国立成功大学行政业务研究发展计画.docx

國立成功大學行政業務研究發展計畫期末成果報告計畫名稱：國立成功大學研發處行事曆暨業務報告整合系統執行期限：民國97年1月至民國97年12月計畫主持人：王蕙芬共同主持人：李玫慧、吳政璋、許儷耀、滕慧玲執行單位：國立成功大學研究發展處中華民國97年12月2目錄目錄1前言3壹、背景及目的6貳、現況分析82.1現有系統82.2主管行程調查82.3業務報告需求82.4系統建置構想9參、計畫擬定及開會情形113.1計畫進度管制表113.2歷次工作會議12肆、系統說明134.1資料表的簡單說明134.2個人(總表)行事曆的簡單說明144.3業務報告登記(整合)的簡單說明164.4活動時間調查的簡單說明184.5個人資料修改的簡單說明204.6歷次業務報告查詢的簡單說明214.7資料表之相關性-資料庫關聯圖224.8資料表的定義及內容234.9設計原理25伍、研究成果315.1 個人行事曆315.2 行事曆總表315.3 業務報告登記315.4 活動時間調查325.5 業務報告整合325.6 歷次業務報告查詢325.7 使用手冊32陸、結論33柒、成果自評357.1 功能性357.2 實用性357.3 創新性357.4 整合性367.5 推廣性367.6 未來發展36附件一 操作手冊附件二 行政電腦化需求申請及結果附件三 歷次會議紀錄附件四 全校說明會前 言在一所宏偉的大學學術殿堂中，教學、研究與行政三個單位堪稱一個大學的鐵三角，相輔相成，缺一不可；又，近年來，政府挹注了五年五百億的專款經費補助推動國內各頂尖大學邁向世界一流大學之列，於是，本校已將未來的發展定位為追求卓越之研究型綜合大學，如此一來，追求卓越就成了我們發展的終極目標。成功大學創立於西元1931年，漫漫77年的歷史將成大匯集成一個擁有九大學院，上百科系的龐大機構；若要邁向世界一流大學之列，除了挹注大量經費提昇教學單位與研究單位的質與量外，行政單位的服務效率更有著息息相關、休戚與共的緊密關係，在這場追求世界排名的戰役中，行政單位就像是後勤單位，既支援前線，也提供源源不絕的補給，使其無後顧之憂；套句企業界常用的術語，如何使成大這隻大象跳起舞來呢？也就是說，如何讓成大這個龐大的組織更有效率的運作起來？或者是能更游刃有餘的處理例行公事？於是，提升工作效率便成了行政單位刻不容緩的首要任務。本校研究發展處前身為研究發展委員會，成立於民國60年10月，於83年改制為研究發展處，其任務在於：規劃整合並推動本校學術及產學之研究合作及發展，故需辦理各項資料之統整，院系所各項經費之補助提昇學術及產學能量之推動活動等等，在日常業務極為繁瑣艱巨，常常一個會議的前置準備，需要調查各個一級主管或委員的行程，或整理收集來自各一級行政單位，甚或是各院系所的資料，將資料轉成可用的資訊是耗時費力，常常不同的業務也需要同一份資料，於是又向其他單位索取，同樣的文件資料傳來遞去甚是浪費時間與人力，造成業務的負荷量甚大，經濟學之父亞當史斯密曾說：資源有限，慾望無窮，一語道破我們所面臨的困境，亦即如何在有限的人力、時間和資源的條件限制下完成既有和額外交辦的工作？因此，本處一直致力於簡化業務流程這項工作，例如：民國86年本處建教合作組為了有效管理國科會一年超過千件，金額超過10億的補助，曾自行開發國立成功大學國科會計畫管理系統，其系統不斷更新，除研提本項行政業務研發計畫外，於92年獲得全國法制再造銀斧獎的殊榮，就是一項明顯的案例，除提昇校譽，並為本校行政業務引入一股”研發”的動力。子曰:工欲善其事 必先利其器，基於滿腔的服務熱忱，本校研發處雖人力單薄，仍戮力不懈，積極開發此行事曆暨業務報告整合系統，希冀本系統能成為我們辦理行政工作的一項利器，開創出屬於成大的行政藍海；本計畫除了行事曆的規劃及會議時間的調查登錄外，更提供了可上傳、下載的E化平台，期能逐步展現研發處資源平台共享的目標，畢竟寸金難買寸光陰呀！