行政后勤管理篇.doc

天祥建筑工程公司规章制度汇编第三篇 行政后勤管理篇十五 员工行为规范第一条 遵纪守法 廉洁奉公 服从指挥 接受监督    一、遵守国家法律、法规和公司的规章制度，认真履行岗位职责。二、不向外人谈论本企业的机密，不向市场竞争对手透露有关业务方面的情况和提供业务技术方面的帮助。三、保管好文件，废弃文件应予以销毁。四、严禁私自带非公务人员进入办公室、档案资料室、仓库和金库等场所。五、严禁私自经营与公司业务有关的商业或兼做公司以外的职业。六、不得利用工作机会和便利谋求私利，假公济私，贪污腐化。七、克已为公，忠诚公司，时刻牢记我们的工作和权力是公司赋予的。八、服从上级指挥，如有不同意见，应婉转相告或以书面陈述，一经上级主管决定，应立即遵照执行。第二条 爱岗敬业 忠于职守 勤奋高效 保质保量一、以集体利益为重，个人服从集体；以工作为重，不计较个人一时的得失。二、提前五至十分钟到达工作岗位，清洁办公室卫生，做好进入工作状态的准备；上班不看无关书刊及报纸，不串岗聊天，不拔打私人电话，不玩电脑游戏。三、按时下班，整理好文件、办公用品，并清洁周围环境，保持良好状态。四、认真负责处理好自己每天的工作，做到当天工作当天完；提倡天天有进步，上下道工序之间的工作必须认真交接，事事有着落。五、领导交办的事情要迅速处理，并及时汇报，勿因疏忽而造成损失。六、开会时间不迟到；确定不能参加会议时，提前告诉会议召集人。七、召集会议应提前发书面通知，说明开会时间、地点、会议议题和结束时间，并确保通知到参加者。第三条 关心企业 团结同志 统一理念 荣辱与共一、不在任何场合做任何有辱民族尊严和损害企业形象的言行。二、树立全局观念，团结协作，确保上下左右的无缝协作。三、同事之间要和谐相处，互相尊重，不说是非话，不恶言相向，不诋毁同事声誉，不讥讽他人成绩。四、对人对事坦诚、公正、客观。五、领导者善于与下属沟通，坦言相告，正确对待不同意见，悉心帮助下属提高。六、勇于承担责任，经得起失败和挫折，培养良好的心理承受能力。第四条 形象得体 举止文明 礼貌待客 热情服务一、员工应衣着整洁、仪表端庄、言语亲切、举止大方，形象自然，外在气质得体。二、上班时间穿工作服，佩戴胸卡，不在办公场所着无袖衣、背心、超短裙。男员工不留长发，女员工宜淡妆。三、公司大力提倡和推行使用文明服务用语，禁用忌语。四、接听电话要“您好”开头，“再见”结尾；对于打错的电话要解释，忌生硬回绝，影响企业形象；电话语言简练，不因长时间占用电话而影响工作效率和下一个来话的接听。五、上级到办公桌前应起立，当领导示意时再坐下；来人来访应主动热情接待，周到服务。六、上级领导到办公室检查工作时应起立表示欢迎，示意坐下时再继续工作；业主到工地检查工作时，相关人员要陪同。七、办公场所各种设施和办公用具放置合理、有序。特殊场合设置禁止吸烟标志。第五条 尊重知识 崇尚科技 学而不厌 勇攀高峰一、崇尚科技，尊重知识，尊重人才，建设良好的人才培育环境。二、加强本职业务技术的学习，不断更新知识，适应本行业发展的需要。三、加强政治学习，不断提高道德修养和理论水平。四、不断学习先进管理经验，加快企业发展步伐。五、不固步自封，勇于创新，努力培育学习型的组织和学习型的人生。第六条 诚实守信 求真务实 锐意创新 追求卓越一、工作从实际出发，脚踏实地，切忌浮夸。二、不墨守成规，要不断进取，勇于创新，敢于尝试和承担风险。三、注重调查研究，勇于荐言献策，向公司提有参考价值的意见和建议。第七条 本规范由人力资源部负责解释。第八条 本规范自发布之日起实行。十六 员工考勤、请销假管理办法第一条 为加强对员工考勤和请销假的管理，特制定本办法。第二条 出、考勤制度一、为保证良好的日常工作秩序，提高工作效率，公司实行统一的出考勤制度。二、员工出勤天数与工资直接挂钩。三、员工应自觉遵守公司规定的出考勤制度和作息时间（作息时间根据季节变化，由公司决定，办公室通知）。四、员工每年工作日为 天，每月出勤天数达到国家法定工作日（即当月天数减去国家法定节假日和休息日）发当月全工资；不足者，按缺勤工作日数的工资总额减发当月工资。说明：国家法定节假日是指国家规定的11天节假日；休息日是国家规定的每周两天休息日；日工资额月标准工资÷（当月天数当月国家法定节假日与休息日总天数）；缺勤工作日数的工资总额日工资额×缺勤工作日数。