第3章数据库和表ppt课件.pptx

第3章 数据库和表,Access概述,Access是Microsoft公司开发的关系型数据库管理系统产品。作为Office套件的组成部分，Access具有与Word、Excel、PowerPoint等软件类似的操作界面和使用环境，应用很广泛。,Access的特点,完备的数据库窗口Access数据库窗口由三个部分组成：功能区、Backstage视图和导航窗格。应用主题实现了专业设计使用主题工具可以快速设置、修改数据库外观，以制作出美观的窗体界面、表格和报表。,Access的特点,更高的安全性提供了经过改进的安全模型，其中包括新的加密技术和对第三方加密产品的支持。强大的网络功能可以使用 Access 和 SharePoint 设计和发布 Web 数据库，用户可以在 Web 浏览器中使用 Web 数据库。加强了信息共享和协同工作的能力。,Access的特点,新的数据类型和控件新增了计算字段、多值字段和添加附件字段；备注字段允许存储格式文本并支持修订历史记录；提供了用于选取日期的日历。强化的智能特性Access的智能特性表现在各个方面，其中表达式生成器表现更为突出，用户不需要花费时间来考虑有关的语法和参数问题，在输入时，表达式的智能特性为用户提供了所需要的所有信息。,Access的特点,更方便的宏设计Access提供了一个全新的宏设计器，可以更加高效地工作，减少编码错误，并轻松地组合更复杂的逻辑以创建功能强大的应用程序。重新设计并整合宏操作，通过操作目录窗口把宏分类组织，使得运行宏操作更加方便。,Access的启动与退出,启动Access关闭并退出Access无论何时退出Access，系统都将自动保存对数据的更改。,Access数据库的结构,Access数据库对象共有6类不同的子对象，它们分别是表、查询、窗体、报表、宏和模块。表是数据库的核心与基础，存放着数据库中的全部数据；报表、查询都是从数据表中获得信息，以满足用户特定的需求；窗体可以提供良好的用户操作界面，通过它可以直接或间接地调用宏或模块，实现对数据的综合处理。,表对象,表是数据库中用来存储数据的对象，是整个数据库系统的基础。Access允许一个数据库包含多个表，通过在表之间建立“关系”，可以将不同表中的数据联系起来，以供用户使用。在表中，数据以行和列的形式保存。,查询对象,通过查询，可以按照一定的条件或准则从一个或多个表中筛选出需要的字段和记录，并将它们集中起来，形成动态数据集，这个动态数据集将显示在虚拟数据表中，以供用户浏览、打印和编辑。,窗体对象,窗体是用户和数据库联系的一种界面，它是Access数据库对象中最具灵活性的一个对象，其数据源可以是表或查询。可以将数据库中的表链接到窗体中，利用窗体作为输入记录的界面，或将表中的记录提取到窗体上供用户浏览和编辑处理；可以在窗体中使用宏，把Access的各个对象方便地联系起来；还可以在窗体中插入命令按钮，编制事件过程代码以实现对数据库应用的程序控制。,报表对象,报表是用打印格式展示数据的一种有效方式。在Access中，如果要打印输出数据或与数据相关的图表，可以使用报表对象。利用报表可以将需要的数据从数据库中提取出来，并在进行分析和计算的基础上，将数据以格式化的方式发送到打印机。,宏对象,宏的意思是指一个或多个操作的集合，其中每个操作都可以实现特定的功能。宏可以使需要多个指令连续执行的任务能够通过一条指令自动完成，而这条指令就被称为宏。,模块对象,模块是将VBA的声明和过程作为一个单元进行保存的集合，即程序的集合。设置模块对象的过程也就是使用VBA编写程序的过程。尽管Access是面向对象的数据库管理系统，但其在针对对象进行程序设计时，必须使用结构化程序设计思想。每一个模块由若干个过程组成，而每一个过程都应该是一个子程序（Sub）过程或一个函数（Function）过程。