在此特別感謝本處曾永華研發長及處內一、二級主管的熱心指導，有了您們的指正，讓我們的成品得以不斷進步，也要感謝本處的新生力軍陳怡君小姐主動的投入並提供許多“美學”方面的寶貴意見，謹此一併致謝。壹、 背景及目的隨著本校的迅速成長擴張，研發處的業務也隨著與日遽增，在傳統的模式下，只要會議將屆或繳交會議資料截止期限前，全處相關業務承辦人的電話聲便此起彼落，除了在電話中討論提供會議資料外，雙手亦馬不停蹄地在繕打著會議摘要或統整所需的資料，有時候不同業務承辦人也需要同一份資料文件，明明都是本處的需要，卻多次向其他單位索取同一份資料，自擾亦擾人，頗為人詬病；要了資料，又緊接著要調查開會時間，魚雁往返，耗時甚鉅，國立成功大學行事曆暨業務報告整合系統一石二鳥，同時解決這兩個問題。本計畫主持人因著過去的學歷（管理、COBOL）、經歷（土地銀行、財團法人自強工業科學技術服務社高科技研究暨訓練所、清華大學研發會、成功大學課外活動指導組），及求新、求變、求好的工作態度驅使下，自願在繁瑣的業務中撥出時間，透過團隊的合作與無數次正式、非正式的腦力激盪，與同仁及研究生共同開發本系統，經由此系統平台可上傳下載各項會議資料，同時可調查開會時間並登錄到個人行事曆中，以達到提高工作效率，增進服務品質之效。簡而言之，透過本項系統的執行運作，將可獲致以下的成效：(1)儘量減少各項業務的承辦人行政的煩擾，以便專心致力於工作上，例如：可藉由線上系統平台上傳與下載各項業務會議報告，不需要重複打電話或寫e-mail收集各項會議資料，可有效縮短所需時間，不須再叨擾其他的同事。(2)藉由線上調查開會時間，可同時登錄會議時間到個人行事曆，一石二鳥，既節省時間又可收提高行政效率之效。(3)提供本校在彙整各項會議資料的一個平台，無論是哪一個單位都可透過本系統搜尋其所需的會議資料，甚至可依會議日期、名稱等進行查詢，即時調閱文件，正確又方便，利人又利己。貳、 現況分析2.1現有系統本處目前有簡易行事曆可供使用，此行事曆系統僅提供行事之功能，未提供調查會議時間、個人業務報告之登記及整合相關之業務報告等功能，因此使用未普及，只有主管們將個人之行事登錄於系統上，同仁們均未使用。2.2主管行程調查本處主管均為教授兼任，於教學、研究、服務之行程緊湊，會議時間的調查更是困難，須以電話、E-mail及傳真等方式以確認相關行程，因此，行事曆調查時間的功能需求更益形迫切。2.3業務報告需求因經常要提供之各項業務報告資料（主管會報、行政會議、校務會議、各項評鑑），由於次數頻繁且內容繁多，常因人為因素難免掛萬漏一或二，令同仁不勝其擾。基於上述之分析，現有系統功能已無法配合日益增加之業務，若能將行事曆、調查會議時間及業務報告等整合，經由一次的建檔，可隨時提供不同時間區間的行事曆、共用行事曆及業務報告資料，亦有助於會議時間的安排，並確保資料正確無誤，將大幅提昇校內的行政效率。2.4系統建置構想2.4.1 申請帳號：申請個人帳號及密碼2.4.2 個人預定行事曆：預定個人的行程或會議2.4.3 調查活動時間：尋找多人共通的活動時間2.4.4 業務報告登記：描述個人行程或會議的結果2.4.5 業務報告整合：將個人登記之業務報告彙整成各項可用之業務報告參、 計畫進度及開會情形3.1計畫進度管制表(詳下表)預定線 -實際線 月次工作項目197 年 月2 月3 月4 月5 月6 月7 月8 月9 月10 月11 月1297 年 月198 年 月2月1.分析、規劃系統2.相關計畫擬定3.設計個人行事曆4.設計行事曆總表5.設計活動時間調查6.設計業務報告登記7.設計業務報告整合8.設計歷次業務報告查詢9.個人簽入權限10.簡易使用手冊11.辦理校內說明會12.