采购账的操作流程[1]doc22.docx

目录：一、登记入库：21.1、入库我们要做的主要是手工账的登记，每次登记完毕就要将手工账余额和电脑账余额进行核对。路径为”查询管理往来单位余额查询”图示如下:21.2采购入库查询。在采购入库查询里面可以查到相关的入库信息，路径为“采购管理采购业务查询采购入库查询”图示如下：42、退货的审核53、退补价的执行6二、登记税票71、手工发票的登记。路径为“业务财务发票管理手工发票登记”图示如下:72、财务采购发票登记92.1在登记采购发票前首先要将与发票相关的数据（入库、退货、退补价）导入业务财务92.2登记财务采购发票12三、付款的审核与登记163.1预付款的审核与结算163.1.1预付款的审核路径为“财务管理预付管理预付款审核”图示如下：163.1.2预付款的结算173.1.3预付款退现182.2货到后付款的审核与结算192.2.1付款申请单的审核192.2.2货到付款的结算21我们这里做的是采购账，主要包括三大方面：登记入库、登记税票、付款的审核与登记，下面就主要从这三个方面着手说说采购账的操作流程。一、 登记入库：我们将入库登记、退货的审核以及退补价的执行都划分在这一环节。1.1、入库我们要做的主要是手工账的登记，每次登记完毕就要将手工账余额和电脑账余额进行核对。路径为”查询管理往来单位余额查询”图示如下:点开后会出现如下窗口在单位编号里输入相关单位的编号，不要输入联系人（输入联系人出来的只是这个单位中关于这个联系人的信息，而不是这个单位的信息，其他地方亦如此。以后的就不再多说，如有特殊情况再特别指出）点击“提交查询”结果如下：当既出现应付余额又出现预付余额时手工账上的金额为应付与预付余额的差额。如果核对无误就在手工账本的备注栏划勾；如果二者的金额有出入就要查找原因。路径为“财务管理账薄查询购进单位往来账页”图示如下：购进单位往来账页相当于我们的手工账，里面包括我们的入库、退货、退补价、余额调整、采购结算等各种数据的序时排列，在这里可查找出手工账和电脑账的差异所在。点开后会出现如下窗口在单位编号里输入相关单位的编号，点击“提交查询”结果如下：在预付款余额里面会看到每笔预付款的余额，图示如下：1. 2采购入库查询。在采购入库查询里面可以查到相关的入库信息，路径为“采购管理采购业务查询采购入库查询”图示如下：2、退货的审核负责退货的人给我们退货单时我们要进行审核。路径为“采购管理采购退出采购退出财务审核”图示如下：退货单我们手上都是一式两联（红、黄），红色一联给商家用以提货，在其来拿红联时让其在黄色那联的提货人处签字；黄联用以记账。点开后会出现如下窗口直接点击“提取退出开票单“后出现如下窗口选择相应的退货单，点击进入，如下：点击“保存单据“即可3、退补价的执行业务员给我们的采购退补价单，要由我们财务上审核执行。路径为“采购管理采购退补采购退补价执行”图示如下：打开窗口后直接点“提取采购退补价开票单”提取相应的退补价单，然后直接保存单据即可。二、登记税票1、手工发票的登记。路径为“业务财务发票管理手工发票登记”图示如下:手工发票登记的是一张发票的基本要素如开票日期、开票单位、金额、税额等。图示如下：输入完成后直接点击“保存单据“即可手工发票登记完后我们可以在”业务财务发票管理手工发票登记查询”处查到我们登记完的税票图示如下点开后会出现一个窗口，假如我们要查询2010.11.01-2010.11.02登记的手工发票，只需要选择时间，点击“提交查询”即可，结果如下：2、财务采购发票登记2.1在登记采购发票前首先要将与发票相关的数据（入库、退货、退补价）导入业务财务2.1.1入库的导入路径为“业务财务采购入库批量导入“图示如下：点开后会出现一个窗口，输入需要导入的入库信息（时间、单位等）点击“提交查询”，选中对应入库单的复选框，点击“批量导入业务财务”即可。