红杉树网络会议系统软件.docx

红杉树网络会议系统软件用户手册ii目 录1系统特点- 1 -1.1低成本- 1 -1.2安全性- 2 -1.3稳定性- 2 -1.4易操作- 3 -1.5零距离的沟通交流- 4 -1.6无阻碍的数据共享- 4 -1.7灵活的管理和控制- 4 -2会议安排- 5 -2.1主信息填写- 5 -2.2邀请参加者- 6 -2.3邮件设置- 6 -2.4参加者设置- 7 -2.5会议申请- 7 -2.6编辑预定会议- 8 -2.7删除预定会议- 8 -2.8安排即时会议- 9 -3出席会议- 9 -4参与会议- 10 -4.1会议室界面- 10 -4.2主持会议- 11 -4.2.1分配权限- 13 -4.3测试会议- 14 -4.4参与会议- 15 -4.4.1处理权限- 15 -4.4.2回答问卷调查- 16 -4.4.3举手- 16 -4.4.4发送文件- 16 -4.5音视频和文字交互- 16 -4.5.1音频交互- 17 -4.5.2在会议中发言- 18 -4.5.3调整麦克风或扬声器的音量- 18 -4.6视频交互- 18 -4.6.1设置视频- 18 -4.6.2指定视频选项- 19 -4.7文字交互- 19 -4.8在会议中演示信息- 20 -4.8.1文档和白板共享演示- 21 -4.8.2桌面和应用程序共享演示- 23 -4.8.3播放音视频- 24 -4.8.4协同浏览- 25 -4.9答疑- 26 -4.10投票系统- 26 -4.11文件传输- 28 -4.12分组会议- 29 -4.13抽奖- 30 -4.14菜单功能- 31 -4.15结束会议- 32 - 31 -   红杉树网络会议系统软件是为拥有操作权限的用户在CEM系统的会议中心进行会议安排和出席会议的系统软件，具有最先进的音视频编解码和传输处理技术，并且具有强大的数据协作能力。具有跨网络、分布式、动态均衡、数据分流、带宽自适应等特性，在各种网络环境下都能稳定使用。1 系统特点红杉树网络会议系统软件是一套全新的交互式桌面会晤系统，它建立在世界领先的网络服务平台之上，通过提供安全实用的服务方式，使客户只需要通过一台连接到应用网络的计算机就能够进行不受地域限制的沟通交流、协同办公、远程会议、实时会议等。1.1 低成本红杉树网络会议系统软件是一套应用程序，在设计初期，已经考虑到与各种硬件的兼容性及复杂的网络情况的适应程度，用户无需进行大量的先期投入，也无需重新构建平台的网络体系，与传统的桌面会议相比，Conference支持的桌面会议功能无需任何额外的硬件支撑，大大节省了项目费用投入。采用SAAS的运营模式和服务方式， SAAS的4种成熟模型（见下图）， 红杉树网络会议系统软件采用最为理想的第4种模型，采用这种模型，用户接入的是负载均衡的服务器集群，在这种模型下，我们将在成本控制上帮您解决：1、如何在服务器集群硬件投入和实际客户规模之间找到平衡。2、如何降低服务器集群的前期投入和维护成本。（图1.1）1.2 安全性企业即时信息及会议内容绝不允许被外人窃取，红杉树网络会议系统软件通过多重安全技术保障企业信息的绝对安全可靠， 下图描述了红杉树网络会议系统软件安全机制的梯状结构。1. 准入机制，保证红杉树网络会议系统软件的使用者具有权限许可证明，通过登陆、密码等方式保证通讯及会议信息不泄露。2. 通讯机制，特有的通讯安全机制保证各结点间传输的数据均通过底层加密，默认为SSL加密机制。3. 文件安全机制，文件瞬时机制，保证各类型的文件以流形式存在，在结束通讯或是会议后，自动释放文件，服务器不保留任何数据，杜绝文件泄露。4. 加密技术，采用有选择性的128/256 Bit AES高强度加密算法，动态产生密钥，并通过PKI/RAS交换密钥，强有力地保证了数据的安全传输。（图1.2）1.3 稳定性红杉树网络会议系统软件采用如下机制有效地保证服务运行的稳定性。1. 应用服务器集群机制，根据客户规模定制集群大小，保证最大并发出现时的理想效果。2. 控制服务实现应用程序的负载均衡，保证集群中的任一台服务器在任一时间都健康运行。