会议越简单越好课件.ppt

会议准备,非集中式会议,集中式会议,是否采用信息化手段,会议结束,是否采用信息化手段,会议形式,会议场所,会议通知,会议流程,安全保卫,后勤服务,会议纪要,会议评估,是否节能、环保,以人为本,是否高效,会议进行,绿色会议的管理程序,会议准备非集中式会议集中式会议是否采用信息化手段会议结束是否,会议前,会议时,会议后,时间、地点、会议须知、会议议程、参加人员、会议地址等,讨论议题、注意事项等,会议纪要、会议精神等,彩信、邮件、短信等形式,参与人员,广东移动的绿色会议行动,会议前会议时会议后时间、地点、会议须知、会议议程、参加人员、,决策者在绿色会议中的推动力传统角色关键点信息化的绿色会议1.,判断某个会议是否应该开这样的情况下不应该开会具体情况准备不,注：上述所讲会务信息化系统和统一通信多媒体客户端（IMS），将在未来帮助会务工作人员解决许多难题。,传统会议和信息化会务关系系统的比较会务内容传统做法信息化会务,开会的风险点,开会的风险例子解决方案1.交通安全 2.餐饮风险3.,降低风险必做事件,风险控制，不得不做的三件事做法1.成本控制1.信息化2.变,会议时间、时长,人员级别、数量,会议议程,会议组织者,会议城市,会议酒店,设备服务提供商,房间数量,房间物资,会务人员数量,会场面积,用餐形式、餐厅面积,设计物料,会场数量,设备需求,会议发起者,注：最左边的信息点必须由会议组织者向会议发起者反复确认，因为每一个信息点的具体化都将牵涉到大量关联工作,信息点,关联工作,开会的目的通常有以下几种1.集思广益的会议：希望在某领域讨,会议的主题确认 会议主题式放映会议召开目的的议题。一般都先由会议发起者决定会议的主题，由此细化出会议的多个议题形成会议议程，参加者、规模等。,会议的议程确认 会议的议程是会议重要的一环，完整的议程能使与会者很好地理解会议的目的，他们也可以提前准备相关事实与资料。会务人员确定主题后，要迅速细化出会议的多个议题，形成议程，并让会议发起者确认。,注：左摇右摆。个人理解：议程不要在会中随意调动，即兴转变顺序。,会议的主题确认会议的议程确认确认会议主题时要注意的1.会议主,信息收集,分析整理,制订计划,方案执行,结果反馈,收集信息包括但不限于以下内容：1.会议信息（1）召开时间、期望地点；（2）会议议程、会议时长（3）会议设备、物料需求2.与会人员信息（1）与会人员规格（2）与会人员规模（3）与会人员详细信息：重要领导喜好、行程安排；与会代表姓名、性别、级别等,根据各项信息进行划分，是属于满足需求型还是细分需求或是引导需求的。,根据不同需求类型制订会务方案,方案执行的过程中，不断关注各个工作点落实情况，根据最新需求进行应急调整,1.现场执行结果反馈，检查工作落实情况；2.会议结束后总结，为下一次会务工作提升做好准备工作。,创造我们会议管理的“五步曲”模型,信息收集分析整理制订计划方案执行结果反馈收集信息包括根据各项,占绝大多数的会议代表,数量不多，级别相对较高的重要群体,会议接待中的核心人员,类别划分,满足需求型：如果会议人数较多，同时级别要求不高，这种会议服务应当采取标准化和流程化的服务执行方案，保证会议需求得到满足，但是不需超出标准。第一，这一类型会议人数较多，同时导致变动因素增多，因此，保证会议依时顺利召开是基本前提，过多投入服务人力、物力容易造成本末倒置。第二，这一类型会议与会人员规格不高，会议预算相应较少。因此，不提供过分个性化的服务，是绿色会议的要求，也是提高会务工作效率是会务资源按照需要分配的要求。第三，采取标准化和流程化的服务执行方案并坚持这个方案，才能达到会议成本控制的目标。 细分需求型：细分需求是指与会人员中较为重要的群体，在会议中处于第二级别的人员。针对这类群体需根据所得信息制订个性化方案，尽量满足人员的需求。 引导需求型：针对这类群体的需求信息收集渠道较窄，且信息变动性较大，通常需要会议组织者提前制订两套或以上接待方案。引导需求型群体除参加会议意外还会有其他的行程安排，如异地市场考察、重要公关拜访等活动。