村级档案工作指导手册.doc

村级档案业务培训目录：第一章 档案工作的基础知识第一节 档案工作第二节 档案室第三节 档案综合管理第二章 档案工作具体内容第一节 档案收集工作第二节 档案整理工作第三节 档案的保管工作第四节 档案的鉴定和统计工作第五节 档案的利用工作第三章 各类档案的整理方法第一节 文书档案第二节 声像档案第三节 实物档案第四节 会计档案第五节 村民档案第四章 几种档案编研材料的编写第一节 大事记编写方法第二节 组织机构沿革编写方法第三节 基础数字汇集编写方法第四节 干部任免一览表编写方法第五章 村级档案工作考核要求第一章 档案工作的基础知识第一节 档案工作一、档案工作的含义和特点（一）档案和档案工作1、档案是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中直接形成的，具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。机关档案既是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。2、档案工作是指围绕档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称，包括档案工作管理和档案管理两个方面。狭义的档案工作是指档案管理。（二）档案工作的特点基础性、服务性、专业性二、档案工作的地位和作用档案工作具有双重地位：档案工作既是机关工作的重要组成部分和必不可少的重要环节，又是国家档案事业的重要组成部分，是档案事业的基础。三、档案工作的职能和任务档案工作包括档案管理和档案工作管理的双重职能。包括贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；监督、指导所属机构的档案工作。具体任务是：（1）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，建立、健全本单位的档案工作规章制度；（2）对本单位文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导；（3）收集、管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务，并按规定向有关档案馆移交档案；（4）在档案工作“统一领导、分级管理”原则下，负责对所属机构的档案工作进行监督和指导。四、档案工作基本制度及其内容档案工作基本制度主要包括档案工作人员岗位责任制、文件材料立卷归档制度、档案保管制度、档案保密制度、档案鉴定工作制度和档案利用制度等六项。档案员岗位职责1、宣传、贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，建立、健全本单位的档案工作规章制度。2.负责做好本单位各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作；3.负责指导本单位各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；4.监督指导本单位所属机构的档案工作；5.严格遵守各项档案管理制度，确保档案的安全，对档案的收进、移出、保管利用等情况要及时进行登记和统计，没有正当手续或主管领导批准，不准将档案擅自借出。6.根据实际工作需要，利用档案资料编写实用的参考资料，及时、准确地为单位领导和其他工作提供相关的服务。兼职档案员岗位职责 1.认真贯彻执行档案法及档案工作方针、政策，严格执行本企业制定的档案工作各项规章制度；2.负责本部门具有保存价值的各种门类档案的收集、整理、归档工作；3.负责各类档案材料移交前的保管工作；4.对所保管的密级文件和不得外传资料的保密负责；5.根据有关规定，每年定期向综合档案室移交档案。镇（街道）档案协作指导组成员职责1、严格按照档案法和档案工作条例，认真行使各项职责，依法建档，促进本镇（街道）档案工作整体水平的提高。2、结合区、镇（街道）工作实际，明确工作目标，制定年度、月度工作计划，强化工作措施，认真抓好各项工作的落实，并及时上报档案工作信息。3、定期开展学习交流，开拓视野，创新思路，不断提高档案工作业务水平。4、开展村（社区）档案、重点企业档案的指导服务，通过蹲点挂钩和以点带面，不断提高村（社区）、重点企业建档水平，更好地为新农村建设服务。5、注重和加强机关及所属事业单位的档案工作，通过协作交流，达到互相学习、取长补短，共同提高的目的。第二节 档案室一、档案室的含义及其工作内容1、档案室是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。