中控考勤软件使用说明书(V20).docx

考勤软件使用说明书V2.0版目 录1、使用须知 .11.1. 用机器激活软件 . 22、 软件的安装与卸载 .43、 考勤管理程序 .83.1. 外接程序 . 93.1.1 外接程序管理 .9 3.1.2 脱机考勤机通讯程序 .11 3.1.3 短消息管理（个性化功能） .203.1.4 U盘管理（个性化功能） .25 3.1.5 刷卡监控（个性化功能） .27 3.2. 维护/设置 . 283.2.1. 维护/设置 .283.2.2. 部门表 .283.2.3. 员工维护 .313.2.4. 管理员设置 .41 3.2.5. 时间段维护 .45 3.2.6. 班次管理 .483.2.7. 员工排班 .493.2.8. 节日表 .543.2.9. 假类设置 .553.2.10.考勤规则 .553.2.11.数据库设置 .58 3.3. 考勤处理 . 613.3.1. 考勤处理 .613.3.2. 员工公出/请假设置 .61 3.3.3. 员工忘签到处理 .71 3.3.4. 员工忘签退处理 .73 3.3.5. 集体迟到处理 .73 3.3.6. 集体早退处理 .73 3.4. 查询/打印 . 743.4.1. 查询/打印 .743.4.2. 出勤记录 .743.4.3. 当前员工在岗情况 .80 3.4.4. 考勤异常查询与报表 .82 3.5. 数据 . 953.5.1. 数据菜单 .953.5.2. 初始化系统 .96 3.5.3. 清除过期数据 .96 - 1 -考勤软件使用说明书V2.0版3.5.4. 备份数据库 .98 3.5.5. 导入考勤数据 .98 3.5.6. 导出考勤数据 .100 3.5.7. 重新登录系统 .100 3.5.8. 退出 .1014、 附录.1024.1. 操作提示 . 1024.1.1. 确定起止日期 .102 4.1.2. 确定日期 .1024.1.3. 选择员工 .1024.1.4. 选择部门 .1034.1.5. 选择部门员工 .103 4.1.6. 数据表处理工具条 .103 4.1.7. 导出数据 .1044.2. 软件使用许可协议 . 1075、 常见问题解答 .109- 2 -1、 使用须知使用须知指纹考勤系统分为两部分，简单的说就是前台考勤，后台管理。前台指的是脱机指纹识别终端，后台指的是指纹考勤管理软件。脱机指纹识别终端主要负责员工的指纹登记和日常考勤。管理软件主要是读取前台的考勤记录，并按照用户设定的考勤计算规则进行计算统计，生成各种统计报表。目前的脱机指纹考勤机在第一次使用管理软件的时候，需要对管理软件进行激活，才可以下载和统计汇总数据。运行管理软件，出现操作提示如下：如果点击否，该软件成为试用版，可以试用7天。点击“是”，出现界面如下：在这里，有两种注册方式，一种是使用机器进行激活，一种是使用激活软盘进行激活。由于现在出厂的机器都可以激活软件，用软盘激活作为一种备用手段，这里不作介绍。- 1 -考勤软件使用说明书V2.0版1.1.用机器激活软件 软件安装完成后，单击桌面上的考勤系统/指纹考勤管理程序，出现如下界面：单击“是”后出现下图：图标或单击 开始/程序/指纹考勤机机号：考勤机上设置的机器号码，默认为1；端口：通信端口，指您的考勤机连接在计算机上的端口号波特率：可以直接选择和考勤机相同的波特率通讯，不用另外设置。设置考勤机机号与端口号，并使考勤机与计算机的通讯波特率一致。- 2 -使用须知如果出现产品激活成功的界面，说明软件激活成功，可以正常使用本产品。否则请检查通讯波特率是否一致，成功界面如下图所示：注意：考勤机上的通信端口设置必须与电脑的设置一致，低频通讯传输距离较远而且通讯稳定，请参看考勤机的使用说明设置考勤机的通信端口。