会计电算化课件.ppt

系统管理与基础档案设置,任务一 建立账套,2,3,4,1,任务二 增加用户及操作员权限设置,任务三 账套备份与恢复,任务四 基础档案设置,1.理解用友ERP-U872系统管理中的主要功能；2.了解用友ERP-U872基础档案设置的主要内容；3.掌握会计科目设置的主要内容；4.了解企业应用平台的主要功能。,知识目标：,系统管理与基础档案设置,系统管理与基础档案设置,任务一 建立账套,北京宏远科技有限责任公司在激烈的市场竞争环境中为了提高办公效率，决定于2012年1月1日开始实行会计电算化，经过对多种会计软件的比较选择，选中了用友公司生产的以中小企业为目标的用友ERPU872管理系统，现需要完成对该软件的安装任务。,任务一 建立账套,手工记账转为电算化记账是一种大的变革，电算化的初始化过程十分复杂，建账过程中需要较多的企业基础信息，所以在建账之前需要对企业信息进行一次较全面的收集，这样才能保证企业建账的顺利进行。,任务一 建立账套,账套是指一个独立、完整的数据集合，这个数据集合包括一整套独立、完整的系统控制参数、用户权限、基本档案、会计信息、账表查询等，是一个独立的数据库。一般来说，每一个独立核算的企业均可以在用友ERPU872管理系统中建立一个账套，每个账套用于存储不同年度的会计数据，一般称其为年度账。不同账套之间的数据相互独立存在。,1.账套的概念,任务一 建立账套,对财务账套进行统一管理，可以进行创建账套、修改账套、备份及恢复账套等操作。,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,任务一 建立账套,会计科目编码规则示例,（9）,单击“确定”按钮，弹出如图2-10所示的“数据精度”对话框，设置数据精度。,任务一 建立账套,（10）,单击“确定”按钮完成账套创建工作，会弹出如图2-11所示窗口，询问用户是否立即启用系统。,任务一 建立账套,（11）,单击“是”按钮，弹出如图2-12所示的“系统启用”窗口。选中总账的复选框以启用总账管理系统，启用时间为2012年1月1日。,任务一 建立账套,任务二 增加用户及操作员权限设置,为了明确不同操作人员的责任，在用友财务软件中，每个用户都拥有不同的权限。例如，任务一中用到的admin和demo，分别表示为系统管理员和账套主管。除了这两个权限外，财务软件还提供了更多的岗位设置和权限设置，如会计主管、总账会计、出纳等岗位。这些操作员的账号、权限需要由系统管理员或账套主管进行分配管理。用友U8的所有子系统的权限全部集中在系统管理和基础设置中进行定义管理。用友U8提供了三种权限管理，包括功能级别的权限管理、数据级别的权限管理及金额级别的权限管理。,任务二 增加用户及操作员权限设置,用户权限设置是按照会计内部控制制度的要求，对所设立的用户进行权限分配，确定用户对账套数据的处理权限以及操作范围。其目的是实行必要的财务分工，满足内部控制的要求。用户权限设置是保证数据安全的最好途径。会计电算化工作规范中明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限，杜绝未经授权的人员操作会计软件。会计核算软件基本功能规范也规定了为保证会计数据的安全，会计软件应具有防止非操作人员擅自使用的功能和对指定操作人员实行使用权限控制的功能。,任务二 增加用户及操作员权限设置,授权时首先要确定用户授权范围。用户授权范围是指该用户的操作权限所能作用的范围。给用户授权的是系统管理员，因此系统管理员授予用户权限时一定要十分谨慎。在权限分配时应特别注意不相容职务的职权应明确，相互牵制与分离，如记账人员与经济业务事项、会计事项的涉及人员。在用友财务软件中分别设置了系统管理员和账套主管，将用户设置为账套主管后，账套主管将自动拥有对这一账套的全部操作权限。同时用友软件允许一个账套设置多名账套主管。