会议组织者必须时刻保持信息的更新，并及时落实。,模式优点 ：将客户进行等级划分按照不同类型制定相应服务标准，有助于合理利用人员资源，提升团队接待能力，提高满意度。,满足需求型标准化、流程化执行占绝大多数的会议代表细分需求型个,针对满足型群体制订执行方案序号工作项目内容描述主要负责人配合,针对细分需求型及引导需求型群体制定会务执行方案日期时间内容地,设置会议前的“高压线”和“救生衣”,类别高压线救生衣房间没有预留多余房间分配房间时，每种房间类型,物资清单预备表,物资清单会场内场内设备投影仪、投影幕、音响、备用无线麦、备用,物资准备确认表,物资准备确认表工作项目所需物品物品数量关键点控制负责人联系电,投影幕选对放对很重要,1.距离因素投影幕的大小与首排观众的距离、尾排观众的距离息息相关。如果屏幕离首排观众太近，需要抬头观看，容易疲劳；如果屏幕离尾排观众太原，则看不清楚屏幕内容。 （1）1.5米原则和16倍原则1.5米原则：屏幕离地面的距离应至少为1.5米（人做着时视平线离地面一般为1.4米），这样观众就能看到屏幕全貌。16倍原则：第一排观众应该坐在离屏幕宽度1倍的距离之外，而最后一排观众应该坐在离屏幕宽度6倍的距离以内。 （2）对角线法则另外一种摆放标准，前排观众与屏幕的距离应不少于屏幕对角线长度，后排观众与屏幕的距离应不超过屏幕对角线长度的5倍。例如屏幕对角线长度为3米，则前排观众应该在3米之外，后排的观众坐在15米以内。 2.放置方式 单屏，一般放在会场前段演讲台的另一侧；如果没有演讲台，或者会议规格不高、规模较小的会议，也可以放在会场前端的正中间，保证所有与会人员均可清晰看到屏幕内容。 双屏并列，一般放在会场前端正中间，用于演讲期间同时播放不同内容，如演讲思路及视频资料同时展示。 双屏两边各一，用于大型会议使用，使全部与会人员均可清楚看到屏幕内容。注：ppt文字字号最低不小于18号,投影幕选对放对很重要 1.距离因素,指示牌的有效指示,1.欢迎牌 节能减排行动要求减少指引牌的使用数量，因此，欢迎牌只需制作一块，放置于会议报到场所最显眼处。安放地点：会场正门时间：报到当天以及第二天上午,1/20a,1/10a,1/3a,a,logo,参加xx公司xxxx会议的领导和嘉宾们 ！,热烈欢迎,2.签到处 签到处有三种材料：易拉宝、拉网展架、太空架。小型会议采用易拉宝；100以下的中型会议采用拉网展架；100人以上的大型会议采用太空架。安放地点：大堂或会场门外时间：会议前签到期间,1/3a,xx公司xxxx会议,签到处,logo,1/10a,1/20a,a,66cm,xx公司xxxx会议,签到处,logo,16.6mm,8.3mm,220cm,指示牌的有效指示1.欢迎牌 1/20a1/10a1/3aal,指示牌的有效指示,1/20a,1/10a,1/3a,a,logo,xx公司xxxx会议,会场,1.主会场指示牌 安放地点：会场正门、会场门口、电梯口及关键路口、转弯处时间：会议全程,地点：_,1/20a,1/10a,1/3a,a,logo,xx公司xxxx会议,会议进行中,2.“会议进行中”指示牌 安放地点：会场门口时间：会议期间,3.洗手间指示牌 安放地点：会场走廊、洗手间外时间：会议全程,1/20a,1/10a,1/3a,a,logo,xx公司xxxx会议,洗手间,指示牌的有效指示1/20a1/10a1/3aalogoxx公,指示牌的有效指示,1/20a,1/10a,1/3a,a,logo,xx公司xxxx会议,休息区,1.休息区指示牌 安放地点：会场门口、休息区门口时间：会议全程,2.电梯口指示牌 安放地点：会场走廊、电梯口及其余关键路口、转弯处时间：会议全程,1/20a,1/10a,1/3a,a,logo,xx公司xxxx会议,电梯口,3分组讨论会场指示牌 安放地点：分组讨论会场门口、会场走廊、电梯口及其余关键路口、转弯处时间：会议全程,1/20a,1/10a,1/3a,a,logo,xx公司xxxx会议,分组会议第x组,指示牌的有效指示1/20a1/10a1/3aalogoxx公,指示牌的有效指示,1.