客户使用手册.docx

客戶使用手冊本系統主要包括開票與託收兩個子系統，而且提供客戶使用先前版本的系統轉換功能，資料可完全的轉移到本系統無需重建。為了安全控管，請首次登入之使用者務必修改預設密碼，謝謝！一、系統轉換：(若無使用先前的版本，可略過不看)系統支援作業 系統轉換 請選擇先前版本資料庫所在的資料夾，通常是放在 C:NTWIN 內，先後將 NTF02.DBF、NTF03.DBF、NTF04.DBF、NTF05.DBF、NTF07.DBF 轉換至新系統中。 二、公司名稱設定：請輸入貴公司名稱。基本資料維護 公司名稱設定。 三、開票：1.銀行帳戶設定作業：基本資料維護 銀行帳戶設定作業。 包含設定與維護兩個頁籤，設定頁籤是指資料新增而維護頁籤則是指資料的查詢、刪除、修改(所有的操作功能表皆是如此設計)。(1) 資料新增：在設定頁籤按新增鍵，銀行代號請輸入分行的通匯號碼(7碼)，若不知道請按銀行名單瀏覽來查詢，存款帳號請輸入14碼(託收帳號一定要14碼)，其餘欄位可不必輸入。(2) 資料查詢、修改、刪除：在維護頁籤中選取存款帳號，若有更改資料請按確認修改鍵，若要刪除此筆資料請按刪除鍵。(3) 瀏覽：可在帳戶匯集區查看多筆資料明細。2.供應商資料設定作業：供應商指的是開票的對象。基本資料維護 供應商資料設定。 (1)資料新增：在設定頁籤按新增鍵，請輸入供應商代號令(最多10碼)與供應商名稱，其餘欄位可不必輸入。(2)資料查詢、修改、刪除：在維護頁籤中選取供應商代號，若有更改資料請按確認修改鍵，若要刪除此筆資料請按刪除鍵。(3)瀏覽：可在供應商匯集區查看多筆資料明細。3.領票作業：基本資料維護 領票作業。(開票時票據號碼才會自動產生) (1) 資料新增：在設定頁籤按新增鍵，選取存款帳號與票據種類，票據號碼請輸入所有支票的起始與截止的票號(票號前面的英文字不要輸入)，如此才能做開票作業。(2) 資料查詢、修改、刪除：在維護頁籤中輸入存款帳號、領用日期(如：88/07/02)、票據種類按查詢鍵或在票據種類區 Double Click 任一資料項，若有更改資料請按確認修改鍵，若要刪除此筆資料請按刪除鍵。(3) 瀏覽：可在票據種類區查看多筆資料明細。4.營業日設定作業：基本資料維護 營業日設定作業。 (1) 資料新增：請輸入年度(西元年)，選取月份，然後按新增鍵，如果之前是沒有設定過則會出現下面對話框。 如果之前已設定過則會出現下面對話框，若需修改請按重新設定鍵即可。 (2)營業日的設定會牽涉到開票時，預計兌現日的準確性，以及應付票據預計兌現的準確性(各式報表列印 資金流動預測表 應付票據預計兌現)。5.支票列印設定：系統支援作業 支票列印設定 一聯式支票或二聯式支票。 在移動欄位時有兩點需要注意：(1)滑鼠在拖曳欄位到目的地後放開時，欄位座標會將滑鼠的位置當成起始的座標值，所以建議要移動欄位時請將滑鼠盡量指向欄位的左上角來拖曳。(2) 欄位在拖曳放開時，若滑鼠位置在其他欄位上則拖曳無效。6.開票作業：票據資料維護 開票作業。 (1)資料新增：在設定頁籤按開票鍵。票據號碼 - 假如你有做領票作業，系統自動會產生，否則請先做領票作業。憑票支付 - 假如你有做供應商資料設定，左邊欄位請輸入供應商代號，右邊欄位自動 會帶出供應商名稱；或按供應商瀏覽鍵在供應商統一編號欄位中 Double Click 要支付的對象。但也可以直接在右邊欄位輸入供應商名稱。 票據到期日 - 假如你有做營業日設定，則預計兌現日會判斷那日是否是假日以計算出正確的預計兌現日期；否則預計兌現日等於票據到期日。傳票號碼(10 bytes)、摘要欄(12 bytes)、郵資費用，由你決定是否要輸入。