,Access用户界面,Access 2010的用户界面主要由三个部件构成：功能区，是一个包含多组命令且横跨程序窗口顶部的带状选项卡区域；Backstage 视图，是功能区的“文件”选项卡上显示的命令集合；导航窗格，是 Access 程序窗口左侧的窗格，可以在其中使用数据库对象。,功能区,功能区是替代Access之前的版本中存在的菜单和工具栏的主要功能。它主要有多个选项卡组成，这些选项卡上有多个按钮组。功能区选项卡含有：将相关常用命令分组在一起的主选项卡、只在使用时才出现的上下文选项卡，以及快速访问工具栏。,Backstage 视图,Backstage视图是Access 2010中的新功能。它包含应用于整个数据库的命令和信息（如“压缩和修复”），以及早期版本中“文件”菜单的命令（如“打印”）。在 Backstage 视图中，可以创建新数据库、打开现有数据库、通过 SharePoint Server 将数据库发布到Web，以及执行很多文件和数据库维护任务。,导航窗格,导航窗格可用于组织归类数据库对象，并且是打开或更改数据库对象设计的主要方式。在导航窗格中，数据库按类别和组进行组织。可以从多种组织选项中进行选择，还可以在导航窗格中创建自己的自定义组织方案。,选项设置默认文件格式的设置,Access默认的文件格式是ACCDB。默认的文件格式是Access 2007，如果需要更改文件的默认格式，可以通过“Access选项”对话框来进行设置。在“常规”选项卡下可设置数据库的文件格式和默认保存位置。,数据表外观定义,在“Access选项”对话框的“数据表”选项卡中，可以定义数据表的外观效果，如网格线显示方式、单元格效果及默认字体等,对象设计器定义,在“对象设计器”选项卡中，可以更改用于设计数据库对象的默认设置。如表设计时的默认字段、文本字段和数字字段的大小等；查询设计时，是否显示表名称、是否自动联接、查询的字体等；窗体和报表等模板的使用等。,帮助系统,使用帮助的方法从目录中，选择帮助主题，逐步进入查看帮助内容；在帮助窗口的关键字搜索栏中输入要搜索的关键词，通过搜索找到相关的帮助信息；在某个对象窗口，选中要查看帮助的关键字，然后按F1键，打开帮助窗口，显示搜索的帮助信息。,示例数据库,在Access 2010中，带有多个示例数据库，其中有代表性的有：罗斯文数据库和慈善捐赠Web数据库，它们是非常好的帮助示例。在帮助系统中，很多示例都来自于这两个数据库。初学者可以通过学习它，掌握Access数据库的相关概念，通过模仿，可以掌握Access的相关操作方法。,创建数据库,Access创建数据库有两种方法：一种是创建空白数据库，另一种是使用模板创建数据库。,打开数据库,双击数据库文件在Access中通过工具栏的“打开”按钮或“文件”菜单的“打开”命令,关闭数据库,单击数据库窗口的“关闭”按钮；单击“文件”菜单的“关闭”命令；双击数据库窗口的控制按钮；关闭Access工作窗口；按Alt+F4组合键。,创建数据表,数据表是Access数据库的基础，是存储数据的地方，它在数据库中占有重要的地位。数据表包括两个部分：表结构和表内容。,Access数据类型,在设计数据表结构时，需要定义表中字段所使用的数据类型。Access常用的数据类型有：文本、数字、日期/时间、货币、自动编号、是/否、备忘录、OLE对象、超级链接、附件、计算等。,文本,文本数据类型所使用的对象是文本、数字和其他可显示的符号及其组合。文本数据类型是Access系统的默认数据类型，默认的字段大小是50，最多可以容纳255个字符。字段的最多可容纳字符数可以通过设置“字段大小”属性来进行设置。,备忘录,备忘录数据类型可以解决文本数据类型无法解决的问题，用于存储长文本和数字的组合或具有RTF格式的文本。备忘录数据类型字段最多可存储 65 535个字符；以编程方式输入数据时最大存储为 2 GB 的字符。,数字,数字数据类型可以用来存储需要进行算术运算的数据类型。数字数据类型可以通过“字段大小”属性来进行进一步的设置。