住宿处指示牌 安放地点：会场走廊、电梯口及其余关键路口、转弯处时间：会议全程,1/20a,1/10a,1/3a,a,logo,xx公司xxxx会议,住宿处,2.用餐处指示牌 安放地点：会场走廊、电梯口及其余关键路口、转弯处时间：会议全程,1/20a,1/10a,1/3a,a,logo,xx公司xxxx会议,用餐处,指示牌的有效指示1.住宿处指示牌 1/20a1/10a1/3,识别牌的有效标示,1.大台卡规格：260mmx127mm设计：三种形式A姓名使用隶书130点：单位、职位使用宋体一号B姓名使用隶书160点：单位使用宋体小初号C姓名使用隶书160点适用会议：为了使台卡录像中清晰可见，应该在电视电话会议及发言席使用大号的台卡,logo,xx公司 李先生 广东公司,logo,xx公司 李先生,广东公司,logo,李先生,A,B,C,2.纸制折叠三角形台卡规格：175mmx90mm设计：三种形式A姓名使用隶书70点：单位、职位使用宋体二号B姓名使用隶书100点：单位使用宋体一号C姓名使用隶书100点。适用会议：适用于中小型会议，纸制台卡特别容易移位，摆放时要注意固定（光面桌面要粘在桌面上，绒布桌面要用夹子固定）,3.有机玻璃台卡规格：175mmx90mm设计：三种形式A姓名使用隶书70点：单位、职位使用宋体二号B姓名使用隶书100点：单位使用宋体一号C姓名使用隶书100点适用会议：在大型会议或重大会议使用显得正规，会议后应该保存好循环再用,识别牌的有效标示1.大台卡logoxx公司 李先生 广东,1.行列识别牌 安放地点：有会议桌、贴在会议桌外侧；没有会议桌，贴在椅子外侧时间：会议全程,识别牌的有效标示,第x排,88mm,2.餐台识别牌 安放地点：餐桌正中面向门口时间：就餐前30分钟至就餐后30分钟,0X,01,1.行列识别牌 识别牌的有效标示第x排88mm2.餐台识别牌,一、通常的会议形式,布置方式体现会议要求布置方式效果适用会议剧院式排座隆重、庄严,1.剧院式排座：隆重、庄严 剧院式是最常用的排座方式之一，适用于大型的乖哦给你做布置会、新闻发布会、电视电话会议等会议。剧院式排座显得隆重、庄严，而且没有桌子的排座形式能最大限度地利用会场空间摆放椅子。 格局布置： 剧院式排座布置一般设有主席台，观众席的座位都面向主席台按行排列，有正面向座位、左面向座位和右面向座位，还有楼上座位。小的剧院式会场只有正面的座位，中间留有通道；大的剧院式会场各个面向都有座位，且有用完善先进的视听设备。 投影幕的位置： 一般处于舞台两侧，靠近背景板并略低于背景板：（1）面积小于300平方米的会场，选用2米x1.5米投影幕；（2）面积小于300平方米的会场，高度在5米以上的会场，选用4米x1.5米投影幕；（3）此外还需要根据最后一排的视觉效果选择投影幕，如会场长度大于25米（即可摆放22排桌椅），应在会场中部两侧增设液晶显示屏。 位置布局：第一排与主席台的距离约34米；第一排与投影幕的距离应4米以上；排与排之间的通道距离约0.50.6米；（可容纳1个身位）； 最后一排与投影幕的距离：（1）15米，选用2米x1.5米的投影幕；（2）20米，选用4米x3米的投影幕。 舞台高度：视会场高度而定，会场高度小于3米，舞台高度应为0.2米；会场高度大于3米，舞台高度应为0.4米。 除了可以在舞台上设置主席台，也可以设置演讲台，供嘉宾轮流上台站立发言。演讲台最佳位置应设立在平台的黄金分割点，即演讲台位于舞台右侧，假设舞台长度为a，那演讲台距离平台左边缘0.618a。黄金分割点符合美学，让人看得舒服，更集中精神。往往这样的细节就能改进会的质量。 ppt文件字体大小： 最小为18号字体（1）选用2米x1.5米的投影幕时，应该15米以内的与会人员都能看清楚；（2）选用4米x3米的投影幕时，应该20米以内的与会人员都能看清楚。,1.剧院式排座：隆重、庄严,通道,通道,通道,通道,通道,最后一排,最后一排,最后一排,通道,背景板,投影幕,投影幕,主席台,剧院式平面图,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,4m,34m,0.50.6m,0.50.6m,20m,通道通道通道通道通道最后一排最后一排最后一排通道背景板投影幕,2.