3. 容错及自动接管机制，当集群中一台或是多台服务器出现故障时，由其他服务器接管该服务器。4. 数据互备机制，实现数据热备份，采用数据互备机制时，当Master数据库服务器出现问题时，在用户毫无察觉下，Slave接管Master所有的任务。在考虑技术先进性和开放性的同时，我们从系统结构、技术措施、系统管理等方面着手，确保系统运行的可靠性和稳定性。1. 数据同时在多个IDC间进行备份，保证数据的安全和服务的实时可用性。2. IDC环境由国内最好的ISP（世纪互联）提供，并且互动平台拥有自己独立的托管中心。3. 服务24*7监控，能够实时知道各个服务环境的关键参数并提供预警，保证服务正常运行。4. 互动平台从底层技术上对单个会议实现分布式处理，也就是同一个会议可以同时开在多个服务器上。 相对于国内其他桌面会议厂商单个会议只能开在一个服务器上具有以下两个特点。a) 高稳定性， 即使在会议过程中一台服务器临时出现问题， 此服务器上的用户可以自己重新加入到其他服务器中，保证会议正常运行。 b) 能够支持单会议的大并发用户， 理论上只要服务器和带宽足够多，单个会议参加人数可以无限扩展。1.4 易操作红杉树网络会议系统软件使用WEB应用对所有的用户、会议及会议进行管理，使用者无需下载任何客户端或是安装包，只要会上网就能轻松学会如何创建或是加入到会议 中。红杉树网络会议系统软件通过插件方式自动安装客户端软件，简洁友好的用户界面让使用者轻松上手，操作者通过变换窗口布局选择最适合自己的窗口风格。红杉树网络会议系统软件客户端自动升级，软件会不断的升级或增加新功能。每当发布新的版本，用户在使用时，客户端会自动检查并升级到最新版本。 无须用户自己下载安装客户端，并且保证每个用户使用的都是最新功能。 如果有些企业希望继续使用老的版本，可以通过设置来达到这个目的。（图1.3）1.5 零距离的沟通交流1. 采用当前最先进的语音编结码技术，即便在网络情况不理想的情况下，声音仍能保持流畅，保真。采用分布式混音算法（专利技术），可同时支持100路以上的音频。2. 采用H.264视频编码算法，H.264是业内普遍使用的H.263、Mpeg4更新一代的标准，其特点是在占用较小带宽的情况下仍能保证清晰、流畅的画面效果。支持视频分辨率从176×144到640×480不等。红杉树网络会议系统软件特有的丢包检测恢复技术保证视频流畅、不停滞。采用并行编解码技术，自适应分片码率控制算法（专利技术）。3. Conference支持16路视频及100路以上音频，使用者可以根据需要设置音视频的权限，保证会议会议井然有序进行。1.6 无阻碍的数据共享使用者可以共享各种常见格式的文档，PPT、Word、Excel、PDF等，也可以在系统提供的白板进行绘制图表、曲线等功能，可以共享多媒体文件来辅助教学，同时，红杉树网络会议系统软件提供的程序共享为用户提供更加完善的互动，用户可以共享自己桌面和应用程序，还可以把控制权限转让给与会者进行远程控制。红杉树网络会议系统软件并不直接调用Windows Media Player实现流媒体播放，而是在自行开发的播放平台上，通过加载不同的编解码包实现流媒体播放，这样的好处是可以支持更多格式的媒体文件，而不受Media Player对播放格式的限制。红杉树网络会议系统软件数据共享采用P2P技术，用户首先寻找NAT中其他使用者及Super Node用户，通过点对点获取部分数据，保障数据的高效传输，合理利用网络资源，减少服务器端带宽压力。 1.7 灵活的管理和控制对于与会者的角色分配和权限控制规范严谨，三种权限控制方式自由选择。1. 分配角色2. 统一设置参加者的权限3. 单独设置参加者的权限红杉树网络会议系统软件四种角色，如下表：角色职责描述主持人负责安排、开始和结束会议或会议，能够分配参加者的权限，演示文件，共享程序等。主讲人主要包括发言、共享文档等。默认是主持人，主持人也可以把该角色赋予参加者。助理助理主要帮助主持人维持会议秩序、打开关闭参加者的音频、准备问卷和答疑等参加者进入会议用户是参加者，参加者的权限由主持人设置。