,任务二 增加用户及操作员权限设置,任务二 增加用户及操作员权限设置,在“系统管理”窗口中，单击“权限”“用户”命令，如图2-13所示。弹出“用户管理”对话框，如图2-14所示。,任务二 增加用户及操作员权限设置,（2）单击“增加”按钮，弹出“操作员详细情况”对话框，输入编号、姓名、口令等项目，如图2-15所示。然后按照各栏要求填写相应内容。,任务二 增加用户及操作员权限设置,任务二 增加用户及操作员权限设置,任务二 增加用户及操作员权限设置,将已创建的333号账套备份到指定的文件夹中，并练习使用备份账套对数据进行恢复。,任务三 账套备份与恢复,将企业资料备份保存到不同介质（如硬盘、光盘、网盘等）上是非常重要的，因为当遇到不可抗力的原因（如地震、火灾等），使软件或数据损坏，那备份的资料就有可能会使企业的损失降到最低。企业应做好备份工作，如将备份的资料复制到不同地点的不同机器上进行保存，将年度资料刻录在光盘进行保存等。,任务三 账套备份与恢复,在“用户管理”窗口中，单击“账套”“输出”命令，如图2-20所示。,任务三 账套备份与恢复,在弹出的“账套输出”对话框中，单击“账套号”，在其下拉列表框中选择目标账套号“333”，如图2-21所示。,任务三 账套备份与恢复,单击“确认”按钮，系统开始生成备份文件。文件生成后系统提示选择保存路径，选择并确认路径后，即可完成账套备份。,任务三 账套备份与恢复,任务三 账套备份与恢复,任务四 基础档案设置,在“企业应用平台”的“基础设置”选项卡中，展开“基础档案”菜单，在此可以分别对部门档案、人员类别、人员档案、供应商和客户档案、计量单位组和计量单位、会计科目、凭证类别、项目目录、结算方式等信息进行设置。,子任务一 部门档案设置,部门是指在核算单位管辖下的具体有财务核算或业务管理要求的单元体，它不一定是实际中的部门机构，如果该部门不进行财务核算或业务管理，可以不在系统中设置该部门档案。部门档案信息包括部门编码、名称、负责人和部门属性等信息。在设置部门档案时，部门负责人数据暂时不用设置，等职员数据设置完成后再返回到此补充即可。如果在此发现编码方案不适合，可以在部门档案数据为空时修改部门编码方案。,子任务一 部门档案设置,（1）使用“301陈明”的权限，弹出“企业应用平台”对话框，单击窗口左下角的“基础设置”选项，在“设置”选项卡中，单击“基础档案”“机构人员”“部门档案”命令，系统弹出“部门档案”设置窗口，如图224所示。（2）在“部门档案”窗口中，单击“增加”按钮，即可在编辑区内输入相关部门信息，输入完毕，单击“保存”按钮，系统自动将录入的部门编码及名称显示在左上方的区域内，如图224所示。用类似的方法，把表23中的各部门信息逐个进行录入。（3）录入完成后，关闭窗口即可。,子任务一 部门档案设置,子任务一 部门档案设置,修改部门数据：只要在“部门档案”窗口的左侧单击选中某一个部门，选中的信息就会显示在右边的窗口中，单击工具栏中的“修改”按钮，可对其进行修改，但是部门编码不能修改。删除部门数据：在“部门档案”窗口的左侧单击选择要删除的部门，单击工具栏中的“删除”按钮，即可删除，但是已经使用的部门不可删除。,子任务一 部门档案设置,子任务二 人员类别设置,人员分类原则一般按照员工所在岗位来划分。表2-4所示内容，即北京宏远科技有限责任公司人员的类别设置。,子任务二 人员类别设置,（1）在企业门户窗口中，双击“基础档案”选项，打开“基础档案”对话框，单击“机构人员”，选择“人员类别”命令，弹出“人员类别”设置窗口。（2）在“人员类别”窗口中，选择“在职人员”，单击“增加”按钮，录入相关信息后，单击“确定”后系统保存录入信息。（3）用类似的方法，把上表中的各人员类别信息逐个录入，如图2-25所示。（4）录入完成后，关闭窗口即可。,子任务二 人员类别设置,子任务二 人员类别设置,子任务三 人员档案设置,人员档案主要用于记录本单位的人员，包括人员编码、姓名、所属部门、职员属性和职员类别等。