企业档案工作规范培训课件.ppt

企业档案工作规范培训,企业档案工作规范培训,企业档案工作的发展与创新企业管理发展的新趋势表明：管理的系统性、技术与管理结合、即时信息需求等特点，都需要有完整有效的档案管理为基础，也给企业管理创新提出更高要求和指南,企业档案工作的发展与创新企业管理发展的新趋势,企业档案工作规范总结：基本经验、规律和要求；借鉴：最新国际标准适应：信息技术广泛应用将行政性目标要求，转向标准化规范化的体系建设,企业档案工作规范总结：基本经验、规律和要求；借鉴：最新,企业档案工作规范首次对企业的档案管理提出全面、系统性的管理要求：不仅是具体的档案业务工作，而且包括档案工作的政策法规环境要求，包括文件形成中的领导与员工责任、规章制度和组织建设的要求，包括对企业档案信息化建设的基本管理要求。企业档案工作规范的制定具有以下特点：,企业档案工作规范首次对企业的档案管理提出全面、系统性的管,第一、管理创新。企业档案工作规范适应社会主义市场经济体制完善的要求，第一次系统、全面地提出社会某一方面（企业）建立和开展档案工作的基本要求，填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白，结束了企业档案工作只有单项业务技术标准、没有统一的系统管理标准的历史。 第二、观念创新。随着社会发展，人们对档案与档案工作的认识也在不断深化。2001年，国际标准ISO15489.1 档案管理通则中首先正式提出档案的资产属性概念。2002年，我国企业档案管理规定中只是将企业档案作为是“有保存价值的文件材料”。,第一、管理创新。企业档案工作规范适应社会主义,第三、经验基础。企业档案工作规范从档案工作原则、档案工作体系、档案工作制度、档案工作业务、档案信息化、档案工作设备设施等方面，对企业档案工作提出了具体要求，全面规范了企业档案工作，是企业档案工作行为的准则和档案业务建设的依据。 第四、信息化方向。企业档案工作规范将档案信息化建设作为对企业档案工作的方向性要求，对企业档案信息化提出了目标和原则，对电子文件的归档存储、传统载体档案数字化，网络化服务，电子档案安全保管等提出了原则性要求。也为下一步专门制定企业档案信息化标准预留充分的发展空间。,第三、经验基础。企业档案工作规范从档案工作原则、,企业档案规范的意义：第一：法律法规与企业档案工作间的桥梁；第二：体现管理创新的趋势和与时俱进要求；第三：符合国际管理标准对企业档案管理的要求；第四：为指导和评价企业档案工作提供了指南。,企业档案规范的意义：第一：法律法规与企业档案工作间的桥,标准的分类：按约束力分类，国家标准及行业标准可分为强制性标准、推荐性标准。 强制性标准主要是指那些保障人体健康，人身、财产安全的标准和法律、行政法规规定强制执行的标准。 推荐性标准，是指除强制性标准范围以外的标准是推荐性标准。推荐性标准不强制执行，但这些标准都是按国家或行业部门规定的标准制定程序，国家有关主管部门可运用行政和法律的手段，鼓励有关方面贯彻实施这些标准。,标准的分类：按约束力分类，国家标准及行业标准可分为强制性标,标准的分类：按标准种类分，可分为基础标准、术语标准、试验标准、产品标准、过程标准、服务标准、接口标准、数据待定的标准。其中的基础标准，是指具有广泛的适用范围或包含一个特定领域的通用条款的标准。,标准的分类：按标准种类分，可分为基础标准、术语标准、试验标,标准的分类： 按照标准化对象分类，通常把标准分为技术标准、管理标准和工作标准三大类。南方电网公司目前的标准也主要分为这三大类。2009年，档案部门发布了两项技术标准，六项管理标准。,标准的分类： 按照标准化对象分类，通常把标准,企业档案工作规范从标准化对象看，属于管理标准；从标准种类看，属于是企业的基础标准；从标准约束力看，属于推荐性标准。因而可以说企业档案工作规范是属于企业的基础性系统管理的推荐性标准。,企业档案工作规范从标准化对象看，属于管理标准；从标准种类,在企业档案工作规范中：“什么” 是档案；“做些什么” 是档案的收、管、用的档案工作；“怎么做” 是管理原则指导下的规范化、标准化、制度化建设；“为什么这样做” 档案是资产、信息、知识、凭证、历史；“做到什么程度”按照档案形成规律和程序：如三纳入、四参加、四同时等，以及归档范围、整理标准、移交规定、保存期限；“什么时间做”文件及电子文件形成、收集归档时间；“输入、输出” 输入：人、财、物；输出：信息、凭证、资产；“评价、考核” 自查、认定。,在企业档案工作规范中：“什么” 是档案；“做些什,企业档案工作规范与与国际管理标准：与国际标准ISO9001质量管理体系要求ISO9001中提倡的“领导责任”、“全员管理”“过程管理”等思想和原则，将涉及档案工作的组织建设、制度建设、业务建设、信息化建设、设施设备配备等，组成系统的有机整体。同时还汲取了国际标准ISO15489.1档案管理通则的理念，提出企业档案资产观念和以资产为纽带的企业档案工作管理体制的新思路。