XX大学毕业生档案管理办法.docx

XX大学毕业生档案管理办法毕业生档案管理工作是学校的重要基础工作之一，为做好毕业生档案材料的收集、归档和管理工作,实现学生档案管理工作的规范化、制度化,更好地为学生工作服务,特制订本办法。一、学生档案管理的职责1、学生工作处负责制定和完善毕业生档案管理办法；2、招生就业办公室负责所有毕业生的改派、缓派工作；3、校档案室负责暂不毕业毕业生档案的保存及后续手续的办理；4、校档案室负责在规定的时间内接收和转寄毕业生档案；4、校档案室负责新生档案核查、毕业生档案整理及档案安全保管工作。二、毕业生档案归档范围按照相关规定毕业生归档的主要材料包括：高校毕业生登记表、毕业生学业成绩表、电子学籍卡、优秀毕业生评审表、受处分学生的处分材料（已提出书面申请取消处分并获得批准者的材料不放入档案）、入党（团）材料、报到证存根（白色联）、高考原始档案、高考招生名册复印件（加盖学校公章），专升本还应包括专科档案。三、毕业生档案管理办法（-）在校生档案管理办法1、每年秋季在新生入校一个月内按照学籍科要求核实新生档案材料，核实无误后完成建档。2、学生在校期间，档案以班级为单位在校档案室室保管。（二）中途离校学生档案管理办法对于中途由于某种原因不能继续在学校学习完成学业的学生，由学生提出书面自带申请，连同学校退学文件和学生身份证复印件交各二级学院审核，并由校档案室存档，档案密封交与学生本人带离。（三）应届毕业生档案管理办法1、毕业生档案属于机要材料，按照省（市）人社厅（局）要求，档案转寄须通过中国邮政邮寄或专人送达，毕业生不能自带。2、毕业前已落实就业单位或升学的毕业生档案，在毕业生离校后一周内通过中国邮政寄送至档案接收部门。毕业生报到后务必及时到相关部门查询个人档案是否到达，如档案未到达，应及时与学档案室联系。3、参加大学生服务西部计划的毕业生档案，按照省（市）人社厅（局）规定，毕业生档案暂时存放在校档案室。服务期满后按照相关规定签发报到证，转出档案。4、确定为暂不毕业的学生档案，在校档案室保管。待取得毕业资格后,档案按规定转出。5、毕业前考取研究生需要提前调档的，学院审核档案密封后与录取学校调档函原件一同转就业指导中心，通过中国邮政邮寄。6、教务处确定暂不毕业的学生档案，存放至就业指导中心档案室。毕业生取得毕业资格后，按报到证地址通过中国邮政邮寄学生档案。四、毕业生档案管理工作要求1、档案内容要完整，不得短缺、遗漏。2、要依据档案内容，如实在档案材料明细相应栏方框内划。3、为便于查找，要用铅笔在档案袋封面右上角注明学号、姓名。4、毕业生档案装袋后由各学院认真审核、密封，封条启封处加盖学院党总支公章。5、爱护档案，查阅时不准在档案上划圈、涂抹、批注、删改，未经批准不得复制。6、查阅、借阅档案时，需履行借阅手续，经学生工作处领导审批后方可查阅。7、我校工作人员，因工作需要需查阅毕业生档案，在借阅时也需严格履行借阅手续，借阅人要爱护档案原件，用后及时归还。8、外单位人员因政审需要查阅、借调毕业生档案时，必须持单位介绍信。9、档案室工作人员必须严格遵守保密制度，不得随意将档案内容泄露他人。10、未经学校学生工作处的同意，不得随意借阅毕业生档案。11、档案室属机密重地，闲人不得进入。档案室内不准会客、聊天，严格杜绝各类事故的发生。12、做好防火、防水、防潮、防盗、防有害生物、防尘、防光、防高温等工作，定期检查保管情况，确保档案的安全，做到无丢失、无霉变、无虫蛀、无差错。五、本制度由学生工作处负责解释，自发布之日起执行。XX大学20XX年IO月19日