2、档案室工作具体内容主要有：（1）起草并监督执行本单位的档案工作的计划和规章制度；（2）负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和指导；（3）对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导；（4）组织开展档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动；（5）本机关档案的管理。包括档案的收集、整理、保管、移交、鉴定、统计和利用等工作。二、我国档案室的设置和类型我国现行机关单位设置的档案工作机构类型主要有：（1）按承担机关档案工作职能的形式划分，有完全职能型、非完全职能型和非职能型三种；（2）按管理本单位档案的形式划分为综合档案室、文书（科技）档案室和专门档案室三种；（3）档案室的辅助类型目前主要有联合档案室和文件中心两种。第三节 档案综合管理一、档案综合管理的概念档案综合管理是指按“统一领导，分级管理”的原则，档案工作实行集中统一管理，档案室全面承担档案工作职能和任务的一种档案工作管理形式。简单地说，档案综合管理就是集中统一管理本单位的档案和档案工作的一种模式。档案综合管理有以下含义：（1）在档案工作“统一领导，分级管理”的原则下，档案工作实行集中统一管理；（2）档案实行集中统一管理；（3）档案室全面承担机关档案工作职能和任务；（4）档案综合管理是机关档案工作管理的一种形式。二、档案室档案综合管理的模式档案室档案综合管理的模式主要有集中存放式和分开存放式两种。一个机关只能选择一种模式，应尽量采用集中式的模式，但办公条件有限或办公地点分散的机关可采用分开存放式的模式。不论采取某种具体的档案综合管理模式，档案工作必须做到统一领导，统一机构，统一制度，统一监督指导，即“四个统一”，实行网络化管理，档案室档案实行综合管理。第二章 档案工作具体内容档案业务工作内容分为：收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等六个环节。其中收集是基础和前提，整理（鉴定）是关键，利用是目的。这几个环节是档案工作的重点。第一节 档案收集工作一、档案收集工作的意义（最重要也是最难的一项工作）档案收集工作是收集档案和围绕收集档案而开展的各项档案业务工作的总称。它在档案工作中处于一种特殊的地位，做好档案收集工作意义重大。最重要的工作：1、档案收集工作是档案室工作的起点。档案室管理的档案，并不是由档案室自己产生的，而是通过对历史上形成的和现行工作中不断产生的文件材料的接收与征集，长期积累起来的。从全部档案业务工作的程序来说，档案的收集工作是档案工作中的第一个环节，档案收集工作为档案的整理、鉴定、保管、统计和利用等各项工作提供了物质条件，档案收集工作质量的高低，直接影响到档案工作的其它环节。2、档案收集工作实现档案集中统一管理的基本途径。档案的来源是分散的，它分散在文件材料的形成和承办的各个部门以及承办人员手中。为了便于管理和提供利用，维护历史文化财富的完整与安全，国家规定一个单位形成的档案必须集中管理。3、机关档案收集工作是我区档案事业的重要基础。档案馆的档案，并不是由档案馆自己产生的，而是通过机关档案室定期向档案馆移交，不断补充，成为档案馆馆藏的重要来源。不仅如此，机关档案工作能为国家储备文件材料，为整个国家的经济建设以及开展历史科学研究而服务。从全部档案工作的过程来说，有了最基层机关档案的工作，才能延伸档案行政管理、档案教育、宣传等工作，形成档案事业体系。常熟波司登股份有限公司总裁高德康就十分重视企业档案工作，建立了企业档案馆，连创业时的一台旧缝纫机和一辆旧自行车都保存在档案馆荣誉展厅里，用以教育员工不忘企业发展历程，激励员工艰苦奋斗，与企业共成长。最难的工作：去年村级档案检查最大的一个问题是材料不全，显现越来越少的趋势。原因之一在于相关部门不愿意移交。认为一旦移交，查阅利用不如自己保管方便；原因之二在于移交什么、收集什么心中无数；原因之三在于对于收集工作缺乏有效的制度监管与惩罚措施；原因之四在于收集的方式、方法落后与呆板。做好收集工作，我们也需要考虑单位内部的利用需要。之所以一些业务部门不愿意移交，就是我们的档案人员在短时间内无法满足利用需要。个人认为，我们档案人员不仅要熟悉档案管理流程，更要把握单位的工作动态，要有一种超前的服务意识。做好收集工作，在收集方式、方法上要细致、灵活。对“帐内文件”与“帐外文件”的收集方式、方法应有所不同；不同的文件在收集时间、收集地点上应有所不同。 二、档案收集工作的要求 1、确保档案的齐全和完整。所谓档案的齐全，就是指各种门类和载体的所有档案都全部归档（纸质、电子、照片、实物、各种业务档案等），所谓档案的完整是指归档的每一份档案都完好无缺（请示与批复、正稿与底稿）。