2 会议安排用户可以在CEM系统中安排即时会议，或者在将来某个时间的会议。安排会议，请点击会议中心页面中的【会议安排】按钮。在下面有安排会议和即时会议两个按钮，点击【安排会议】按钮，创建一个新的会议。在会议的基本信息表单中，按要求填写相关信息。（图2.1）进入会议安排表单，填写会议信息，包括主信息，邀请参加者和邮件设置，参加者设置，会议申请五个部分。2.1 主信息填写（图2.1）在主信息页面，需要确定会议主题、密码、计划开始时间、计划持续时间、参加者提前是否可以提前加入和提前时间、课程描述及参加者进入会议的方式等内容。2.2 邀请参加者（图2.2）用户可以设定一个参加者名单，系统会通过电子邮件的方式通知这些人员。用户也可以通过组织结构邀请组织中的成员参加会议，系统会根据被邀请者在系统中的邮件设置向被邀请的成员主动发送邮件。另外，用户也可以通过口头或者其他方式将会议号和密码告知参加者。 2.3 邮件设置（图2.3） 用户可以对参加者发送电子邮件的一些方式、时间等进行设置。2.4 参加者设置（图2.4）用户可以通过勾选相应的信息字段，给参加者设定一些权限，在会议过程中使他们能够使用。2.5 会议申请（图2.5）这里，系统默认为自动批准所有参加者申请，用户可以设定参加者是否需要申请，若选择要求参加者申请，则系统自动弹出申请相关的事项，用户可在此设置申请密码，申请最大值，和申请结束日期等内容，并且用户只有在申请通过之后才能够参加会议。（如图2.6）（图2.6）点【完成安排】按钮，则进入会议信息确认表单（如图2.7）。 （图2.7）用户可以检查该会议信息，如果有误则可点【返回】按钮继续修改；如果用户点【确定】按钮，则该会议信息就会被保存，系统将按照事先设置的规则向参加者名单涉及的人员发送电子邮件；用户还可以选择马上【开始会议】，直接创建会议现场。2.6 编辑预定会议具有操作权限的用户可以编辑（或更改）会议详细信息。要编辑会议，点击我的会议中心下面的【我的会议】按钮，在该页面“我安排的会议”的标签下面会显示一系列用户安排的会议，点击需要编辑的会议名称后面的【编辑】按钮，系统就会显示该会议的详细信息，用户对需要修改的信息进行修改，点击【完成安排】按钮，完成对会议的修改。2.7 删除预定会议如果计划有变，必须取消预定会议，那么可以删除会议。如果用户是系统管理员，或者是会议创建者，则可以删除预定的会议（不能删除当前正在进行的会议。）删除会议后，会议名称不再出现在会议中心。要删除会议，点击我的会议中心下面的【我的会议】按钮，在该页面“我安排的会议”的标签下面会显示一系列用户安排的会议，在要删除的课程前勾选， 点击页面左下角的【删除】，在弹出的确认对话框中，选择【确定】即可完成删除。 2.8 安排即时会议如果临时有一个会议马上要开始，用户可以直接安排一个即时会议，让会议马上进行。点击会议安排下面的【即时会议】按钮，显示安排即时会议的页面（如图2.8），填写相关信息，点击【开始会议】按钮，显示出席会议的页面，在该页面输入会议密码，就可以马上开始一个会议。（图2.8）3 出席会议用户如果知道会议的会议号和密码就可以通过CEM系统直接加入到正在进行的会议中。用户在会议中心页面（如图九）中输入会议的会议号，点击【进入会议】按钮，系统显示启动会议页面（如图十）。在该页面中输入会议密码，点击【确定】，进入到会议中。如果不想加入该会议，则可以通过点击【取消】来实施。输入会议号号号号（图3.1）（图3.2）用户也可以查看出席会议下面的实时会议页面，了解实时会议的信息，在该页面用户可以直接加入或开始一个会议。同时用户也可以在出席会议下面的会议申请页面，申请可以申请的会议。如果申请通过就可以在我的会议中的被邀请参加的会议中显示该会议。4 参与会议4.1 会议室界面根据提示输入会议密码。单击“进入会议”。将显示会议室。（图4.1）文字聊天，答疑区用户列表菜单栏音视频控制及窗口布局视频交互功能栏（图4.1）4.2 主持会议对于大多数会议，都会有一个主持人来管理并保证其顺利进行。