業務報告資料備註:本計畫經審查委員決議，將系統推廣至校內2級以上主管使用，已於98年2月26日辦理校內說明會(附件四)。3.2歷次工作會議(一)工作會議於97年元月起預計每月召開一次，並視進度執行情形隨時召開臨時會議，以便隨時追綜及改善計畫執行成效(附件三)。(二)為使全校了解本系統功能，已於98年2月26日假本校雲平大樓四樓第一會議室辦理國立成功大學研發處行事曆暨業務報告整合系統校內使用說明會，進行現場示範及講解(附件四)。肆、 系統說明 將本系統幾個重要部份資料表、個人(總表)行事曆、業務報告登記(整合)、活動時間調查、個人資料修改及歷次業務報告查詢、設計原理等一一加以說明及圖解。4.1資料表的簡單說明： 資料表是各項原始資料存放的地方，依存放內容之不同，分述如下。4.1.1 report本資料庫是系統中最重要的資料表，裡面存放著所有使用者登錄之主要資料。如個人行事之日期、活動名稱、起迄時間、地點、報告內容、發佈者、等。4.1.2 PERSON為減少report資料表的儲存空間，經過正規化設計所得到的表。裡面存放著個人之基本資料。如單位、姓名、職稱、員工證號、E-mail、電話、是否為主管等。4.1.3 report_search為減少report資料表的儲存空間，經過正規化設計所得到的表。裡面存放著上傳檔案之日期及檔名。4.2個人(總表)行事曆的簡單說明：個人行事曆係將個人待建立之行事內容依各項需求建入資料表。行事曆總表係顯示所選取人員之個人行事內容4.2.1 個人行事曆功能：顯示這個月份之行事並選擇日期進入行事畫面。4.2.2 個人行事內容功能：輸入個人各項行事內容及被發佈者所授權發佈者登錄之行事內容後，系統會自動以E-mail通知。4.2.3 行事曆總表功能：依需求選取查詢日期(設定本月份)及人員的行事內容。4.2.4 進入查詢個人行事資訊功能：進入查詢相關資訊。4.3業務報告登記(整合)的簡單說明：因應各項會議（主管會報、行政會議、校務會議、各項評鑑），提供業務報告資料之登記及彙整。4.3.1業務報告登記功能：依需求選取日期，輸入本人之業務報告資料。4.3.2進入業務報告登記功能：填寫或上傳相關資訊。4.3.3業務報告整合功能：依需求選取日期及會議類別查詢資料。4.3.4進入業務報告整合功能：下載所查詢範圍之報告資料，再彙整成所需之報告。4.4活動時間調查的簡單說明：依時間及相關人員調查開會（活動）時間。4.4.1 活動時間調查功能：依需求選取期間及參加人員之行事資料。4.4.2 活動時間查詢畫面功能：顯示調查之人員已有之活動行程，安排之時間確定後登入系統，系統自動以E-mail通知相關人員。4.4.3 進入顏色區塊查詢功能：顯示衝突時間之人員行程。4.5個人資料修改的簡單說明：功能：修改個人基本資料，主管必須填寫被授權人以代替發佈行程。4.6歷次業務報告查詢的簡單說明：自登錄之業務報告中以關鍵字、年度、會議別查詢相關資料。4.6.1 曆次業務報告查詢設定功能：依需求查詢整合後上傳之完整業務報告資料。4.6.2 曆次業務報告查詢內容功能：顯示查詢之業務報告檔名。4.7資料表之相關性-資料庫關聯圖： 將資料庫中所有的資料，以不同的資料表加以分類，然後再以資料表間的關聯進行所有資料的統合整理。passwordnameidPERSONersonnidcontentsdatereportdecidesearch_idReport searchfile name4.8資料表的定義及內容：各不同性質的資料表依其特質要項加以定義。