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论秘书在工作中的胆大心细摘要：“秘书永远也不知道他的工作从哪儿开始，又将在哪里结束。”秘书工作业务繁重，涉及面杂而广，往往出成绩不容易，出问题却很简单。因此，一个成功的秘书往往被大家称为“能人”，然而，在秘书行业中，这种“能人”的比例是很小的。对于秘书人员来说，1%的失败并不代表99%的成功，而是等于100%的失败。往往那99%的辛苦仅仅因为一时的粗心大意、一时的胆怯畏惧而化为泡影，甚至换来的是指责、批评、炒鱿鱼甚至更严重的后果。面对新时期秘书工作的新情况、新特点、新要求，秘书人员更应该深刻意识到胆大心细的重要性，不断加强自身素质和能力的培养，努力探索培养胆大心细的工作作风的方法与途径，逐步让胆大心细成为自己的一种工作习惯，争取“零失误”、“零差错”的为领导服务、为工作服务，做一个大家眼中名副其实的“能人”。关键词：秘书；胆大心细；习惯；培养Abstract： “A secretary never knows where his work starts, nor does where it will end.” Since the work of a secretary covering a wild rang of subjects is heavy, it is quite difficult to reach an achievement, but easy to make a mistake. Therefore, a successful secretary is always referred to an Able Person. However, such Able Person dominates a very small proportion in the secretary industry. As for a secretary, one percent failure is not equal to ninety-nine percent success, but fatal ending. It is often the case that a momentary carelessness or impulse timidity drives the ninety-nine percent efforts in vain. What is worse, it could even result in being blamed, criticized and dismissed. Faced with new situations, features and requirements in a new era in secretary work; secretary staff should pay more attention to the importance of the bold carefulness at work, constantly strengthen their self-qualities and capabilities. They should make an effort to cultivate their work style and methods of bold carefulness and gradually become their own working habit to make themselves a genuinely Able Person with zero-failure or zero-error to serve the leaders and the job. Key words：secretary ;bold carefulness ;habit ;cultivate 1 绪 论每位优秀的领导身后都有一位出色的秘书，可以说，没有秘书，办公室的工作将无法运转；没有秘书，就没有领导的卓越成就。经济全球化的发展，社会发展的更加快捷多变，赋予了新时期秘书人员更高的使命，对秘书人员的素质提出了更高的要求。今天的秘书，已经摆脱了传统意义上的端茶倒水的打杂角色，越来越体现为集办文办会、辅助参谋、社交谈判、协调管理等多专多能的复合型人才。