IkaoQin考勤管理系统.docx

Ikaoqin网站使用手册.Doc Ikaoqin网站使用手册IkaoQin考勤管理系统使用手册北京分形科技有限公司 目录一 简介31 系统简介32 主要特点33 主要功能3二 快速上手41 初次使用41.1 登录系统41.2 公司信息设定41.3 公司参数设定51.4 增加部署51.5 增加职务61.6 增加员工71.8 新增公司节假日信息81.9 增加班次91.10 增加考勤策略101.10 增加请假分类111.12 设置员工排班122 日常操作132.1 登录系统132.2 公司信息132.3 节假日操作142.4 请假分类操作152.5 部署操作162.6 职务操作172.7 员工操作192.9 排班操作202.9 考勤操作222.10 考勤策略操作252.11 公司信息管理262.12 倒班审核操作282.13 报表统计292.14 倒班基本操作302.15 打卡管理332.16 密码修改33一 简介1 系统简介本系统适用于公司管理员工考勤，系统为浏览器B/S版，支持多语言版本。系统主要包括工作时段定义、班别定义、员工排班、智能排班、假别定义、请假登记、加班类型定义、加班登记、考勤规则、出差登记、手工补卡、调休登记、停工登记、考勤结果查询、考勤明细查询、考勤审核、考勤异常查询等多种功能。2 主要特点安全第一：服务器端数据库、密码和员工登录密码严格加密，设置密码，发送密码至员工邮箱中，只有员工本人知道自己的密码，多道加密措施保护您的帐号密码安全。操作简单：1) 完全可以按照你的需求，快速准确地产生您需要的数据，只要您轻轻一按，就会自动产生员工出勤的原始刷卡数据、出勤日报表。2) 加班时间完全用户自定义控制，模拟产生迟到、早退、请假等数据。3) 独有的数据处理算法，快速生成符合验厂要求的考勤；一般情况下，3000人左右的企业只需要30分钟，而且绝对符合验厂规则，省事省力。4) 参数设置灵活、应用面广，可扩充功能强大。5) 可自定义上下班时间段，跟据工作时段可以自由组合不同的班别、与考勤方案。6) 灵活设置换休类型与加班类型。7) 对每个部门或每位员工设置不同的考勤方案，提供批处理功能。8) 记录每位员工的出勤状况，根据方案设定自动判断迟到、早退或旷工。9) 制定加班计划，记录员工的加班情况。10) 记录员工的请假、休假情况。 11) 提供特定时间内个人/部门/公司的出勤数据统计图表，并进行分析比较。12) 可灵活设定、调整节假日、公休日、休息日。13) 自动计算和累计员工的假期，汇总休假明细及结存报表。14) 提供流程化多层审批管理。15) 全智能排班无需人工调班或排班，可按员工的刷卡数据自动办断上那一种班。16) 完善的查询分析功能。3 主要功能节假日管理：管理公司节假日信息。请假分类管理：管理公司的请假类别信息。部署管理：管理公司的部署信息。职务管理：管理公司的员工职务信息。考勤一览：查看登录的员工出勤信息，可以修改。考勤导入：导入公司所有员工或部分员工的考勤信息，csv格式。员工信息设置：员工的详细信息。打卡管理：员工签到、签退直接输入员工编号即可。班次管理：设置员工一段时间或某一天的班次。查看员工的班次。考勤统计：公司或个人的某一个月的考勤统计。换休管理，请假审批等功能。二 快速上手1 初次使用第一次使用考勤管理系统，需要完成一些例如增加部署、职务、新增员工信息、新增节假日信息、新增班次、新增考勤策略及设置员工排班等基本设置，这几部分除了员工排班基本都在导航栏中。1.1 登录系统初次使用者，在注册公司时，会把系统登录的管理员和密码发送到联系人邮箱中，管理员使用这个邮箱和密码登录到前台。1.2 公司信息设定在左侧框架中，点击“系统管理”中的“公司信息设定”命令，进入公司信息设定界面，参数值设定好后，点击“修改”按钮，在页面的上方即可显示“修改公司信息成功！”的提示。设置公司的基本信息。如下图所示：1.3 公司参数设定在左侧框架中，点击“系统管理”中的“公司参数设定”命令，进入公司参数设定界面，参数值设定好后，点击“修改”按钮，在页面的上方即可显示“修改公司参数成功！”的提示。设置公司的系统显示，如：休息日的显示颜色等。1.4 增加部署1） 在左侧框架中，点击“部署管理”命令，进入部署管理界面，点击“新增”按钮，弹出新增提示框，在提示框中输入部署名称，选择上级部署下拉框中，只有公司一个级别。2） 如果需要添加的级别在公司级别以下2个级别时，应先添加公司级别下的第一个级别，如“研发一部”隶属“研发部”，则添加级别时应先添加“研发部”然后再添加“研发一部”。