,企业档案工作规范与与国际管理标准：与国际标准ISO90,企业档案工作规范与与国际管理标准：与国际标准ISO9001质量管理体系要求ISO9001中4.2.4：“档案记录的控制”规定： “为证明符合质量管理体系要求和有效实施提供证据而建立的档案记录，必须要受控管理。 机构必须建立有书面文件记录的程序及执行过程（Documented Procedure），以明确对档案记录鉴别、存储、保护、检索和处置所必要的控制管理。 档案记录必须保持易于辨认、快捷确证和可以检索。”,企业档案工作规范与与国际管理标准：与国际标准ISO90,企业档案工作规范与国际标准ISO15489.1档案管理通则 2001年，国际标准化组织颁布了国际标准ISO15489.1档案管理通则。规定了档案管理的顶层架构，提出了实现有效档案管理所能产生的作用，并明确规定了档案管理的法规环境、档案管理的政策与职责、档案管理、档案管理系统的设计与开发以及档案管理过程与控制等方面的要求。 该国际标准对档案管理所提出的各类要求，实际上是体现了对档案管理的总体需求。由于该标准在国际上得到普遍认可，因此，2006年，国际标准化组织（ISO）专门制定了国际标准ISO/FDIS22310信息与文献标准制定中档案管理需求规定指南，规定：在制定其他国际标准时，如涉及到档案管理需求的规定，必须与ISO15489.1中对档案管理要求规定相一致。,企业档案工作规范与国际标准ISO15489.1档案管理,档案的价值与作用定位。ISO15489.1档案管理通则是国际档案界对档案及档案工作价值认识的体现，其中主要包括： 1）档案的价值及资产属性； 2）领导的作用； 3）系统管理； 4）过程控制。 这些理念和原则与我国档案工作实践，特别是企业档案工作实践吻合程度非常高。而这两个知名度高、应用广泛的国际管理标准，分别代表着国际管理界和档案界的共识。,档案的价值与作用定位。ISO15489.1档案管理通则是,企业档案工作规范的设计理念与基础是系统管理思想和档案资产的价值观念，符合并体现现代企业管理原则和管理创新发展要求： 1、档案资源资产观。档案是企业各项活动的记录，更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产，是人们在社会实践中对档案，特别是档案的认识深化。 2、组织制度领导先。任何一项系统性工作，其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于最高领导的意识、重视和决策。 3、全员责任全覆盖。同时，任何一项有全员参与的活动或工作，其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定。,企业档案工作规范的设计理念与基础是系统管理思想和档案资产,4、过程方法重前端。档案工作的“产品”是服务。在为企业服务的系统和过程中，企业各项活动中形成、收到的文件、数据信息，是档案工作的输入，其质量决定着输出的质量。因此在整个档案工作系统中，前端至关重要。 5、战略方向信息化。大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。在企业档案信息化建设中，信息化建设作为企业档案工作的发展的战略方向，已经成为国内、际企业界的共识。 6、系统管理全程兼。系统是企业档案工作规范的根本指导思想。无论是从单项标准转向系统管理规范，还是从档案本身涉及方面广，都需要用系统的思想和观念来组织企业档案工作规范的实施。 这些原则及其所代表的观念，集中反应和体现了多年来企业档案工作实践经验和现代管理的理念与原则。,4、过程方法重前端。档案工作的“产品”是服,企业档案工作规范的定位 规范涉及企业档案工作体系建设，是在档案法律法规总体要求之下组织建立企业档案工作的基本要求，是统领企业应用各种档案标准、遵守相关法规的框架。如果说科技档案案卷构成一般要求、归档文件整理规则等标准和文件是企业档案工作的砖、瓦、木料，那么规范就是企业档案工作的建筑物。显然要建好企业档案工作这一大厦仅知道使用砖、瓦、木料还不行，还需要有水泥、砂浆、钢筋将其连接起来。水泥、砂浆、钢筋就是标准中的使砖、瓦、木料连接成体系的相关条文，如档案工作原则、组织建设、制度建设等及要求。,企业档案工作规范的定位 规范涉,企业档案工作规范的结构与主要内容,1、范围：确立了企业档案工作原则、组织和制度要法语，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法和技术指南。适用于大中型工业企业。,企业档案工作规范的结构与主要内容1、范围：,2、规范性引用文件是本标准中参照并引用或要求按照其相应章节去规范某一环节工作的文件。规范性引用文件主要有两类：一类是标准，另一类是规范性文件。本标准的规范性引用文件有以下22项，其中17项标准，列在本章。