秘书在一个组织或团体里面，处于一个十分重要的枢纽位置，对上要做好领导的得力助手，及时为领导出谋献策、排忧解难，做好一切服务工作；对下秘书要做好其他部门的管理者和监督者，领导不在时，秘书就要模拟领导的角色，把握并指导各项工作的开展，并及时监督工作的进展情况，从全局的角度和高度正确处理好部门和全局的关系。西班牙阿拉贡职业秘书联合会主席多洛雷斯·贝尔加认为，在企业中，秘书是很难做好的职位之一，因为他距离上司很近，而且工作量很大。在趣味月刊杂志社担任秘书的安娜·阿吉尔说：“秘书永远也不知道他的工作从哪儿开始，又将在哪里结束。”他们唯一知道的是，他们必须有很好的素养、开朗的性格、机敏的反应、足够的耐心、细心和勇气来应付办公室中纷乱的工作。秘书人员在工作中，受批评、挨骂的情况可以说是家常便饭，然而很多情况下并不是领导故意拿其当“出气筒”、耍领导脾气，也不是工作太难而不能胜任，往往是因为秘书人员在工作中将自己会做的事忽视细节去做、能做因害怕承担责任不敢去做。因此，研究秘书人员在工作中的胆大心细，对于秘书人员更好的把握秘书这一角色，充分发挥工作主动性，更好的履行其职能具有重要意义，本文拟就这一问题做粗浅探讨。2 秘书工作中胆大心细的重要性2.1 秘书工作的成败在于细节案例一 某日，秘书小王在值班时接到一个兄弟市市委办公室打来的电话，说该市的一位办公室主任将带领有关人员于某日来我市学习公文运转方面的经验，请接洽并给予帮助。小王未加思考便根据电话记录起草了一份通知送领导阅示，领导看完后对秘书小王说：“这个通知不完整，等向对方问清楚具体情况后再拿过来。”小王当时一头雾水：记录肯定是清楚的，能漏下什么内容呢？这时有位同事过来对他说：有几个事你没有问明白，如对方带队领导的职务、姓名，他们一行共几个人（男同志、女同志各几位），乘什么交通工具来，具体什么时间到，在这边停留多久，等等。一个小小的通知竟有这么多事项需要去落实，这些都是小王当初没有想到的，经同事点拨才让他解开领导叫其重新整理通知的谜团。当小王详细了解情况后重新将通知送予领导阅示时，领导语重心长的对小王说：“办公室秘书工作无小事，要多想，往细里想，轻视不得，一个小小的疏忽就会给我们的工作造成被动。”案例二一次我到单位的锅炉房提开水，水还没烧开，排了长长的一队，前面有人说，差不多就接吧！烧水的杨师傅却说：“不行，指示灯没亮我不能让你们喝。”能干什么事，是个能力问题。怎么对待自己干的事，更多的则是个态度问题。从这件事可以看出杨师傅的工作态度，他是一个忠于职守的人。与此形成对比的是，有一个大学生在一家设计院工作，接受的第一件事就是为一个项目做可行性报告。因为第二天就要用，他加班到凌晨4点才把报告打印出来。第二天早晨一上班，他就兴冲冲地拿着厚厚的一叠材料给主管看，主管瞟了一眼，就顺手把材料扔在了地上，说：“你拾起来再整理一下。”他把材料拾起来一看，顿时傻了眼。原来材料上没有页码，整理起来麻烦大了。主管说到：“添加页码看起来是件小事，但它说明的却是个态度问题，是我们对客户尊重不尊重的问题。”朱永胜.秘书工作.2008.8案例三据成都商报报道，9月9日，四川巴中市政府办公室在下发的2008年中秋节放假通知中竟出现了一句“确保人民群众度过一个祥和平安的端午节”。由于办公室文秘人员的一时粗心大意，致使非常严肃的放假通知在巴中市造成了恶劣影响。这件事最终导致四人被问责，三官员被撤职，成为轰动一时的党政办公厅（室）工作人员因工作疏忽而遭处理的社会新闻。类似的案例，在现实社会中数不胜数，几乎在任何领域都有出现。细节决定成败，秘书人员工作岗位重要、责任重大，工作头绪多、规矩多，不能有丝毫懈怠、草率和疏忽，否则，就有可能给工作造成严重危害和无法估量的损失。老子说：“天下难事，必做于易；天下大事，必做于细。”关于细节问题，有两个著名的算式：100199；10010。也就是说，如果藐视这个小小的“1”，到头来可能功亏一篑，1%的错误将导致100%的失败。秘书工作业务繁重，涉及面广，出成绩不容易，出问题很简单，因此，无论抓政务还是管事务，秘书人员都要有细致的精神与扎实的作风，时刻感到如履薄冰、如临深渊，把工作想细、做细、督细，始终谨记“秘书工作成败在于细节”这一要点。2.2 胆略秘书人员的必备素质案例一笔者曾在某机关单位实习，期间，接触到了很多文件，包括本单位的和其他单位发出的。