《公司相关业务工作指引》(DOC64页).doc

广东韶钢海工新材料有限公司文件海工公司201429号 关于印发公司相关业务工作指引的通知各部门：为进一步加强内部管理，规范相关工作，结合实际情况，公司组织制订了公司相关业务工作指引，请大家遵照执行。特此通知。附件：1.财务工作指引2.采购工作指引3.销售工作指引4.销售开单、仓储物流管理及统计工作指引5.信息、价格、客户管理及内控管理工作指引（此页无正文） 二一四年五月七日主题词：工作 指引 通知 抄送：公司领导，存档（1）。 海工公司办公室 2014年5月7日印发附件1：财务工作指引一、目的为规范公司的财务管理程序，提高工作效率，防范财务风险，保证资金安全，有效配合公司业务运行与发展。二、范围公司实际发生的经济业务。三、职责（一）进行会计核算；（二）实行会计监督；（三）及时提供真实可靠的会计信息；（四）积极参与经营管理，提高经济效益。四、工作程序（一）总则1.会计年度自公历1月1日起至12月31日止。2.会计核算以公司发生的各项经济业务为对象，记录和反映公司本身的各项经营活动。3.会计核算划分会计期间，分期结算和编制会计报表。会计期间分为年度、半年度、季度和月度。月度按公历上月26日起到本月25日讫为一个会计期。4.会计核算按照规定的会计处理方法进行，会计指标口径一致、相互可比。5.会计核算及时进行。6.会计记录和会计报表清晰明了，便于理解和利用。7.会计核算以权责发生制为基础。8.收入与其相关的成本、费用相互配比。9.会计核算遵循谨慎原则的要求，合理核算可能发生的损失和费用。10.各项财产物资按取得时的实际成本计价。11.财务报告全面反映公司的财务状况和经营成果。对于重要的经济业务，单独反映。（二）各岗位工作流程1.出纳工作流程（1）收款不定时通过网银查询系统查看公司账户到款情况，贴到公司Q群里，然后填写到款通知书，业务员签字确认后再录入购销平台系统中的客户到款中。收到支票需填写进账单并前往银行入账。收到银行承兑汇票需开制验票证明前往银行查验票据的真实性。收到的商承，银承，支票要做台账，业务员在台账本上签名确认，并验票真实无误后，方录入购销平台系统。商承、银承需要按票面信息，进行明细登记，实时更新，并提报给财务总监和副总经理。收到的银承需要由客人承担到期贴息的，要填制费用单，费用单要注明开票时间，到期日，贴息天数，贴息利率，票面金额以及贴息金额，做完费用单需制单员，业务员，部门负责人以及公司领导签名确认再录入购销平台系统。（2）付款日常费用报销审核会计岗传来的现金付款凭证金额与原始凭证一致检查并督促领款人签名根据记账凭证金额付款在原始凭证上加盖“现金付讫”图章登记现金流水账将记账凭证及时还交会计岗日常性业务款项根据付款审批单开具支票（汇票、电汇）登记支票使用登记本注：A.开出的支票应填写完整，禁止签发空白金额、空白收款单位的支票。B.开出的支票（汇票、电汇）收款单位名称应与合同、发票一致。C.每日下午5点前完成当日的付款（电汇，商承，银承），经审批后调节各银行账户存款。银承需背书后复印3份，2份交予收款公司，1份交予会计做账。D.对于采购货款，资金支出后，需同时在购销平台的采购付款模块录入付款信息。工资的发放根据办公室提交的经审批过的工资表填制工资明细表，然后在代发工资系统里生成电子档，放入U盘，打印电子档文件并加盖预留印鉴，填一张对应工资总金额的支票前往公司基本户开户行进行发放。每日去银行收取银行结算凭证交予会计人员，凭证不齐全的,向银行工作人员申请补制；每日核对银行日记账的金额与银行网银金额，月末需与银行对账，做余额调节表，并在财务K3系统里查询银行存款余额，与出纳日记账核对。2.税务、开票工作流程（1）开具发票：根据业务开票需求，核对购销平台中该客人该批次的货款结算金额是否一致，并配上开单组交来的提货单红联，在开票系统中开具发票，并登记发票登记簿，打印发票登记簿给业务员签收；撕掉边角、整理发票记账联及红单给会计做账。次月初，统计出销售系统已发货但没开发票的明细给会计做账及进行财务分析。