列印鍵 - 當開完票按確定鍵後，列印鍵會由淺灰色變成黑色，這裡是提供你開一張票印一張票，一張一張的印。若你想整批列印，則在開票的過程中絕對不要按列印鍵，當全部的票都開完後請至支票列印作業列印(各式報表列印 支票列印作業)，如下圖。 票據號碼請輸入剛剛開票的起始與截止號碼，列印方式請點選票據列印；若選擇螢幕或報表則印出的形式如下：(2) 資料維護：請在維護頁籤輸入票據號碼按查詢鍵，就可做修改、刪除或作廢，作廢是指支票列印壞了所做的處理，而未列印的支票可做刪除與修改。注意：因為支票列印是以套表的方式來列印的，所以當連續列印多張後會有位移的情況發 生，此時請你將支票重新送入印表機即可。7.報表列印：(1)應付票據預計兌現 各式報表列印 資金流動預測表 應付票據預計兌現請點選帳號、輸入預計兌現日期區間、選擇由螢幕或印表機列印，結果如下。(2)依供應商代號列印開票明細 - 各式報表列印 開票查詢 依供應商代號列印開票明細。請輸入供應商代號或按供應商名單鍵，或在名單中 Double Click 欲查詢的供應商，輸入開票區間選擇列印方式，結果如下。 (3)未兌現票據查詢：(i)依兌現日期查詢 - 各式報表列印 開票查詢 未兌現票據查詢 依兌現日期查詢請點選帳號、輸入兌現日期區間、選擇由螢幕或印表機列印，結果如下。(ii)依供應商查詢 - 各式報表列印 開票查詢 未兌現票據查詢 依供應商查詢請輸入供應商代號或按供應商名單鍵，在名單中 Double Click 欲查詢的供應商，輸入兌現日期區間選擇列印方式，結果如下。 四、整批託收：(用磁碟片與分行往來)1.銀行帳戶設定作業：基本資料維護 銀行帳戶設定作業。 包含設定與維護兩個頁籤，設定頁籤是指資料新增而維護頁籤則是指資料的查詢、刪除、修改(所有的操作功能表皆是如此設計)。(1)資料新增：在設定頁籤按新增鍵，銀行代號請輸入分行的通匯號碼(7碼)，若不知道請按銀行名單瀏覽來查詢，存款帳號請輸入14碼，其餘欄位可不必輸入。(2)資料查詢、修改、刪除：在維護頁籤中選取存款帳號，若有更改資料請按確認修改鍵，若要刪除此筆資料請按刪除鍵。(3)瀏覽：可在帳戶匯集區查看多筆資料明細。2.客戶資料設定作業：基本資料維護 客戶資料設定。(1)資料新增：在設定頁籤按新增鍵，請輸入客戶代號令(最多10碼)與客戶名稱，其餘欄位可不必輸入。(2)資料查詢、修改、刪除：在維護頁籤中選取客戶代號，若有更改資料請按確認修改鍵，若要刪除此筆資料請按刪除鍵。(3)瀏覽：可在客戶資料匯集區查看多筆資料明細。 3.收票作業：票據資料維護 收票作業。一般收票鍵是不與分行往來，若要用磁碟片與分行往來請按整批託收鍵。(1) 整批託收：請輸入票據號碼(數字部分即可)、點選託收帳戶、客戶代號或按客戶瀏覽鍵 Double Click 欲託收的客戶資料、解款行代號(一定要輸入9碼)、解款人帳號、票面金額、票面到期日、傳票號碼、摘要。(2)資料維護：請在維護頁籤輸入票據號碼按查詢鍵，就可做修改或刪除，假如你想將此筆資料從整批託收中移除可按刪除鍵或將託收欄位中的*刪除即可。4.整批託收：票據資料維護 整批作業處理 整批託收。點選託收帳號、輸入託收日期的區間，在轉檔前可先列印報核對，然後將報表、磁碟片與支票交由行員帶回處理。 將磁碟片放入 A 磁碟機後按確定鍵，在查詢欄點選 3.5磁片(A)，在檔案名稱欄請輸入BT000105。 5. 報表列印： (1)應收票據預計兌現：各式報表列印 資金流動預測表 應收票據預計兌現。 請點選帳號、輸入到期日的區間、選擇列印方式，結果如下。 (2)託收明細列印：各式報表列印 託收票據列印 託收明細列印。 請點選託收帳號、輸入託收日期的區間、選擇列印方式，結果如下。 (3)依客戶代號列印託收明細：各式報表列印 託收票據列印 依客戶代號列印 託收明細。請輸入客戶代號或按客戶名單 Double Click 欲查詢的客戶、輸入託收日期區間、選擇 螢幕或報表列印，結果如下。(4)依日期統計託收票據：各式報表列印 託收票據列印 依日期統計託收票據 請點選存款帳號、輸入統計月份區間、按計算鍵、選擇列印方式，其結果如下。 五、兌現、銷帳處理：若是你要讓票據管理系反映最真實的狀況，那就請你做兌現銷帳作業。此作業分成整批兌現(從分行拿回來的磁碟片做處理)、單張兌現與連續兌現。1. 整批兌現：透過磁碟片來處理。(i) 整批應收兌現作業：票據資料維護 整批作業處理 整批兌現 整批 應收兌現作業。 將磁碟片放入 A 磁碟機，點選要銷帳的檔案(由分行行員告知)，結果如下。 (ii) 整批應付兌現作業：票據資料維護 整批作業處理 整批兌現 整批 應付兌現作業。 操作方式與整批應收兌現作業一樣。2.單張兌現：票據資料維護 單張票據兌現。 請選擇應收或應付頁籤，輸入票據號碼、兌現日期，按兌現鍵即可。3.連續票據兌現：票據資料維護 連續票據兌現。(此作業只適用應付票據兌現) 輸入票號區間，可先按查詢鍵在按兌現鍵。六、印表機設定： 系統支援作業 印表機設定。此作業提供網路印表機的列印方式，但有一點要注意的是支票列印只能指定先前已設定過支票列印的那台印表機。 七、資料庫備份：(C:PROGRAM FILESCHEQUEMAIN.MDB)因資料會漸漸的增加而導致資料庫也會跟著膨脹，所以在清檔前可先將資料庫備份起來，以下介紹兩種備份方式。1.當資料庫小於1.414K時，請將空白磁片放入A磁碟機中。(系統支援作業 資料庫備份) 2. 當資料庫大於1.414K時，請用其他軟體備份，因為資料庫大可能需要二張磁碟片以上，如 WINZIP、ARJ等都是免費的，安裝方便，使用簡單，請上網自行下載。以下用 WINZIP 來做備份解說(資料庫是放在 C:PROGRAM FILESCHEQUEMAIN.MDB)(1)開啟檔案總管，打開資料夾 C:PROGRAM FILESCHEQUE 將滑鼠移到MAIN.MDB 點右鍵，選 ADD TO ZIP。 (2)將磁碟片放入 A 磁碟機在 Add to Archive 中輸入 A:MAIN.zip，Multiple Disk Spanning 選 Automatic + wipe first disk prompt，按 Add 鍵。 (3)出現下面對話框請放入第二片磁碟片，在 Erase any existing打勾後按 OK。 (4)結果會顯示出日期、時間、大小、壓縮率等，如此表備份完成。 若你想要將備份的資料還原時，請先將目前在使用的資料庫(MAIN.mdb)更改名稱，再來做還原的動作，請切記。否則目前在使用的資料庫就會被覆蓋掉而無法挽回。(1)將備份的第一片放入 A 磁碟機，打開檔案總管，選 3.5 磁片(A:)，將滑鼠移到 NTVB.zip 按右鍵選 Extract to。 (2)出現下面對話框時請放入最後一片，按確定鍵。 (3)在 Folders/Drives 選 Program FilesCheque 按 Extract 鍵。 (4)出現下面對話框時請放入第一片，按確定鍵。 (5)出現下面對話框時請放入第二片，按確定鍵，即完成。 (6)若是有再出現對話框則依序放入第三、四。八、清檔作業：系統支援作業 清檔作業。 請勾選要清檔的檔案，輸入清檔期間後按確定鍵，其中票據列印暫存檔是不一定要清的，假如你是用電腦列印支票的話就不需要清此檔。而收票明細檔與開票明細檔所清的資料是指已做過兌現作業的支票，未兌現的支票是不會清的。