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管理制度广州沁林环保科技有限公司二O一五年八月目 录第一部分 企业文化 第二部分 工作纪律 第二部分 行政管理制度 第三部分 业务管理制度 第四部分 工程施工及售后服务管理制度 第五部分 财务管理制度 第六部分 合同管理办法 第七部分 相关表格第一部分 企业文化企业愿景：行业领先地位1、 水箱板块：广东省、海南省的知名品牌，珠三角的市场占有率高于同行的其他品牌，品牌的美誉度最高。2、 烟囱管道板块：16、17年争做华南区（广东、广西、海南、湖南、福建）的第一品牌，华南区的市场份额逐步提高，18年华南区的市场占有率、知名度、美誉度最高，市场影响力最大。2020年前与行业的第一品牌平分中国市场。3、 环保设备板块：16、17年水处理器、隔油器、油烟净化器、污水提升装置、小型的污水处理设备作为公司产品战略方向，16年采取贴牌的模式，16年底或17年组建研发队伍，具备生产能力。企业文化：尊重、责任、创新、超越1、 尊重：沁林的任何员工，无论职位工地、工龄长短、年龄大小，在人格上一律平等；同事之间应相互尊重，公司应尊重员工的知识、劳动、个性、贡献。2、 责任：责任心就是人的脊梁骨，是人格和品行的体现；员工的责任心是公司可持续发展的重要保证。3、 创新：创新是企业发展的动力，使企业具有活力、生命力及动力。4、 超越：沁林人要严于律己，不断的提升自己的品性、责任心，不断的超越自己；只有公司的每个员工能不断的超越自己，部门才能不断优于过去，公司才能不断的完善，才能去追赶和超越业内走在我们前面的公司经营理念：质量是生命、创新是动力、责任是灵魂1、 质量是企业的生命：我们用脚踏实地、点点滴滴、契而不舍、精益求精的精神去追求优异的产品、可靠的质量、合理的价格、优质的服务，满足日益增长的客户的需求。质量是沁林的生命、质量是沁林人的自尊心、质量是沁林人的尊严、质量是沁林人的人格。2、 创新是企业的动力：创新是企业发展的原动力，创新包括：1)技术方面的创新，产品的质量、产品成本的控制及降低、产品的竞争优势都源于技术创新。2）管理方面的创新，不断的优化和完善公司的管理制度需要在适合公司的时际情况的基础上进行创新，制度的创新、管理流程的创新、人员架构的创新。3）市场营销的创新，传统的营销模式是公司销量的保证，创新的营销模式可使公司的市场占有率和影响力得以快速的增长。3、 责任是企业的灵魂：一个人如果没有责任心是站不直的，无法挺立于天地之间；一个企业如果没有责任心是不可能持续发展的，做的再好也是昙花一现，一个民族如果没有责任心是没有前途的，注定没灭亡的。企业的责任心体现在：为客户提供优质的产品、满意的售后服务；尽可能的为员工提供好的生活条件和收入保障；企业的价值观应符合社会的主流价值观，对社会的发展能有正面的影响，尽可能多的解决就业问题。发展理念：遵循规律、稳中求进经营企业如逆水行舟，不进则退，市场的自然法则是优胜劣汰；在这样的环境和规律，让我们如履薄冰、如临深渊，有很强的危机感，让我们每天都必须超越自己；但我们一定要有科学的发展观，在遵循客观规律、实事求是的基础上去求发展，任何时期都应以沁林的时际情况出发，绝不能偏离沁林的时际情况。按沁林应有的节奏和市场的大环境去规划短、中、长期的发展战略。发展不盲目、不盲从，发展不忘稳妥、稳健中求发展。产品理念：精益求精、最求完美产品是企业的魂魄，想生产出优质的产品就必须有精益求精、最求完美的工作态度，我们提供的产品和服务一定是我们全力以赴、力求完美的精神去完成的。企业作风：敢于否定、完善自我、平等互助、团结向上1） 敢于否定、完善自我：我们要虚怀若谷，不断的审视自我、反省自我，通过审视和反省发现自己的不足，下定决心去改进和完善它。公司在任何时期、任何发展阶段都会存在问题，我们要敢于否定、善于发现问题、敢于直面问题，有勇气去解决问题，不断完善我们的团队。2） 平等互助、团结向上：我们在人格上都是平等的，我们应当相互帮助、相互支持；我们要具有全局观、有团队的合作意识和合作精神，营造一种积极向上、锐意进取的氛围，传递正能量。