不需要将单位所有员工的信息都录入到系统中，一般只需要将与会计核算有关的人员档案录入即可。例如，各部门普通员工、生产车间工人的信息都可以不录入。人员编号具有唯一性，人员姓名可以重复。职员类别中的“是否业务员”，是指此人员是否可操作U8其他的业务产品，如总账、库存等，只有勾选了此项，才能在做各种出入库单据、收付款处理等业务时作为业务员被选入。当该人员为业务员时，系统提示设置该业务员的“生效日期”、“失效日期”、“业务或费用部门”、“信用天数”、“信用额度”和“信用等级”等选项。,子任务三 人员档案设置,子任务三 人员档案设置,子任务三 人员档案设置,（1）人员编码、姓名、行政部门编码、人员类别、性别，是必须输入的项目。（2）业务员的业务或费用部门编码不能为空，否则系统提示操作错误。,子任务三 人员档案设置,子任务四 供应商和客户档案设置,子任务四 供应商和客户档案设置,子任务四 供应商和客户档案设置,1.分类,往来单位按用户单位的对象不同，可分为供应商和客户。供应商是用户单位的采购对象，供应商往来款项应由应付账款子系统进行核算。客户是用户单位的销售对象，客户往来款项应由应收款项子系统进行核算。,子任务四 供应商和客户档案设置,2.设置往来单位内容,往来单位档案内容包括往来单位代码、名称、地址、电话、邮编和联系人等信息。,子任务四 供应商和客户档案设置,在企业应用平台“设置”选项卡中，执行“基础档案”“机构人员”“客商信息”“供应商档案”命令，弹出“供应商档案”设置窗口，单击“增加”按钮后即可进入“增加供应商档案”窗口，如图2-28所示。,（1）,子任务四 供应商和客户档案设置,录入供应商档案信息，单击“保存”按钮。,用类似的方法，完成其他供应商档案的录入，操作完成后，录入的项目即可显示在“供应商分类”窗口的右侧，如图2-29所示。,子任务四 供应商和客户档案设置,执行“基础档案”“机构人员”“客商信息”“客户分类”命令，弹出“客户分类”设置窗口，单击“增加”按钮后即可进行客户分类设置，如图2-30所示。,子任务四 供应商和客户档案设置,（5）录入客户分类信息，单击“保存”按钮，重复上述操作，完成其他客户分类情况的设置，操作完成后，设置的项目即显示在窗口左侧。（6）执行“基础档案”“机构人员”“客商信息”“客户档案”命令，弹出“客户档案”设置窗口，单击“增加”按钮后即进入“增加客户档案”窗口，如图2-31所示。（7）录入客户档案信息，点击“保存”按钮。,子任务四 供应商和客户档案设置,用类似的方法完成其他客户档案的录入，操作完成后，录入的项目即显示在“客户分类”窗口的右侧，如图2-32所示。,（8）,（1）一般而言，如果在创建账套的过程中设置基础信息时选择了对客户及供应商进行分类管理，则必须首先建立客户及供应商分类，然后再进行增加客户及供应商档案的操作。如果不进行分类管理，可以直接建立客户及供应商档案。（2）供应商档案主要用于设置往来供应商的信息，它是会计科目设置中供应商往来核算辅助账设置的基础。（3）客户档案主要用于设置往来客户的信息，它是会计科目设置中客户往来核算辅助账设置的基础。（4）为了处理既是客户又是供应商的往来单位，客户档案和供应商档案记录可以设置对应关系，但这种对应关系必须是一对一的。,子任务三 人员档案设置,子任务五 计量单位组、计量单位和存货档案设置,（1）计量单位组设置。（2）计量单位设置。（3）存货是企业重要的流动资产，为了便于对存货进行数量管制、实物管理和业务数据的统计和分析，企业可以根据自身对存货的管理要求对存货进行分类管理。,子任务五 计量单位组、计量单位和存货档案设置,子任务五 计量单位组、计量单位和存货档案设置,子任务五 计量单位组、计量单位和存货档案设置,（3）设置完毕后，单击“保存”按钮，即完成计量单位组的设置。（4）单击“单位”按钮，弹出“计量单位”对话框，点击“增加”按钮后即可进行计量单位设置。（5）执行“基础档案”“存货”“存货档案”命令，弹出“存货档案”设置窗口，选择存货分类的最末级，单击“增加”按钮后即可进行增加存货档案的设置，如图234所示。