万利商业进销存管理系统.docx

万利商业进销存管理系统操 作 说 明 书万利电脑科技有限公司CopyRight 2006-2012目 录一、 用户登录-3二、 基础设置-4三、 初始库存设置-9四、 进货管理-11五、 销售管理-16六、 库存管理-21七、 钱款管理-25八、 系统设置-28一、 用户登录双击图标，进入用户登录界面： 图<01>初始用户帐号为：01，用户名为：admin，密码为：01，有最高权限。登录后进入主界面：图<02>二、 基础设置要使本系统正常运行，首先关键的第一步就是做好基础设置工作。在主界面菜单中点击【基础设置】即可进入基础设置的操作菜单，见下图：图<03>1、公司信息设置。设置本公司基本信息。点击“公司信息”进入下图：图<04>设置完点保存即可。2、商品信息设置。设置采购和销售的所有商品的信息。本系统商品信息共分为三级：第一级为类别（大类），第二级为品种（小类），第三级才是具体某一件商品的信息。而且必须分为三级。其结构见下图： 商品1 品种1 商品2类别1 品种2 商品类别2 品种类别图<05>1）类别设置。先要对类别进行设置。点击“商品信息”进入下图：图<06>在操作界面中，点击左边的“全部类别”，右边显示出来的是已有的全部类别，这时就可以点“新增”按钮进行加入新的商品类别。保存后，若要在左边即时看到新增的类别，请按“刷新”按钮。2）品种设置。其次要对品种进行设置。图<07>点击左边的一个需要增加品种的类别，右边显示出来的是此类别已有的全部品种，这时就可以点“新增”按钮进行加入新的品种。保存后，若要在左边即时看到新增的品种，请按“刷新”按钮。3）商品信息设置。最后进行商品信息设置。见下图<08>点击左边的一个需要增加商品信息的品种，右边显示出来的是此品种已有的全部商品信息，这时就可以点“新增”按钮进行加入新的商品信息，按提示输入商品的名称、型号、规格、单位、存放位置、库存下限等信息，另外还有个商品的助记码信息，是用来快速查找商品信息的。图<08> 按以上的方式把所有的类别、所有的品种和所有的商品信息输入完，当然，在平时的进销操作中也可随时输入增加商品信息。3、往来单位设置。设置采购和销售商品过程中所有涉及到的对方单位的信息。往来单位的设置和商品信息设置基本相同，只是往来单位只分为两级： 往来单位1 地区1 往来单位2 地区2 往来单位 地区图<09>点击“往来单位”进入下图：图<10>先增加地区信息，再在各地区里增加客户信息，增加方式和商品信息设置相同。4、职员信息设置。设定本公司人员的基本信息。点击“职员名单”进入下图：图<11>在导航条上按“+”表示增加记录，按“”表示删除记录，按“”表示修改记录，按“”表示保存记录。三、初始库存设置基础设置完毕后，就可以开始入录初始库存商品数量和金额了。先进行盘库，把现存的所以商品的数量和金额盘清楚，进而将它们入录电脑中。点击【库存管理】再点“初始库存”进入入录界面如下图：图<12>入录时单证号自动形成，填好经办日期和经办人等，点击“增加商品”按钮，填加商品明细。见下图<13>，选择需填加的商品，双击或按确定按纽即可返回图<12>，填写商品的数量和单价后回车，再可继续增加或过帐保存。图<13>初始库存入录后，可在图<12>点击“初始库存清单”按钮查看初始库存清单，见图<14>：图<14>也可到“库存状态”里查看当前（初始）库存情况，见图<15>：图<15>四、进货管理在主界面菜单中点击【进货管理】即进入进货管理子菜单，见下图：图<16>1、进货入录。将采购（进货）到的商品，根据发票、收据及供方出库单输入到电脑中。在图<16>的菜单中点击“进货入录”，则进入如下的进货入录界面，见图<17>。图<17>入录时单证类型可选择进货和退货，单证号自动形成，选择好日期和经办人，厂商代码可以直接输入，或点击其后的“>>”按钮进入厂商选择界面，见下图：图<18>可以在图<18>里直接选择需要的厂商代码和名称，双击或点“确定”后返回到图<17>界面。点击“增加商品”按钮，进入图<13>界面，选择需入录的商品，双击或点“确定”后返回到图<17>界面，再输入数量和单价回车即可；再点击“增加商品”按钮，增加下一条商品明细。输入完毕后，可以即时输入付款金额（当然也可以不输），若要打印进货单，则点击“进货单打印”按钮，最后记着点“过帐保存”进行保存。2、进货查询。对所有的进货单进行查询，见下图：图<19>在列表中双击所选记录，可显示此进货单的明细情况，并可对进货单进行红冲、补打印，若权限许可可以对进货单进行修改。3、进货排行。对进货情况进行排行统计，包括：进货商品排行、进货厂商排行、进货人员排行，分别见图<20>、图<21>和图<22>。