深圳一致药业采购业务需求分析.docx

英克科技有限公司INCA TECH Co. Ltd.Mango 项目需求分析深圳一致药业股份有限公司深圳一致药业采购业务需求分析目 录1采购业务管理51.1采购协议管理51.1.1业务说明51.1.2流程图61.1.3流程图说明61.1.4单据说明71.1.5报表说明71.1.6岗位职责81.1.7岗位操作规范81.1.8特殊问题81.1.9配置说明81.2进货计划及合同管理81.2.1业务说明81.2.2流程图91.2.3流程图说明91.2.4单据说明101.2.5报表说明111.2.6岗位职责111.2.7岗位操作规范111.2.8特殊问题121.2.9配置说明121.3进货业务流程121.3.1业务说明121.3.2流程图131.3.3流程图说明141.3.4单据说明141.3.5报表说明151.3.6岗位职责151.3.7岗位操作规范161.3.8特殊问题161.3.9配置说明171.4进货结算付款流程171.4.1业务说明171.4.2流程图181.4.3流程图说明181.4.4单据说明191.4.5报表说明191.4.6岗位职责201.4.7岗位操作规范201.4.8特殊问题221.4.9配置说明221.5进货预付款业务流程221.5.1业务说明221.5.2流程图231.5.3流程图说明231.5.4单据说明241.5.5报表说明241.5.6岗位职责241.5.7岗位操作规范241.5.8特殊问题241.5.9配置说明251.6进货退货流程251.6.1业务说明251.6.2流程图261.6.3流程图说明261.6.4单据说明271.6.5报表说明271.6.6岗位职责271.6.7岗位操作规范271.6.8特殊问题271.6.9配置说明282供应商管理282.1新增供应商业务流程282.1.1业务说明282.1.2流程图292.1.3流程图说明292.1.4单据说明292.1.5报表说明302.1.6岗位职责302.1.7岗位操作规范302.1.8特殊问题302.1.9配置说明302.2变更供应商信息流程302.2.1业务说明302.2.2流程图（略）312.2.3流程图说明312.2.4单据说明312.2.5报表说明312.2.6岗位职责312.2.7岗位操作规范312.2.8特殊问题312.2.9配置说明312.3产品销售流向管理流程312.3.1业务说明312.3.2流程图322.3.3流程图说明322.3.4单据说明322.3.5报表说明322.3.6岗位职责322.3.7岗位操作规范322.3.8特殊问题322.3.9配置说明323首营品种管理323.1首营品种管理323.1.1业务说明323.1.2流程图333.1.3流程图说明333.1.4单据说明343.1.5报表说明343.1.6岗位职责343.1.7岗位操作规范353.1.8特殊问题353.1.9配置说明354采购品种管理354.1采购品种管理354.1.1业务说明354.1.2流程图354.1.3流程图说明354.1.4单据说明354.1.5报表说明354.1.6岗位职责384.1.7岗位操作说明384.1.8特殊问题384.1.9配置说明385网上采购385.1网上采购385.1.1业务说明385.1.2流程图385.1.3流程图说明385.1.4单据说明395.1.5报表说明395.1.6岗位职责395.1.7岗位操作说明395.1.8特殊问题395.1.9配置说明396订价管理396.1订价管理396.1.1业务说明396.1.2流程图406.1.3流程图说明406.1.4单据说明416.1.5报表说明416.1.6岗位职责416.1.7岗位操作规范416.1.8特殊问题416.1.9配置说明417代销品种的管理417.1代销品种的管理417.1.1业务说明417.1.2流程图427.1.3流程图说明427.1.4单据说明437.1.5报表说明437.1.6岗位职责437.1.7岗位操作说明437.1.8特殊问题437.1.9配置说明438专营特殊药品的管理438.1专营特殊药品的管理438.1.1业务说明438.1.2流程图（略）438.1.3流程图说明438.1.4单据说明448.1.5报表说明448.1.6岗位职责448.1.7岗位操作说明448.1.8特殊问题448.1.9配置说明44深圳一致药业采购业务需求分析深圳一致药业的采购业务涉及的部门有采购中心、营销中心、配送中心、结算中心。