如何开好团队会议课件.ppt

如何开好团队会议,团队所有最大最高的成本-内耗,思考：为什么要开会呢？,影响团队激励士气,资源共享开发创意,协调矛盾取得共识,传达政令和资讯,教育训练培养人才,开展有效的沟通,思考：为什么有些人开会效率高,有些人开会效率低呢？,低效率低业绩会议的表现,问答：结合公司的会议现状，你认为存在哪几条？,低效能会议的现象与特征,低效率低业绩会议的表现,问答：结合公司的会议现状，你认为存在哪几条？,低效能会议的现象与特征,大家有疑问的，可以询问和交流,可以互相讨论下，但要小声点,低效率低业绩的会议造就了一个会议高成本的问题,低效能会议的现象与特征,会议的成本分类和计算,直接成本,时间成本,机会成本,设施租用+场地+布置+差旅+文件服务等费用,与会人数会议时长小时薪资三者的乘积,因开会而耽误的工作效益,乘以这个工作成功的几率,会议的高成本,低效能会议的现象与特征,低效能会议效率危机,一个人喋喋不休地讲，一群人默默无“闻”地听,多数人七嘴八舌地说，少数人不知所云地听,管理层台上开大会，基层台下开小会,决策表决会跑题，转变成组织扩大会,会议低效率危机的4个特征,低效能会议的现象与特征,有效的会议应该是,会而有议,议而有论,行而有果,论而有行,果而有报,执行力强的团队，其团队会议也一定是高效的。如何才能利用会议，培养团队做高效和超强的执行力呢？从团队成员的主人翁心态抓起，尊重团队成员的意见和建议，让团队成员通过会议形成一种合力，最终达成团队目标。,高效会议的7个特征,1.给予尊重、支持、表扬，让与会者融进会议,主持人,与会者,尊重：1.不要有偏见 2.有礼貌地仔细地倾听,支持：1.不要中途打断或催促 2.对发言者的讲话内容表示支持与兴趣,表扬：1.及时肯定，如引导大家鼓掌 2.对某人批评前，先对他作一番鼓励和夸奖,团队高效会议的7个特征,高效能会议的七个特征,2.大家都可以提问，一起发现问题,会议是一个集合的载体，通过会议使不同的人、不同的 想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。,会议是一个集思广益的渠道,团队高效会议的7个特征,高效能会议的七个特征,团队高效会议的7个特征,高效能会议的七个特征,2.大家都可以提问，一起发现问题,团队高效会议的7个特征,高效能会议的七个特征,2.大家都可以提问，一起发现问题,团队高效会议的7个特征,高效能会议的七个特征,2.大家都可以提问，一起发现问题,3.自由发言、一问一答，共同分析问题,不予批评,自由鸣放,欢迎大量方案,遵守三个准则,有四条原则,提出自己的案,会议之前准备,会议中自由联想,想法说完再评论,确认要讨论的问题,准备会场,组织人员,宣布主题,头脑风暴法,整理问题，找出重点问题,会后评价,流程,团队高效会议的7个特征,高效能会议的七个特征,4.围绕核心讨论，针对同一问题,团队高效会议的7个特征,预先告知,会议主持人,终止辩论,简明归纳,高效能会议的七个特征,5.总结讨论内容，一起研究方法,注意：相关决策人必 须在会议现场,总结讨论内容时，主持人紧密联系以下四项要点：,团队高效会议的7个特征,高效能会议的七个特征,6.归纳、总结、点评，考虑每一个团队成员的意见,“术业有专攻”，每个人都有自己擅长的领域，如果仅仅依靠一个人的智慧，考虑问题时难免有所疏漏。通过开会集思广益，形成对某一问题的多侧面、多角度的全面看法，这样可以让组织决策更科学。,团队高效会议的7个特征,高效能会议的七个特征,7.百花齐放、百家争鸣，积极参与讨论,不要做自始自终都没有 发言的那个人！,积极参与讨论是会议对每一位与会人员的要求。无论你是主持人、主讲者还是与会者，有技巧、有号召力的讲话都能使会议取得成功。,团队高效会议的7个特征,高效能会议的七个特征,思考：如何举行高效能会议呢？,首先要考虑的是会议召开的时间，也就是说会议召开的时间必须有利于会议目的的达成。其次，就是要充分考虑每位与会者都能参加的时间。把会议安排在与会者都能参加的合适的时间。提前预设一个时间。是否可以采用电话会议或者网络会议的形式，以确保每位与会人员都能按预定的时间参会。,一.