岗位说明书培训讲义ppt课件.ppt

如何编写岗位说明书培训,xx,你怎么老与我过不去，我为你招聘的人员哪一个不合适？,这个人怎么办？找点工作给他干一干？,我来公司几个月了，还没弄清楚该做什么！,你提供的人好象都无法胜任呀！,企业人力资源管理存在的四大问题,切记：岗位说明书本身并不具备独立开展各项人力资源管理工作的功能！,岗位说明书的作用与意义,老鹰、马、猎狗狩猎的故事,两则寓言故事的启示,大雁南迁的启示,大雁群体飞行速度是单体平均飞行速度的1.71倍！,两则寓言故事的启示,横向分工与纵向分工,横向分工,纵向分工,计划,执行,审核/审批,协助,部长,职员,部长,部长/职员,横向分工的常见文件包括：跨部门流程，部门职能；纵向分工的常见文件包括：跨岗位工作流程、岗位说明书,企业为什么要进行内部分工,分工协作,流程实现,战略实现,细化工作,效率提升,组织分工目的,横向分工,纵向分工,原则：横向到边，纵向到底,目的：事事有人做，人人有事做,目录,一、什么是工作分析二、如何编写岗位说明书1、岗位说明书是什么2、岗位说明书编写的4项核心准备工作3、如何编写岗位基本信息4、如何编写岗位使命5、如何编写岗位职责6、如何编写岗位任职资格7、岗位说明书管理三、下阶段工作安排,企业为什么要进行工作分析？,工作分析是人力资源管理的一项核心基础职能，通过系统地收集和确定目标职位的信息，并对目标职位进行研究和分析，最终确定目标职位的定位、工作任务与职责、工作权限、工作联系、任职要求等基本因素的过程。,什么是工作分析？,通过工作分析，我们要回答或者说要解决以下主要的问题：“某一职位是做什么事情的？”这一问题与职位上的工作活动有关，包括职位名称、工作职责、工作要求、工作场所、工作时间以及工作条件等一系列内容。 “什么样的人来做这些事情最适合？”这一问题则与从事该职位的人的资格有关，包括专业、年龄、必要的知识和能力、必备的证书、工作的经历以及其它要求等内容。工作分析的直接结果是职位说明书。,工作分析的基本原则,工作分析不是,关于人的事实罗列面面俱到 主观臆断管理本身,工作分析是,关于岗位的系统整理聚焦重点客观分析精细管理的开始,一般来讲，当公司的组织或业务发生变化时需要进行工作分析,组织本身发生变化,业务发生变化,工作分析,工作分析对企业的战略落地和组织优化具有重要的作用,实现战略传递,明确岗位边界,提高流程效率,实现权责对等,强化规范化管理,定位与价值通过工作分析，可以明确岗位设置的目的，从而找到该岗位如何为组织创造价值，如何支持企业的战略目标和部门目标，从而使组织的战略能够“落地”。,明晰责权通过工作分析，可以明确界定岗位的职责和权限，消除岗位之间在职责上的重叠，避免推诿扯皮，并防止出现职责空白。,梳理关系通过工作分析，可以理顺岗位与其流程上下游环节的关系，明确岗位在流程中的角色和权限，避免流程不畅、效率低下问题。,权限分配通过工作分析，可以关键岗位的职责来确定或调整组织的授权和权力分配体系，从而在岗位层面实现权责一致。,形成规范通过工作分析，在明确岗位的职责、权限、任职资格等的基础上，形成该岗位工作的基本规范，一方面清楚地向员工表达了组织对员工的行为和绩效的期望；另一方面，将员工的行为引入到确定的轨道中。从而对员工形成一套规范化的牵引和约束机制。,工作分析的过程推动了公司上下级之间加强对岗位内涵的理解,任职者的角度,管理者的角度,二者一致的认可,系统的工作分析还是一次很好的上下级沟通的机会。通过进行工作分析中任职者和其直接上级的有效沟通，将有助于建立管理者和任职者对岗位的共同理解。,工作分析的方法,观察法,访谈法,调查问卷法,工作分析的成果是岗位说明书,工作分析中应注意问题,分析岗位是以岗位为基准，而不是分析具体个人，不是对岗位所在员工的具体情况进行分析。