（2）认证增值税专用发票：每月月末携带当月应抵扣的运输费用发票抵扣联到国税办事大厅扫描发票，其余专用发票抵扣联在本公司专用扫描仪上自行扫描即可。扫描认证成功后，在国税网站打印认证结果，在开票系统中打印增值税专用发票及普通发票的汇总表和明细表，并协助会计核对当月财务k3系统中增值税销项税额和进项税额是否与开票系统中的销项及扫描认证的进项税额完全一致。（3）税控开票系统抄税：在开票软件进行操作，于每月初15日前（一般是1日）将上月所属期的开票数据抄到IC卡中。（4）报税：将税控开票系统抄至IC卡中开票数据报送至税务机关。进入“易税门户网上抄报税系统”，选择“网上抄报税>>抄报税管理>>网上抄税”或单击步骤一网上抄税按钮，出现一个对话框，要求确认是否插入了IC卡，是否要进行网上抄税操作。单击确定按钮，进行网上抄税。（5）月度纳税申报：报税前期工作：在申报期内对需缴纳的各种税款进行准确计算，列出需缴纳各税种的正确税款，对需缴纳的税款填写用款及费用报销单，并经各级领导审核批准。报税过程中工作 ：A.申报国税（税种为增值税） 生成申报文件：做法是通过“企业电子报税管理软件”生成申报文件。网上申报并缴税：首先登录到网上办税服务大http:/app.gd-n-网上返写监控数据（即“清卡”）：通过“易税门户网上抄报税系统”，选择“网上抄报税>>抄报税管理>>清卡”或单击步骤三清卡按钮，单击确定按钮，进行返写监控数据。B.申报地税（个人所得税申报表、综合申报表（堤围费、印花税、教育费附加）、社保申报）：每月15号前在地税网站上进行网上申报并缴纳税款。（6）季度纳税申报：每季度终了的次月15号前在国税报税网站申报季度企业所得税。注意事项： 以上税种如无应缴的税款，也应按时在申报期内进行零申报。（7）年度申报：每年5月31日前，按国税局要求，在广东省国税网站完成上年企业所得税汇算清缴网上申报工作。每年1月15日2月28日，要将上年度综合纳税申报表、年度资产负债表、利润表、个人所税申报表等纸质报表报送到地税前台，完成地税年度申报。每年3月31日前，要在地税网站上完成上年年收入12万以上的员工的个人所得税申报工作。（8）发票的领购:在防伪开票系统中导出及打印当批销项发票列表，并加盖公章，带上发票领购簿到国税排队取号购买发票。（9）月末负责装订每月业务员提交的收货证明，并整理成册后归档。3.会计工作流程（1）各类单据的审核 一切资金的收付均需要通过财务部。所有资金的支付都需要填写“付款申请单”或“费用报销单”，交部门负责人签字并送财务部审核后，总经理、副总经理及财务总监批准后方可付款。会计审核具体内容如下：发票的审核：审核发票的合法性，发票必须盖有出票单位的发票专用章才有效，发票金额如有涂改必须要求出票单位重开。会计人员可上网查询发票真伪或扫描二维码验证。收据的开具及审核：收据上注明收款日期，公司名称及货款项目，大小写金额保持一致，收款人与交款人签字，收据不允许有涂改。出纳签字盖现金收讫章后，会计进行账务处理。费用报销单的审核：填写的费用报销单不允许有涂改，填写报销部门、报销日期、报销人及证明人并有相关领导签字，检查报销单填写的大小写金额有无错误，填写金额与后附发票金额是否一致，附件数是否一致，所附发票是否真实、有效，发票中的开票品名是否与实际一致，原则上当年的发票要在当年报销，每年3月份就不能再报上年的发票了。购买各种消耗物料及办公用品需入库，报销时入库单、送货清单与发票一起粘贴，入库单的金额与发票金额保持一致。各种消耗用品的采购必须填写采购申请单，审核报销单时需与采购申请单对照，无采购申请的不予报销。付款申请单的审核：付款单主要包括库存商品采购付款、运费及仓储费付款、办公用品采购付款、购买固定资产付款、工资发放等等。资金支付单上必须填写清楚公司名称、开户行、账号、转账、电汇或者现金支付、大小写金额是否一致，申请人的签字，注明付款用途，填写付款申请单不允许有涂改。付款单上的公司名称与会计挂账名称及出具发票的名称三方必须一致，否则不予付款，除库存商品采购外原则上无发票不付款。