系统默认的数字类型是长整型，但Access可以对多种数据类型进行设置。,数字数据类型表,日期/时间,日期/时间型数据类型是用于存储日期、时间或日期时间组合的。日期/时间字段的长度为8字节。日期/时间型数据可以在“格式”属性中根据不同的需要进行显示格式的设置。可设置的类型有常规日期、长日期、中日期、短日期、长时间、中时间和短时间等。,货币,货币数据类型是用于存储货币值的。在数据输入时，不需要输入货币符号和千分位分隔符，Access会自动显示相应的符号，并添加2位小数到货币型字段中。货币型字段的长度为8字节。在计算期间禁止四舍五入。,自动编号,自动编号数据类型是一个特殊的数据类型，用于在添加记录时自动插入的唯一顺序（每次递增 1）或随机编号。自动编号型字段的长度为4字节，保存的是一个长整型数据。每个表中只能有一个自动编号型字段。,是/否,是/否数据类型是针对只包含两种不同取值的字段而设置的。是/否型字段数据常用来表示逻辑判断的结果。字段长度为1位。是/否数据类型是针对只包含两种不同取值的字段而设置的。例如，是/否（Yes/No）、真/假（True/False）、开/关（On/Off），又称为布尔型数据。,OLE对象,OLE对象数据类型是指字段允许链接或嵌入其他应用程序所创建的文档、图片文件等。例如，Word文档、Excel工作簿、图像、声音或其他二进制数据等。链接是指数据库中保存该链接对象的访问路径，而链接的对象依然保存在原文件中；嵌入是指将对象放置在数据库中。OLE对象字段最大长度为1GB，但它受磁盘空间的限制；以编程方式输入数据时为2 GB 的字符存储。,超级链接,超级链接数据类型用于存放超级链接地址。超级链接型字段包含作为超级链接地址的文本或以文本形式存储的字符与数字的组合。,附件,附件用于存放图片、图像、二进制文件、Office文件等。是用于存放图像和任意类型的二进制文件的首先数据类型。对于压缩的附件，最大为2GB；未压缩的附件，最大容量约为700KB。,计算,计算字段用于显示计算结果，计算时必须引用本表里的其他字段。可以使用表达式生成器来创建计算字段。计算字段的字段长度为8字节。,查阅向导,查阅向导用于为用户提供一个字段内容列表，可以在组合框中选择所列内容作为字段内容。查阅向导可以显示如下两种数据来源：从已有的表或查询中查阅数据列表，表或查询中的所有更新均会反映到数据列表中；存储一组不可更改的固定值列表。,创建表,在Access中，常用的创建数据表的操作方法有如下几种：直接插入一个空表；使用设计视图创建表；从其他数据源导入或链接到表；根据SharePoint列表创建表。,表规范,字段名命名规则,由字母、汉字、数字、空格及其他非保留字符组成，不得以空格开头。保留字符包括：圆点（.）、惊叹号（!）、方括号（）、重音符号（）和ASCII码值在031的控制字符；字段名长度不得超过64个字符；同一个数据表的字段名称不能相同。字段名的命名规则虽然允许使用空格和一些其他符号，但通常在定义数据表时，为了方便使用，字段名中不要使用空格。,利用数据表视图创建表,如果新建一个空白数据库，当数据库创建成功后，系统将自动进入数据表创建视图；如果在一个已创建的数据库中创建一个新的数据表，即可切换到“创建”功能选项卡，在“表格”组中单击“表”命令按钮，即可在数据表视图下创建一个新的数据表。,利用设计视图创建表,设计视图是显示表结构的常用视图，在该视图下，可以看到数据表的字段构成，同时还可查看各个字段的数据类型和相应的属性设置。设计视图是最常用也是最有效的表结构设计视图。利用设计视图创建数据表的操作，可在“创建”选项卡的“表格”组中单击“表设计”按钮进入。在表设计视图下创建数据表，需要对表中每一个字段的名称、数据类型和它们各自的属性进行设置。,通过导入创建表,数据共享是加快信息流通，提高工作效率的要求。Access提供的导入和导出功能即是通过数据共享来实现的。