五、公司办公室负责机关员工考勤，项目部办公室负责项目部员工考勤，（每天上、下午上、下班时间和中途均进行考勤）；月底由公司办公室汇总考勤表，送财务部计发员工工资。第三条 休假，事假，病假，婚、丧、产假制度一、当月本人休假日、事假日、病假日等累计在当月国家法定节假日和休息日的总天数之内可以互换（互代），但必须经部门或项目部主要领导批准。二、员工全年总假期为115天（含国家法定节假日、休息日以及员工本人所请的病、事假），其计算起止时间为上一年的4月1日至当年的3月31日（以下称“年计算周期”）。三、休假（指国家法定节假日、休息日的休息）1、员工休假的安排：（1）公司机关员工休假，一般情况下，按照国家法定节假日和休息日规定的日期休息；由于工作需要，各部、办要求员工在法定节假日和休息日工作时，由相关部、办领导将员工名单报公司办公室备案，并在事后安排倒休；否则，追究相关部、办领导的责任。（2）项目部员工休假，由于工程项目施工任务的特殊性，由项目经理会同办公室主任根据施工任务的需要，严格按照国家法定节假日和休息日的规定安排员工轮流倒休。 2、确因工作需要，员工“年计算周期”内累计工作日数超过250天时，经公司办公室对员工“年计算周期”实际工作日数进行考核统计后，按实际超过的天数补发未休假工资，计算方式为：115天“年计算周期”休假、事假、病假总天数×月标准工资（元）÷20.83天 3、由于工作需要，员工请假未经批准或无故不请假、擅离岗位者，视为旷工。4、年终（春节前后）休假由公司统一安排（是否给工资，给多少天工资按国家相关规定执行执行）；若暂无施工项目、或冬、雨季无法施工，导致员工暂时无具体工作，公司或项目部安排返家休息，又未得到公司解聘通知、当工程启动通知返回公司上班者，其间公司发给员工基本工资（休假时间列入全年假期内）。 三、事假员工当月休假、病假累计天数已达到当月法定休假总天数时，超事假，则按事假天数扣发工资。计算方式为：扣发工资额月标准工资÷（当月天数当月国家法定节假日与休息日总天数）×事假天数四、病假1、员工生病须休病假，原则上凭医院的诊断证明，并填写“病假申请单”，送项目部或机关职能部门主要领导批准后，报公司主管行政工作的领导签批，并将申请单送回公司办公室或项目部办公室登记后病休。急诊病例可打电话请假，病愈后带医院诊断证明补办请假手续。否则视情况按旷工处理。机关职能部门领导、项目部副经理以上人员请病假，直接报公司主管行政工作的领导签批。2、员工当月休假、事假累计天数与已达到当月法定休假总天数时，超病假，则按病假天数扣发工资。计算方式为：病假3天内：扣发工资额月标准工资÷（当月天数当月国家法定节假日与休息日总天数）×病假天数×70%；病假 4-10天：扣发工资额月标准工资÷（当月天数当月国家法定节假日与休息日总天数）×病假天数×80%；病假10天以上30天以下：扣发工资额月标准工资÷（当月天数当月国家法定节假日与休息日总天数）×病假天数×90%；连续病休一个月以上停发工资和补助，视情况解聘。五、婚、丧、产、计划生育假上述假可参照有关规定执行。六、培训1、公司组织或派出的岗位培训，按正常上班考勤。2、凡员工自行安排学习的，不计出勤，按事假处理，但事前必须经项目部或公司机关部门领导同意并报公司总经理批准（并由公司办公室或项目部办公室登记），否则按旷工处理。第四条 旷工处理办法一、员工旷工一天减发当月标准工资的20%，旷工二天减发当月标准工资的40%，三天减发当月标准工资的60%，四天减发当月标准工资的80%，五天减发当月标准工资的100%。二、旷工五天、累计旷工半个月，视情况做自动辞职、解聘或除名处理。第五条 员工请事假和休假的审批程序1、机关职能部门领导、项目部副经理以上人员请事假1天（含）以上或连续休假2天（含）以上的报公司办公室，主管行政工作的公司领导审签后，由总经理审批；2、其他人员请事假3天（含）以内和一个月内连续休假4天（含）以内的，由各单位（指机关职能部门和各项目部）主要领导审批，报公司办公室备案；3、其他人员请事假超过3天（含）和一个月内连续休假超过4天的，由各单位主要领导审签同意后，报公司办公室由主管行政工作的公司领导审批。