防止任职者夸大自己工作的重要性分析岗位现实的情况使用统一和规范的标准编制岗位说明书岗位说明书需经由上级领导审核确定,工作分析中需要注意的问题：,目录,一、什么是工作分析二、如何编写岗位说明书1、岗位说明书是什么2、岗位说明书编写的4项核心准备工作3、如何编写岗位基本信息4、如何编写岗位使命5、如何编写岗位职责6、如何编写岗位任职资格7、岗位说明书管理三、下阶段工作安排,目录,一、什么是工作分析二、如何编写岗位说明书1、岗位说明书是什么2、岗位说明书编写的4项核心准备工作3、如何编写岗位基本信息4、如何编写岗位使命5、如何编写岗位职责6、如何编写岗位任职资格7、岗位说明书管理三、下阶段工作安排,岗位说明书：是描述职位分析结果的书面文件，包括：岗位位基本信息、岗位使命、工作模块、工作职责、业务权限、工作频率、工作依据以及任职要求等。岗位说明书能够把组织实现战略的 职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织实现目标。,工作分析与岗位说明书的含义,美国典型模式：粗放型。主要确定责任与贡献，具有较大的灵活性。一般为1页纸。欧洲典型模式：细致型。从岗位的设计目的到角色、组织关系、应负责任、绩效标准、工作范围及详细内容、任务要求等，新聘员工到岗位，一看岗位说明书就能按其要求及规范开展工作，具有较强的严密性。一般有35页纸。我们选择的模式：综合以上两种格式的优点，重点明确岗位基本信息、岗位主要职责以及任职资格等，其它内容根据企业需要而定，通常为23页。,岗位说明书的模式与风格,岗位说明书的基本构成,8,9,11,10,14,岗位使命,任职资格,其他,岗位说明书基本构成,岗位职责,5,1,基本信息,12,7,2,3,4,6,1、岗位名称2、所属部门3、岗位编号4、岗位等级5、直接上级6、直接下级7、岗位使命8、岗位职责9、岗位业务权限、工作成果10、基本要求（学历、专业、经验、性别、年龄、证书等）11、知识（基本知识、专业知识）12、技能（管理技能、专业技能）13、职业素养（基本素养、特殊素养）14、工作环境（工作时间、资源配置）15、职业发展路径16、其他,13,15,16,岗位说明书框架,目录,一、什么是工作分析二、如何编写岗位说明书1、岗位说明书是什么2、岗位说明书编写的4项核心准备工作3、如何编写岗位基本信息4、如何编写岗位使命5、如何编写岗位职责6、如何编写岗位任职资格7、岗位说明书管理三、下阶段工作安排,岗位说明书编写准备工作一览,岗位说明书编写的准备工作,一级结构公司部门设置,部门职能部门职能描述,二级结构部门岗位设置,能力素质模型基本要求、知识技能、职业素养,A,B,总经理,股东会,董事会,监事会,企管部,财务部,采购部,行政人事部,生产部,品管部,物流部,营销部,营销总监,总经理助理,特殊业务总监,技术总监,明确的公司一级组织结构,行政人事部部长,培训专员,薪资绩效专员,招聘专员,前台文员,后勤主管,保安队长,部长助理,司机,厨师厨工,清洁工,保安员,机物料仓管员,设备维修员,明确的部门内部岗位设置,清晰的部门三级职能描述,岗位任职资格包含内容,公司能力素质模型,知识,技能,职业素养,基本要求,在岗位说明书任职资格中体现,冰山素质模型,业绩,冰山以下的素质指标是支持业绩指标得以实现的必然条件，只关注业绩是短视的，也是不够的，为得到可持续的良好业绩，还需要培养符合公司文化的优秀员工和符合任职资格条件的员工，即态度和能力。,多块拼图构成成功的共同语言,态度,能力,素质,必然条件,知识、经验,能力素质模型,目录,一、什么是工作分析二、如何编写岗位说明书1、岗位说明书是什么2、岗位说明书编写的4项核心准备工作3、如何编写岗位基本信息4、如何编写岗位使命5、如何编写岗位职责6、如何编写岗位任职资格7、岗位说明书管理三、下阶段工作安排,如何编写岗位基本信息,岗位名称要统一、要简洁、要清晰、要规范，同时一个企业不要有太多称呼，避免歧异和混乱。