其他参加者通常作为参加会议的人员，偶尔通过交谈或演示对会议起一些帮助作用。在红杉会议系统中，会议的讲师称为主持人。主持人负责管理会议以及向参加者发送信息。虽然主持人通常是会议的创建者，但并非一定要创建会议才能成为主持人。在下列情况下，您将成为会议主持人：l 您创建了预定会议，系统会默认您为主持人。l 在会议中，前一个主持人通过切换主持人使您成为主持人。如果您的姓名显示成红色，那么您就是支持人。作为主持人，您的责任是管理会议（包括确保会议准时召开和结束，以及处理权限和角色）和向参加者发送信息，例如 答疑中对问题的回答和问卷调查问题）。如果主持人在参与者都加入会议后，不希望其他无关的参加者加入到会议中来，主持人可以锁定当前会议，这样其他的参加者将不会加入到当前会议，起到了保护机密，防止打扰的作用。点击菜单栏中的操作，选择锁定会议。（图4.2）在程序窗口的右上角会出现一个锁定的标志。（图4.3）如果需要取消锁定会议，则把锁定会议前的勾去掉。（图4.4）注意：如果主持人在会议期间，意外离开，处理的规则是：l 主持人意外离开会议后，如果有主讲人和助理，则把主持人角色优先赋予主讲人，没有主讲人可以赋予给助理。当主持人重新登陆进会议后，主持人角色重新还给他。l 如果没有主讲人和助理，赋予主持人给在线参加者中的任意一个。l 主持人离开后，其他的参加者的权限保持不变。4.2.1 分配权限只有会议主持人才能授予和撤销权限。缺省情况下，除主持人以外，所有的与会者都是参加者。主持人可以对所有参加者统一设置权限，也可以对个别参加者单独设置权限。主持人可以设置参加者数据共享，文件管理，讨论聊天，程序共享，播放影片，录制，发言，视频等权限。有关各个角色权限的更多信息，请参阅“会议角色”。主持人也可以改变参加者的权限，赋予或撤销参加者为主讲人，助理。在红杉树网络会议系统里只设有一名主持人，一名主讲人，四名助理和若干参加者。主持人可以设置所有参加者的默认权限也可以设置具体一个参加者的权限。 当设置所有参加者权限后，所有人都具有改操作权限， 当只是选中一个参加者并赋予他一定的权限，则只有此用户具有权限。下表中显示了主持人对参加者设置的权限。分类控制权限点数据共享注释换页打开文档/新建白板保存/打印文件管理文件上传文件下载聊天公共聊天私聊其他共享桌面和应用程序影音播放投票答疑自由控制申请/取消发言打开/关闭视频切换布局录制录制另外，主持人可以对列表中的参加者进行右键设置，其菜单功能列表如下菜单名称描述更改角色更改为： 主持人、主讲人、助理和参加者的角色设置权限为被选中的参加者个人设置权限私聊点击后，在聊天区中自动切换到“私聊”Tab，在发送给的下拉框中显示该用户姓名。打开/关闭视频显示该参加者的视频，如果此时视频已满， 显示可以替换视频所有者的列表，并选择其中一个关闭其视频允许/取消发言给予发言权限， 如果此时发言权限已满，显示可以替换音频所有者的列表，并选择其中一个关闭其音频请出课堂让不符合参加者身份的人或扰乱课堂秩序的人退出课堂，不允许他再次进入课堂。放下手响应参加者的举手示意。放下所有人的手放下所有人举起的手。4.3 测试会议对于初次使用红杉树网络会议系统的用户，可以事先加入测试会议，下载网络会议所需的插件，并检测计算机是否满足开会要求，保证会议顺利进行。（图4.5）在测试会议中，您可以对音频，视频进行检测，保证扬声器和麦克风能够正常工作。（图4.6）4.4 参与会议参加者可以用多种方式参与会议。例如，他们可以观看当前演示者演示“文档共享”里的文件，接着切换到白板上用注释工具绘图，然后再切换回他们演示的文件。参加者也可以通过交谈、计算机音频。4.4.1 处理权限 参加者在会议中的权限需要主持人授予，如果您被授予了权限，则可以在会议期间演示内容。当主持人创建会议，他们将决定是否每个人都有演示权。但是，主持人可以在会议期间授予或撤销指定参加者权限。4.4.1.1 查看权限在您出席会议后，参加者列表中您的名字颜色显示您的权限，前方的“摄像头”，“话筒”小图标将显示您是否有发言的权限或视频的权限。