课桌式排座：严肃、学习 课桌式排座也是最常见的会场布置方式之一，适合工作布置会、电力、演讲等活动，小型的课桌式会场也适合学术式讨论。课桌式排座跟剧院式排座一样庄严，比其少了一分隆重，却多了一分学习、实在。剧院式排座的会议像是动员性的全员大会，而课桌式排座让与会者能详细做会议记录，有利于工作的切实布置传达。 面积相等：课桌式排座虽然比剧院式排座容纳的人员少（如25米长的会场，剧院式排座可容纳22排座椅，课桌式排座可容纳15排桌椅），但相对其他排座方式来说，它仍然能最大限度地利用场地空间，所以场地小而人数较多的会议多采用此方式。但课桌式的缺点是前排往往容易挡住后排视线，主席台人员也看不清后排人员。 格局布置：课桌式排座可有三种方式：横向排列、垂直型排列、v型排列。课桌式排座最普通的事把桌子横向排列，但也可以将没拍桌椅排列成语主席台垂直的垂直型排列。这样排座方式更省空间，因为桌子足够宽时，容许桌子两边都坐人，那每排都比横向排列节省了一张桌子的空间。另外还可以使桌子跟主席台成一定角度，称v型。虽然占地空间要大点，但解决了前排挡住后排视线的问题。下面详细介绍横向课桌式排座方式： 投影幕的位置：一般处于舞台两侧，靠近背景板并略低于背景板：（1）面积小于300平方米的会场，选用2米x1.5米投影幕；（2）面积小于300平方米的会场，高度在5米以上的会场，选用4米x1.5米投影幕；（3）此外还需要根据最后一排的视觉效果选择投影幕，如会场长度大于25米（即可摆放15排桌椅），应在会场中部两侧增设液晶显示屏。 位置布局：第一排与主席台的距离约34米；第一排与投影幕的距离应4米以上；排与排之间的通道距离约0.50.6米；（可容纳1个身位）； 最后一排与投影幕的距离：（1）15米，选用2米x1.5米的投影幕；（2）20米，选用4米x3米的投影幕。 舞台高度：视会场高度而定，会场高度小于3米，舞台高度应为0.2米；会场高度大于3米，舞台高度应为0.4米。 ppt文件字体大小： 最小为18号字体（1）选用2米x1.5米的投影幕时，应该15米以内的与会人员都能看清楚；（2）选用4米x3米的投影幕时，应该20米以内的与会人员都能看清楚。,2.课桌式排座：严肃、学习,通道,最后一排,最后一排,背景板,投影幕,投影幕,主席台,4m,34m,0.50.6m,0.50.6m,课桌式平面图,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,通道,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,通道,通道,通道,通道,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,通道,通道,通道,通道,1m1.2m,20m,门口,通道最后一排最后一排背景板投影幕投影幕主席台4m34m0,3.U型式排座：主次分明 U型式排座可以说是小型剧院式排座的进化，它增加了外围u型的座位。U型式排座内外座位体现出会议对象的主次之分。U型内座席应该安排此次会议的主要的、直接的对象，如果是工作布置会就是工作布置的对象。而外部则是企业相关部门人员，同样需要了解这一信息或者是旁听，但未必承担主要责任。 格局布置：投影幕的位置：一般处于舞台两侧，靠近背景板并略低于背景板；（1）最后一排与投影仪的距离小于15米的会场，选用2米x1.5米的投影幕；（2）最后一排与投影仪的距离在15米20米之间，高度在5米以上的会场选用4米x3米的投影幕； 第一排与主席台的距离应3米以上；第一排与背景板的距离应4米以上 ppt文件字体大小：最小为18号字体,背景板,投影幕,投影幕,主席台,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,通道,通道,通道,会议台,会议台,3.U型式排座：主次分明背景板投影幕投影幕主席,4.