结合学校所学的专业知识，本人发现了文件存在的很多不规范甚至错误之处，其中包括文件的落款日期几乎全部都是用的阿拉伯数字，而与“党政公文落款日期用阿拉伯数字，行政公文落款日期用汉字小写”的要求不相符。由于初次接触正式工作，而且只是在实习，心怀胆怯，所以一直不敢向办公室领导指出这一错误。后来上级派专人到各单位进行文件规范性检查，这一错误在检查结果中受到了通报批评，办公室也因为这一错误而受到了上级和领导的严肃批评。倘若当时能勇敢的指出这一错误，也许能得到一定的纠正。案例二胡乔木，毛泽东早期的秘书，长达25年的秘书工作对毛泽东产生了深远的影响。他曾说：“做秘书，特别做中央领导同志的秘书，固然要守纪律，善于按照领导同志的意见和意图办事，但只有这一条不够，还应有自己的见解，并且敢于讲出自己的见解，要敢讲真话，反映真实情况。领导同志的意见和决策不正确，秘书就应义无反顾的指正”毛泽东也曾说：“我身边有个胡乔木，最能顶人，有时把你顶到墙上，顶得要死。”曾与胡乔木共事的一些同事评价说：“他也曾受过毛主席的批评，但工作中有不同意见仍向毛主席提出，甚至跟毛主席争论，有时对毛主席在工作中所犯的错误，他更是直言不讳的指出。”胡乔木曾多次直言毛泽东的“左”倾路线和“大跃进”的错误，可惜晚年的毛泽东专制思想日趋严重，没有从胡乔木的劝言中认识到自己的过失。不过历史证明了毛泽东当年的错误。人非圣贤，孰能无过？任何人都不可能把所有事都做得尽善尽美，毫无差错，即使是能力很强的领导，也会有犯错的时候，更何况是“上要管天、下要管地”的秘书人员，在当今这样一个复杂多变的时代，很多不确定的因素随时可能扰乱事先的预想。秘书贴近领导，处于从属地位，是领导的参谋和助手，也是领导联系上下左右各方桥梁、纽带。特殊的职能与地位决定了秘书人员必须具有良好心理素质和积极端正的态度，工作中固然要讲究高度服从，即服从领导、服从工作需要，但也不能一味地顺从、温驯、退让，尤其在突发性事件上不能模棱两可，奉行“难得糊涂”信条，一味退让迁就，求得息事宁人，办事优柔寡断，工作听之任之，人云亦云，缺乏主见，而要做到原则上坚定，性格上坚毅，意志上坚强，行动上果敢，待人处事刚直明快，必须充分发挥主观能动性，主动服务，敢于参谋，敢于行动，敢于承认错误或不足，这样才能真正做到对领导负责、对单位负责、对自己的职责负责。反之，自己的胆怯、优柔寡断、怕于承担责任将很可能导致自己甚至整个单位的严重损失或毁灭。3 秘书工作胆大心细的培养在现实生活和工作中，很多人都有过前面章节案例中的经历，有时候也许是因为自己对专业知识的不掌握，也许是对业务的没经验，也许是自己的粗心大意，也许是自己的胆怯畏惧，也许是对自己的不自信，总而言之，就是自己不够胆大心细。而秘书人员作为一个“大杂家”、“大管家”、领导的参谋助理，培养胆大心细的工作作风是必然要求。笔者认为，要养成胆大心细的作风，首先要夯实基础知识和专业技能，为工作的如鱼得水、游刃有余打下坚实的基础；其次要在实践中善学善用，不断思考并完善方法；最后，要逐步让胆大心细成为一种习惯。3.1 夯实基础知识和专业技能智是谋的基础，多智才能多谋，足智才能善谋。秘书工作随机性大，突发性强，对秘书人员的知识结构、技能水平和能力开发都有很高的要求。只有广泛摄取知识，不断优化自身知识结构，加强智能素养，提高技能水平，才能在多变的态势中有效的调整工作部署，以不变应万变，在变化中对接变化。一、秘书必须具有扎实的专业知识以上是某区公安分局发给该区人大常委会的一份文件，标题“关于汇报公安工作的请示报告”，这是一明显的文种使用错误，请示和报告是两个不同文种，在使用上有各自的适应范围和特点，而该文件中将两者混合作为一个文种使用，可见拟写该稿的秘书人员专业基础知识不够扎实。娴熟的专业知识, 是秘书工作的基础，没有扎实的专业基础知识，秘书工作将无从着手开展。秘书人员要通过各种方式和途径努力学好公文和应用文写作知识、文书制作和文书处理知识、档案保管知识、办公室管理知识、调查研究知识、会议组织知识、信访工作知识、社交礼仪和公共关系知识等专业基础知识。二、优化知识结构秘书工作的综合性,决定了秘书人员多专多能的素质要求,这不仅要求秘书纵向具有较深厚的专业知识,同时又要求秘书横向具有较宽广的知识面,因此，现代秘书必须具有丰富渊博的文化知识,不断优化自身的知识结构，提高获取新知识的能力。“随着我国法制建设步伐的加快，法律在我国经济社会生活中的分量日益加重，媒体涉及法律案件的报道明显增加，与此同时记者编辑错用法律术语的现象也日趋严重。