outlook全面提高工作效率新版ppt课件.ppt

Outlook帮你全面提高工作效率,君子生非异也，善假于物也！ 荀子,人见人爱的职场新人办事井井有条的员工时间创造价值的高手,目 录,1. 人见人爱的职场新人 基础知识,今天新入职，需要申请办公用品，写个邮件吧,欢迎新同事，鼓掌,我是某某某，有事您说话,同上,。,感谢大家的热情，我的办公用品怎么办？,欢迎,一封邮件只处理一件事情,明确你的主送人和抄送人,让内容更加简单干练一些,用主题来表明你要处理的事情,事情的执行人，负责人,需要知晓此事的人,主题文字不易过长,称呼得体，有礼有貌,内容简介干净，一开始就表明意图,*Tip：微软雅黑字体有时有意想不到的效果，格式和文字漂亮能给别人带来好心情,正确的邮件内容,使事情更加容易,1. 人见人爱的职场新人 基本进阶,*Tip：邮件的附件不宜过大，否则会令收件人十分的苦恼！,信息多种展示方式,让用户更容易阅读,权限设置,信息更安全,正确标记,帮助收件人,延迟传递,定时发送邮件,也可以直接从Excel中复制表格到当前邮件,Outlook是同时也是强有力的编辑工具,1. 人见人爱的职场新人 邮件签名,*Tip：公司统一格式的签名，有助于提高企业和个人形象，也方便大家认识你。,一封邮件发出后你的电话是多少? 你们公司在哪里？ 你们公司全名是? 你是什么部门的？ 你有即时通讯工具么？ ,邮件签名帮您搞定,展现自己职业形象,这里设置什么情况下会自动使用签名,这里可以编辑签名内容，还可以插入图片,把常用的祝福话语也放入签名中，这样就不会忘记了,内容丰富的签名,减少无谓的沟通,1. 人见人爱的职场新人 自动答复,*Tip：自动回复的同时，可以把邮件设置自动转发。这样你所委托的人就可以很及时处理事情。也可以设置很多邮箱自动转发到你主邮箱中，方便查看。,不要让假期影响工作,不要让工作影响假期,终于休假去旅游了，我要玩个痛快！,羡慕,收到,知道了,休假期间的工作都由小李完成,如果你忘了通知一些人，那么回来后,为什么不试试：,指定好时间，可以避免休假后遗忘。,对于组织外的人，可以选择只答复联系人。同时对于组织外的人可以编辑不同的自动答复！,1. 人见人爱的职场新人 发起约会,。,约会用来解决问题,也可以分享知识,如果有好的经验和技巧，一定要给大家分享呦！,人见人爱的职场新人办事井井有条的员工时间创造价值的高手,目 录,2. 办事井井有条的员工 收件分类,为什么不给邮件分类呢？,每天都会被成堆的电子邮件所淹没.,可以给邮件分为一类，同时也可以不同的类，这样既为了区分，又为了搜索做准备。,2. 办事井井有条的员工 规则及文件夹,2. 办事井井有条的员工存档及本地邮件,2. 办事井井有条的员工快速查找,搜索 工具栏,根据已标记进行搜索,人见人爱的职场新人办事井井有条的员工时间创造价值的高手,目 录,3. 时间创造价值的高手邮件提醒,在接收到需要后继工作的邮件之后 Outlook提供了丰富的手段进行标记和提醒1、通过将邮件拖放到左侧导航窗口的对应位置，可以将邮件 转化为其他类型的事件，如日历的约会，任务等；转化为约会有利于安排工作开始结束时间；转化为任务有利于在完成之前进行提醒；2、将邮件标记为待办事宜可以设置待办事宜的提醒时间；可以在Outlook的搜索文件夹中查看到当前标记为待办事宜的邮件列表。,3. 时间创造价值的高手邮件提醒,3. 时间创造价值的高手邮件提醒,日历的约会往往用于有确定的开始结束时间的事件，该事件一般会独占你工作日程的一个时间段。例如：会议。任务往往用于有确定的结束时间点的时间，该事件可能需要长时间多次工作才能完成。例如：完成某个文档。待办事宜往往用于标记需要在短时间内进行处理的工作。,3. 时间创造价值的高手邮件提醒,点击日历-工具栏-点击日历组-新建日历组-添加组员-查看成员日历,3. 时间创造价值的高手邮件提醒,4、其他分享,又称作,OC,因为：,它是微软即时通讯软件Office Communicator的缩写。,Thanks!,