显示颜色会议角色红色主持人蓝色主讲人绿色 助理灰色参加者有关主持人的任务和职责的更多信息，请参阅“会议角色”。4.4.1.2 申请权限申请权限的方法是：举手引起主持人或是助理的注意，在与主持人的私聊中提出申请，主持人会根据实际需求来设置您的权限。4.4.2 回答问卷调查 会议中，主持人可以发送问卷调查来收集来自参加者的信息。例如，主持人可能会要求参加者选择要聘用哪位求职者。您可以通过完成屏幕上显示的“投票”对话框来完成投票。投票可以是匿名的，也可以是记名的。要进行投票，请执行以下步骤： 在“投票”对话框中选择或输入您对问卷调查问题的回答。（如果您不想回答问卷调查，单击“弃权”。） 主持人在投票结束以后，可以将投票结果发布，这样其他的参加者就能看到投票的结果。 4.4.3 举手 在会议期间，您可以随时“举手”以引起主持人或主讲人的注意。在以下情况下，您可能想要举手： l 您需要申请演示权。 l 您想要回答问题或在会议中发言。您可以举手向主持人或主讲人示意您要发言。l 您想要确认您已出席该会议。您可以举手来告知主持人或主讲人您已做好开会准备。 举手后，主持人可以放下您的手，也可以您自己放下。其他参加者（包括除主持人之外的参加者）不能放下您的手。注意：举手无需任何权限。 单击参加者列表顶部的举手按钮可以举起您的手。举手按钮将更改为放下手按钮，同时一个手形图标显示在您的姓名旁边。所有的参加者均可以看到此手形图标。 单击参加者列表顶部的放下手按钮可以放下您的手。参加者列表中您姓名旁边的手形图标将消失。4.4.4 发送文件 您可以立即向参加者共享文件。例如，如果您想把文档发送给参加者，您可以选择文件传输，把指定的文档共享出来，其他的参加者就可以进行下载。文件传输是自动加密的，以确保信息的安全。 提示：为了防止受到可能因文件传输而传播的计算机病毒的危害，请使用流行的防病毒软件。确保已经启用防病毒软件的实时保护设置并设置为扫描所有文件。 4.5 音视频和文字交互当您将计算机音频和视频与红杉树会议系统一起使用时，您和学员可以一边联机查看演示，一边讨论。您可以用麦克风讲话，这样每位参加者都能听见您的声音。 如果会议使用了计算机视频，并且您的计算机上连接了摄像机或摄像头，则您的视频图像将传递给每位参加者。另外，您也可以通过文字进行交谈。您可以与大家一起讨论问题，也可以私下里和某人交谈。4.5.1 音频交互 使用计算机音频时，任何参加者都可以随时通过麦克风发言，使其他参加者听见自己的声音。但是，在同一时间只能听到三个参加者的声音。会议中说话声音最响的两个用户将成为发言者。一般情况下，会议的主持人会按照需求，给部分的人开通音频，如果您要发言，可以举手示意主持人赋予您这个权利，说话完毕后，主持人可以撤销您的发言权。4.5.1.1 测试和配置声卡 要确保在会议期间您的声卡性能良好，可以使用录音机来测试此声卡的录音和播放功能测试录音和播放功能。1. 点击菜单栏中的【文件】【系统设置】【音频设置】；2. 点击【播放声音】，检查是否可以听到系统播放的音乐，并调节音量以达到合适收听效果；3. 如果无法听到音乐，请检查您的扬声器是否打开，并和计算机正确连接，同时扬声器没有设置为静音。4. 检查麦克风：点击录制按钮，对着麦克风说话，录制一段语音，点击播放，系统将播放录制的语音，检查是否声音是否清晰，音量是否合适。5. 如果无法听到声音，请检查您的麦克风是否打开，并和计算机正确连接，同时麦克风没有设置为静音。（图4.7）4.5.1.2 提高计算机音频质量的提示 使用计算机音频时，可以通过以下方法提高声音的质量： l 使用高质量的麦克风。移动连接麦克风的电线时，不应听到静电噪声或嘶嘶声，声音也不应中断。 l 使用具有回音消除功能的扬声器。l 请勿将麦克风置于桌面上。（将麦克风平放会扩大噪声。） l 请勿将麦克风靠近扬声器。 l 如果可能，请使用悬挂式麦克风的头戴式耳机。使用悬挂式麦克风时，请勿使脸部或手部与麦克风接触。同时，也不要靠近麦克风大声呼吸。 l 如果使用的是桌面式麦克风，则建议用带电池的单向动态麦克风。 注意：在参加使用计算机音频和视频的会议之前，请务必测试您的音频和视频设备。 