实物、照片（包括底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。2、符合规范和标准。机关工作中要坚持机关档案的标准化和规范化。国家档案局制定了机关档案工作条例、机关档案工作业务建设规范、文件材料归档范围与文书档案保管期限表等一系列有关档案工作的规范和标准，这些都是机关档案管理所要执行的。几个注意点：1、归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存；不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝 墨水、 红墨水、复写纸、热敏纸； 2、归档文件材料应完整、准确、签批手续完备；3、归档的文件应为原件或具有凭证作用。4、归档数量：归档文件材料一般为一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适当增加份数。5、电子文件的归档应遵守两个原则：第一、电子文件和纸质文件归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档。第二、同时做好在线归档和脱机归档两方面的工作，在线归档是指将经过整理的电子文件，转入由档案部门管理控制的档案数据库，脱机归档是指从在线的硬盘上刻录到光盘等载体上进行归档。3、保证及时和安全。档案是机关单位的一种资产、财富，是社会的宝贵的信息资源和国家档案全宗不可分割的组成部分。因此，任何单位和个人都应按规定及时归档，确保机关单位和国家档案全宗的完整。三、档案收集的范围和方法一）、收集的范围：凡是本单位在工作活动中形成的、反映本单位主要职能活动和历史真实面貌的文件材料均属于机关档案的收集范围，此外，还应收集与单位档案有关的资料和实物。具体范围见邗江区村级文件材料归档范围、保管期限表邗江区村级文件材料归档范围、保管期限表一、文书档案1、会议材料11会议记录111党支部（党总支、党委）会议记录 永久112村委会组成人员会议记录 永久113共青团工作会议记录 长期114妇联工作会议记录 长期12党员大会、村民（代表）会议、共青团、妇联会议材料 121党支部（总支）、党员大会材料 永久122村民（代表）大会的材料 永久123共青团会议材料 长期124妇联会议、妇女大会材料 长期2、统计年报、名册21党员年报、名册 永久22共青团年报、名册 永久23人口年报、计划生育年报 永久24农业年报、收益分配表 永久25人口普查材料251人口普查汇总表 永久252人口普查登记表 长期253人口普查记录表 短期26农业普查材料261农业普查汇总表 永久262农业普查登记表 长期263农业普查记录表 短期3、机构、干部人事方面的文件材料31有关本村机构设置的文件材料 永久32有关本村村组调整的文件材料 永久33本村及本村有关单位启用印信的文件材料 永久34本村村组干部任免的文件材料 永久35本村干部分工的文件材料 短期36本村人员奖惩的文件材料361获得县（处）级及以上的奖励 永久362获得县（处）级以下的奖励 长期363受到警告以上处分的 永久364受到警告及以下处分的 长期37村组干部工资、补贴的文件材料 长期4、土地、村庄规划、村民建房、区划调整方面的文件材料 41本村总体规划及有关村庄规划材料 永久42涉及到本村的区划调整文件材料 永久43本村村民宅基地、建房申请、审批材料 永久44本村土地规划材料 永久45本村土地征用、拆迁工作的文件材料 永久46本村土地承包文件材料 永久47本村土地流转文件材料 长期48本村基本农田保护文件材料 长期49有关本村生态村、文明村、卫生村等建设的文件材料 永久410本村改水、改厕的文件材料 长期411本村垃圾处理的文件材料 长期5、本村基本建设（含农田水利、土壤改良）文件材料 51本村村委会建房基建材料 永久52本村道路建设文件材料521乡村道路建设规划、计划、方案、批复、资金筹措方案、征地、取土的文件材料 永久522乡村道路建设报告、请示、村民集资名册、劳务等方面的材料 长期523乡村道路建设方案施工图设计、工程招投标、资金筹措、质量检查、竣工验收、竣工决算、工程审计方面的材料 永久524乡村道路建设施工组织、准备、阶段验收、土方验收、计量支付方面的材料 长期53农田改造规划、方案 永久54河道疏浚工程方面的工作计划、汇报、总结 永久55河塘整治方面的工作计划、汇报、总结 长期56中、低产田改良面积调查表 长期57本村耕地修复、复垦的文件材料 长期58本村植树造林的文件材料 长期6、农村经济合作组织文件材料61村、组经济合作组织章程 长期62村、组经济合作组织成立的文件材料 