,司范围内收集相关信息，在该等信息未公开披露前，所有相关人员均应履行保密职责，凡违反信息,披露要求的，对相关责任人给予批评、警告处罚，情节严重的给予行政和经济处分，并视情形追究,法律责任。,六、内部控制存在问题及整改情况,报告期内，公司在进一步巩固 2010 年专项治理工作成果的基础上，继续深入推进公司治理活,动。,2011 年 8 月，根据深圳证券交易所关于开展“加强中小企业板上市公司内控规则落实”专项活,动的通知的文件要求，公司按照中小企业板上市公司规范运作指引和公司内控文件的相关规,定，对照通知后附的自查情况表，依据公司实际情况，认真核查公司内部控制制度的制定和运,行情况，并填写自查表与制定整改计划，经第四届董事会第十八次会议审议通过。公司关于内部,控制规则落实情况自查报告及整改计划详情请见 2011 年 10 月 10 日刊登在上海证券报证,券时报和巨潮资讯网（）,报告期内，根据中华人民共和国公司法上市公司信息披露管理办法及本公司公司章,程等有关规定，制定了内幕信息知情人登记管理制度；同时，公司修订了公司章程、投,资者关系管理制度募集资金管理制度等三项制度。通过修订和制定新制度并与原来的一系列,制度一起，形成了一个结构较完整、且行之有效的公司治理规章制度体系，对公司规范运作、稳健,经营起到了有效的监督、控制和指导作用。,七、对公司内部控制情况的总体评价,公司董事会认为，公司现有的内部控制制度符合我国有关法规和证券监管部门的要求，符合当,前公司生产经营实际情况需要，在企业管理各个过程、重大投资、重大风险等方面发挥了较好的控,制与防范作用。公司“三会”和高管人员的职责及控制机制能够有效运作，公司建立的决策程序和议,9,事规则民主、科学，内部监督和反馈系统基本健全、有效。公司对法人治理结构、组织控制、信息,披露控制、会计管理控制、业务控制、内部审计等做出了明确的规定，保证公司内部控制系统完整、,有效，保证公司规范、安全、顺畅的运行。,同时，公司正处在较快的发展期，市场、规模、业务的扩大也对内部控制提出了新的要求。公,司要通过制度创新、管理创新，按照监管部门的要求和公司发展的实际需要，继续推进内部控制各,项工作的深化，不断提高内部控制的效率和效益。,深圳市齐心文具股份有限公司董事会,2012 年 4 月 7 日,10,附：公司组织架构图董事会董事会秘书董事长总经理总经理办公室高级财务,营销副总裁,副总裁,市场部,销售部,商品部,采购部,供应链运作部,设备研发部,国际营销事业部,上海市齐心信息科技用品有限公司,上海市齐心办公用品有限公司,深圳市齐心共赢办公用品有限公司,深圳市齐心光电科技有限公司,汕头市齐心文具制品有限公司,齐心商用设备（深圳）有限公司,观澜文具厂,观澜制笔厂,坪山齐心科技园,惠州市齐心文具制造有限公司,事业拓展部,财务部,IT服务部,人力资源部,审计部,法律部,战略投资部,基建部,11,