4、上述人员请事假或休假均应填写“事假申请单”或“休假申请单”，按以上程序审批，并将“事假申请单”或“休假申请单”送回办公室，以作为考勤的依据。第六条 本管理办法所说的标准工资，即月工资总额，含基本工资、岗位务工资、技能工资，奖金。第七条 本管理办法由公司办公室负责解释。第八条 本管理办法自 2013 年 4 月 1 日起实行。十七 会议制度第一条 会议是指单位组织按限定时间、地点和程序，有组织地进行的议事活动。为规范公司的会议，提高工作效能，特制定本制度。第二条 会议分为公司会议、项目部会议、部门会议、班组会议以及其他各种组织机构举行的会议。第三条 本制度确定的各项会议是公司管理工作所必须的，公司与项目经理部两级领导均应按照本制度的规定，认真严格地组织会议，提高会议质量，充分发挥会议在企业管理中的重要作用。第四条 公司会议由公司主要负责人批准，办公室承办作具体安排，其余各种会议原则由组织召开会议单位的主要负责人安排。第五条 会议的主持人可以根据实际情况调整会议召开的时间，确定本次会议的议题，但必须提前向承办者下达指令，以利于做好会议的各项准备工作。第六条 会议承办者至少提前一天通知与会者会议的时间、地点及主要议题，准备好会议室和会议所需的文件资料。第七条 承办者负责会议记录，按程序起草和印发会议的决定、决议、会议纪要，以及其他需要存档的各种文字资料。第八条 公司级会议一、总经理办公会1、时间：临时决定。2、参加人员：公司领导、办公室主任及议题相关部门负责人。3、主持人：总经理。4、主要议题： 研究公司发展的重大事项，并形成决议； 研究公司机关部门领导、项目经理、项目副经理等人员的调动、任免、奖惩以及公司员工的晋职晋级等人事事项； 研究半年、一年的工作总结，布置下半年和明年的工作要点和安排； 研究项目经理和职能部门负责人提出的、非总经理一人能够决策的重大事项； 审议并批准公司的各种规定、制度； 总经理认为有必须研究决定的其它事项。5、承办：公司办公室 通知与会人员开会的地点、时间、议题； 准备或审核会议议题方案，并提前一周将议案报总经理及分管该项工作的公司有关领导； 会议接待、安排食宿； 会议记录； 根据决议修改、完善议案或整理纪要，经总经理审批后下发有关部门或单位执行； 了解会议决议的执行情况，并及时将情况反馈于总经理。二、公司工作例会1、时间：每周二上午9：00。2、参加人员：公司领导、机关各部、办领导。3、主持人：总经理（助理）。4、主要议题： 机关各部领导简要汇报上周工作情况、存在问题以及需公司解决事项； 由公司领导协调解决项目部、机关各部门之间在业务管理工作中存在的问题； 公司领导单独研究有关问题； 布置阶段性工作。5、承办：公司办公室 通知与会人员开会的地点、时间； 会议记录； 必要时整理会议纪要，经总经理批准后下发有关单位执行。三、机关各部领导协调会1、时间：每月最后一天。2、参加人员：公司领导、机关各部办领导。3、主持人：总经理。4、主要议题： 各部领导汇报上月工作情况，安排下月工作； 研究公司存在的带有倾向性的、较普遍的问题，并提出解决的办法； 公司领导按分管工作进行讲评，总经理全面讲评，并布置下月的主要工作。5、承办：公司办公室 通知与会人员开会的地点、时间； 对重要问题以书面形式报告总经理。四、公司机关月讲评会1、时间：每月1日至5日。2、参加人员：公司领导及机关全体人员。3、主持人：总经理（助理）。4、主要议题：公司机关各部、办领导汇报上月的工作情况和当月的工作计划，公司各分管领导讲评分管的机关工作，总经理总讲评。5、承办：公司办公室 收集讲评素材； 通知开会时间、地点；五、公司施工生产动员会1、时间：每年春节后复工之初。2、参加人员：公司领导、机关部办领导及有关人员、项目经理及副经理、项目部业务部门主任及副主任，视情况公司全体员工参加。 3、主持人：总经理。4、主要议题： 主管生产的副总经理做施工生产动员报告； 项目经理汇报本年度的工作安排； 总经理讲话，主要针对本年度的工作特点提出要求。5、承办：公司办公室 通知与会人员开会的地点、时间； 准备会议文件； 拟文下发会议文件。六、公司经济活动综合分析会1、时间：每年二次，一般在每年7月、12月下旬召开。