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如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第一节备用金1第二节存货2第三节固定资产3第四节棉织品6第五节房租8第六节维修费9第七节店长GOP、资产负债表、利润表10第八节费用报销、付款审核11第九节审批流程12第十节系统操作(PMS、OA、NC、POS机)13第十一节用章管理14第十二节其他15第 1 页 共 16 页第一节 备用金1. 店长离任交接时，应如何结算店长备用金？答：店长离任交接时，离任店长需按以下步骤对离任时店长备用金进行清理：(1) 离任店长必须在离任交接前对店长借款（店长存折及店长备用金）进行交接确认，现金部分存入酒店基本户。(2) 店长填列并确认酒店店长个人借款确认表，确认截至离任时最后一天的备用金余额、在途单据金额、已报销未上报单据金额，审核三项金额合计数与店长备用金借款总数一致。将尚未寄出的费用报销单据和本确认表快递至结算中心。结算中心审核确认，同时存折视同销户。接任店长以其名义重新申请备用金，按照以上“首次申请运营备用金”。酒店店长个人借款确认表：a. 现金：填写目前保险箱内现金余额；b. 存折余额：根据店长存折余额填写；c. 店长借款：填写店长申请的备用金金额；d. 校验：不用填写，该表格自动生成，如果不正确，请查明原因及时处理；第二节 存货1. 某酒店厨房原材料除实行大宗送货外，早餐的个别品种需要零星采购（例如：水饺、点心、粽子等），按照运营的要求应该进行分类（类别是食品）办理出入库，但是财务却要求按实际食品明细来填写出入库单，请问哪种正确？答：应按照运营的要求（类别是食品）填写出入库单，不需要再细分到食品明细。第三节 固定资产1. 酒店购置固定资产，需要将哪些单据及时寄至结算中心？答：分为以下两种情况：(1)中央采购物品：新店依据筹备开业酒店运营费用概算表上的物品、数量来验收货物。验收无误后，及时将“资产验收入库单”、“签字的送货单” 快递至结算中心；(2)非中央采购物品：店长填写固定资产请购单，并报上级领导审批后方可进行采购；固定资产采购到货后，由资产保管部门签收，并填写固定资产验收入库单，店长及时将“固定资产请购单”、“资产验收入库单”、“签字的送货单”、“申请审批邮件”、“支付审批邮件”、“发票”和“付款申请单”快递至结算中心； 2. 固定资产验收入库单如何编号？答：固定资产验收入库单编码规则：酒店编码+年度+月份+编号，如：上海世纪公园2010年5月的第3笔资产：021001201005003。3. 按审批流程规定固定资产IT设备的审批需要技术部AVP审批，请问IT设备的范畴是指哪些？答：IT设备是指IT相关设备配件或整体产品，属于IT行业的产品，如电脑、服务器、路由器、读卡器、打印机、交换机、鼠标、键盘等，复印机、传真机、防火墙等。酒店在开业时技术部会提供针对该酒店需购置的IT设备清单。4. 固定资产报废新购流程注意点？答：按如家财务审批流程，先报废后申购，邮件审批至COO助理及COO，填制固定资产报废新购单、固定资产申请单、固定资产入库单，并对其进行编号（xxxxxx酒店编码-xxxx年-xx月-xxx固定资产编码）。参见如家直营酒店审批权限及操作流程图第9页：5. 某酒店涉及房型改造，资产为租赁，在去年盘点时已上报部分资产差异情况。今年下发的盘点表中还存在这些资产，由于改造后闲置的资产放置走道部分也由于质量问题出现损坏，请问该如何填写使用状态？答：酒店目前的操作步骤：根据下发的盘点表进行盘点，将差异明细上报结算中心。