专门档案管理 ppt课件.ppt

2023年1月23日星期一,专门档案管理,专门档案管理 专门档案管理是档案专业教学的主要课程之一，它依据国家档案法规，从理论与实践方面阐述了人事、会计、审计、诉讼、教学、艺术、新闻宣传报道、书稿、地名、照片、录音等专门档案的基本知识和具体管理原则与方法。它涉及许多专业领域的档案管理，是一门实践性较强的应用学科。,专门档案管理,专门档案的概念 专门档案是指某些专门领域产生形成的有固定名称形式，以及特殊载体的各种档案的总和。其主要含义包括：第一，专门档案是一个群体概念，是各种专门档案的总称。第二，专门档案有其特定的来源，从内容性质方面来看，它来源于某些专业领域；从载体形式来看，是指不同于纸质档案的新型材料的档案。,专门档案管理,第三，专门档案在其形成、表现形式，以及管理方面都具有不同于其他档案的特殊性。第四，专门档案有别于专业档案。专门档案通常产生于专业领域之中，它是专业档案的一个组成部分，同专业档案有所交错，它们之间存在必然联系。但二者之间有着严格区别。其一，两者使用角度不同，专业档案是从社会分工角度提出的，专门档案是从档案分类角度提出的；其二，两者内容范围不同，专业档案是某一专业各种档案的总称，专门档案是各门类档案的总称，它只涉及一定的业务范围，或一个特殊载体。,专门档案管理,专门档案的范围 专门档案的范围主要包括两个方面：第一，专门领域中产生形成的档案，其中包括人事档案、会计档案、审计档案、诉讼档案、教学档案、艺术档案、新闻宣传报道档案、书稿档案、地名档案等。第二，特殊载体的档案，主要包括以磁性材料和感光材料为载体的档案，录音档案、照片档案、机读档案等。,专门档案管理,专门档案的特点 专门档案的特点主要表现在其所具有的特殊性。第一，在来源方面，专门档案的特殊性表现为广泛性和单一性。专门档案的来源是广泛的，它产生于人类社会实践活动各个领域。同时又具有单一性，每种专门档案都是在一定的专门领域中形成的，它所包括的文件材料是特定的。,专门档案管理,第二，在内容方面，专门档案特殊性表现为丰富性和专指性。每种专门档案体现着特定的某种专业活动，从内容上看，各种专门档案都具有专指性，而综合各种专门档案反映的专业内容，就构成专门档案内容的丰富性。,专门档案管理,第三，在形式方面，专门档案特殊性表现为多样性和固定性。其多样性表现在两个方面：一方面载体和记录方式的多样性；另一方面名称种类的多样性，每种专门档案都有特定的名称种类，数量众多，规格不同。另外，专门档案形式又是固定的，不仅专门档案的载体有其固定性，而且每种专门档案形成于各自领域，有着固定的名称和种类。,专门档案管理,会计档案 会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位、各部门重要档案之一。会计档案工作应遵循的文件是：国家财政部、国家档案局于年月日印发的关于印发会计档案管理办法的通知（财会字号。该办法于己于年月1日正式实施。,专门档案管理,专门档案管理,会计档案的排列、编号,专门档案管理,专门档案管理,一、会计档案的概念与种类二、会计档案的特点与作用三、会计档案的整理、保管与利用四、会计档案的鉴定与销毁,专门档案管理,一、会计档案的概念与种类,(一)会计档案的概念 会计档案是机关、团体、企业、事业单位的财会部门及按规定应当建账的个体工商户，在各项会计核算活动中形成的，具有查考利用价值的，按照一定规律和方法集中保存起来的会计凭证、会计账簿和财务报告等专业文件材料。,专门档案管理,（二）会计档案的种类,会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。会计账簿类：总账、明细账、日记账、现金出纳账、银行存款账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。,专门档案管理,二、会计档案的特点与作用,（一）会计档案的特点,来源的广泛性内容的连续性形式的多样性表达的一致性,专门档案管理,（二）会计档案的作用,经济管理的依据保护国家财产，打击经济领域犯罪活动 的重要凭证研究经济和财政史的可靠史料,专门档案管理,三、会计档案的整理、保管与利用,（一）会计核算材料的立卷要求,会计文件由谁立卷？怎样立卷？会计档案管理办法中明确规定：各单位每年形成的会计档案，应由会计人员按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。,专门档案管理,会计凭证的立卷,、会计凭证分为原始凭证和记账凭证两种。会计人员在完成报账手续后，将各种记账凭证连同所附的原始凭证、原始凭证汇总表，按照记账的先后顺序，根据其数量多少，每月装订成一册或数册，每册厚度均在.厘米左右。一册即是一个保管单位。,专门档案管理,B、会计凭证在装订前要加上会计凭证封面。格式如下：,专门档案管理,C、由于会计凭证在若干年内具有查考作用，所以会计人员在凭证装订成册后，往往在装订线上贴上封签，并在封签处盖章，以示负责，并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽换、舞弊。,D、凡属本单位房地产、经济合同、人员工资关系转移、工资调整改革、提级、定级、人员处理、涉及外事数额较大的开支和固定资产的凭证应编目，永久保管；同时在有关部门的记帐凭证上注明其日期和编号，以备查考。