借款单的审核：由于工作需要借用备用金时，借款人应填写借款申请单，会计审核借款人是否还有借款没有还清，原则上前款不清后款不借，且借款金额不得超过借款人一个月工资，借款单上应注明借款事由，还款时间，经总经理、副总经理及财务总监批准后，到财务部出纳处支取现金。出纳付款后在报销单上加盖付讫章，会计进行账务处理。备用金每半年清理对账一次，以监督资金使用情况和保证资金安全。（2）凭证的生成销售处理：根据开票员提供的发票，在K3接口系统中的销售处理模块根据发票号勾选并生成凭证，在K3系统中对凭证中的数量、单价核对无误后按保存。 采购处理：根据资源信息部提供的采购发票及购货清单与销售系统中的采购结算数据进行核对，确认无误后在K3接口系统中的采购处理模块选定发票号后再核对一次发票数量、金额，点选凭证并在K3系统中对凭证中的数量、单价核对无误后按保存。到款处理：根据出纳每天填写的银行到账单，从K3接口系统中的收款转账模块中生成凭证并保存。付款处理：根据出纳提供的付款申请单、银行承兑或商业承兑复印件在K3接口系统中的付款处理生成凭证即可。报销单据处理：根据报销人提供的报销单据先进行审核，签名确认无误后转交给办公室，由办公室给公司领导审核签字后，再统一在K3系统中生成凭证交财务经理审核，最后交由出纳付款。 费用单据处理：根据资源信息部提供的运费发票及相关资料核对无误后，在 K3中根据相关费用通过“销售费用”科目及对应的明细科目手工录入凭证。（3）成本费用核算成本：主要是存货成本和采购费用 ，其中采购费用包括采购运费和仓储装卸费。期间费用：A.管理费用：包括公司管理层、公司办公室、财务部员工工资及各类保险费；办公室购买的文具、书报费、领用的低值易耗品；管理人员因工出差的差旅费；办公家具，电脑等的折旧费用；办公用车的费用；管理人员的交际应酬费，会议费；办公室租金；印花税、房产税等税费；摊销的无形资产费用等其他经营管理所发生的费用，都记入管理费用中的相应科目。B.销售费用：包括销售人员工资及各类保险费；广告费；用于销售部门的固定资产折旧费用、销售过程中实际发生的交通路桥费、燃油费、差旅费和业务招待费用等，都记入销售费用的相应科目。C.财务费用：支付金融机构的手续费等；每季度的存款利息； 结汇产生的汇兑损失或收益；为筹集资金所发生的贷款利息支出等都在财务费用中的相应科目中反映。（4）月度预算报表制作：每月最后一天下班前在久其系统中完成下个月的月度预算报表，并报送韶钢集团财务部。（5）凭证、账簿的打印、装订及归档工作记账凭证：每月报表完成之后，要及时从k3系统中打印记账凭证，并进行整理，装订，注意凭证附件要齐全、完整，装订整齐后存放入资料柜中。会计账簿：要求在年报结束后十五天内完成年度会计账簿资料的打印和归档工作，具体操作按韶钢集团财务部的统一要求来执行。4.总账会计工作流程（1）期末账务处理会计期正常情况是上月的26日至本月的25日，如遇春节放假可根据实际情况申请调整会计期。每月25号前要求资源信息部将本月所有采购发票结算完毕，以便财务做暂估。会计在录入完本月所有采购凭证后，对于在会计期已入库但采购发票未到的库存商品要进行暂估入账，具体操作步骤为：从销售系统中的统计管理供应商暂估统计菜单引出暂估数据，将“未结重量”为0的数据删除，按仓库将品种规格单独列表，并根据表中数据，在K3接口系统中的暂估处理模块逐条录入、保存并生成凭证。次月初需先将上月暂估凭证全部用红字冲销。期末要将当期采购费用分摊到库存商品中，通过K3接口系统自动摊销。摊销方法是按当期库存商品入库金额摊销。期末按月末一次加权平均法结转产品出库成本，通过K3接口系统自动结转。成本计算公式如下：存货单位成本=月初库存存货的实际成本+（当月各批进货的实际单位成本×当月各批进货的数量）/（月初库存存货数量+当月各批进货数量之和）当月发出存货成本=当月发出存货的数量×存货单位成本当月月末库存存货成本=月末库存存货的数量×存货单位成本期末计提：要计提当期工会经费、教育经费、福利费、印花税、堤围费、厂家返利返差、销售运费等。