1、非数量缺少的差异，店长请在上报结算中心后7个工作日内关注是否收到总部会计的回复邮件，若未收到回复邮件请与结算中心分管费用会计联系；2、闲置的资产放置走道部分由于质量问题出现损坏的，请将损坏明细及原因在盘点后的2个工作日内上报上级主管总经理、COO审批，审批同意后转发结算中心分管费用会计。固定资产盘点差异处理：1、如果是规格、品牌、名称上的差异（非数量缺少），店长上报差异明细至结算中心，结算中心2个工作日转发总部会计，总部会计会在一周内回复店长确认差异并在财务系统中进行资产修改（店长收到总部会计的回复后，差异处理才算完成）。2、如果是资产遗失或缺损，店长须在盘点后2个工作日内向上级主管经理汇报盘点差异及原因，并经上级主管、COO审批后转发结算中心，结算中心转发总部会计，总部会计在财务系统中进行资产修改（总部会计收到审批邮件后才会进行差异处理）。第四节 棉织品1. 棉织品如何计算店长的GOP？答：分为以下两种情形：(1) 新店的棉织品自运营部宣布开业后从存货中领用，领用金额按照12个月进行分摊，计入每一个月店长GOP；(2) 成熟酒店自运营宣布开业后的第13个月开始，按照以下公式计算金额孰低进行预提：月营业收入×1.2% 与 （2.4元×标准间数+1.8元×大床房数）×每月天数×月实际出租率，计入每一个月店长GOP。年底，若预提费用出现借方余额（按年计算的实际购买棉织品金额大于按年计算的棉织品预提金额），补充计提棉织品费用到预提费用借方余额为零，补充计提的金额计入店长GOP。当年计提未使用完的余额部分是否冲回GOP或第二年继续使用，请参考当年运营部的相关规定。2. 棉织品的报废申购流程注意点？答：按如家财务审批流程，先报废后申购，报废金额需大于申购金额，若申购金额超出报废金额需邮件审批至COO，店长有权对于每月2000元以下的棉织品进行报废处理。参见如家直营酒店审批权限及操作流程图第14页：第五节 房租1. 酒店支付房租时，酒店是否还需再进行邮件审批？答：不需要再进行邮件审批，发票由店长寄至结算中心。详细规则请参见如家酒店租金流程（直营酒店）。第六节 维修费1、 成熟酒店月末预提中维修费新的计提方式是怎样的？答：酒店部分：（房间数*基数*出租率+考核收入*0.7%）/2公司部分：考核收入*3%-酒店部分2、 如何确认维修费用为酒店大维费用？答： 界定酒店维修费用是否属于大维统筹费用，最终需要有毛兆兵的审批邮件。第七节 店长GOP、资产负债表、利润表1、 酒店餐饮毛利率计算？答：酒店的(餐饮收入-餐饮成本)/餐饮收入。2、 当月入账电话费为什么比当月实际支付的电话费高？答：每月的电话费是按上一个月实际发生的电话费进行预提。举例说明：5月底电话费按4月份实际发生的电话费100元进行预提，6月份实际支付5月份的电话费为120元，那么6月底预提电话费按照5月份实际支付的120元预提，再补提5月份实际支付和预提之间的差异20元（120-100），由此6月份入账的电话费为140元，但是实际支付的电话费为120元。3、 店长如何确认每月的资产负债表，利润表及GOP率？答：需审核的如家财务报表具体有：利润表、营业收入明细表、营业费用明细汇总表、财务费用明细表、管理费用补充表、GOP指标表；财务结算中心向总部会计部上报报表之前，提前一个工作日将酒店报表邮件上报给酒店店长审阅，抄送资深店长和城区总，酒店店长须在一个工作日内完成报表的审阅工作，如有疑问一个工作日内和结算中心沟通确认，也可以通过使用NC系统的科目余额表查询相关费用。结算中心如在规定店长审阅的一个工作日内未收到店长任何回复，视同店长审阅通过。第八节 费用报销、付款审核1. 上个月出具的发票这个月是否可以报销？答：存货类费用，上月账务已经做计提的次月可以填写付款申请单申请报销；费用类的应在发生后及时付款报销；酒店费用不得跨季度（自然季度），否则需上报COO审批同意后方可付款。2. 员工体检费单据报销需要提供哪些附件？答：报销单，体检发票，人事部福利费审批邮件。3. 