某运动公司人事薪资作业流程及系统操作过程.docx

AIS 期中報告 第三組 THUNDER BIRD會三C93152301 陳奕瑋93152323 林易澤93152325 鄭伊婷93152346 劉承翰93152354 李冠佑93152359 劉宜嘉第一章 個案公司簡介3第二章 人事薪資作業流程6人事薪資操作過程71.薪資條件設定72.員工資料管理103.人事薪資異動管理124.勞健保管理145.出勤紀錄管理176.津貼扣款建立217.薪資發放管理228.薪資轉存管理249.薪資扣繳媒體申報2510.勞工退休金(新制)27二.系統操作過程相關輸出報表：291.新進/離職/退休員工清冊292.員工薪資異動表303.勞健保異動明細表314.健保投保資料清冊：315.健保薪資調整建議表326.員工資料清冊337.員工加班時數統計表348.員工請假統計表359.員工津貼扣款明細表3610.員工薪資單3711.員工發薪紀錄38第三章 心得39第一章 個案公司簡介個案公司名稱： 雷鳥運動王國個案來源： 自行虛擬組織概況：1. 經營理念：近年來日益強調運動維持健康的理念，但正確的運動方式及使用器材更為重要，有句話說：工預善其事，必先利其器，因此我們決定開家運動器材設施店，以引進各品牌品質優良的器材設施提供給各家門市或大量訂單的顧客適當地運動器材及正確的運動觀念。我們稟持顧客至上，員工福利No.1，讓我們的理念能同發揚給大眾。2. 經營項目：為運動用品中盤商，向各品牌製造商進貨，再分別售予零售商。主要賣的商品項目為：Ø 專業運動球鞋類Ø 運動休閒服飾Ø 各項球類Ø 運動護具Ø 背包皮帶Ø 運動用品/配件Ø 體適能器材3. 組織圖各部門職能主要組織系統雷鳥運動王國有一董事會，從中選出一董事長為最高管理者並監督公司營運。董事長下設總經理管理一公司的營運且對董事長負責，總經理之下設副總經理協助總經理的業務。另外藉由各部門職能分工，設立會計部門及財務部門直接由於總經理管轄，設立人事部門、倉儲部門、採購部門、業務部門，直接由副總經理管轄。各部門職能分工會計部門會計部門直屬總經理之下，對總經理負責。主要負責掌管出納、總務等公司帳務並將其紀錄在會計部門下，同時也管理公司文具用品購買等小額支出。另外，配合採購部及倉儲管理部門驗收採購的貨物，作為付款或退回依據。財務部門財務部門直屬總經理之下，對總經理負責。主要負責編製及執行財務方面的政策、程序、稽核與控制，編製預算並向執行委員會提出建議。另外利用流程、組織、策略方向以及資訊系統等面向的整體配合，做流程的遵循、營收成本配合與獲利分析、經營規畫與策略擬定等方案策劃。業務部門業務部門隸屬於副總經理下，對副總經理負責。主要負責拓展公司業務、行銷公關、評估市場之需求。不僅僅負責銷貨，也同時扮演公關的角色，給予客戶最完善的服務外，還有機會替公司爭取更多銷貨管道與形象；同時適時通知採購部門應採購的品項。採購部門採購部門隸屬於副總經理下，對副總經理負責。其購貨決策取決於倉儲部門及業務部門發出的請購單，因此採購方面僅單純負責選定適當的供應商採買商品，及運送及驗收採購之貨品，將貨品送達倉儲。人事部門人事部門隸屬於副總經理下，對副總經理負責。主要功能為替公司招募人才，培育員工能力，提供在職訓練，制定員工考績審核方案，及員工薪資管理。此外，建立公司人事資料及薪資、考績等資料為基準，提供員工福利，對公司上下之員工具監督作用。倉儲部門倉儲部門隸屬於副總經理下，對副總經理負責。主要功能為定期盤點公司存貨，並計算安全存量與訂購點，適時通知採購部門應採購的品項，並提供物流及運送服務。