4.5.2 在会议中发言 通过计算机音频，您可以随时使用自己的麦克风发言，只要您未静音，所有参加者都能听到您的声音。只允许有两个与会者同时发言。 提示：发言后，使麦克风静音以避免将噪声（例如翻动纸张或敲击键盘的声音）传输给其他与会者。 4.5.3 调整麦克风或扬声器的音量 要调整麦克风音量，请将面板底部的音量条移动到期望的位置。将音量条向右移动可增加麦克风的音量。要调整扬声器的音量，请将面板底部的音量条移动到期望的位置。将音量条向右移动可增加扬声器的音量。4.6 视频交互 视频窗口缺省情况下显示的是开启了主持人的视频。主持人有权赋予和撤销参加者的视频交互的权利，具体可参阅主持会议-分配权限。本系统现在能支持16路视频，参加者可以通过窗口布局来安排各个视频窗口的位置，以便更好地交流和沟通。4.6.1 设置视频 要设置视频，您必须将一个摄像机（或是摄像头）连接到您的计算机上。一旦开始或加入会议，会议系统将自动检测您的摄像机。你也可以点击菜单栏中的【文件】【系统设置】【视频设置】对视频进行设置。（图4.8）一般情况下，会议系统与任何连接到您计算机的 USB 或并行端口上的摄像机（或是摄像头）均兼容。视频图像的质量各不相同，这取决于您使用的摄像机的质量。注意： 安装网络摄像机（或是摄像头）软件后，检查摄像机是否正常运行。然后在关闭与网络摄像机一起安装的软件程序后再开始或加入会议。Infowarelab会议系统在会议期间不需要运行该软件程序，运行该程序会干扰会议中的视频功能。4.6.2 指定视频选项 在会议期间，您可以打开或关闭视频选项。如果您关闭了视频选项，您和参加者在会议期间都无法发送视频图像。 您还可以指定是要使用单点视频（只有一位参加者可以发送视频图像），还是多点视频（最多允许16位参加者发送实时视频图像）。 4.7 文字交互本系统支持公共聊天和私人聊天功能，您可以在会议的过程中，发表自己的想法，与参加者分享。如果您有疑问，您也可以让参加者来帮助您解决。如果您不想影响大家，您也可以通过私聊的方式单独和某位参加者进行交流。在会议期间，您可以通过为单个参加者或所有参加者授予或删除聊天权限来管理聊天。 缺省情况下，只有主持人拥有所有聊天权限，并且可以与所有参加者进行公开或私下聊天。但是，您也可以让所有与会者或单个与会者能够在会议期间自由交流。另外，还可以随时删除与会者的聊天权限。 要设置与会者的文字聊天权限，请参阅主持会议-分配权限。4.8 在会议中演示信息主持人必须授予您主讲人的角色后，您才可以在会议期间演示信息。主讲人可以：l 在白板上绘图：使用注释工具注释文件或在白板上绘图。l 添加和共享幻灯片 l 共享屏幕：共享您的屏幕或计算机程序。l 控制共享屏幕：控制与别人共享的屏幕或计算机程序。（共享屏幕的用户必须允许其他人控制屏幕，其他用户才可以控制该屏幕。） l 共享页面，并进行协同浏览。注意：主持人可编辑主讲人的权限，确定是否允许您操作。例如，主持人可以禁用共享桌面或应用程序以及录制和播放影音等功能。主持人，主讲人或是具有演示权的参加者都可以在会议期间使用以下功能部件来处理和演示信息：l Word，Excel，PowerPoint文档 l 桌面或程序共享 l 白板l 音视频文件 虽然所有这些工具都有助于您演示信息，但用途却大不相同。请使用下表来选择最适合您的工具。 在下列情况下，单击“文档共享”可使用Word，excel，ppt.在下列情况下，单击“程序共享”可使用屏幕或程序共享.在下列情况下，单击“白板”可使用白板.在下列情况下，单击“影视播放”可使用影视播放.希望和参与者共享幻灯片或文档。需要演示程序中的过程或步骤。 您想使用注释工具绘制单独的插图或其他图示。 希望和参与者共享音频或视频文件。不希望其他用户编辑您的原始文档。 要允许其他用户使用鼠标和键盘直接在您的演示文稿上进行更改。希望和参与者进行共享的集体讨论会议。要在短时间内讨论大量信息。 希望在演示中共享动画。 希望在会议期间画图。计算机速度较慢或者同时打开了很多程序。 拥有一台高速计算机或仅使用一两个程序。 