商品销售管理系统系统分析.docx

1 概述1.1 信息系统概述 当今，人类社会已经进入信息全球化和全球信息化的高速发展阶段。信息化改造和知识创新已成为时代主旋律。以信息技术为支撑的信息系统已成为企业或组织在激烈的竞争中获胜的强有力的工具。 信息系统是指依据系统的观点，通过计算机网络等现代化工具和设备，运用数学的方法，服务于管理领域的人机相结合的信息处理系统。计算机是信息系统的依托，计算机设备是信息流动的载体和处理加工的场所。同时，信息系统离不开人的参与，因为信息的收集往往要由人来进行取舍，在处理过程中，也要有人来操作。 信息系统依据管理活动的层次进行纵向划分主要有三大类型，即作业信息系统、管理信息系统、高层信息系统。信息系统一般由如下要素构成：1）硬件系统；2）软件系统：包括操作系统：UNIX、Windows、Linux等；支撑软件：数据库、平台软件等；应用软件：各种管理、设计软件；3）数据资源：信息系统依据用户需求将需处理的数据集中存放，从而形成数据资源；4）运行规则：帮助用户使用和维护信息系统的说明材料；5）操作人员：包括系统分析员、系统设计员、程序员、数据库管理员、计算机操作员和系统管理员。1.2 课题背景销售部门是一个企业的重要部门，是企业最直接的效益利润创造者。商品的销售管理工作则是企业销售部门中最繁琐也是最重要的工作。对于中型的集团化商场的管理尤为如此。在当今这个信息时代，如何利用信息化来提高销售行业的工作效率，正日益成为行业中的热点话题。因此行业引进商品销售管理系统，则可使销售部门的销售统计，帐单结算工作通过自动化和规范化的方式完成，是整个商业行业自动化信息管理中不可缺少的一个模块。本课题是以小型的销售企业的运作流程为基础，做出的小型的单机版的管理信息系统。2 系统分析2.1 建立新系统的必要性 进销存管理是商品销售活动中最主要的环节。若企业在这个环节上出现问题，将会给企业造成巨大损失。传统的进销存管理主要依靠人工管理，每天要处理的数据量很大，而且不利于销售部门的管理人员总体把握每种商品的销售情况，统计报表繁琐，而且时间过久易出错，尤其是对于一个商场，若不能及时分析商品的销售情况，则不利于下一步销售计划的制订。而销售部门的计算机信息化的系统管理则能准确控制企业的销售情况，有效加速商品的周转率并提高服务质量，可减少产品售价不符等所产生的问题。而且利用计算机系统管理，能及时了解商品的库存状况，在掌握了商品周转率前提下，就可以减少销售中的供不应求或供过于求的情况发生。正是鉴于以上的优点，因而有必要建立一个计算机商品销售管理系统。当然，建立该系统还必须考虑多方面因素，企业必须有良好的管理基础，良好的经济效益，有能力支出建立新系统的费用，确保建立新系统在管理上、技术上和经济上都是可行的。2.2 组织结构分析通过对多家商场、企业销售部门业务的实际调查分析，笔者总结了商场行业的一般管理职能，做出企业的组织机构图如图2.1所示：总经理财务部供销部人事部主仓库商场1商场n配送组采购组财务科供销科人事科销售组商场仓库配送组采购组图2.1 企业组织机构图2.3 业务流程分析 通过对多家商场、企业销售部门业务的实际调查分析，笔者总结了商场行业的一般业务流程和管理功能，并依此做出的业务流程图如图2.1。从业务流程图可看出企业商品销售管理主要有以下几项管理功能：（1） 前台销售管理：业务员或者前台销售人员负责对用户的订货、退货 信息进行收集处理，根据用户需求写出提货单和退货单给商场仓管员（也就是上图的仓管员）。若商品交易成功，则将交易单据转给财务科进行登记入帐；（2） 商场仓库管理：仓库管理根据业务员提交的单据和库存状况判断是否发货。若有货则发货，无货则填写商场缺货单和订货单给主仓库管理员（即上图的采购员）。根据进销存情况填写库存报表并判断下一阶段的进货退货情况；（3） 主仓库管理：主仓库管理员根据商场仓库管理员的订货单、缺货单和退货单和管理层做出的进、退货计划向供应商进行进货或退货的交易；（4） 业务分析管理：管理层根据每月上报的销售报表和各仓库的库存报表进行综合分析，决定下个月主仓库的进货、退货计划。