时间管理经理层个人精心制作3版课件.ppt

时间管理Time Management,管理部内部提升系列教材（一）,课程目的,认识时间管理的重要性识别导致时间浪费的因素掌握时间管理的原则与技巧,为什么需要时间管理？什么是时间与时间管理？为什么时间总会在不经意间溜走？我们该怎样进行时间管理？,课程大纲,一、为什么需要时间管理?,自己的许多思想、宏图大志等都只有在梦中实现；没有时间与家人多处一会儿；没有时间多读书；没有时间尝试新的事物；没有业余爱好的时间。总之，没有在有限的时间里做自己应该做的事情，每一天都忙却忙的不是地方。,人生需要规划，时间需要管理,有人讲，幸福，就是能够做自己想做的事情，成功，就是达到了自己预定的目标。而上述所列举的现象，显然是不幸的！为了改变这种“没有时间去做自己想要做的事情、不能在既定时间内完成既定目标”的现状，因此，我们需要时间管理！,您是否需要时间管理？,1. 不安，很多要做的事情没有做。2. 如释重负，又挨过了一天。3. 担心未來，走一步，算一步。4. 满足，有成功感。5. 充满自信，一切尽在掌握之中。6. 心境开朗，可以安心睡眠。如果您的答案是前三者，那表示您可能需要更妥善地运用您的時間。善用時間可以让您过上更自信和充实的生活。,一天下來，您觉得,二、什么是时间与时间管理？,一个意味深长的谜语,“世界上哪样东西最长又最短、最快又最慢、最能分割又是最广大的、最不受重视又是最值得惋惜的。没有它，什么事情都做不成。它使一切渺小的东西归于消灭，使一切伟大的东西生命不绝。” 法国.伏尔泰,二、什么是时间与时间管理？,时间到底是什么呢？,时间到底是什么呢？时间对于不同的人有不同的意义。对于活着的人来说，时间是生命；对于商人来说，时间是金钱；对于做学问的人来说，时间是资源；对于无聊的人来说，时间是债务。对于绝大多数的人来说，时间就是财富，是人生最大的资本。哲学家说：“时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。”,二、什么是时间与时间管理？,时间的四项独特性,1、无法开源：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，不管你是谁，都是一样的，每天都是24小时，所以我们无法开源。2、无法节流：时间不像人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。所谓节约时间就是对时间的合理、充分的利用。“逝者如斯夫，不舍昼夜（孔子）”3、不可取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是不可取代的。（时间是不可复制的奢侈，人生的每一刹那都是唯一的！）4、不可再生：时间一旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无法失而复得。“天可补，海可填，南山可移。日月既往，不可复追（曾国藩）”，“ 盛年不重来，一日难再晨。及时当勉励，岁月不待人（陶渊明）”,二、什么是时间与时间管理？,什么是时间管理？,光阴荏苒，岁月如刀，时间对任何人都是公平的，时间本身没有任何问题，问题在于我们每一个消耗时间资源的人。因此，时间管理（Time Management）的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”，其本质就是“自我管理”。另外，鲁迅先生说“时间是组成生命的材料”，那么，管理时间，也就是管理生命，即管理自我。那么由此可以理解，所谓的时间管理，不是管理时间，而是基于时间的“无法开源、无法节流、不可再生”等特性，去管理“自我对时间资源使用的方式、方法以及与时间对应的事项安排”，以求减少时间浪费，用最短的时间或在预定的时间内实现既定目标的行为。,二、什么是时间与时间管理？,四代时间管理,第一代的理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。第二代强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到计划的重要。第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。第四代 的理论以“人生规划”为核心内容，而时间管理是为了确保人生规划的顺利实施，此也为时间管理的根本目的。（以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。）,三、为什么时间总会在不经意间溜走？,让我们来看看任经理的一天的活动：,8：30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一直延续到10：00。10：00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解释到10：20。10：20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。11：00对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议书等，到12：00，还有一部分没有过目。 12：00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。,三、为什么时间总会在不经意间溜走？,14：00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己确定，此项工作又占去时间2个小时。 16：00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。 16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。 17：00 下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。