范围包括采购业务处理、供应商管理（包括产品销售流向）、首营品种管理、采购品种管理、网上采购、定价管理、代销品种的管理、专营特殊药品的管理、合理采购量的确定（即采购计划管理）、付款管理（业务上的而非财务上的结算付款）和采购业绩考核。除采购业绩考核在综合业务部分文档中进行描述之外，本文档将阐述其余所有业务的需求分析。1 采购业务管理包括以下几个部分：采购协议管理、进货计划及合同管理、进货业务（包括收货）流程、进货结算付款流程、进货预付款业务流程以及进货退货流程。1.1 采购协议管理1.1.1 业务说明采购协议是公司与供应商签订的关于价格、付款方式、达到的采购目标、协议有效期限以及在合作过程中由供应商提供的支持等方面的备忘录。每个协议内容并不完全一致。业务员通过与供应商的洽谈，草签采购协议。该协议通过公司领导决策人员审批之后生效，同时将协议归档保存。1.1.2 流程图1.1.3 流程图说明对于协议来讲，可能会包含很多计算机无法处理的无规律的文字性的描述。这样，抽取协议中的规律的线性信息就显得极为重要。一致药业首先要会同相关部门，根据以往签署的采购协议抽取出其中重要的信息、形成线性的描述并制定出一个范本。该范本的信息项将会作为我们系统中操作的基础。对于签署的所有采购协议，都要按照范本的模式抽取其中的线性信息并录入系统。这样，采购协议才能在系统中发挥其在实际业务中所具备的指导作用。在我们的系统中，业务人员与供应商洽谈采购协议并由公司领导决策人员进行审批的过程并不作记录，只是当采购协议签订之后，基础数据管理员才将协议中的重要信息通过系统将提供的“采购协议管理”功能录入到系统中。同时，相关的人员（包括采购员、公司领导决策人员、财务领导、往来会计、基础数据管理员）可以利用“采购协议管理”功能查询到录入到系统中的采购协议（查询条件为：生效日期、失效日期、录入日期、作废日期、供应商、货品）。对于协议中需要修改的地方或是因为协议到期以及其它原因需要作废协议的情况，基础数据管理员可以在“采购协议管理”功能中对协议进行修改和终止或作废。1.1.4 单据说明采购协议记录：是从采购协议中抽取得出并统一确定下来的所有线性信息的集合（即采购协议范本）和系统为方便采购协议的处理而加入的一些信息的集合。信息项：协议编号、供应商、货品、协议价格、反利最低采购数量（或金额）、反利扣数、承付方式、付款期限（即对于限期付款的承付方式，从进货当日开始计算，在多少天内必须完成付款）、生效日期、失效日期、采购员；协议ID、协议状态（未签、已签、终止、作废）、录入人、录入日期、作废人、作废日期。说明：系统单据，不打印。备注：信息项的最终确定需要经过专题讨论。协议编号指公司为采购协议做的统一编号；而协议ID是系统自动为录入的协议生成的系统内的标识号码。1.1.5 报表说明1、 协议货品询价表：总体信息项：货品分栏显示信息项：供应商、协议价格、反利最低采购数量（金额）、反利扣数、承付方式、付款期限、协议编号。类别：随时分析报表使用人员：采购员意义：当采购员需要采购某一品种时，可以查看此报表，它显示的是所有与一致药业签订此货品的采购协议（统计的是状态为已签而且还没有到失效期的协议）的供应商关于该货品的采购协议中的一些重要信息，作为采购的参考。2、 协议单位付款统计表：总体信息项：供应商、承付方式、付款期限、协议开始日期、协议终止日期、累计付款金额。分栏显示信息项：（每一张供方发票的）发票开具日期、货到日期、付款金额、付款汇出日期、回款天数、相差天数（付款期限回款天数）、回款天数计算公式。