,2、规范性引用文件是本标准中参照并引用或要求按照其相应章节,3术语和定义3.1 企业档案 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2 企业档案工作 企业履行档案管理职责的行为和活动。,3术语和定义3.1 企业档案 企业在研发、生产、经营和管,3.3 电子档案 (electronic records): 具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。,3.3 电子档案 (electronic records):,3.4 档案信息化 运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。 1997年召开的首届全国信息化工作会议，对信息化和国家信息化定义为：“信息化是指培育、发展以智能化工具为代表的新的生产力并使之造福于社会的历史过程。实现信息化就要构筑和完善六个要素的国家信息化体系。六个要素是：开发利用信息资源，建设国家信息网络，推进信息技术应用，发展信息技术和产业，培育信息化人才，制定和完善信息化政策。后来又加上了“信息安全”而成为信息化体系七个要素。 中共中央办公厅、国务院办公厅印发20062020年国家信息化发展战略指出：信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。,3.4 档案信息化 运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档,第4章、企业档案工作总则（基本要求） 4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。 这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用，体现对档案与档案工作的价值与作用的认识的提升。,第4章、企业档案工作总则（基本要求） 4.1,国际标准ISO 15489 档案管理通则第4章 “档案管理的收益”明确指出：档案中包含的信息是有价值的资源和重要的企业资产。对于机构和社会来说，为了保护并保存活动的证据，采用系统的方法对档案进行管理是必要的。档案管理系统是业务活动的信息源，这些信息可以为业务决策及其后续活动提供支持，也可以确保对当前和未来的受益人的责任承诺。国际上对档案信息的性质、价值及作用的认识，也是殊途同归。,国际标准ISO 15489 档案管理通则第4章 “档案管,4.2企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。 这一条确定了企业档案工作的管理体制。 以企业资产关系为纽带：表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。统一领导、统一管理、统一制度、统一标准,4.2企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统,4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。 这一条提出了企业档案工作任务与目标和方法、技术手段。,4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等,企业档案工作任务：是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。企业档案工作的具体业务和任务在企业档案管理规定关于企业档案工作部门应依法履行的职责中已有表述，在企业档案工作规范后面章节提出规范性做法和要求，应看作是具体任务。,企业档案工作任务：是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提,企业档案工作目标是满足企业在证据、法律责任和信息等的需求。这一目标也是衡量且以档案工作成效的尺度和企业档案工作发展的导向。在市场经济条件下，企业档案工作能做到这种境界应当是很高的要求，需要企业下大力气才能够实现。,企业档案工作目标是满足企业在证据、法律责任和信息等的需求。,4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。 这一条明确了企业依法管理档案的责任，反映企业档案工作遵循市场经济法制经济的法规要求。市场经济是法制经济，企业与企业之间竞争与合作，企业为顾客提供的产品与服务，都要符合法律法规的要求，即依法经营。在市场经济条件下，企业与企业、企业与顾客之间的关系，特别是纠纷关系，必须以事实为依据、以法律为准绳来解决。而事实依据与法律证据的重要组成部分，就是企业在生产、经营和管理活动中产生的档案记录。