企业精神：脚踏实地、恪尽职守、不畏苦难、开拓进取价值观：让员工幸福、让客户满意、让社会更为美好1） 员工是企业的载体，企业是员工的平台，建立一个让员工快乐工作、幸福生活的平台，让每个沁林人幸福是公司存在的意义和追求。2） 客户的满意是沁林存在的价值，是沁林可持续发展的需要，是提高沁林知名度、美誉度、影响力的重要保障。3） 让社会更为美好是我们的终极目标，我们的存在有利于促进社会的发展，有利于改善社会环境，只有这样我们才能取得长期的发展。人才观：德才兼备、人尽其才1） 德是指一个人的品性、人格、责任心、道德水平、奉献精神、忠诚度等等，才是指一个人的能力、经验、学识等等；我们的用人标准是德重于才，德是基础，才是保障。2） 人尽其才：我们始终相信人的潜力是无限的，有8分力要给于10分的使用，在承担压力的同时能得以历练、挖掘自己的潜能。让员工的才能得以发挥和体现。基本原则1关于员工 员工是沁林组成架构的载体，员工是沁林生存发展的源泉，员工是沁林最大的财富；沁林尊重员工的人格、尊重员工的知识、尊重员工的个性、尊重员工的劳动、铭记为沁林用心付出的有功之人；但沁林坚决不迁就有功的员工，所有的员工必须以大局为重，不得阻碍公司发展和破坏团队的合作，这是我们事业可持续发展的有效保证。2、 关于利益 沁林坚持客户、员工、企业结为利益的共同体。我们坚持以满足客户的利益作为公司存在的价值，充分考虑及尊重员工的个人利益，但员工的个人利益不能损害到部门、团队、公司的利益，公司的利益为企业的核心利益，也是代表广大尽心尽责、同心同德的员工利益。我们在追求公司的利益绝不损害到客户和社会的利益。3、 关于质量 我们用脚踏实地、点点滴滴、契而不舍、精益求精的精神去追求优异的产品、可靠的质量、合理的价格、优质的服务，满足日益增长的客户的需求。质量是沁林的生命、质量是沁林人的自尊心、质量是沁林人的尊严、质量是沁林人的人格。4、 关于利润 为实现沁林的可持续发展、充分考虑客户的利益和市场的竞争优势，我们将设定每个发展时期合理的利润率和利润目标，坚决不单纯和片面的去追求利润最大化。第二部分 工作纪律1、严格遵守公司管理制度和部门相关管理规定。2、以大局为重，要有团队意识，服从领导工作安排。3、凡外出公干或离开工作岗位半小时以上须向上级主管或行政助理报批，批准后方能离开。4、属于本人岗位职责范围或上级交办的事情必须落实处理，不能处理的及时回馈上级并说明有关原因。5、上班时间要保证仪容整洁，穿着得体，不得穿睡衣，女性职员不浓妆艳抹，男性不得留 长发，注意修剪鼻毛和刮胡子。6、接听电话在三响以内接听，通话时先报公司名称，用语礼貌，热情，对方讲述时要留心听，做好电话记录，及时进行处理和反馈相关负责人。7、电话通话应简明扼要，不得在电话中聊天。8、工作时间有私人电话打进时应尽快结束谈话，不能影响到正常的工作。9、爱护公司办公设施。10、不得在公司电脑上玩游戏，上班时间不得浏览与工作内容无关的网站。11、保守公司机密，不向其它公司或公司以外人员谈论公司业务开展、项目情况、人事安排、薪资待遇。12、营造一种积极向上、和谐愉快的工作氛围，同事之间不得传播负面信息。13、要注意文明用语，严禁说粗口、脏话、骂人。14、工作桌面保持整洁、摆放有序。15、工作日中午不许喝酒，上午不许带着酒气上班。16、不得随地吐痰、乱扔垃圾、乱扔烟灰、烟头。第三部分 行政管理制度第一章 岗位职责A、总经理职责1、组织讨论和决定公司的发展规划、经营方针和投资方案。2、组织讨论和决定公司的年度经营目标和利润指标。 3、组织讨论和制定公司年度财务收支预算与年度利润分配方案。4、组织讨论和制定公司合并、分立、解散及清算工作的方案。5、制定公司的管理制度和部门管理细则。6、落实和执行公司的发展规划、经营方针和投资方案。7、落实和执行公司管理制度。8、定期或不定期听取中高级管理人员的工作汇报，并保持对他们工作落实情况的监督。9、定期审阅公司的财务报表和其它重要报表，全盘控制全公司系统的财产。10、全面负责协调厂部计划、生产、出库、安装、调试、售后、质量监控；负责和配合销售部、办事处开展工作；负责协调监督技术、设计部的工作情况。