长期63村、组经济合作组织的统计报表 631年报 永久632月报、季报 短期633上级关于农村经济合作组织的方针政策等文件材料 短期7、农民增收减负文件材料71本村关于农民增收减负的年报、年度统计报表 永久72本村关于农民增收减负的汇报 长期73本村关于农民增收减负的有关资料 长期74上级关于农民增收减负的方针政策等文件材料 短期8、农村劳动力转移81本村农村劳动力转移的文件材料 长期82本村维护农民工权益的文件材料 长期83本村农村劳动力培训的文件材料 短期84上级关于农村劳动力培训、转移和维护农民工权益的文件材料 短期85本村农村劳动力登记名册 长期86本村农村劳动力外出务工情况登记材料 短期87本村农村劳动力外出务工情况统计表及分析 短期9、农村保障91农村养老保险911参加农村养老保险人员情况一览表 永久912领取养老保险金人员的材料 长期92最低生活保障921农民人均收入情况统计表 长期922贫困人口情况统计表 长期923农民最低生活保障申请审批材料 长期924贫困农户、最低生活保障人员台账 长期925应享受最低生活保障人员情况公示材料 长期93农村医疗卫生931新型合作医疗 9311参加新型合作医疗人口名册 长期9312农民自筹资金花名册 短期9313村卫生室建设的材料 短期932农村医疗保险 9321参加医疗保险人员花名册 永久9322疾病治疗费用报销情况统计表 短期10、农村义务教育、农民工子女入学101农村学龄儿童、少年花名册 短期102农村学龄儿童、少年入学情况的有关材料 短期103农村九年义务教育统计资料 长期11、综合治理、人武工作111、本村关于武装、民兵组织、征兵应征人员名册、预备役人员登记名册、民兵代表的会议材料 长期112、本村有关治安、保卫工作、普法宣传、民主法治示范村创建活动的计划、总结、专题报告、统计表、典型经验材料 长期113、村民户籍管理、暂住人口、流动人口情况、登记表、名册、统计表 永久或长期114、人民调解申请书、调解笔录 长期115、创建工作计划、活动记载 长期116、安置帮教工作材料、登记表 长期12、农村文化121本村文化事业发展规划、计划、总结 长期122文化事业组织网络、业余艺术团队（协会）、书香工程点、文化户材料长期123阵地活动项目、宣传橱窗（栏）、图书室、文化室材料、全民健身点、业余文艺创作、体育活动的材料 短期124民间文化遗产保护、文物保护方面的材料 永久125乡村文化活动其他方面的材料 短期13、知名人物131县级以上劳动模范的简历、事迹、照片等材料 永久132在外地、国外的本籍专家、学者、艺术家、文学家、作家等名册、简历、照片、代表作等材料 永久133旅居海外的华侨、在港、澳、台的本籍人士的材料 永久134副处级和副高级职称以上的人员的有关材料 永久135民间艺人简历、照片、代表作等材料 永久14、村务公开、民主监督141村委会选举1411上级机关制定的关于村委会选举的文件材料 短期1412村委会选举结果的批复 永久1413选民登记名册、初步候选人、确定正式候选人材料、选举宣传材料、选票、委托投票证和选举结果报告单 长期1414村民委员会成员、下属各委员会成员、村民小组长、村民代表名册 永久1415村民委员会选举情况报告单、选举工作总结 永久1416其他有关选举方面材料 短期142村务公开1421上级机关制定的关于村务公开的文件材料 短期1422财务公开材料、财务计划、各项收入、各项支出、财产和债权债务材料 永久1423享受误工补贴的人数及补贴标准 短期1424婚姻和计划生育公开材料、年内办理结婚登记人员名单、非法婚姻人员名单及处罚材料 长期1425年度人口计划、按政策生育人员名单、生育证发放的材料 长期1426计划外怀孕、生育、超生子女的材料 长期1427土地征用及宅基地使用公开材料 永久1428农民负担情况公开材料、水电费用收缴公开材料、救灾救济物发放公开材料 长期1429集体经济项目承包、经营情况公开材料 长期14210村干部工作责任目标公开材料、村民代表会议认为需要公开的其他材料 长期143民主监督1431民主监督、民主管理、民主决策形成的材料 长期1432民主理财、理财小组名单、理财过程形成的材料、理财小组向村民会议或村民代表会议报告材料、对离任村干部财务审查材料 长期1433村干部、村民委员会述职材料、对村干部测评材料、向村民公布的测评结果 长期15、村级便民服务中心151村级便民服务中心规划、计划、总结、方案 长期152服务中心、各服务机构成员名单、自愿者名册、开展服务项目的登记薄 短期153有关服务、宣传材料 短期16、上级关于农业农村工作的文件材料 161重要的 长期162一般的 短期二、会计档案 1、会计凭证 15年2、会计账册21现金账 25年22银行帐 