另外，如果考勤机支持以太网的通讯方式，在通讯界面中还可以选择以太网的通讯方式，界面如下：IP地址：输入和考勤机中设置的IP地址相同的地址，端口：一般不用修改，如果网络规模比较大，请咨询网络管理员连接成功以后，同样可以激活软件，具体操作请参见安装指南中附录的介绍。- 3 -考勤软件使用说明书V2.0版2、 软件的安装与卸载安装软件之前建议关闭其他正在运行的应用程序，这样有助于在安装过程中避免发生冲突。注：显示图片有可能与光盘实际内容不符，请以光盘安装程序为准。将考勤安装光盘放入光驱，安装程序会自动运行并弹出如下对话框：选择安装语言的种类，点击下一步，进入页面如下：- 4 -安装与卸载点击下一步，进入页面如下：在该页面中是软件使用许可协议，请仔细阅读。如果有同意协议的内容，选择我接受协议中的条款，单击下一步进入下一个安装流程；如果您不同意以上协议，请选择我不接受协议中的条款退出安装程序；如果需要返回上一步操作，请点击上一步。下一个安装页面如下：- 5 -考勤软件使用说明书V2.0版该安装界面用于指定考勤管理软件的安装目录，您可以选择默认的目录，也可以自己选择或者创建另一个目录。确定之后点击下一步显示界面如下：选择完成之后，点击下一步，出现界面如下：- 6 -安装与卸载在该页面中确定在开始/程序中创建的程序项的名称。点击下一步出现界面如下：进入到这个界面，表示您已经完成程序安装的所有配置，如果您想修改配置，点击上一步返回；否则点击安装按钮，安装程序将往硬盘中复制文件和写入相关信息，安装完成之后点击结束就可以完成整个安装流程。第一次运行软件时需要进行软件注册，详细步骤请参考 1、使用须知。- 7 -考勤软件使用说明书V2.0版3、 考勤管理程序指纹考勤系统考勤管理系统汇集有各个考勤签到点采集的考勤数据，根据员工的考勤时间表进行汇总和统计，最终生成各种考勤报表。管理程序可以维护员工的各种信息、维护员工出勤时间表考勤规则等考勤设定。如果您是第一次使用管理系统，需要进行如下任务：1、 下载数据进入管理系统中的外接程序下的通讯程序，进入考勤机通讯页面，点击下载全部记录，将考勤机中存储的考勤记录下载到计算机上的考勤数据库中。您可以在读入的员工ID基础上修改员工资料，请不要在管理软件中的员工维护界面下单独输入员工的ID和其他资料，这样容易导致员工姓名无法与记录相对应。2、 系统设置运行管理系统中考勤维护/设置菜单，先进行数据库设置，然后设置节日表、假类设置和考勤规则，再进行部门表、员工维护和管理员设置，最后进行班次时段类别维护、班次管理、倒班方案管理和员工考勤时间排定。3、 考勤处理完成设定之后，需要进行预处理考勤记录，并对异常记录进行修正，然后才进行统计生成报表。4、登记并设置系统管理员如果没有设置管理员，任何人都可以临时超级用户的身份进入考勤管理程序和指纹登记程序，不受限制地使用。系统管理员首先要登记为考勤系统的一个员工，因此请首先使用主窗口上的员工维护开始登记管理员成为一个新的员工，然后单击维护/设置菜单中的管理员设置，设置该员工的口令，存盘后关闭窗口。- 8 -3.1.外接程序3.1.1 外接程序管理考勤管理程序外接程序主要是接可执行的应用程序，比如指纹抓取图像应用程序。如图为添加了一个名为capl的应用程序：点击菜单的外接程序/外接程序管理：点击右上方的添加按钮 ，出现一对话框，在该对话框中选择所要添加的外接程序：- 9 -点击打开如下图：考勤软件使用说明书V2.0版所要添加的外接程序已经添加至考勤软件中，外接程序列表显示了所添加的外接程序，在外接程序名称处也添加了外接程序的名称如上图。另外也可以通过主界面中的可执行程序的选框中，点击文件夹按钮出现如下图：- 10 - ，考勤管理程序同样点打开就能加所要连接的程序加入进来。