如罚款、罚金这两个不同的法律术语就常常被误用，误导了许多不熟悉法律的读者。例一例二：小洞不补大洞吃苦五十多罚金三年滞纳变成三千多（杭州都市快报2004年6月4日第16版“街头新闻”栏目中一文的标题）编辑在制作标题时将“罚款”错成了“罚金”罚款是行政处罚的种类之一，是对实施了违法行为的相对人的经济制裁罚金是中华人民共和国规定的刑罚的附加刑之一，也可单独适用，由国家审判机关（法院）判处” “罚款”与“罚金”不是一回事.林永友.秘书之友2006.3正如案例中所说，“随着我国法制建设步伐的加快，法律在我国经济社会生活中的分量日益加重”，这类专业术语也将被用到秘书人员的笔杆子下面，若不加强法律知识的学习，把“罚款”当“罚金”或把“罚金”当“罚款”这类常识性的差错难免会出现在我们秘书人员的笔下。秘书的辅助性、综合性、服务性的职业特点,要求秘书必须具备广博的文化知识，主要包括经济、法律、政治、行政、社会学、领导科学等社会科学知识,哲学、历史、文学、艺术等人文科学知识,相关的数、理、化、生及自然辩证法等自然科学知识。丰富的人文科学知识和自然科学知识，是秘书人员应有知识的基本层次；一定的政治理论修养，有助于秘书形成科学的基本立场和观点；深厚的社会生活知识、丰富的实践经验，有利于指导秘书工作；及时关注现实社会的发展,了解行业领域动态，关注世界科学技术的进步,了解当代最新的文明,有利于启发秘书人员在工作中探求新方法、新思维、新理论,更好的解决实际问题。只有掌握丰富的文化知识,不断优化自身知识结构，秘书履行职责、开展工作才会视野开阔，思维敏捷，有洞察力，才能全面辅助领导，随时应对工作中的突发情况。三、不断提高自身能力修养秘书工作及秘书接触对象的多样性、复杂性，决定了秘书活动的丰富性、广泛性，这就需要秘书具有多种能力，主要包括：写作能力、口头表达能力、听知能力、概括能力、社交能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、预测能力和办公自动化设备的操作能力等。笔者在此将这些能力概括为四大方面: 简明精当的表述能力秘书参谋辅助的最基本的工具和手段就是文字材料、口头语言, 以公文写作和口头表达为主的语言沟通活动，是秘书当好参谋助手的基本能力和看家本领之一。秘书的文字表述集中在公文写作方面，要力求篇幅简短,表达规范准确 崇尚文笔扎实，要确保行文通畅，一目了然，力求朴素自然，庄重平易，精当得体；口头表达方面，秘书人员要结合时间、人物、场合等因素，讲究进言艺术，注意沟通方式，该说的一定要说，不该说的坚决不说，有话则长，无话则短，意尽言止。 精明干练的行为能力精明干练是秘书在参谋辅助活动中通常应有的一种能力体现。在实际工作中，秘书要思维敏锐、机灵周到、耳聪目明，善于调动自己的知识才能，运用自己日常积累的工作经验去观察、思索、把握、处理本职工作，及时准确领会领导者的活动意图，敏锐迅捷地抓住事物的关键和实质，迅速周密形成切中领导意向与实际情况的参谋辅助意见；要能立足大局，时时追随领导者的职能视野，胸怀全局、胸中有数、有备有防，适应领导者的辅助需要，一示即明，一拨即动，暗示亦明，未拨亦动，精明干练地为领导者进行科学决策、实施决策管理提供参谋辅助服务。要及时做好反馈服务工作，准确无误的向领导反馈事物进展情况，及时准确的做好心细的上传下达工作，协助领导把握事物的顺利进展。 娴熟的动手操作能力随着时代的不断进步发展，新的办公设备和技术不断出现，办公模式在不断向自动化、科技化发展，办公效率越来越高，网上办公，网上谈判，网上交易等，凡是办公室拥有的器械、设备，电话机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、传真机、网络通讯设备等在不断普及、不断更新，在这个较量效率的时代，作为秘书人员，都应娴熟的掌握这些新设备、新技术，与时俱进，跟上时代的步伐。 积极的学习能力对于秘书来说，丰富的文化知识与合理的知识结构，较强的听、说、读、写、动手操作、实践行动等能力都是十分重要的，但更为重要的是要有较强的获取新知识、新方法、新技能等新生事物的能力。因为受主客观条件的限制，秘书所掌握的知识和能力毕竟是有限的，其丰富程度也是相对的，在科学技术迅猛发展的今天，秘书要根据本职工作的需要，注重学习、学会学习、自觉学习，在工作和生活中向书本学习、向领导学习、向群众学习、向实际学习、向社会学习，在实践中不断学习、总结、积累和提高。