（6）每一存货档案设置完成后，点击“保存”按钮，即可完成一种存货档案的设置操作。重复上述操作过程，即可完成所有存货档案的设置操作。,子任务五 计量单位组、计量单位和存货档案设置,子任务六 会计科目设置,子任务六 会计科目设置,会计科目是会计要素的具体化，是填制凭证、登记账簿、编制会计报表的基础。设置会计科目是会计核算方法之一，用户根据本企业会计核算和会计管理的需要在总账初始化中设置会计科目。会计科目在设置时要考虑其完整性、科学性和扩展性需求。,子任务六 会计科目设置,子任务六 会计科目设置,1.科目编码,为了方便计算机识别和处理会计数据，需要对每一个会计科目进行编码，通常只用数字表示。科目编码是整个会计电算化系统处理的核心内容。在会计电算化系统中，计算机只以科目编码来识别账户，系统的全部数据处理都围绕着科目编码来进行。科目编码必须按其级次的先后顺序建立。,子任务六 会计科目设置,2.助记码,助记码是用于帮助记忆会计科目的编码，一般用会计科目的汉语拼音的第一个字母组成。录入凭证时，为了提高会计科目录入的速度可以用助记码来帮助录入，以提高用户的工作效率。,子任务六 会计科目设置,3.科目名称,科目名称是对会计对象的具体内容进行分类核算的名称。会计科目名称必须根据会计准则和行业会计制度的规定设置和使用。一般用中文名称，一部分通用财务软件也用英文名称。在对科目名称命名时只需命名本级科目，不需加上级科目名称。用友财务软件中的科目中文名称最多可输入10个汉字，科目英文名称最多可输入100个英文字母，科目中文名称和英文名称至少要输入一个。,子任务六 会计科目设置,4.余额方向,余额方向表明了会计科目的性质。会计科目的性质是指正常业务情况下科目余额所在的方向。一般情况下，资产类账户的余额在借方，负债类和所有者权益类账户的余额在贷方，成本类账户的余额在借方。在实际设置中可以根据实际需要调整会计科目的余额方向。,子任务六 会计科目设置,5.账面格式,在有些通用财务软件中还提供了账页格式功能。账页格式是指科目开设账簿的明细账格式，是定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。在用友财务软件中，系统还提供了外币金额式、数量金额式、外币数量式、金额式等四种账页格式供选择。一般情况下，有外币核算的科目可设为外币金额式，有数量核算的科目可设为数量金额式，既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式，既无外币又无数量核算的科目可设为金额式。,子任务六 会计科目设置,6.外币核算,外币核算用于指定进行外币核算的外币种类，以及对核算外币进行选择。系统在处理核算外币的会计科目时，会自动默认在“货币处理”或“外币设置”功能中输入的汇率，用户也可以根据实际情况对外币汇率进行修改。,子任务六 会计科目设置,数量核算用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符。,子任务六 会计科目设置,辅助核算也叫辅助账类，用于说明本科目是否有其他核算要求。系统除完成一般的总账、明细账核算外，还提供部门核算、往来单位核算、职员核算等多种核算功能供用户选择。,子任务六 会计科目设置,在企业应用平台“设置”选项卡中，执行“基础档案”“财务”“会计科目”命令，弹出“会计科目”设置窗口，如图235所示。在该窗口中，可对各类各级会计科目进行增加、删除、修改等操作。,（1）,子任务六 会计科目设置,在企业应用平台“设置”选项卡中，执行“基础档案”“财务”“会计科目”命令，弹出“会计科目”设置窗口，如图235所示。在该窗口中，可对各类各级会计科目进行增加、删除、修改等操作。,（2）,子任务六 会计科目设置,在“会计科目”窗口执行“编辑”“指定科目”命令，弹出“指定科目”对话框，如图2-37所示。