信息项说明：回款天数有两种计算公式： 回款天数付款汇出日期货到日期预留在途天数 回款天数付款汇出日期供方发票日期预留在途天数其中，预留在途天数为不小于0的整数，由用户自发进行调节，主要是考虑到付款汇出之后到供应商收到款项之时会有一段时间，从而使我们回款天数的计算与不同的供应商要求的回款天数的计算方式相一致。类别：随时分析报表使用人员：采购人员、公司领导决策人员、财务领导意义：当采购员要对协议供应商付款的时候、当财务领导审核采购员提交的向协议供应商付款的申请单的时候、或者当公司领导决策人员分析与协议供应商的关系的时候，会关心我们与协议供应商之间的付款状况，这时他们可以通过指定供应商来查看系统自动生成的报表。3、协议单位待付款统计表总体信息项：供应商、承付方式、付款期限、协议开始日期、协议终止日期、累计应付金额。分栏显示信息项：（每一张供方发票的）发票开具日期、货到日期、应付金额、协议付款日期、即付回款天数（若现在付款，计算得到的回款天数）、剩余天数（付款期限即付回款天数）、即付回款天数计算公式。信息项说明：即付回款天数有两种计算公式： 即付回款天数当前日期货到日期预留在途天数 即付回款天数当前日期供方发票日期预留在途天数类别：随时分析报表使用人员：采购人员、公司领导决策人员、财务领导意义：供采购员查询哪笔发票应该付款了。1.1.6 岗位职责1、 业务人员：负责与供应商草签协议。2、 基础数据管理员：根据批准后的采购协议录入采购协议记录。1.1.7 岗位操作规范1.1.8 特殊问题由于对采购协议的管理是系统当前并不包括的功能，要做专项开发。同时，这里涉及的单据和报表的数据项也需要专题讨论确定。1.1.9 配置说明1.2 进货计划及合同管理1.2.1 业务说明企业决策层根据销售计划、预计库存、季节情况等因素，制订年度或季度的进货计划。进货计划明确后，各个业务员大致有了一个进货参考，根据库存、销售信息反馈，业务员在日常工作中通过电话、会面等各种方式与供应商保持联系，确定进货的品种和数量，并签订进货合同。1.2.2 流程图1.2.3 流程图说明鉴于进货计划在企业中的重要地位以及其制定过程的复杂性：包括诸多人为因素的影响、医药行业药品品种的经常性变化等问题，由计算机系统生成的进货计划只能作为公司决策层制定计划时的一个参考。在定义计划货品集合，库存上、下限，进货提前期，计划起止日期，预销期起始日期等参数之后，PM系统根据销量预测情况和初始参数生成参考进货计划。生成的进货计划需要得到公司的领导决策人员批准才能生效。无用的进货计划可以被废除。进货计划按照时间分解为采购工作计划，直接指导采购员采购。采购工作计划有三种生成方式：其一，根据进货计划生成采购工作计划：在“采购工作计划维护”功能中执行“根据进货计划生成”操作，系统调用“制定进货计划”功能，查询到需要的进货计划，执行“生成常规采购工作计划表”操作，生成采购工作计划。其二，根据库存报警生成采购工作计划：执行“根据进货报警清单生成”操作，系统调用“进货库存下限报警”功能，执行“生成采购工作计划”操作，生成采购工作计划。其三，手工直接填写采购工作计划。采购工作计划同样需要得到上级领导的批准。在已经存在批准通过的采购工作计划的前提下，进货计划管理员可以在“采购工作计划分解”功能中分解选定的采购工作计划表来指导采购员货品采购工作。采购工作计划是针对某个货品的采购而没有具体到供应商。这里仍需要再一次强调的是，无论是进货计划还是采购计划，系统提供的都只能是一种参考，在企业的实际应用中，基于经验、基于市场的变化，要揉合进更多的判断，才能制订出真正合理的计划来，从而使企业的工作能够顺利地胜利地完成。根据制订的采购计划和与供应商的洽谈，采购员草签进货合同，在相关人员在合同上签字后正式生效。在系统中，进货合同是进货业务的起源，收货、进货等业务操作都需要参照合同上的信息，并且会对合同状态的改变产生直接的影响。所以，进货合同管理员一定要正确地维护系统中的进货合同。1.2.4 单据说明1、 进货计划：依据公司对计划期的销售预测，从公司整体经营角度出发制定的一个指导性的总的计划。