《番茄工作法图解》ppt幻灯片课件.ppt

2023/1/7,1,番茄工作法图解简单易行的时间管理方法,目 录,第一部分 番茄工作法概述第二部分 一次只做一件事第三部分 番茄工作法的使用方法,关于番茄工作法,意大利人弗朗西斯科西里洛于 1992 年创立了番茄工作法。番茄工作法图解的作者诺特伯格（瑞典人），他不是番茄工作法的发明者，而是番茄工作法的深度爱好者和实践者。“番茄工作法”意在让人们驻足、观察、醒悟，并在此过程中改进自我。时间不再是绷紧的弦，反而变成同盟战友，帮我们将100%的心智专注在当下，避免不必要的压力和负担。使用番茄工作法，你将学会微笑达成目标，做强者而无需逞强用力。,关于番茄工作法,什么是番茄工作法,在25分钟内专心做某一件事，利用整个番茄时间，专注于某一段时间，减少打断，提高时间的感知和掌控。,理念,番茄时间为25min工作+5min休息，3-4个番茄时间为一轮，之后休息10-15min。,定义,番茄工作法流程示意图,一双脚不能同时跳两场舞,马克斯在20世纪初到柏林闯荡，开了一家公司生产服装，生意做得很大。太爷爷的成功得益于他的处世原则。他的座右铭是：“一双脚不能同时跳两场舞。”换句话说，一次只做一件事。无论是这句座右铭，还是番茄工作法，都是对所谓“日理万机”的坚决驳斥要为自己立界限。那么，如何让自己只做最重要的事呢？对此，我的方法是，先分析真正的问题所在，即“我想达成什么结果”，然后专注于能带来该结果的活动。开工前，我要先扭启番茄钟，稍后番茄钟会响铃，提醒我停下来，重新考虑刚才所专注的活动，是否仍然是重中之重？,一双脚不能同时跳两场舞,为何要用番茄工作法,面对复杂，望而却步。那些复杂的、在一个25分钟内完不成的任务，往往会造成拖延。拖延总能让我们苟且偷安，但难题并没有消失。别考虑任务有多复杂，重要的是开始、再开始。扭启番茄钟，半小时内你会有所斩获，并获得休息做为奖赏。,小事忙活一天，大事一样没办。番茄工作法要求在每天早晨做计划，为自己当天分派为数不多的活动。然后在每个番茄钟之前，重新评估活动的优先级，最重要的一项待办活动会跃然纸上。确保你一直在做最重要的事，而不是别的事情。,最后期限，步步紧逼。加班到很晚，周末不休息，长此以往，不会有任何效率。就算被迫加了班，别别扭扭地，也拿不出好成果来。番茄工作法，以25分钟的短期迭代为节奏，帮你建立可持续发展的步伐，休息时安心休息，工作时一心一意。,牵着不走，打着倒退。有人把一堆破事儿推到你头上时，你还能享受工作乐趣吗？“必须去做”和“我想要做”之间的斗争，从小孩子两岁的时候就开始了。其实还有第三选项：“我选择”。使用番茄工作法，每天早晨量力而为地选择当天能完成的活动。自己积极地将活动拉入“今日待办”表格，而不是被动地等它们来找你，这有助于建立你的新好员工形象。,为何要用番茄工作法,完美主义，碍手碍脚。“等一等，还有更完美的方案”其实是另一种形式的拖延。番茄工作法没有给“拖延”任何的机会。你只能前进，开始一个番茄钟，不必惦记怎样才能做到“非常完美”。扭启番茄钟，投入25分钟努力，然后得到画一个、休息一下的奖励。,头脑被各种想法占据。有时难以集中于单项活动，是因为其他想法一刻不停地冒出来。这时应当把它们填入“计划外紧急”表格，然后再接再厉，完成手头的活动。想要专心致志，就抛开所有杂念。,前怕狼，后怕虎，害怕失败和批评。投身于番茄工作法，让它成为你的进程指标，让工作有章可循。它只属于你自己，为你量身定做。借助每天完成的番茄数，你可以提升效率，完成更多工作，为平凡增添乐趣。番茄数绝不是让老板给你打分用的。,把预估当作承诺。一项探索活动或开发活动要花的时间，没法提前预知，只能估计得尽量接近。总是把估计值当作承诺，无论是对自己或对同事，都会造成不必要的焦虑。为避免此类困境，番茄工作法只计算番茄钟。就算最后期限迫在眉睫，你也能花25分钟专注于该做的事。做到随时沟通，让相关人员看到事情进展。,一次只做一件事,番茄工作法的工具,“今日待办”表格：填写今天日期、你的名字，列出打算在今天进行的活动。每天早上这张表要换新的。“活动清单”表格：填写你的名字，列出最近要进行的活动，随想随填，不用排序。同一张“活动清单”表格可以用很多天，增加新的活动，划掉已完成的。“记录”表格：记录所采样的流程指标，以便对流程进行改进。同一张“记录”表格可以用很多天，以便比较每天的跟踪记录。