以此类推。如下图所示：1.5 增加职务1） 在左侧框架中，点击“职务新增”命令，或在员工一览中点击“新增”按钮。2） 进入“职务新增”界面后，输入正确的职务信息后，点击“新增”按钮，界面弹出新增成功的提示框。1.6 增加员工1） 在左侧框架中，点击“员工增加”命令，或在员工一览中点击“新增”按钮。2） 进入“员工新增”界面后，输入正确的员工信息后，点击“新增”按钮，界面弹出新增成功的提示框。3） 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面转到员工一览界面。 1.6.1 设置员工权限1） 在“员工新增”和“员工修改”界面中点击“设定”按钮，进入员工管理（权限设置页面）2） 在此界面可是设置员工权限，设置后点击“确定”按钮，即可设置成功，点击“返回”按钮，取消设置。设置权限时，如果有“修改”、“新增”、“删除”的权限，那么“查看”权限一定是选中的。 1.6.2 设定员工的请假审核人和换修审核人在“员工新增”和“员工修改”界面中，在请假审核人和换修审核人选择框中可以选择此员工的请假第1审核人和换修第1审核人。1.8 新增公司节假日信息1） 如果公司没有假日可以不用执行此操作。2） 在左侧框架中，点击“节假日新增”命令，或在节假日一览中点击“新增”按钮。3） 进入“节假日新增”界面后，输入正确的节假日信息后，点击“新增”按钮，界面弹出新增成功的提示框。4） 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面转到节假日一览界面。1.9 增加班次1） 公司班次中必须有一个默认班次。在添加第一个班次时必须勾选“缺省排班”复选框。2） 在左侧框架中，点击“班次新增”命令，或在排班一览中点击“新增”按钮。3） 进入“班次新增”界面后，输入正确的班次信息后，点击“新增”按钮，界面弹出新增成功的提示框。4） 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面转到班次一览界面。1.10 增加考勤策略1） 公司班次中必须有一个默认考勤策略。在添加第一个班次时必须勾选“缺省考勤策略”复选框。2） 在左侧框架中，点击“考勤策略新增”命令，或在考勤策略一览中点击“新增”按钮。3） 进入“考勤策略新增”界面后，输入正确的考勤策略信息后，点击“新增”按钮，界面弹出新增成功的提示框。4） 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面转到考勤策略一览界面。5） 考勤策略名称初始为当前数据库中考勤策略最大的数字加。1.10 增加请假分类1） 在左侧框架中，点击“请假分类新增”命令，或在请假分类一览中点击“新增”按钮。2） 进入“请假分类新增”界面后，输入正确的请假分类信息后，点击“新增”按钮，界面弹出新增成功的提示框。3） 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面转到请假分类一览界面。1.12 设置员工排班员工排班：长期排班可以设置一个月甚至是几个月，而且在排班时，自动检测到休息日和节假日。短期排班设置员工的当天排班，只对天操作，可以修改员工的节假日、休息日的排班。1） 在左侧框架中，点击“员工排班”命令，进入“员工排班设定”界面，可以设置员工的一段时间的班次，在页面选择多个员工或一个员工，班次下拉框中选择班次，开始时间和结束时间中选择需要排班的时间，点击“排班”按钮，即可排班，排班成功后，在界面中提示“排班成功”，点击“返回”按钮，返回到“排班一览”页面。2） 在左侧框架中，点击“日历排班”命令，进入“日历排班设定”界面，可以设置员工的某天或某段时间的班次，在页面选择多个员工或一个员工，班次下拉框中选择班次，在页面的日历中选择时间，点击“排班”按钮，即可排班，排班成功后，在界面中提示“排班成功”，点击“返回”按钮，返回到“排班一览”页面。以上信息设置好后，我们就可以开始使用考勤系统了，最后一步就是每天每个员工上下班的打卡，然后一个月后我们就可以查看和使用员工的考勤数据了。长期排班：短期排班：2 日常操作2.1 登录系统员工使用考勤系统时，员工使用自己的邮箱和密码即可登陆系统。2.2 公司信息2.2.1查看或修改公司信息1) 在左侧框架中，点击“系统管理”中的“公司信息设定”命令，进入公司信息设定界面，在此界面中可以查看到公司的信息。