在Access中，可能通过导入用存储在其他位置的信息来创建表，如可以导入Excel工作表、ODBC数据库、其他Access数据库、文本文件、XML文件和其他类型的文件。,查阅向导的使用,在创建数据表时，对于一些字段的输入值范围是固定的，为了统一数据关系，常常通过定义字段的输入数据列表的方式来保证数据的输入有效性，在Access中可采用“查阅向导”的方式来实现。注意：查阅向导是用于在数据输入时产生数据列表的，所产生的字段的数据类型与数据列表的类型有关。,计算字段,Access在早期版本中无法将计算字段的数据保存在数据表中，只能通过查询来实现数据表中多字段的计算，在Access 2010中，可以将计算字段保存在该类型的字段中。,字段属性字段大小,规定字段中最多存放的字符个数或数值范围，主要用于文本或数字型字段。,格式,规定数据的显示格式，格式设置仅影响显示和打印格式，不影响表中的实际存储的数据。对于数字型、货币型、日期/时间型和是/否型字段，Access提供了预定义的格式设置，可以选择适合的数据格式进行显示。预定义格式请见教材P49,文本格式的自定义符号,：占位符，表示一个字符，若有字符则显示字符，若无字符则显示空格&：若有字符则显示字符，若无字符则不显示：转换为大写字符：转换为小写字符!：若无叹号，则所代表的字符缺失时，在字符的左边填充空格，若有!则在右边填充空格,字段标题,标题是字段的显示名称，在数据表视图中，它是字段列标题显示的内容，在窗体、报表中，是字段标签显示的内容。如果在字段属性中未设置标题，字段标题即为字段名称，否则，显示所设置的标题。,输入掩码,为了减少数据输入时的错误，Access还提供了“输入掩码”属性对输入的个数和字符进行控制。只有文本型、日期/时间型、数字型和货币型字段有“输入掩码”属性。掩码字符及功能表见教材P51表3.4,小数位数,只有数字型、货币型字段有“小数位数”。若“小数位数”属性设置为“自动”，默认保留两位小数。单精度类型的数据，整数和小数部分的有效数字最多7位，双精度时，有效数字位数最多15位。对于货币型字段，小数位数超过4位时，只保留4位有效数字，其余位显示0。,默认值,字段的默认值即为在新增记录时尚未输入数据，就会出现在字段时的值。通常会是表中大多数记录都使用的值。如果不需要该值，可以修改。,输入法模式,输入法模式可以设置为：随意、开启、关闭和其他特殊的输入法状态。当设置为“开启”时，数据输入时切换到该字段时，系统会自动打开中文输入法。,有效性规则和有效性文本,在数据时，为了防止输入错误，可进行“字段有效性规则”属性的设置。有效性规则使用Access表达式来描述，有效性文本是用来配合有效性规则使用的。在设置有效性文本后，当输入的数据违反有效性规则时，就会给出明确的提示性信息。,必填字段,在数据表中，对于所设置的字段，如果要求某些字段的信息是必须要获取的，则可将该字段的“是否必填字段”属性设置为“是”，这样在输入数据时，系统要求必须输入字段的值，否则不能进入后面的操作。这样就保证了该字段的数据不会被漏填。,索引,创建索引，可以提高记录的查找和排序的速度。用于对数据表中的数据按照字段的值排序记录，方便数据的查找。字段的索引属性有三类：无、有（有重复）和有（无重复）。,Unicode压缩,当属性值为“是”时，表示字段中数据可以存储和显示多种语言的文本，使用Unicode压缩，还可以自动压缩字段中的数据，使得数据库文件变小。,修改表结构,表结构的修改通常可以在“设计视图”和“数据表视图”两种视图中完成。,更改字段名,更改字段名可以在以下两种视图中完成：数据表视图表设计视图,增加或删除字段,在表设计视图或数据表视图下，均可增加或删除数据表字段。,修改字段类型,表设计好后如果发现字段的类型不合适，可进行修改。字段类型的修改必须在表设计视图下实现，即在设计视图下，将插入光标置于要修改类型的字段行的“数据类型”框中，单击下拉按钮，在打开的列表中选择正确的数据类型，保存数据表即可。