其中工会经费按当月工资薪金总额的2%提取；教育经费按当月工资薪金总额的1.5%提取；福利费按当月工资薪金总额的7%提取；印花税按当月销售收入的万分之三提取，堤围费按当月销售收入万分之二点五提取，厂家返利返差由资源信息部提供并经销售副总经理签名确认后预提；销售运费由资源信息部提供并经部门经理签名确认后预提。计提折旧费：计提折旧费用前应先检查当月是否增加固定资产，如有增加，查看是否已在金蝶k3系统的固定资产模块中做固定资产卡片，卡片中的资产类别、使用部门、折旧费用类别、原值、残值率、使用年限是否按规定填写清楚，当月增加的固定资产都已录入卡片后才能计提折旧。对账：协同出纳根据银行对账单核对k3系统中银行存款余额，盘点库存现金核对账上现金余额；核对应收、应付票据余额与票据登记本登记的余额是否一致。所有凭证审核过账后，结转当期损益。计算出当期的利润总额，按所得税税率25%计提当期应缴的企业所得税。借记“所得税费用”，贷记“应交税费应交所得税”。（2）制作财务报表久其报表及国资委快报：次月3日下午下班前完成，并报送韶钢集团财务部、总经理、副总经理及财务总监。报表格式均采用韶钢集团财务部制定的统一格式。具体操作流程：进入久其系统系统设置任务管理选择任务名称数据管理数据库工具复制上月数据库数据收集数据录入修改保存审核全算无错误提示后，数据卸出。资金管理报表及存货资金表：次月4日下午下班前完成，并报送韶钢集团财务部。（3）库存核对工作报表工作完成后，将财务k3系统中记账的库存与销售系统的库存进行核对，做到账账相符。核对口径：财务k3系统取数按自然月，销售系统取数按会计期（即上月26日至本月25日)。核对方法：从财务k3系统中导出库存商品数量金额总账，k3系统记账的库存商品入库数量=销售系统收发存报表中的入库数量，金蝶k3系统记账的库存商品出库数量+未开票数量+出库数与结算差异数量=销售系统收发存报表中的出库数量。如有不一致，应及时查出原因更正，涉及财产损失应找出相关责任人追究责任甚至赔偿损失。5.财务经理工作流程（1）日常事务性工作每周一上午10点前完成应收账款到期逾期情况表及预付账款余额表，提报给公司领导，并上传到公司Q群，督促业务部门及时收回货款。每周二上午10点参加公司经营会议，对部门工作中存在需要各部门配合的事项进行汇报，对经营中存在的问题提出意见或建议，对公司及各部门需要协助的事项予以配合、协调、解决。每周二下午召开部门周例会，会议内容：上周工作总结，下周工作安排，财务业务讨论，重点是上周未完成工作的分析及下周工作中的障碍分析。每周五下午下班前完成子公司周报并报送韶钢集团财务部。做财务分析：每月5日下午下班前完成上月度的财务分析报表，并报送韶钢集团财务部。原则：根据影响公司利润的重点情况进行分析，例如：存货分析、应收账款分析、预付账款分析、毛利率分析、异常情况分析等等。做风险预警指标报表及分析：每月8日下午下班前完成上月度的风险预警指标报表及分析，并报送韶钢集团财务部。按韶钢集团财务部的统一格式制作。每月8日下午下班前完成上月部门及员工绩效考核，呈报财务总监签字后交公司办公室。每月15号前完成上个会计期间应收账款回款速度考核表，交相关业务部门经理签字确认后报财务总监及副总经理审批，并将审批后的考核表交公司办公室作为业务部门销售考核工资计算的依据。一般在每年1月份要配合韶钢总公司委托的会计师事务所对上年的账务进行年度审计，3-4月份要配合税务师事务所完成企业所得税的汇算清缴的审查，并督导会计人员在5月31日前，按国税局要求，在广东省国税网站完成上年企业所得税汇算清缴网上申报工作。（2）部门管理工作对财务工作进行督促、检查、指导 A.对安排的工作督导执行，掌握每个财务人员每项工作进度，提醒没有完成的工作及完成时间，对是否存在工作难度进行了解，对不能按时完成的，应及时向财务总监报告。B.凭证检查：主要通过凭证检查，深入检查凭证涉及的各方面的流程，检查各项流程是否符合公司的制度，如是否审批，票据是否合法、真实、合理，是否有涉税事项，是否符合法律规定，是否为异常费用。