XX电器商业管理系统__分销方案书(0612).docx

欧诺电器有限公司电器分销连锁管理系统方案书XX电器有限公司电器分销系统一体化解决方案版本V1.1 (2012-9-10)目录序言41. 连锁解决方案51.1 电器分销软件连锁解决方案的优点61.2 电器分销商业管理系统界面、功能列表81.3 电器分销软件产品特色82. 分销管理系统102.1 总部信息中心系统102.1.1 基础资料维护112.1.2 电器价格调整122.1.3 促销电器管理132.1.4 分单系统132.1.5 单据、报表管理142.2 配送中心系统172.2.1 配送中心系统管理流程图182.2.2 配送中心各个环节作业方式182.2.3 配送中心的现代化192.2.4 配送中心管理流程192.3分店系统372.3.1 分店订货流程382.3.2 分店销售流程422.3.3 分店促销流程422.3.4 分店库存管理流程432.4 财务系统482.4.1 结算管理482.4.2 结算流程502.5 物流系统522.5.1 售后管理522.6 web远程查询系统532.6.1 web远程查询532.6.2 web远程查询管理流程553. 系统构架563.1 系统总体结构图563.2 连锁通讯方式573.2.1 连锁运营中数据通讯方式、及各自的区别573.2.2 连锁各通讯方式的优缺点573.3 连锁准备工作583.3.1 软件及软件平台标准583.3.2 硬件及硬件平台标准59附录1 电器分销商业管理系统界面、功能列表61序言非常荣幸能有机会参与XX电器有限公司信息化建设事业，为了进一步深化电器分销管理工作，特提交XX电器有限公司分销系统一体化解决方案。本方案涵盖电器分销一体化解决方案功能介绍，网络结构配置示意图、系统配置技术要求。衷心希望能为XX电器有限公司提供服务，希望电器分销一体化商业管理系统能为XX电器有限公司带来更多工作价值和效率提升！声明：此文件仅供贵单位内部参考，请勿外传。未经书面许可，任何单位和个人均不以任何方式透露给第三方公司或个人。术语 ：为图片上的字符 ：为软件中相应按钮或单据1. 连锁解决方案电器管理软件需求情况分析XX电器有限公司成立于2005年，坐落于风景优美的南太湖之滨，是一家专业研发、制造、销售即热式电热水器的高新技术企业。作为一家科研导向型的家电设备生产商，XX自成立以来，坚持“科技领先，追求卓越，诚实守信，服务社会”的经营理念，坚持以开发创造高端科技产品为努力方向，始终致力于将最新的科研成果应用于产品当中，成为中国即热电器市场的先行者。高XX电器发展战略推行小家电快捷全国连锁销售，填补国内小家电快捷销售市场空缺，抢占小家电便利化的销售市场，触角式进驻社区，快速服务终端市场。本战略急需一套信息化系统用于加强对电器资料管理的有效性、准确性，提高物流管理水平。该系统必须集中快速发展直营店、合营分店、加盟分销商等小家电连锁经营中的数据共享管理、费用管理，规范电器管理、方便电器物流发送，提高门店管理能力。急需编制一套具备企业行业专一性的电器存储与分销管理软件系统，对电器的流通控制做到高效精准与信息化。一、 主要功能要求1、建立电器资料基础信息库，实时、准确统计总部与各分店电器信息。2、库存管理能管理电器库存数量、设置安全库存，按货号编码等查询存储位置、数量、价格等，在库存数量少于安全库存数量时的提醒等。3、支持pos管理，仓库进出仓，直营店、分店、加盟店等前台pos机销售管理。3、退换货管理，客户退换货，如价格不等可补价差。7、配送管理，电器资料登记入库、分店仓库数量查询，电器总数量查询、支持打印相应配送单据等。9、统计管理，能根据上面提供的信息，按电器等资料统计库存信息、按分店类别统计发货数量（按月统计等）等。10、费用管理，可以录入不同类别的价格信息。自动计算电器成本与毛利润，可控制分店销售价格底线，监控各个分点售出价格。11、能按不同类别收费（现金方式、定期结算方式等），能自动统计每个用户应收款项等。12、软件可以进行拓展，提供系统外部管理软件接入的可能。