,该岗位所在的部门名称,该岗位的职务等级，A，B，C，D，E,该岗位在公司的编号,岗位名称：岗位限定词 + 名词岗位编号：部门代号+顺序号，例如：HR-001（人力资源部部长）,该岗位所属类别,在行政上直接领导该岗位的岗位名称（只有一个）,职类与等级划分举例,D（职员）,C（主管）,E（工员）,技术族,生产族,营销族,专业事务类,管理族,辅助类,A（高管）,B（部长）,A（高管）,职类划分举例,岗位基本信息编写举例,目录,一、什么是工作分析二、如何编写岗位说明书1、岗位说明书是什么2、岗位说明书编写的4项核心准备工作3、如何编写岗位基本信息4、如何编写岗位使命5、如何编写岗位职责6、如何编写岗位任职资格7、岗位说明书管理三、下阶段工作安排,岗位使命,岗位使命,对一个岗位所期望达到“什么”及“为什么”该岗位需要存在的简短准确的表述。一般只有1-2句话，在组织中仅有少数岗位的目的超过一句话，也就是那些有“多种职务角色”的岗位。这个岗位为组织整体目标的完成承担了什么？该岗位对组织的独一无二的贡献是什么？到底我们为什么需要这个岗位，该岗位需要达到的目标是什么？,如何描述岗位使命,根据 ，通过 ，达到 。,根据“根据”是岗位开展工作的依据，一般来讲，岗位的工作依据包括：公司发展战略及目标；国家有关法律法规；领导要求、部门工作计划、部门目标；公司规章制度；业务需要（如合同需要、客户需要）等；,通过“通过”是对岗位核心工作的总结，一般是岗位一级职能进行提炼和总结 。,达到“达到”是岗位开展相关工作的最直接目的 。,岗位使命举例,以下岗位使命描述正确吗？,总经理：带领全体员工实现董事会批准的战略目标和年度经营目标，保持企业的可持续发展。为员工创造生活、为客户创造价值、为股东创造财富。,答案：根据公司战略发展规划和年度经营计划，通过领导、计划、控制全面的公司经营活动，确保公司经营计划的完成。,销售部部长：根据公司总体市场及销售策略，全面负责销售部门的队伍建设、销售任务、渠道建设、风险控制工作，同时负责核心渠道销售规律的归纳与总结。,答案：根据公司总体市场及销售策略，全面负责销售部门的队伍建设、销售任务、渠道建设、风险控制工作，保证销售部全年各项销售指标的顺利完成。,生产计划员：依据公司经营计划，编制生产配套计划，下达并根据实际情况及时、准确的协调指导计划的进行及修正，以保证生产的正常有序，从而保证整个公司目标的实现。,答案：依据公司工程机械月度生产计划，编制工程机械生产部月度生产配套计划，并根据实际生产情况及时、准确的对计划进行修正，以保证生产的正常有序。,请描述人力资源部部长、招聘专员的岗位使命，时间15分钟,根据公司发展战略，建立和完善人力资源管理体系，为公司提供和培养合格的人才，以确保人力资源战略目标的实现。,根据公司人力资源发展规划，制订和完善员工招聘体系，保证人岗的高度匹配。,目录,一、什么是工作分析二、如何编写岗位说明书1、岗位说明书是什么2、岗位说明书编写的4项核心准备工作3、如何编写岗位基本信息4、如何编写岗位使命5、如何编写岗位职责6、如何编写岗位任职资格7、岗位说明书管理三、下阶段工作安排,岗位职责的来源,共性职责（不同层级岗位的共性职责）,规章制度/流程（公司相关制度对特定岗位的要求）,部门职能分解（部门职能分解矩阵）,岗位共性职责,部门职能分解矩阵,部门职能分解矩阵举例,岗位职责编写原则,P 计划 D 执行C 检查 A 改进,岗位职责编写原则-PDCA,岗位职责编写原则-工作流程,动宾结构表达方式,动词 内容 目的 如何做. 什么. 以/使/确保,审核 各部门人力资源需求 保证各部门人力资源的合理配置,说明：有时也加上“依据、按照、根据”等词语表示“输入”，如职责：根据财务部的报废通知销帐,职责表达技巧和方法,常用动词表,正向目标,反向目标,举例,如何编写工作目的,确保、促进、提升、完善,避免、防范、防止、完善,支持目标,致使、作为、供、提供、利于、实现、帮助、实现、控制,确保工作目标有效达成,防范和杜绝安全事故,为薪酬核算提供数据,属性,常用动词,日常工作：指经常需开展的工作周期性工作：指定期（如每周一次等）需开展的工作 随机性工作：指不定期或临时性开展的工作,业务权限、工作频率、工作结果编写方法,该项工作产生的输出，如文档记录等,一、使用的词语必须非常清晰，以保证使用该职位说明的人能正确理解所说明的内容。 