提货通知单客 户业务员财务科仓管员采购员供货商订货单管理层退货单提货单销售报表发货票退货单退货单缺货单库存报表订货单入库单货物计划单退货单订货单提货通知单退货通知单图2.2 业务流程图2.4 数据流程图 根据上述的商品销售管理的业务流程，其数据流程图如下所示： 客户商场销售管理管理层供应商客户订货单客户退货单仓库退货单仓库订货单发货单供应商发货单采购计划退货计划业务综合数据图2.3 商品销售管理系统的顶层数据流程图仓库交易数据商场缺货单客 户商场交易明细表仓库交易明细表销售报表P1销售管理P2商场仓库管理P3主仓库管理P4业务数据分析供应商管理层客户订货单客户退货单发货单销售退货单提货单发货单商场退货单商场订货单仓库发货单销售退货单商场发货单单单单商场交易数据发货单仓库订货单仓库退货单供应商发货单单单单商场入库单商场退货单仓库入库单仓库退货单商场交易数据销售退货数据销售数据业务综合数据采购计划退货计划仓库交易数据图2.4 商品销售管理系统的第一层数据流程图客户P1.1填写提货单P1.2填写销售退货单P2销售报表商场交易明细表客户订货单单单单提货单单单单销售退货单单单单销售退货单单单单客户退货单P1.3发货单处理发货单发货数据 图2.5 商品销售管理系统的P1处理的展开客户P2.2发货单填写P2.1商场库存分析P1商场交易明细表P3P2.3商场入库单填写P2.5商场缺货单填写P2.4商场退货单填写提货单P2.6商场订货单填写发货单商品交易信息发货单商场交易数据仓库发货单商场入库单商品交易信息商品交易信息商场订货单商场缺货单商场退货单商品交易信息仓库交易明细表商场退货单图2.6商品销售管理系统的P2处理的展开P4.1销售数据分析P4.2库存分析商场交易明细表销售报表仓库交易明细表管理层销售数据销售退货数据商场交易数据仓库交易数据业务综合数据 图2.7商品销售管理系统的P4处理的展开商品信息P2供货商管理层P3.1填写仓库订货单P3.3分析仓库库存数据P3.2填写仓库退货单P3.4填写仓库入库单仓库交易明细表商场退货单入库单供应商发货单采购计划仓库订货单退货计划商品交易信息商品交易信息仓库退货单P3.5仓库发货单填写商场订货单商场缺货单仓库发货单仓库交易数据图2.8商品销售管理系统的P3处理的展开2.5 数据字典 一、数据项的描述数据项编号：102 数据项名称：商品名称 别名： Goodsname 简要说明： 商场所进商品的名称 类型及长度：字符型 20位 数据值类型：离散 总编号： 1-102 数据项编号：101 数据项名称：商品编号 别名： Goodsid 简要说明： 商场所进商品的代码 类型及长度：字符型 20位 数据值类型：离散 总编号： 1-101 数据项编号：104 数据项名称：商品单位 别名： Goodsunit 简要说明： 每种商品的计算单位名称 类型及长度：字符型 8位 数据值类型：离散 总编号： 1-104 数据项编号：103 数据项名称：商品型号 别名： Goodstype 简要说明： 每种商品不同类型的编号 类型及长度：字符型 20位 数据值类型：离散 总编号： 1-103 数据项编号：106 数据项名称：销售提成 别名： YWYPrice 简要说明： 业务员卖出此件商品的业务提成 类型及长度：实数型 总编号： 1-105 数据项编号：105 数据项名称：商品定价 别名： Goodsprice 简要说明： 每种商品的出售价格 类型及长度：实数型 数据值类型：离散 总编号： 1-105 数据项编号：201 数据项名称：业务员编号 别名： YWYId 简要说明： 业务员的代码类型及长度：字符型 20位 数据值类型：离散总编号： 1-201 数据项编号：107 数据项名称：商品备注 别名： Goodsmemo 简要说明： 商品的备注说明类型及长度：字符型 200位 数据值类型：离散总编号： 1-107 数据项编号：203 数据项名称：业务员性别 别名： YWYSex 简要说明： 业务员的性别类型及长度：字符型 2位 数据值类型：离散总编号： 1-203 数据项编号：202 数据项名称：业务员姓名 别名： YWYName 简要说明： 业务员的真实姓名类型及长度：字符型 20位 数据值类型：离散总编号： 1-202 数据项编号：301 数据项名称：商场编号 别名： Depotid 简要说明： 商场的代码类型及长度：字符型 20位 数据值类型：离散总编号： 1-301 数据项编号：204 数据项名称：业务员备注 别名： YWYMemo 简要说明： 业务员的性别类型及长度：字符型 200位 数据值类型：离散总编号： 1-204 数据项编号：303 数据项名称：商场地址 别名： Depotaddress 简要说明： 商场的详细地址类型及长度：字符型 100位 数据值类型：离散总编号： 1-303 数据项编号：302 数据项名称：商场名称 别名： Depotname 简要说明： 商场的具体名称类型及长度：字符型 20位 数据值类型：离散总编号： 1-302 数据项编号：305 数据项名称：商场备注 别名： Depotmemo 简要说明： 商场的备注说明类型及长度：字符型 