,三、为什么时间总会在不经意间溜走？,我们仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？,电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，有薪酬主管吗？会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。,三、为什么时间总会在不经意间溜走？,这些“时间杀手”是否就在您的身边？,没有目标或缺乏计划没有设定时限本末倒置，没有轻重缓急不会统筹安排大包大揽，事必躬亲磨叽拖拉，磨洋工等待,有求必应，来者不拒冗长而又无效的会议官僚作风、文牍主义沟通不良，做无用功追求完美莫名发呆干扰（电话、短信）,四、我们该怎样进行时间管理？,请问：您如何用这笔钱？”,“如果银行每天向你的帐号拨款8.64万元，您在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。请问：您如何用这笔钱？”,我们首先就是要充分花掉这些钱，不能有一分钱的浪费；其次，我们希望利用这些钱，买的东西越多越好；再次，我们希望利用这些钱买的东西对我们越重要、越有利越好（钱花在刀刃上）。这三种情况充分结合起来，就使得这8.64万元产生了最大的经济效益！,四、我们该怎样进行时间管理？,类比：如何让时间产生最大的效益？,要让时间产生最大的效益，相应的方法就是：1、珍惜时间，充分利用时间，不要浪费（勤恳）；2、在一定的时间内尽可能做更多的事情（效率）；3、把时间花在刀刃上，做最应该做的是事情，做最有利的、最有效的事情（效能）。,我们将效益和“勤恳、效率、效能”三个要素之间的关系用一个形象的公式可以表述为：效益=勤恳效率效能。,四、我们该怎样进行时间管理？,（一）勤恳,1.怎样才能唤醒勤恳的精神？目标的牵引。是谁叫醒了我们的灵魂？每天一觉醒来，我们的身体醒了，但灵魂未必能醒，能让灵魂苏醒的是目标。 目标是我们努力的依据，也是对我们的鞭策。目标给我们一个看得见的彼岸。随着我们实现这些目标，我们就会有成就感，我们的心态就会向着更积极主动的方向转变。因此，心中有目标，步伐更矫健，工作/学习更有激情，怎能不勤奋？,四、我们该怎样进行时间管理？,（一）勤恳,危机感的推促。羚羊每天早上起来的时候就知道要比跑得最快的非洲豹跑得快，否则就会被吃掉；非洲豹每天早上起来就知道要比跑得最慢的羚羊要快，否则就会被饿死！可见，不管我们是强者还是弱者，都要努力去做到更好。这就是危机感，勤恳来源于现实与目标之间深重的危机意识 ，如果没有危机意识，对生活麻木不仁，安于现状，裹足不前，等待我们的是只有被淘汰的命运！自己放松一刻，成功就放松你一时。,四、我们该怎样进行时间管理？,（一）勤恳,2.怎样才能勤恳？首先，就是要自律。自律，简单地说就是自己管理自己，自己规范自己的行为，处处严格要求自己，自我克制，自我约束，其最高境界我们称之为“慎独”。 其次，就是要告别惰性、立即行动，避免拖延。每个人都了解时间的可贵，却一直纵容自己的怠惰，时间就这样流逝。惰性是人的一种劣根性，是勤恳的天敌。 再次，就要珍惜时间，避免浪费。所谓“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。减少一分钟的浪费，就等于多一分钟可以利用的时间。,四、我们该怎样进行时间管理？,（二）效率,据说，一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上，可见，如果只抓勤恳不抓效率是没用的。,（1）第一次就把事情做好，这样才最有效率。 （2）事不宜迟，速度制胜。孙子兵法上说：“激水之疾，至于漂石者，势也”。 （3）统筹安排，提高效率。典型案例：“先装石头还是先装沙子才能发挥罐子最大容量”的故事模型。（4）整理整顿，快速定位。克服办公桌杂乱和个人混乱。,四、我们该怎样进行时间管理？,（三）效能,事情太多、太杂怎么办？事情总也做不完怎么办？人的时间有限，无论怎么挤一天也不可能挤出25个小时出来。因此，有限的时间里，我们要做最能出效益的事！,所以，我们做事情的标准，不是“某件事有没有意义”，而是“某件事是不是最有意义”。概况起来说，就是：“要事第一”,四、我们该怎样进行时间管理？,（三）效能,我们根据事情的重要和紧急程度的不同，将事情划分成为四种类型（分别隶属于图示中坐标系上的每一个象限），并排定优先，以给予我们做事顺序的指导。,四、我们该怎样进行时间管理？,（三）效能,（1）重要而且紧急。包括与客户洽谈业务、设备发生故障致使生产停顿，重伤害急救，员工之间产生肌体冲突，停电，未按时交货、设备出故障、产品质量出现问题等。管理者对这类燃眉之急的事一般都不会马虎，必须花上整天的时间来处理，直到解决为止。,（2）重要但不紧急。包括远景规划，制定革新，计划研究拟定，个人及部属管理技能提升，公关促进，问题检查与追踪，健康检查，产品创新，人才培养，组织协调等。这类事务看起来一点都不急迫，可以从容地去做，但却是管理者要下苦功夫、花大精力去做的事，是管理者的第一要务。如果不在这类事务上花最多的时间，管理者就是“不务正业”。,四、我们该怎样进行时间管理？,（三）效能,（3）紧急但不重要。包括批阅日常文件、不速之客到访，工作例会，接打电话等。这类事务也需要管理者赶快处理，但不宜花去过多的时间，最好是授权处理或重新约定时间。“时间管理的最高境界：只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做”。,（4）不紧急也不重要。包括可不去的应酬、并不重要的电话或信件，自我干扰（如作白日梦/工作前先抽烟/先清理办公桌/阅读报刊杂志/上网看新闻等），冗长而无主题的会议等。对于这类事务，管理者可先想一想：“这件事如果根本不去理会它，会出现什么情况呢？”如果答案是“什么事都没发生。”那就应该立即停止做这些事。,Thank you!,谢谢！,