,4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。,5.档案工作组织一是建立企业档案工作组织体系。 二是明确档案工作职责。5.1组织系统建设包括四个方面：领导、机构、人员、工作网络,5.档案工作组织一是建立企业档案工作组织体系。,5.1.1档案工作领导 应在三个层次确定档案工作负责人：企业分管领导各职能或承办部门、项目工作部门负责人档案部门的负责人,5.1.1档案工作领导 应在三个层次确定档案工作负责人：,5.1.2 档案机构设置企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心；规模较小的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案管理的职能；有条件的特大型企业集团应建立企业档案馆。,5.1.2 档案机构设置企业应设置独立的档案机构：档案室,5.1.3 档案人员配备企业应配备专职档案人员；企业各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员；企业应保持档案人员相对稳定。5.1.4档案工作体系 以档案部门为核心,5.1.3 档案人员配备企业应配备专职档案人员；,.2 企业管理职责 文件（档案）管理国际标准ISO15489第6章方针与职责：“机构应该制订并记录其文件管理方针，文件管理方针的目标是形成并保存真实、可靠和可用的文件，以便在整个文件保存时间内能对业务职能和活动提供支持”。同时，要确保文件管理方针在机构内的所有层次上都得到贯彻和执行”。“文件管理方针应该得到最高决策层的采纳和批准并在机构上下进行公布。相关责任应有明确分工和承诺”。“机构应该对文件管理职责和权力进行明确划分，并在整个机构内公布”。,.2 企业管理职责 文件（档案）管理国际标准IS,企业管理职责五个方面：为档案工作持续发展提供保障；将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行考核采取必要的措施确保档案的完整、准确、系统和安全；在产权发生变动时做好档案的处置；对档案管理奖成绩、惩损失。 核心是：条件保障,企业管理职责五个方面：为档案工作持续发展提供保障；将档案,.3企业部门职责四个方面：部门或项目负责人的责任；文件形成者的责任；专兼职档案员的责任；职能或承办部门的责任。 核心是：落实责任,.3企业部门职责四个方面：部门或项目负责人的,第六章档案工作制度P14工作规章管理制度业务规范三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制度体系。,第六章档案工作制度P14工作规章管理制度,6.1企业档案工作规章的制订明确文件形成、归档责任。制定企业档案工作规定。建立责任追究制度。制定档案管理应急预案。,6.1企业档案工作规章的制订明确文件形成、归档责任。制,6.2企业档案管理制度的制订共有八个方面的制度：文件归档制度档案保管制度鉴定销毁制度档案统计制度档案利用制度档案保密制度电子档案管理档案管理系统操作制度。,6.2企业档案管理制度的制订共有八个方面的制度：文件归,6.3企业档案业务规范的制订文件、档案整理规范。档案分类方案。文件归档范围和保管期限表。特殊载体档案管理规范。,6.3企业档案业务规范的制订文件、档案整理规范。档案,第七章 档案业务工作7.1企业档案工作与业务活动档案是各项业务文件处理完毕后的转化。文件在最初的形成阶段虽然处在动态变化的过程，但是否具有档案保存价值的内在属性已经确定。档案能否完整、准确、系统是取决于业务活动的文件管理状态。需要在业务活动中对文件进行“档案化”管理。“文件向档案的转化”和“档案与活动的信息交换”两方面的客观存在，都说明企业档案工作与企业的所有业务活动都有着不可分割的内在联系。,第七章 档案业务工作7.1企业档案工作与业务活动档案,在企业档案管理中需要明确的概念： 1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。 2）做好文件形成及其管理是企业各岗位人员的职责。 3）检查、指导文件的管理是档案部门义不容辞的责任。,在企业档案管理中需要明确的概念： 1）企业文件形成及,企业档案在不同时段的管理职责分工：文件形成部门要按照档案管理的要求承担文件形成阶段的管理；档案人员主要承担档案室或档案馆保存阶段的管理；信息技术人员承担电子环境中档案的技术维护。,企业档案在不同时段的管理职责分工：文件形成部门要按照档案,企业各层级对档案工作的责任：在企业的领导层：将档案工作纳入企业领导的议事日程，做出整体规划，并采取措施确保档案管理制度在企业各层级、各环节、各岗位得以贯彻落实。在企业管理的中层：要将档案管理的具体要求纳入落实到所负责工作的流程和考核中，督促员工做好文件管理工作。 在企业的基层：要纳入有关人员岗位责任制，做好文件管理的具体工作。