2) 修改公司信息时，重新填入信息后，点击“修改”按钮，在页面的上方即可显示“修改公司信息成功！”的提示。2.2.2 查看或修改公司参数1) 在左侧框架中，点击“系统管理”中的“公司参数设定”命令，进入公司参数设定界面，在此界面中可以查看到公司的参数。2) 修改公司参数时，重新填入参数值后，点击“修改”按钮，在页面的上方即可显示“修改公司参数成功！”的提示。2.3 节假日操作2.3.1节假日一览在左侧框架中，点击“节假日一览”命令，即可查看公司的节假日信息。2.3.2 新增节假日同初次使用。2.3.3 修改节假日1) 在节假日一览界面中点击“修改”按钮。2) 进入“节假日修改”界面后，输入正确的节假日信息后，点击“修改”按钮，界面弹出修改成功的提示框。3) 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面返回到节假日一览界面。2.3.4 删除节假日在“节假日一览”界面中点击“删除”命令，弹出是否删除“节假日×××”的提示，点击“确定”按钮，即可删除此节假日并弹出删除成功的提示，点击“取消”按钮，取消删除操作。2.4 请假分类操作2.4.1请假分类一览在左侧框架中，点击“请假分类一览”命令，即可查看公司的请假分类信息。2.4.2 新增请假分类同初次使用。2.4.3 修改请假分类1) 在请假分类一览界面中点击“修改”按钮。2) 进入“请假分类修改”界面后，输入正确的请假分类信息后，点击“修改”按钮，界面弹出修改成功的提示框。3) 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面返回到请假分类一览界面。2.4.4 删除请假分类在“请假分类一览”界面中点击“删除”命令，弹出是否删除“请假分类×××”的提示，点击“确定”按钮，即可删除此请假分类并弹出删除成功的提示，点击“取消”按钮，取消删除操作。2.5 部署操作2.5.1 查看部署在左侧框架中点击“部署管理”命令，进入“部署管理”界面，即可查看部署。2.5.2 新增部署同初次使用。2.5.3 修改部署1) 在左侧框架中点击“部署管理”命令，进入“部署管理”界面，选中某个部署，点击“修改”按钮，弹出修改部署提示框，只能进行修改名称的操作。2) 如果想要把部署修改到上一级别或下一个级别、其他级别下边，只能执行删除此部署，再到其他部署下增加的操作。2.5.4 删除部署在左侧框架中点击“部署管理”命令，进入“部署管理”界面，选中某个部署，点击“删除”按钮，弹出删除部署提示框，点击“确定”按钮，删除部署成功并弹出删除成功的提示框。2.6 职务操作2.6.1 职务一览在左侧框架中，点击“职务一览”命令，即可查看公司的职务信息。2.6.2 新增职务同初次使用。2.6.3 修改职务1) 在职务一览界面中点击“修改”按钮。2) 进入“职务修改”界面后，输入正确的职务信息后，点击“修改”按钮，界面弹出修改成功的提示框。3) 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面返回到职务一览界面。2.6.4 删除职务在“职务一览”界面中点击“删除”命令，弹出是否删除“职务×××”的提示，点击“确定”按钮，即可删除此职务并弹出删除成功的提示，点击“取消”按钮，取消删除操作。2.7 员工操作2.7.1 员工一览1) 在左侧框架中，点击“员工一览”命令，点击“检索”按钮，即可显示员工的信息。2) 在“员工一览”界面中，输入员工姓名，点击“检索”，可检索出此员工的信息。3) 输入员工姓名并选择此员工的部署，此员工是否在职，检索出此员工的信息。4) 只选择部署，即可检索出此部署下的所有员工。5) 只选择是否在职，检索出此公司下的在职（离职）的所有员工。2.7.2 新增员工一般只有管理员有新增员工权限，同“初次使用”中的新增员工。2.7.3 修改员工1) 在员工一览界面中点击“修改”按钮。2) 进入“员工修改”界面后，输入正确的员工信息后，点击“修改”按钮，界面弹出修改成功的提示框。3) 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面返回到员工一览界面。2.7.4 删除员工在“员工一览”界面中点击“删除”命令，弹出是否删除“员工×××”的提示，点击“确定”按钮，即可删除此员工并弹出删除成功的提示，点击“取消”按钮，取消删除操作。2.8.5 查看员工权限在“员工新增”和“员工修改”界面中，如果员工有权限，那么在“设定”按钮的下方就会显示员工的权限。