图<20>图<21>图<22>4、进货统计。对进货情况进行统计，包括按类别、按品种和按商品三种方式进行统计，见图<23>。图<23>5、进价查询。对进货商品的价格情况进行查询，见图<24>。图<24>五、销售管理在主界面菜单中点击【销售管理】即进入销售管理子菜单，见下图：图<25>1、销售入录。将销售给客户的商品，输入到电脑中。在图<25>的菜单中点击“销售入录”，则进入如下的销售入录界面，见图<26>。图<26>可以看出和进货入录界面是相同的。入录时单证类型可选择销售和退售，单证号自动形成，选择好日期和经办人，厂商代码可以直接输入，或点击其后的“>>”按钮进入客户选择界面，见图<18>。可以在图<18>里直接选择需要的客户代码和名称，双击或点“确定”后返回到图<26>界面。点击“增加商品”按钮，进入图<13>界面，选择需入录的商品，双击或点“确定”后返回到图<26>界面，再输入数量和单价回车即可；再点击“增加商品”按钮，增加下一条商品明细。输入完毕后，可以即时输入收款金额（当然也可以不输），点击“销售单打印”按钮打印销售单，最后记着点“过帐保存”进行保存。2、销售查询。对所有的销售单进行查询，见下图：图<27>在列表中双击所选记录，可显示此销售单的明细情况，并可对销售单进行红冲、补打印，若权限许可可以对销售单进行修改。3、销售排行。对销售情况进行排行统计，包括：销售商品排行、销售客户排行、销售人员排行，分别见图<28>、图<29>和图<30>。图<28>图<29>图<30>4、销售统计。对销售情况进行统计，包括按类别、按品种和按商品三种方式进行统计，见图<31>。图<31>5、售价查询。对销售商品的价格情况进行查询，见图<32>。图<32>六、库存管理。对商品的库存情况进行管理，在主界面菜单中点击【库存管理】即进入库存管理子菜单，见下图：图<33>1、库存状况。显示现有商品的库存数量情况，见下图：图<34>2、库存价值。显示现有商品的库存数量价值情况，见下图：图<35>3、进出帐薄。显示商品进出流水帐情况，见下图：图<35>同样，在列表中双击所选记录，可显示此单证的明细情况，并可对此单证进行红冲、补打印，若权限许可可以对此单证进行修改。4、库存报表。对库存商品进出情况进行总的统计，包括按类别、按品种和按商品三种方式进行统计，见图<36>。图<36>5库存报警。对数量到了下限（在商品信息设置里）的商品进行显示报警，见下图：图<37>6、库间调拨。指公司内部仓库之间商品进行调拨，不发生金额关系，分为调出和调进，调出时库存数量减少，调进时库存数量增加。见下图：图<38>其操作方法与进货和销售基本相同。7、商品损溢。指公司内部发生的商品损坏报废、遗失或多出，不发生金额关系，分为报损和报溢，报损时库存数量减少，报溢时库存数量增加。见下图：图<39>其操作方法与进货和销售基本相同。七、钱款管理。对应商品进出发生的钱款流通情况进行管理，在主界面菜单中点击【钱款管理】即进入钱款管理子菜单，见下图：图<40>1、收款入录。对收到的钱款信息进行输入，见下图：图<41>输入完毕后，可打印收款收据，然后过帐保存。2、付款入录。对付出的钱款信息进行输入，见下图：图<42>输入完毕后，可打印付款凭据，然后过帐保存。3、收付查询。查询收款和付款情况，见下图：图<43>4、应收应付查询。查询应收款和应付款情况，并可查看商品往来明细、钱款往来明细，用于对帐等。见下图：图<44>5、开票清单。用打印应税开票清单，见下图：图<45>操作时，选择上表要开票的单证至下表，点“开票确定”按钮后，即可打印开票清单。八、系统设置对系统本身进行设置管理，以确保系统正常运行。在主界面菜单中点击【系统设置】即进入系统设置子菜单，见下图：图<46>1、操作人员设置。对操作本系统的人员的帐号、名称、密码及操作权限进行设置，见下图：图<47>操作时，根据需要设置各操作人员的权限。2、数据备份。为防止数据遭意外破坏或丢失，必须定期给数据做备份，当数据遭破坏时便可恢复。 1）数据保存。将数据保存备份起来。点击菜单“数据备份”“数据保存”，出现备份文件保存对话框，选择好保存备份文件的路径（目录、文件夹），再输入备份文件名称（自己随便取），最后点确定即可。 2）数据恢复。当系统数据遭到破坏时，将备份好的数据恢复出来。点击菜单“数据备份”“数据恢复”，出现选择备份文件的对话框，找到并选择好备份文件名称，最后点确定即可。3、系统初始化。当系统刚开始做或重新做时，清除系统内可能存在的一些不需要的数据，见下图：图<48>此操作没有可逆性，数据删除后不能再恢复，所以进行时一定要慎重。最好先做备份，再进行操作。4、打印机设置。对打印机进行设置，见下图：图<49>