在主界面上点关闭按钮后在外接程序的菜单下将会出现所连接的应用程序，如下图：3.1.2 脱机考勤机通讯程序本菜单是考勤软件与指纹机之间进行数据交换的窗口。通过此菜单，可以将指纹机上的用户信息和指纹下载到软件中，也可以将软件中已经下载的用户信息和指纹上传到指纹机中。下面对这个菜单的功能进行详细的介绍：打开考勤管理程序->外接程序->脱机考勤机通讯程序，连接指纹机成功后，就会出现“考勤机管理”的主界面。指纹机管理主要有四个功能：考勤数据下载：下载或者删除指纹机中的考勤记录；员工信息管理：员工信息或者指纹上传、下载、修改或删除；机器信息：查看及修改指纹机上的相关设置；其他设置：导出考勤记录为指定的格式的文本文件。- 11 - 1） 考勤数据下载考勤软件使用说明书V2.0版进入“考勤数据下载”页，点击“下载”按钮；系统将从考勤机中下载全部考勤记录，并同时将显示当前操作共下载记录数，保存记录数及发现新用户数。新的考勤记录将保存到系统的员工考勤记录表中。如果下载时发现新登记的员工指纹，系统将自动下载该员工的登记数据。数据下载完成后，系统并不会自动清除考勤机里面储存的数据，如果您希望清除考勤机中的数据，请执行“清除考勤记录”，或者直接在考勤机上清除全部记录。2） 员工信息管理单击“员工信息管理”页标签，进入该页。该页主要用于考勤机与计算机之间指纹的上传下载、员工信息的传递。通过“员工信息浏览区”定位需要进行数据交换的用户，传到右边的“电脑与考勤机数据交换区”进行上传下载的操作。- 12 - 考勤管理程序如果要将数据库中已有用户上传到指纹机，那么可以分部门选择员工，也可以通过员工信息查询选择员工，然后将需要上传的员工传到 “电脑与考勤机数据交换区”列表中进行上传下载操作。分部门选择员工：例某公司下属有商务、研发、工程、生产等4个部门。当鼠标点在总公司的目录上时所有员工信息将显示在列表中；当鼠标点在某个部门上，本部门的员工信息将显示在列表中，如下图：- 13 - 考勤软件使用说明书V2.0版员工信息查询：方便用户在大批量员工中快速找到适合条件的员工。本查询支持考勤号码和姓名两种查询方式，您可以通过“条件”下拉框选择需要的方式，然后再“输入”框中输入相应的查询信息，点击“查询”按钮，在列表区就可以显示符合条件的查询结果。备注：如连接支持ID卡的机器，那么本查询将支持考勤号码、姓名和卡号三种方式。区将考勤机中的数据下载。下载的数据将会自动与数据库中的数据进行比较，如存在考勤机和电脑数据不一致记录数，“电脑与考勤机数据交换区”列表中“数据状态”列将会标识出不同的状态等待上传下载操作。如选择“同时下载全部指纹数据”，那么会同时将用户信息及指纹下载到“电脑与考勤机数据交换区”等待上传下载操作。注：如有新用户，系统将自动提示是否将新登记用户添加到系统中。如选择“OK”即可将新用户添加到软件中；如果选择“Cancel”则不会将新用户添加到软件中，而只会显示在“电脑与考勤机数据交换区”中等待上传下载操作。如果确定“电脑与考勤机的数据交换区”列表中需要交换的用户信息，那么选择“考勤机=电脑”下的相关选项，然后点击“执行”按钮即可按照指纹机上的数据同步数据库中的各项信息；选择“电脑=考勤机”下的相关选项，然后点击“执行”按钮即可按照软件中的数据同步指纹机中各项的信息。“考勤机=电脑”：将列表中的各项按照考勤机中的内容将软件中的内容同步。- 14 - 考勤管理程序覆盖与考勤机不一致记录：在考勤机上登记了新的员工或者修改了已登记的员工的情况下，可以将数据下载并覆盖电脑上的数据。添加新登记用户至电脑：将指纹机中新登记的用户下载到电脑中。本选项只有在选择“同时下载全部指纹数据”后，发现指纹机中有新数据时，才会出现。覆盖电脑指纹数据：在考勤机上修改了员工信息和员工的指纹模板的话，可以选择该项将电脑上的指纹数据覆盖掉。“电脑=考勤机”：将列表区中的用户在考勤机中的信息按照软件中的内容同步。