俱乐部3.2 在实践中善学善用实践是检验真理的唯一标准。任何纸上谈兵都不能代表实践操作，更不能保证实际效果。说到不如做到，说得好不如做得好，做好了才算真正的成功。秘书要做到胆大心细，不能单凭一些理论的学习，而要靠在众多的实践经验中不断学习，学以致用，反复总结，努力改进，不断完善提高。一、 不同对象，区别分析 对上：做好领导的“放大镜”、“过滤器”、“思想上的对立者”比尔·盖茨的第二任女秘书露宝，上任时42岁，已是4个孩子的母亲。她之所以能让盖茨在她因家庭原因离开微软时说到：“微软公司留着空位置，随时欢迎你！”，是因为她懂得以一位成熟女性特有的缜密与周到，考虑起自己今后在娃娃公司应尽的责任与义务。其实，在欧美国家的多数跨国公司里，高级管理人员身边，很难看到年轻的女秘书，大多数秘书都是年长的阿姨级的女性。例如英国汉墨公司老板看上去只有二十七八岁，其秘书琳达女士却是一个五十开外、蓝眼银发、体态有些发福的阿姨。这类秘书虽然没有年轻女孩的青春靓丽，却有一番凝重、高雅，言谈举止中散发着一份成熟、细腻、周到和恰到好处的胆略，让人不由得产生一种亲切和信任之感，为她们的这种气质和魅力所折服。所谓当局者谜，旁观者清。作为秘书人员，要同时做好当局者和旁观者的双重角色。所谓做好当局者，就是要打破传统的思维，突破角色限制，从领导的位置审时度势，发挥贴近领导的优势，主动站在领导的角度筹划工作，“不在其位而想其事”，与领导实现“思维共振”。与此同时，秘书人员要跳出当局，以一名了解事态全局的旁观者的身份扮演一枚“放大镜”的角色，及时发现领导决策过程中忽略的因素，以在实施前填补决策漏洞或帮助领导谋划新的方案。秘书工作中非常重要的一点就是做好上司与外部世界的“过滤器”，这一特点赋予了秘书很大的权利，要求秘书知道如何与形形色色的人打交道。从某种意义上来说，秘书是上司的“形象代言人”，秘书的任何一个不恰当的举动、做法都会给他所代表的上司或单位造成损害。因此，秘书在为领导过滤掉那些无关的杂人杂事时，言行举止非常关键。一般情况下，领导在政策水平、工作经验、领导艺术等方面要比秘书强，但领导决策、意图、言论、行动上往往也会出现一些不够全面、不够妥当甚至明显错误的地方，此时，秘书应该坚持原则，坚持真理，敢于与领导“抗衡”，敢于向领导谏诤，适时做好领导“思想上的对立者”。领导居于自己的职位，往往不愿很直接的承认自己的不足；作为下属，很多秘书人员在工作中也不敢向领导指出其出错的方面，显然这样做是不称职的，带来的将或是很严重的后果。俗话说：“良药苦口利于病，忠言逆耳利于行。”这句话是至理名言，但有些疗效显著的良药，仅因难于下口，病人就是不愿服用。有些忠言因为过于逆耳，人们也往往听不进去，也就谈不上“利于行”了。秘书人员作为领导的得力助手、左膀右臂，有责任、有义务及时向领导指出不足、协助领导将不良影响减至最小，因此要敢于向谏诤，同时非常重要的一点，在谏诤时要讲究艺术，注意细节，顾及领导的面子和感受，以委婉的方式，在适当的时间、地点、场合向领导发表自己的意见，变“逆耳”为“顺耳”。 对己：工作中化被动为主动，实现自我价值 众所周知，秘书机构和秘书人员自产生之日起就一直处于辅助地位，这种被动性是历史赋予秘书工作的基本属性。殷商时代的“巫”，所从事的上传下达、刻写记事、占卜祭典等事务性工作，须直接听统治者的决策意志和命令。明朝的内阁，作为特殊的参谋顾问机构，阁臣的“职司代言”，位列一品，但在发挥职能作用方面，一举一动只能按皇帝旨意办事，“参谋”也好，“顾问”也好，无法真正发挥作用。在当代，随着社会与经济的发展，秘书与领导之间逐渐实现了人格上的平等，秘书辅助决策的内容、环境和范围都与过去有了根本性的区别，但秘书的辅助性地位没有变，辅助决策只在“谋”不在“断”的被动性也没有变。在这种新的形势下，秘书人员绝不能坐等领导的吩咐、交办，拨一下动一下，一味的靠领导推、靠下边促，而要根据事态的发展趋势，主动向领导及各部门提供参谋服务，在被动性的制约下充分发掘自己的主动性和潜在能力，掌握辅助位置的主动权，只有这样，才能切实提高秘书辅助位置的整体效率。然而，很多秘书人员在工作中，存在着不敢谋、不敢做、不愿行等不良心理或表现，尤其是在需要自己独挡一面的危机时刻，秘书人员很大程度甚至完全失去了自己的主见，更别说将自己转换为“领导角色”，站在领导的角度、全局的高度看待问题、分析问题、解决问题。