包含如下信息项：制订日期、业务货品名称、计划期期初库存、计划期月平均销量、计划期销量、计划期销量（销售预测值）、计划期销量（参考值）、计划购进数量、计划期末库存下限、计划期末预留量、进货策略、批量周期、批量、预销期期初库存、预销期销量、预销期销量（销售预测值）、预销期销量（参考值）、预销期有效合同进货数量、预销期进货数量、预测的预销期月平均销量、计划期调整数量（手工输入）。说明：系统单据，不打印。2、 采购工作计划：针对各品种的具体的采购计划。包含如下信息项：品名、品规、产地、单位、当前库存、建议采购批量、实际签订数量、最迟到货日期、计划来源类型、使用状态、计划未执行数量、计划策略、平均月销量、批量周期。说明：系统单据，不打印。3、 采购计划明细：即分解后的采购计划，不止针对货品，更具体到供应商。包含如下信息项：品名、品规、产地、单位、计划执行数量、实际执行数量、供应商名称、进货提前期、优先级、估计进货折让率、计划到货日期、是否有采购协议。说明：系统单据，不打印。4、 进货合同：系统中的进货合同为总单细目方式。鉴于一份合同签订的采购信息可能是该供应商所供应的多个不同品种，故系统将合同中与这多个品种都相关的共同信息以总单的方式显示，而每个品种之间可能有差异的信息则以每个品种为一条细目来分别显示。总单包含如下信息项：合同类型（计划合同、追加合同、电话合同、电报合同、传真合同、进口合同）、书面合同号、供应商名称、签约地点、签约时间、签约人、合同生效日期、合同失效日期、代理方式（经销、代销）、预付款、其它费用、付款方式（即付、挂应付帐、用预付款抵款）、承付方式、付款期限、交接方式、运输方式、运费负担比例、提货地点、目标单位、运送地点、付款币种、汇率。细目包含如下信息项：货品名称、规格、产地、基本单位、数量、进货单价、进货金额、成本单价、成本金额、税率、是否有进货协议。说明：系统单据，不打印。1.2.5 报表说明1.2.6 岗位职责1、 进货计划员：制定进货计划并将获得批准的进货计划分解成采购计划，同时通过查询库存下限报警生成采购计划。2、 进货合同管理员：将采购员根据采购计划与供应商恰谈签订的进货合同录入系统，并对之进行管理。1.2.7 岗位操作规范1、 由于GSP的要求，每一笔进货都必须有合同，也就是说，对于向供应商临时要货或者其他类似的来不及签订正式合同的情况，业务人员也要先在系统中录入一张相应的合同。2、 进货计划员通过系统提供的“制订进货计划”功能将这些参数录入到系统中并开始生成进货计划，此时的进货计划只是一个框架，还未包含计划数据。之后要在“维护进货计划用销售预测表”功能中查询出本计划，使用“根据销售历史数据生成销售预测表”操作，生成计划期内的销售预测数据，然后根据实际情况或经验调整预测的月销量。再回到“制定进货计划”功能，执行“根据销售预测表计算相应数据”操作，生成进货计划数据，最后再根据实际情况或经验进行手工调整。3、 为了将进货计划分解为更加具体指导采购员采购工作的采购计划，系统提供了“采购工作计划维护”和“采购工作计划分解”功能。首先要存在采购工作计划，才能进行“采购工作计划分解”的操作；而采购工作计划的生成是在“采购工作计划维护”中完成的。4、 系统提供“进货合同管理”功能来管理系统中的进货合同，并且提供“编辑进货批序”操作来维护合同的批序。系统中的合同有五种状态：未签、已签、执行、完成、终止。对于草签的合同可以有进货合同管理员通过“进货合同管理”功能录入到系统中，此时合同的状态为“未签”；当合同签字生效后，具有相应权限的人员可以执行“改变状态”操作将合同的状态变为“已签”；已签的合同在进货时会被勾兑，系统自动将其状态变为“执行”；当合同约定的进货数量实现之后，系统自动将合同状态变为“完成”，若是一张合同分若干次进货，那么，从第一笔进货之后到合同约定的进货数量实现之前该合同的状态都是“执行”；如果因为某些原因需要提前终止合同，具有相应权限的人员可以将合同状态改变为“终止”；同时系统提供“作废”操作来允许具有相应权限的人员将处于“未签”状态的合同作废。1.2.8 特殊问题1、 在向系统中录入合同信息的时候，系统对于录入的合同编号进行唯一性校验，即不允许系统中存在重复的合同编号。