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    集团公司发票及销售出库单管理规定.docx

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    集团公司发票及销售出库单管理规定.docx

    集团公司发票及销售出库单管理规定1目的规范发票的开具、审批、保管,加强对发票的管理和监督。2范围适用于集团公司采购发票及销货发票的管理。3程序活动3.1采购发票3.1.1采购发票是企业从外部购买原材料、机器设备及低值易耗品等取得的合法凭证。3.1.2发票、入库单、过磅单、化验单、结算单的客户名称、物资名称、数量、计量单位、规格型号必须相符,如有不符,财务不予接收。3.1.3企业购货取得的所有防伪税控专用发票及运输发票抵扣联,一律要求票面不折叠、不签字、不涂抹、不粘贴、不装订,密码要清洁,传递时将抵扣联撤出单独保存,发票签字齐全后,再将抵扣联连同发票一起交给财务部。3.L4发票在税务部门的抵扣期限为90天,凡是发票在2个月内未能办理及审批完毕的,经办人需提前将抵扣联送达财务部门进行认证抵扣,此类发票必须由财务人员明确标注“已抵扣”,方可进行传递审批。已认证的发票必须先办理入库手续,并于认证当日起一个月内将发票传递至财务部。3.1.5发票办理手续由各单位、部门专人按程序传递,审批手续结束后需登记入账的发票必须在当月25号前传递到财务部。3.L6发票签批时间:1)发票验收(各企业仓库)、总经理签字12天2)XX供销、技术中心、运输事业部签字4天3)分管副总裁/总裁助理签字7天4)财务审核签字3天5)总裁办审核签字3天3.1.7发票审核的诸环节不得无故拖延、扣押,对在审核中发现问题的应及时处理。相关领导应严格审核程序,缩短审核时间(因出差或其他事宜不能按时履行职责时,应安排清楚)。1.1.8 发票传递员建立健全传递记录,并有传递人员签字,防止遗失或漏缺。1.1.9 凡违背以上规定者,出现问题后给予责任人50-200元罚款,由此导致公司经济损失的,由责任人承担相应损失。1.1.10 财务部每月末将付款超过三个月未来发票的供应商,按经办人所在单位分类汇总提报给各企业(部门)总经理,要求经办人说明详细原因由总经理签字认可,并在一周内回复,财务部将回复情况汇总上报执行总裁批示。1.2 销货发票1.3 .1销货发票的开具3. 2.1.1除XX水泥普通发票由销售部门开具外,其他企业的发票均由财务部开具。4. 2.1.2税收软件的结帐日期为月末最后一天,每月26-30(31)日这段时间内,无特殊情况,一律不得开具增值税专用发票(水泥零售除外)。4.1.1 发票的反馈32.2L用户带款提货且钱货两清的销售业务,发票开具部门直接向用户开具发票;钱货当时不能两清的销售业务,由经办人在发票记账联上签字,同时填写“发票收执反馈单”。1. 2.2.2.采用特快方式邮寄发票的必须保留邮寄存根;3. 2.2.3.易货业务由经办人在发票记帐联上签字;4. 2.2.4.发票收执反馈单返回日期(以财务部收到日期为准):省辖范围内15天,省辖范围外30天;32.25.公司内部企业互开发票,可不开具发票收执反馈单,但须在发票记账联上签字;5. 2.2.6.“发票收执反馈单”一式两联,第一联存根,第二联“回执单”由经办人交用户签收后,返公司开票人按编号两联合并统一装订留存。4.1.2 销售出库单管理产品出库单开具由各企业销售部门负责,出库单一式七联:一联存根、二联财务、三联凭此联结算、四联运费结算、五联随货同行、六联仓库、七联出门证。产品出库时,一律盖产品出库专用章(XX球管、XX管件由销售部门盖章,其它企业由财务部盖章)。