,三张纸的用途,番茄工作法的五个阶段,在一天的开始，从积压的工作（称为“活动清单”）中提取最重要的活动，填写到“今日待办”表格中。这就是你当天的自我承诺。,确定当天活动后，扭启25分钟的番茄钟，从当天活动的第一项开始进行。在每个25分钟的时间段（称为一个番茄钟）内，你要收集一些过程指标，比如计算遇到的中断次数。,在一天结束时，将当天收集的数据归档，写入”记录”表格。如果你跟踪了中断次数，就把中断次数写下来。,从所记录的原始数据中提取有用信息。例如计算在每个25分钟的时间段，平均遇到几次中断。,最终你要将信息以某种方式组织起来，从中找出改进流程的思路。,预估完成任务所需的番茄钟梳理,计算预估的单位番茄钟。要完成某项活动，需要花多少个番茄钟？预估值4表示一项活动预计从开始到完成需要花费4个番茄钟。不能使用小数，如1/2或2.2个番茄钟是不行的。,预估完成任务所需的番茄钟数量,假如一项活动预估超过7个番茄钟，说明它太复杂了，需要拆分这项活动。拆开的每项小活动在“活动清单”表格中单独占一行，各自有预估值。活动越大，预估越不准。如果一项活动预估不够1个番茄钟，则可以在它旁边标个0，并不是说它要花0个番茄钟来完成，只是表示时间花费小于1个番茄钟。这样的活动在“活动清单”表格中仍然各自占一行。稍后在选择活动填入“今日待办”表格时，可以将几项小于1个番茄钟的活动合并到一起，将它们写在同一行，当作一个活动来对待。,选择今日待办事项,从“活动清单”表格中选择当天的活动时，这些活动的预估番茄钟总数不要超过你的番茄钟日流量。然后将这些活动写入“今日待办”表格，并按照每项活动的预估番茄数，在其右侧画上相应数量的小方格。当番茄钟响铃时，你为刚刚完成的一个番茄钟在当前活动右侧的小方格里画一个，表示你已经为这项活动花了25分钟工夫。,选择今日待办事项,番茄钟中断的两种情形,番茄钟中断的两种情形,第一种是自己造成的“内部中断”。具体地说，是直觉向心智发出信号，告诉自己去做当前专注活动以外的事情。,第二种是别人造成的“外部中断”。有人找你询问或请你帮忙，并且等你答复；或者一位老朋友来电话要叙叙旧；或者项目领导有份报告，需要你帮着做一些预期；或者最常见的一种，电子邮件软件叮咚作响，总是提醒你有新邮件。,应对番茄钟中断的处理策略,内部中断处理策略,接受、记录并继续。首先接受它，然后记录它，然后立即继续你手头的工作，避免真的被打断。要对付内部中断，最佳策略是可视化、接受，然后纳入计划或删除。扭转依赖。当我想到有些事需要去做，我就写下来，不让它占我的脑子。稍后，我可以将这件事安排到下个番茄钟，或者明天。这样我的本能和突发奇想，要依赖于我的日程表而定。这样就“扭转”了依赖。,应对番茄钟中断的处理策略,外部中断处理策略,保护番茄钟。将注意力留给所承诺的工作，承诺在25分钟内专注于一项活动。可视化然后强化。外部中断明确可见，如果想要减少中断，首先得实事求是，弄清所遇到中断的类型和数量。每遇到一次外部中断，就在“今日待办”表格添上中断所要求活动的标题，然后在“今日待办”表格当前活动右边画一个减号（-）。作废。他们的要求合情合理，刻不容缓，我更应该作废我的番茄钟。帮助他们后，我休息了一会儿，然后扭启25分钟番茄钟，又开始专注起来。,应对番茄钟中断的处理策略,外部中断处理策略的步骤,明确外部中断的类型和数量，通过画减号、写下所要求的活动名称，来跟踪记录每次中断。处理外部中断的策略，由以下四步组成：,（1）告知：“我手头有事，正忙。”（2）协商：“周五再帮你做，行吗？”（3）计划：写下活动名称，稍后为它计划未来的番茄钟。（4）答复：按照承诺回电或答复，不然的话，下次别人就没法信任你了。,番茄钟的长短,番茄钟的长短,莫非有人研究证明了，25分钟长度的专注工作效果最佳？据我所知，没有。我甚至敢肯定地说，不可能有，没有四海皆准的最佳时间长度。决定时间长短的人是你自己。你的工作内容都是什么？你和谁一起工作？你要对他们负什么责任？你是不是累了？今天心情咋样？,周期越短，完成的次数也越多。如果经常遇到中断，你就应该考虑缩短番茄钟的长度。使用更短的周期，可以在过程中让你更容易集中注意力。周期越长，休息的次数就越少，但另一方面，每次休息的时间就要相应延长。每一位番茄工作者都有自由去体验、改进，找到自己的最佳步调。但我强烈建议在一开始使用25分钟的时长，而且在某个固定长度至少要坚持两星期。频繁修改番茄钟的长度，只会破坏你的节奏。,戴明循环,