,专门档案管理,、会计账簿的种类：一般机关、团体、学校等预算会计单位的会计账簿有日记账、总账、明细分类账、现金出纳账、银行存款账、固定资产明细账、辅助账簿等。,会计账簿的立卷,专门档案管理,、会计账簿在财会部门有统一使用的封面和账簿启用表。均由会计人员逐项填写。归档时一般每个账簿不需要另加案卷封面。,、一个账簿就是一个会计档案的保管单位，也就是一个案卷。,专门档案管理,会计报表按年报、季报、月报分开。这因为他们的保管期限不同。年报要单独立卷（永久）；季报和月报等可根据数量多少，立成一卷或若干卷。会计报表组成的案卷、卷内文件的排列、编号等各项工作与文书立卷做法基本相同。,会计报表,专门档案管理,会计档案的归档,归档，是指财会部门将办理完毕并经过整理立卷的会计档案，定期向档案部门移交，由档案室集中统一管理，确保会计档案的齐全完整与安全。会计档案由财会部门整理立卷，在财务部门保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，向本单位档案室移交，统一保管，移交时间为第二年三月份。对于未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳员不得兼管会计档案。,专门档案管理,（二）会计档案的整理,会计档案的分类,专门档案管理,会计档案的分类方法主要有三种：A、年代形式保管期限B、年代组织机构形式保管期限C、会计年代会计类型形式保管期限,专门档案管理,会计档案的排列、编号,专门档案管理,A、会计档案的排列有两种：,类别年代保管期限,年代组织机构类别保管期限,专门档案管理,专门档案管理,类别年代保管期限,财务报告 1999年 决算(永久)1 其它报表(定期)2、38 2000年 决算(永久)9 其它报表(定期)1015,会计账簿 1999年 银行存款账(25年)1 现金出纳账(25年)2、3 总 账(15年)4 明 细 账(15年)5、6、7 2000年银行存款账 8 2001年现金出纳账 9、10 总 账 11,会计凭证 1999年 定期 115 2000年 定期 1628,专门档案管理,1999年 税收会计 凭证 115 报告 1620 账簿 2125 2000年 税收会计 凭证 2638 报告 3944 账簿 4550,年代组织机构形式保管期限,专门档案管理,1999年 税收会计 凭证 115 报告 1620 账簿 21252000年 税收会计 凭证 2638 报告 3944 账簿 4550,专门档案管理,B、会计档案的编号,会计档案编号有两种：一种是按类别编号，一种是按年代编号。类别编号：凭证、报表、账簿类分别编号；年代编号：将每年的凭证、报表、账簿等类排在一起编号。即编完凭证编报表再编账簿。其他类，会计移交清册、保管清册、销毁清册要求存入全宗卷。,专门档案管理,（三）会计档案的保管,会计档案的保管包括两个方面：,A、会计档案在财务人员和档案室的安全保管 B、单位变更、驻外机构会计档案的保管,专门档案管理,B、单位变更会计档案的保管：,1、对于撤并、合并单位和建设单位完工后的会计档案，应随同单位的全部档案一并移交给指定的单位，并按规定办理交接手续。2、对于单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财务所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。,专门档案管理,3、单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。,专门档案管理,4、对于分立中未结清的会计档案事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理移交手续。5、单位并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管。6、建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理移交手续。,专门档案管理,单位与单位之间交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续：,1、移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，标明移交会计档案名称、卷号、册数、起讫年度和编号、保管期限、已保管期限等内容。2、交接会计档案时，交接双方应按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。,专门档案管理,（四）会计档案的利用,会计档案的利用，是通过一定方法，提供会计档案为社会各方面服务。1、提供会计档案为会计分析服务 2、提供会计档案为会计检查服务 3、提供会计档案为日常查考服务,利用会计档案一定要按照会计档案利用制度，严格履行借阅手续，一般会计档案不得借出，如有特殊需要，经本单位负责人批准，可提供查阅或复制，并办理登记手续。严格在档案上涂画、拆封、抽换。