模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。例如“进行”、“开展”、“做好”、“处理”等动词没有具体指出工作的具体内容。对于“尽可能多的”、“典型的”、“复杂的”“困难的”一类的形容词，不同的人会有不同的理解。例如：抓好企业文化建设，营造积极向上、团结奋进的氛围，增强企业的凝聚力和竞争力。 反映青年的要求和呼声，维护青年的合法权益 二、尽量避免使用“负责+动词”的表述方法 例如，“负责组织”，“负责组织领导”、“负责提出”一类的表述就不规范的，应当直接表述为“负责”、“组织 ”、“提出”。如：负责组织公司年度经营管理会议 负责组织质量管理体系ISO9001的内部审核工作 三、以下动词可以和其他动词搭配使用 组织、协助、配合、参与， 例如，“组织制定”、“配合制定”、“参与制定”。“负责”一词要慎用。例如：组织对现场情况的调查，协助解决生产过程存在的问题,职责表达注意事项,这样的概括性描述就很难体现出具体的工作事项。,职责表述改错练习,动词在前,审核分公司提交的需求计划表，确保切实可行,制定客户分类标准，以利更好为客户提供服务,监督、指导各部门年度经营计划的实施，保证公司目标的有效达成,用语要简洁,职责表述改错练习,处理积压库存，合理控制成本,配合财务人员盘点库存，并出具盘点表，确保帐卡物一致,定期组织修订并下发生产系统管理制度，使工作有章可循,制作生产计划表，并递交计划部，确保及时准确,审核分公司的物资申请表，有效控制成本,目录,一、什么是工作分析二、如何编写岗位说明书1、岗位说明书是什么2、岗位说明书编写的4项核心准备工作3、如何编写岗位基本信息4、如何编写岗位使命5、如何编写岗位职责6、如何编写岗位任职资格7、岗位说明书管理三、下阶段工作安排,任职资格包含内容,能力素质模型,岗位任职资格项目定义与分级,1.1公司文化,1.2规章制度,岗位任职资格举例（人力资源部部长）,1、可轮换岗位： 2、可晋升岗位：,工作环境和职业发展路径编写方法,一般用经常、有时、偶尔、从不表示,工作性质相近的岗位,目录,一、什么是工作分析二、如何编写岗位说明书1、岗位说明书是什么2、岗位说明书编写的4项核心准备工作3、如何编写岗位基本信息4、如何编写岗位使命5、如何编写岗位职责6、如何编写岗位任职资格7、岗位说明书管理三、下阶段工作安排,岗位说明书是相对静态的指导性文件，但是其内涵是动态发展的,随着公司组织结构和岗位的变化，岗位说明书的内容也要及时做出相应的调整与改变。一般经过1-2年，需要对岗位说明书进行全面的修正与提升一次。岗位说明书的结构可以不变。岗位说明书的培训是非常重要的。,岗位说明书修订,岗位的职责内容或范围有变动时需要对岗位价值进行评估时成立新的部门或增设新的岗位时,人力资源部职责： 在第一时间掌握上面所述的各项条件，并准备工作分析和岗位说明书的空白表格； 人力资源专员或岗位责任者进行工作分析和编写岗位说明书； 对编写的岗位说明书进行审阅和修订，并对新员工就职责内容进行培训。各部门部长或岗位职责者 工作分析与岗位说明书编写的主体，应配合人力资源部完成该工作。,核心职能职责（主责）不能转移到其他部门或岗位上将非核心职能职责（支持、部分）转移到其他岗位将非核心职能职责（支持、部分）转移到在部门内部新增的岗位将原职能职责在部门内或系统内一分为二（甚至更多）,修订条件,修订责任,责任调整原则,目录,一、什么是工作分析二、如何编写岗位说明书1、岗位说明书是什么2、岗位说明书编写的4项核心准备工作3、如何编写岗位基本信息4、如何编写岗位使命5、如何编写岗位职责6、如何编写岗位任职资格7、岗位说明书管理三、下阶段工作安排,岗位说明书编写下阶段工作安排,4月21日,4月26日前,5月6日前,5月10日前,确定岗位说明书架构（人力资源部+顾问）,岗位说明书初稿编写（部门部长+绩效管理员）,1,3,部门职能分解（人力资源部部门部长）,2,岗位说明书审核定稿（人力资源部顾问）,4,感谢您的信任，谢谢!,同心协力，共创成功!,