13、总部可以监控、直接调阅直销点或分店库存、销售等状态。14、分店店长如经授权，可以查看总部电器的库存状态等。15、总部可以在调阅分店端信息的基础上生存相应的统计报表。综上所述，电器的整个分销管理过程既具备一般分销管理的基础要求，但同时也有别于一般的电器发行概念。针对上述需求特提交以下方案。本方案立足于保持成熟软件稳定性基础之上，但有针对性的对电器管理特殊性作出部分调整，因此对软件必须有修改和二次开发的内容。1.1 电器分销软件连锁解决方案的优点目前市场上最常见的两种解决方案1. 数据分散式管理 这种做法就是每个连锁店单独一套服务器和数据库，互不影响，电脑自动定时将数据汇总到总部服务器。优点：由于是本地局域网操作，与传统软件相同，所以操作速度很快，互联网出现故障时，仅影响与总部汇总功能，并不影响本地操作。缺点：实时性差。由于是定时汇总到总部，所以每个分店及总店看到的数据都不是实时的，所以总店对分店的掌控力度大大降低。应用对象：这种方案适用于对分店管理要求不是特别严格，实时性要求不高,相对独立经营的企业，如各加盟店与总店的数据汇总等等。2. 数据集中式处理所有连锁店共用一个服务器和数据库，无论是分店的电脑还是总店的电脑都是扮演工作站的角色，只不过是通过互联网进行相连而不是通过传统的网线进行相连。优点：由于所有分店的经营数据都放在一个数据库中，分店之间的数据完全实时共享，所以总部对分店的监控和管理十分方便。缺点：由于分店是通过互联网实时访问总店数据库，在速度、稳定性方面远远不如在局域网内直接通过网线访问，也不能适用超市商场的频繁、快速交易数据的上传。应用对象：只适用于超大型的工厂，集团财务的单据操作，对单据操作频繁度、速度要求不高的情况下。目前我们电器分销软件采用的解决方案综合了以上两种优点：1. 数据分散式+数据集中式管理总部安装服务器和数据库，各连锁店的电放上也安装了数据库，数据按按设定时间段(比如每1个小时)传输一次，将最新的数据上传至总部，同时将总部分配到该机构的数据下载。加强了数据的实时性。配送中心采用了远程登陆登陆总部服务器，实时访问、操作总部数据，制作相应的配送单据。分店配送中心的单据在数据传输方面较传统连锁软件提高一倍传输速度，只需要分店和总部交换一次数据就可以收到单据。web查询模块，让软件内部数据通过网站查询。总经理出差办公通过网站就可以访问到公司内部数据，供应商通过网站查询自己电器的缺货情况和销售量，会员通过网站查询自己的积分和储值。系统构架图：图表 1 系统构架图在连锁零售业管理软件上应该注意的几点：在连锁零售业管理软件前台营业方面，C/S架构优胜于B/S架构目前的商业管理软件一般分B/S架构和C/S架构，所谓的B/S架构软件，说简单一点就是电脑上无须安装任何软件，通过IE浏览器就能使用的软件。而IE 是目前互联网最常用的工具，所以很多用户认为连锁店管理软件最好都是B/S架构的，其实这是很大的认识误区。B/S架构的软件适用于用户量庞大的系统，因为客户端不用安装任何软件，而且升级相当方便，但由于IE的局限性，所以功能相对简单，基本不支持键盘操作。由于网络延时的问题，对业务单据不能操作太频繁，数据量一大，其访问速度是无法容忍的，仅适用于远程操作、查询业务单据，不适合直接面向零售客户收银。C/S架构的软件功能丰富，操作简单，支持键盘操作，能快速收银结账。目前绝大部分零售企业的前台收银系统都是采用C/S架构的。B/S架构也有他的优点，那就是适合远程操作，查询业务单据，一般用于企事业单位人员出差，采购，配送等等方面的业务。1.2 电器分销商业管理系统界面、功能列表主要功能模块如下：² 1.信息档案 2.采购管理 3.批发管理 4.商超管理 5.库存管理² 6. 货品监管 7.财务结算 8.金卡中心 9.连锁配送 10. 售后管理² 11.决策分析 12.系统功能 13.前台收银 14.其它功能 (配送中心、分店、加盟店系统功能模块均同总部系统相同，权限由总部控制)系统业务功能模块详细清单，请参见附录1电器分销商业管理系统界面、功能列表。