,专门档案管理,四、会计档案的移交、鉴定、销毁,会计档案的鉴定和销毁，按照国家关于会计档案保管期限表的规定，对超过保管期限的会计档案，重新判定其价值剔除失去保存价值的会计档案予以销毁的一项工作。,专门档案管理,（一）会计档案移交,财务部门向本单位档案室移交的档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。,档案部门对移交的档案要认真清点、查对。,交接清册一式两份，由财务部门编制。移交人（财务人员）、接收人（档案人员）签字盖章，各自一份备查。,专门档案管理,（二）会计档案的鉴定,会计档案的保管期限分为两类，即永久、定期。定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年五种。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。具体保管期限如下：,专门档案管理,凭证 15年；报表 决算永久，工资表列为永久保管；账簿、月报、季报5年；现金出纳帐、银行存款账25年；日记帐、总帐、明细分类账15年。,专门档案管理,（三）会计档案的销毁,保管期满的会计档案：会计档案保管期满后，由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制销毁清册，注明会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。,专门档案管理,国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁档案时，应当由同级审计部门派员监销。监销人在销毁前，要按照销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。,专门档案管理,保管期满但未结清的债权债务、原始凭证和涉及其他未了事宜的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到事项完结时为止。A、单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。B、正在项目建设期间的建设单位，其保管期限满的会计档案不得销毁。,专门档案管理,需要说明的几个问题,采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案保管。具备采用磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等磁性介质保存会计档案条件的，有国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。所有单位的会计档案不得携带出境。住外机构和境内单位在境外设立的企业（境外单位）会计档案，应当按照会计档案管理办法和国家安全有关规定进行管理。一些在会计工作活动中形成的有关会计预算、计划、制度等文件材料，不是会计档案而是文书档案，要按照文书档案管理规定执行。,专门档案管理,声像档案管理,专门档案管理,声像档案的概念、种类声像档案的特点声像档案的作用声像档案的管理声像档案的利用,专门档案管理,一、声像档案的概念、种类,1、概念：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有保存价值的以音响、形象等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。2、种类：底片、照片、文字说明,文字说明在声像档案的构成中，是不可缺少的要素。如果没有文字说明，会使人无法明白声像档案所反映的时间、地点、人物、背景等具体情况。,专门档案管理,二、声像档案的特点,1、具有其他文档无法比拟的形象性 2、具有强烈的时空性 3、具有良好的易于复制性,专门档案管理,三、声像档案的作用,1、为宣传报道服务2、广泛交流信息3、深入进行科学研究4、艺术欣赏,专门档案管理,四、声像档案的管理,（一）照片档案的收集 1、照片档案的收集范围(1)本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；(2)领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动和重要外事活动的照片；(3)记录某单位、某地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片（搬迁的新旧对比、“非典”）；(4)反映某地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片；(5)与其他载体档案有密切联系的照片及其他具有保存价值的照片（领导沿革照、活动照、设备等照片）。,专门档案管理,2、照片档案的收集时间,归档时间：照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。档案馆接收时间。按照档案馆工作通则的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案同时接收；特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。