上传员工数据：将在考勤软件中维护的员工信息上传至考勤机中，上传的员工信息只有员工的考勤号码和姓名。覆盖与电脑不一致记录：按照电脑中的用户数据将考勤机中的相应用户数据覆盖。本选项只有在将指纹机的用户信息下载到软件上时，发现指纹机中用户的信息与软件中用户的信息不一致时才会出现。上传指纹数据：将列表区用户的指纹模板从数据库中上传至考勤机中。如果要将用户从指纹机上删除，那么在“考勤机与电脑交互区”的列表区中选定要删除的用户，然后选择“删除考勤机用户”按钮。本页面还支持对系统中员工的基本信息进行维护，主要包括添加、删除、修改和刷新四个功能。添加:是指在软件中添加一个新的员工。该添加功能只能添加员工的考勤号和姓名。（如连接支持ID卡的机器，那么还可以添加卡号。）其它的基本资料必须到员工维护中去设置。点击添加按钮之后出现如下界面：- 15 - 考勤软件使用说明书V2.0版注意：请正确输入考勤号码和姓名，如果输入格式与指纹机不一致，那么可能导致数据混乱，根据考勤机的有效范围设置。点击“确认”可成功添加员工，如想退出此操作，点击“取消”按钮即可返回上级界面。成功添加员工后，会出现如下窗口提示否是继续添加新用户，如需要继续添加新用户，点击“OK”即可进入员工信息添加界面；如不需要继续添加新用户，点击“Cancel”即可返回。成功添加的员工信息不但会出现在员工信息浏览区，同时也会自动添加到电脑与考勤机数据交换区列表中等待上传到指纹机中。如下图：- 16 - 考勤管理程序修改：修改软件中用户的信息。该功能只能修改用户的姓名。（如连接支持ID卡的机器，那么还可以修改卡号。）点击“修改”，会出现如下界面：注意：请正确姓名，如果输入格式与指纹机不一致，那么可能导致数据混乱，根据考勤机的有效范围设置。姓名修改完成之后，点击“确定”按钮，即可显示修改完成的提示窗口（如下图）并将修改内容保存到软件中。如果要取消修改操作，点击“取消”按钮即可返回上级窗口。- 17 - 考勤软件使用说明书V2.0版同添加用户信息一样，修改完成后的用户信息也会自动添加到电脑与考勤机数据交换区列表中等待上传到指纹机中。删除：在列表区选择需要删除的用户，然后选择“删除”按钮，即可删除数据库中此用户信息及指纹。当要选择多条记录时，可在按住Ctrl键同时单击鼠标。刷新：进行“员工信息查询”后，列表区只存在符合查询条件的用户信息，点击“刷新”按钮，列表区将返回显示所有用户信息。3） 机器信息在该页面可以查看考勤机的信息，清除管理员，初始化考勤机以及更改考勤机上的一些设置。点击“机器信息”分页标签时，所有信息都是空白的，点击“刷新机器信息”按纽，即可将机器的所有信息读出。如下图：- 18 - 考勤管理程序机器信息模块显示了机器中所有的基本设置，如IP地址，波特率等（关于机器设置的相关介绍，请参考用户手册）。点击修改按钮后可以对这些设置进行修改，然后点击“保存”，即可将这些设置保存在考勤机上。其他机器信息将显示机器的机器号等信息，注意：这些信息是没有办法修改的。而且奇偶校验和停止位两个信息在机器上是隐藏的，用户并不能查看该信息。信息统计中将显示考勤机一共登记了多少个管理员、多少个密码、多少个用户、多少枚指纹，以及登记了多少个考勤数。当选择初始化考勤机时，系统会清空考勤机上的全部数据，包括指纹和记录。如果只希望清除考勤机中的考勤记录，那么选择清除考勤记录即可。当操作员忘记了考勤机上管理员的用户名和密码而无法进入考勤机的设置菜单时，可以使用清除管理员命令清除管理员，然后到考勤机上重新登记管理员。如果选中“同步考勤机时间”之后，可以让考勤机的时间和计算机保持一致。如果需要升级固件，可以单击升级固件按钮，出现提示如下：单击是开始升级固件，单击否，取消升级。如果单击是后，出现如下提示（见图），表示您的考勤机的固件已经是最新的了。