2、参加人员：公司领导、办公室主任、经营部部长、物资部部长、财务部部长。3、主持人：总经济师。4、主要议题： 财务部部长报告公司各项经费收支情况，存在主要问题及解决办法； 经营部部长报告公司各个项目部产值完成情况及成本控制效果； 办公室主任、物资部部长分别报告公司半年、年终物资盘点汇总情况； 针对上述报告，公司领导及其他与会人员研讨改进意见及解决办法，最后总经理决策。5、承办：公司财务部主办、经营部协办 财务部和经营部提前一周将汇报的内容以书面形式报总经理； 财务部提前两天通知与会人员会议召开的时间、地点、具体议题； 财务部负责会议记录并根据需要形成会议纪要。七、工程项目成本控制、核算、分析会1、时间：每项工程召开三次，分别在工程开工前、主体结构完成、工程竣工后召开。2、参加人员：公司领导、经营部部长、财务部部长、物资部部长、项目经理、现场经理、技术经理、经营部主任、物资部主任。3、主持人：总经济师。4、主要议题： 项目经理（经营部主任）汇报工程预算、主体结构成本控制及工程竣工结算等情况； 总经理及其他与会人员研究分析存在的问题，并提出相应的对策、措施。5、承办：公司经营部主办，财务部、物资部协办。 经营部提前一周通知项目部经理作好汇报资料的准备工作； 通知开会时间、地点；八、公司年终总结表彰会1、时间：每年春节前。2、参加人员：公司全体员工。3、主持人：总经理助理。4、主要议题： 总经理作一年工作总结报告； 副总经理宣布表彰令； 公司领导向受表彰人发奖励证书和奖品。5、承办：公司办公室 组织撰写年终工作总结报告及其他相关文件； 编制会议经费预算，并报批； 选购奖品、安排会餐； 布置会场； 编制会议议程。九、公司业务专题会议1、时间：由公司机关各部办领导根据工作需要报主管领导批准后召开。2、参加人员：本业务系统有关人员，公司主管领导视情况参加。3、主持人：相关部、办领导。4、主要议题：主要研究本业务系统工作，具体议题由各部办领导确定。5、承办：机关相关部、办。 定会议议题，并准备相关的文件、资料； 通知开会时间、地点； 整理会议纪要，报主管领导审核，总经理审批。十、施工合同、竣工结算评审会1、时间：合同草案拟定后。2、参加人员：公司有关领导、经营部部长、物资部部长、技术工程部部长、项目经理及相关人员。3、主持人：经营部部长。4、主要议题： 评审工程总承包合同； 评审工程分包合同； 评审工程劳务合同等合同； 评审竣工结算。5承办：经营部主办、物资部协办第九条 项目经理部级会议一、项目部工作例会1、时间：每周六下午。2、参加人员：项目经理、技术经理、生产经理、各部主任、办公室主任。3、主持人：项目经理。4、主要议题： 总结一周的工作情况，主要研究存在的问题和解决的办法； 分析人员的思想状况和工作态度，并按分工做好思想工作，调动员工的积极性。5 承办：项目部办公室。 通知与会人员开会的地点、时间； 会议记录； 必要时整理会议纪要，经项目经理批准后下发执行。二、施工生产动员会1、时间：公司施工生产动员会的第二天。2、参加人员：公司有关领导、项目部全体人员、劳务分包单位全体人员。3、主持人：现场经理。4、主要议题： 项目经理作施工动员报告； 劳务队和分包单位负责人表决心； 公司领导讲话。5、承办：项目部办公室主办、公司办公室协办三、施工生产调度会1、时间：每周1-2次，必要时每天一次。2、参加人员：现场经理、技术经理、各部主任、各专业工长、施工队负责人、分包单位负责人及其相关工长。3、主持人：项目经理。4、主要议题： 各工长或分包单位负责人汇报各自专业的施工进度及需要协调解决的问题； 安排施工进度计划； 协调各专业的交叉施工。5、承办：工程部 通知与会人员开会的时间、地点； 会议记录； 必要时整理会议纪要，经项目经理批准后下发执行。四、施组设计交底会1、时间：工程正式开工后。2、参加人员：现场经理、技术经理、工程技术部主任、各专业工长。3、主持人：项目经理。4、主要议题：由项目经理宣讲施工组织设计，主要讲解施工部署、施工准备、主要分项工程的施工方案、保证措施以及施工现场平面布局。5、承办：技术质量部。 通知与会人员开会的时间、地点； 会议记录； 整理会议中提出的问题。五、施工方案交底会1、时间：分部或分项工程开工前一周。