长桌式排座：权威、正式 长桌式排座亦称为董事会式、传统式、谈判式。除了董事会、谈判会这些正式的会议能使用长桌式排座，也可以作为会议的分会场，分组讨论的布置方式。基本上每个会议场所及企业办公室都固定布置至少一个长桌式议室。 格局布置：长桌式排座一般在较窄一边设立主位，主位可能是一个或者两个、三个，但应该是会议参加者中的最高层、最权威。 投影幕的位置：主位的正对面。 背景板与主位的距离：3米以上，但这距离要根据会议的规格和规模考虑，规格较高、背景板较大的会议要背离背景板更远。 投影幕与最近人员的距离：要保持4米以上才能获得良好的观看视线。 对排之间的距离：对排之间的距离根据主位数决定，但不能超过4米。4米是面对面沟通的最大距离，如果大于这个距离就失去了组织讨论会议的意义。,主位,背景板,长桌,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,投影幕,3m,4m,4m,门口,4.长桌式排座：权威、正式主位背景板长桌座,5.椭圆式排座：弱化主次 椭圆型式排座比长桌式排座要轻松点。长桌式排座给人的感觉就是条条框框，领导领导下的正式讨论会议。椭圆型式排座虽然依然有主位，但进一步弱化了主次之分。如果说长桌式排座是高层领导的回忆，那么椭圆型式更适合高层向中层的工作布置会，或者是中层领导下的工作讨论会。 格局布置：椭圆型式排座的布置方式跟长桌式基本一样。,主位,背景板,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,投影幕,3m,4m,圆桌,门口,5.椭圆式排座：弱化主次主位背景板座位座位,6.双u型式排座：有效汇报 双u型排座客容纳的会议人数较多，适合中型会议。会场一般设有双层u型座位，如人数更多将在u型两边增加座位，人数越多两边的增加作为的排数越多。 双u型的开口处设立一个单独的坐式演讲台，供工作汇报者使用。里面的u型安排较重要的与会者，特别u形顶点是主位，是工作汇报的主要对象。外层u型安排普通与会者。会议室两边的与会者更多地旁听。这种回报工作会议较为正式，汇报者要面对众多领导。 格局布置：首先是内u型的布置，内u型顶点时主位，然后向两边展开。 投影幕的位置在主位正对面；投影幕与内u口的距离应大于4米；背景板应该在u型封口一侧，离最近的作为2米；内u型的内距在4米以内；外u型与内u型的距离保持约1.5米即两个身为宽；外u型座位不要连续排开，应该34个人为一组中间留几条通道，供内u型与会者进入；通道的宽度大概在1.2米。左右两边座位就根据需要决定安排多少排，座位与座位之间、排与排之间的距离按剧院式/课桌式排座标准即可。,投影幕,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,主位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,背景板,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,座位,4m,1.5m,4m,2m,门口,6.双u型式排座：有效汇报投影幕座位座位座位,7.沙发式排座：高端而轻松 我们常在电视中看到沙发式排座的会议，最多出现在我国领导人接访中外来宾的高级会议上。这种形式虽然是高层领导的会议布置形式，但没有严肃、拘谨的气氛。沙发式一种豪华、高贵、舒适的座位，相应的会议气氛轻松，分享与交流的气氛重于讨论。对于企业来说，一般是全国各地或者跨国组织齐聚总部进行讨论交流的会议；或者是两方组织高层进行初步意见交流。 格局布置：沙发式排座很简单，先根据会议规模、人数订立排座方式，一般主位面向门口，大概24位。两边再顺延布置，长度根据人数，但不能太长，太长的话后端的与会者听不清楚主位的发言。 座位与座位之间距离是0.60.8米，中间放置茶几。这种高级会议一般都以茶话会型式举行。两排座位距离应控制在4米左右。沙发式会场布置一般不需要投影幕，它比较重在人与人之间直接的语言交流。