11、制定和监督公司的市场网络推广销售计划和执行情况。12、保障公司的各项固定资产、经手产品或其它财产的安全和完好。13、建立和完善相应的市场销售网络，并进行有效监控。14、指导和考核公司人员的工作，确保公司高效运作。15、结合公司发展的实时状况及市场形势，做出适当的调整，使公司保持良好的发展。16、对公司的财务状况进行监控，确保公司财务状况的安全。B、技术设计部经理职责 1、严格遵守公司的管理制度，全面负责技术部的工作； 2、完善、整理公司所从事行业的技术资料，汇编完善培训资料，定期对公司全体员工进行专业技术培训，不断提高公司整体行业技术实力； 3、汇编公司宣传资料并不断完善公司宣传资料的专业性； 4、完善部门人员编制，制定部门每位员工工作职责及工作分工，并制定工作质量标准； 5、对部门员工所完成的技术方案及报价方案进行审核，确保方案的科学性、合理性； 6、对公司所签订的合同工程项目合同，组织好施工计划，确定施工方案，统计材料并上报采购部负责工程材料的订购及采购，保证公司按期、保质保量的完成，并合理的控制工程成本； 7、建立完善的售后服务制度，保证公司售后服务工作的质量，确保客户的利益； 8、对公司需采购的商品，选定建议合格的供应商，确保商品质量及价格的合理性； 9、积极参与社会上的行业活动，了解行业动态，为公司的发展方向提供有关的参考； 10、建立完善的客户档案，保证客户资料的完整性； 11、积极与行业主管部门及专业设计单位保持沟通及联系； 12、积极协助业务部门对外的技术沟通。12、监督厂部产品生产工艺，加强学习，提高专业技术能力，配合厂部提供更加先进产品技术；13、搜集同类产品信息，并分析、了解其产品特点，及时将结果转发给公司销售代表、厂部及公司总经理。14、搜集公司所销售产品的技术发展趋势及发展动态，并将结果反馈给公司总经理，并完成公司因此安排的相关任务；C、设计技术工程师职责1、工程项目的前期技术支持工作，包括勘察工地现场、产品选型、系统设计、工程施工图绘制、工程预算、标书、报价书的制作等工作，协助工程合同的签订；2、根据销售工作开展情况，配合业务需要举行技术咨询、服务促销等活动；3、技术服务人员应加强同当地技术部门的沟通，掌握当地专业技术人员对公司所销售产品行业的技术要求及喜好；4、负责日常客户服务工作的统筹安排，建立统一完整的客户服务档案；5、负责有关设备的调试及维修，并记录产品的故障问题；6、将产品质量及故障问题定期向公司反馈，并要求供应商提出产品整改方案；7、负责工程施工管理及技术指导，保证工程按期合格竣工并组织甲方进行工程验收；8、在工程施工过程中负责与甲方的沟通及协调工作；9、负责搜集工程配套材料市场价格及技术资料；10、 根据客户机组使用情况，与客户商签订保修期外机组的维修保养协议；C项目勘测员职责1、 配合和支持销售部开展工作，在项目洽谈过程中合同签订前，勘测现场，给技术部做项目预算提供依据，参与项目的预算。2、 签订合同后，与客户相关技术负责人联系，勘察工地现场、现场测量。3、 产品选型、标准节和短节的组合、系统设计、工程施工图绘制，制作生产单。4、 勘测完现场，把现场的实际际情况反馈给销售部、技术部和厂部。5、E、销售部经理职责 1、服从公司的管理制度，全面负责销售部的工作； 2、结合公司所确定的销售任务额，制定销售部管理制度、销售计划，报批总经理，确保销售任务额的完成； 3、结合市场情况及公司所从事的行业，制定公司长期的营销计划及市场布局，为公司制定市场战略提供依据；4、 积极与公司领导保持沟通，汇报市场情况，分析公司的内在问题，做出合理的调整，保证公司向正确的方向发展；5、结合销售人员的实际情况和公司的任务额，制定销售人员的销售任务额。6、设定用人标准，招聘销售人员，完善业务部门的人员编制。7、培训销售人员，通过培训提高销售人员的工作能力、积极性、主动性。 8、引导和协助销售人员的销售工作，并对销售人员进行监督考核。 