4.8.1 report 資料表的定義Id此report所屬的擁有者帳號Date日期Placeid的所屬單位Type活動性質content預定內容Title活動名稱Start_time開始時間（小時）end_time結束時間（小時）conference報告類別tag_type放置欄位comment重要敘述Start_time_minute結束時間（分）end_time_minute結束時間（分）person_type訊息性質overlap是否有衝突（已不用）proxy出席者link附加檔案poster發佈者topic主旨（已不用）location地點edition_history修改歷程Row_id代表此列行事的ID4.8.2 PERSON資料表的定義name姓名place單位中的成員occupation職位id帳號（預設是員工證號）password密碼emailemailemail_t代理人的emailmanager是否為主管（0為是1為非）auth是否通過認證（ok表示通過）staff_name員工證號tel_home電話dept_home單位Name_t被授權人4.8.3 report_search資料表的定義upload_date 上傳日期filename上傳檔名4.9 設計原理： 本研究中各分項研究之設計原理圖示如下。4.9.1 登入後之各項功能4.9.2 個人行事曆使用者可以利用個人行事曆功能，填寫預定行程的時間及內容。4.9.3 行事曆總表使用者可以利用行事曆總表功能，決定是否要參加此行程或由代理人出席。4.9.4業務報告登記使用者可以利用業務報告登記功能，於行程結束後，填寫報告。4.9.5 活動時間調查使用者可以利用調查活動時間功能，調查所選擇人員的空閒時間，並選出一個適當的時間來舉行會議。4.9.6 業務報告整合使用者可以利用業務報告整合功能，將所選擇的時間範圍內的報告做整合，並提供下載，除此之外，相關附檔也會列出予以下載。4.9.7 個人資料修改提供修改個人資料的功能。4.9.8 曆次業務報告查詢提供查詢及下載經整合後之歷次會議報告。伍、研究成果由於本研究適用於各業務承辦人員，因此，整個研究的過程，經由研究團隊的集思廣益及系統測試，不僅只有研發處同仁工作上有所幫助，未來推廣至全校時，希望能提供全校同仁更多樣化的行政管理工具，以共同提高行政效能。 5.1 個人行事曆本處目前之簡易行事曆所提供之行事功能，僅可輸入簡單之鈙述。本研究加入地點、出席者、發佈者等細項，授權發佈者將訊息發佈給被發佈者後，系統會自動以E-mail通知被發佈者相關訊息(參閱P.A-8A-12)。5.2 行事曆總表本處目前之簡易行事曆並未提供行事總表功能，無法查詢當天相關人員之行事。本研究加入此項功能，可查詢當天有登錄行事人員之資料，供主管及同仁查詢，作為活動調配之參考(參閱P.A-13A-15)。5.3 業務報告登記本項功能為本研究重點之一，鑑於須經常提供各項業務報告資料（主管會報、行政會議、校務會議、各項評鑑），經由本系統於平常即可登錄或上傳文件，須提供業務報告時，隨時可擷取相關資料運用，不僅避免造成同仁的困擾，亦提升了工作效率。(參閱P.A-16A-18)。5.4 活動時間調查本項功能為本研究重點之一，經由線上調查，安排主管及相關人員開會之時間，發佈者將訊息發佈給相關人員後，系統會自動以E-mail通知被發佈者，請被發佈者確認是否出席參加，既節省時間又提高行政效率(參閱P.A-19A-21)。5.5 業務報告整合本項功能亦為本研究重點之一，藉由已登入之個人業務報告，下載各業務報告加以彙整，不需要重複打電話或寫e-mail收集各項會議資料，可有效縮短所需時間(參閱P.A-22A-26)。5.6 歷次業務報告查詢提供已整合後之各項會議資料的一個平台，無論是哪一個單位都可透過本系統搜尋其所需的會議資料，甚至可依會議日期、名稱等進行查詢，即時調閱文件，正確又方便，利人又利己。 (參閱P.A-28A-33)。