第二章 人事薪資作業流程人事部門先建立員工基本資料、人事職務異動、人事職等異動、勞健保異動設定、眷屬異動等資料彙總到員工基本資料檔。接著輸入計時單、請假單、加班單，匯入出勤紀錄管理檔，並查詢其加班津貼及薪資資料，且將之輸出。輸出結果結合員工基本資料檔，經由電腦薪資計算處理，一併匯入薪資主檔。人事主管再從薪資主檔發出薪資條給員工及薪資獎金轉存清冊遞交給銀行或郵局作為轉帳憑證。人事薪資操作過程1.薪資條件設定(1) 設立基本條件，例如：設置退休金提撥率，以利將來計算退休金稅額。(2) 設立津貼項目：列出項目並訂定衡量金額的方式(3) 請假扣款條件設立：列出請假的類別，並決定是否須扣款及相關比例。(4) 加班條件設立：設立加班費率(5) 設定特休天數：根據年資軟體可自行運算。(6) 班別資料設定：訂定上班時間，此次作業公司均採正常班次。2.員工資料管理當中包含許多關於員工資本資料的建檔，因為操作模式雷同，僅挑出幾個作代表。(1) 年資增減作業：列出員工年資的認定期限，可直接計算已離職員工年資。(2) 員工基本資料建立作業：以資料瀏覽模式呈現所有員工資料及其相關設定。(3) 學校、科系資料、職務類別建立。3.人事薪資異動管理包括聘雇、離職、退休、調薪等異動。 (1) 人事異動：確認員工的職等異動。 人事異動：確認員工的離職日期。 人事異動：確認員工的職務異動日期。(2) 薪資異動：確認員工的底薪異動日期。(3) 薪資異動：薪資異動之資料瀏覽。4.勞健保管理 (1) 設立相關投保身分等級：鼎新系統已內建，只需相對應薪資水準即可。(2) 勞保異動建立作業：勾選補助等級、異動別等，投保薪資則是根據真實資 料查核後勾選。(3) 員工眷屬異動作業(4) 勞保費的計算5.出勤紀錄管理 (1) 加班單整批產生：某個部門同時需全部加班之類時記錄較快速。(2) 建立個別加班資料：可知更詳細的加班分類。(3)請假單建立 (3) 請假維護記錄：可知其期間內休的假別及天數。(4) 出勤資料建立：統計其出缺席、遲到早退紀錄。(5) 出勤資料更新：可用不同的方法計算出勤天數。(6) 發薪紀錄維護：統計其應得應繳的各項金額。6.津貼扣款建立 (1) 津貼扣款建立作業7.薪資發放管理 (1) 獎金發放(2) 更新出勤資料(3) 員工薪資計算：可一起執行勞健保費的部份。8.薪資轉存管理(1) 建立轉存機構(2) 轉存作業產生9.薪資扣繳媒體申報(1) 扣繳稅額設定(2) 扣繳資料產生(3) 扣繳資料維護：對於扣繳對象的相關資料及稅額變化。10.勞工退休金(新制) (1)勞工退休金提繳異動11.會計處理（切轉傳票）1. 月底-由發薪紀錄清冊得出數據 薪資費用 868,071 暫收款-代扣勞保費 5,087 暫收款-代扣健保費 7,598 退休金準備 3,016 暫收款-代扣薪資所得稅 137,170 暫收款-代扣福利金 2,640 應付薪資 685,4162. 由勞保、健保投保清冊得出數據 薪資費用 43,002 應付勞保費 17,897 應付健保費 25,1053. 應付薪資 685,416 現金 685,4164. 暫收款-代扣勞保費 5,087 暫收款-代扣健保費 7,598 暫收款-代扣薪資所得 137,170 暫收款-代扣福利金 2,640 應付勞保費 17,897 應付健保費 25,105 現金 195,497 二.系統操作過程相關輸出報表： 1.新進/離職/退休員工清冊如果員工人數眾多，利用此表可清楚找握員工的去留時間及職務類別，也可看出什麼部門特別留不住員工，再加以檢討原因。