门店申请付款时，是否可以直接汇入供应商的个人账户？答：为保证资金安全，公司统一规定除供应商外，一律不准汇入个人账户；若供应商为个人须提供个人身份证复印件和存折复印件或银行卡封面的复印件，以保证身份证和账户姓名一致，且注明个人账户的开户银行名称和归属地。4. 酒店公用事业费用可否先付款后发票？答：酒店水电费等公用事业费尽量在付款前取得发票。若实在无法在付款前取得发票的，必须在下次费用付款前提供此次费用的发票，快递至结算中心。5. 酒店报销单上填写的收款方供应商的名称和该供应商开具的发票上所盖公章名称不一致可否付款？答：不可以，两者必须一致。第九节 审批流程1. 邮件审批人若休年假不在该怎么办？答：若审批权限中规定的审批人空缺，则由被授权人批准。审批人和被授权人应签订授权委托书，请参见如家直营酒店审批权限及操作流程图第16页。第十节 系统操作(PMS、OA、NC、POS机)1. 酒店进行PMS历史纠错，是否需要通知结算中心?答：需要。驻店专员完成PMS历史纠错后，值班经理写明原因、店长审核并签字，一份当日快递至结算中心，一份随封包装订。2. PMS日审借贷不平无法发送，该如何处理？ 答：酒店首先自行查明PMS日审借贷不平的原因，例如科目入错、金额入错等，进行修正。若酒店对PMS系统的操作和信息录入都没有出错，借贷仍然不平，此时需要咨询技术部支持中心（10103333-9），查看是否是PMS系统的原因导致。3. 酒店需要每日上报的应收预收审核表吗？答：需要。酒店每日根据在店客人余额表二、欠款离店客人余额表编制应收预收审核表，于下班前将应收预收审核表以邮件形式上报结算中心收入会计（如遇节假日顺延）审核。4. 特许酒店：是否特许财务管理四个方案都必须进行PMS日审？答：是的。只要使用PMS系统，都必须进行PMS日审工作，这与签订何种特许财务管理方案无关。第十一节 用章管理1. 门店使用公章及财务章无需另报法务部审批的有哪些？答：各酒店如下日常经营用章由经办人报酒店总经理或/财务结算中心主管或人事主管审批（邮件或<用章审批单>）并进行登记（盖章登记表）后盖章，无需另外报集团法务部审批： 银行账户开立、变更、注销；（总部资金部） 各类财务报表；（财务结算中心主管） 日常发票、收据、支票等票据；（财务结算中心主管） 税务局购发票等证明；（财务结算中心主管） 银行公函往来；（财务结算中心主管） 营业执照年检；（区域总经理） 员工劳动合同等人事文件；（酒店总经理或区域人事主管） 社保登记和缴纳；（区域人事主管） 订房协议；（订房专用章，酒店总经理审批）除上述规定之外的任何用章（包括合同用章），均需按照 “用章审批流程” 邮件或书面报批后盖章（法务部回复盖章邮件应同时抄送财务结算中心主管及法务部负责人方可盖章），涉及金额较高、重大事项或重大权利义务的由法务部决定是否报CFO审批，CFO视情况报CEO审批。具体操作流程参见印章管理暂行规定第十二节 其他1. 每月寄单次数？答：按实际情况而定，基本保证每周寄单一次。对于店长备用金，酒店需每周将店长审核签字的店长备用金支出明细表后附相关报销单据，寄至结算中心；并将店长备用金支出明细表和快递单号邮件发送至结算中心。2. 当日营业收入款项存入银行后，银行解现单丢失怎么办？答：咨询该银行柜台关于补单的操作流程（各银行的规定不同），按照银行的规定填制单据并提供相关资料。3. 因为酒店距离信用卡开户行较远，无法天天取回银行回单。按照财务制度的要求，专员每天在下班前需要以邮件形式上报的如家酒店连锁信用卡消费汇总表，请问是否可以改成快递资料给结算中心（一周一次）时上报？答：如果该信用卡开户行与酒店的基本户（营业款存款户）不同行，也没有网上银行可以查询，那么可以一周一次将银行回单随同其他快递资料一同寄至结算中心，同时邮件上报如家酒店连锁信用卡消费汇总表。第 15 页