2、 合同价格的检查：每次输入合同时系统自动检查本供应商，本货品的历史价格（上一次正式合同的合同价，历史最高价、历史最低价）和本次的差异率，如果是第一次进货，则提示操作员再次复核一遍，并记录在案。以减少估价的不准确性。3、 合同的未签、已签、执行、终止、作废这五种状态是随着业务的发生和继续而发生变化的，同时提供操作员手工干预的方式。1.2.9 配置说明1.3 进货业务流程1.3.1 业务说明签订进货合同之后，采购员通知仓库部门准备收货并准备存放空间。仓库部门根据进货合同或者收货通知单对所收货品进行初步核对，并通知质检部门对货品进行品质检验。质检合格的货品由仓库部门选择合适的货位入库，并将收货信息反馈给采购员。如果质检不合格，则选择拒收、退货或是代管等方案进行处理。收货之后，采购员根据库房部门的收货信息和与供应商签订的合同最终确定这笔进货业务，然后库房部门和财务部门分别记保管帐和商品帐。1.3.2 流程图1.3.3 流程图说明按照GSP规定，所有进货业务都必须始于合同，所以，进货业务流程从制订进货合同开始。进货合同制订之后（此时，合同的状态为“已签”），系统从合同自动生成收货通知单，并在合同中显示已经正确的生成了收货通知单。如果因为某些原因要修改合同，具有该权限的人员要首先将合同的状态改为“未签”，此时，该收货通知单被系统自动作废，当合同修改结束、状态变为“已签”的时候，系统依据新合同再自动生成一张“收货通知单”。生成的收货通知单可以在系统提供的“收货通知单管理”功能中查询出来。当然，采购员也可以在“收货通知单管理”功能中手工录入一张通知单，通知配送中心库房部门保管员准备收货。库房部门收到货品之后，先根据送货人员出具的送货单在“收货通知单管理”功能中查询出相应的收货通知单，并对货品的数量、外观等进行初步核对。之后，收货人员进入系统提供的“收货管理”功能，利用“勾兑收货通知单”操作勾兑相应的收货通知单，在对其中的信息进行适当的修改后保存（此时该收货单的状态为“临时”），并打印送检单（即临时的收货单）交质检部门进行质量检验。质检部门检验合格后，进入“收货管理”功能，根据验收结果对该收货单进行相应的修改，并通过“确定”操作将该收货单的状态变更为“确定”；若检验不合格，则按照其它收货处理方案来处理。对于确定后的收货，库房部门要将货品入库。货位优化功能是根据货品的分类和货位的分类对本批购进货品的存放货位进行自动优化，并将优化之后的货位作为缺省货位信息提供给保管人员，保管人员可以根据实际情况对货品实际摆放的货位进行调整，并将货品放入调整后的货位。同时，采购员得到确定后的收货单，即可进入系统提供的“进货单管理”功能中，利用“由收货单生成进货单”填写进货单。库房部门在得到入库单之后，先要利用系统提供的“复核修改入库单”功能来检查入库单上的货位与货品实际入库的货位是否相同，若不同则修改入库单，之后，利用系统提供的“入库记保管帐”功能将该入库单记账。同时，商品帐会计在“进货生成存货传票分录”中将本笔进货记存货帐和采购帐（借记存货、贷记采购）。1.3.4 单据说明1、 收货通知单：从合同自动生成，与合同一样也是总单细目类型；也可以手工填写。总单信息项：制单日期、通知单编号、通知单类型、通知来源、来货单位、运输标志、入库库房、收货地点。细目信息项：货品名称、规格、产地、单位、数量。说明：系统单据，不打印。2、 收货单：勾兑收货通知单生成，也是总单细目类型。总单信息项：制单日期、收货单类型、来货单位、发货时间、收货时间、货运单号、收货员、库房部门、保管帐。细目信息项：货品名称、规格、产地、基本单位、基本单位原发数量、基本单位实收数量、使用单位、使用单位原发数量、使用单位实收数量、批号、有效期、包装名称、包装大小、供方单号。说明：系统单据，不打印。3、 送检单：由收货单中的部分信息组成，是收货人员通知质检部门进行检验的依据。信息项：送检日期、购进单位、品名及规格、单位、包装规格、实收数量、产地、批号、有效期、备注、首营标志。说明：系统单据，打印。备注：打印单据的具体信息项需要与一致药业相关人员探讨决定。4、 验收单：质检员根据送检单对货品进行质量检验后，在临时收货单中增加相应信息后的单据，也即确定的收货单。