学院声像档案管理办法.docx

学院声像档案管理办法一、声像档案归档范围（一）学院历届校长、书记、著名教授以及国内外具有一定影响、并从我院毕业得知名人士的照片、录音、录像。（二）、省、市领导同志来我院视察、检查和指导工作。并收集其间召开会议的照片、录音、录象。主要收集带有会议条幅或会标的照片、并含台的照片（或场面），领导同志讲话的照片（如果到会的有若干位、省、市领导，应每人拍摄一张），台下场面拍摄一张（应能反映会场气氛）。（三）学院召开的各类代表大会及重要会议。如：党代会、教代会、校庆庆祝会、先进集体和个人表彰大会、各种纪念日庆祝活动以及传达全国性重要会议的照片、录像、录音。（照片需拍摄带有会议条幅或会标的照片以及台一张。校领导讲话一张，代表们讲话一张，先进集体和个人照片一张等。）（四）由学院主力、承办的各种重要的教学、科研会议，及其他重要活动，本校主持召开的全国性的各种学术会议的照片、录像、录音以及数据磁盘等。（根据各项活动和各种会议的性质，选择摄录一些有价值的照片、录像、录音。）（五）各种外事活动的照片、录像和录音。包括各种国外代表团来访、外籍人员来校活动，授予外国专家、学者名誉教授、客座教授、名誉顾问称号以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动。（六）具有一定影响的学生社会实践活动，先进事迹，奖学金发放仪式，新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片、录像和录音。（活动应根据不同情况收集和制作一些主要场面，照片在？张以内。）（七）校友会重要活动的照片、录像和录音。（收集台、领导人讲话、代表们发言、校友会成员的合影。照片应控制在？张以内。）（A）学校各种展览、陈列的照片、录像。（每一块板面拍摄一张照片。）（九）反映学校不同历史时期建校发展的校景和基建的照片和录相。（每一个主楼、校园内主要景色、应列入摄制范围。基建项目拍摄的照片应包括：开工前的原景和场地，招标会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收。）（十）军训及文体活动。包括：（1）校运会开幕、闭幕、比赛场面、校运动队参加省级以上运动会代表合影和破记录、获奖等；（2）校运动队训练、学生和教职工群众性文体活动等；（3）兄弟院校代表队来访、表演、比赛等；（4）新生军训活动。（十一）奖状照片。（指获国家级、部、省级以上的各种奖状、奖品、证章、证书。）二、声像档案归档时间L照片冲洗加工后，由摄影者从中挑选图象清晰具有代表性照片进行整理。2 .按顺序逐张编写说明，连同底片，照片一同在两个月之内向档案部门归档。3 .录像材料在归档前必须由录像专职人员说明该片的题名、背景、时间、摄像者等，需拍摄录像的有关人员要配合负责该片文字说明，录像材料一旦成片后应立即送档案部门归档。4 .档案部门应随时收集零散的、具有保存价值的声像资料。三、声像档案的整理照片档案、录音、录像材料附有的文字说明必须包括事由时间.地点.摄影者。声像档案的按年度一一类别分类法。1、根据声像档案的内容、特点、不同类型的载体，编制用于档号的二级类目（载体）代号（代码）。2、档案号填写于档案装具（盒）脊背上，装具（盒）内档案依不同内容、数量编流水号，具体到张、盘、片、填写于卷内目录上。3、载体代号代码如下：档案号二年度一档案分类代号一保管单位号（盒内）序号即：200X（年度号）一（SX声像档案代号/0（K载体代号）一（Ln保管单位号）（盒内）序号二档案号注：年度号用声像档案形成的自然年度。保管单位依不同载体而定。（册、盒、盘张）保管单位序号依（盒、册、盘、张）内载体流水号。4、学院声像载体档案二级类目代号如下：SX载体代码12照片13录音带A14录像带V15幻灯片L16磁盘RP17影视胶片F18缩微胶片M19光盘RG四、声像档案的接收接收时必须当场验收，合格后办理交接手续，各持接收移交清单一份。五、声像档案的借阅1 .由于工作需要需借阅档案时，应办理借阅登记手续,写清楚利用的目的，借阅起至时间，登记档案的编号，借阅人签名。2 .借用的档案要妥善保管，不得损坏、丢失、沾污、转借。3 .确因工作关系需要复制时，需经档案主管部门主任批准方可复制。4 .在归还借出的档案时，档案人员应严格检查验收档案。5 .出借的档案一般不超过15天，特殊情况需延长者，必须办理续借手续，最长不得超过一个月。