若是不能及时克服这种不良心理，则在工作中秘书人员既不能发挥领导的参谋、助手、左膀右臂的作用，也不利于自身能力的培养与提高。要克服这种不利心理，最关键的一点是要对自己有信心。如果自己都不相信自己，试问还有谁愿意相信你。对自己有信心，不仅仅是要相信自己的能力和潜质，同时还要相信自己的领导和所在的团队，领导相信你有能力，所以才置你于此职；你的团队有实力有优势，所以经得起一定的考验。因此，秘书人员在工作中要破除“位卑言轻”、“位卑人微”的观念，要相信自己的思想、见解，能够为领导的完美决策提供参考便利，自己的适当言行举止能为组织的发展增加一份色彩。尤其在遇到突发性事件需要独立面对时，要站在全局的角度、领导的立场，敢于决策、果断决策，争取将危机转化为契机，尽可能减少危机导致的不利影响。一个称职的秘书，要善于在被动性的事物工作中发挥主动性，把握秘书工作运作规律，不断提高工作的预见性和科学性，提高随机应变的能力，在大量的临时性突发性任务面前分清主次，有条不紊的完成职责，做出成效，实现自己的人生价值。 对下：严格要求，做好队伍的“大管家”某统计部门，在向上级部门报送农业数据时，因漏了一个数字，结果造成了农业补贴下拨少了几百万的严重后果，给造成了极坏的影响；整个部门和单位；某办公室，在打印文件时，因打字员不懂公文规定，新年的第一份文件没有发文字号的年份重新调整，导致印好的300多份文件只能弃之于废纸堆，不仅浪费了人力物力，还影响了整个部门的工作效率。千里之堤，溃于蚁穴。任何一个团队，都要讲究团结协作，如果有1%的工作没有做好，那整个团队也可能要面对100%的失败。尤其是办公室，作为整个单位其他部门的服务部门，事无巨细，牵一发而动全身。办公室工作无小事，办公室的每项工作，诸如发一份文件、打一个电话，都可能对全局工作产生影响，因此，必须严格按照职责程序和规范要求，努力做到百密而无一疏。秘书人员作为整个单位或某个部门的“大管家”，要带领整个办公室或秘书团队严格按照规矩办事，按程序办事，建立健全调研、信息报送、办文办会、值班联络、信访接待、后勤管理等方面的规章制度，实现办公室工作的规范化，完善并规范工作流程，严格按要求办事，减少和杜绝工作中的随意性和不确定性，努力追求“零缺陷”、“零失误”、“零差距”的工作成效，牢固树立“细节决定成败”“天下大事，必做于细”的理念，让重视细节成为整个团队人员共有的一种素质，一种修养，一种工作态度。二、具体内容，具体对待 办文公文是传达政令、指导工作的重要载体。这一特性决定了公文处理人员必须确立文以载道的观念，突出以文辅政的主题，因此，文秘人员在拟写公文时要力求文字表达及文种格式的规范准确，确保公文的权威性和严肃性。有人曾说：文章是三分写、七分改，写的是毛坯，改出来才是精品。天下没有不修改就诞生的好文章、好材料，事实上，越是写作水平高的人、越是“笔杆子”，越懂得修改的重要、越重视修改，其好作品也都是在修改上下过很大功夫的。从某种意义上讲，文章不是写出来的，而是改出来的。保尔·施法格在回忆马克思一文中说：他“决不出一本没有经过他仔细加工和认真琢磨的作品，不能忍受把未成的东西公之大众的这种思想。”鲁迅先生对自己的文章总是反复修改，如他的坟的题记仅一千多字的短文，改动就有一百多处。他曾经说：“文章写完以后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”毛泽东同志很赞赏鲁迅先生的说法，他说：“孔夫子提倡再思，韩愈也说行成于思，那是古代的事情，问题很复杂，有些事情甚至想三四回还不够。”他还说：“文章写好之后，也不多看几遍，就像洗脸之后再照照镜子一样，就马马虎虎地发表出去，其结果，往往是下笔千言，离题万里，仿佛像个才子，实质到处害人”。修改贯穿写作全过程，只有不断进行修改完善，才能使文稿上升一个层次，在思想认识和文字表达上都达到新的水平。人们对事物的认识，往往不可能一次完成，要经过一个逐渐完善，由浅入深的发展过程，特别是对复杂的问题及事物更是如此。如我们党关于建国以来党的若干历史问题的决议一文，经过一年多起草，在不同范围内，征求了几千人的意见，经过了反复几十次修改，才最后完成。对于秘书人员，特别是一些重要的文稿，更要在修改上下功夫。为确保公文不出现任何差错，文件材料形成后，还要经过反复检查核对，大到篇章结构、思想内容，小到文章排版、字词标点、发文单位、落款用印等等，都要仔细校对，严格把关，切忌走马观花、一目十行。