其信息项除临时收货单中包含的之外，还有如下一些。增加的细目信息项：基本单位合格数量、基本单位不合格数量、使用单位合格数量、使用单位不合格数量、贮存条件、运输条件、检验单号、检验人员、检验时间。说明：系统单据，不打印。5、 进货单：从收货单和合同勾兑而成，是业务上和财务上确定货品购进的依据。也是总单细目类型。同时，由进货单中的部分信息组成打印单据。总单信息项：制单日期、供应商、发票类型、发票精度位数、发货日期、收货日期、货运单号、对方凭证号、合计金额、付款币种、汇率。细目信息项：品名、规格、产地、包装、基本单位、基本单位数量、单价、金额、成本单价、成本金额、税率、使用单位、使用单位数量、保管帐、承付方式、付款期限、计划付款日期、计划付款数量、供方单号、批次号。打印表头信息项：进货单号、合同编号、购进单位、总金额、不含税金额、开单日期。打印分栏信息项：合同号、品名及规格、单位、批号、数量、单价、金额、产地、不含税单价、不含税金额。打印合计信息项：税率、不含税合计金额、合计税额、合计金额。打印表尾信息项：录入人员、验收人员、记账人员、采购人员。说明：系统单据，打印。备注：打印单据的具体信息项需要与一致药业相关人员探讨决定。6、 入库单：在生成进货单的同时系统自动生成，是库房记保管帐的依据。对于本次进货的每一种货品生成一张入库单。也是总单细目类型。总单信息项：保管帐、品名、规格、产地、基本单位、基本单位入库数量、使用单位、使用单位入库数量、来货单位、到货日期。细目信息项：批次、批号、货位、状态、数量。说明：系统单据，不打印。1.3.5 报表说明1.3.6 岗位职责1、 采购员：获得确定的收货单后勾兑收货单和进货合同生成进货单。2、 收货人员：接收供应商送来的货品，根据采购员发送的收货通知单初步核对货品，并勾兑收货通知单生成临时收货单，同时打印送检单通知质检部门进行验货。3、 质检员：根据收货人员开具的送检单对入库货品进行质检，相应地增加收货单的验收信息并确定收货单。4、 保管人员：货位优化并入库；在得到入库单后修改货位信息并记保管帐。5、 商品帐会计：根据进货单记存货帐。1.3.7 岗位操作规范1.3.8 特殊问题1、 合同签订数量和到货数量不符：A 合同是年度或多次送货合同时，PM系统提供进货批序的解决方案。B 合同数量超过到货数量，是因为供应商供货不足时，可以直接终止本笔合同，也可以延长有效期。C 合同数量少于到货数量，多余部分原则上禁止收货。或等到采购员将合同补齐后收货。2、 合同签订品种与到货品种不符：A 不符包括产地、规格、品名、包装中的任何一个不符合，仓库应该拒绝收货。等待采购员将新合同补齐后收货。B 来货单位不符：拒绝收货。3、 实际到货数量中少量破损等：A 供应商同意换同批号的货：先按照正常的进货入库，等待换货完成后，调整破损状态货品的质量状态。B 供应商认为在合理损耗之内，拒绝换货，且公司同意：全部入库，将合理损耗部分报损。C 供应商不承担任何义务：合格部分先入库，不合格部分转入代管，付款是只要合格部分的发票，如果对方拒绝重新开具发票，则直接扣款。4、 同一个货品因为供应商和一致联合招标，导致进价和销售价格以及毛利的考核不一样：A 货品在库房的存放不分开；B 建议商品明细帐按照不同的货品管理，这样较为准确的计算毛利；C 采用批次核算的方式管理库存和商品帐，财务严格按照批次进出对应的原则计算成本和毛利；5、 库存金额因为厂家调价调整存货成本：A 存货帐库存应该和向厂家报的库存一致；B 在得到厂家的确认后，及时按照当前存货库存填写进货补差单，调整存货成本，在采用月底加权平均算法时，不能跨月；C 当得到的厂家承认的反利大于实际库存时，可以冲减存货成本，也可以将多余部分直接记入当期损溢；6、如果需要储运部门到车站等去提取供应商发来的货，采购员应该在系统提供的“运输任务单管理”功能中填写一张运输任务单，通知储运部门何时到何处去取什么货物。7、输货位时，不用每笔进货都输入货位：但如果将上一次进同样货品的货位设为默认货位的话，会导致更为经常的修改；为了省去操作的麻烦，系统按照预先设定好的基于货品和货位的分类得到的最佳货位提供默认值。