,A1,A2,A3,A4,A5,B2,B1,B3,B4,B5,0.60.8m,4m,门口,7.沙发式排座：高端而轻松A1A2A3A4,二、特殊会议的会场布置 特殊会议的会场布置跟普通会议的会场布置比还有一些细节值得注意。电视电话会议于站立式回忆是近年发展迅速的会议形式，也有其自身特点。 1.新闻发布会会场布置（1）选择小型剧院式布置；（2）主席台与记者席之间留出适当的距离供记者拍照，但太大的话也不利于发言人与记者交流；（3）签到处和资料发放出设在会场入口明显位置；（4）预先准备隔音效果好的房间供专访用；（5）需要同步产品展示的，还要考虑在主席台旁或座位后安排一个区域展示商品；（6）有外国记者和来宾参加发布会应该安排好翻译。时间较短、内容较少的发布会可以采用交替传译方式，这样比同声 翻译更准确，而且留给发言人更多思考的时间；如内容较多的发布会，采用同声翻译更节省时间。 2.电视电话会议会场的布置（1）电视会议的布置采取剧院式、课桌式、u型、双u型等形式排座皆可；（2）主席台前会安排多台笔录电视机，供主席台检测其他分会场情况；（3）主会场至少安排两台录像机，一台放置在主席台正对面，专门拍摄主席台及背后的投影幕情况，也称为主录像机；一台放置在主席台左侧，拍摄主会场内观众的情况，又称为全景录像机；（4）分会场有主席台的话，布置基本上跟主会场一样，就是投影幕放松的是主会场的实况转播；如果没有主席台的话就可以略去住录像机，之需要全景录像机把分会场反馈到主会场。 三、桌面布设 许多会议的组织者都意识到会场格局布置的重要性，但往往忽略了演讲太、主席台、与会代表席桌面上这些细节的布置。这些布置应该提前一晚安放调试好，做到既完备又美观。 1.演讲台布置鲜花：会议前1小时摆放好，覆盖台面前部分，但不能遮挡演讲者视线；麦克风：摆放在台面的正中偏左位置；激光笔：摆放在麦克风旁；茶水：摆放在台面右上方，预先通知服务员在开始演讲后加热水；笔记本电脑：会议前1小时摆放好，摆放在台面的正中偏右位置，连接好电源与投影仪，将会议资料拷贝至电脑调好投影位置；电源插座：安装在演讲台下方；台卡：摆放在演讲台正前方。 2.主席台布置鲜花：会议前1小时摆放好，覆盖台面前部分，但不能遮挡演讲者视线；麦克风：摆放在台面的正中偏左位置；茶水：摆放在台面右上方，预先通知服务员在开始演讲后加热水；签字笔：夹在笔记本上；网络使用说明：摆放在台面右方；笔记本：摆放在台面的正中；台卡：摆放在演讲台正前方。 3.与会代表席布置茶水：摆放在台面右上方，预先通知服务员在开始演讲后加热水；签字笔：夹在笔记本上；网络使用说明：摆放在台面右方；笔记本：摆放在台面的正中；笔记本电脑：摆放在台面左方；电源插座：安装在座位下方；网络使用说明：摆放在台面右方；,二、特殊会议的会场布置,1.剧院式（课桌式）排座座位排序 剧院式（课桌式）座位排序方式分设主席台和不设主席台两种。 设主席台：主席台面向观众席（1）人数为奇数时，正中为主位，坐身份最高的领导。然后以领导的左边为大原则，依次先左后右排列，即最高领导人的左侧是第二位领导人，右侧是第三位领导人，以此类推；（2）人数为偶数时，中间的两个座位都是主位，但左边为第一主位，右边为第二主位（以面向观众席的角度为准），然后依次按左大右小原则排列；（3）观众席上第一排以中间向两边按左大右小原则排序；第二排开始，从左至右，依次呈“之”字型进行排列。因为主席台上的领导可能只是这次会议主要的发言者，或者进行汇报工作，但不代表观众席的员就比主席台的领导层级要低，所以就算是观众席的第一排都应该按层级排序，以示尊重。 不设主席台：观众席第一排为领导座位：（1）当第一排人数为奇数时，正中为主位，以领导的左边为大原则，依次先左后右排列；（2）当第一排人数为偶数时，取正中两个座位的左座位为主位，右边为第二主位，然后依次按左大右小原则排列；（3）第二排开始则按姓名拼音字母，从左至右依次呈“之”字型进行排列。