25年23总帐 15年24分类帐 15年3、会计报表31会计年报 永久32会计月报、季报 5年4、会计档案销毁清册、会计档案移交表 永久三、声像、实物档案1、照片 长期11上级党政机关领导、人大代表、政协委员等来本村指导、视察工作时形成的照片12本村召开重要会议及文化、体育、庆典活动形成的照片13本村主要领导及著名人物的照片14本村荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖品等形成的照片；15本村概貌、变迁及所属基础设施的照片（很多村庄只顾着不断地加盖楼房以换取更多高额拆迁资金，而没有人去为保留这个村最后一张最淳朴的样貌而去照一张像，也没有人去关心村里的文物古迹应该怎么办，更没有关心村子的历史该怎么办）2、录音带、录像带 长期21上级党政机关领导、人大代表、政协委员等来本村指导、视察工作时形成的录音、录像22反映本村历史概貌及重要活动的录音、录像3、光盘 长期4、实物41本村在各项职能活动中获得的奖状、证书、奖牌、奖杯、锦旗、废旧印章等 永久四、村民档案 永久1家庭成员登记表、身份证明（复印件）、学历证明（复印件）、各种上奖章、奖状、荣誉证书（复印件）、先进事迹、好人好事记实2遵纪守法记实、发生纠纷记实、违法案件登记3、计划生育记实及登记材料4、宅基地界划定图、土地证书、联产承包合同、公益金、粮油订购、义务出工及经济收支记实5、家庭大型农机具、贵重家用电器、房屋等主要固定资产登记表6、赡养老人、教育子女、移风易俗、社会公德等方面的材料二）、收集的方法：为了保证档案的齐全完整，档案室应采用一切有效合法的手段，全面地进行档案的收集工作。1）制定各种有约束力的规章制度，强化有关人员的档案意识，提高文书和档案人员的素质，建立正常的档案工作秩序（如何保证收集齐全，我们必须建立相应的制度来保障。譬如：建立收、发文登记制度。只有认真地进行收、发文登记，我们才能真正了解一个单位一年形成了多少材料，才能准确把握文件的位置与流向，避免文件在下落不明时，部门之间、人员之间互相扯皮现象发生）。2）每个单位要认真执行国家档案局8号令的规定，结合本单位的情况，制定具体、完善的归档范围，并严格遵照执行（收集什么，是我们做好收集工作首先必须解决的问题。在一个单位而言，我们应结合实际，制定出切实可行的文件材料归档与不归档范围）。3）机关的归档工作应纳入业务部门的职责范围，在建立岗位责任制或其他制度时，应把立卷归档工作作为其中的一项内容，从组织上保证档案的齐全完整。4）机关的文书部门与档案部门对收集到的文件材料必须严格按照鉴定原则和机关档案保管期限表的规定，结合本单位的实际进行鉴定，准确地确定档案的存毁，减少失误，使反映本机关重要实践活动和重要事件的材料都能归档。5）档案人员要有一种超前的服务意识。之所以一些业务部门不愿意移交，就是我们的档案人员在短时间内无法满足利用需要。我们档案人员不仅要熟悉档案管理流程，更要把握单位的工作动态，要有一种超前的服务意识。做好收集工作，在收集方式、方法上要细致、灵活。对“帐内文件”与“帐外文件”的收集方式、方法应有所不同；不同的文件在收集时间、收集地点上应有所不同。要注重平时的收集，要把握文件收集的重点时期和阶段，即有关工作和活动结束或告一段落的时候。如：重大活动和重要会议结束时，就是活动和会议产生和形成的文件材料积累的重点时期。阶段性工作和有关专项活动总结时，就是阶段性工作和专项活动产生和形成的文件材料积累的重点时期。外出考察或参加会议返回办理报销手销时，就是考察和会议进行过程中产生和形成的有关文件材料积累的重点时期。各种荣誉称号公布、通报时，就是有关推荐、评选、审批文件材料积累的重点时期。各种事件、事故善后处理终了时，就是事件、事故发生和调查处理过程中产生和形成的文件材料积累的重点时期。各种合同、协议签署时，就是有关合约事宜洽谈过程中产生和形成的文件材料收集的重点时期。第二节 档案整理工作档案整理就是档案室对档案进行分类、排列、编目和编号的一项具体档案管理工作。档案整理工作的内容包括档案分类方案的拟订、档案的归类排列、编目和编号等。一、档案的分类和分类方案档案分类方案是一种简要叙述档案分类原则、层次和纲目条款的文字材料，又称为档案分类大纲。档案分类方案的内容包括档案分类的层次和划分原则、类目顺序和名称以及需要说明的事项等。如：×××村档案分类方案和目录号设置一览表档案门类项目（保管期限）目录号备 注文 书 档 案永 久1长 期2短 期3会计档案（村）凭证（15年）4账册（25年）5报表（永久）6会计档案（组）凭证（15年）7帐册（25年）8报表（永久）9村 民 档 案永 久 10声像实物档案实物（永久）11照片（长期） 12录音、录像（长期） 13光盘（长期）14存在问题：1、文书