因此，总的来说，秘书人员在处理文件时要做到三分写、五分改、二分查，从而确保公文的十分准确、毫无差错。 办会不论哪一领域，会议已成为一种办公交流的主要方式，而会议的效果往往取决于会议进展的顺利程度。由于会议涉及的因素很广，受外界不确定性因素的影响很大，所以很容易因为一个小小的突发状况而影响会议的整体效果。会议的突发情况会给会务人员造成被动，如果会务人员不能及时从容应对，势必造成慌乱和差错，影响会议的效果。因此，秘书人员在会议组织中应务必做到以下两点：一、树立应变意识，制定缜密方案。在会议的组织服务中，要按照“周密、严谨、细致”的办会要求，完善会务方案，防止出现“万一”，细化应对预案，多想几个“万一”对策。成功应对会议突发情况靠的是会务人员对会务工作的缜密考虑。不论是会议内容、议题、议程、会期、与会人员，还是交通安全、车辆停放、供水供电、卫生安全等各个方面都要制定具体方案，对于整个会务过程，都要多想几个“万一”，如万一会议期间天气突变，万一发言领导临时不能出席，万一会间突然停电等等，要把会议各个环节可能出现的情况逐一分析，多设计几个应急预案。二、做好防范准备，提高应变能力。针对大型会议和活动会期长、规模大、人员多，会议期间活动多，不可预期的因素也多，往往容易在细节上出现差错。会务人员必须做好突发情况的应对准备，保证临变不惊、处变不乱。如，多备名牌，会议出席领导在会前临时变化的情况时常发生，每次会议都带齐所有原拟定参加会议的领导的名牌，对会前变更出席领导的，能及时更换；材料备份，会前在领导讲话或会议材料定稿之后，在提前送交领导时，要注意另外多备份会议材料和讲话稿，以防领导出席会议时因特殊情况忘带材料的情况，便于及时送交领导。 办事“为进一步加强机关作风建设、提高办公室三服务工作的水平和效能，2002年底，刚到任的市委秘书长向才昂提出了在全市党委办公室系统推行无差错服务的设想。2003年4月，正式形成了中共邵阳市委办公室无差错服务承诺制度文件，从政务、行政后勤、政工人事三个方面对办公室工作进行了系统规范” 大力推行无差错服务 全面加强党委办公室能力建设.中共邵阳市委办公室.当代秘书论坛.2006年第4期 为领导服务，为组织服务，这是秘书的本职工作，为了做到服务上的无差错、无漏洞，秘书人员要注意从以下三方面入手,以提高自身的办事能力。 一是增强对细节的“洞察力”。每项工作都是有许多细节组成的，只有想得周密，才能做得到位。对待任何工作，秘书人员都要想得细致，想得深入，尤其是对那些容易忽视、遗漏的细小之处，要多问几个“这样做可以吗”、“怎么还可以更完美一点”，在拿方案、定措施的时候才能做到万无一失，不留盲点，避免百密一疏，一失足成千古恨。同时，秘书事情多、任务杂，不可能每个细节都考虑得十全十美，但要注意抓住关键性的细节。关键细节往往处在工作矛盾的中心，牵一发而动全身，对整体上的成功具有“一票否决权”，秘书人员要善于抓住这些工作中的关键细节。抓住了关键细节，就赢得了制胜的主动权。比如在签约仪式上，要把握好签字仪式这个关键；在庆祝表彰会上，要把握颁奖这个关键；在项目洽谈会上，要把握项目介绍这个关键等等。 二是增强对细节的“执行力”。在秘书活动中，不到最后尘埃落定之时，心中的那块石头也依旧悬于半空。关注细节十分重要，落实细节更是重中之重。我们时常会碰到这种情况，某项活动的策划合理，安排周全，任务也分解到人，但效果却不尽人意，或大打折扣，或面目全非。究其原因，乃是在对细节的执行过程中走了样，没有把每个细节真正落到实处。细节分解是执行细节、落实细节的前提。细节分解得越细，就越容易洞察那些薄弱环节，对整个“链条”就把握得越准，整项工作就会开展得越扎实严谨。比如，每次召开大会，都要成立会议筹备领导小组，下设工作小组，常包括综合组、资料组、秘书组、宣传组等，每个组都根据各自职责制定详细的工作方案，如秘书组分解出起草大会日程安排、安排代表座次表、制作大会代表证等。细节分解之后，要做好任务安排，把各个细节安排给合适的人。对于全局不明的人不适合修改文稿框架，心直口快的人不适合做保密工作，内向文静的人不适合做接待工作等，不能因为人员安排失误而贻误工作。同时，每个细节操作都要有明确的要求、严格的规范、具体的措施，既要严格按方案、程序、步骤执行到位，又要根据事情的发展变化，随机应变，灵活处理。三是增强对细节的“监督力”。