C.流程检查：涉及四大方面：销售核算、费用核算、材料采购成本核算、销售成本核算销售核算：从开单、发货、开票及收款是否符合法律程序，是否能充分保障公司的利益出发进行检查；费用核算：从报销是否符合报销制度、是否在预算控制范围内、审批是否齐全出发进行检查；检查往来账是否及时对账、清理，是否有长期挂账的现象；检查费用归集是否合理，前后是否一致，对异常费用是否有登记备查等；材料采购成本核算：特别是针对外省的材料采购，要从合同条款、合同结算、运费、资金占用费等等方面进行检查；销售成本核算：对销售成本核算是否完整、合理，异常成本是否进行专项分析，对异常情况是否汇报等进行检查。通过以上检查，对于不规范项要求相关人员予以纠正。配合对内、对外事务。A.配合各部门工作。B.与工商、银行、审计、税务等业务管理部门保持良好的沟通和合作；主动进行财会、税务资讯收集，结合本公司的实际情况进行分析和评价，进行纳税筹划，向领导提供及时、可靠的财务信息和有关工作建议。附件2:采购工作指引一、目的为规范公司的采购管理程序，提高工作效率，体现公司采购业务“以销定进”“集中管理”的指导思想，以有效配合公司业务运行与发展。二、范围采购、资金使用、货物跟踪和采购结算。三、职责（一）公司分管副总经理领导资源信息部工作；（二）公司其他部门监督及配合资源信息部工作；（三）资源信息部负责公司支持销售的钢材产品的常规采购、以销定进采购（厂家直拨业务、市场临购业务）、委托采购和战略性资源采购。四、工作程序（一）采购业务原则1.根据公司的主营业务及发展方向，对具有稳定资源或价格优势、具有长期合作可能的生产厂家或经销商做为采购的主要目标客户，以建立通畅的采购渠道；2.根据厂家的生产情况及销售部门返馈的信息，结合市场行情及公司的采购政策对库存产品规格结构做出合理的配置；3.针对销售部门的业务订单或资源品种库存严重稀缺时，在市场上寻找适销对路的产品进行临时采购或批量购进弥补公司库存不足。（二）采购业务的基本流程1.常规采购业务流程厂家生产情况、销售情况、市场行情、采购政策、库存情况、厂直拨需求等跟踪物流、进仓入库搭配品种规格、选择仓库综合分析、合理配置2.以销定进采购业务流程（1）厂家直拨业务审查资源，合理协调与进仓配货的关系。系统开单价格小组审价收集客户订单跟踪物流，到货情况采购组下单厂家发货（2）市场临时采购 支付货款、跟踪发票 资源所在单位销售业务部门资源信息部采购人员 计划申报 安排提货 审批后同意采购 数据跟踪 实提数据确定并录入同意发货 财务部系统开单 销售开单 单据 传递 3.大宗委托采购业务流程采购成本分析货物动态跟踪支付保证金双方签订合同对账结算分批销售出货、分批付款货权转移4.战略性资源采购业务流程货到付清全款货权转移，采购结算支付保证金签订合同（三）采购业务供应商管理及具体工作要领1. A类供应商：是我公司长期以来所经营产品重要来源的大中型生产企业，合作优势明显，我司与其签订有采购数量较大的年度产品购销合同，并且合同要求执行严格。A类供应商的业务操作：工作概要工作内容熟悉所签订的购销合同条款并按合同执行按月度提报各品种采购计划（如建筑材、工业材、板材）,一般是月底25号每旬提交当月采购计划进度表和通报完成情况，对每月合同完成情况做汇总表，以核对合同约定的我公司应得的返利、补差金额协助业务部门完成客户的订购（轧）需求，对于经生产部门评审完成后，针对经该业务部门负责人审核通过后的订货（轧）计划表上报生产厂家轧制。并对其排产、轧制、入库情况及时返馈给该业务部门，并跟踪后续发货、交货情况 。 了解所经营品种、规格的计价办法及各项销售政策、结算政策对其销售价格或销售政策、结算政策的最新调整即时向公司中高层进行呈报对厂直拔业务有影响的要通知到业务经办人，待其与客户沟通确认后方通知厂家执行相应操作待收到其正式通知文件后，交公司各相关部门备查以销定进厂直拨采购业务：首先收集客户，经价格小组审价，采购小组审查资源，合理协调与进仓配货的关系尤其是资源短缺的时候，再在系统开单，坚持“先开单，后发货”的原则。