5.7 使用手冊本系統為能完整傳承並推廣至校內其他單位使用，本研究將系統的重要資料、規格、設計原理及易出錯的地方均一一詳細說明，期能使本系統成為業務管理的一項利器，並將此研究成果分享給全校，以提升行政工作效率。(附件一)陸、結論高等教育的成敗為衡量一個國家進步與否的相關性指標之一，其關鍵除教學及研究服務外，行政的配合亦為不可忽視的一環，本校自從實施校務基金自籌經費政策以來，如何節省行政資源，把錢用在刀口上，已成為增進校方收益的一項重要工具，而隨著法人化推動的腳步接近，有效協助學校以企業化經營的有效率模式套入高等教育的辦學工作上，當為現今校內行政之一大課題，而依循時代的脈動，將校務行政電子化，必然是一項有效的途徑。本系統在開發之前，已經過審慎的評估，自行研發而不無須透過廠商可有效降低成本，雖在維護上須分擔責任，但在整體設計的架構上，可由我們自行掌控，並可隨時間、空間進行調整、修正、更新，充分展現了此系統的實用性與便利性。在研發的過程中，當然免不了面臨惱人的難題，經過密集的討論、研究與腦力激盪，靈感的火花不斷的迸現，經同仁使用後，也獲得一些正面且值得鼓勵的迴響，在不斷的修改、再修改之後，呈現了目前的樣貌，期待同仁們可再多些回饋，使我們能適時地修正並持續的研發。在職場生涯中，每天面對的大部分都是例行性的工作，如果能在單調的工作中，加上一點想像，注入一絲創意，添加工作的豐富性與多樣性，創意機會俯拾即是，但如果說這是增加工作量，的確是實話，若能逆向思考，善加利用機會，就有可能創造意想不到的附加價值，我們期許這個系統的誕生，能增進本校行政業務的服務效能，亦能帶動本校各級行政工作的的研究風氣，俾朝追求世界卓越之研究型綜合大學邁進。柒、成果自評 本研究性質係屬應用研究，就功能性、實用性、創新性、整合性及推廣性及未來發展等六項加以評述。7.1 功能性 本研究的六大工作項目（個人行事曆、行事曆總表、業務報告登記、活動時間調查、業務報告整合及使用手冊）依工作上之需求，順利達成任務，各項進度均如期完成。 7.2 實用性 本研究係依實務上之需求而設計，極具實用價值： （一）個人（總表）行事曆之建立，既可建立個人之行事，亦可隨時針對不同之時間及人員查詢行程。（二）隨時可線上調查安排開會（活動）時間，既快速又準確且節省時間。（三）藉由業務報告登記及整合，可依需求提供任何時段的資料，確保報告資料之完整無誤。（四）做成完整作業手冊，將相關的系統設計規則、系統操作方式納入，便於業務傳承。7.3 創新性 公家單位的工作通常秉持依樣畫葫蘆必萬無一失，然而，隨著業務量的遞增，人力持續減縮，必將導致運作困難。本處將行事曆系統化後，依實務上之需求，除線上調查活動時間，更將業務報告由線上登錄、彙整，再次證明研究無弗屆的事實。7.4 整合性提供彙整各項會議資料的一個平台，透過本系統搜尋其所需的會議資料，甚至可依會議日期、名稱等進行查詢，即時調閱文件，正確又方便，更提升了工作效率。7.5 推廣性 本研究係依實務而進行，放眼國內現有之行事曆系統並未結合業務報告登記，若全校同仁有此需求者，本研究將可助其一臂之力。7.6 未來發展 由於本研究之初步設計係以研發處為主，經審查委員之決議將系統推廣至全校，亟需計網中心提供人事差勤系統單一簽入之認證，但計網中心基於安全性考量，目前無法提供(附件二)，有待未來若依權限的授與，得以與帳號整合。另，因本階段宗旨為一業務整合平台，並未及與其他行事曆系統結合(如Google行事曆或iCal)互相匯出及匯入資料，待將來時間、經費允許之時，將繼續擴增與其他系統之互通功能。