高等学校档案管理办法.docx

中华人民共和国教育部令第27号根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了高等学校档案管理办法，现予公布，自2008年9月1日起施行。教 育 部 部 长 周济国家档案局局长 杨冬权 二八年八月二十日高等学校档案管理办法第一章总则第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据中华人民共和国档案法及其实施办法，制定本办法。第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。第二章机构设置与人员配备第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：（一）建校历史在50年以上；（二）全日制在校生规模在1万人以上；（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。第八条高校档案机构的管理职责是：（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；（六）开展档案的开放和利用工作；（七）开展学校档案工作人员的业务培训；（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；（三）年富力强，身体健康。第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。第三章档案管理第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的高等学校教学文件材料归档范围（87）教办字016号）的相关规定执行。（五）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的科学技术研究档案管理暂行规定（国档发19876号）执行。（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发19884号）执行。（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。（十一）财会类：按财政部、国家档案局发布的会计档案管理办法（财会字199832号）执行。高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法以及电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）执行。第十八条高校档案材料归档时间为：（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。第二十条高校档案机构应当按照国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。第四章档案的利用与公布第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。属下列情况之一者，不对外公布：（一）涉及国家秘密的；（二）涉及专利或者技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成单位规定限制利用的。第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按档案著录规则（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。第三十五条高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。第五章条件保障第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照档案馆建设标准（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。第六章奖励与处罚第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（六）其他违反档案法律法规的行为。第七章附则第四十一条本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。第四十二条高等学校可以根据本办法制订实施细则。高等学校附属单位（包括附属医院、校办企业等）的档案管理，由学校根据实际情况自主确定。第四十三条本办法自2008年9月1日起施行。国家教育委员会1989年10月10日发布的普通高等学校档案管理办法（国家教育委员会令第6号）同时废止电子公文归档管理暂行办法于2003年7月28日发布，2003年9月1日施行。 目录第一条 第二条 第三条 第四条 第五条 第六条 第七条 第八条 第九条 第十条 第十一条 第十二条 第十三条 第十四条 第十五条 第十六条 第十七条 第十八条 第十九条 第二十条 第二十一条 第二十二条 第二十三条展开第一条 第二条 第三条 第四条 第五条 第六条 第七条 第八条 第九条 第十条 第十一条 第十二条 第十三条 第十四条 第十五条 第十六条 第十七条 第十八条 第十九条 第二十条 第二十一条 第二十二条 第二十三条展开编辑本段第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和国家行政机关公文处理办法，制定本办法。 编辑本段第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。 编辑本段第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。 机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。 编辑本段第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。 电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。 编辑本段第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。 编辑本段第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。 编辑本段第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。 编辑本段第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。 编辑本段第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。 编辑本段第十条电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。 编辑本段第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。 编辑本段第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。 编辑本段第十三条电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。 编辑本段第十四条归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。 编辑本段第十五条通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。 编辑本段第十六条归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。 编辑本段第十七条归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。 编辑本段第十八条档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。 编辑本段第十九条超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。 编辑本段第二十条其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。 编辑本段第二十一条本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。 编辑本段第二十二条本办法由国家档案局负责解释。 编辑本段第二十三条本办法自2003年9月1日起施行电子文件归档与管理规范1 范围本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。DAT 18档案著录规则DAT 22归档文件整理规则3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。3.1 电子文件electronic records指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。3.2 归档电子文件archival electronic records指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1)。3.3 背景信息context指描述生成电子文件(3.1)的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。3.4 元数据metadata指描述电子文件(3.1)数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。3.5 逻辑归档logical filing指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件(3.1)的管理权限向档案部门移交的过程。3.6 物理归档physical filing指把电子文件(3.1)集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。3.7 真实性authenticity指对电子文件(3.1)的内容、结构和背景信息(3.3)进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。3.8 完整性integrity指电子文件(3.1)的内容、结构、背景信息(3.3)和元数据(3.4)等无缺损。3.9 有效性utility指电子文件(3.1)应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。3.10 捕获capture指对电子文件(3.1)进行实时收集和存储的方法与过程。3.11 迁移migration指将源系统中的电子文件(3.1)向目的系统进行转移存储的方法与过程。4 总则4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。4.3 应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。4.4 归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。4.5 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。4.6 应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。