“三纳入”：纳入日程、纳入流程、纳入责任制,企业各层级对档案工作的责任：在企业的领导层：将档案工作纳,“四参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定和基本建设项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。“四同时”：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时作好项目文件归档交接。,“四参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题,7.2 文件的形成、积累从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出 “档案化”的管理要求。两方面的要求：对文件形成时记录载体和记录方式的要求:耐久、可靠对文件形成后及时移交保管的要求：及时,7.2 文件的形成、积累从档案管理的角度对文件在形成阶段,7.3 文件整理与归档四个方面的要求： 文件的整理 文件的归档范围 文件的归档时间 文件的归档要求,7.3 文件整理与归档四个方面的要求：,7.3.1文件整理管理类文件的整理应该符合文书档案案卷格式GB/T9705和归档文件整理规则DA/T22的要求；科技文件的整理应该符合科技档案案卷构成一般要求GB/T11822的要求；基本建设项目文件的整理应该符合或参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28的要求；,7.3.1文件整理管理类文件的整理应该符合文书档案案卷格,会计文件的整理应该符合会计档案管理办法财会字199832号文件的要求；职工文件的整理应该符合企业职工档案管理工作规定劳力字号文件的要求；照片文件的整理应该符合照片档案管理规范GB/T11821的要求；,会计文件的整理应该符合会计档案管理办法财会字1998,录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合磁性载体档案管理与保护规范DA/T15的要求；电子文件的整理应该符合电子文件归档与管理规范GB/T18894和公务电子邮件归档与管理规则DA/T32的要求；计算机辅助设计文件的整理应该符合CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T17678.1的要求。,录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合磁性载体档案,7.3.2 文件归档范围 归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权发生变动、直至注销，各个阶段的文件都应在档案中有所记录和保存，要能够真实记录和准确反映企业的发展历程。归档文件的主要来源。归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。,7.3.2 文件归档范围 归档范围要包括从企业筹建、运营生,需要注意的问题：1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收全的文件材料应予以特别注意。2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档的范围进行调整和完善一是归档文件的内容更加广泛。二是归档材料的载体形式更加多样。三是归档材料的价值鉴定更加复杂。3、在确定档案的归档范围时，也应注意体现“以人为本”的原则。,需要注意的问题：1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收全,7.3.3 文件归档时间文件材料的归档时间主要有两种： 定期归档 随时归档 应该随时归档的其它文件： 1、资产与产权相关文件是需要严加控制的核心文件； 2、机密性强的、特殊的科技文件； 3、产权变动及人员变动应清退的文件； 4、非纸质载体文件； 5、外来文件。,7.3.3 文件归档时间文件材料的归档时间主要有两种：,电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别于传统的纸质会计核算材料，主要体现在： 1、“双轨制”要求。 2、特别要求。 电算化会计档案在进行接收鉴定时，主要做好以下工作：1）检查电算化会计文件在形成阶段进行准确性的鉴定和监管时，录入员、稽核人员和会计主管人员的签章手续是否完备；2）会计电算化系统开发和使用的命令文档资料及软 件程序备份是否按规定同时归档；3）采用单一的磁盘或光盘存储会计数据，应征得财政主管部门同意，并要定期复制、检查和监控。