2、参加人员： 土建工程施工方案交底：技术经理、工程技术部主任、技术员、质检员、试验员、测量员、土建专业各工长； 专业施工方案交底：安装专业相关技术人员、工长、分包单位负责人、工长、质检员。3、主持人：技术经理。4、主要议题：由技术经理分别讲解土建及安装专业各分部或分项工程的施工方案。对关键或重要部位的施工方法、工艺进行必要的研讨，以形成共识，便于组织实施。5、承办：技术质量部。六、重点部位施工技术交底会1、时间：分项工程及其重点部位开工前2天。2、参加人员：相关工长、施工队负责人及班组长。3、主持人：技术经理、工程部主任。4、主要议题：由技术经理、工程部技术主任分别讲解质量标准、施工工艺和安全措施。5、承办：工程技术部 通知开会地点、时间； 办理签到手续。七、工程质量讲评会1、时间：每周监理会召开后的第二天。2、参加人员：项目经理、现场经理、技术经理、技术质量部主任、工程部主任、各专业工长、施工队负责人及主要工种负责人。3、主持人：技术质量部主任。4、主要议题： 技术经理通报监理会议上监理提出的施工质量问题； 质检员报告上周施工质量情况； 技术质量部主任、工程部主任讲评施工质量； 项目经理有针对性地提出要求。5、承办：工程部。 通知开会时间、地点； 会议记录、会议签到； 整理会议纪要。八、文明安全施工讲评会1、时间：每周一次。2、参加人员：项目经理、现场经理、专职安全员、各工长、施工单位及其各工种负责人和安全员。3、主持人：现场经理。4、主要议题： 安保部主任讲评安全文明施工情况； 项目经理有针对性地提出安全、文明施工管理的要求。5、承办：安保部。 通知开会时间、地点； 会议记录、会议签到； 整理会议纪要。九、月小结会（1）时间：每月最后一天。（2）参加人员：项目部全体人员。（3）主持人：项目经理。4、主要议题： 由各部、办主任汇报本部门的工作； 项目经理总结一个月的工作，安排下月工作； 表彰好人好事。5、承办：项目部办公室。 通知开会地点、时间； 准备会场； 会议记录。十、工作方法工程论文报告会1、时间：12月底。2、参加人员：公司有关领导、项目部全体管理人员。3、主持人：项目经理。4、主要议题：每位管理人员阐述自己的工作经验、工作方法或工程论文。5、承办：办公室负责会务工作，并在开会前一周收集每位管理人员将稿，并报项目经理审阅。十一、年终物资盘点会1、时间：每年12月。2、参加人员：公司物资部长、项目经理、项目副经理、办公室主任、物资部主任。3、主持人：项目经理。4、主要议题：物资部主任汇报项目部年终物资盘点情况。5、承办：项目部办公室和物资部 通知开会地点、时间； 准备会场； 准备年终物资盘点材料。十二、年终总结会1、时间：每年1月初。2、参加人员：公司有关领导、项目部全体人员。3、主持人：办公室主任。4、主要议题：项目经理总结一年的工作。5、承办：办公室 通知开会地点、时间； 准备会场；第十条 公司级会议和项目部级会议可视情况合并召开。第十一条 会议纪律：与会者必须准时出席会议，迟到5分钟内罚20元，半小时以上一小时内的罚款50元；擅自不出席者罚款100元；中途擅自退会，按擅自不出席会议处理。第十二条 与会者因为种种原因无法出席会议，必须提前半天向会议承办单位的负责人说明情况，经会议主持人批准后方可，否则按擅自不出席处理。第十三条 与会人员必须围绕会议议题，认真思考，做好笔记，提出自己的看法，发表自己的观点和言论，做到知无不言。第十四条 本制度由公司办公室负责解释。第十五条 本制度自发布之日起实行。十八 办公室管理规定 第一条 办公室是处理业务、办理公务的固定场所，体现企业人员素质和企业管理水平。为加强对办公室的管理工作，特制定本规定。 第二条 办公室的管理工作由公司办公室负责。各办公室内的负责人即为该办公室责任人，负责根据公司的有关规定进行管理。第三条 公司员工每天下午下班前，必须认真打扫办公室的卫生，做到整齐、清洁，整理好桌面，将重要文件资料锁入文件柜或抽屉内，关闭办公设备电源，关闭电灯，锁好门窗，保证办公室的安全。第四条 上班时间，必须按规定着装，并保持服装整洁，讲求良好的精神面貌和礼节礼貌。第五条 领导进入办公室内应起立，进入领导办公室要敲门报告；办公桌上的文件资料和办公用品要摆放整齐；垃圾做到随时清理，严禁将喝剩的茶水倒入洗手盆或卫生间地面；提倡不在办公室内吸烟，严禁乱扔烟头纸屑。 