9、严格执行公司的销售管理制度，对各类报表（信息表、工作计划表、工作总结表等）按制度所规定的时间、标准真实的完成，并做好归类统计管理，每月30日前上交总经理；10、严格按照合同的付款方式，督促业务代表加强货款回收，确保合同货款按期回收，避免逾期款现象发生；11每月3日前提交本月的销售计划、回款计划、项目进场计划表。 12、每季度核算销售代表的销售提成，并与公司相关部门保持沟通，保证销售代表的业务提成及时发放；12、与签订合同的客户保持积极的沟通，保证合同履行及售后服务工作的顺利的执行；13、监督厂部出厂的产品质量、与客户协调沟通，以确保安装人员顺利的开展工作。14、监督项目的安装质量，及时的反馈安装人员的施工情况。F、市场销售代表职责：1、严格遵守公司的管理制度，服从公司及上级领导的管理。2、上级领导安排工作，定期有效的完成；3、根据销售部下达的销售任务和回款任务，提前或按时完成。4、积极参加部门工作会议，每周六完善信息表、制做每周工作总结和下周工作计划，月底制做月工作总结表和下月工作计划表。5、收集市场信息，并积极跟踪目标客户，直至签订合同；6、负责所跟踪合同的执行情况及货款回收；7、协助技术工程师、安装人员完成售前、施工、售后服务工作；8、了解同行企业市场销售情况，并将结果反馈给公司；9、将客户跟踪情况及业务开展情况定期向公司领导汇报；12、与签订合同的客户保持积极的沟通，保证合同履行及售后服务工作的顺利的执行；13、监督厂部出厂的产品质量、与客户协调沟通，以确保安装人员顺利的开展工作。14、协调和配合制作产品进场资料，对资料进行严格审核，审核没问题后方可交付客户。15、监督项目的安装质量，及时的反馈安装人员的施工情况，安装完毕后，协调项目验收并做好交付工作。G、电子商务代表 1、负责公司网站的建立及更新完善； 2、将公司所销售的所有产品在不同的相关网站上发布产品销售信息； 3、通过网络或公司建立的信息网站收集潜在客户信息，并取得与客户的业务沟通，促进业务的成功； 4、通过网络收集行业发展信息，并反馈给公司领导，或提出有得于公司发展的建议； 5、负责对所促成的业务项目进行跟踪服务及货款回收；6、协助技术工程师完成个人所签订业务项目的售前、售后服务工作；7、将客户跟踪情况及业务开展情况定期向公司领导汇报；8、负责与签订合同的客户的沟通以保证良好的公司形象；9、负责与客户的交货签收。10、完成公司安排的其它工作任务。厂长职责生产主管职责4、监督产品制造商的产品工艺，加强学习，提高专业技术能力，配合制造商提供更加先进产品技术；5、搜集同类产品信息，并分析、了解其产品特点，及时将结果转发给公司销售代表及公司总经理、产品制造商；6、不断整理、完善所销售产品的技术培训资料，并定期给销售代表进行技术培训；7、搜集公司所销售产品的技术发展趋势及发展动态，并将结果反馈给公司总经理，并完成公司因此安排的相关任务；H、行政助理职责1、负责协助总经理对公司的管理工作及落实；2、负责对公司管理制度的完善及修改；3、统计公司销售情况及货款回收情况，并对不正常情况予以分析并提出合理性建议；4、跟踪及督促销售代表、电子商务代表及时对到期货款进行回收；5、负责公司的各项内务工作；6、协助技术支持完成各类标书、报价书的制作；7、负责对公司各类资料进行归类整理，完善公司的档案资料管理；8、负责对公司员工考勤的监督、管理、统计；9、协助配合公司的员工招聘工作；J、出纳岗位职责1、严格执行公司的“公司财务管理制度”，照章办事。2、按规定办理现金收付和银行结算业务。3、登记现金、银行存款备查簿和日记帐。4、保管库存现金，确保资金安全。5、保管空白收据、支票。6、编制资金月报表。7、负责将经客户签字确认的产品到货验收清单、设备验收报告、工程验收报告的原件收齐。8、财务部、公司总经理、公司会计要求完成的其他工作。9、按规定办理现金收付和报销业务。K、会计岗位职责1、遵守国家有关的法律、法规及公司的财务管理（核算）制度。2、负责资金的监控管理和核算，防止资金流失。3、按规定进行资金的核算（计算）、管理。4、对公司资产进行核算、管理，确保资产安全。5、审核公司经营活动中发生的各项费用支出并进行准确的核算，有异常及时上报公司总经理。