2.員工薪資異動表可檢查哪些薪資的調整或費用的發放是否有非常態的增減。3.勞健保異動明細表可知道各部門的保險狀況及個別金額。4.健保投保資料清冊：關於勞資雙方的負擔情形還有員工眷屬加保情形都可一瞭然。5.健保薪資調整建議表可根據平均薪資或平均應付薪資得到建議的投保薪資。6.員工資料清冊由員工基本資料所統計出來的資料清冊可完整的了解所有相關基本資料。7.員工加班時數統計表可看出各部門的加班時數統計，及早察覺效率低的部門並加以輔導管理。8.員工請假統計表看看出員工的請假情形，是否常常生病或是容易遲到早退。9.員工津貼扣款明細表可看出部門員工發放津貼的情況，是否有不合常理，如：總管理處領許多手機費、倉儲部門很多出差津貼等等。10.員工薪資單看個別員工的領薪狀況，退休金提繳情形等。11.員工發薪紀錄查看各部門的薪水支出第三章 心得有了做進銷存系統的經驗後，我們在做人事薪資的過程中就順暢許多，雖然還是有遇到一些問題，不過那都是我們遇到新的系統所會遇到的問題，已經較少出現操作這整個系統上的問題了，我們大家聚在一起就直接進入重點，省去一些摸索這個系統上的時間，覺得操作這個系統對我們未來實務上的幫助很大，可以讓我們了解一個員工薪資的基本要素是哪些、員工的薪資是怎麼計算的，在短短的時間內讓我們熟悉了人事薪資的架構、比較複雜的就屬退休金和勞健保，不過這個系統的方便之處就是它會自動幫我們算好薪資的複雜計算公式，例如勞健保的員工和資方負擔的比率、勞健保投保金額的等級設定系統裡都有詳細的內建資料，與政府規定的資料是一致的，我們只要依照每個員工薪資的等級去輸入應該投保那一級。在設定禮金獎金發放的時候，系統也有附上超過2000元就要課稅的文字，這種相關規定的提醒功能我們也覺得相當不錯，讓我們原本可能忽略的東西，因為系統的提醒而能讓我們作業的更完善、仔細。另外令人覺得很納悶的地方是在計算每個員工每個月的出勤天數的時候，系統竟然指示說要自行輸入，表示說我們要一個一個算每個員工這個月的請假和休假紀錄並考慮假日將這些一併從正常天數中扣除，才能得出出勤天數資料，這是我們覺得比較奇怪的地方，這麼精密的系統怎麼會無法自動計算出每個員工每個月的出缺勤天數呢？不知道這個地方是有什麼特別用意，如果沒有特別用意，這個部份實在相當不便，希望系統可以改進。此外，我們還覺得在做這個系統的時候，關帳時間點及計薪年月的設定非常重要，一開始我們所設定的某些資料日期都是錯誤的，所以到後來在計算薪資的部份就會出現很多問題，我們後來才發現很多時間點的設定都特別小心，不然會挫折連連。整個製作報告的過程其實還是有樂趣的，一開始輸入員工基本資料設定時，大家一樣也是把綽號輸入當員工，在設定職位、職等、部門、底薪時，其實我們也沒實務經驗及概念，所以照自己喜好在設定，像底薪部分我們就依高於最低薪資及個人意願去設定，連每個員工的職務也都精心安排過，所以這一部分很有貼近我們的感覺，覺得彷彿我們真的是雷鳥運動王國的一員。其實做這份報告，省去了摸索至整個系統的時間，所以花的時間比較做進銷存流程短一些些，但我們太晚開始了，以至於做的很趕，大家為了要拼在兩天內完成，全組組員一起做到凌晨，雖然很累，但把報告做完那一刻還是覺得很有成就感，做報告的過程中，我們也有一些小爭執、意見不合，大家也都是為了把報告做到做好，所以溝通過就沒事了，但說實在的，我們平常很少有報告做到一整組都聚精會神在參與，這份報告不只單單讓我們對於實務上的作業有更進一步的了解，也因為這份報告讓大家產生了革命情感，相信會讓大家留下非常深刻的印象。