1.3 电器分销软件产品特色1. 分销连锁设置，灵活易用系统支持多种分销连锁管理模式，可以由用户灵活设置：总部、配送中心、分店之间数据传输支持PSTN、ADSL、DDN、光纤、电话拨号等多种方式；基础数据、业务数据、销售数据可以由总部控制全部或部分传输。连锁方式可以采用通过网络直连，通过FTP网站传输，也可以通过文件形式交换数据。强大的配送中心配送中心根据分店或加盟店的要货单据可以实现自动配货，自动产生配货结果，如果库不足，还自动产生采购订货单，配送过程系统智能处理，提高工作效率。灵活价格管理支持多个分店实施不同的价格体系，在总部可以随时调整分店电器价格，电器调价可立即生效或在指定日期生效。多级价格、资料管理，高达6级的电器类别、5级的地区档案、3级的会员价、5级的批发价。支持移动商务POS，它是一个运行在智能PDA/手机硬件平台，基于wince、win mobile嵌入式操作系统的应用，集电器管理、库存查询、入库管理、批发管理、零售销售和盘点管理等强大功能的移动商务管理系统。移动商务POS大大简化了工作强度，提高企业对渠道/终端的快速响应能力！2. 库存管理，准确严谨 科学完善的盘点业务系统提供科技、完善、严格的盘点业务流程，科学的盘点方式，真正实现不停业盘点，提高盘点的效率和准确性；系统支持各种条码采集器进行盘点录入，同时支持前台POS机的盘点功能。智能补货系统可以根据库存报警、电器日均销售检索需要补货的电器信息，还可以手工输入需补货的电器信息。货商远程web网页查询，联营商、代销商、专柜业主，不用跑到分店就能看到自己的销量、库存、结算情况。3. 报表管理，丰富万能全能的报表查询报表中心提供了有关进货，销售、库存、成本、往来、帐务等一系列报表，覆盖面广，统计方法科学，数据准确。所有的报表和基本资料均可导入EXCEL中进行分析加工，以满足用户的更高的要求。强大的查询功能针对基本档案、业务单据、业务报表，提供相应切近的查询工具；针对于不同性质的业务部门，提供特定需求的查询模块；针对单品，提供全业务跟踪式查询。支持预先设置报表条件，然后提取满足条件的数据。丰富的报表管理及决策分析提供常见实用的分析报表，如销售排行、客单分析、库存分析，科学的数据分析为您提供决策的基础；系统还为高级客户提供灵活的自定义报表、直接的SQL查询及外挂特殊格式的报表文件。万能查询器系统，系统内各处都配有全智能万能查询器，其性能绝对超一流，不需用户输入关系符和逻辑符，还可以自定义查询条件。使信息查询灵活多样，极为方便。4. 打印格式，随心所欲 开放式的打印设计让您可以对单据/报表的外观进行设计(包括对格式、字体、边框、背景等的设计)，而且可以设定报表内部数据的计算方法(包括对数据来源的设定、数据算法的设定等)。电器分销系统特有的部件化设计(OOP技术)，用户可用各种部件组装成千上万种使用界面模式，部件组成模块，模块组成系统，以满足用户随心所欲的要求。5. 系统维护，方便快捷系统随时监控收银机的工作状态；可向前台发送消息下达通知及帮助解决故障；方便维护，节省成本。采用最新的通讯监控手段，后台可以实时监控前台的收银状况和设态提供开业清库，数据整理，数据转移，确保数据稳定安全针对于系统所有功能项，可设置多层权限控制(查看/ 更改/审核)；针对于系统数据，可设置数据级的权限控制，在整个系统中，确保每种角色和每个员工只可操作自己权限范围的电器品项；针对于进价敏感问题，可更进一步设置每个员工的进价操作权限；针对于安全监控后备，系统全程记录每个操作员的操作日志，确保防而不漏，有据可查。领导布置工作不一定要通过开会了，同事之间的配合也不一定要面对面的交流。信息广播功能可以对所有的用户或特定用户发送信息，系统所有的用户都可以通过内部短信进行交流。6. 数据存储，安全稳定电器分销商业管理软件采用关系型、大型网络数据库SQL Server支持，性能稳定，数据交换速度快，自动备份机制和复制技术。各个站点的数据保存即通过网络传递到服务器，相关人员可以随时看到更新的数据，极大的提高了信息传递的速度，使得企业的管理效率更上一层楼。