第六条 办公室内不许摆放与工作无关的物品；不许做与工作无关的事情；不许大声喧哗；不许随地乱扔杂物；不许无关人员随意进入；不许在办公室内安排人员留宿。第七条 要爱护办公室内的一切办公设备和设施，要按照操作规程使用办公设备，不许用公司的办公设备办私事。 第八条 违反上述规定，造成损失的，视情况给予50100元罚款。第九条 本规定由公司办公室负责解释。第十条 本规定自发布之日起实行。十九 公文管理规定第一章 总 则第一条 公文是指公司在公务活动中形成和使用的文书。为规范公司公文，保证公司日常公文按程序正常运行，促进和提高公司组织管理工作的科学性、有效性和规范性，根据国家有关公文格式的规定，结合公司实际工作需要，制定本规定。第二条 公司主要应用公文形式有：命令、决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要、合同等。第三条 公司公文带有法律性、权威性、责任性，因此，必须严格按照公司的统一规定，制作和收发公司公文。第四条 公司公文加盖公司印章或领导签字后正式生效。第五条 公司全部公文归公司所有，并分别由专人进行保管，遇有人员工作调动，必须认真移交文件资料，任何个人不得私自占有。第六条 公司公文内容均属企业秘密，公司员工必须严守公司秘密，未经批准不得擅自复制、传递和销毁。第七条 公司办公室是公司公文的管理机构，负责公司公文的管理工作，并指导各部门公文处理工作。第八条 公司行文规则：注意隶属关系，尊重机构职权；精减文件，严格控制发文数量和范围；在一般情况下，不得越级行文。第二章 公文分类第九条 命令，是公司颁布的具有强制性、权威性和指定性的文件。如任免令、嘉奖令等。第十条 决定，是公司对于重要事项或重大行动做出安排而撰制的文件。第十一条 通知，是公司用于批转下级单位，转发上级单位和隶属单位的公文，是传达告知要求下级单位办理和执行的事宜的一种文书。第十二条 通报，是公司用于表彰先进、惩戒错误或向下属单位及有关人员传达重要情况的周知性文件。第十三条 报告，是下级单位向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议而使用的文书。第十四条 请示，是下级单位向上级单位请求指示、批准事项而使用的文书。第十五条 批复，是上级单位批示和回复下级单位请示事项时所使用的文书。第十六条 函，即是信，它是上下级、平行或不隶属单位之间互相询问、答复问题和洽商工作时使用的一种文书。第十七条 会议纪要，是记载和传达会议事项和主要精神的文件。第十八条 合同，亦称契约，是当事人之间设立、变更、终止权利义务关系的协议。第三章 公文制作第十九条 公文的制作是制作人在传达政策、发布命令、周知事项、汇报工作、总结经验等时，通过全文表达基本意图或意见的行为。第二十条 公文制作必须本着准确、及时、保密的原则。依据会议记录和相关规定，语言要简练，事实要准确，叙述要清楚，意见要明确。第二十一条 公司公文制作程序：一、公司领导和办公室安排的公文，由办公室拟制；各部门安排的以公司名义上报或下发的公文，由该部门负责拟制，办公室进行审核。 二、公文初稿形成后，填写公文发文稿纸（写明文件名称、主题词、发文范围、份数、拟稿部门、主送、抄送部门等），呈报公司领导会稿、签发。 三、公司领导签发后，由办公室进行登记、编号，交付印制，按规定印发或上报、存档。 四、拟稿人凡不按规定程序行文，造成的一切后果由拟稿人自行承担责任。 第二十二条 公文的制作要按规定的格式、字号（公司办公室内部掌握），由公司办公室统一编号。第二十三条 配合正式文件而做出的有关文字或表格等补充材料，为公文的附件，与正文具有同等效力。第二十四条 向集团公司或政府及其各部门报送的各类公文，必须经公司总经理签发后方可上报，严禁未经签发私自上报行为。 第四章 公文格式第二十五条 公文眉首，一般是指置于公文首页红色线以上的各要素的统称，包括公文秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等内容。眉首部分一般占公文首页的2/5，请示件约占1/2。 