200位 数据值类型：离散总编号： 1-305 数据项编号：304 数据项名称：商场经理 别名： Depotpeople 简要说明： 商场的负责人的姓名类型及长度：字符型 20位 数据值类型：离散总编号： 1-304 数据项编号：402 数据项名称：销售日期 别名： selldate 简要说明： 销售的具体日期类型及长度：字符型 20位 说明： yyyy-mm-dd总编号： 1-402数据项编号：401 数据项名称：销售记录编号 别名： sellid 简要说明： 销售记录的代码类型及长度：字符型 20位 数据值类型：离散总编号： 1-401 数据项编号：404 数据项名称：销售备注 别名： sellmemo 简要说明： 销售记录的备注说明类型及长度：字符型 200位 数据值类型：离散总编号： 1-404 数据项编号：403 数据项名称：销售数量 别名： sellnumber 简要说明： 销售所交易商品数量类型及长度：整型 数据值类型：离散总编号： 1-403 数据项编号：502 数据项名称：进货日期 别名： stockdata 简要说明： 进货记录的具体日期类型及长度：字符型 20位 数据值类型：离散总编号： 1-502 数据项编号：501 数据项名称：进货记录编号 别名： stockid 简要说明： 进货记录的代码类型及长度：字符型 20位 数据值类型：离散总编号： 1-501 数据项编号：504 数据项名称：进货数量 别名： stocknumber 简要说明： 所进商品的数量类型及长度：整型 数据值类型：离散总编号： 1-504 数据项编号：503 数据项名称：进货价格 别名： stockprice 简要说明： 所进商品的买入价格类型及长度：实数型 数据值类型：离散总编号： 1-503 数据项编号：601 数据项名称：商场交易记录编号 别名： SCJXCid 简要说明： 商场交易记录的代码类型及长度：字符型 20位数据值类型：离散总编号： 1-601 数据项编号：505 数据项名称：进货备注 别名： stockmemo 简要说明： 进货记录的备注说明类型及长度：字符型 200位数据值类型：离散总编号： 1-505 数据项编号：603 数据项名称：商场交易数量 别名： SCJXCnumber 简要说明： 商场交易活动交易数量类型及长度：整型数据值类型：离散总编号： 1-603 数据项编号：602 数据项名称：商场交易类型 别名： SCJXCtype 简要说明： 商场交易活动的种类类型及长度：字符型 20位数据值类型：离散总编号： 1-602 数据项编号：605 数据项名称：商场交易备注 别名： SCJXCmemo 简要说明： 商场交易活动的交易说明类型及长度：字符型 200位数据值类型：离散总编号： 1-605 数据项编号：604 数据项名称：商场交易日期 别名： SCJXCdate 简要说明： 商场交易活动的交易日期类型及长度：字符型 8位格式： yyyy-mm-dd总编号： 1-604 数据项编号：702 数据项名称：仓库交易类型 别名： CKJXCtype 简要说明： 仓库交易活动的种类类型及长度：字符型 20位数据值类型：离散总编号： 1-702 数据项编号：701 数据项名称：仓库交易记录编号 别名： CKJXCid 简要说明： 仓库交易记录的代码类型及长度：字符型 20位数据值类型：离散总编号： 1-701 数据项编号：704数据项名称：仓库交易日期 别名： CKJXCdate 简要说明： 仓库交易活动的交易日期类型及长度：字符型8位格式： yyyy-mm-dd总编号： 1-704 数据项编号：703 数据项名称：仓库交易数量 别名： CKJXCnumber 简要说明： 仓库交易活动的交易数量类型及长度：字符型 20位数据值类型：离散总编号： 1-703 数据项编号：801数据项名称：退货编号 别名： THid 简要说明：商场(仓库)退货记录的编号类型及长度：字符型 20位数据值类型：离散总编号： 1-801 数据项编号：705数据项名称：仓库交易备注 别名： CKJXCmemo 简要说明： 仓库交易记录的备注说明类型及长度：字符型 200位数据值类型：离散总编号： 1-705 数据项编号：802数据项名称：退货日期 别名： THid 简要说明： 商场(仓库)退货的日期类型及长度：字符型 8位格式： yyyy-mm-dd总编号： 1-802 数据项编号：803数据项名称：退货数量 别名： THnumber 简要说明： 商场(仓库)退货的数量类型及长度：整型数据值类型：离散总编号： 1-803 