如果没有，就什么都不显示。2.7.6 设置（修改）员工权限同初次使用。2.7.7 设定（修改）员工的请假审核人和换修审核人同初次使用。2.9 排班操作2.8.1 排班一览在左侧框架中，点击“排班一览”命令，即可查看公司的班次信息。2.8.2 新增排班同初次使用。2.8.3 修改排班1) 在排班一览界面中点击“修改”按钮。2) 进入“排班修改”界面后，输入正确的排班信息后，点击“修改”按钮，界面弹出修改成功的提示框。3) 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面返回到排班一览界面。2.8.4 删除排班1) 在“排班一览”界面，点击“删除”按钮。2) 如果此排班没有使用，则直接弹出是否删除的提示框，点击“确定”按钮，即可删除3) 如果此排班正在使用，则提示此排班正在使用是否删除，点击“确定”按钮，即可删除。4) 缺省排班没有删除操作。2.8.5 设置缺省排班1) 在排班一览中，点击“设为缺省”按钮。2) 修改和新增时，勾选“缺省排班”复选框。2.8.6 设定员工排班同初次使用。2.8.7 查看员工的班次在左侧框架中选择“日历排班”的命令，或在“排班一览”页面中点击“日历排班”按钮，进入日历排班界面，找到要查看的日期，即可看到此员工的当天的班次信息。2.9 考勤操作2.9.1查看和导出员工的考勤信息1) 在考勤一览界面中，可以查看员工上个月的考勤信息。2) 在考勤一览界面中，选择时间后，点击“检索”按钮，即可检索出员工当月的考勤数据。3) 在考勤一览界面中，选择时间后，点击“检索并导出”按钮，即可检索导出员工当月的考勤数据。2.9.2 修改员工的考勤信息1) 在考勤一览界面中，点击“修改”按钮，进入员工考勤修改界面，2) 如果修改的日期中没有数据则进入修改界面也不可以修改数据。3) 如果修改的日期中有数据但是修改考勤的限定日期已过也不可以修改考勤数据。2.9.3 考勤导入在左侧框架中点击“考勤导入”命令，导入格式为CSV格式。2.10 考勤策略操作2.10.1考勤策略一览在左侧框架中，点击“考勤策略一览”命令，即可查看公司的考勤策略信息。2.10.2 新增考勤策略同初次使用。2.10.3 修改考勤策略1) 在考勤策略一览界面中点击“修改”按钮。2) 进入“考勤策略修改”界面后，输入正确的考勤策略信息后，点击“修改”按钮，界面弹出修改成功的提示框。3) 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面返回到考勤策略一览界面。2.10.4 删除考勤策略1) 在“考勤策略一览”界面，点击“删除”按钮，直接弹出是否删除的提示框，点击“确定”按钮，即可删除。2) 缺省考勤策略没有删除操作。2.10.5 设置考勤策略缺省1) 在考勤策略一览中，点击“设为缺省”按钮。2) 修改和新增时，勾选“缺省考勤策略”复选框。2.11 公司信息管理2.11.1公司信息设定同初次使用。2.11.2 公司参数设定同初次使用。2.11.3公司通知一览1) 在左侧的框架中点击“公司通知一览”界面，即可显示公司通知一览。2) 当公司没有通知数据时，公司通知一览界面显示为空。2.11.4 新增公司通知1) 在左侧框架中，点击“公司通知新增”命令，或在公司通知一览中点击“新增”按钮。2) 进入“公司通知新增”界面后，输入正确的公司通知信息后，点击“新增”按钮，界面弹出新增成功的提示框。3) 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面转到公司通知一览界面。2.11.5 修改公司通知1) 在公司通知一览界面中点击“修改”按钮。2) 进入“公司通知修改”界面后，输入正确的公司通知信息后，点击“修改”按钮，界面弹出修改成功的提示框。3) 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面返回到公司通知一览界面。2.11.6 删除公司通知在“公司通知一览”界面中点击“删除”命令，弹出是否删除“公司通知×××”的提示，点击“确定”按钮，即可删除此公司通知并弹出删除成功的提示，点击“取消”按钮，取消删除操作。2.12 倒班审核操作2.12.1 设定员工的审核流程1) 在左侧的框架中点击“审核流程设定”命令，进入审核流程设定界面。2) 在界面上方中可以选择“出假”（或换休）的审核流程设定。