准确的会议召开、结束的时间,筹备高效会议的6个要素,高效能会议的举行,一天中有哪些时间适合开会呢，以下是建议表：,高效能会议的举行,二.明确的会议地点、与会人员 开会地点 会议的地理位置；与会议的内容、规模、级别相称；自然条件适宜；交通的方便；相对中心；,筹备高效会议的6个要素,高效能会议的举行,三.会议所需的相关设备会议相关的设备主要有：多媒体投影机、幻灯片、投影仪、录像机、电视机、数目监视器、电视墙、灯光设备、摄像机、音响设备、办公设备和其他设备。,筹备高效会议的6个要素,高效能会议的举行,四.与会者明确的分工、责任会议的目的，给予了每一位与会者不同的分工及相应的责任。在开会之前，组织者应当把与会人员的具体分工传达至每一名与会人员。,筹备高效会议的6个要素,高效能会议的举行,与会者在积极参与讨论的过程中，应注意以下几点：注意交流方式 真诚待人，以求共识 大胆提出疑问 以理服人、以实服人 避免长篇大论 及时调整自己的发言内容,筹备高效会议的6个要素,高效能会议的举行,五.明确的会议目的和会议议程会议目的的确定，大致分为以下三步：1.评估组织目的2.针对议题列量化指标3.主管领导审批,筹备高效会议的6个要素,高效能会议的举行,会议议程会议议程是为完成议题而做出的会议顺序计划，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。明确的会议目的，将有助于会议议程的制定。,筹备高效会议的6个要素,高效能会议的举行,六.与会者对会议内容的会前了解 第一步：了解会议需求第二步：拟定自己的发言稿第三步，制定相关文件,高效能会议的举行,高效会议一定是简练、有序、流畅、少干扰因素、没有重复的会议，遵守8大铁律是会议议程贯彻、流程有序、质量高效的保障，是会议组织者应该关注的重要内容。,高效能会议的纪律,1.内容相近会议合并，尽可能减少无意义会议2.大会、长会少开，小会简开3.高成本会议少开、短开，或以其他方式替代4.减少会议参加者，避免无关人员到会5.与会者先将工作安排好，避免临时退会6.控制会议时间7.确保会议准时开始和结束8.要有清晰、准确的会议记录,高效能会议的纪律,1.内容相近会议合并，尽可能减少无意义会议,高效能会议的纪律,直接取消的会议：,按以往经验无法得出会议决议的会,没有明确的会议目的和会议议程的会,相关决策人、关键意见人无法到会的会,高效能会议的纪律,2.大会、长会少开，小会简开,会后总结,会议执行,会议分工与准备,会议立项,高效会议第一铁律：评估会议的必要性,如果议程要求的时间很长，就改成一系列的短时间会议,如果会议时间超过两小时或者涉及的问题太多时，会议效率下降,3.高成本会议少开、短开，或以其他方式替代,如果有比开会更好的方法就无须举行会议,如果你是唯一可以作决策的人就无须召开会议,节省会议成本,高效能会议的纪律,4.减少会议参加者，避免无关人员到会,会议的参与人员，应该和会议的议题密切相关,在会议中，可能有几个议案，某些议案只与部分人相关，机动的控制会议时间,高效能会议的纪律,5.与会者先将工作安排好，避免临时退会,合理的安排工作时间，每天留些“机动时间”处理突发事件,成功的会议不仅需要合格的组织者，还需要优秀的参与者,高效能会议的纪律,6.控制会议时间,调查和研究发现，一个半小时是开会的最佳时长，最长不要超过两个小时，一旦超出两个小时，大家的精力，反应力和注意力就会明显下降，进而导致会议低效。确实会议比较长，中间应安排时间休息，一般最好不超过15分钟。,高效能会议的纪律,如何控制会议时间呢？,及时提醒发言者,控制每一个议题时间,尽量避免讨论与会议议题无关的内容,准时召开会议,高效能会议的纪律,6.控制会议时间,7.确保会议准时开始和结束,提醒或中止过长的发言,提前检查会议所需设备正常运行,选择合适的日期,需要提前通知,高效能会议的纪律,8.要有清晰、准确的会议记录,会议记录的具体要求：完整的记录会议内容，公正，风格简明、清晰,及时将会议记录分发给有关人员，并跟踪那些要采取的行动,高效能会议的纪律,总结：只有注意以上几个方面的问题，才能将会议的效能提高。会议的主持人还需要经常锻炼自己的组织能力、语言表达能力和沟通能力，最终才能真正做到向会议要效益！,