数据项编号：901数据项名称：销售退货编号 别名： XSTHid 简要说明： 客户退货记录的编码 类型及长度：字符型 20位数据值类型：离散总编号： 1-901 数据项编号：804数据项名称：退货备注 别名： THmemo 简要说明：商场(仓库)退货的备注说明类型及长度：字符型 200位数据值类型：离散总编号： 1-804 数据项编号：903数据项名称：销售退货数量 别名： XSTHnumber 简要说明： 客户退货的商品数量类型及长度：整型数据值类型：离散总编号： 1-903 数据项编号：902数据项名称：销售退货日期 别名： XSTHdate 简要说明： 客户退货的日期类型及长度：字符型 8位格式： yyyy-mm-dd总编号： 1-902 数据项编号：1001数据项名称：销售总量 别名： Totalsell 简要说明：一定时期商品销售总量类型及长度：整型数据值类型：离散总编号： 1-1001 数据项编号：904数据项名称：销售退货备注 别名： XSTHmemo 简要说明： 客户退货的备注说明类型及长度：字符型 200位数据值类型：离散总编号： 1-904 数据项编号：1003数据项名称：库存总量 别名： TotalKC 简要说明：一定时期内商品的库存总量类型及长度：整型数据值类型：离散总编号： 1-1003 数据项编号：1002数据项名称：销售退货总量 别名： TotalXSTH 简要说明：一定时期内客户的退货总量类型及长度：整型数据值类型：离散总编号： 1-1002 二、数据存储的描述数据存储编号：1101数据存储名称：销售报表 简述： 存放商场前台销售交易的相关数据数据存储组成：销售编号+商品编号+商品名称+业务员编号+业务员名称+商场编号+商场名称+销售日期+销售数量+销售备注 相关联的处理：P1.2 ， P1.3 ， P4.1总编号： 2-1101 数据存储编号：1102数据存储名称：商场交易明细表 简述： 存放商场进销存等所有商场交易活动的相关数据数据存储组成：商场交易记录编号+商品编号+商品名称+业务员编号+业务员名称+商场编号+商场名称+商场交易日期+商场交易数量+商场交易备注 相关联的处理：P1.2 ， P2.1 ， P2.2 ，P2.6 ，P4.2总编号： 2-1102 数据存储编号：1103数据存储名称：主仓库交易明细表 简述： 存放主仓库进、退货及发货、接受商场退货等所有主仓库交易活动 的相关数据数据存储组成：仓库交易记录编号+商品编号+商品名称+商场编号+商场名称+仓库交易日期+仓库交易数量+仓库交易备注 相关联的处理：P2.3， P3.3 ， P3.4 ，P4.2 总编号： 2-1103 三、数据流的描述数据流编号：1201数据流名称：客户订货单 简述： 客户向销售人员开出的购买商品的基本信息单数据流来源：客户数据流去向：P1.1数据项组成：商品名称+商品型号+商品数量数据流量： 50份/时 高峰流量：80份/时总编号： 3-1201 数据流编号：1202数据流名称：客户退货单 简述： 由于对商品的不满意，客户向销售人员开出的所退商品的基本信息单数据流来源：客户数据流去向：P1.2数据项组成：商品名称+商品型号+商品数量+销售时间数据流量： 3份/时 高峰流量：10份/时总编号： 3-1202 数据流编号：1203数据流名称：提货单 简述： 根据客户订货单，业务员开出的商品提货单数据流来源：P1.1数据流去向：P2.1数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品数量+商场编号+商场名称+业务员编号+销售日期数据流量： 3份/时 高峰流量：10份/时总编号： 3-1203 数据流编号：1204数据流名称：销售退货单 简述： 根据客户退货单，业务员开出的退货记录凭据数据流来源：P1.2数据流去向：销售报表，商场交易明细表数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品数量+商场编号+商场名称+业务员编号+销售退货日期数据流量： 3份/时 高峰流量：10份/时总编号： 3-1204 数据流编号：1205数据流名称：发货单 简述： 商场仓库管理员根据提货单开出的发货凭据数据流来源：P2.2数据流去向：P1.3 ，客户 ，商场交易明细表数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品数量+商品定价+商场名称+业务员编号+销售日期+销售备注数据流量： 50份/时 高峰流量：80份/时总编号： 3-1205 数据流编号：1206数据流名称：发货数据 