建议：用户不要自行升级固件，升级固件前要和经销商联系或经销商通知您需要升级的时候再升级，自行升级出现的问题可能影响您的正常使用。4） 其他设置其他设置主要是为二次开发需要调用我们软件中的数据的用户服务的。当需要导出数据的时候，在这里可以选择需要导出数据的项及设置其属性。以及卡登记数据和卡考勤记录的导出及导出设置。- 19 - 考勤软件使用说明书V2.0版通过本界面可以导出机号、考勤号码、日期、时间、考勤标志、卡号等6个字段。通过“向上”，“向下”按钮选择这些字段的顺序。如果需要导出，在字段前面画勾，如不需要导出，将字段前面的勾去掉即可。选择项目中的字段，然后点击“设置”，即可对字段的属性根据需要进行设置。设置完成后，点击确定即可保存。这里提供两种导出方式，一是考勤数据下载同时导出，二是从本地数据库导出。如选择第一种方式，每次下载考勤记录的同时将数据导出；如选择第二种方式，那么需要手动点击“导出”按钮，才能将已经下载到软件中的记录导出。导出文件将直接导出到考勤软件的安装目录下，文件名Attlog.txt。3.1.3 短消息管理（个性化功能）我们的部分产品提供定时定人发送对公对私短消息功能，对公的短消息只要启动考勤机就可以看到，而且会一直出现。对私的短消息在用户验证指纹之后就会提示短消息。对公对私的短消息总共可以有1024条。使用该功能，需要先设置好短消息，进行员工短消息定制，再导入短消息。考勤机支持两种方式导入，一是软件连接考勤机直接导入，二是从U盘导入。下面对此功能进行详细的介绍：进入考勤软件“外接程序”“短消息管理”出现短消息管理主界面，有二个选项卡：- 20 - 考勤管理程序短消息管理：实现短信消息的设置；员工短消息定制查询：查看员工定制用户信息的情况，并可以删除定制。1） 短消息管理进入考勤软件“外接程序”“短消息管理”显示界面如下：1. 通讯设置我们提供串口/以太网二种连接方式，根据您的机器与电脑的连接方式在通讯方式中进行选择，考勤机号和通讯密码请按机器中的设置进行填写，点击“连接测试”，若连接成功，会转变为“断开连接”字样。连接不成功系统会提示“与设备连接失败”。2. 短消息查询本系统支持短消息编号、内容、公共短消息、用户短消息四种查询方式，您可以通过“条件” 下拉框选择需要的方式，然后在“输入”框中输入相应的查询信息，点击“查询”按钮，在列表区就可以显示符合条件的查询结果。3. 短消息维护本页面还支持对短消息的基本信息进行维护，主要包括添加、删除、修改和刷新四个功能。添加: 点击添加键，出现界面如下:- 21 - 考勤软件使用说明书V2.0版公共短消息：即对公短消息，只要启动考勤机就可以看到，而且会一直出现；用户短消息：即对私短消息，在用户验证指纹之后才会提示短消息；有效期设置：选中后界面会增加一行，可定义有效期的起始时间和时长。删除：点击删除键，系统会提示“确定删除选定的短消息吗？”，确定后再次提示“是否同时将考勤机里的短消息一并删除”，点击OK后短消息被彻底删除；修改：选中短消息列表中的一条信息，点击修改键，可进行编号、有效期设置、短消息内容的修改；刷新：进行“短信息查询”后，列表区只存在符合查询条件的短信息，点击“刷新”按钮，列表区将返回显示所有短信息。4. 发送短消息在左边的短消息列表，选择要发送的短消息，点击“发送短消息”。5. 员工短消息定制点击“员工短消息定制”出现如下界面：- 22 - 考勤管理程序员工信息：此列表显示可定制短消息的员工，可同时选择多名员工定制信息发送；短消息：此列表显示员工可定制的短消息；操作选择：当软件与机器已经连接时，可以选择“立即发送”当软件与机器还未连接的话，可以选择“暂不发送”，回到短消息管理主界面，选择暂未发送的短信息，点击“发送短消息”则可完成用户短消息得导出。