1.3.9 配置说明1.4 进货结算付款流程1.4.1 业务说明当需要进行付款时，采购员找到供应商的发票和对应进货单，如果发现发票和进货单上的价格不符，得到供应商的准确说明后，填写进货补差单，并注明原因，与原进货单和发票一起作为申请付款的依据，同时填写付款申请单并找相关部门领导审批。采购员将审批通过的申请单交进货承付员，由进货承付员找出纳付款，并在付款执行之后将付款依据（如支票存根等）和上述单据粘到一起，作为记账的依据。1.4.2 流程图1.4.3 流程图说明采购员依据进货发票和对应的进货单填写临时的进货结算单，当发票价格和进货估价存在差异时，系统自动生成补差单。并打印进货补差单和付款申请单，各部门经理审批后，交进货承付员承付货款并确定进货结算单。1.4.4 单据说明1、 进货发票：这是系统提供的单据，记录供应商所开的发票上的信息。可以选择使用。是总单细目类型。总单信息项：发票轨号、发票号、发票日期、发票类型、发票单位、税号、地址、电话、开户行名称、账号、经手人、总税额、总价额、总金额。细目信息项：品名、规格、数量、单价、金额、税率、税额、价额、不含税单价。说明：系统单据，不打印。2、 进货结算单：在进货结算时，由采购员选择进货单并依据供方发票生成。结算价格为供应商发票上的价格。是总单细目类型。总单信息项：制单日期、发票类型、供应商、付款方式（即付、挂应付帐、用预付款抵款）、结算方式（现金、立即支票、托收承付、期票、无票）、即付金额、结算金额、付款币种、汇率。细目信息项：品名、规格、产地、基本单位、结算数量、结算价、结算金额、发票轨号、发票号、发票日期、成本价、总成本、税率、税额。说明：系统单据，不打印。3、 进货补差单：当进货单价与结算单价不符时，系统自动生成进货补差单。其数据项与结算单一致，并且也是系统单据，不打印。4、 付款申请单：即“付款通知单”，由进货结算单中的部分信息组成，是系统自动生成的，可以打印出来。表头信息项：供应商、申请付款日期。分栏信息项：品名及规格、单位、数量、单价、金额、不含税单价、不含税金额、进货日期、协议付款日期。合计信息项：税率、不含税合计金额、合计税额、合计金额。表尾信息项：采购员。说明：系统单据，打印。备注：付款申请单的具体信息项需要与一致药业相关人员共同讨论决定。5、 付款单：在挂帐付款方式下，需要付款的时候，采购员由结算单自动生成的。是总单细目类型。总单信息项：制单日期、供应商、付款类型、付款形式、实付金额、付款银行、付款币种、汇率、付款账号、应付帐转出类型、应付帐转出金额、进货合同ID、业务员。细目信息项：品名、规格、产地、基本单位、付款数量、单价、付款金额、说明：系统单据，不打印。1.4.5 报表说明1某批货品销售回款明细报表 表头信息项：供应商、品名、批次、进货日期、进货总量、进退总量、报损总量、库存余量。 分栏信息项：（按每一笔销售业务发生的日期记录）销售数量、销售单价、销售金额、回款总额、销退数量、应退总额。 合计信息项：销售总量、销售总额、回款总额、销退总量、应退总额、结算总量参考值（销售总量销退总量报损总量） 类别：随时分析报表 使用人员：采购员、业务经理、财务领导 意义：对于承付方式为销完付款的货品，采购员需要在结算时关注该批进货的销售情况，本报表则提供给采购员关于某批货品的销售及回款的明细数据。需要注意的地方有两点：其一是一致药业应严格控制对批次的违规修改。因为关于某批货品在系统中的进销存信息是以该货品的批次为线索查询统计出来的，如果批次被人为地改变了，就会导致报表统计出来的数据不准确；其二是要重点关注销售退货的情况，因为报表能够统计出来的销售退货数据只能是已经记录到系统中的，对于口头上的销退情况，计算机系统无法将其处理到报表中来，这会导致报表提供的结算总量参考值的可信度降低。当然，如果公司并不考虑销退的货品不计入结算货品总量这个因素的话则无所谓了。1.4.6 岗位职责1、 进货发票管理员：维护供应商所开的进货发票在系统中的信息。2、 采购员：根据进货单和进货发票进行进货结算。并打印付款申请单报批。在挂帐付款时要根据结算结果填写付款单。