为了保障细节的执行效果，必须实行必要的监督。通常情况下，秘书人员对全局情况把握最全面，在整个事态进展中要切实做好监督工作，既要对细节的设计进行监督，检查其设计是否合理、周密、稳妥，又要对细节的执行过程进行监督，及时掌握执行的进度、力度、效果等，对细节的执行过程给予必要的指导和督促，及时向上级反应情况，确保工作的圆满完成。3.3 让胆大心细成为一种习惯 胆大心细成为一种习惯，这是秘书人员工作的一种最佳状态，甚至可以说是工作的一种境界。要达到这种境界，不是光靠几句说辞、几次教训、几番反思就可以做到的，更需要秘书人员在工作中不断的用心去学习、摸索、实践。经历是人成长过程中最好的老师。在社会这个大课堂中，只要做到时时虚心，处处留心，事事用心，不论是自身的还是他人的，成功的还是失败的，都认真加以总结，进行深度思考，在实践中不断摸索，敢于尝试，敢于实践，就能让胆大心细成为自己的一种习惯。要养成胆大心细的习惯，工作和生活中的用心、留心必不可少，同时善于思考、讲究方法同样不可或缺。 做一个善于思考的有心人向别人学习、向经验学习，这是求得进步的重要方面，然而，光学是无用的，还要学会思考才行。最好的并不一定是最适合的。现实中，往往可以看到很多很好很典型的成功案例，甚至和自身遇到的情况很类似，虽然其中的方法有些时候也许也适合自己，但很多情况下会因为个别因素的差异而产生不一样的效果，这时候，就需要我们进行深刻的思考，对彼己的情况进行对比分析，三思而后行。“思”的起点要高，见地要深，见解要独特，不能人云亦云，要结合实际情况对具体问题进行具体分析，对难点、焦点、敏感性强的问题进行调查研究，注意听取领导、同事和广大群众的意见，凡事多打问号，多加思考，吃透上情，摸清下情，努力探索最科学的解决办法。 做一个讲究方法的留心人对于自身或他人的实践经验，并不能一味的吸纳、效仿、照搬照用，而是要讲究方法，笔者认为有三种方法必须认真加以把握：一是典型剖析法。通过对典型人物、典型事件、典型案例等进行分析解剖，抓住问题的本质和要害，找出好典型为什么好、坏典型为什么坏的原因和关键点，进而提出推介好典型、控制坏典型的方法与对策。运用典型解剖法要特别注意的问题是，不能以偏概全，要针对具体情况进行对比分析。二是比较研究法。没有对比，就没有发现。在实际情况中，要注意进行多向对比，纵横比较、上下比较、前后比较、主客观比较等等，例如，时间上的前后比较，把现在的情况同过去比，判明是增还是减，是快还是慢，进而分析原因，找出对策；空间上的左右比较，把自己的情况同别人比，包括同上级比、同下级比、同平级比等等，在比较中发现自己客观存在的长处和差距，总结别人的经验和教训，进而研究扬长避短的办法和措施。三是综合归纳法。这是贯穿于整个政策研究活动的最重要的方法。面对大量的素材、众多的信息和各种不同的意见，我们必须去粗取精，去伪存真，综合抽象，归纳提炼，挖掘出超脱于各种具体现象物质外壳的一般性和规律性的东西，并以此作为我们分析判断问题以及提出与之相适应的对策建议的前提和基础。 思想决定意识，意识支配行动。当这种留心观察、用心研究、虚心改进的思想在主管意识中形成，那么，胆大心细已经开始成为我们的一种习惯，在工作中，我们将自然而然、恰到好处的做到胆大心细。4 结 论 “艺高胆大，心细如发”，这是一位参谋长对其下属提出的当参谋“八字要求”。秘书人员，作为领导的参谋助手，同样也适合这“八字要求”。胆大心细，没有一个具体的衡量标准，也没有哪个秘书一上任就能做到。这需要秘书人员在工作岗位上不断摸索、不断实践，用眼睛去看，用耳朵去听，用心去学，用脑去思，用双手去实践，进而养成一种习惯。“勤学苦练”是自古以来勉励后代不变的箴言，“书山有路勤为径”、“宝剑锋从磨砺出，梅花香自苦寒来”早已成为众多人的座右铭。对于走上秘书这一特殊工作岗位的人员，更要勤于学习，老老实实的学，放下架子学，向领导学，向同行学，向群众学，向书本学，向社会学习，向实践经验，不仅要加强知识和技能的学习，同时还要加强方式作风的学习，注重心态的培养。三天不练手生。经过勤学苦练，再加上不断的思考与创新，不仅能获得自身知识、能力、修养“量”的提高，而且可以获得“质”的升华。当胆大心细成为一种习惯，秘书在工作中就不再会因为小事“阴沟里翻船”，也不会因为大事诚惶诚恐，更不会因为难事束手无策，伴你同行的将是胜任、优秀与成功！参考文献1陈合宜.秘书学.M.广州：暨南大学出