36【附件一】目 錄一、簡介A-31.1功能簡介A-31.2功能圖示A-41.3使用系統環境A-5二、操作說明A-62.1登入A-62.2個人行事曆A-82.2.1顯示當月個人行事曆A-82.2.2發佈個人或單位內主管之行事A-102.2.3修改個人行事內容A-112.2.3.1連結至行事內容A-112.2.3.2修改A-122.3行事曆總表A-132.3.1查詢單人或多人行事曆A-132.3.2查看個人詳細行事A-142.3.2.1 查看詳細行事內容A-142.4業務報告登記A-162.4.1填寫業務報告或相關記事A-162.5活動時間調查A-192.5.1預訂活動時間、名稱、地點及參加人員A-192.5.2查看並安排活動之時間A-202.5.2.1查看已安排活動之時間A-202.5.2.2安排活動日期及時間A-212.6業務報告整合A-222.6.1經查詢之資料A-222.6.1.1下載(請另存新檔)A-232.7個人資料修改A-272.8歷次業務報告查詢A-282.8.1檔名關鍵字查詢A-292.8.2年度或是會議別查詢A-302.8.3 上傳檔案查詢A-312.8.3.1 請選取欲上傳的檔案A-312.8.3.2 如何刪除檔案A-332.9登出A-34一、簡介 將國立成功大學研發處行事曆暨業務報告整合系統做一概括性的介紹，茲以功能簡介、功能圖示及所需環境分敘如下：1.1功能簡介本處目前有簡易行事曆可供使用，此行事曆系統僅提供行事之功能，無法支援日益增加之業務，本系統具有個人行事曆、行事曆總表、業務報告登記、活動時間調查、業務報告整合、個人資料修改、歷次業務報告查詢等功能，經由一次的建檔，提供行事及業務報告之需求，將大幅提升處內的行政效率。1.1.1 個人行事曆：顯示個人當月所有(公開及未公開)行事曆，可檢視上一個月、下一個月之行事曆，發佈及修改個人行事，被授權者可發佈及修改主管之個人行事內容，同時以E-mail通知。1.1.2行事曆總表：查詢全部、多人或個人行事曆，修改、觀看個人行事，被授權者可修改主管之個人行事內容，亦可查看修改歷程，以知修改者及修改時間，同時以E-mail通知。1.1.3業務報告登記：自已登入於個人行事曆之行事，依需求填寫該行事之資料，以提供未來之查詢及追蹤。 1.1.4活動時間調查：針對欲安排之活動，經由須參加人員之個人行事曆，調查其可安排之時間，時間確定後登入於系統中，系統將同時自動以E-mail通知所勾選需參加之人員。1.1.5業務報告整合：自己登入於業務報告登記之資料，依設定之時段及會議類別，彙整成所需之資料，以提供處內完整之資訊。1.1.6個人資料修改：擷取本校人事系統之基本資料，欄位中之姓名、單位、職位及帳號不可修改。其他欄位則均可修改。每人可填寫至多3位之被授權人，若是主管身份，希望儘量填寫以協助主管登入本系統作業。1.1.7 歷次業務報告查詢：查詢經彙整後且確定完整之資料，僅限於系統設定權限之使用者方得上傳資料，以求資料之正確無誤。3A-國立成功大學研發處行事曆暨業務報告整合系統1.2 功能圖示填寫被授權人(主管或個人)上傳檔案查詢行事曆填寫是否參加E-mail 通知被授權人本人被授權人本人全部多人本人查詢個人行事曆編輯個人行事曆E-mail 通知編輯個人資料下載報告及附件輸入活動日期及類別填寫報告內容查看修改歷程E-mail 通知編輯個人行事曆E-mail 通知確定活動時間調查參加人員時間主持人使用者限整合報告者下載報告及附件上傳(刪除)整合完整報告關鍵字查詢依年度及會議別查詢歷次業務報告查詢統計圖提示個人資料修改統計表查詢輯提示業務報告整合更新入下載編輯提示活動時間調查控管查詢輯提示業務報告登記查詢輯提示行事曆總表匯入下載編輯提示個人行事曆編輯提示登入輸入密碼檢查員工證號請款提醒4 A - 1.3 使用系統環境1.3.1 環境設定Client-Server 架構用戶端伺服器端網路 說明:用戶端發出需求到伺服器端，伺服器端將回應傳回給用戶端1.3.2 使用軟體作業系統: windows XP 資料庫相關套件:(1)PHP: 4.3.2版(2)Apache HTTP Server: 1.3.27版(3)MySQL Database: 4.0.13版 (4)資料庫管理: phpMyAdmin 2.5.1版 1.3.3 程式技術描述PHP語言Javascript語言HTML語言SQL語言 二、操作說明本系統功能完整、操作簡單、畫面人性化，茲依功能別個人行事曆、行事曆總表、業務報告登記、活動時間調查、業務報告整合、個人資料修改、歷次業務報告查詢等詳細分述如下。