3) 选中员工后，在“审核人一览”中输入审核人的顺序，如:“1，2，3”等，点击“设定”按钮，在界面上部的表格中的“审核顺序”一栏中即显示此员工的“出假”（或换修）审核人员。2.12.2 审核出假1) 在左侧的框架中点击“审核出假”命令，进入审核出假界面。2) 在界面上方中默认审核状态为“审核中”，显示的数据为此员工需要审核的数据。3) 没有数据说明没有需要此员工审核的数据。4) 有数据时，点击“同意”或“拒绝”出假请示。5) 已经审核完毕的数据，可以点击“删除”按钮，删除数据。6) 审核状态为“全部”时，点击“检索”按钮，可以查看所有的申请“出假”数据。2.12.3 审核换休1) 在左侧的框架中点击“审核换休”命令，进入审核换休界面。2) 在界面上方中默认审核状态为“审核中”，显示的数据为此员工需要审核的数据。3) 没有数据说明没有需要此员工审核的数据。4) 有数据时，点击“同意”或“拒绝” 换休请示。5) 已经审核完毕的数据，可以点击“删除”按钮，删除数据。6) 审核状态为“全部”时，点击“检索”按钮，可以查看所有的申请“换休”数据。2.13 报表统计2.13.1 公司月报查看和打印1) 在左侧的框架中点击“公司考勤月报”命令，进入公司考勤月报界面。2) 在界面中显示公司当前月的上一个月的考勤数据。3) 选择部署和日期，点击“检索”按钮后检索出指定部署和日期的考勤数据。4) 点击“检索并打印”按钮后，弹出新的界面显示指定部署和日期的考勤数据，在新的界面中可以点击“打印”按钮，可以打印此页的考勤数据。5) 点击“重新计算”按钮，可以重新计算公司的考勤数据。2.13.2 个人月报查看和打印1) 在左侧的框架中点击“个人考勤月报”命令，进入个人考勤月报界面。2) 在界面中显示当前员工、当前月的上一个月的考勤数据。3) 员工姓名输入框：如果没有员工考勤管理权限的员工，该文本框不可输入。当文本框中输入“L”文本框自动列出可供选择的名称拼音中包含L的员工列表，如“李元霸，lewisite”4) 输入员工姓名、日期，点击“检索”按钮后检索出指定员工和日期的考勤数据。5) 点击“检索并打印”按钮后，弹出新的界面显示指定员工和日期的考勤数据，在新的界面中可以点击“打印”按钮，可以打印此页的考勤数据。6) 点击“重新计算”按钮，可以重新计算公司的考勤数据。2.14 倒班基本操作2.14.1 换休一览1) 在左侧的框架中点击“换休一览”界面，即可显示换休一览。2) 在换休一览表中，如果审核状态中，只要有一个人审核通过，那么在一览表的操作列中不显示“修改”和“删除”操作。2.14.2 新增换休1) 在左侧框架中，点击“换休新增”命令，或在换休一览中点击“新增”按钮。2) 进入“换休新增”界面后，输入正确的换休信息后，点击“新增”按钮，界面弹出新增成功的提示框。3) 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面转到换休一览界面。2.14.3 修改换休1) 在换休一览表中有“修改”操作时，点击“修改”按钮，可以进入换休修改界面。2) 在换休修改界面中，可以重新修改换休的信息。2.14.4 删除换休1) 在换休一览表中有“删除”操作时，点击“删除”按钮，会弹出“删除”确认提示框。2) 在提示框中点击“确定”按钮，即可删除换休数据。2.14.5 出假一览1) 在左侧的框架中点击“出假一览”界面，即可显示出假一览。2) 在出假一览表中，如果审核状态中，只要有一个人审核通过，那么在一览表的操作列中不显示“修改”和“删除”操作。2.14.6 新增出假1) 在左侧框架中，点击“出假新增”命令，或在出假一览中点击“新增”按钮。2) 进入“出假新增”界面后，输入正确的节假日信息后，点击“新增”按钮，界面弹出新增成功的提示框。3) 在弹出的提示框中点击“确定”按钮，界面转到出假一览界面。2.14.7 修改出假1) 在出假一览表中有“修改”操作时，点击“修改”按钮，可以进入出假修改界面。2) 在出假修改界面中，可以重新修改出假的信息。2.14.8 删除出假1) 在换休一览表中有“删除”操作时，点击“删除”按钮，会弹出“删除”确认提示框。2) 在提示框中点击“确定”按钮，即可删除换休数据。2.15 打卡管理在左侧框架中，点击“打卡管理”命令，进入打卡界面，每天只需打开此页面，选择员工前缀，输入员工编号，点击“签到”、“签退”按钮即可实现打卡操作。2.16 密码修改在左侧框架中，点击“密码修改”命令，进入密码修改界面，在此界面可以重新设置员工的密码。 34