,背景板,主席台（面向普通席位）,7 5 3 1 2 4 6,主位,15 13 11,9 8 10,12 14 16,17 18 19,20 21 22,23 24 25,26 27 28,29 30 31,32 33 34,背景板,主席台（面向普通席位）,8 6 4 2 1 3 5 7,主位,16 14 12,10 9 11,13 15 17,18 19 20,21 22 23,24 25 26,27 28 29,30 31 32,33 34 35,门口,门口,1.剧院式（课桌式）排座座位排序背景板主席,2.U型式排座座位排序 之前已经介绍过，u型会场布置的排座方式是剧院式外围在增加u型座位，所以u型会场内席座部分的座次排序跟剧院式一样。当排完主席台与内座席后，外围u型座位则从左至右，依次呈“之”字型进行排列。,背景板,主席台,7 5 3 1 2 4 6,10,8,9,11,12,13,14,15,19,18,17,16,20,21,22,23,25,24,通道,通道,26,27,28,40,41,42,2.U型式排座座位排序背景板 主席台7,3.长桌式排座座位排序 安排座位时应该主客方各在长桌两边，主方面向门口，条件与许的话主位正对门口。（1）当长桌的一边与会人数为奇数时，正中为主位，然后以领导的左边为大原则，依次先左后右排列。（2）当长桌的一边与会人数为偶数时，正中两个座位的左边为主位，右边为第二主位，然后再依左大右小原则排列。,A1,A2,A4,A6,A3,A5,A7,B3,B1,B5,B7,B2,B4,B6,主位,主位,门口,A2,A1,A3,A5,A4,A6,A8,B3,B1,B5,B7,B2,B4,B6,主位,主位,门口,A7,B8,3.长桌式排座座位排序A1A2A4A6A3,1主位,背景板,4,6,8,10,2,5,7,9,11,3,投影幕,圆桌,门口,4.椭圆式排座座位排序 椭圆式布置的主位是两种摆法，一种是在弧度较缓的一边，一种是在弧度较陡的一边。主位正对面不要摆座位，以免遮挡住投影幕，确定主位后，即以主位的左边为中心，依次先左后右排列。,背景板468102579113投影幕圆桌门口,投影幕,12,10,8,4,6,11,9,7,5,3,14,16,18,20,22,24,25,主位,23,13,15,17,19,背景板,26,28,30,32,27,29,31,33,35,门口,1,2,21,34,5.双u型式排座座位排序 在布置双u型会场时，主位位于内u型的底部，一般坐12人。当出现两个主位时，取两个座位的左边为主位，右边为第二主位，然后再依次按左大右小的原则排列。 外u型的话从u口左侧，即外u型左端开始，依次按左大右小的原则排列。最后，如果双u型外还有竖排座位的话，应该由上至下依次按左大右小原则排列。,投影幕121084611975314161820222425,A1,A2,A3,A4,A5,B2,B1,B3,B4,B5,门口,主位,主位,A：主方B：客方,6.沙发式排座座位排序 沙发式会场布置适用于外宾会谈、上级领导座谈。所以会谈双方一般分开两边来坐，面对门口方向的左方是主方，右方是客方，然后两个主位处于横排中央。主位确定后，然后以靠近双方主位为大原则，依次排序。,A1A2A3A4A5B2B1B3B4B5门口主位主位A：主方,二、合影位置排列原则 会后的合影位置排列也非常讲究，提前掌握排序原则，做到快、齐、准，让与会者怀着愉快的心情留影纪念。（1）一般重要的会议之后，主席台的嘉宾都会一齐合影留念。合影时会以坐和站两种形式。（2）当领导人数为奇数时，正中为主位，然后以两道的左边为大原则，依次先左后右排列。（3）领导人数为偶数时，取正中两个座位的左边为主位，右边为第二主位，然后再依次按左大右小原则。（4）第二排开始可以不进行排序，由摄影师和会务人员进行组织，以最快的速度列队；第三排及以后就要站在梯级式铁架上。（5）考虑到女士穿高跟鞋不方便上铁架，应该尽量安排在第二排。（6）所有人列队完毕之后，再请第一排的领导就座。 三、宴会排位原则 在中国的酒文化中，很重要的一项就是酒桌上位置的安排。会务人员应当提前将各个代表的就餐位置按代表的级别顺序排好，通过现场人员指引安排就座。