,电算化会计核算材料在归档内容和归档要求上有别于传统的纸质会,7.3.4 文件归档要求七个方面的要求：第一，应实行部门立卷；第二，归档文件的质量；第三，归档原件；第四，非纸质文件和外文材料；第五，归档文件的份数；第六，合作项目文件；第七，填写档案交接登记表。,7.3.4 文件归档要求七个方面的要求：第一，应实行部,7.4 档案收集工作两个要求：认真做好文件归档的交接工作；企业应该接收档案与收集资料的范围。收集工作有两种形式：一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。,7.4 档案收集工作,7.5 档案整理工作档案整理工作包括：系统整理：分类排列科学编目：档号案卷目录编制检索工具和进行著录，揭示各类档案的内容和构成。,7.5 档案整理工作档案整理工作包括：系统整理：,7.6档案保管工作三个方面的要求：档案、底图、磁性载体文件的存放和备份要求；档案入库前的修护要求；库房管理要求。磁性载体文件的保管：防磁;磁带要平放;定期检查；长期不用的磁带要防止相邻磁带互相磁化；要及时对磁性载体文件进行转换。,7.6档案保管工作三个方面的要求：档案、底图、磁性载,7.7 档案鉴定工作按鉴定时段包括 归档鉴定 到期鉴定按鉴定内容包括 价值鉴定 质量鉴定 利用范围鉴定,7.7 档案鉴定工作按鉴定时段包括 归档鉴定,企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作：区分档案与非档案。区分“永久”与“非永久”。区分重要档案和一般档案。区分要控制使用的和可以公开使用的文件与 档案。区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案。区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案。,企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作：区分档案与非档案。,规范对鉴定工作提出六条要求：企业应成立鉴定组织；根据文件内容价值确定企业档案的保管期限；对企业档案保管期限的划分；对永久档案的界定；对定期档案的界定；对到期档案的鉴定。,规范对鉴定工作提出六条要求：企业应成立鉴定组织；根据,科技档案保管期限的确定：第一，科技档案所属项目的特征（技术因素）第二，科技档案所属项目的科技水平（技术因素）第三，科技档案所属项目投入产出情况（效益因素）。第四，科技档案形成的时间（时间因素典型因素）第五，科技档案的形成者（作者因素）。第六，科技档案的状况（名称因素、效益因素）。,科技档案保管期限的确定：第一，科技档案所属项目的特征（技术,企业编制档案保管期限表应注意以下几点：1、编制企业档案保管期限表要以国家和上级 已颁发的有关档案保管期限规定为依据，结合企业的职能特性和专业特点，将其细化为本企业的规章制度。2、国有企业档案保管期限表应当经过批准，报有关部门备案。3、档案保管期限表应当由企业正式行文公布或通过其他形式发布周知。4、档案保管期限表应该及时进行修订。,企业编制档案保管期限表应注意以下几点：1、编制企业档案保管,7.8 档案统计工作三个要求：及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表，统计数据包括所属企业的情况；要建立档案工作统计台账；要保持统计工作的连续性。,7.8 档案统计工作三个要求：及时、准确地填报本企业,档案统计工作的要求：确保准确性。保持连续性。保证及时性。加强分析研究。,档案统计工作的要求：确保准确性。保持连续性。保证及时,7.9 档案利用工作共款要求：加强检索系统的建设；要设定利用者权限；要进行利用登记；应采取多种方式；编制各种实用汇编；编写初加工的专题材料；编写深加工的研究材料；可举办档案展览。,7.9 档案利用工作共款要求：加强检索系统的建,检索系统建设应符合以下要求：检索信息要覆盖全部库藏。 检索功能要匹配合理。检索功能要适合库藏特点和特定的利用需要。要保持基本检索工具的稳定。,检索系统建设应符合以下要求：检索信息要覆盖全部库藏。 检,第八章档案信息化建设1、档案信息化的目标与原则；2、电子文件归档要求；3、档案数字化要求；4、电子档案的保管；5、档案信息网络化服务；6、档案管理软件要求,第八章档案信息化建设1、档案信息化的目标与原则；2、电子,8.1.1 企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。 应当明确，没有档案的信息化，企业信息化是有缺陷的；企业档案信息化是对企业信息化的促进和完善。这既是企业档案信息化建设的意义所在，也是企业档案信息化的总体目标之一。 同时，档案信息化也是档案工作发展的方向和趋势，企业开展档案信息化建设也要把提升档案管理现代化水平作为目标。