5 电子文件的真实性、完整性和有效性保证5.1 应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。5.1.1 登记处理过程中相互衔接的各类责任者(如起草者、修改者、审核者、签发者等)。5.1.2 登记处理过程中的各类操作者(打字者、发文者、收文者、存储管理者等)。5.1.3 登记处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。5.1.4 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识。5.2 应采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。5.2.1 建立对电子文件的操作者可靠的身份识别与权限控制。5.2.2 设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等。5.2.3 对电子文件采用防错漏和防调换的标记。5.2.4 对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。5.3 应建立电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。5.4 应建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。5.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等。6 电子文件的收集与积累6.1 收集积累要求6.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。6.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。6.1.3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。6.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。6.1.5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。6.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。6.1.7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。6.1.8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。6.1.9 对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。6.1.10 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。6.1.11 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。6.1.12 定期制作电子文件的备份。6.2 电子文件的登记6.2.1 每份电子文件均应在电子文件登记表中登记(见附录A的表A.1和表A.2)。6.2.2 电子文件登记表应与电子文件同时保存。6.2.3 电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。6.2.4 电子文件稿本代码：M草稿性电子文件；U非正式电子文件；F正式电子文件。6.2.5 电子文件类别代码：T文本文件；I图像文件；G图形文件；V影像文件；A声音文件；O超媒体链接文件；P程序文件；D数据文件。7电子文件的归档7.1归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。7.2 鉴定7.2.1 电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。7.2.2 归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填入归档电子文件移交、接收检验登记表(见附录A的表A3)。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。7.2.3 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。7.2.4 电子文件保管期限和密级的划分工作，参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。7.3 归档时间逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。7.4 检测在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。7.5 归档电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。7.5.1 逻辑归档将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，存储格式和位置暂时保持不变。7.5.2 物理归档7.5.2.1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。7.5.2.2 把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。7.5.2.3 本标准推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。7.5.2.4 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。7.5.2.5 特殊格式的电子文件，应在存储载体中同时存有相应的查看软件。7.5.2.6 将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档，并附归档电子文件登记表(见附录A的表A.4和表A.5)。归档电子文件应以盘为单位填写归档电子文件登记表首页(见附录A的表A.4)，以件为单位填写续页(见附录A的表A.5)。7.5.2.7 对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录。7.5.2.8 归档完毕，电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少1年。8 归档电子文件的整理8.1 归档电子文件的整理按DAT 22规定的要求进行。8.2 归档电子文件以件为单位整理。8.3 同一全宗内的电子文件按照年度保管期限机构(问题)或保管期限年度机构(问题)等分类方案进行分类。8.4 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。8.5 电子文件的著录应参照DAT 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识(参见本标准第5章中列举的责任者、操作者、背景信息、元数据等)。8.6 将著录结果制成机读目录和纸质目录。9 归档电子文件的移交、接收与保管9.1 移交、接收与保管要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后将其如期移交至档案馆等档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行相应的手续。9.2 移交、接收检验9.2.1 文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100时方可进行交接。9.2.2 检验项目如下：载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交单位、接收单位填入归档电子文件移交、接收检验登记表(见附录A的表A.3)的相应栏目。9.2.3 档案保管部门应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。9.3 移交手续档案保管部门验收合格，完成归档电子文件移交、接收检验登记表(见附录A的表A3)的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。9.4 保管要求归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：a.归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。b.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。c.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。d.环境温度选定范围：1720；相对湿度选定范围：3545。归档电子文件在形成单位的保管，也应参照上述条件。9.5 有效性保证9.5.1 归档电子文件的形成单位和档案保管部门每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。9.5.2 对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10，如发现问题应及时采取恢复措施。9.5.3 对磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。9.5.4 档案保管部门应定期将检验结果填入归档电子文件管理登记表(见附录A的表A.6)。9.6 迁移随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写归档电子文件迁移登记表(见附录A的表A.7)。9.7 利用9.7.1 归档电子文件的封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。9.7.2 利用时应使用拷贝件。9.7.3 利用时应遵守保密规定。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时，应遵守国家或部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。9.7.4 利用者对归档电子文件的使用应在权限规定范围之内。9.8 归档电子文件的鉴定销毁9.8.1 归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。9.8.2 属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。9.9 统计档案保管部门应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。附 录 A(规范性附录)登记表格式表A.1 电子文件登记表(首页)文件特征形成部门完成日期载体类型载体编号通讯地址电 话联系人设备环境特征硬件环境(主机、网络服务器型号、制造厂商等)软件环境(型号、版本等)操作系统数据库系统相关软件(文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等)文件记录特征记录结构(物理、逻辑)记录类型定长可变长其他记录总数总字节数记录字符、图形、音频、视频文件格式文件载体型号：数量：备份数：一件一盘 多件一盘一件多盘 多件多盘制表审核填表人(签名)年 月 日审核人(签名)年 月 日表A.2 电子文件登记表(续页)第页文件编号题 名形成时间文件稿本代码文件类别代码载体编号保管期限备注