对于具有保存价值的历史照片，档案馆（室）应随时收（征）集。,专门档案管理,3、照片档案的收集要求 底片、照片、说明齐全完整。底片与照片的影象相符。,专门档案管理,（二）照片档案的整理 整理原则：应以有利于保管照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务。照片档案的底片应单独整理和保存，照片和说明一同整理和存档。,专门档案管理,1、照片档案的分类 底片分类，可按制成材料分、按年度、按内容等方法分类。对于底片少的单位可不分类，按底片收到的先后次序流水编号即可。照片分类，可按内容或专题、按年度分类。（沿革、会议、荣誉、活动、基建、设备照等类别）分类应保持前后一致，不能随意改动。,专门档案管理,2、照片文字说明的编写方法和要求,文字说明的成份和编写要求 文字说明的成份包括六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。事由：照片影像所反映事件、事物的情由；时间：事物产生变化的时间和拍摄时间；地点：照片上的具体地点；人物：照片上主要人物的姓名、身份；背景：揭示照片主题具有一定作用的；摄影者：拍照片的单位和拍摄人。,专门档案管理,3、照片档案的立卷,（1）底片整理方法：底片分类，将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，单独整理和存放。底片的编号：一个全宗内底片档案编流水号；用铁笔横排刻写在胶片边处。底片应放在底片袋内保管，在袋内右上方标明底片号，并按底片号顺序将底片插入底片册。,专门档案管理,照片的整理方法,按照分类，将照片与说明一起固定在芯页上，组成案卷。卷内排列一般按重要程度或时间顺序排列。照片与说明必须固定在芯页正面。案卷内的芯页以三十页左右为宜。照片编号：编案卷号、卷内页号、卷内照片的顺序号。照片的分类号、底片号、参见号应在文字说明栏写清。底片编号：在全宗内编写流水号。一张底片或一组密不可分的底片为一个保管单位，编一个底片号。参见号：在本张（组）照片有联系的其他档案的档号,专门档案管理,照片档案的编目,照片档案按照照片档案管理规范的要求，填写案卷的卷内目录、卷内备考表、案卷目录照片号的填写，即案卷内照片的顺序号；底片号的填写，在全宗内的流水号；题名的填写，在尽量保证六要素的前提下，将文字说明改写成照片名称。卷内备考表放在案卷的最后一页。装具：照片档案有专门的盒和柜。排列：单独放在一个柜或若干个柜中。特殊照片，如，大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在目录的备考中注明是“大张”或“反转”,专门档案管理,（三）照片档案的保管,1、保管条件底片：温度 1315 湿度 35%45%照片：温度 1424 湿度 40%60%2、底片要立旋，要用半透明的中性纸袋装。整理底片要带干净手套，防止汗渍污染底片。3、保管要求，入库前要进行检查。对收藏的照片档并要定期进行检查。,专门档案管理,磁性载体档案管理与保护,磁性载体文件是指以磁性材料为信息载体的文件。如，计算机磁带、软磁盘、录象带、录音带等。具体说，指国家机构、社会组织和个人在社会活动及科学实践中直接形成的有保存价值的磁性载体文件。,专门档案管理,磁性载体文件的收集,磁性载体文件归档要求,磁性载体文件档案的管理,磁性载体文件保管于保护,专门档案管理,一、磁性载体文件的收集,1、由谁收集？磁性载体文件的收集工作由形成部门负责。档案部门负责监督、检查、指导。2、磁性载体文件应一式两份（一份存档、一份利用）。与相应的纸质文件同时归档并进行登记。即保存磁性载体同时，必须保存一套纸质文件。3、磁性载体文件的更改单、版本更新通知都应收集、登记。,专门档案管理,二、磁性载体文件的归档要求,1、由谁整理、编辑。由形成部门负责对需要归档的磁性载体文件，一式两份，及时向档案部门移交归档。2、归档的磁性载体文件必须是可读文件。3、同一项目同一类别的磁性载体文件应保管在同种磁性载体上。4、磁性载体文件目录清单与档案一同归档。5、归档的载体文件应由文件形成部门编制归档说明。,专门档案管理,磁带（软磁盘）需简要说明带（盘）中存储的文件的内容，运行的软、硬件环境，版本号、文件的完整性和准确性。录象带需说明内容、制式、语别、密级、规格和放映时间等。录音带需说明内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级。,专门档案管理,三、磁性载体档案的管理,1、管理原则：应遵循集中统一、确保安全、便于利 用的原则。2、载体的选择：禁止使用劣质软磁盘、磁带、录象 带、录音带。3、做好保密工作，一式两份，存档件不得外借。4、建立借阅制度，严格履行借阅审批手续。定期进行检查。5、归档的磁带（软盘）必须填写说明。6、在保管磁性载体档案的同时，应将与此有关的文字资料也保存。,专门档案管理,四、磁性载体档案的保管和保护,1、库房温、湿度要求温度 1527 湿度 40%60%，温度上下不差3，湿度上下不差5%。最佳温度是18，相对湿度40%。2、不要用手触摸磁带（软磁盘），操作时应戴手套。3、库房保持正压，减少灰尘和腐蚀性气体，通风良好。