如下：2.1.2采购退出的导入路径为“业务财务财务采购退出记账“图示如下：在点开后的窗口输入业务员、单位编号后直接点击“提取采购退出单”选取相应的退货单，如下:点击”提交结果”，出现如下窗口：直接点击“保存单据”即可2.1.3退补价的导入路径为”业务财务财务采购退补价记账”图示如下:在点开后的窗口输入业务员、单位编号后直接点击“提取采购退补价单”选取相应的退补价单，如下:点击”提交结果”，出现如下窗口：直接点击“保存单据”即可2.2登记财务采购发票完成了以上数据的导入我们就能在登记采购发票的“提取采购入库单“处提取相应的入库单、退货单以及相应的退补价单。登记财务采购发票的路径为”业务财务发票管理采购发票登记”图示如下:在点开后的窗口输入相关信息后直接点击“提取采购入库单”出现如下窗口：点击“进入”选取相应的入库单，如下：点击“提交结果”出现如下窗口，在确保发票金额和下面的“合计金额”相等时直接点击“保存单据”即可值得指出的是我们在登记采购发票时需要提取相应的入库单、退货单以及退补价单。如果发现登记的采购发票登记错误，可以在“业务财务发票管理采购发票作废“下作废相应的采购发票,图示如下:在点开后的窗口直接点击“提取采购发票”双击选取相应的采购发票双击选取相应的采购发票如下：直接点击“保存单据”即可三、付款的审核与登记付款包括预付款的审核与结算和货到后付款的结算；预付款的申请单和货到后付款的进货结算计划都由业务员提出，我们财务上审核3.1预付款的审核与结算3.1.1预付款的审核路径为“财务管理预付管理预付款审核”图示如下：在出现的窗口中点击“提取申请单”如下：选取相应的预付款申请单后出现如下窗口，直接点击“保存单据”即可。审核完后，在付款申请单上签“已审核”，审核人姓名，审核日期，一联交付款人，一联留存记账。3.1.2预付款的结算预付款来货后如电脑不能自动冲减需要我们手工结算，路径为“财务管理结算管理新采购结算“图示如下：结算时在“帐簿名称”处选择预付款，图示如下：如果保存不成功，则需要在“财务管理预付管理已执行预付款单修改”修改相应的预付款申请单（修改数量=已完成数量）。图示如下：在出现的窗口输入相关信息后中点击“提取已执行预付款申请”如下：点击进入相应的预付款单使每条明细的“修改数量”=“已完成数量”后修改完相应的预付款单再来保存结算单。3.1.3预付款退现当预付款的申请金额大于实际付款金额为了账实相符我们就需要作预付款退现，路径为“财务管理结算管理采购预付款退现”图示如下：要退款的金额就等于“付款金额” 填完后直接点击“保存单据”即可。2. 2货到后付款的审核与结算2.2. 1付款申请单的审核业务员做的付款申请单在程松涛签字后需要我们财务上进行审核，审核后就可以给林总安排付款。在审核付款申请时我们主要需要参考两方面的数据（1）应付款总金额（2）总库存首先查询应付款总金额路径为“查询管理应付款账页”图示如下：应付款账页里会显示出所有我们没有结算完的入库单。其次查询一个单位的总库存，路径为“库房管理商品库存报表单位批次库存报表”图示如下：直接输入单位编号，其他信息可以不填就能查出一个单位的总库存，如下：2.2.2货到付款的结算如果有入库单就直接按入库单结算,没有入库单就直接按从前到后的顺序勾单子结算路径为“财务管理结算管理新采购结算“图示如下：在结算时我们需要勾兑相应的单据或是结算计划，勾取相应的单据时直接点“按单据勾兑”勾单据时应注意开始日期不得在入库单日期之后；提取结算计划直接点“提取结算计划”即可。结算时按实际付款方式选择帐簿名称，图示如下：结算完将结算单打印出来附在相应的付款申请单上一起给实际付款人(李小林)注：填完明细信息后在打印时需先按“”再按“”才能打印出来，图示如下：按“”后：按“”后： 22