,修改字段类型,字段的属性设置 1字段大小 2格式 规定数据的显示格式，格式设置仅影响显示和打印格式，不影响表中的实际存储的数据。（1）预定义格式对于数字型、货币型、日期/时间型和是/否型字段，Access提供了预定义的格式设置，可以选择适合的数据格式进行显示。（2）自定义文本与备注字段格式对于文本型和备注型，Access没有给出预定义的格式，允许用户自定义格式设置。,自定义时可使用的格式符号如下：,%：不足规定长度，自动在数据前补空格，右齐；或&：不足规定长度，自动在数据后面补空格，左齐；：在该字段中输入的所有小写字母均转换为大写字母显示。,自定义数字字段格式,自定义格式规则：其中，是可选择的，如果选择了符号串，则将在字段数据后面“符号串”。例如，在“教师基本工资表”的“岗位工资”字段的是单精度的，在格式中设置如下格式符号串“#元”，则在数据表中输入基本工资为“1230”时，单元格中显示“1230.00元”。,自定义日期/时间字段格式,“日期/时间”的预定义属性格式,输入掩码,为了减少数据输入时的错误，Access还提供了“输入掩码”属性对输入的个数和字符进行控制。只有文本型、日期/时间型、数字型和货币型字段有“输入掩码”属性。字段的“输入掩码”属性可以通过“输入掩码向导”来进行设置。,输入掩码,为了减少数据输入时的错误，Access还提供了“输入掩码”属性对输入的个数和字符进行控制。只有文本型、日期/时间型、数字型和货币型字段有“输入掩码”属性。掩码分为三个部分：第一部分是掩码字符；第二部分是数字0、1、空白和空格；第三部分是占位符，三部分由分号分隔。,注意：,掩码字符的大小写作用不相同；不要将“输入掩码”属性与“格式”属性相混淆。如出生日期字段，输入掩码设置为“0000-99-99;*”，将“格式”属性设置为“长日期”，在光标进入该字段时，单元格中显示的是“*-*-*”，输入完毕数据后（假如输入20080722），光标离开后，单元格中显示“2008年7月22日”。,输入数据,数据表设计好后，就需要往表里添加数据，数据的录入有两种方式，一种是在“数据表视图”状态下直接输入数据，还有一种是批量导入数据。,输入法模式,输入法模式可以设置为：随意、开启、关闭和其他特殊的输入法状态。当设置为“开启”时，数据输入时切换到该字段时，系统会自动打开中文输入法。,字段标题,如果在字段属性中未设置标题，则数据表视图下显示的字段标题即为字段名称，否则，则显示所设置的标题。,默认值,字段的默认值即为在新增记录时尚未输入数据，就会出现在字段时的值。通常会是表中大多数记录都使用的值。如果不需要该值，可以修改。,有效性规则,在数据时，为了防止输入错误，可进行“字段有效性规则”属性的设置。例如，在性别字段的“有效性规则”属性中设置“男 Or 女”，在输入数据时，如果输入的数据不是男或女，则系统拒绝接受数据，光标不能移出该字段，并提示错误信息。,有效性文本,用于在设置有效性规则后，如果输入数据出错，系统显示的提示信息。如果设置了有效性规则了而没有设置有效性文本，当输入数据错误时，Access使用系统提示信息。,算术操作符,比较操作符,逻辑操作符,例子:,补充知识：输入掩码,【输入掩码】属性最多可以由三部分组成，各部分之间要用分号分隔。第一部分定义数据的输入格式。第二部分定义是否按显示方式在表中存储数据。若设置为0，则按显示方式存储。若设置为1或将第二部分空缺，则只存储输入的数据。第三部分定义一个占位符以显示数据输入的位置。用户可以定义一个单一字符作为占位符，缺省占位符是一个下划线。例如：“TEL：”（999）0000000；0；_,将光标移到“输入掩码”文本框中时，会在该框的右边出现 按钮，单击 该按钮即可打开设置输入掩码的向导，用户可以从向导中所列出的格式中选择一种格式。,修改数据,数据表中数据的修改必须在数据表视图下完成。