4.8.1 文档和白板共享演示您可以为会议添加和演示文件或幻灯片。Ø 添加使用Word，Excel，PowerPoint文档主持人，主讲人或是具有演示权的参加者可以在会议期间添加一个或多个Word，Excel，PowerPoint，PDF以及其他图片格式文件。要在会议期间添加文件，请单击“文档共享”。注意：如需共享其他文档共享不支持的文档，请参考使用“文件传输”。Ø 支持PPT动画文档支持PPT文档中的动画效果。Ø 演示Word，Excel，PowerPoint文档当前演示者可以单击显示打开演示文件文件名的标签浏览演示会议中的任何内容，例如一个或多个演示文件。Ø 切换文件内的页面要切换文件内的页面或切换至另一个文件，请使用演示文件下方的工具栏中的“换页”下拉框翻页或向前向后翻动多页（例如，从第 3 页翻至第 10 页），可迅速显示页面，或利用鼠标的滚轮滑动来控制翻页。Ø 强调重要信息您可以使用注释工具在演示文件上绘图，以强调您的演示文稿中的重要信息。例如您可以画一个圆将插图圈起，或在特定的词下加红色的下划线。还可以使用“指针工具”指向幻灯片上的某一项。在幻灯片上绘图或输入文本时，每个参加者都能看到它。下表描述了如何使用某些注释工具来强调重要信息。操作说明 鼠标指示使用鼠标指针工具指向演示项目。画笔使用画笔工具画下画线等进行强调或书写文字进行说明。指向 使用“指向工具”强调重要项。画线 在演示中，使用“画线”工具绘制直线，箭头等演示相互关系。还可以选择线条的颜色和宽度。 图形工具在演示中，使用“图形工具”画圆，矩形，多边形等绘图演示。输入文本 使用“文本工具”输入文本。例如，可以为插图输入标签或描述一个过程。 文档旋转在文档共享时，用户能够对图片、文档或白板进行360度的旋转，提高文档的可阅读性。有关注释工具的更多信息，请参阅“在白板上绘图”和“输入文本”。4.8.1.1 在白板上绘图和注释幻灯片白板是模拟显示白板操作的功能。任何演示者都可以使用白板通过注释工具绘图。在下列情况下，单击“白板”标签可使用白板：l 您想使用注释工具绘制单独的插图或其他图示。l 您想让所有演示者都能进行注释，例如，为集体讨论的会议进行注释。l 使用注释工具绘制线条和图形，并输入文本。4.8.1.2 使用注释工具绘图 要使用白板，当前演示者可单击工具栏中的“白板”标签。在会议期间，任何具有演示权的参加者都可以在白板上绘图。例如，在集体讨论的会议中，参加者可能要进行绘图。下表给出了在白板上绘图的一些建议。您可以使用注释工具来创建可通过一张纸和一支笔创建的任何事物。操作 说明 创建插图 在白板上绘图以阐明要点或演示一个过程。例如，可以为广告活动绘制产品设计草图或海报。 创建图表、曲线图和图示 在白板上绘制图形和线条，并将它们组合起来以创建图表、曲线图或图示。例如，可以画一系列矩形来代表销售百分比或使用线条工具创建条形图。 输入文本或数字 使用“文本工具”在白板上输入文本或数字。例如，可以为插图输入标签或为您创建的图表输入百分比。 在演示文稿中绘制图形和线条以及输入文本后，可以在白板上定制图形和文本的外观或者更改其位置。例如，可以更改白板上文本、线条和图形的颜色。注释符号符号名称图标描述指示器箭头方向， 用于指示发言者当前所讲内容的位置，图标中显示用户的用户名。图形矩形；椭圆形；多边形；对号（构）；错号（叉）线条曲线，直线，单箭头，双箭头线粗提供由细到粗的6种线粗选择，选中后，所有的新图形和线条采用此设置文本输入在编辑区内输入文字信息， 文字按照字体和字号设置显示 笔手写笔；荧光笔颜色选择选择颜色， 设置后，所有的新注释颜色采用此设置字体和字号默认采用宋体、常规和五号； 可以选择其他字体和字号的设置橡皮擦可单独删除注释， 也可选择删除所有注释注意：如果要保存您添加到白板中的图形，可单击【保存】按钮，将白板以JPG图片的格式保留在本机上。4.8.1.3 输入文本 使用“文本工具”在白板上输入文本和数字或者输入幻灯片的注释。例如，可以为插图输入标签或为过程输入描述。