第二十六条 公文发文字号，包括机关代字、年份、序号，置于发文机关标识之下、横线之上，用4号仿宋体，居中排布。年份、序号用阿拉伯数字标识。年份应标全称，用方括号“”括入；序号不编虚位（即1不编001），不加“第”。上报的公文需标识签发人姓名，在横线之上平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，“签发人：”居右空1字；“签发人”用4号宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用4号楷体字标识签发人姓名。第二十七条 公文密级分为绝密、机密、秘密三个等级，用4号黑体字顶格标识在公文首页版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，则秘密等级与保密期限之间用“”隔开。第二十八条 公文紧急程度分为特急、急件两种，凡需当天或24小时内办结的公文定为特急件，需3天内办结的公文定为急件。紧急程度用4号黑体字顶格标识在公文首页版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，则秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。第二十九条 公文标题，包括发文机关名称、公文主要内容、公文种类。标题文字应力求扼要简短，标题中除法规、规章名称要加书名号外，一般不用标点符号。公文标题用2号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，应注意词意完整，排列对称，间距恰当。第三十条 主送机关，即公文的主要发往机关名称，又称公文抬头。公文发往机关名称顶格排列。第三十一条 公文正文，主送机关名称下一行，每自然段空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。第三十二条 公文落款，指正文末尾加盖的发文机关印章或负责人签名章和成文日期（中文数字）。成文日期以负责人签发的日期为准。会议纪要以负责人签发日期为准。如负责人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁超过20天的，成文日期可重新确定。第三十三条 批转或转发的报告、意见、通知，被批转或转发的公文标题不冠机关名称。第三十四条 公文如有附件，应在正文之下空1行左空2个字、公文落款之上用4号宋体字注明“附件：”及序号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”（有序号时标识序号）。附件的序号和名称前后标识应一致。第三十五条 公文附注，用4号宋体字标识在公文落款（印章）之下1行，左空2个字用圆括号括起来。上报的请示件，联系人姓名和电话号码标识在附注位置上。第三十六条 公文生效标识包括发文机关印章或签署人姓名。单一机关制发的公文在落款处（即成文日期之上）不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4个字，加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。第三十七条 印章的加盖要求印章的中心线压在成文日期上。第三十八条 当公文排版后所剩空白不能容纳印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。第三十九条 主题词，标引在公文末页左下端、分送栏之上，“主题词”3个字用4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号小标宋体字；词目之间空1字。第四十条 分送、抄送栏，设在公文末页下端、公文印发机关栏之上。第四十一条 印发机关栏，设在公文末页最后一行，印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。为便于分发、登记、存查，应注明公文印数。第四十二条 会议纪要发文机关放在横线之上左侧，成文时间（中文数字）放在横线之上右侧。