独有的锁定功能可以锁住各种档案不被其它帐户修改，保障资料安全。7. 超级前台系统前台盘点，前台盘点充分利用现有资源，加快盘点速度。限时限量折扣，为了促销，系统可以规定每周的某几天，电脑可以自动给予折扣。权限完善周密，前台特殊操作都可根据职务设置不同的权限，无权限的用户必须要刷有权限密码卡才能授权。断电保护，当交易还未完成时，突然断电。下次打开时该交易数据依然存在。前台可脱网单机运行，当网络连通后会自动将数据上传服务器中，断网后功能依然强大。前台省纸设计，色带双寿命设计。 DOS仿真方式，界面简单明了,屏幕颜色自定义，个性化设计。2. 分销管理系统连锁管理系统包括以下各子系统：总部信息中心系统配送中心系统分店系统财务系统物流系统web远程查询系统2.1 总部信息中心系统整个系统神经中枢，接受各个部门信息，处理信息，发布指令，维护各种基础资料，方便各机构调用，数据分析以便指导和控制各个部门业务。总部信息中心网络结构图：图表 2 总部信息中心网络结构图总部信息中心管理流程如下：1. 基础资料维护 维护系统内电器资料，操作员信息，帐务代码，等等2. 电器价格调整 维护系统内电器价格体系3. 促销电器管理 制定系统内电器促销方案4. 分单系统 对分店的要货单据进行汇总、生成统一采购订单和配送出库单，以及二次生成过程5. 会员管理 管理特定人群持有的区别于非会员的凭证6. 报表、单据管理 电器分销商业管理系统报表、单据特点及功能列表总部信息中心系统管理流程2.1.1 基础资料维护基础资料维护流程图图表 3 基础资料维护流程图基础资料维护流程说明1. 总部统一建立好全公司的操作员，收银员，营业员，电器资料数据统一由总部录入，分店直接调用所属的机构资料数据。分店也可设置单独录入电器，需要网络实时连接到总部。分店可调价，但只能调分店价格。配送中心直接调用所属机构数据，按总部指定的分店价格配送。2. 总部统一建立好远程查询的功能权限，确定会员和生产工厂远程查询权限。3. 通过的锁定和记录最后修改人功能，锁定某些重要项目的档案不允许修改，记录最后修改人功能，记录此项目档案最后是由谁修改，做到任务落实到位，责任落实到人。2.1.2 电器价格调整调价流程图图表 4 调价流程图调价流程说明1. 业务员登录到系统，查看电器价格，手工填制调价单，指定调价电器2. 手工调价单交主管审核3. 调价单交电脑录单员在电脑后台录入，审核单据并打印。4. 电器调价单送至分店或配送中心，分店或配送中心执行电脑数据通讯，分店更新价签，调价单在分店生效。配送中心，直营店、分店，加盟店也可以单独做本机构调价单，需要总部给予权限。2.1.3 促销电器管理促销流程图图表 5 促销流程图促销流程说明1. 总部统一制作好所有的电器档案，并要确定好电器促销管理方法。如：A类电器只可以在总部制作促销方案，B类电器只可以在分店制作促销方案，C类电器既可以在总部也可以在分店制作促销方案。2. 总部统一配送、集中管理型电器，由总部业务部根据供应商或生产工厂的供货信息，制定相应的促销方案，部门主管审批，在系统内制作促销单，设置好生效日期，分店传输数据后，将在指定日期生效。3. 分店独立管理型电器，由分店自行管理促销。4. 管理者在促销管理查询所有的促销，可以临时删除(终止)相应的促销电器；系统到指定日期后开始进行促销，提供促销效果、促销销售报表供业务部、财务部查询。5. 促销类型包括：全场折扣、零售特价、会员特价等。注：总部和分店同时进行促销时要注意电器促销重叠，系统会以最后一次促销方案价格为准。2.1.4 分单系统分单系统示意图：图表 6 分单系统示意图分单系统说明完成从分店要货-总部送货-配送中心配送过程中单据的流转。智能转换分店数据，处理生成工厂和配送中心所需的数据，实时查看配送单据在途，到货情况。1. 分店上传所需要供货的要货申请单2. 总部进入要货申请单查询，查看所有分店的要货申请单，将分店要货申请单转为配送中心配送出库单，当生产工厂到货后，即可按配送出库单分拣电器配送到分店。3. 