简述： 根据发货单处理形成的销售情况的相关数据数据流来源：P1.3数据流去向：销售报表数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品数量+商场名称+ +销售日期+（商品定价*销售数量）+销售备注数据流量： 50份/时 高峰流量：80份/时总编号： 3-1206 数据流编号：1207数据流名称：商品交易信息 简述： 为开出一些单据而涉及到的产品的交易数据数据流来源：P2.1 ，P3.3数据流去向：P2.2 ，P2.3 ，P2.4 ，P2.5 ，P3.2 ，P3.5数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品单位+商品定价+商品数量+商场名称+商场编号 +业务员编号+业务员名称+商品备注数据流量： 80份/时 高峰流量：150份/时总编号： 3-1207 数据流编号：1208数据流名称：商场退货单 简述： 商场为减少积压向仓库开出所退商品的相关信息的单据凭证数据流来源：P2.3数据流去向：仓库交易明细表数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品单位+商品定价+商品数量+商场名称+商场编号 +退货备注数据流量： 5份/月 高峰流量：10份/月总编号： 3-1208 数据流编号：1209数据流名称：商场缺货单 简述： 商场某一商品缺货时向主仓库开出的单据数据流来源：P2.4数据流去向：P3.3数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品单位+商品数量+商场名称+商场编号 +进货备注数据流量： 4份/月 高峰流量：8份/月总编号： 3-1209 数据流编号：1210数据流名称：商场订货单 简述： 商场根据商品销售情况向主仓库开出的商品预订单据数据流来源：P2.5数据流去向：P3.3数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品单位+商品数量+商场名称+商场编号 +进货备注数据流量： 4份/月 高峰流量：8份/月总编号： 3-1210 数据流编号：1211数据流名称：商场入库单 简述： 商场商品进库时所开出的入库单据数据流来源：P2.6数据流去向：商场交易明细表数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品单位+商品数量+进货日期 +进货备注数据流量： 4份/月 高峰流量：8份/月总编号： 3-1211 数据流编号：1212数据流名称：商场交易数据 简述： 根据商场交易明细表所产生的商场交易活动的相关数据数据流来源：商场交易明细表数据流去向：P2.1 ，P4.2数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品单位+商品数量+商场编号数据流量： 90份/时 高峰流量：170份/时总编号： 3-1212 数据流编号：1213数据流名称：仓库发货单 简述： 主仓库向商场仓库发货时所开的单据凭证数据流来源：P3.5数据流去向：P2.6数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品数量+商场编号+进货日期数据流量： 4份/月 高峰流量：8份/月总编号： 3-1213 数据流编号：1214数据流名称：仓库订货单 简述： 主仓库向供应商订购货物所开单据数据流来源：P3.1数据流去向：供应商数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品数量+商品数量+商场地址数据流量： 5份/月 高峰流量：12份/月总编号： 3-1214 数据流编号：1215数据流名称：仓库入货单 简述： 主仓库所进商品进库时所开出的入库单据数据流来源：P3.4数据流去向：仓库交易明细表数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品单位+商品数量+进货日期+进货备注 数据流量： 5份/月 高峰流量：12份/月总编号： 3-1215 数据流编号：1218数据流名称：采购计划 简述： 管理层对业务综合数据进行分析制订的下一阶段的进货计划数据流来源：管理层数据流去向： P3.1 数据项组成：商品编号+商品名称+商品型号+商品单位+进货数量 数据流量： 1份/月 高峰流量：3份/月总编号： 3-1218 数据流编号：1216数据流名称：仓库交易数据