3、 业务经理：审批付款申请单。4、 财务领导：确认进货结算单和进货付款单。5、 往来会计：根据确认后的结算单和付款单产生的传票记帐。6、 出纳人员：执行实际付款工作。1.4.7 岗位操作规范供货方发票到后，进货发票管理员可以利用系统提供的“进货发票管理”功能将发票中的信息录入系统，或者在进货结算单确定的时候选择生成进货发票，系统根据操作员录入的进货发票号等信息和进货结算信息自动生成进货发票。对于生成的发票，可以通过“作废”操作将其作废，也可以在“进货结算单管理”功能中执行“清空发票信息”操作来清除系统进货发票中的信息。当然，如果用户不在系统中维护进货发票，则可以省略以上所提关于进货发票的所有操作。进货结算：即使系统中并不维护进货发票的信息，进货发票的到达仍然是启动进货结算流程的钥匙。采购员得到供应商的发票后，进入系统提供的“进货结算单管理”功能中，利用“选择进货单生成结算单”操作选择发票对应的进货单生成进货结算单，并按照进货发票确定结算价格，并保存结算单（此时结算单的状态为“临时”）。进货结算的时候，如果发票对应的不止一笔进货，那么系统支持选择多张进货单生成一张结算单，也可以在生成多张结算单之后，使用“合并结算单”操作将多张结算单合并成一张结算单。当然，对于一张发票结算的数量不足该笔进货数量的情况，系统也可以处理。首先，我们在每张进货单中提供了以下几个信息项：结算完成标志、累计结算数量、累计结算金额。因为这些信息项是系统提供的，并且其内容的填写是由系统自动完成的，也就是说，这些信息项对于用户来说是透明的，所以在上一节对进货单据的说明时没有赘述，以免误导用户。基于这种设置，当结算的只是进货单的一部分时，系统将把进货单的“结算完成标志”置为“未完成”，同时将本次结算的数量和金额累加到“累计结算数量”和“累计结算金额”中。这样，当下一次关于本笔进货的另一张发票到达时，系统会自动将“结算完成标志”为“未完成”的进货单显示出来，供采购员选择用来结算。直到进货数量被全部结算之后，系统才自动将该进货单的“结算完成标志”置为“已完成”，这样，在下次结算的时候，系统就不再显示该进货单了。临时的进货结算单需由财务部门确认。财务领导在“进货结算单管理”功能中查询到该张结算单，使用“确定保存”操作将其状态改变为“确定”，同时，系统自动生成结算类传票，往来会计可以在“查询传票分录”功能中将其记账。如果付款方式为即付的话，则财务先不记账，而是由采购员在“进货结算单管理”功能中打印由结算单自动生成的“付款申请单”直接申请付款，在付款执行完成后将结算与付款结并到一起记账。如果进货单价（即进货单上的单价，它是从合同勾兑而来的）与结算单价不同，在结算单保存时系统会自动生成一张进货补差单（即数量为0、金额为结算金额与进货金额之差的一张虚拟的进货单），并在结算单确定时对该补差单自动生成传票，由成本会计将其记账，用以调整存货金额。进货付款：对于即付的情况，并不需要用到“进货付款单管理”功能，而是向上面提到的，在进货结算的时候直接申请付款并执行了。对于挂帐付款方式，当需要付款的时候，采购员在“进货结算单管理”功能中打印由结算单自动生成的“付款申请单”报部门领导审批。批准之后，采购员进入系统提供的“进货付款单管理”功能中，使用“由结算单生成付款单”操作选择相应的结算单生成付款单并保存（此时进货付款单的状态为“临时”）。财务领导在“进货付款单管理”功能中查询出相应的临时付款单，并执行“确定”操作将其状态改变为“确定”，同时系统自动生成付款类传票。出纳执行付款之后，往来会计在“查询传票分录”功能中对相应传票记账。系统支持选择多张结算单生成一张付款单，也可以对一张结算单进行多次付款。首先，我们在每张结算单中提供了以下几个信息项：付款完成标志、累计付款数量、累计付款金额。因为这些信息项是系统提供的，并且其内容的填写是由系统自动完成的，也就是说，这些信息项对于用户来说是透明的，所以在上一节对结算单据的说明时没有赘述，以免误导用户。基于这种设置，当付款只是结算单的一部分时，系统将把结算单的“付款完成标志”置为“未完成”，同时将本次付款的数量