因为配送中心缺货而未全部配送的分店配送单，进行二次查询，查询到所有部分配出的配送出库单，再进行二次转配、转订处理。生成补货数据和配送中心配送数据。2.1.5 单据、报表管理单据是企业进行业务操作的根据，报表则是企业进行各项业务的最终体现，反映一段时间内企业经营状况，功能强大和灵活是我们一直追求的目标。2.1.5.1 电器分销商业管理系统单据、报表特点1. 报表打印全部采用了打印样式设计器(适用于高级用户)，布局设计器(适用于初级用户)。打印样式设计器可以设置报表的每列内容、表头、表尾、单据参数，还可以从数据库中增加自己想要的数据列，帮你做出一个完美强大的报表。每种报表都可以拥有自己个性的格式或者布局。图表 7 打印样式设计器入库验收单布局设计器则主要是设计报表的排版，单据明细，是打印样式设计器的简化版，对于只是想改一下报表的布局，版面，不动里面的内容的客户，推荐使用。图表 8 布局设计器入库验收单2. 每种报表都增加了万能查询器，不需用户输入关系符和逻辑符，还可以自定义查询条件。使信息查询灵活多样，极为方便。图表 9 万能查询器3. 单据提供丰富外挂功能。A在制作单据时可以在货号输入地方选择货号(也可以浏览电器选择)图表 10 单据直接选择电器B公式计算，省去了单据一项一修改的麻烦。图表 11 公式计算器C扫描功能，通过扫描器快速自动扫描出入库，制作单据，适用于条码复杂的电器。D支持查看单据的定制显示列、排序、增加新列、新列维护、增加合计栏、查看电器图片、数据导入、导出、生成Excel等等实用功能。2.2 配送中心系统配送中心是指接受供应者所提供的多品种、小批量的货物，通过储存、保管、分拣、配货以及流通加工、信息处理等作业后，将按需要者订货要求配齐的货物送交顾客的组织机构和物流设施。配送中心网络结构图：图表 12 配送中心网络结构图配送中心系统在以下几个方面发挥较好的作用：1. 减少交易次数和流通环节；2. 产生规模效益；3. 减少客户库存，提高库存保证程度；4. 与多家厂商建立业务合作关系，能有效而迅速的反馈信息，控制电器质量。配送中心是现代电子商务活动中开展配送活动的物质技术基础。配送中心系统就是控制从事货物配置(集货、加工、分货、拣选、配货)和组织对用户的送货等等一系列操作流程规范化，以高水平实现销售和供应服务的现代流通设施。配送中心主要业务：存储电器，处理分店订单，指定生产(贴牌或者自有品牌等)，送货，批发。2.2.1 配送中心系统管理流程图图表 13 配送中心系统管理流程图2.2.2 配送中心各个环节作业方式1. 进货入库作业进货入库作业管理进货入库作业主要包括收货、检验和入库三个流程。收货是指连锁店总部的进货指令向供货厂商或工厂发出后，配送中心对运送的货物进行接收。收货检验工作一定要慎之又慎，因为一旦电器入库，配送中心就要担负起电器完整的责任。一般来说，配送中心收货员应做好如下准备：及时掌握连锁总部(或客户)计划中或在途中的进货量、可用的库房空储库位、装卸人力等情况，并及时与有关部门、人员进行沟通，做好以下接货计划。接货计划：使所有货物直线移动，避免出现反方向移动；使所有货物移动距离尽可能短，动作尽可能减少；使机器操作最大化、手工操作最小化；将某些特定的重复动作标准化；2. 电器在库保管作业电器在库保管作业的主要目的是加强电器养护，确保电器质量安全，最大限度的减少电器在出、入库的损耗。加强储位合理化工作和储存电器的数量管理工作。电器储位可根据电器属性、周转率、理货单位等因素来确定。储存电器的数量管理则需依靠健全的电器账务制度和盘点制度。如：周转率高电器放在较前，或较容易拿到的位置，周转低的电器放在较后，较高的存储位。优化电器的存储位置、加强电器数量管理精确、将直接提高电器配送作业效率。3. 订单处理作业通过电脑网络和本系统，实时查看分店订单情况，根据分店的定单实时制作配送单，安排人员配货，联系物流送货。通过电脑网络和本系统，实时查看本配送中心的缺货和补货情况，制作采购定单，通知采购部，要求工厂或供应商送货。