会计档案的整理方法课件.ppt
会计档案的整理方法,一、会计档案的种类和保管期限,按照财政部、国家档案局制发的会计档案管理办法规定，会计档案是指：会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。,一、会计档案的种类和保管期限,J1凭证 15年J2账簿J2.1现金、银行账簿 25年J2.2总账、明细账簿等 15年J3 报告（报表）J3.1年度报告（报表）永久J3.2季、月报告（报表）5年,一、会计档案的种类和保管期限,J4其他J4.1保管清册、销毁清册 永久J4.2移交清册 15年J4.3银行余额调节表、银行对帐单 5年,二、会计档案的整理,（一）会计档案的整理要求：,会计凭证折叠整齐；原凭证封面各项目填写齐全，装订牢固，在凭证右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚，凭证起止张数是指记账凭证数。,二、会计档案的整理,（一）会计档案的整理要求：,会计账簿会计账簿以自然形成的一本作为一个案卷；固定账薄不能拆去原封面，如现金和银行存款帐；活页账薄应拆去原封面和空白页，用“三孔一线”的方法将活页账簿装订；,二、会计档案的整理,（一）会计档案的整理要求：,会计账簿在启用页右上方盖上档号章，并按要求将各栏目填写清楚；会计账簿不编写页号，已编有页号的，则保持原貌。,二、会计档案的整理,（一）会计档案的整理要求：,财务报告按年度组卷；注意保持财务报告的原貌，除去会生锈的金属物，整本折叠；编写页号，正面在右上角，背面在左上角，空白页不编页号。,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,会计档案的分类方法：会计档案按种类年度保管期限进行分类排列。,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,1、区分会计档案的种类。,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,2、区分会计档案的年度。,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,3、区分会计档案的保管期限。,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,4、排列案卷。在同一类型、同一年度、同一保管期限内，按会计档案形成时间的先后顺序排列案卷。,二、会计档案的整理,会计文件材料,会计凭证,会计账簿,会计报告,其他,1995年,1996年,1997年,1998年,1999年,二、会计档案的整理,会计文件材料,会计凭证,会计账簿,会计报告,其他,1995年,1996年,1997年,1998年,1999年,总账、明细账,现金、银行存款账,二、会计档案的整理,会计文件材料,会计凭证,会计账簿,会计报告,其他,1995年,1996年,1997年,1998年,1999年,总账、明细账,现金、银行存款账,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,5、盖档号章并填写相关栏目的内容。,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,全宗号：档案馆指定立档单位的编号。,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不能出现相同的案卷目录号。,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,案卷号：案卷排列的顺序号，在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号。,二、会计档案的整理,二、会计档案的整理,6、编制会计档案目录,会 计 档 案 目 录,顺序号：即案卷号，案卷排列的顺序号，在同一案卷目录内不允许出现重复的顺序号。,会 计 档 案 目 录,类别：会计档案的类型。,会 计 档 案 目 录,标题：应简明扼要概括卷内材料的主要内容。,会 计 档 案 目 录,起止时间：案卷内文件材料形成的最早和最晚时间。,会 计 档 案 目 录,卷内张数：凭证类会计档案的“卷内张数”是指记账凭证的张数。,会 计 档 案 目 录,备注：说明案卷中材料的变化情况（如销毁、移出等）和一些特殊情况（如残缺、破损、发霉、字迹褪色等）。,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,7、打印会计档案目录，一式三份,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,8、会计档案入盒,会计账簿、会计报告可采用子母卷档案盒，把若干个会计账簿或会计报告装入盒内，填写子母盒封面的档号章和背脊即可。,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤,会计账簿、会计报告封面：,会计档案封面的填制,会计档案封面统一使用国家标准的各级档案管理部门监制的封皮。,会计档案封面的填制,填写时应使用毛笔或粗笔划的笔填写，或用打印机打印腊纸，再油印。,会计档案封面的填制,封面的栏目有：全宗名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、档号等。,会计档案封面的填制,全宗名称：立档单位的全称或规范化的简称。,会计档案封面的填制,卷内文件起止时间：案卷内文件材料形成的最早和最晚时间。,会计档案封面的填制,保管期限：根据立卷时划分的保管期限填写。,会计档案封面的填制,档号：档案的数字代号，由全宗号、目录号、案卷号组成。,会计档案封面的填制,全宗号：档案馆指定立档单位的编号。如企业没有全宗号的，可不填。,会计档案封面的填制,目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不能出现相同的案卷目录号。,会计档案封面的填制,案卷号：案卷排列的顺序号，在同一案卷目录内不允许出现重复的案卷号。,会计账簿会计报告背脊,卷内备考表,卷内备考表,43,二、会计档案的整理,（二）会计档案的整理步骤：编制会计账簿、会计报告档案目录,44,