,8.1.1 企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档,8.1.2 企业档案信息化原则：应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步 国家档案局关于加强企业档案信息化建设的意见 （2005年5月8日）,8.1.2 企业档案信息化原则：应坚持技术与管理并重、与,8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。要求企业在开发和实施各种信息系统时，要充分考虑档案管理的要求。企业档案管理系统应与企业有关管理系统（如设计、生产、经营、财务、材料、管理、服务等）相衔接，确保档案部门对本企业各类电子文件、电子档案的收集、整合、控制和传递。档案信息管理系统设计，应遵循模块设计、分层实现、循序渐进的原则。,8.1.3 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的,8.2 电子文件归档归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业各信息系统生成的文本、图形、图像、数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件归档范围确定。音频、视频、多媒体等类型电子文件及数据库的归档范围应根据相关规定和需要确定。数据库是不是电子文件? 该不该归档?目前企业各种信息系统生成多种数据库文件,如:企业资源计划（ERP）、客户关系管理（CRM）、供应链管理（SCM）、产品协同商务（CPC）、产品生命周期管理（PLM）、产品数据管理（PDM）等。,8.2 电子文件归档归档要求及功能应嵌入文件生成系统。企业,哈佛大学商学院的Mark Cotteleer认为，实施ERP特别要重视保护数据，管理人员尤其要设法保证数据的标准化及完整性。“法规遵从”的理念企业你遵守了吗？,哈佛大学商学院的Mark Cotteleer认为，实施ERP,“法规遵从”与企业档案信息管理 2001年美国的安然、安达信事件，以及2002年的世界通信公司欺诈事件中，公司股东、许多中小投资人为此损失惨重。这些历史上最为严重的财务欺诈案揭示出忽视电子文档管理的危险。这两个事件促使美国国会就此通过了多项针对公司业务、财务数据的强制性法规，欧洲许多国家也相继出台相关法律法规，对公司、企业的业务、财务数据设定了严格的存储保存期限。这些相关法规的制定已经影响到公司行为，其中电子数据的保护与管理则成为法规制约的焦点所在，“法规遵从”的概念应运而生。,“法规遵从”与企业档案信息管理 2,“法规遵从”的含义，就是要对企业的数据、信息加以法律约束，目的在于让企业对数据的应用、管理、存储形成各种规范。为此，美国2002 年制定上市公司财务改革和投资者保护法案（Sarbanes-Oxley Act）。要求组织机构使用文档化的财务政策和流程来改善可审计性，并更快地拿出财务报告。 Sarbanes-Oxley Act法案第404节（该规定将强制公司记录公司治理规定的执行情况）自2004年年中开始生效。其主要目的是通过加强对公司的管理来恢复投资者的信心。该法强化了企业CFO的地位，对企业文件、数据的保管有了更加严格等要求。同时对外国在美上市的公司也实施了新的审计法律。显然，要在全球市场竞争，企业必须建立正确的信息技术基础架构，制定文档数据保持和保护策略。,“法规遵从”的含义，就是要对企业的数据、信息加以法律约束，目,8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信息，以及生成非通用电子文件格式的软件等应与电子文件一并归档。电子文件的元数据（metadata）指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。而背景信息（context）则指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。由于电子文件的元数据和背景信息对维护电子文件真实性和凭证性有着重要的作用，而非通用格式的电子文件生成和阅读都要借助专用软件，因此这一条重点强调电子文件归档时应注意将元数据、背景信息以及生成非通用电子文件格式的软件等“一并归档”。,8.2.2 企业各信息系统所形成的电子文件的元数据、背景信,8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文件通用格式见GBT 18894第6章。 由于电子文件对软硬件的特殊要求，因此“易于识读、迁移”就成为衡量电子文件归档后能否有效利用的重要指标。所谓“易于识读”，是指归档的电子文件能够在通用的软硬件环境下打开并阅读。所谓“迁移（migration）”，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。