第四十三条 公司所发函件，在页面左上方标注“函件”和发文日期“××××/××/××”，并用椭圆“ ”作为外边框（上边距2.5mm,左边距2.5mm）。第四十三条 印刷格式。公文用纸采用A4型纸，左侧装订。文字从左向右横排。一般情况下，正文用4号仿宋体字。第五章 公文收发第四十四条 公文收发指公文在公司与集团公司、与项目经理部、与其它业务单位之间的正式传递。第四十五条 公文收发的主管部门为公司办公室。机关各部门、项目经理部各部门都要建立公文收发制度，并由专人负责。第四十六条 收发文本是公文收发的手续凭证，由公司按标准格式统一印制，分收文本和发文本。第四十七条 收公文时，收文单位经办人要在发文单位的发文本上签字，并在本单位收文本上做好登记；发公文时，要在本单位发文本上做好登记，并由收文单位经办人签字。第四十八条 通过电脑网络、传真机收发的公文，必须及时确认；通过邮局收发的公文，必须加办挂号或特快专递，防止出现公文收发的错漏丢失。第四十九条 公文收发经办人应及时将公文传递给有关领导或业务部门，公文收发经办人同时兼有对公文所涉及事项的催办责任，对领导在公文上的批示，要及时进行处理。第五十条 公文要分类归档，并放入文件柜中保存，不得丢失。第五十一条 公文的借阅、复制必须经公司机关相关职能部门负责人和项目经理批准，并办理登记手续。第六章 附 则第五十二条 违反本规定泄露公司机密或给公司造成损失的，追究当事人的责任。第五十三条 本规定由公司办公室负责解释。第五十四条 本规定自发布之日起实行。二十 印章使用管理规定第一条 本规定所称印章，是指中集建设集团有限公司河北分公司（以下简称公司）公章、总经理名章、公司财务专用章、公司人事专用章等。为严格公司印章的使用和保管，特制定本规定。第二条 公司公章、总经理人名章、公司人事专用章由办公室统一管理并由专人保管；公司财务专用章由公司财务部管理并由专人保管。办公室和财务部必须保证印章存放安全，保险柜钥匙由专人保管，不得交由他人使用。第三条 使用公司印章应由公司总经理或分管负责人批准后方可使用。第四条 印章管理人员在加盖印章前，必须检查签批手续是否完备，用印文件是否符合签发权限，核对用印文件内容、份数是否与签批相符，严格按照审批的份数盖印。对签批手续不齐全的，印章管理人有责任要求用印人完善签批手续，对不符合签发权限的，印章管理部门（人）有权拒绝用印。加盖印章须端正、清晰，符合规范。严防错盖、多盖、漏盖。严禁在空白纸上加盖印章。第五条 办公室和财务部建立用印登记册，对印章的使用情况做出清晰、完整、准确的记录。第六条 印章一般不准带出公司办公区。因特殊情况，确需带出的，必须经公司总经理或副总经理批准。印章带出办公区，要由办公室派人保管和监督使用，并对印章的使用做出详细记录。第七条 本规定由公司办公室负责解释。第八条 本规定自发布之日起实行。二十一 证照管理规定第一条 为加强公司各种证照的管理，以利于维护公司的权益，特制订本管理规定。第二条 本管理规定所称各类证照包括：一、经营证照：公司营业执照、组织机构代码证、对外承包工程经营资格证、税务登记证、银行开户许可证等；二、资质、资信证书：集团公司企业资质证书、安全生产许可证、AAA资信证明、管理系统认证证书（质量管理体系认证、环境体系认证、职业安全健康管理体系认证）；三、获奖证书等；四、人力资源证件：建造师证、项目经理证、职称证和各类上岗证、培训证等。第三条 证照、证书的管理职责：一、税务登记证、银行开户许可证由财务部指定专人保管，按规定使用。二、除上述税务登记证和银行开户许可证外的其他证照、证书，均由公司办公室指定专人保管，按规定使用。三、各类证照证书需要年检或续办有关手续的，分别由以下部门负责：、公司营业执照、组织机构代码证等由办公室负责办理。、税务登记证、银行开户许可证由财务部负责办理。第四条 各类证照的借用手续一、因工程招投标、资格预审以及在外地办理备案手续等，需借用公司各类证照、证书，须由办公室主任批准后借用；借用个人证书，还需与本人协商，取得本人同意后方可借出；借用各类证照必须办理登记手续。二、借用各种证照证书，一般应提前一天以上的时间与办公室联系，以便协调安排。三、借用时间须约定使用期，到期必须及时归还，以保证公司周转使用。四、借用的证照，使用人需妥善保管，严格使