2.1登入當系統一開啟，即呈現下面畫面，請輸入員工編號：進入本校人事系統擷取個人基本資料，因計網中心基於安全性，無法提供差假系統之密碼檢查，因此，須再進入下一畫面輸入密碼。密碼（可自行修改）輸入完成，即可進入系統操作畫面。登入後之預設畫面為【個人行事曆】畫面本系統之畫面分為二部份：左邊為功能選項，左上方為目前所在頁面（即所選取之功能項會顯示於此，左下方為現在使用者（即目前登入之使用者）；右邊為選取之功能選項的操作畫面本系統中人員定義之說明：發佈者：本人或經主管授權發佈行事之人。被發佈者：接收發佈者所發佈行事之人。（被發佈者不一定為活動之出席者）主管代理人：主管代理出席該項活動。代理人：同仁代理出席該項活動。出席者（參加者）：實際出席參加活動之人。（可能為主管代理人或代理人）授權人：授權他人代為發佈行事，主管或同仁均可為之。 被授權人：被授權代為發佈行事之人，主管可指定且最多為3人，同仁則視需求授權。以下將依序介紹各功能之操作方式。2.2 【個人行事曆】：顯示當月所有個人行事曆，檢視上、下一個月之行事曆，跨日時以空白區隔，發佈及修改個人或單位內主管之行事，同時以E-mail通知。2.2.1顯示當月個人行事曆進入個人行事曆，以顯示個人當月份之行事，並檢視當月或上、下個月之行事內容。l 點選左列個人行事曆選單進入。l 顯示當月份行事，亦可查詢上、下一個月之行事曆，點選“<<”(向左符號)顯示上一月份，“>>”(向右符號) 顯示下一月份，以進行跳月檢視。l 色調與文字說明：色調： (藍色) 自己出席。 (紫色) 自己不出席但已指派代理出席。 (粉紅色) 自己出席但卻與其他行程衝突。 (黃色) 未勾選出席狀況 自己不出席亦不指派代理人。 (綠色) 非會議活動以上標色之優先順序為由上至下。文字說明：日期：該行事所發生的日期。姓名：被發佈者之姓名（意指被賦予該行事之人）。單位：被發佈者之所屬單位名稱。時間：該行事所發生之時間區段。活動名稱：該行事、活動、會議之名稱。地點：該行事發生、舉行的地點。出席：該行事實際出席之人。發佈者：發佈該行事之人(本人或個人基本資料設定之被授權人)。內容：連結至行事詳細內容(參閱P.A-11)。2.2.2發佈個人或單位內主管之行事本人或被授權人於個人行事曆中，選取時間進入行事頁面填寫行事內容，完成後即會資料即會顯示於個人行事及行事總表上。 l 點選起迄日期。l 點選星期【星期預設全部（指該行事為一連續行為，起迄日期相同亦屬之），如起迄日期不同，則可點選星期一至星期五其中一天（指該行事為起迄日期中每星期幾，固定頻率發生之行事】。l 點選進入，填入更詳細資料。1.依序輸入活動性質、訊息性質、時間（以30分鐘為單位）、被發佈人、參加者、活動名稱、活動地點、預定內容。l 活動性質：分為會議或其他（會議表該時段活動屬於會議性質；其他表該時段活動非屬於會議性質，可能為一工作記錄或其他）。l 訊息性質：分為公開或私人（公開指凡本系統之使用者皆可檢視該行事；私人指只有本人登入時才可檢視該該行事）。l 預定內容：為該行事之詳細描述。2.選擇填寫完成，完成行事之發佈。清空，重新填寫行事。回前一頁，回到上一頁進行重新設定。2.2.3 修改個人行事內容若已發布之個人及被發佈者之行事登入有錯誤，點選連結進行修改內容。2.2.3.1 查詢或修改至行事內容連結至個人已登入之行事，提供之相關欄位資料之修改或刪除該筆行事內容。