2.2.3 配送中心的现代化配送中心的现代化管理是连锁经营规模不断扩张的需要，主要包括：信息管理电脑化、电器分拣自动化、电器储存立体化。1. 信息管理电脑化物流信息管理是根据企业物流活动的需要而产生的，因为信息的绝对数量的增加、信息流量在不同的时段的差别很大以及物流与商流的关系越来越密切等因素，所以传统的人工管理物流信息的办法已不适应配送中心现代化管理的要求。只有全面采用电脑来管理物流信息，才能保证高效的电器配送。3. 电器储存立体化电器储存立体化是指用高层货架储存货物，以巷道堆剁起重机(简称巷道机)存取货物，并通过周围的装卸运输设备，自动进行出入库作业。这类仓库称为“高层货架仓库”。由于高层货架仓库高度自动化，过去也称为“无人仓库”。采用高层货架仓库的优越性：第一，节约空间，节省劳力。第二，提高仓库管理水平，如减少货损、优化库存结构、降低库存量、缩短库存期、节约资金等。第三，实行无人化操作，特别适用于低温、黑暗等特殊储存环境，保证人员和电器的安全。2.2.4 配送中心管理流程库位管理流程标准作业流程配送中心验收入库流程配送中心分拣出库流程配送中心退货流程配送中心盘点、损溢流程配送中心各单据主要确定的内容单据打印情况2.2.4.1 库位管理流程1. 仓库、库位资料简介仓库是存放电器的场所单位，库位是在仓库中存放电器的确切位置，配送中心有库位和仓库，一个仓库可以关联多个库位。2. 库位的类型 库位类型分三种：普通库位、暂存库位和残次库位。普通库位：在此库位上，只能摆放同一个电器的不同批次，不同电器系统会不允许再入库在此库位上面。其它不限制。暂存库位：系统对摆放在暂存库位的电器，不进行任何的限制。残次库位：残次电器摆放的库位，配送中心损坏或者分店退回配送中心的电器，入库时默认进入这个库位。这个库位的电器不能再配往直营店或分店，只能退货给工厂或供应商。如果想再次配送给分店，要先进行移仓操作，把残次库位上面的电器移动其它库位上面。3. 仓库、库位的实际应用 系统中存储电器的位置有仓库和库位，库位是仓库的基本单位，所有的电器都可以按仓库-库位的形式来存放。在统计分析中，各个岗位管理人员和操作人员按仓库、库位来分开进销调存的数据，提高管理作业流程的工作效率。在配送中心仓库通过库位对应电器。在配送中心采用合理的库位编码将极大提高电器的分拣效率。库位的编码可以在系统建设之初确定，一般要建立有含义的编码。例如：图表 14 库位编码对于“01050208”库位编码，它表示01仓库的05通道02货架的第8层，拣货员根据此定义可以快速方便地找到此库位进行拣货作业。实际操作时，只需将库位编码打印并标贴于库位显目位置即可。按照这种编码方式，只需在对拣供应电器的库位按从小到大排序，就可方便地实现拣货。库位编码根据场地的大小不同、仓储货架的摆放不同和管理要求不同，一般有如下两种方式：1. 迂回线路 2. S型线路 迂回线路图表 15 迂回线路由图例可知，为了实现迂回型拣货线路，库位必须按照行走路线递增的方式进行编码，虽然此种路线可能会走重复路线，但对场地要求低。 S型线路图表 16 S型线路此种方法理论上为最优，但需要在货架里端留有空余场地，故对场地要求比较大。 库位贯穿配送中心管理的各个环节在进销存验收入库、分拣出库、在库管理的各个环节，无不见到库位的影子。入库的时候需要计算机以单据的形式告诉操作者，具体要把货物摆放到哪个库位上面，该库位的历史库存情况等信息，方便操作者和管理者对该电器的库存信息等情形做到心中有数。而在分拣和出库的时候，计算机强大的软件支撑，也以单据的形式告知操作者，要去哪个库位分拣电器，分拣的电器要集货给哪个分店。其它的业务流程也有这项库位的管理，这样就使得管理者和操作者在诸如操作人员变换，业务处理环节等工作上有效提高准确率、时效性和高效率。 电器的先进先出批次管理对于配送中心管理者来讲，库存的准确是要绝对的，所以电器分销软件充分利用了批次管理的优点，将仓库发生的每一笔库存往来账，都清楚地用批次加以记录。电器验收入库时，自动产生批次号码，增加电器的库存；在电器分拣出库时，系统会按照批次先进先出的原则，扣减电器的库存。