6、负责编制月度销售报表，包括公司合同明细管理表（包括合同总额、约定收款时间和金额、已收款和未收款情况）。7、负责货款的追踪管理。 8、按规定及时编制、填报财务报表。l 资产负债表、损益表l 现金流量表l 费用明细表l 货款回收报表l 资产变动情况表l 资金月报表（出纳编制、会计审核）l 资金使用计划9、负责公司财务资料管理。10、申报纳税，负责工商、税务关系的协调，。11、对公司重大财务事项的及时反映。12、负责对出纳人员的业务指导和监督。13、督促公司业务人员与客户办理产品交接手续，及时回寄产品收货清单和调试验收报告。14、完成公司总经理要求完成的其他工作。第二章 员工薪酬管理制度一、制定制度的基本原则制定和调整薪酬政策主要依据三个方面的原则，即：薪酬的对外竞争性，薪酬对内公平性及公司本身的支付能力。1、 为了实现公司战略目标，需要保持公司持续快速发展的能力，应实行在同行中具有竞争性的薪资料福利政策，吸引、激励和保留优秀人才。2、 薪酬支付与员工所从事工作的相对价值、个人能力和业绩表现等相符合。3、 依据公司经营业绩和效益状况。二、薪酬制度调整的时机1、 公司战略实行重大调整2、 组织架构出现重大变化3、 人力资源体系和人才政策出现结构性调整4、 业绩出现持续大幅度增长或持续回落三、员工薪酬标准：1、 在本公司领取工资的人员包括自总经理起以下的所有管理人员。2、 公司工资体系按照职务标准分为若干级。3、 新员工试用期间的工资按录用时所确定的工资标准的80%执行。4、 公司每年实行两次考核，经过考核合格、工作满一年的正式员工，经用人部门提议，人力资源部审核，并经主管公司领导和总经理批准后，可考虑加薪。5、 员工每月薪酬由基本工资及岗位奖励组成，基本工资为总月薪的80%。四、晋级提升依据：1、 公司发展需要及职位出现变动情况；2、 年度考核分数；3、 根据公司效益情况，由公司决定。五、晋级提升标准1、 职位变动晋级提升按新职位标准执行。2、 年度考核晋级根据员工的考核分数分别调整，考核晋级级别及标准另行制定。3、 公司效益良好，公司决定晋级的，按公司规定的标准执行。六、年终奖励1、结合公司的效益、岗位及按劳分配多劳多得的原则另行制定。2、年中离职或被辞退的员工则不计发年终奖励。第三章 量化考核制度由公司另行制定详细的量化考核制度，原则上每年考核两次，两次平均分最低者，实行末位淘汰制。 第四章 会议制度一、 部门会议1、 部门会议由部门经理根据实际工作情况组织召开。2、 参加会议人员为每部门全体人员（因故不能参加会议，必须提前请假）。3、 部门会议时间一般每次不超过1小时。4、 会议内容主要包括本周工作内容、工作计划的落实情况及协商沟通近期工作中出现的问题，并明确下周工作计划及内容，每周的部门会议也可进行相关专业知识学习及培训。二、 行政例会1、 公司将定期举行行政例会，主持人为总经理。3、参加会议人员为公司全体员工，参会人员应提前做好准备，准时出席。5、 会议议题主要是：检查各部门工作内容、工作计划的落实情况及协商沟通近期工作中出现的问题，解决问题的相关方案，6、 所有员工每月应根据实际情况拟写当月工作小结，并提交下月工作计划，送行政助理进行汇总，经汇总后呈送总经理，公司将针对各部门每月工作计划的完成情况进行考核。三、 会议纪要1、公司各种会议的决议均以会议纪要的形式公布执行，各种会议纪要均应在公布时交行政助理统一归档。2、会议纪要应妥善保管，不得随意复印。会议纪要不得流失到指定发送人（或部门）以外的人员（或部门）手里，凡违反保密规定的，予以严肃处理。3、各部门或个人对会议决议执行中遇到的问题应及时向主管或总经理反映，有关领导应及时予以回复。第五章 商业秘密管理规定为规范公司管理，确保公司机密，提高公司竞争力，特制定本规定。1 公司秘密的密级为“绝密”、“机密”、“秘密”三级：（1） 绝密是公司秘密中的核心部分，限极少数人知悉的事项，一旦泄露会使公司的权利和利益遭受危害和重大损失。主要包括： 经营决策、市场调查与预测报告、促销方案、新产品开发计划、公司投资计划等； 主导产品技术、设计图纸、工艺关键、科研成果及设备等核心机密； 引进和技术、设备、产品、样品、和来源等； 产品成本及其利润等财务资料。