,专门档案管理,4、避免水淹；磁带架最低一层隔板应高于地面30厘米以上。5、注意防火、防磁、防紫外线。6、磁带应放到磁带（软磁盘）盒中，垂直或悬挂放。7、保养及维护，建立磁性载体档案检测、保养卡。清洁、倒带间隔35年；复制正常保存的磁性载体档案，可每10年复制一次。,专门档案管理,数码照片档案管理,1主要工作依据1.1照片档案管理规范GB/T 11821-20021.2数码照片归档与管理规范,专门档案管理,数码照片档案,国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值、归档后的数码照片。数码照片档案由数码照片、EXIF信息和文字说明组成。EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集的并保存在数码照片内的一组参数。EXIF(可交换图像文件)是一个关于存储和交换数码相机图像文件信息的标准，可以记录数码照片的属性信息和拍摄信息，也就是EXIF信息，主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。,专门档案管理,分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数。一般用每英寸点数(dpi)表示,。JPEG(Joint Photographic Expert Group)由ISO/IEC联合图像专家组制定的适用于连续色调(包括灰度和彩色)静止图像压缩算法的国际标准。JPEG格式是目前所有通用格式中压缩率最高的格式，图像质量多数情况下均可接受，并且使用范围最广，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。从存储空间及传输效率考虑，适合于色彩复杂图像的压缩存储。TIFF(Tagged Image File Format)一种基于标记的不丢失信息的无损压缩格式。TIFF是一种灵活的位图图像格式，存储的图像细微层次的信息较多，图像质量较高，适合于色彩单一图像的压缩存储，并适用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。照片组photos group有密切联系的若干张数码照片的集合。如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组。,专门档案管理,管理职责档案部门是照片档案集中管理部门，负责监督、指导照片的积累、收集、整理、移交工作，负责编制档号、编目、保管、提供利用及统计工作。相关业务部门的兼职档案员，应按归档范围(见照片档案分类、归档范围及保管期限详表)，内形成的照片收集、整理和移交工作。,专门档案管理,归档,归档范围记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片。本单位组织或参加的重要活动的数码照片。反映本单位重点工程项目、重点科研项目的数码照片本单位、系统劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片本单位荣获的荣誉性奖状、证书、锦旗的数码照片本单位历届领导班子成员的数码照片 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片。其它具有保存价值的数码照片。保管期限数码照片档案的保管期限按照数码照片的价值划定为永久或定期，其中定期一般为30年或10年。,专门档案管理,质量要求归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、保持原貌未加修饰剪裁。归档照片应编写照片说明，说明要素应齐全(题名、人物、时间、地点、摄影者、互见号等)，能正确反映照片主题内容和人物等信息。同一个事件归档的照片，应能全面反映事件过程的全貌，突出主题。反应同一场景的数码照片一般只归档一张。如主会场、参加人员、主要领导等。用数码相机(胶片相机)拍摄的照片，应做到电子影像(底片影像)与纸质照片一致。,专门档案管理,数码照片的存储格式:应为JPEG或TIFF格式。其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式。数码照片，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，不能进行修改。经过添加、合成挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。数码照片应转换出一套纸质照片归档。归档数码照片时，应对数据照片进行真实、完整、可用、安全方面鉴定、检测。,专门档案管理,归档时间一般在照片拍摄结束后，及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。生产单位检修、技改形成的照片，应与纸质竣工档案同时移交归档。建设项目形成的照片，其中建设单位形成的照片，在工作结束后及时向档案部门移交;参建单位形成的照片，由参建单位在工程竣工后与纸质竣工档案同时向档案部门移交。归档份数胶片相机拍摄的照片、底片及照片扫描电子文件(光盘)各一份。