最后才到采购组制定钢材购货计划单下单到厂家发货。对于因遇节假日，公司管理部门无法开具厂直拔出库通知单的厂直拔业务，可由各业务负责人通知并经分管销售副总经理同意后通知厂家安排发货。但在正常上班第一天上午必须补开出该厂直拔出库通知单采购资金计划及申请跟踪公司在供应厂商帐上资金情况，结合需采购资源量及合同条款中约定的我方义务按约定时间支付预付款额，制订资金支付通知单，经资金联签后交财务部办理支付日常采购进度全流程跟踪常规采购：厂家生产情况、销售情况、市场行情、采购政策、库存情况、厂直拨需求等，综合分析、合理配置、搭配品种规格，选择仓库制定出进仓计划。下单到厂家并跟踪后续物流到货情况。厂家直拨：客户需求销售部门业务经办人提报购货计划价格管理小组审价采购组审查资源开单组在系统制单采购组向厂家提报发货计划。(坚持“先开单，后发货”的原则,如遇节假日销售业务经办人员务必分“实际控制人”并在对应授信额度范围内提报厂直拨销售计划采购业务员经请示公司分管领导后，将计划上报厂方安排发货。销售业务员必须在次工作日内进行系统补单)在途货物跟踪：每天根据厂家和供应商发运平台上提供的发货情况，进行核对、统计未发数量、在途数量、已进仓数量等为公司经营决策层提供操作依据、及时掌握采购进度以便根据厂家生产情况、销售情况、市场行情、采购政策、库存情况、厂直拨需求等作出合理的采购计划。同时，根据客户要求及时跟踪厂里发货流程，加速货物中传。跟踪采购过程产生的运杂费:从厂家出厂吊装费、汽运或火车运费、入库费用、结单费等货物中转过程中产生的采购费用，及时了解掌握并在结算时核对相对应的运费发票。及时回笼采购进项发票按时在系统采购结算于每结算月收到的增值税发票或运输发票后，根据发票中的重量及金额在系统中的相应在途记录作货款及运费结算后，交财务部签收保管对收到的增值税发票中含有因质量异议而冲减的金额需做好记录，以备作为客户异议冲减的依据对收到的增值税发票中含有返利金额需做好标识，同时核销合同完成情况做汇总表中我公司实际享受的返利金额2. B类供应商：是我公司非韶钢产品主要来源，主要是省内外大中型生产企业或有厂家背景的经销商，我司与其签订有一定采购数量的年度产品购销合同或月度产品购销合同，有较强的价格或地区优势，并且操作简捷。凭借其央企或国企的背景和雄厚资金实力，采用委托采购的业务操作方式。委托采购或者称为托盘。被委托采购方为客户（委托方）提供代理订货，提供采购货物时所需的资金支持并获取一定代理费用。B类供应商的业务操作：工作概要工作内容签订订货合同根据销售部门返馈的信息，结合市场行情签订月度协议、投标锁价、一单一议锁价方式付款申请支付一定比例的保证金（一般为1520%）货到后根据销售情况，分批付款，被委托采购方分批将货物所有权转移给委托采购方。在合同约定付款期间内提交，制订资金支付通知单，经资金联签同意后交财务部办理支付采购成本分析根据所订购的该批货物的生产情况，货物流转动态，分投标锁价、协议到港定价，及时分析产生的采购成本（如：海运费、码头费用、港杂费、中传费、利息等等。）向公司领导决策层及价格小组汇报、反应，以便制定出合理的销售价格。货物流向动态跟踪从钢厂出厂，汽车短驳到始发港，集港发船船运到目的港，卸船直接入码头库或卸船转仓入库，到最后销售出库，列表动态跟踪订购的每批货物需全过程掌握其流向,对每个环节动态跟踪，在此过程中多方了解相关信息如：各项目收费标准、计价模式，尽可能降低物流运输成本。选择一票或多票结算的方式。2、通过对比不同汽运公司、船代公司，选择服务好，价格低廉的车队、海运代理公司。掌握货物出厂集港过程，了解船运安排、天气情况、货运方式（如集装箱方式）及时协商调整，船代公司确定装船的船号后，通过卫星定位查询船只的动态情况，加速货物采购整个进程，以降低采购成本（如自身资金占用和上游资金占用所产生的利息），配合市场销售进度，及时回笼资金。在公司购销平台上设定大宗临购仓及具体操作货物入库。入库数量、件数，以厂家、供应商和港口码头三方认同的采购数为准作为货物入库的依据。