（2） 机密是公司秘密中比较重要的部分，一旦泄露，将给公司造成严重损失。主要包括： 公司经营战略、远景规划、财务账薄、营销网络、总结计划、广告策划； 反映公司生产能力的方案、计划、统计事项、原材料计划、产品试验、检测报告； 公司财务、营销管理制度、财务管理方案、月度运行报告； 公司人事档案、工资、组织机构等。（3） 秘密是一般的公司秘密，公司内部公开，对外不公开的文件。2 一切秘密文件、图纸、资料应准确标明密级，在拟稿、打字、印刷、复制、收发、承办、借阅、归档、移交、销毁过程中，均应严格登记。3 公司所有生产、经营、管理、设计、工艺等方面的资料、信息、档案、图纸、文件、软（光）盘、磁带、照片等均是公司商业秘密，所有员工均不得泄露。4 公司员工必须不断提高自身的职业道德素质，增强保密意识，任何时候都不得泄露公司的商业秘密。5 全体员工应认真负责地管理好各自使用、保管的图纸、软（光）盘、文件、资料、记录等，离开办公室将办公桌面上的各种文件收归到文件柜（箱），重要资料必须上锁管理，不得将各种公司文件、资料等存放在办公桌面。6 所有员工未经总经理同意，不得擅自复印与工作无关的图纸、文件等资料，严禁任何人擅自将公司电脑上的资料拷贝到个人使用软（光）盘，未经总经理同意，任何人不得将复印的图纸或拷贝了资料的软（光）盘带离公司，如有违反，一经发现，将扣除当月工资的20%，如因此而导致公司机密外泄，给公司造成损失的，将对当事人予以除名处理，后果严重的，公司将追究有关责任人的法律责任。7 书写、打印、复印过程中废弃的文件底稿、废稿，涉及到公司机密的资料，应粉碎，不得随意丢弃。8 公司会议的内容及决定在未正式公布前均属公司机密，不得对外透露。9 公司员工不得随意查看公司档案资料。凡需借阅、复印档案资料的，必须经主管领导批准，并进行登记。10员工工资为公司机密，不得打听、泄露。11对外接待活动中，凡是涉及公司人事、业务、技术、财务、管理等秘密及信息的，应使用公司的统一宣传资料，切忌泄露公司机密。客人来访，接待人员应保管好公司内的重要资料，未经批准，不得给客人随意翻阅带走。12技术保密 （1）公司内重大决策中有关产品开发的秘密事项（包括合作开发的事宜等）；公司内尚未付诸实施的各种产品开发计划书、可行性分析报告、方案评审等一系列技术文件；公司产品的所有图纸、技术文件（包括送检、报批的各种资料）、软（光）盘、磁带等均属技术保密范围。 （2）公司技术密级的确定 公司经营发展中具有战略性的重大技术决策、技术研究、开发成果的文件资料为绝密级。 公司内尚未公开的试制产品的各类图纸、技术资料为机密级。 属于公司一般产品的图纸、技术资料为秘密级； 根据上述规定来标明密级的文件，确定保密期限，绝密级为五年，机密级为三年，秘密级为二年，保密期限届满，自行降级或解密。 （3）保密措施 对于绝密级文件、资料必须采取以下保密措施： I未经总经理或委托主管批准，不得借用、复制和摘抄； II收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； III在设备完善的保险装置中保存，由专人保管、负责。 对于机密级文件和图纸资料，因工作需要借阅时，必须由本人提出申请，总经理批准，并自觉在借用登记本上登记，用后迅速如数归还。摘抄或复制机密级以上文件，需经企业总经理批准，若有违反，视情节轻重，作相应惩罚。 对于秘密级文件和图纸资料，因工作需要时，必须由本人提出申请，由总经理批准，并自觉在借用登记本上登记，用后迅速如数归还。 对外交往与合作中需要提供公司密级文件时，应当事先经总经理批准.。 属于公司秘密的文件、图纸资料（包括电子文件）的设计、收发、传递、使用、复制、保存和销毁，公司各部门委托专人执行，并负责保密。 对公司密级文件和图纸资料，必须分级存放，以代号区分，并有完善的保险装置存放。 属于密级的电子文件，必须进行如下管理： I、保密的电子文件，须由专用电脑运行，且备有备份文件 ，分密级并由指定人负责存放保管。 II、对网络上各计算机的操作，严格按计算机管理规定执行。 