“易于迁移”也是指电子文件迁移方法和过程能够在通用系统中进行。要做到“易于识读、迁移”，必须在电子文件归档时使用通用格式。 电子文件归档与管理规范（GBT 18894）第6章规定：文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式；扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。,8.2.3 归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。电子文,南方电网公司电子文件归档与管理规范1、OA系统中形成的电子文件以PDF格式归档；2、纸质文件扫描，形成JPG格式归档；3、上级下发的CEB格式文件，要求转换成PDF；4、工程图纸要求提供DWG格式；5、其它纸质文件扫描形成的需要识别的，则形成双层PDF格式归档；6、照片档案首选TIFF格式；7、数字音频视频文件，应形成MPEC、AVI或WAV、MP3格式文件。各部门不得以依赖特定硬件或软件格式形成的电子文件移交归档。,南方电网公司电子文件归档与管理规范1、OA系统中形成的电子,ERA研究建设中的一些结论：美国国家档案局（NARA）在保存电子档案研究上的长期经验使其认为，电子档案的媒介是可以管理的。电子档案的挑战是机遇与问题共存。NARA认为从这一结论可导出如下认识： 1、以保存可展现真实档案样子的方式克服技术的过时； 2、信息技术及其所产生的档案将持续变化，应基于这一预期来构建动态解决方案； 3、利用信息技术持续进步，探索保持和改进系统性能，客户服务的恰当方式。,ERA研究建设中的一些结论：美国国家档案局（NARA）在保存,8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、可靠性、完整性和可用性。8.3传统载体档案数字化要求8.3.1 企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。 对传统载体档案进行数字化应充分考虑以下因素： 一是企业生产经营管理需求。是否切合企业生产、经营和管理的需要；是否存在用户支持；要满足哪类用户的需求；是否有利于提高用户服务质量；提供服务方式和手段是否更加灵活。,8.2.6 文件形成部门应负责确保归档电子文件具备真实性、,8.3传统载体档案数字化要求8.3.1 企业可根据档案保管和利用的实际需要，有选择地对传统载体档案实施数字化。 对传统载体档案进行数字化应充分考虑以下因素： 一是企业生产经营管理需求。是否切合企业生产、经营和管理的需要；是否存在用户支持；要满足哪类用户的需求；是否有利于提高用户服务质量；提供服务方式和手段是否更加灵活。 二是企业档案信息资源状况。是否可以挽救载体状况差的资源；是否可使其增值；是否可提高利用率；具有特色吗；是否更方便存取、检索。 三是企业档案工作状况。是否有足够的资金；技术支持程度如何；各部门之间的合作是否充分；领导的态度；与其他信息机构交流程度如何；是否具备有力的人才队伍支撑。 四是预期收益情况。所取得的效益与支出是否平衡；整体效益大小；对完成预定目标影响力大小；是否有利于发挥资源价值；档案馆（室）藏是否得到了优化。 在具体的实施过程中，由于档案自身存在状态、保存和利用价值等各方面情况非常复杂，各个企业应该根据自身实际需求和馆（室）藏档案的情况，依据信息化的根本要求，将这些要素进行综合考察，制定符合本企业要求的数字化原则和标准。,8.3传统载体档案数字化要求8.3.1 企业可根据档案保,8.3.2 纸质档案数字化应符合DA/T 31的要求，缩微胶片数字化应符合DA/T 43的要求。 2005年4月30日，国家档案局发布纸质档案数字化技术规范（DA/T 312005），规定了纸质档案数字化的主要技术要求。 2009年11月国家档案局发布缩微胶片档案数字化技术规范（DA/T 432009）， （P101-103）中有明确的规定,可遵照执行.,8.3.2 纸质档案数字化应符合DA/T 31的要求，缩微,8.3.3 照片档案和声像档案数字化文件格式见DA/T 32的附录B。 数字化生成的档案副本档号应与原档案对应。,8.3.3 照片档案和声像档案数字化文件格式见DA/T 3,4、电子档案的保管 关于电子档案的保管（8.4.2）通常脱机保管的载体是用光盘。DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用规范规定了归档光盘使用和管理的技术要求。主要内容有： 4. 电子文件归档所用CD-R/DVDR光盘的主要技术指标 5. 归档光盘的标签 6. 光盘数据刻录 7. 归档光盘的备份 8. 归档前检测 9. 归档光盘的保存、使用和维护 10. 归档光盘保存、工作和检测的环境条件 11.