在系统入库时，备注清楚该批次的日期、编号、船号、入库仓库等相关信息，通过批号、车船号来区别每一批次（具体某一标、某一月份协议等等）。销售出库。原则先进先出。为了避免不同批次混乱出货，在系统开单时，需备注清楚对应该批次的日期、编号、船号、入库仓库等相关信息，通知到开单组对应批次开单和出库。库存统计。每天掌握进、出库数量，统计仍可开单库存，并通报销售部门。会计期调整时，大宗临购仓库存应作如下处理：由于是委托采购的货物，货权在未付全款时货物所有权仍归属上游公司（被委托采购方），因此，在每月26号会计期调整前，整批提前入库到大宗临购仓的货物，需在系统中撤出我司未支付全款所对应的货权不属于我司的货物，以此保证业务帐和财务帐的存货一致。盈亏处理。通过设定大宗临购仓，每批次货物对进、出库盈亏直接体现在“大宗临购仓”剩余“可开单重量”。最终盈亏数需经上游（厂家、被委托采购方）及仓库确认，三方确认后提报给财务审核。经公司领导审批同意后在系统中作盈亏处理。采购结算每批货物（不管是协议订货还是一次性投标和单独议价方式）委托采购方从支付第一笔保证金开始，便分批次、分投标，协议、分厂家、品种、规格记录付款日期、付款用途，对应付款当天的资金占用费用及实际提货单价。付款时必须对应批次备注清楚付款用途，以便单独对该批次进行采购结算、财务对账和分批开具进项发票等。每个批次结清后，需做一份结算表和委托采购方进行对帐，对帐完毕后业务经办人需提交公司财务部审核，并交由公司分管领导审批。及时回笼采购进项发票按时在系统采购结算，避免在财务账上挂住太大额的预付款。3. C类供应商：是我公司临时采购的主要对象，是我司主要经营产品搭配及有效补充的途径，该类供应商运作规范，市场信誉良好，操作简捷。C类供应商的业务操作：工作概要工作内容市场临购原则收集市场上各主流供应商报价及资源情况。（一）对公司有现货库存的品种规格货物或以公司现货可替代的，必须遵守销售公司自有货物优先的规定，原则上不得对外采购，特殊情况须由销售副总经理审批同意方可；（二）对临时采购货物的销售，必须保证销售价差在25元/吨以上（含25元/吨），对工程直接需求并且少量的配货资源，价差小于25元/吨的，必须由销售副总经理审批；（三）坚持对外采购资源 “低价优先，规范的大经销商优先”的原则；（四）临时市场采购货款的支付，原则上不予预付，提货后三个工作日内付清。对少部分急需资源或待涨价资源，公司也可视对方信誉度情况作出预付货款的决定。临时采购流程针对我公司资源品种库存稀缺的，结合市场行情与销售部经理商议是否需要批量购进以弥补公司库存不足，走审批流程，填写临够审批表确认是否有公司规定的范围内利润差价并呈报分管副总经理核审。审核同意后，业务员经办人通知到开单组，在系统开单，坚持“先系统开单，后给予发货”的原则，采购人员必须依据公司销售单据再向上游提报要货计划。安排发货，跟踪物流，及时返数到销售部分。付款申请以双方约定的方式，于发货前后提交资金支付通知单，办理资金联签后交财务部办理支付发票跟踪付款后及时催收采购进项发票。根据发票中的重量及金额在系统中的相应在途记录作货款及运费结算后，交财务部签收保管（四）采购业务的类型采购的类型有常规采购、以销定进采购（厂家直拨业务、市场临购业务）、委托采购和战略性资源采购。1.常规采购，指直接与韶钢进行的日常采购业务，必须密切关注韶钢生产动态，及时补充公司库存不足的规格产品。应注意的是，韶钢采购量与合同返利等挂钩，采购人员必须时刻留意采购进度，确保合同量的完成。常规采购须按照合理节奏进行，在公司领导统一安排下进行，切忌操之过急，导致库存积压，也不能延误怠慢，失去稍纵即逝的市场机会。同时，因在资源上可能与厂直拨业务产生冲突，因此必须协调好两者关系，调配好资源。2.以销定进采购，包含市场临购业务、厂家直拨业务。（1）市场临购业务是为了弥补公司资源不足和满足工程需求多样的特点而通过市场上临时购进资源、“以销定进”的一种采购业务；（2）厂家直拨业务是从公司整体经营策略，充分体现区域市场的分销能力，和仓售业务模式形成有效的互补，销价高优先保证为原则。