数码照片归档纸质一份，由数码照片制成的光盘归档一式三份，一套封存保管，一套供查阅利用，一套备份。移交程序移交人在档案管理系统中录入照片的相关信息条目;档案人员核查照片信息的完整、有效性;通过档案管理系统打印照片档案移交目录(见图1)一式二份，双方签字后各存一份以备查考。,专门档案管理,整理和著录,分类和排列在同一全宗内，数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。同一照片组内的数码照片档案按形成时间或重要程度排列。命名数码照片文件采用“保管期限-年度-照片组号-照片号”格式命名。保管期限：分别用“01”、“02”、“03”代表永久、30年、10年。年度：为4位阿拉伯数字。照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。照片号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。示例1：2009年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为：01-2009-0001-0001.jpg。著录数码照片档案的基本著录要求可参照GB/T 11821-2002中5.5.1的规定。其中，数码照片档案的著录项目见附录A，建立数码照片档案目录数据库时可参见附录B。,专门档案管理,存储和保管,数码照片档案应存储在安全、稳定、可靠且兼容性好的文件系统或数据库系统等数据存储管理系统中。数码照片的存储数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行分类存储。一般应在计算机硬盘建立“数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层级文件夹，并以保管期限和年度命名层级文件夹；在年度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹，并以该组组号加数码照片主要内容或者事由命名组文件夹，组号与内容或者事由之间加一个空格。示例2：某单位的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下，2009年该单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限为“永久”，该组数码照片应存放在以下路径下：D：数码照片档案永久20090001 XX工作会议文字说明的存储文字说明可采用TXT文件形式或数据库的形式保存。若采用TXT文件形式，单张照片说明应保存在该张照片所属照片组的组文件夹下，该组文件夹内所有照片的文字说明应保存在一个TXT文件中；组说明应保存在该组照片形成年度的年度文件夹下，该年度文件夹内所有照片组的组说明应保存在一个TXT文件中。,专门档案管理,存储载体,数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。本标准推荐采用的存储载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不能用软磁盘、移动硬盘作为数码照片档案长期保存的载体。存储数码照片档案的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、密级、保管期限、存入日期等。保管方法数码照片档案的保管除应符合纸质档案的保管要求外，还应符合以下条件：a)存储载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。b)单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。c)存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。d)环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：3545。定期检验对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。,专门档案管理,利用和销毁,利用数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利用时应确保未开放数码照片档案的信息安全。鉴定销毁数码照片档案的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。属于保密范围的数码照片档案，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁。不属于保密范围的数码照片档案可进行逻辑删除。,专门档案管理,声像档案的利用,各单位档案管理部门应当编制声像档案目录等检索工具，配备相应的设备，为利用提供方便。建立声像档案利用制度，严格审批程序。根据声像档案的机密程度，确定利用范围。利用与公布声像档案，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。原版声像档案不得外借。珍贵、重要、使用频率高的声像档案利用时应当提供拷贝、复制件。,专门档案管理,