这样不仅能保证井然的秩序，还能避免不必要的尴尬。 宴会的排位，通常又可分为桌次安排与席次安排两个具体方面。桌次的安排和席位的安排，与会场座位排序和合影位置排列原则不同，宴会的排位“以右为尊”。 桌次安排： 在宴会上，倘若所设餐桌不止一桌，则有必要正式排列桌次。排列桌次的具体讲究有三：（1）以右为上。当餐桌分为左右时，应以居右之桌位上（此时的左右，实在室内根据“面门为上”的规则所确定的）,1,2,门口,二、合影位置排列原则12门口,（2）以远为上，当餐桌距离餐厅正门有远近之分时，通常以距离门远者为上。,1,2,（3）居中为上，当多张餐桌并排列开时，一般居中央者为上。,1,3,2,1,2,3,门口,门口,（2）以远为上，当餐桌距离餐厅正门有远近之分时，通常以距离门,中餐宴会上席次安排如下： 单主位：取正中面门为主位，然后以领导的右边为大原则，依次先右后左排列； 双主位：取正中两个座位的右边为主位，左边座位为第二主位，然后再一次按先右后左排列。,主位,2,1,3,4,5,6,7,8,9,10,11,门口,主位,2,1,3,4,5,6,7,8,9,10,门口,主位,西餐宴会上席次安排如下： 横排正中为主位，其正对面为副位，然后以领导右边为大原则，依次先右后左，先主后副排列。,主位,副位,1,2,4,3,6,7,11,10,5,8,9,12,中餐宴会上席次安排如下：主位2134567891011门口主,饮食禁忌,各种信息化会议形式,饮食禁忌 民族饮食禁忌回族猪肉苗族蛇肉藏族鱼肉满族狗肉蒙古族,签到：快速高效,签到方式说明优点不足簿式签到与会者在会议工作人员预先准备好,会议记录的架构,主要部分具体内容要求会议概况名称记全称时间开始时间和结束时间,会议记录格式规范化（例）,会议记录格式规范化（例） 会议名称主办部门时间年 月,会议总结表格,xx年x月x日会议总结会议时间x月x日地点xx 会议名称参,一、电子归档好处多 调阅方便，提高利用。各个部门在权限范围内可以自由调阅档案，简易快捷，节约人力和时间，提高办事效率，提高了其利用价值。 少投多产，节约成本。一次投入，可以多次产出、循环利用。以电子数据的形式存储纸质资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无须固定的牢房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力。 保持完整，延长寿命。将纸质文件扫描进微机，只要电子档案不丢失，就能长时间保持原样，不会出现失真、字迹模糊等问题，可以无限期利用下去。 节省空间，减少管理。电子化归档会议文件，在服务器的硬盘中进行保存，节省大量的 储存空间；同时，只需要定期进行适当整理，而不需要像管理纸质档案那样繁琐低效。二、电子归档“四要法则” 归档要及时、快速。会议结束之后，要及时整理归档会议文件，这不但可以尽早完成会议的善后工作，避免会议文件遗失，也可以促进档案管理工作的完善，避免其工作大量积压、档案管理不善等情况。 归档要规范、统一。将文件的归档要求以程序语言的形式编制在会议管理模块中，不符合格式的电子档案都无法归档，从而使档案管理标准统一，解决了目前纸质档案管理中的内容不齐全、质量不高、规格不统一等问题。 归档要准确、全面。对某次会议中文件进行归档，一定要全面，不要残缺不全。如果发现文件遗失，要及时找到相关负责人补全，这样才能保证档案的完整性。 归档要明晰、安全。传统的纸质档案一旦按某种分类方法归档装订后，就很难再改变，缺乏灵活性。电子化归档之后，可利用关键字进行检索，简便明了，省时省力。同时，文件归档应根据其重要性级别区别对待，有些文件在本部门的资料室保存即可，有些重要文件要移交公司总部等上级部门归档，这样才能更好地保存文件。还要加强数据的保密处理，防止人为的数据破坏。三、会议文件归档的范围如下 ： 会议正式文件，如通知、决定、决议、计划、报告等； 会议参阅、引用的文件； 会议安排的发言稿； 会议记录以及会议纪要、会议简报等会后形成的文件； 其他有价值的会议文件。,一、电子归档好处多,