通过窗口右侧的功能键完成单个或全部科目的选择或删除的操作过程，选定科目后，单击窗口右下角“确定”按钮，即可完成指定科目的操作。,（3）,子任务六 会计科目设置,（1）增加或修改会计科目时，需要对会计科目是否设有外币核算、数量核算或辅助核算进行选择，若有核算要求，则选中对应的复选框。若选中“外币核算”，则需要利用下拉列表进行币种选择的操作；若选中“数量核算”，需要输入“计量单位”。增加的会计科目性质通常由系统根据录入的科目编码进行判断，若增加的是明细科目，则系统根据总账科目自行判断，用户不能修改。（2）非末级会计科目、已经使用过的会计科目不能再修改科目编码；若需要对已经录入了期初余额的会计科目进行修改，必须首先回到“余额录入”窗口将余额清零后，再回到“会计科目”窗口对科目进行修改。,子任务六 会计科目设置,（3）系统规定只有在指定科目后，出纳签字功能才能执行，从而实现现金、银行存款管理的保密性。一般在指定科目之前，应该将现金科目设置为日记账，银行存款科目设置为银行账和日记账。（4）会计科目的设置内容会对项目管理、凭证类别的选择及期初余额的录入产生影响，所以一般需要在这些项目录入之前进行设置。,子任务六 会计科目设置,子任务七 凭证类别设置,（1）不再细分类型，只设记账凭证。（2）将记账凭证分为三类：收款凭证、付款凭证、转账凭证。（3）将记账凭证分为三类：现金凭证、银行凭证、转账凭证。（4）将记账凭证分为五类：现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证。（5）自定义凭证类型。,子任务七 凭证类别设置,子任务七 凭证类别设置,借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目发生。凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方都不可有任何一个限制科目发生。借方必无：制单时，该类记账凭证的借方必须没有借方必无科目。贷方必无：制单时，该类记账凭证的贷方必须没有贷方必无科目。,子任务七 凭证类别设置,子任务八 项目目录设置,项目目录设置步骤主要包括定义项目大类、指定核算科目、项目分类定义、项目目录定义等，目的是通过项目目录设置，对企业实际经营过程中的诸如在建工程等进行管理。,子任务八 项目目录设置,所谓项目，是指企业在核算管理中进行专门经营或管理的内容。在企业实际经营过程中，有许多项目，如在建工程、新产品开发等，这些都是单独核算的。在传统手工会计中，项目核算一般是设置大量的明细科目，根据科目开设账页，然后在账页中开设收入、成本、费用等专栏进行明细核算，工作量比较大。在财务软件系统中，专设项目核算辅助账，将相同特性的项目定义为一个项目大类，然后在每一大类下进行项目管理，使其与总账业务处理过程同步进行核算管理，从而减轻了工作量。,子任务八 项目目录设置,子任务八 项目目录设置,子任务八 项目目录设置,子任务八 项目目录设置,子任务八 项目目录设置,子任务九 结算方式设置,用友ERP-U872应用系统提供了设置银行结算方式的功能，用于建立和管理用户在经营活动中涉及的结算方式。结算方式是指企业在日常经营过程中进行款项结算的方式，主要包括支票、汇票的结算方式等。设置结算方式的内容有结算方式编码、名称等。在用友财务软件中要设置结算方式编码，用以表示某结算方式，一般用数字表示。同时，用户根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，一般用汉字或英文字母表示。,子任务九 结算方式设置,子任务九 结算方式设置,（1）结算方式编码必须符合编码规则，否则系统不予确认。（2）若需要对某种结算方式进行票据管理，则勾选“是否票据管理”选项前的复选框，以方便出纳对银行结算票据的管理。票据管理功能类似于手工会计中设置支票登记簿的管理功能。,子任务九 结算方式设置,系统管理与基础档案设置,