III、调用网络密级文件时，由总经理同意，或委托专人负责电脑的调用。 具有属于公司技术秘密内容的会议和其它活动时，应采取下列保密措施： I、选择具有保密条件的会议场所; II、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定。 III、不准在私人交往和通信中泄露公司技术秘密，不准在谈及公司秘密或通过其它方式传递公司技术秘密。 IV、公司职员发现公司技术秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并报告总经理及时处理。（4）责任与处罚 出现下列情况之一，给予警告并处以200元以上，500元以下经济处罚； I、泄露公司技术秘密，尚未造成严重后果者； II、已泄露公司技术秘密，但采取补救措施的； 出现下列情况之一，予以辞退并酌情赔偿经济损失直至追究法律责任； I、故意或过失泄露公司技术秘密，造成严重后果或重大经济损失的； II、违反本制度规定，为他人窃取、探听或违章提供公司技术秘密的； III、利用职权强制他人违反保密规定的。第六章 档案管理制度为适应公司全方位科学化管理要求，切实做好档案管理工作，防止重要文件遗失，本公司特制定此管理制度。1、档案管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密。2、建立文书档案。公司对内、外发文，公司与有关单位来往信件、各种（凡盖公司章的）合同、协议等，统一由行政助理立卷存档。3、建立业务档案。各业务员在工作中应不断建立及维护、补充自己的业务档案，并独立交由行政助理负责管理。业务档案包括：（1）目标客户档案（按销售代表负责项目分类）（2）目标客户过程跟踪档案（3）业务周报表（4）设计院设计人员档案（5）行业管理机构及人员档案（6）协作单位（含大型拟合作安装公司）档案（7）经销商类档案4、建立会计档案。公司的财务统计报表、帐簿、凭证、工资表及其它会计资料，由财务部整理存档。5、建立人事档案。根据人力资源管理的需要，建立有关人事档案。6、建立声像档案。凡是反映公司各项工作、活动的照片、录音带、录像带等材料，均统一由行政助理进行整理保存。7、建立客户要案。对已签订合同的客户，需对应独立建立档案，档案内容包括合同、工程竣工报告、调试验收报告、往来所有文件等，由技术部经理负责保管。8、公司营业执照正副本、组织机构代码证正副本由财务部保存，每年的营业执照、组织机构代码证的年检工作，由财务部统一办理。9、税务登记证等正副本由财务部保存，每年的年检工作，由财务部统一办理。10、借阅公司机密级档案、绝密级档案需经总经理同意。 11、对有关公司内部文件和经济秘密及财务方面的重要内容，不准外传和复印外借，凡经公司发现将追究当事人责任，并从严处理。12、外公司外来文件统一由行政助理进行登记并转送相关人员，对应员工需对收文的领取进行签名。第七章 印章管理制度为了规范公司的印章管理，特制定此制度。一、印章的使用范围1、对公司经营有重大关连，涉及政策性的文件，以公司名义下发的各种文件，以公司名义与外单位业务联系的各种文件合同、协议、意向书、信函、图表、介绍信、证明材料等用公司印章。2、财务专用章和业务专用章由主管部门专门用于财务和业务，不能用于其他任何业务活动。3、各部门对于本部门职权范围内的各类文件、证明、信函、协议等，用部门印章。二、印章的保管1、公司印章、合同专用章、业务专用章由行政助理负责进行保管。2、行政助理负责建立印章保管登记册，载明印章种类、印文、印模和保管人姓名等项。3、印章保管人员应明确责任，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用。4、印章保管人不得委托他人代取代用。5、印章使用后要随手锁好，不能把印章随意放置在办公桌上或敞开保管柜。对于印章被滥用而产生的后果，公司将追究部门领导及印章管理者责任。 6、印章若发生损坏要及时备案，并申请更换，更换新印章需经公司总经理签批。 7、印鉴遗失除及时向上级报备外，应依法公告作废。