32.3.L用户自提:提货人在出库单上签字,由财务部(销售部门)盖产品出库专用章,并留取出库单的“凭此联结算”联于次日交销售部门;32.32.送货:送货人在出库单上签字,由财务部(销售部门)盖产品出库专用章,并留取出库单的“凭此联结算”联于次日交销售部门,司机(或经办人)持出库单的“凭此联结算”联、''随货同行”联到用户验收后,将“随货同行”联交用户留下,同时将用户签字的凭此联结算”联交公司销售部门,销售部门收到司机(或经办人)交回用户签字的“凭此联结算”联,在运费结算联上签字验收,并将运费结算联返给司机。XX水泥销售出库单管理:产品出库单开具由销售部门负责,出库单一式三联:一联随货同行、二联结算(商检)、三联运费。产品出库时,电脑打印出库专用章。1.用户自提:提货人在“大宗物料”软件上电子签名;销售部发放提货卡;提货人凭卡提货,装货完毕出门时,在门禁系统刷卡打印三联出库单并全部带走。2.送货:送货人在“大宗物料”软件上电子签名,司机(或经办人)持出库单的“结算(商检)”联、“随货同行”联到用户验收后,将“随货同行”联交用户留下,同时将用户签字的“结算(商检)”联交公司销售部门;“运费”联司机留存。销售部门收到司机(或经办人)交回用户签字的全部“结算(商检)”联后,在运费结算发票上签字确认。XX混凝土销售出库单管理:产品出库单开具由销售部门负责,出库单一式七联:一联存根、二联财务、三联出库、四连凭此联结算、五联随货通行、六联出门证、七联司机。产品出库时由财务部盖出库专用章。1 .用户自提:提货人在出库单上签字,由财务部(销售部门)盖产品出库专用章,并留取出库单的“凭此联结算"联于当日交销售部门。2 .送货:送货人在出库单上签字,由财务部盖产品出库专用章,司机持出库单的“凭此联结算”联、“随货同行”联、司机联到用户验收后,将“随货同行”联交用户留下,同时将用户签字的“凭此联结算”联交公司销售部门,司机联交给车队统计。3 .241.本着“谁开票,谁负责”原则,出库单的“凭此联结算“联(XX水泥为“结算(商检)”联)由销售部门负责追回,“发票收执反馈单”由开票人负责追回,并把每月”发票收执反馈单”一式三份,一份填报部门留底,一份财务部,一份企划部,于每月5号报出;4 .2.42,各企业建立出库单凭此联结算'联、"运费结算”联(XX水泥“结算(商检)”联)发放记录,对发放、返回情况及时跟踪,并将未按期返回、超期的汇总,于每月5日报运输事业部、XX水泥报水泥南厂收款处,销售部门在换取“运费结算”联时,直接在“运费结算”联上标明超期时间,以利于运输事业部、财务部扣除罚款。(XX混凝土不执行该规定)5 .2.4.3.出库单“凭此联结算“联返回时间为:省辖范围30天,省辖范围外45天,到期未返回由运输事业部按每天10元罚款;(XX混凝土不执行该规定)3.2.44.采用ERP开具的出库单,由于出库单打印纸有复写功能,“凭此联结算”联必须由客户亲笔签名,复写签字无效;(XX混凝土不执行该规定)32.45.涉及与客户对帐,出库单“凭此联结算”借出必须办理审批手续,销售部门要对借出的“凭此联结算“联及时追问。1)“发票收执反馈单”返回时间必须按规定日期返回,未按规定日期返回的,发票金额在10万元以下的,给予经办人200元罚款;发票金额在10100万元(含10万元不含100万元)的,给予经办人500元罚款;金额在100万元(含100万元)以上的,给予经办人IOOO元罚款。2)财务部定期对发票收执反馈执行情况进行监督检查;如发生发票丢失,需重新开具发票,重复交税部分,企业总经理承担30%,具体经办人承担70%,并在全公司给予通报批评。4相关记录发票收执反馈单5附则本规定自颁布之日起实施,解释权归财务部。

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