系统提供关于批次的查询操作，每个电器，每一批次的库存进出，清楚地以查询报表的方式展现出来。不同的管理人员根据使用要求和使用权限的不同，能看到数据的明细帐和汇总帐。以增强库存的可视性，降低库存成本，精确计算利润，更有效的配置物流，让资源利用最大化。2.2.4.2 标准作业流程 订货入库 分店要货出库 库存盘点作业 批发销售出库 批发退货入库 批发结算作业1. 订货入库采购需要的数量货物，安全，准确送至仓库存储，实时向总部反映仓库电器库存报表。订货入库流程图：图表 17 订货入库流程图订货入库流程说明：1. 由总部根据智能补货以及企业库存、销量、价格等等情况制定采购定货单2. 配送中心实时连接到总部，直接查看总部制作的采购定货单，打印采购定货单3. 配送中心预先为该采购订单上的货品准备好暂存库位，将该采购定货单做好暂存库位标志 * 掌握大概的到货日，货品，货量及送货车型式 * 尽可能准确预测送货车到达日程 * 掌握停泊信息，协调进出货车的交通问题 * 为了方便卸货及搬运，计划货车的停车位置4. 指定的供货周期后，工厂按时送货，送货车到达配送中心5. 工厂应制送供应电器清单两联，一联交仓管核对货品，一联交电脑部制入库验收单6. 仓管对照采购定货单，按照生产工厂送货清单点货，验收，在送货清单上签字。电器验收工作流程：(1)对单验收。对单验收，是指仓库保管员对照进货通知单的品名、规格、质量、价格等依次逐项检查电器，注意有无单货不符或漏发、错发的现象。* 送货价格高于订单的货品不收* 条码或包装错误的货品不收(2)数量验收。一般是原件点整数、散件点细数、贵重电器逐一仔细检对。* 货品数量大于订单数量的部分不收(3)质量验收。质量验收，是指保管员通过感官或简单仪器检查电器的质量、规格、等级、价格，如外观是否完整无损、零部件是否齐全无缺、易碎商品是否破裂损伤。* 注意超额、短缺及损坏的货品，并做好详细的记录。7. 将签字后的送货清单交给电脑部，电脑部按实际验收情况，修改入库验收单，审核。8. 打印入库验收单两联，一联交供应商做结算凭证，一联交仓管做入库方法(按库位入库)(单据做为入库凭证)。9. 订货入库完成注意事项：采购订货单由总部系统生成，总部需要注明到货时间及有效日期，配送中心调度人员要每天查看第二天要到货的采购订货单。做好人员安排和月台的安排。对于各种库位类型进行严格定义。特殊处理：仓库中货品数量少于单据数量，应修改该配送出库单，重新打印。2. 分店要货出库分店所需要货物，准确，安全，送至分店，实时向总部反映仓库电器库存报表。分店要货出库流程图：图表 18 分店要货出库流程图分店要货出库流程说明：1. 分店制要货申请单，进行数据传输，将数据传输到总部(数据传输步骤可由系统自动完成)。2. 配送中心是实时连接到总部，一旦分店传入新数据，就会用系统消息的方式提示操作员，有新数据过来了，点击就可以查看到哪些新的单据已经传送过来了。(包括分店要货申请单，出、入库单据，价格变动，销售报表，等等单据)。3. 点击要货申请单查询，查询所有的要货申请单，系统按当前的要货申请单自动生成配送出库单,审核要货申请单。4. 打印配送出库单两联，将两联单送给仓管。5. 仓管按照配送出库单上的电器和电器库位进行快速电器分捡(可使用自动化机械)。6. 分捡完成，将分捡好的电器放入暂存区，做好标记，确认无误后，仓管在两联上签字，一联放在分捡好的货物上，一联留底(单据做为出库凭证)。7. 查询物流车辆配置，安排车辆送货，将货和配送出库单一联，一起装车，出库。8. 分店收到货物和配送出库单，货品入库，在电脑中按配送出库单制配送入库单，审核配送入库单。(单据做为分店入库凭证)9. 分店要货出库完成。注意事项：配送中心设立的最主要目的就是及时的为分店提供电器。分店的要货出库是配送中心的主业，一定迅速、及时、准确的完成。这个任务的完成不但要靠配送中心的不断努力，而且要整个供应链的协同配合。比如说，建立要货配送的时间表； 对于配送中心自身，则要加快配货分拣的速度和准确性。采用库位的自动指定加快找货的过程。