三、印章的使用 1、各员工使用公司公章或合同专用章，均需填写印章使用申请表，履行相关报批手续后印章保管者方予盖章。如未履行审批手续，擅自用印，发现一次，将对当事人及印章保管者处以罚款一百元，如因此造成严重后果的，公司将追究有关当事人的责任。2、一般行政事务,如行政助理开具证明、介绍信（含结婚证明，生育证等）须经总经理同意。 3、如需使用合同专用章，凭总经理审核签字许可后，方可用印。 4、印章必须在办公室内使用，不能将印章携带出单位以外使用。如遇特殊情况需带出用印者，须经总经理批准，并由相关人员保证用章的安全性。5、通常情况下，印章管理人应不允许出现盖有印章的空白凭证，如有特殊情况，需由总经理特别批准。6、加盖公章前，必须对审批人和加盖公章的文件内容进行核对、查实，确认无误后方可加盖公章。如未经审批人书面批准或文件内容与申报内容有出入的，可不予盖章。第八章 公文处理办法为适应公司全方位科学化管理要求，切实做好公文管理工作，使之规范化、制度化，特制定本办法。一、公司公文是公司传达方针、发布指示、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具，全体员工必须按规定做好公文管理工作。二、公文处理必须做到及时、准确、简便，公文由行政助理统一收发、传递、用印、立卷、归档。三、公文管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密。四、发文要严格按照下列程序办理：1、拟文员工一律用公司统一的发文稿纸拟文。根据拟文稿纸的要求，填明文件的标题、主送单位、抄报、抄送单位及拟稿人。2、以公司名义下发的文件，拟文部门或个人要将草拟好的文件送送总经理审批。经总经理审批同意下发的文件，由行政助理登记、编发文号。3、对外发文（含对外宣传资料、产品广告、人员招聘启事等）按上述程序执行，未经总经理批准不得擅自对外发文，如因此对公司造成不良影响的，公司除给予当事人一定的经济处罚外，当事人还必须承担相应的责任。4、文件的校对和装订一律由拟文员工负责。需使用公司印章的，需履行相应审批手续后方可用印，并留二份已生成文件和原稿一并交行政助理存档。五、草拟公文必须符合公司的规章制度及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。六、审批公文要认真负责，文件的主批人要签署自己明确具体的意见、姓名和时间。七、来文及上报文件处理程序：1、外来文件和上报文件一律由行政助理负责登记，并通知有关员工领取，领取人要签名。2、外来文件经行政助理登记后，由行政助理附上公文处理表。公文处理表上要写明来文或上报单位文件的标题、文件的秘级、紧急程度和收文时间。3、领导或部门审批外来文件和上报文件应说明自己的具体意见，并签署姓名和时间。4、经领导参阅或审批后的文件，行政助理要根据领导的批示，具体负责送有关人员落实。并在公文处理表“处理结果”一拦中写明处理结果，并立卷归档。八、已送总经理批示的文件，应在两日内批办，紧急公文应当日批办。行政助理应根据办理的时限催办，防止漏办和延误。凡逾期延误或漏办者，有关员工要对此造成的影响负责。九、根据领导批示，该传阅、传达的文件，要在规定的范围内传阅和传达。对于该办理的事项，行政助理要跟进督查催办，保证落实。对重大事项和重大行动，行政助理要将处理情况和处理结果以书面的形式报告总经理。该答复事项，行政助理要根据批示的要求，采取书面、电话或当面答复的方式给予明确而具体的回复。十、秘密公文不得翻印、转发。传递秘密文件，应采取相应的保护措施，确保文件的安全。十一、公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。十二、公文立卷应根据其特征、相互联系和依存价值分类整理，保证齐全完整，正确反映主要情况，便于保管、查找、利用。十三、立卷的公文应按有关规定由行政助理保管，个人不得保存应存档的文件。十四、没有存档价值的公文经过鉴别并报总经批准，可定期销毁。销毁秘密文件要进行登记，有专人监督，保证不丢失，不漏销。第九节 办公用品管理规定