Outlook 日历基础知识培训.docx

日历功能简述正确使用日历有四种不同日历条目可供选择。在 Outlook 日历中，您可以将活动安排为约会、会议、事件或任务。具体选择哪种条目类型取决于两个方面：一是还涉及到其他哪些人，二是您希望如何显示条目。通过在日历中正确选择条目，活动的进展、发生的时间和涉及的人员就会一目了然。查看日历让我们先从最重要的事情开始。您需要先了解如何找到日历，然后才能查看其中的内容。以下是查看日历的两种快速方法：· 在“导航窗格”中单击“日历”。· 在“待办事项栏”顶部的“日期选择区”上单击一个日期。看到日历后，您可以使用窗口顶部的按钮进行导航及显示或隐藏详细信息：1. 单击“天”、“周”或“月”可快速切换视图。2. 使用“前进”和“后退”按钮可以方便地在日历中移动。3. 此外，您还可以使用其他按钮来显示或隐藏天或详细信息，具体取决于您选择的视图。了解您的选择日历中的一天，每种类型的条目出现一次。既然您看到了日历，那么就可以开始安排活动了。有四种类型的条目供您选择。通过了解这些不同的类型，可以更有效地安排活动。1. 约会：约会是在预定的时间发生的活动，只涉及您一个人。2. 会议：会议也是在预定的时间发生，就像约会一样。不同之处在于，您通过电子邮件发送会议要求，借助它来邀请其他人。3. 事件：事件是持续一整天的活动。与约会或会议不同的是，事件不会在日历中划分时间段。设立了事件后，您仍可在当天的日程中显示其他条目。4. 任务：任务是只涉及您一个人的活动，它不需要预定的时间。在 Outlook 2007 中，日历的“天”和“周”视图中有一个显示任务的新区域。只有您一个人吗？那就使用约会吧如果您知道自己将会很忙，但不涉及任何其他人，请使用约会。您可以输入约会，在日历中划分时间段，以安排时间研究项目、撰写报告，或者在下班途中办事情。要建立约会或者任何类似的日历条目，一种快速方法是，将指针放在“天”视图中所需的时间上，单击，然后键入详细信息。在此图片中，我们展示了执行此任务的步骤：1. 将指针放在日历中所需的时间上，然后单击。2. 键入详细信息。3. 约会需要更多时间？只需拖动手柄即可延长约会的时间。如果涉及其他人，则是会议会议在预定的时间发生，而且涉及其他人和会议地点。日历中的会议可以是由您建立的，也可以是您应他人的邀请而参加的。会议将显示在您和其他相关人员的日历中。在日历中，您可以通过会议条目中的信息区分会议和约会。在会议中，您将看到这些内容：1. 会议地点2. 会议组织者的姓名Outlook 中的会议是借助会议要求建立的，会议要求通过电子邮件递送给与会者。跟踪您的任务如果您想在日历中看到某些活动，而且这些活动不需要安排特定的时间，也不需要涉及一整天，那么您可以在日历中将这些活动作为任务。当您在“天”视图或“周”视图中查看日历时，您将看到“任务”区域。例如，如果您有许多事情要办，请将每项事情作为任务输入。当您完成一项任务时，请勾消它。完成的任务将贴附于完成该任务的那一天上，使您随手即可获得已在该天完成的任务的整洁列表。我们在图片中展示了这一点：完成的任务带有复选标记和一条横穿它的线。您可以输入带有预定开始日期和截止日期的任务。如果您未能在截止日期完成任务，任务将会自动向前移，并出现在当天上，直至您重新安排它或勾消它为止。提示 要快速重新安排任务，请使用“周”视图，并将任务从一天拖到另一天上打开定期条目活动可能会反复发生，但这并不意味着您需要反复输入活动。要告诉 Outlook 某个约会、会议或事件会重复不断地发生，请使用“定期”功能。活动的频率被称为它的定期模式。正如您在图片中的“练习”约会中看到的一样，定期约会是重复出现的，并且显示一个定期图标 。要设置定期模式，请打开约会，然后在“约会”选项卡的“选项”组中单击“重复周期”按钮。要打开定期日历条目，以查看其详细信息或对其进行更改，请双击它。然后，您会看到一条与图片中的消息类似的消息，该消息为您提供两个选项：“打开本次事件” 如果您想查看或更改一个实例，而不是整个序列，请选择此选项。例如，在特定的某一天，您可能想比平时晚半个小时做练习，但并不更改平常的时间。“打开序列” 如果您想查看或更改整个序列，请选择此选项。例如，您决定将“练习”约会的所有实例的时间都推移半个小时。 打开序列后，要更改其定期模式，请单击“约会”选项卡上的“重复周期”按钮。提示 在使用定期项目时请记住以下几点：· 请勿删除定期条目，而是更改“结束日期”。这样可为您保留过去事件的记录。· 对于单个活动，您可能需要创建几个不同的定期日历条目才能实现该活动所需的定期模式。例如，如果要设置在每月的第 15 天和最后一天发生的发薪日事件，需要为之设置两个定期事件。用提醒来记住事情创建任何类型的日历条目时，都会自动设置提醒。Outlook 会在约会和会议开始之前 15 分钟通知您。在图片中，我们展示了更改任意日历条目的提醒时间的步骤，具体做法是：打开该条目，然后在“约会”选项卡上的“提醒”框中调整设置。1. 双击约会，打开它。2. 选择提醒时间。3. 提醒将在所指定的时间显示。利用有色类别组织项目您是否希望生日能够引起您的注意？是否希望个人约会能与商业约会有所区别？Outlook 可以做到这一点。有色类别闪亮登场了！有色类别允许您命名颜色，并在需要时更改名称。使用颜色可以突出显示一些条目，让人一眼就能注意到。午餐时间灵活？显示出来看看安排会议时，您需要选择一个其他人能够参加的时间。Outlook 可让您和同事互相告知什么时候谁会很忙、谁会外出、谁会空闲。 日历条目的边框颜色指示该时间已安排为闲、暂定或外出。您将在自己的日历中看到边框颜色，并且可以更改颜色。 新创建的约会和会议会自动输入为忙，而事件会自动输入为闲。通过使此信息保持最新和准确，您将从允许与其他人共享日程的功能中受益。备注 · 如果将某个事件的时间设置从闲改为任何其他状态，则该事件对应的一整天将会变暗。· 如果您更改了其他人创建的会议的时间设置，而该会议的组织者更新了会议时间，您所做的更改将会被覆盖。