3.战略性资源采购，是公司为了经营需要，根据市场情况额外进行的资源采购。战略性资源采购是定期或者不定期的，是否采购、何时采购由公司领导决定，采购人员应严格遵照公司领导安排执行。（五）采购业务的结算1.在单笔采购业务或独立的合同完结后，提供业务数据与财务核实，经确认无误时，向供方支付货款或要求供方退回应退款，对每月合同完成情况做汇总表，以核对合同约定的我公司应得的返利、补差金额；2.根据财务部门的意见不定期向各供应商出示财务对帐调节表或余款确认函，并负责催收对方确认的函件；3.对经双方财务确认需要我方做出调整的数据，在系统中做相应的采购在途数据中调整；4.及时回笼采购进项发票按时在系统采购结算，避免在财务账上挂住太大额的预付款。根据发票中的重量，结算单价及金额在系统中的相应在途记录作货款及运费结算后，交财务部签收保管。（六）质（计）量异议的处理1.根据销售部门提交的质（计）量投诉函，收集相关的检验报告上报生产厂家或供应商；2.跟踪厂家的处理程序，并通知业务部门要求客户做好异议处理前的准备工作；3.凭生产厂家的异议处理报告通知业务部门及相关部门；4.对经处理质（计）量异议不成立的，注销异议申诉表；5.对经确认计量异议成立的，调整在途重量的相应数据；6.对经确认质量异议成立的，厂家同意做退货处理的，与厂家衔接车辆的到达时间及装车交接手续并传达给业务部门；7.对经确认质量异议成立的，厂家同意做出货款赔付处理的，在供方发票体现其处理结果后将发票号及金额在公司异议处理通知书标清交相关部门。 附件3：销售工作指引一、目的为规范公司的销售管理程序，堵塞管理漏洞，防范资金风险，提高办事效率，保证资金安全，确保公司的经济效益。（采用GB/T19001-2000术语和定义）二、职责为规范公司的销售管理程序，堵塞管理漏洞，防范资金风险，提高办事效率，保证资金安全，确保公司的经济效益，实现规范管理、工作高效、服务到位的管理要求，特制定本办法。三、销售业务原则及业务流程图（一）销售原则和基本流程 1.公司销售业务基本原则：快捷、提升服务品质，诚信、建立双赢关系。 2.公司销售收款基本原则：坚持以款到后销售作为主要的销售收款方式的原则，对前款未清的，必须在清收前款后作继续销售；坚持业务收款“谁经办，谁负责”的责任制原则。 3.市场开拓（1）市场开拓的重点：寻求直接用户，挖掘终端需求。重视下游流通环节的作用，整合利用好其他人的网络优势。（2）市场开拓的区域及方向：从中心城市逐渐向次中心城市及周边地区扩展，结合社会主义新农村建设的政策逐渐将网络做大做强；改变网络局限于广东省内的局面，争取在周边省份乃至于全国建立销售网点，争取更多更好的市场机会；在国内贸易的基础上开始涉足国际贸易，填补公司进出口贸易的空白。（3）市场开拓的手段：扩大公司的宣传效应，利用好韶钢在社会上的无形资产及广告或某些宣传媒体，以公司强大的实力、齐全的货物、充裕的资源、合理的价格、诚信的服务等赢取客户的信赖。4.销售业务流程图需求确定、签订合同或购货确认书销售开单货物出库及配送货款结算售后跟踪客户付款或赊销业务洽谈（二）销售接单操作 1.客户需求的确定。（1）业务洽谈。业务人员在洽谈过程中首先要坚持公司的原则，应以热情、体贴、稳重、礼貌待客。洽谈可以以面谈、电话、网络等方面进行，向客户阐明公司的各种规定，如执行的价格、价格政策、收款方式、结算的规定等，并介绍现货或远期资源情况及保证供应的数量或能力，并在公司允许范围内作出必要和适当的让步，最终让客户认可接受公司的要求，将购买意向转化为购买的行动。 （2）购货确认书要素。购货确认书将视为我司和客户交易中的最普通的买卖合约，业务经办人必须和客户做好相关解释工作。当客户确定需求后，需按要求填写购货确认书，对生产厂家、品种、钢号、规格、需求数量、协定的价格、配送运价、提货仓库、提货车号、提货方式、付款方式、送货地点、联系方式、付款单位、结算单位等进行详细的填写，原则上业务人员应引导客户使用我司的