增加记录删除记录修改单元格中的数据,获取外部数据,Access在输入数据时，可以从其他已存在的数据文件中获取数据，操作方式与利用外部数据创建表的方式是相同的，只是在“选择数据源和目标”时，选择“向表中追加一份记录的副本”选项，并选中目标表，即可完成数据的导入操作。如Excel、Louts、DBASE或FoxPro等应用程序创建的表，也可导入其他Access数据库中已创建的数据表。,索引,索引是按索引字段或索引字段集的值使表中的记录有序排列的技术。索引有助于快速查找和排序记录。如符合下列所有条件，可以考虑建索引字段的数据类型为文本型、数字型、货币型或日期/时间型；常用于查询的字段；常用于排序的字段注意：数据表中OLE对象类型字段不能创建索引。多字段索引最多允许有10个字段。,索引类型,按索引的功能分三种类型：（1）唯一索引：索引字段的值是不能相同的，即：没有重复值。（2）普通索引：索引字段的值可以相同，即：有重复值。（3）主索引：在Access中，同一个表可以创建多个唯一索引，其中一个可设置主索引，且一个表只有一主索引。,单字段索引,在字段属性列表中有一个“索引”属性，设置为“有（有重复）”和“有（无重复）”，则该字段就设置了索引。,多字段索引,如果经常需要同时搜索或排序两个或更多个字段，可以为该字段组合创建索引。多字段索引的操作方式是在表设计视图中，单击“设计”功能卡的“显示/隐藏”组的“索引”按钮，打开“索引”对话框来实现的。,主键,一个数据表中只能有一个主键。Access中可以定义三种主键：“自动编号”主键单字段主键多字段主键,建立表之间的关系,建立数据表之间的关系是在数据库的“关系”面板中实现的。建立主关键字，对要建立关系的数据表建立设定主关键字。将要建立关系的数据表添加到“关系”窗口中，即通过“数据库工具”选项卡的“关系”功能组“关系”按钮，打开“关系”窗口。创建关系,参照完整性与相关规则,数据表之间的约束性规则包括如下三种情况：（1）建立关系后未实施参照完整性（2）建立参照完整性但未实施级联更新和级联删除规则（3）建立参照完整性并实施了级联更新和级联删除规则,调整表的外观,调整表的外观是为了使表更清楚、美观，便于查看。调整表的外观改变字段的次序、调整字段的显示宽度和高度、改变数据的字体、调整网格线和背景颜色、隐藏和冻结列等。,数据的查找与替换,Access可以帮助用户在整个数据表中或某个字段中查找数据，并可将找到的数据替换为指定的内容或数据，或将找到的数据删除。数据的查找与替换操作是在数据表视图下进行的。,通配符及其功能表,记录排序,排序的规则如下：（1）西文字符按ASCII码值顺序排序，英文字符不区分大小写；（2）中文按拼音字母的顺序排序；（3）数值按数字的大小排序；（4）日期和时间字段按日期的先后顺序排序，日期在前的小，日期在后的大。,记录筛选,当数据表中存在大量记录时，如果希望只显示部分符合条件的记录，而将不符合条件的记录隐藏起来时，可采用筛选方式来实现。Access提供的筛选方法有：按选定内容筛选、内容排除筛选、按窗体筛选、筛选目标筛选和高级筛选几种方法。,思考：筛选和查询的区别以及应用场合？,筛选只是作为一个临时性的用来查看的结果，只保存最近的筛选，不能作为其他对象数据源；查询是作为对象保存的，有标识，可以作为其他对象的数据源。,数据表的更名,在数据库窗口的表对象卡中，单击选中要更名的数据表，再单击表名处，打开快捷菜单，单击“重命名”命令，即可进行表名的更改。,数据表的复制,按住Ctrl键，用鼠标拖动和利用剪贴板，均可实现数据表的复制。Access提供三种粘贴方式：仅结构：此方式复制的是表的结构，不含数据；结构和数据：实现的是表结构和数据的复制；将数据追加到已有的表：实现的是将数据追加到已存在的数据表的尾部。,数据表的删除,如果数据库的数据表不再需要，可单击选中后按Del键删除。在执行删除操作时，系统会提示对删除操作进行确认，“是”则删除，“否”则放弃删除操作。,