如果您输入的文本需要特定的属性（例如颜色，点击），请选择它后再输入文本。1. 要输入文本，请单击“文本工具”。2. 将光标定位在要放置文本的位置，然后单击。出现光标，即可输入。 3. 输入文本。可以输入数字和符号，按 Enter 键换行。 4.8.2 桌面和应用程序共享演示您可以使用桌面和应用程序共享进行协作或演示。下列情况下请使用程序共享： l 需要使用计算机软件程序演示一个过程。 l 要允许其他参加者使用他们的计算机编辑您的演示文稿。l 共享本地计算机桌面l 控制参加者的共享程序或桌面视图l 对共享程序或桌面进行注释4.8.2.1 开始桌面和应用程序共享演示要使用桌面和应用程序共享进行演示，请执行以下步骤： 1、在工具栏上选择【程序共享】上，开始桌面和应用程序共享。出现"应用程序共享"对话框，其中的列表中显示了当前正在您计算机上运行的所有应用程序。 （图4.9）2、请执行以下任一操作：o 如果希望共享的应用程序当前正在运行，请从列表中选择该应用程序，然后单击【确定】。o 如果希望共享整个桌面，请选择共享整个桌面，然后单击【确定】。o 如果希望共享网络会议的界面，请选择共享Conference客户端，然后单击【确定】。您的应用程序会出现在参加者屏幕上的共享窗口中，屏幕的顶部会有一个能自动隐藏的工具栏，如图4.10。 （图4.10）您可以通过【控制授权】决定哪位与会者可以进行共享操作。4.8.2.2 停止桌面和应用程序共享 您可以随时停止共享应用程序。停止共享应用程序后，参加者将无法再查看该应用程序。 如果您正在同时共享多个应用程序，那么您可以选择停止共享某个指定的应用程序，也可以选择立即停止共享所有的应用程序。 要使用桌面和应用程序共享进行演示，点击如图十六中【停止共享】来结束共享。4.8.3 播放音视频如果您想播放多媒体文件，您可以点击工具栏中的【影音播放】进行播放，其他的参与者能够同时观看到您播放的视频或音频文件。 音影播放能支持Windows Media Player 10的所有格式。如图4.11。（图4.11）4.8.4 协同浏览用户可以在网络会议中将互联网的网站或是页面共享出来，和参加者一起进行浏览。（图4.12）4.9 答疑答疑功能主要用户网络会议主持人，主讲人和参加者之间的答疑解惑。用户可以点击“答疑”，然后用窗口上方的按钮进行“提问”，“答复”等操作。参加者提出的问题发送给培训组织者（主持人，主讲人和助理），会议组织者可以对参加者提出的问题进行回答，参加者就能收到回复。如果这个问题具有代表性，或其他参加者也有问，这样就不一一作答了，可以回答一次，然后把这个问题公开，这样其他的参加者就都能看到了。组织者（主持人，主讲人和助理）可以看到所有的问题，也可以对所有的问题进行回答。参加者只能看到自己提的问题和公开的问题。参加者的答疑界面（图4.13）主持人的答疑界面（图4.14）4.10 投票系统有权限的用户可以点击“投票”，会出现如下的界面，您可以在此界面上创建新的投票或问卷调查：（图4.15） 本系统的投票功能还可以将投票的问题导出成XML文件保存，在以后的系统中如需导入，还可以直接选择该XML文件进行导入工作。然后，点击“发布”按钮，则可以发布该问题到所有参与用户，让其进行投票活动了。 选择合适的答案之后，点击“投票”进行相应的投票工作，也可以点击“弃权”放弃该选择。在投票成功之后，可以点击上图中的“查看结果”来查看投票结果，如果需要，可以保存投票结果为CSV文件。如下图所示：（图4.16）4.11 文件传输点击“文件传输”，点击“新建共享”，选择要共享的文件，打开之后的视图如下：（图4.17）点中相应的文件，可以进行“取消共享”的操作。另外，点击视图中的“浏览共享”则可以看见其他用户上传的文件。点中相应文件，就可以进行下载的操作。4.12 分组会议主持人可以在会议中创建一个分组会议，参加者可以进入分组会议中进行讨论，不影响主会议的进行。每一个会议最多可以创建5个分组会议，分组会议和主会议比较在功能上有所精简，保留了文档共享，白板，文件传输，投票，音视频等。分组会议和主会议的音频视频数量不能超过设定的