或通过U盘将保存的短消息导出。详情见第三部分的导出数据。6. 删除选择考勤机全部短消息，点击执行，则可删除考勤机上所有的短消息。若在左边的短消息列表选择某短信息，点击执行，则可删除选定的短消息；选择考勤机全部员工定制短消息，点击执行，则可删除考勤机上所有的用户短消息。2） 员工短消息定制查询在左上角选择【员工短消息定制查询】选项卡，出现界面如下- 23 - 考勤软件使用说明书V2.0版查询：本系统支持短消息编号、部门、考勤编号、姓名四种查询方式，您可以通过“条件” 下拉框选择需要的方式，然后在“输入”框中输入相应的查询信息，点击“查询”按钮，在左边的列表区就可以显示符合条件的查询结果。点击“刷新”，左边的列表区就可以显示所有用户的短消息定制信息。员工短消息定制删除：在左边的已定制短消息员工列表中，选中需要删除的员工，点击“员工短信定制删除”，则可删除定制了。3） U盘的使用导出短消息进入考勤软件，选择“外接程序”“U盘管理”“导出短消息”显示界面如下：- 24 - 考勤管理程序选择要导出的短消息点击“选定记录至右边列表”，再点击“导出短消息至U盘”，导出成功后，将U盘插入考勤机，选择“菜单”“USB闪盘管理”“上传短消息”按OK即可。导入短消息将U盘插入考勤机， 选择“菜单”“USB闪盘管理”“下载短消息”，按OK，屏幕显示拷贝数据成功；将U盘拔出插入电脑的USB插槽，进入软件“外接程序 U盘管理”选择“导入短消息”选项卡，点击“从U盘导入短消息”，显示界面如下：3.1.4 U盘管理（个性化功能）从usb闪盘导入选择数据-从usb闪盘导入，可以将U盘中的考勤记录导入考勤系统中。- 25 - 考勤软件使用说明书V2.0版进入“usb闪盘导入”显示界面如下：选择“导入”，可以将左边列表中选择的机器中的考勤记录导入到系统中。选择“导出”，可以将左边列表中选择的机器的考勤记录从U盘中删除。选择“刷新”，将考勤记录刷新一下。选择“关闭”，将关闭此窗口。U盘数据管理选择外接程序-u盘管理，进入U盘管理界面。显示如下：此界面下共有四个功能，导入用户，用户数据导出，导入短消息，导出短消息。在“导入用户”界面，可以将U盘中的用户信息导入系统中。- 26 - 考勤管理程序在“导出用户”界面，可以将系统中的用户信息导出到U盘中，然后通过u盘上传到指纹机中。在“导入短消息”界面，可以将U盘中的短消息数据导入到系统中。在“导出短消息”界面，可以将系统中设置好的短消息导出到U盘中，然后通过U盘上传到指纹机中。3.1.5 刷卡监控（个性化功能）刷卡监控功能是本公司专业支持射频卡的指纹考勤机特有的一项功能，使用户能够实时的监控到刷卡人的信息，第一时间了解员工的考勤情况。实现此功能的操作如下：进入考勤软件“外接程序”“刷卡监控”出现连接考勤机界面，请选择正确的通讯方式及其他相关选项，我们提供串口RS485和以太网二种通讯方式。点击连接进入用户刷卡监控主界面，有刷卡记录的显示界面如下：当有用户在考勤机上刷卡时，刷卡信息列表中会显示出用户信息。最后一个刷卡人的信息记录全部用绿色做出标识，方便管理员查看。清屏：点击此键可清空刷卡信息列表。退出：点击退出“刷卡监控”。- 27 - 3.2.维护/设置3.2.1. 维护/设置考勤软件使用说明书V2.0版点击主菜单上的考勤处理，会弹出如下菜单：先进行数据库设置，然后设置节日表、假类设置和考勤规则，再进行部门表、员工维护和管理员设置，最后进行时间段维护、班次管理、员工排班。3.2.2. 部门表- 28 - 考勤管理程序点击维护/设置菜单下的部门表菜单项，弹出如下窗口：要修改部门名称时，只需在部门名称上两次单击鼠标左键或按F2键，在部门名称框内输入新名称即可，但是如果需要修改总公司的名称，需要在考勤规则设置中去修改。新增部门时，首先单击左键选中新增部门的上级