進入該筆行事畫面，刪除為刪除該筆行事，修改為修改行事之相關欄位資料(參閱P.A-11)，確定為確定修改完成，回前一頁為回到上一頁。2.2.3.2 修改發佈之個人行事須修改者，進入行事內容修改相關欄位資料。l 依需求修改活動性質、訊息性質、時間（以30分鐘為單位）、被發佈人、參加者、活動名稱、活動地點、預定內容。l 本人是否參加：系統設定本人參加，視實需求勾選代理人或不參加，若請代理人參加，則選取參加人員。 (登入本系統之人員，圈選為主管者，即可由此下拉選擇該主管。代理人：包含本系統之使用者)。修改完成後，選取確定，完成修改程序，回到個人行事曆頁面。2.3【行事曆總表】：查詢全部、多人或個人行事曆，本人及被授權者可修改及查看修改歷程，並可查知行事修改者及修改時間，同時以E-mail通知。2.3.1查詢單人或多人行事曆可了解欲查詢人員之相關行程，預設顯示為全部人員當日往後一個月之行事。l 選擇欲查詢之起迄時間l 選擇欲查詢對象（全部、多人或單人，預設為全部）查詢對象排列順序：系統從校內人事資料擷取依分組顯示，先依主管、非主管排序，再各依姓氏筆劃排序。l 按下查詢鈕，進行查詢，並將資料顯示於畫面上。2.3.2查看個人詳細行事可查看詳細行事內容及觀看修改歷程l 若活動名稱太長，將滑鼠移至活動名稱欄之後，一秒內即可顯現黃底黑框之詳細活動名稱。2.3.2.1 查看詳細行事內容點選內容欄之進入，即出現行事內容，修改及刪除與【個人行事曆】(2.2.3，A-11A-12)之操作方式一樣。l觀看修改歷程可查知修改者及修改時間。l 依日期時間先後順序由下而上排列(越新的在越上面)。將“上則”內容與“下則”內容比對即可觀察出修改之處。行事曆總表內可供觀看任何人之公開行程，唯該筆行事之發佈者或被發佈者為登入者才可修改行事，否則無權限修改之。 例外：如登入者為該筆行事之發佈者的被授權人，也有權限修改。 是否為被授權人？可由個人資料修改得知(參閱P.A-27)。2.4【業務報告登記】：個人於“行事”結束後，依業務之需求，將報告或記事登入於本系統，以利後續提供本處業務報告或查詢個人工作之用，但僅限於登入之使用者(為發佈者、出席者及被發佈者)之資料。本畫面與行事曆總表相同，僅最後欄位名稱為填寫欄，而行事曆總表為內容欄。2.4.1 填寫業務報告或相關記事點選填寫欄之進入，即出現填寫報告之畫面。l 訊息類別、訊息性質、開會時間 、活動名稱、活動地點及預定內容等資料內容，是擷取至【個人行事曆】之內容。（即欲填寫本項業務報告者，必須先至【個人行事曆】中登入行事內容，才可至本功能填寫記錄） 以下各項目得視需要填入，若均不需要或均需要，可全部不選甚或全部都選，系統皆可接受。l 上傳檔案：依需求可上傳一個或數個檔案，並顯示於附加檔案列表中，上傳後若須刪除。選取附加檔案列表中之刪除即可。l 報告類別：依行事性質選取將放置於何種會議報告中，包括：主管會報、行政會議、校務會議、處務會議，若不在上述會議中，但有報告的價值，如評鑑等，則勾選其他（最多可輸入10字說明）。l 放置欄位：依行事性質選取將置於網頁的哪個區域中，包括研究焦點、專題寫真及活動花絮，以備需要時將自系統中擷取資料。點瀏覽，選取欲上傳之檔案，點上傳，檔案長度須小於8MB上傳之檔名顯示於附加檔案列表下，可依需求分別上傳多個檔案l 重要敘述：若只是一些記錄，則可填於此欄位中。（若欲當成工作報告，則應在此欄填寫完整之業務報告描述）依各項欄位填寫完成後，按填寫完成鍵即可送出。上述之上傳檔案及重要敘述內容為未來做業務報告整合時，所要擷取之資料，故應審慎填寫。2.5【活動時間調查】：本功能主要是針對特定活動，勾選需參加人員，查詢其空閒時段，以訂下活動時間，同時系統將自動以E-mail通知所勾選需參加之人員。2.5.1 預訂活動時間、名稱、地點及參加人員