采用分店的线路规划，节省运输的费用。特殊处理：仓库中货品数量少于单据数量，应将该配送出库单反审核，重新打印。4. 库存盘点作业保证仓库系统库存与现实同步，实时发现仓储损益，实时向总部反映仓库电器库存报表。库存盘点作业流程图：图表 19 库存盘点作业流程图库存盘点作业流程说明：1. 总部/配送中心/分店/仓库制定盘点计划，盘点范围(全场、类别、品牌、库位、单品盘点)，培训盘点人员。盘点前准备工作，审核所有出入库单据，暂时停止出入库，暂停营业。手工抄录盘点、盘点机扫描记录、前台扫描盘点，完成后恢复营业。2. 信息部：日结，数据传输，冲减掉盘点之前的库存数据。申请盘点批号，本次盘点的代号。录入手工盘点数据，导入盘点机的数据，将前台的扫描盘点数据汇总到后台。盘点分析报表查看盘点差异，是否漏盘，盘点数据是否输入错误，是否需要重盘。进行盘亏处理，审核盘点单。交仓管一份盘点盈亏表(单据做为出、入库凭证)。 3. 财务部查看盘点差异报表。查看盘点总报表。注意事项：盘点就是对电器进行盘查，以检查帐面库存和实际库存是否一致，若不一致要在盘点后，调整。 盘点是检验库存的方法，通过盘点可以发现很多的问题。 对于配送中心，盘点不但是检查数量，更要保证电器在正确的位置。6. 批发销售出库适应不同客户需求，按客户要求将电器销售出库，减少电器流通环节，节省客户资金，实际上报销售业绩，冲减仓库库存。批发销售出库作业流程图：图表 20 批发销售出库作业流程图7. 批发退货入库批发退货入库作业流程图：图表 21 批发退货入库作业流程图批发退货入库流程说明由于电器的销售价格一直在波动，退货的关键在于准确把握退货的单价和退货的数量。严格按照销售的单据进行退货。同时实现明确退货验收退供应电器的流程。1. 与客户沟通，确定退供应电器、数量、价格、时间、货物到达方式(客户自送，上门收取)等等，根据客户的要求填写退货单。退货单交仓管准备暂存库位。2. 配送中心电脑员录入根据退货单，制批发退货单。3. 客户送货到配送中心，或者安排物流上门取货4. 到配送中心后，仓管按退货单清点电器，确认实际到货数量，电脑人员修改审核批发退货单，打印三联。5. 一联交客户做结算依据，两联交仓管，按批发退货单库位存放电器。6. 仓管在两联上签字确认，一联留存备查(做为入库凭证)，一联交批发业务员做付款凭证。8. 批发结算作业管理批发单据客户欠款及付款帐务明细，帐务管理方法，结算方法，及二次结算方法。批发结算作业流程图：图表 22 批发结算作业流程图批发结算作业流程说明：结款是批发销售和批发退货的后续工作，目的是建立起应收帐款的跟踪机制，完成付款和应收帐的对应，辅助财务人员做好收款的工作。1. 配送中心制作批发销售/退货单,同时生成应收/应付款数据2. 批发销售人员进入系统查询客户的应收/应付款数据3. 通过电话，网络，上门等方式向客户催帐4. 客户办理付/退款手续5. 财务人员在系统中勾选批发销售/退货单据，按客户付款金额制批发结算单6. 客户未付完该笔批发销售/退货单款，则由批发销售人员再查询，再催帐。7. 批发销售/退货单结算完成，系统生成客户往来帐供查询客户往来记录。2.2.4.3 配送中心验收入库流程配送中心主要业务流程，接收总部数据，执行总部指令，验收货品，合理分配库位储存电器，实时汇报电器库存，记录电器流转，生成财务结算数据。配送中心验收入库流程图：图表 23 配送中心验收入库流程图配送中心验收入库流程说明：1. 配送入库流程简介传统型配送中心需要储备大量的库存，以保证能及时准确的为分店进行电器配送服务。经过型配送中心也需要储备少量紧俏电器库存，以保证能及时准确的为分店进行电器配送服务。上面两种情况都需要总部为配送进行订货，管理配送中心收货入库行为。配送中心入库参与的对象：总部、配送中心、生产工厂。2. 主要数据来源有三个：总部按分店要货申请单转采购订货单，生成订货数据。配送分拣处理完毕，配送数量不足分店要货数量的电器，需要按差额数量生成二次订货数据。总部自行为配送中心订货单据。3. 主要流程要点：总体流程：总部产