备用金管理办法.docx

XXXX科技有限公司备用金管理办法第一条为规范公司备用金管理，有效合理利用流动资金，规避资金风险，特制定本办法。第二条公司所属各部门人员严格执行本办法。第三条借款范围、分类及管理：（一）备用金仅限于现金使用范围内，由员工以现金方式支付的公务支出。（二）借款分为个人借款和项目周转借款。（1）个人借款是指员工因公务须以现金支付相关款项，临时向公司借支一定额度的现金。主要包括：差旅费、由相关部门代发放的款项、公司组织活动须以现金支付的相关费用、购买公用物品、公司接待及其他专项费用借款等。（2）项目周转借款是指员工因公务须以现金支付相关款项，并且因发生频率较高或者组织点较远，须由相关员工向公司借支一定额度现金，在一定期限内用于业务周转的现金。（三）备用金的设立和管理必须落实到责任人，由责任人办理借支手续。第四条借款程序（一）借款申请：凡借款，由借款人填写借款单，作为财务内控部相关会计岗编制记账凭证及备查依据。借款人在员工借款单上，需详细填写所属部门、借款用途、还款日期及借款人姓名。（二）员工出差借款不超过2万元，购买生产急需或公司安排经营所需物品借款不超过5万元；项目周转资金不超过10万元。（三）借款款项支付：借款人将审批后的借款单交财务会计部相关会计岗，经会计核实借款人无逾期欠款后，编制相关凭证，出纳据此付款。相关会计岗核实制证严格遵循“前账不清，后账不借”的原则。第五条借款期限：（一）个人借款由借款人填写预计还款日期，但最长不超过三个月。其中：差旅费借款必须在差旅结束30日内办理差旅费报销还款手续。购买公用物品、公司接待及由相关部门代发放的款项借款必须在45日内办理报销还款手续。如遇特殊情况确实无法在预期内归还，须办理续借手续，并注明续借理由。前次借款无正当理由未还清者，不能办理续借手续。（二）备用金借款期限为一年以内，12月31日以前必须归还，不得跨年度挂账。第六条还款：（一）借款人应在规定期限内还清借款。借款人可直接用现金归还或以报销费用冲抵借款。报销费用时，已借款的报销人须主动向相关费用审核制证会计说明已借款事宜。同时，各费用审核制证会计在编制记账凭证时，首先应查询个人借款明细账余额，确定报销款项冲抵借款或支付现金。（二）备用金借款由责任人于每年12月31日前归还。部门因故更换责任人，须由原责任人先还清备用金，再由新指定的责任人重新办理借款手续，借款期限截止当年12月31日O第七条责任及罚则：（一）借款人到期未还清借款，财务内控部从当月工资中扣除，直到借款还清为止。（二）借款逾期未还期间，如遇发放工资、奖金或借款人在财务会计部办理报销领取现金时，由相关会计先全额扣出冲抵借款。（三）对于逾期三个月借款，财务内控部向各部门发专项清收通知，各部门应于5个工作日内向财务内控部反馈还款计划，并责成借款人按计划还款。借款逾期六个月，且无可行的还款计划，或借款人离职或无能力偿还，明显造成呆死账损失，则由相关责任人承担相应损失。具体为部门负责人承担5%,分管领导承担5%,余款由公司继续清收或作呆死账处理。（四）公司对呆死账继续享有清收权，重新收回原欠款及罚息，可退还原责任人已承担的损失额。（五）借款人逾期无故不归还借款，将视为挪用侵占公司资金行为，视情节数额依据公司有关制度处理，或提交司法机关。（六）依据“前账不清，后账不借”原则，财务内控部相关会计应即时审核借款人有无“前欠未清”事项。若因相关会计审核有误，导致发生重复借款、逾期未扣回，对其每笔处以200元罚款。（七）财务内控部相关费用审核制证会计在编制记账凭证时，应首先查询个人借款明细账余额或个人借款余额表，若报账人尚有欠款，即时清收，若因审核有误或通知未到位，导致借款逾期未扣回，对其每笔处以200元罚款。第八条制度由公司财务内控部负责解释。第九条本制度自颁布之日起实行。